GESTÃO DO TEMPO PRODUTIVIDADE E QUALIDADE DE VIDA
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<strong>GESTÃO</strong> <strong>DO</strong> <strong>TEMPO</strong>, <strong>PRODUTI<strong>VIDA</strong><strong>DE</strong></strong><br />
E <strong>QUALIDA<strong>DE</strong></strong> <strong>DE</strong> <strong>VIDA</strong><br />
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<strong>GESTÃO</strong> <strong>DO</strong> <strong>TEMPO</strong>, <strong>PRODUTI<strong>VIDA</strong><strong>DE</strong></strong> E <strong>QUALIDA<strong>DE</strong></strong> <strong>DE</strong> <strong>VIDA</strong><br />
SUMÁRIO<br />
INTRODUÇÃO .................................................................... 03<br />
O <strong>TEMPO</strong> ................................................................................ 05<br />
<strong>TEMPO</strong> É <strong>VIDA</strong> ................................................................... 06<br />
COMO PERCEBEMOS O <strong>TEMPO</strong> ......................... 07<br />
POR QUE PER<strong>DE</strong>MOS <strong>TEMPO</strong>? ........................... 09<br />
COMO TER MAIS <strong>TEMPO</strong> .......................................... 10<br />
ESTABELECEN<strong>DO</strong> METAS E OBJETIVOS .... 11<br />
RESOLVEN<strong>DO</strong> O DILEMA ......................................... 13<br />
O MITO DA MULTITAREFA ...................................... 17<br />
POR QUE PLANEJAR? ................................................. 18<br />
DICAS ÚTEIS ....................................................................... 19<br />
DICA Nº 01 ............................................................................ 20<br />
DICA Nº 02 ............................................................................ 21<br />
DICA Nº 03 ............................................................................ 22<br />
DICA Nº 04 ............................................................................ 23<br />
DICA Nº 05 ............................................................................ 24<br />
DICA Nº 06 ............................................................................ 25<br />
DICA Nº 07 ............................................................................ 26<br />
DICA Nº 08 ............................................................................ 27<br />
DICA Nº 09 ............................................................................ 28<br />
DICA Nº 10 ............................................................................. 29<br />
DICA Nº 11 .............................................................................. 30<br />
DICA Nº 12 ............................................................................. 31<br />
CONSI<strong>DE</strong>RAÇÕES FINAIS ......................................... 32<br />
SOBRE O AUTOR ............................................................. 33<br />
NOTA ........................................................................................ 34<br />
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<strong>GESTÃO</strong> <strong>DO</strong> <strong>TEMPO</strong>, <strong>PRODUTI<strong>VIDA</strong><strong>DE</strong></strong> E <strong>QUALIDA<strong>DE</strong></strong> <strong>DE</strong> <strong>VIDA</strong><br />
INTRODUÇÃO<br />
“Gerir o tempo” é um dos grandes desafios<br />
do homem contemporâneo. Atualmente, há<br />
uma série cada vez maior de atividades,<br />
incluindo trabalho, lazer e descanso, nas<br />
quais podemos investir o nosso tempo.<br />
Contudo, a dificuldade em separar cada<br />
uma dessas atividades, além de hábitos<br />
impróprios e da falta de disciplina, acaba<br />
fazendo com que haja desperdício de<br />
tempo precioso do nosso dia a dia.<br />
para que você possa aproveitá-lo melhor,<br />
utilizando-se de estratégias que permitem<br />
realizar as atividades de maneira produtiva,<br />
proporcionando um melhor equilíbrio entre<br />
os seus vários papéis e uma melhor<br />
qualidade de vida.<br />
Quando falamos sobre gestão do tempo,<br />
referimo-nos ao processo de administração<br />
de si próprio, pois o tempo é uma das<br />
poucas coisas que o homem nunca<br />
conseguiu controlar.<br />
Este e-book versa sobre a necessidade de<br />
otimização do uso do tempo e traz dicas<br />
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<strong>GESTÃO</strong> <strong>DO</strong> <strong>TEMPO</strong>, <strong>PRODUTI<strong>VIDA</strong><strong>DE</strong></strong> E <strong>QUALIDA<strong>DE</strong></strong> <strong>DE</strong> <strong>VIDA</strong><br />
