e-book-virei-sindico-v1

Developed by
Virei síndico, e agora?
Guia prático para tirar de letra o início
da gestão com o Nextin Home
A plataforma online para gestão
integrada de condomínios mais
completa do Brasil.
www.nextin.com.br

ÍNDICE
1 - Introdução................................................................................... 03
2 - Inspeção ...................................................................................... 05
3 - Legislação e documentação ......................................................... 07
4 - Comunicação............................................................................... 10
5 - Finanças ...................................................................................... 12
6 - Pagamentos em aberto............................................................... 14
7 - Vencimentos de contratos .......................................................... 17
8 - Sobre a Nextin............................................................................. 19
2
Todos os direitos reservados. 2015
www.nextin.com.br

1 - Introdução
Ser síndico de um condomínio nunca será uma tarefa fácil.
Mas para pessoas experiente isso se torna mais natural,
enquanto que para os novos síndicos o desafio é ainda maior.
No entanto, mesmo para os experientes, o início do mandato
é sempre um grande desafio, pois a metodologia do gestor
atual é diferente do gestor anterior. E isso é completamente
normal, já que são duas pessoas diferentes. Mas o grande
problema é que, na maioria das vezes, o síndico não
documenta quase nada que é feito no condomínio. Não
existe processo algum para tratar as situações, e os diversos
documentos que são gerados em cada acontecimento são
armazenados de forma completamente desorganizada –
isso se não estiver na casa do gestor.
O mais importante quando o assunto é gestão condominial
eficiente, é organização. Para ser organizado, o síndico
precisa criar métodos que possam ser repetidos, de modo
que em qualquer situação, por mais inusitada que seja, ele
saiba como conduzi-la.
3
Todos os direitos reservados. 2015
www.nextin.com.br

1 - Introdução
Para iniciar a gestão, é ideal que o novo síndico divida os
vários aspectos do condomínio de forma que cada situação
possa ser tratada separadamente.
Confira como tirar de letra o início de uma gestão e descubra
como o Nextin Home pode te ajudar.
4
Todos os direitos reservados. 2015
www.nextin.com.br

2 - Inspeção
É papel do síndico fazer o check-up predial uma vez por ano.
Essa vistoria registra e analisa tudo que existe no condomínio,
tanto a parte documental quanto a infraestrutura.
Na estrutura devem ser verificados itens como: fachada,
áreas comuns, terraço e equipamentos de segurança, além
das partes de hidráulica, elétrica e gás.
Já na parte documental, é fundamental a verificação da
documentação que comprove a realização dos serviços
obrigatórios e certificações técnicas do condomínio.
Para fazer uma inspeção predial sem falhas e não precisar
se preocupar em ser avisado sobre o vencimento dos itens
de manutenção, o seu aliado é o Nextin Home. No módulo
Manutenção, você substitui a tradicional prancheta e deixa
a inspeção predial impecável e superconfiável.
No módulo Manutenção, você cadastra o item (elevador,
bomba da piscina, extintor, etc.), insere o identificador, a
5
Todos os direitos reservados. 2015
www.nextin.com.br

2 - Inspeção
localização, a data de vencimento e o ciclo de duração desse
item. Ou seja, a partir da data sinalizada – como vencimento
ou duração do ciclo –, o sistema enviará notificações por
e-mail e SMS ao síndico, avisando que aquele item precisa
de manutenção.
Isso irá garantir uma inspeção impecável e duradoura, pois
você continuará sendo notificado sobre os vencimentos até
avisar o sistema que não será mais necessário.
6
Todos os direitos reservados. 2015
www.nextin.com.br