“ Tempo disso, tempo daquilo,<br />
falta o tempo de nada.”<br />
Carlos Drummond de Andrade<br />
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<strong>GESTÃO</strong> <strong>DO</strong> <strong>TEMPO</strong>, <strong>PRODUTI<strong>VIDA</strong><strong>DE</strong></strong> E <strong>QUALIDA<strong>DE</strong></strong> <strong>DE</strong> <strong>VIDA</strong><br />
O <strong>TEMPO</strong><br />
O tempo é algo presente em nossas vidas.<br />
Vira e mexe estamos sempre nos referindo<br />
a ele. Porém, raramente, paramos para<br />
pensar no que ele significa.<br />
Você já parou para pensar sobre o que é o<br />
tempo?<br />
Ele pode ser um conjunto de muitos anos,<br />
um período, uma medida de duração ou até<br />
mesmo cada um dos dois períodos em que<br />
se divide uma partida de futebol.<br />
Ao longo dos anos, muitos estudiosos<br />
refletiram sobre o tempo e chegaram a<br />
diversas conclusões. Não existe apenas<br />
uma definição para “<strong>TEMPO</strong>”, assim sendo,<br />
todos os conceitos acima estão corretos,<br />
cada um com seu enfoque singular.<br />
O tempo não muda, não desaparece, não<br />
aumenta, não diminui, não pode ser dado,<br />
nem emprestado, nem armazenado, O<br />
tempo é indelével, não importa a demanda<br />
exigida.<br />
Exemplo: se você tiver um trabalho que<br />
precise ser entregue em um determinado<br />
prazo, é possível trabalhar mais horas, ter a<br />
ajuda de mais pessoas, adquirir ferramentas<br />
(equipamentos, computadores, softwares,<br />
etc.) que auxiliem na realização do trabalho.<br />
Mas, você não terá mais tempo, não há a<br />
possibilidade de acrescentar mais horas em<br />
seus dias ou fazê-los passar mais devagar.<br />
O tempo não muda... e não para!<br />
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<strong>GESTÃO</strong> <strong>DO</strong> <strong>TEMPO</strong>, <strong>PRODUTI<strong>VIDA</strong><strong>DE</strong></strong> E <strong>QUALIDA<strong>DE</strong></strong> <strong>DE</strong> <strong>VIDA</strong><br />
<strong>TEMPO</strong> É <strong>VIDA</strong><br />
Viver é poder trabalhar, divertir-se, sonhar,<br />
relaxar e se sentir realizado. Para isso, é<br />
preciso planejar o tempo. Não é fácil, mas é<br />
possível. É um aprendizado contínuo... e<br />
necessário.<br />
O não planejamento do uso do tempo gera<br />
frustações, conflitos internos e ansiedades,<br />
pois as horas de trabalho acabam roubando<br />
as horas de descanso, do convívio com a<br />
família, do lazer e da vida social. As pessoas<br />
acabam sentindo um peso enorme que não<br />
conseguem carregar, é como se o mundo<br />
estivesse sobre as suas costas.<br />
Por que é preciso planejar o uso do tempo?<br />
Porque tempo é vida e desperdiçar o seu<br />
tempo é desperdiçar a sua vida!<br />
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<strong>GESTÃO</strong> <strong>DO</strong> <strong>TEMPO</strong>, <strong>PRODUTI<strong>VIDA</strong><strong>DE</strong></strong> E <strong>QUALIDA<strong>DE</strong></strong> <strong>DE</strong> <strong>VIDA</strong><br />
COMO PERCEBEMOS O <strong>TEMPO</strong><br />
Nem sempre percebemos o tempo de uma<br />
única maneira. Às vezes, temos a sensação<br />
que o tempo não passa, Outras vezes,<br />
parece que ele passa rápido demais. É uma<br />
maneira de sentir o tempo bem paradoxal!<br />
Por que será que isso acontece?<br />
Quando não temos compromissos ou<br />
algum trabalho para realizar, as horas<br />
parecem se estender. Assim, podemos<br />
relaxar e ver o tempo passar.<br />
Mas quando estamos concentrados em<br />
alguma atividade, a impressão que se tem é<br />
que o tempo passa rápido, mas na medida<br />
certa.<br />
Agora, quando estamos estressados, sob<br />
pressão ou com diversos compromissos<br />
concomitantes, o tempo nunca parece ser<br />
suficiente.<br />
Ou seja, o problema não está com o tempo,<br />
está em nós mesmos.<br />
Infelizmente, muita gente desperdiça muito<br />
tempo por dia. Frequentemente, esta perda<br />
de tempo é involuntária, fruto de hábitos<br />
inadequados e da indisciplina na sua<br />
utilização. Lembre-se:<br />
Sempre existe tempo suficiente<br />
para as coisas importantes!<br />
Portanto, a dificuldade está em determinar<br />
o que é realmente importante e priorizar as<br />
atividades mais significativas.<br />
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<strong>GESTÃO</strong> <strong>DO</strong> <strong>TEMPO</strong>, <strong>PRODUTI<strong>VIDA</strong><strong>DE</strong></strong> E <strong>QUALIDA<strong>DE</strong></strong> <strong>DE</strong> <strong>VIDA</strong><br />
“ Se você ficar alardeando para todo<br />
mundo que está correndo, que não<br />
tem tempo ou que está estressado,<br />
esse será o seu padrão de realidade.”<br />
Christian Barbosa<br />
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<strong>GESTÃO</strong> <strong>DO</strong> <strong>TEMPO</strong>, <strong>PRODUTI<strong>VIDA</strong><strong>DE</strong></strong> E <strong>QUALIDA<strong>DE</strong></strong> <strong>DE</strong> <strong>VIDA</strong><br />
POR QUE PER<strong>DE</strong>MOS <strong>TEMPO</strong>?<br />
Os principais motivos para desperdiçarmos<br />
tempo são os seguintes:<br />
• Distrações.<br />
• Desorganização.<br />
• Foco na eficiência em vez da eficácia.<br />
• Mais preocupação com as atividades do<br />
que com os resultados.<br />
• Falta de prioridades.<br />
• Indecisão.<br />
Como utilizar melhor o tempo?<br />
• Definir bem o que precisa ser feito.<br />
• Saber o que pode ser feito.<br />
• Estabelecer objetivos e metas de forma<br />
clara e bem definida.<br />
• Saber o porquê de realizar a tarefa.<br />
• Estabelecer e cumprir um cronograma.<br />
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<strong>GESTÃO</strong> <strong>DO</strong> <strong>TEMPO</strong>, <strong>PRODUTI<strong>VIDA</strong><strong>DE</strong></strong> E <strong>QUALIDA<strong>DE</strong></strong> <strong>DE</strong> <strong>VIDA</strong><br />
COMO TER MAIS <strong>TEMPO</strong><br />
Mas para isso acontecer, você precisará<br />
consumir algum tempo para:<br />
• Refletir sobre o assunto.<br />
• Estabelecer metas e objetivos.<br />
• Priorizar tarefas.<br />
• Separar as questões importantes das<br />
urgentes.<br />
• Aprender a lidar com as interrupções no<br />
trabalho.<br />
• Exercitar ser mais disciplinado.<br />
• Planejar a vida (não precisa ser aquela<br />
coisa “Caxias” e chata, afinal, uma vida<br />
100% planejada deve ser tediosa).<br />
• Testar as dicas apresentadas adiante.<br />
Sim, é possível “ter mais tempo”!<br />
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<strong>GESTÃO</strong> <strong>DO</strong> <strong>TEMPO</strong>, <strong>PRODUTI<strong>VIDA</strong><strong>DE</strong></strong> E <strong>QUALIDA<strong>DE</strong></strong> <strong>DE</strong> <strong>VIDA</strong><br />
ESTABELECEN<strong>DO</strong> METAS E OBJETIVOS<br />
META = Objetivo específico,<br />
mensurável, possível. com prazo<br />
para ser realizado.<br />
Estabelecer objetivos e metas é crucial para<br />
usar o tempo com mais eficácia. Para tanto,<br />
é preciso defini-los e escrevê-los um a um,<br />
com o máximo de detalhes.<br />
Escrever objetivos e metas é o primeiro<br />
passo para realizá-los, pois quando estão<br />
apenas em nossas cabeças, são apenas<br />
desejos. Quando não escritos, não têm<br />
valor!<br />
Segundo Paul Meyer, os objetivos trazem<br />
ordem, significado e finalidade à vida,<br />
sustentando o interesse e a motivação por<br />
um longo período de tempo.<br />
Como fixar metas?<br />
O autoconhecimento é essencial para uma<br />
boa gestão do tempo ou, se preferir, para<br />
uma boa administração de si próprio. Assim<br />
sendo, é necessário passar por momentos<br />
de reflexão e introspecção para realizar<br />
uma autocrítica (sem ser excessivamente<br />
crítico consigo mesmo), procurar novos<br />
caminhos e estipular novas metas,<br />
Importante reforçar que, ao estabelecer os<br />
objetivos e metas, é preciso escrevê-los,<br />
pois isso ajuda a fixar um compromisso com<br />
você mesmo, reforçando a motivação para<br />
seguir adiante.<br />
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<strong>GESTÃO</strong> <strong>DO</strong> <strong>TEMPO</strong>, <strong>PRODUTI<strong>VIDA</strong><strong>DE</strong></strong> E <strong>QUALIDA<strong>DE</strong></strong> <strong>DE</strong> <strong>VIDA</strong><br />
“ O certo não é priorizar o que<br />
está em sua agenda, mas<br />
agendar suas prioridades.”<br />
Stephen R. Covey<br />
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<strong>GESTÃO</strong> <strong>DO</strong> <strong>TEMPO</strong>, <strong>PRODUTI<strong>VIDA</strong><strong>DE</strong></strong> E <strong>QUALIDA<strong>DE</strong></strong> <strong>DE</strong> <strong>VIDA</strong><br />
RESOLVEN<strong>DO</strong> O DILEMA “IMPORTANTE X URGENTE<br />
As questões importantes dificilmente são<br />
urgentes. As questões urgentes exercem<br />
grande pressão e exigem que a nossa<br />
atenção seja redobrada. A insistência do<br />