3 - Legislação e documentação
O síndico precisa ser um bom conhecedor de quase tudo,
sendo, talvez, o conhecimento em direito o mais essencial.
Entender as leis que regem e regulam os condomínios é
fundamental. Ele precisa saber de cor o Código Civil Brasileiro
– a parte que diz respeito a condomínios –, a Lei 4.591/64,
Convenção do Condomínio e Regimento Interno.
O principal instrumento legal do síndico deverá ser o Novo
Código Civil Brasileiro. No documento, existe um capítulo
destinado especificamente às relações condominiais.
São 44 artigos que irão nortear tudo que existe sobre os
condomínios, abordando principalmente o que é parte
comum e o que é parte privativa, as obrigações, as multas
e etc. Ele é supremo e todas as demais regras devem estar
de acordo com ele. O problema acontece quando o Código
deixa algum assunto a critério da Convenção do Condomínio
ou da assembleia; assim, estes dois instrumentos passariam
a ter mais valor que o Código Civil.
7
Todos os direitos reservados. 2015
www.nextin.com.br

3 - Legislação e documentação
A Lei nº 4.591/64, a famosa Lei dos Condomínios, regulou
todo o mercado imobiliário por 40 anos, mas perdeu parte
de sua aplicação com o surgimento do Novo Código Civil.
Ela engloba direito de propriedade e a forma de se convocar
e realizar assembleias, além de outros tantos tópicos já
previstos no Código Civil. Em caso de conflitos, prevalece a
nova lei, ou seja, os 44 artigos citados acima.
Já a Convenção de Condomínio é o documento elaborado
para cada condomínio. Dentro daquele ambiente ela tem
força de lei e deve ser seguida por todos os condôminos, sob
pena de advertência. Entretanto, ela não pode contradizer
nenhum dos documentos acima dela: o Código Civil ou a Lei
dos Condomínios. Se houver qualquer tipo de contradição,
esses últimos terão mais valor.
O Regimento Interno organiza apenas a convivência entre
os condôminos e o uso das coisas: elevadores, piscina, salão
de festas e outros; detalha o que é direito e o que é dever
8
Todos os direitos reservados. 2015
www.nextin.com.br

3 - Legislação e documentação
de cada condômino. Esse documento é elaborado pelos
próprios condôminos e entra em vigor se for aprovado por,
no mínimo, 2/3 dos membros.
No Nextin Home, o síndico pode armazenar todos os
documentos importantes no módulo Biblioteca, desde os
mais gerais até os referentes ao condomínio. Esse é o local
ideal para armazenar esses tipos de documento, nos quais
o síndico precisará se basear sempre para tomar decisões.
Sendo assim, tudo estará em um mesmo lugar para consultar,
principalmente no início, momento em que até as regras e
leis mais simples ainda não estarão completamente fixadas
na mente do novo síndico.
Além disso, esses documentos principais poderão ficar
disponíveis aos moradores e proprietários, que terão fácil
acesso à todas as informações fundamentais para um boa
convivência no condomínio.
9
Todos os direitos reservados. 2015
www.nextin.com.br

4 - Comunicação
Para se tornar um síndico de sucesso, é fundamental ter
boa capacidade de comunicação, saber por onde comunicar,
com quem e como.
Quando um novo síndico assume, ele precisa se comunicar
com todos os moradores e proprietários, pois é provável que
vários não tenham comparecido na assembleia que o elegeu.
É necessário que o gestor abra o canal de comunicação
com os moradores a fim de fazer uma administração
participativa, ouvindo e fazendo pesquisas de percepção
junto aos condôminos.
Desse modo, a primeira comunicação com os demais membros
do condomínio deve ser feita logo depois de assumir.
Se o objetivo é fazer uma gestão participativa, o gestor deve
elaborar um plano de ação com as necessidades imediatas,
de médio e de longo prazo, visando sanar tudo de forma
equilibrada e transparente.
10
Todos os direitos reservados. 2015
www.nextin.com.br