que é urgente acaba por mascarar a sua<br />
verdadeira importância.<br />
Matriz de Eisenhower<br />
Apenas quando conseguimos romper com<br />
a tirania do urgente é que resolvemos a<br />
complicação da falta de tempo.<br />
Cuidado: deixar de fazer alguma atividade<br />
no prazo estipulado, cria uma urgência. E, o<br />
pior: muitas vezes, para dar conta da<br />
urgência, abandona-se tarefas importantes.<br />
Portanto, ter clareza do que é realmente<br />
importante é condição indispensável para o<br />
processo de priorização e, por conseguinte,<br />
para um melhor uso do tempo.<br />
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<strong>GESTÃO</strong> <strong>DO</strong> <strong>TEMPO</strong>, <strong>PRODUTI<strong>VIDA</strong><strong>DE</strong></strong> E <strong>QUALIDA<strong>DE</strong></strong> <strong>DE</strong> <strong>VIDA</strong><br />
RESOLVEN<strong>DO</strong> O DILEMA “IMPORTANTE X URGENTE<br />
IMPORTANTE E NÃO URGENTE<br />
O ideal é que a maior parte das atividades<br />
do seu dia a dia esteja localizada nesse<br />
quadrante. São tarefas importantes, mas<br />
por já estarem planejadas, não têm o fator<br />
urgência. São as tarefas que melhor<br />
contribuem para a realização das suas<br />
metas, não costumam causar estresse e<br />
podem até ser prazerosas. É imprescindível<br />
estabelecer, aqui, o tempo livre e os<br />
momentos de lazer. Afinal, essas atividades<br />
são muito importantes.<br />
IMPORTANTE E URGENTE<br />
São tarefas que precisam ser resolvidas,<br />
imediatamente. As crises são as maiores<br />
responsáveis pelo estresse e é necessário<br />
fazer o máximo para evitá-las. Para evitar<br />
crises, planeje cuidadosamente o seu dia a<br />
dia e não adie tarefas. Uma meta planejada<br />
pode se tornar uma crise quando adiada.<br />
NÃO IMPORTANTE E URGENTE<br />
São tarefas que surgem inesperadamente e<br />
interrompem o seu fluxo de trabalho. Para<br />
evitar interrupções é preciso saber dizer<br />
não e delegar tarefas. Você não precisa<br />
fazer tudo sozinho.<br />
NÃO IMPORTANTE E NÃO URGENTE<br />
Distrações precisam ser evitadas, pois<br />
atrapalham o seu rendimento sem gerar<br />
nenhum benefício. Se você não conseguir<br />
se controlar, postagens nas redes sociais,<br />
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<strong>GESTÃO</strong> <strong>DO</strong> <strong>TEMPO</strong>, <strong>PRODUTI<strong>VIDA</strong><strong>DE</strong></strong> E <strong>QUALIDA<strong>DE</strong></strong> <strong>DE</strong> <strong>VIDA</strong><br />
RESOLVEN<strong>DO</strong> O DILEMA “IMPORTANTE X URGENTE<br />
mensagens e joguinhos no celular podem<br />
tomar muito tempo.<br />
Fazendo um bom planejamento você terá<br />
tempo livre suficiente para fazer o que<br />
desejar, depois. Assim, pense na sua rotina<br />
e tente dividir as atividades em um dos<br />
quadrantes da Matriz de Eisenhower.<br />
Você se sente cansado e pouco produtivo?<br />
Talvez, você esteja lidando com muitas<br />
crises. Para resolver isso, invista tempo para<br />
planejar o seu dia a dia. Dessa forma, você<br />
poderá prever alguns problemas e evitálos,<br />
antes mesmo que aconteçam.<br />
ajudará a identificar e solucionar problemas<br />
em sua rotina e a planejar melhor a<br />
utilização do seu tempo, melhorando a sua<br />
produtividade. Também, você terá mais<br />
tempo para si e, portanto, uma melhor<br />
qualidade de vida.<br />
Priorizar é fazer primeiro o que é<br />
mais importante!<br />
Tenha mais foco em suas atividades. Tentar<br />
classificar suas tarefas nesses quadrantes<br />
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<strong>GESTÃO</strong> <strong>DO</strong> <strong>TEMPO</strong>, <strong>PRODUTI<strong>VIDA</strong><strong>DE</strong></strong> E <strong>QUALIDA<strong>DE</strong></strong> <strong>DE</strong> <strong>VIDA</strong><br />
“ Insanidade é continuar fazendo<br />
sempre a mesma coisa e esperar<br />
resultados diferentes.”<br />
Albert Einstein<br />
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<strong>GESTÃO</strong> <strong>DO</strong> <strong>TEMPO</strong>, <strong>PRODUTI<strong>VIDA</strong><strong>DE</strong></strong> E <strong>QUALIDA<strong>DE</strong></strong> <strong>DE</strong> <strong>VIDA</strong><br />
O MITO DA MULTITAREFA<br />
Muita gente acredita ser capaz de realizar<br />
muitas tarefas ao mesmo tempo, Mas esse<br />
hábito não passa de um mito. Só 2,5% das<br />
pessoas são capazes de levar adiante mais<br />
de uma tarefa por vez, segundo pesquisa<br />
da Universidade de Utah (EE.UU.). Essas<br />
pessoas são as supertaskers. No entanto, o<br />
restante dos mortais só se atrapalha ao<br />
tentar ser multitarefa.<br />
Quando consideramos estar no “modo<br />
multitarefa”, o que o nosso cérebro faz é<br />
mudar de uma atividade para outra de<br />
forma rápida.<br />
A multitarefa faz mal para a produtividade.<br />
Em média, quando uma pessoa vive<br />
“multitarefando”, gasta entre 20% e 30%<br />
mais tempo para concluir as suas tarefas.<br />
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<strong>GESTÃO</strong> <strong>DO</strong> <strong>TEMPO</strong>, <strong>PRODUTI<strong>VIDA</strong><strong>DE</strong></strong> E <strong>QUALIDA<strong>DE</strong></strong> <strong>DE</strong> <strong>VIDA</strong><br />
POR QUE PLANEJAR?<br />
O planejamento é um processo natural da<br />
nossa mente. Quando decidimos fazer<br />
qualquer coisa ou tomar uma atitude, nossa<br />
mente começa a planejar a ação.<br />
O planejamento racional depende da<br />
clareza dos objetivos. Quem não sabe o<br />
objetivo do que está fazendo, não tem<br />
chance alguma de alcançar o sucesso. Uma<br />
decisão bem-sucedida depende de<br />
critérios bem definidos. Motivação nada<br />
mais é do que o motivo da ação. Devemos<br />
ter motivações claras para realizar qualquer<br />
atividade. Escrever o motivo de realizar uma<br />
ação aumenta a confiança na decisão.<br />
Para realizar um planejamento realista, é<br />
preciso analisar as diversas alternativas,<br />
organizar e trocar ideias, consultar as<br />
pessoas, ouvir diferentes opiniões e coletar<br />
informações dirigidas. Para executar o<br />
planejamento, deve-se definir objetivos e<br />
prioridades, descartar ações de baixa<br />
prioridade e avaliar o cumprimento dos<br />
objetivos. Para planejar compromissos, é<br />
preciso ter uma visão muito clara deles,<br />
decidir o que deve ser feito, cumprir tarefas<br />
relativas ao compromisso, manter<br />
lembretes relacionados ao cumprimento de<br />
cada tarefa e organizar cada uma delas.<br />
Lembre-se: o dia continua tendo “apenas”<br />
24 horas, que precisam ser divididas entre<br />
as novas e as velhas tarefas. Por isso,<br />
planejar é preciso!<br />
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<strong>GESTÃO</strong> <strong>DO</strong> <strong>TEMPO</strong>, <strong>PRODUTI<strong>VIDA</strong><strong>DE</strong></strong> E <strong>QUALIDA<strong>DE</strong></strong> <strong>DE</strong> <strong>VIDA</strong><br />
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<strong>GESTÃO</strong> <strong>DO</strong> <strong>TEMPO</strong>, <strong>PRODUTI<strong>VIDA</strong><strong>DE</strong></strong> E <strong>QUALIDA<strong>DE</strong></strong> <strong>DE</strong> <strong>VIDA</strong><br />
DICA Nº 01<br />
ORGANIZE-SE<br />
A desorganização pode refletir diretamente<br />
em seu trabalho. Dê uma olhada em sua<br />
volta. Se seu espaço está repleto de papéis<br />
e post-it, é hora de se organizar para que<br />
nada fuja de controle ou seja esquecido.<br />
Um bom exercício é tentar reorganizar<br />
cronogramas, planejamento ou descrição<br />
de trabalhos de maneira on-line.<br />
Os sintomas da desorganização são: deixar<br />
as tarefas inacabadas, fazer várias coisas ao<br />
mesmo tempo, adiamentos constantes,<br />
falta de concentração, não programar suas<br />
atividades.<br />
Organizar-se é um passo básico para se<br />
conseguir uma boa gestão do tempo.<br />
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<strong>GESTÃO</strong> <strong>DO</strong> <strong>TEMPO</strong>, <strong>PRODUTI<strong>VIDA</strong><strong>DE</strong></strong> E <strong>QUALIDA<strong>DE</strong></strong> <strong>DE</strong> <strong>VIDA</strong><br />
DICA Nº 02<br />
PLANEJE COM ANTECEDÊNCIA<br />
Um erro comum é planejar-se em cima da<br />
hora. O aconselhável é planejar as suas<br />
atividades com antecedência mínima de<br />
três dias. Melhor seria planejar a semana,<br />
antecipadamente.<br />
Na hora de planejar, avalie a duração de<br />
cada atividade, mas sem exagerar, pois é<br />
preciso reservar algum tempo para os<br />
imprevistos que, certamente, aparecerão.<br />
Então, prepare-se para eles. Também,<br />
considere a oscilação do seu ânimo e<br />
motivação durante o dia, para uma melhor<br />
distribuição das tarefas.<br />
Pensar nas atividades com antecedência<br />
faz do tempo um aliado.<br />
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<strong>GESTÃO</strong> <strong>DO</strong> <strong>TEMPO</strong>, <strong>PRODUTI<strong>VIDA</strong><strong>DE</strong></strong> E <strong>QUALIDA<strong>DE</strong></strong> <strong>DE</strong> <strong>VIDA</strong><br />
DICA Nº 03<br />
APRENDA A DIZER “NÃO”<br />
Muita gente tem dificuldade para dizer<br />
“não”. Não recusar nenhum serviço, por<br />
mais simples que seja, quando você já está<br />
atolado de tarefas até o pescoço, não lhe<br />
trará nenhum benefício.<br />
Se alguém (como seu chefe, por exemplo)<br />
quiser lhe empurrar um serviço e você<br />
estiver muito atarefado, diga claramente<br />
que assumir mais uma tarefa, no momento,<br />
comprometerá imensamente o prazo e a<br />
qualidade do que você já está fazendo. Se<br />
possível, apontando fatos e dados.<br />
Não se pode conceder tudo a todos. Saber<br />
dizer “NÃO” é tão importante quanto saber<br />
dizer “SIM”.<br />
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<strong>GESTÃO</strong> <strong>DO</strong> <strong>TEMPO</strong>, <strong>PRODUTI<strong>VIDA</strong><strong>DE</strong></strong> E <strong>QUALIDA<strong>DE</strong></strong> <strong>DE</strong> <strong>VIDA</strong><br />
DICA Nº 04<br />
<strong>DE</strong>LEGUE<br />
Aprender a abrir mão de determinadas<br />
atividades e distribuir responsabilidades<br />
ainda é um grande desafio, principalmente<br />
para os gestores. Porém, saber delegar<br />
tarefas é uma das principais competências<br />
de um bom gestor.<br />
Mas delegar tarefas é diferente de transferir<br />
responsabilidades.<br />
Apesar de grande parte das pessoas ter um<br />
perfil centralizador, delegar é importante.<br />
Quanto mais você delega, mais tempo tem<br />
para tarefas mais importantes, para estudar,<br />
para você, para a família... para a vida!<br />
Cuidado: delegar é diferente de “delargar”.<br />
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<strong>GESTÃO</strong> <strong>DO</strong> <strong>TEMPO</strong>, <strong>PRODUTI<strong>VIDA</strong><strong>DE</strong></strong> E <strong>QUALIDA<strong>DE</strong></strong> <strong>DE</strong> <strong>VIDA</strong><br />
DICA Nº 05<br />
ENCONTRE <strong>TEMPO</strong> PARA VOCÊ<br />
As pessoas mais organizadas na utilização<br />
do seu tempo, geralmente, são aquelas que<br />
encontram tempo para si mesmas. Como já<br />
foi dito, gestão de tempo é, na verdade,<br />
uma administração de si próprio.<br />
Na vida exercemos vários papéis. É preciso<br />
que os exerçamos em equilíbrio. Portanto,<br />
todos esses papéis precisam fazer parte do<br />
nosso planejamento do tempo. Assim<br />
como, nem sempre o equilíbrio está no<br />
meio, o tempo disponível para cada um dos<br />
papéis não precisa ser igual.<br />
Deixar de dar atenção a algum papel, reduz<br />
a motivação, a produtividade e a qualidade<br />
de vida, causando grande frustração.<br />
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<strong>GESTÃO</strong> <strong>DO</strong> <strong>TEMPO</strong>, <strong>PRODUTI<strong>VIDA</strong><strong>DE</strong></strong> E <strong>QUALIDA<strong>DE</strong></strong> <strong>DE</strong> <strong>VIDA</strong><br />
DICA Nº 06<br />
CRIE O DIA DA ESTRATÉGIA<br />
Para conseguir fazer mais com menos é<br />
preciso planejar. Alguns estudos apontam<br />
que, para cada 10 minutos investidos no<br />
planejamento das tarefas, economiza-se 60<br />
minutos na execução.<br />
O “Dia da Estratégia” consiste em reservar<br />
algum tempo, semanal ou quinzenalmente,<br />
para pensar no que precisa ser feito. Nesse<br />
dia, você precisa responder às seguintes<br />
perguntas:<br />
• O que precisa ser feito?<br />
• Como fazer?<br />
• Por que fazer?<br />
• Quando fazer?<br />
• O que fazer de diferente?<br />
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<strong>GESTÃO</strong> <strong>DO</strong> <strong>TEMPO</strong>, <strong>PRODUTI<strong>VIDA</strong><strong>DE</strong></strong> E <strong>QUALIDA<strong>DE</strong></strong> <strong>DE</strong> <strong>VIDA</strong><br />
DICA Nº 07<br />
FAÇA REUNIÕES PRODUTIVAS<br />
Reuniões são ferramentas gerenciais de<br />
fundamental importância. Principalmente,<br />
quando geram ou encaminham decisões<br />
importantes para os resultados do negócio.<br />
O problema é que as reuniões viraram uma<br />
praga corporativa, o reunionismo. Passa-se<br />
muito tempo lendo e escrevendo relatórios,<br />
preparando ou assistindo a apresentações<br />
intermináveis e participando de discussões<br />
que não levam a lugar algum.<br />
Uma reunião precisa ter agenda com envio<br />
prévio a todos os participantes, objetivo<br />
(base da pauta), um coordenador, horário<br />
para o início e o fim, foco (sem conversas<br />
paralelas) e resumo em forma de ata.<br />
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<strong>GESTÃO</strong> <strong>DO</strong> <strong>TEMPO</strong>, <strong>PRODUTI<strong>VIDA</strong><strong>DE</strong></strong> E <strong>QUALIDA<strong>DE</strong></strong> <strong>DE</strong> <strong>VIDA</strong><br />
DICA Nº 08<br />
SEJA BREVE AO TELEFONE<br />
O telefone é um importante instrumento de<br />
socialização, ajuda a construir relações<br />
agradáveis, mas, por outro lado, é uma das<br />
principais fontes de interrupção no trabalho.<br />
Ligações telefônicas constantes atrapalham<br />
e atrasam a execução das tarefas. Portanto,<br />
depois das rápidas gentilezas iniciais, vá<br />
direto ao assunto, seja educado, mas breve<br />
e objetivo. Concluída a conversa, agradeça<br />
e encerre o contato.<br />
Também é importante planejar as suas<br />
ligações. Esteja preparado para falar<br />
(mantendo todas as informações à mão),<br />
agrupe as ligações e tente fazer todas as<br />
chamadas agendadas em sequência.<br />
27
<strong>GESTÃO</strong> <strong>DO</strong> <strong>TEMPO</strong>, <strong>PRODUTI<strong>VIDA</strong><strong>DE</strong></strong> E <strong>QUALIDA<strong>DE</strong></strong> <strong>DE</strong> <strong>VIDA</strong><br />
DICA Nº 09<br />
UTILIZE BEM AS RE<strong>DE</strong>S SOCIAIS<br />
Os brasileiros são os que passam mais<br />
tempo on-line nas redes sociais, totalizando<br />
13,8 horas mensais, segundo pesquisa da<br />
SurveyMonkey com a Social@Ogilvy.<br />
Os brasileiros também estão entre os que<br />
mais compartilham conteúdo nas redes<br />
sociais (71% dos internautas), ficando com o<br />
3º lugar mundial. Os viciados em redes<br />
sociais, os heavy users, têm dificuldades<br />
para gerenciar o tempo.<br />
Ter hábitos positivos e gozar das benesses<br />
das redes sociais é um grande desafio para<br />
os usuários. Mas é preciso tentar!<br />
E pensar que ainda há o WhatsApp...<br />
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<strong>GESTÃO</strong> <strong>DO</strong> <strong>TEMPO</strong>, <strong>PRODUTI<strong>VIDA</strong><strong>DE</strong></strong> E <strong>QUALIDA<strong>DE</strong></strong> <strong>DE</strong> <strong>VIDA</strong><br />
DICA Nº 10<br />
USE BEM E-MAIL E WHATSAPP<br />
Essas ferramentas facilitam a comunicação,<br />
mas podem consumir bem o seu tempo.<br />
Determine um horário para checar suas<br />
mensagens de e-mail, procure respondêlas<br />
imediatamente, mantenha limpas suas<br />
pastas e caixa de entrada, e apague as<br />
mensagens que não interessam.<br />
Em relação ao WhatsApp:<br />
• Silencie as notificações em almoços,<br />
reuniões ou encontros profissionais.<br />
• Determine momentos para utilizá-lo.<br />
Lembre-se, se for urgente, as pessoas<br />
ligarão para você.<br />
• Evite ouvir recados de voz em público<br />
ou perto de outros colegas.<br />
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<strong>GESTÃO</strong> <strong>DO</strong> <strong>TEMPO</strong>, <strong>PRODUTI<strong>VIDA</strong><strong>DE</strong></strong> E <strong>QUALIDA<strong>DE</strong></strong> <strong>DE</strong> <strong>VIDA</strong><br />
DICA Nº 11<br />
APROVEITE A TECNOLOGIA<br />
Existem muitos recursos tecnológicos para<br />
ajudá-lo a gerenciar melhor o tempo, como:<br />
aplicativos (Evernote, Any.do, Hours Time<br />
Tracking, etc.), agendas online, sistemas<br />
automatizados e muito mais. Então, abuse<br />
de todos os recursos que possam ajudá-lo<br />
a utilizar o seu tempo com mais eficácia.<br />
A proliferação de smartphones e tablets,<br />
além de grande quantidade de regiões com<br />
coberturas 3G, 4G e pontos de wi-fi,<br />
ampliam a nossa mobilidade, ajudando-nos<br />
na execução de tarefas, comunicação e no<br />
gerenciamento virtual de equipes.<br />
Aproveite as facilidades propiciadas pelas<br />
novas tecnologias em prol do seu tempo.<br />
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<strong>GESTÃO</strong> <strong>DO</strong> <strong>TEMPO</strong>, <strong>PRODUTI<strong>VIDA</strong><strong>DE</strong></strong> E <strong>QUALIDA<strong>DE</strong></strong> <strong>DE</strong> <strong>VIDA</strong><br />
DICA Nº 12<br />
SAIBA A HORA <strong>DE</strong> PARAR<br />
Diariamente, realizamos muitas atividades:<br />
trabalhamos, estudamos, descansamos,<br />
treinamos, namoramos, temos os nossos<br />
momentos de lazer, de dedicação à família,<br />
aos amigos e a nós mesmos.<br />
Diante de tantas demandas, buscamos um<br />
equilíbrio entre vida pessoal e profissional,<br />
Todavia, estamos sob pressão e assediados<br />
pelo estresse, em boa parte do dia,<br />
tornando esse equilíbrio algo difícil.<br />
Quem consegue organizar os horários para<br />
ter tempo livre, organiza melhor o tempo<br />
para trabalhar. Assim, é crucial saber dosar,<br />
perceber quando já trabalhou o bastante e...<br />
saber a hora de parar!<br />
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<strong>GESTÃO</strong> <strong>DO</strong> <strong>TEMPO</strong>, <strong>PRODUTI<strong>VIDA</strong><strong>DE</strong></strong> E <strong>QUALIDA<strong>DE</strong></strong> <strong>DE</strong> <strong>VIDA</strong><br />
CONSI<strong>DE</strong>RAÇÕES FINAIS<br />
Há um grande desejo que este conteúdo<br />
tenha lhe provocado uma imensa vontade<br />
de mudança, estimulando-o a seguir<br />
adiante, em busca de uma vida mais<br />
equilibrada.<br />
Comece fazendo uma reflexão sobre a sua<br />
vida pessoal e profissional, o que mais lhe<br />
incomoda, seus sonhos, frustações e<br />
objetivos. Pense em seu convívio com as<br />
pessoas que ama e tem apreço: sua família,<br />
amigos e colegas.<br />
É necessário ter em mente que, em certas<br />
ocasiões, você não conseguirá agradar a<br />
todos, isso implicará em dizer “não”,<br />
algumas vezes.<br />
um melhor equilíbrio no uso do seu tempo<br />
e, consequentemente, em sua vida.<br />
Lembre-se: tempo não é dinheiro, <strong>TEMPO</strong> É<br />
<strong>VIDA</strong>, e quando você desperdiça o seu<br />
tempo, está desperdiçando a sua vida!<br />
Para finalizar, uma frase inspiradora, forte,<br />
bela e oportuna:<br />
“O tempo não volta.<br />
O que volta é a vontade<br />
de voltar no tempo.<br />
Então, faça valer a pena!”<br />
Seguimos...<br />
Mas é preciso seguir adiante, na busca por<br />
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<strong>GESTÃO</strong> <strong>DO</strong> <strong>TEMPO</strong>, <strong>PRODUTI<strong>VIDA</strong><strong>DE</strong></strong> E <strong>QUALIDA<strong>DE</strong></strong> <strong>DE</strong> <strong>VIDA</strong><br />
SOBRE O AUTOR<br />
como Unilever e Grupo Boticário, entre<br />
outras. Desde 2003, atua como educador<br />
corporativo, coach, consultor e palestrante.<br />
Seu lema e maior desafio é:<br />
Fazer diferente para fazer a diferença!<br />
Albírio Gonçalves é ‘Gente que gosta de<br />
Ge.N.Te’ (Gente, Negócios e Tecnologi@),<br />
bem-humorado, provocador, espírito livre,<br />
ora disruptivo, ora conservador, mas nunca<br />
em cima do muro.<br />
Estuda, pesquisa e escreve sobre liderança,<br />
trabalho em equipe, gestão do tempo, alto<br />
rendimento, empreendedorismo, inovação<br />
e gestão. Possui 30 anos de carreira, com<br />
passagens por organizações de destaque,<br />
O conteúdo deste e-book corresponde a<br />
uma parte do conteúdo do treinamento e<br />
workshop que ministra sobre o tema.<br />
Empresas como Alpargatas S.A., Coteminas.<br />
Ale Combustíveis, Grupo Elizabeth, por<br />
exemplo, já contrataram o programa. Saiba<br />
mais acessando o site albirio.com.br.<br />
Entre em contato através do e-mail, abaixo:<br />
contato@albiriogoncalves.com.<br />
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<strong>GESTÃO</strong> <strong>DO</strong> <strong>TEMPO</strong>, <strong>PRODUTI<strong>VIDA</strong><strong>DE</strong></strong> E <strong>QUALIDA<strong>DE</strong></strong> <strong>DE</strong> <strong>VIDA</strong><br />
NOTA<br />
Copyright © Albírio José de França Gonçalves<br />
Os direitos de todos os textos contidos neste livro eletrônico são reservados a seu autor, e<br />
estão registrados e protegidos pelas leis do direito autoral. Esta é uma edição eletrônica (ebook)<br />
não comercial, que não pode ser vendida ou comercializada em hipótese nenhuma,<br />
nem utilizada para quaisquer fins que envolvam interesse monetário.<br />
Este exemplar de livro eletrônico pode ser duplicado em sua íntegra e sem alterações,<br />
distribuído e compartilhado para usos não comerciais, entre pessoas ou instituições. Nenhuma<br />
parte isolada deste livro, que não seja a presente edição em sua íntegra, pode ser<br />
isoladamente copiada, reproduzida, armazenada e utilizada para qualquer fim, sem a prévia<br />
autorização do autor.<br />
Este livro eletrônico não pode ser impresso. Os direitos da presente edição permitem<br />
exclusivamente a leitura através de algum programa de leitura de arquivos PDF.<br />
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albirio.com.br<br />
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