4 - Comunicação
Quando o assunto é comunicação, o Nextin Home sana
qualquer tipo de problema. Ao assumir a gestão, o síndico
pode enviar a todos os moradores e proprietários um aviso
contando sobre a novidade e se deixando à disposição. Esse
aviso pode ser considerado urgente, fazendo com que todos
recebam, além do e-mail e do aviso no painel do Nextin
Home, uma mensagem no celular (SMS).
Além disso, o síndico estará sempre aberto a receber
reclamações ou sugestões através do módulo Ocorrências
do sistema. Elas ficarão armazenadas e disponíveis apenas
para a administração e para a pessoa que a criou. Isso agiliza
a resposta da administração e facilita a implantação de uma
gestão transparente e participativa.
11
Todos os direitos reservados. 2015
www.nextin.com.br

5 - Finanças
A parte financeira do condomínio é sempre a questão mais
complexa quando existe troca de gestão. Muitas vezes o
síndico anterior não fez uma prestação de contas satisfatória
e apenas quando outro assume a gestão é possível mensurar
a gravidade da situação financeira do condomínio.
Por isso, é fundamental que a gestão condominial seja
transparente, de modo que todos os membros do condomínio
atuem como fiscalizadores das questões financeiras. Se não
houver transparência, o síndico atua sozinho e nem mesmo
o conselho fiscal consegue fazer o seu trabalho.
Para condomínios grandes, o trabalho de uma administradora
se torna fundamental, pois apesar do condomínio não
possuir personalidade jurídica – não sendo uma empresa
e nem pessoa física –, ele tem a sua classificação como
empregador e está sujeito a todos os encargos trabalhistas,
além de gerar tantos documentos e despesas quanto
qualquer outra empresa. Por isso, é recomendável que a
tarefa de acompanhar e manter-se em dia com os impostos,
gastos e documentos seja confiada a uma administradora,
visto a complexidade do assunto.
12
Todos os direitos reservados. 2015
www.nextin.com.br

5 - Finanças
No Nextin Home, é possível criar um acesso específico à
administradora, que poderá utilizar somente os módulos
que lhe dizem respeito, não tendo acesso a nenhuma outra
parte que seja própria do condomínio ou dos condôminos.
Sendo assim, ela poderá disponibilizar os boletos, balancetes
e demais documentos financeiros dentro do sistema. Isso
garante que o Nextin Home seja o ambiente em que todas as
informações do condomínio ficarão centralizadas. Não será
necessário que os moradores e membros da administração
fiquem entrando em diversos locais para ter acesso a elas.
Além disso, com o Nextin Home é possível fazer uma gestão
transparente e organizada, evitando qualquer tipo de
problema na troca de gestão.
13
Todos os direitos reservados. 2015
www.nextin.com.br

6 - Pagamentos em aberto
Quando um novo síndico assume a gestão do condomínio,
pode acontecer de existirem pagamentos em aberto. Esses
pagamentos devem ser quitados pelo novo gestor, já que
tratam-se de responsabilidade do condomínio, independente
de quem estava à frente da gestão.
Muitas vezes existem rixas entre os síndicos do condomínio.
O novo gestor acredita que o anterior não fez um bom
trabalho, enquanto o gestor anterior garante que o novo
não será capaz de fazer nem metade. É fundamental que
os síndicos deixem os desentendimentos de lado e tentem
fazer o melhor trabalho possível durante a troca de gestão.
Desse modo, eles deverão se ajudar nesse processo. O novo
síndico deve conseguir conversar de forma harmônica com o
anterior e garantir que todas as demandas sejam passadas,
inclusive os pagamentos em aberto. Já o síndico anterior
precisa facilitar a vida do novo gestor, garantindo o melhor
para o bem comum, ou seja: o condomínio.
14
Todos os direitos reservados. 2015
www.nextin.com.br

6 - Pagamentos em aberto
Com o Nextin Home, a troca de síndico torna-se uma tarefa
muito menos complexa. Como tudo já estará armazenado
dentro do sistema e acompanhado por todos, o síndico novo
não precisará fazer o trabalho de um detetive para saber a
verdadeira situação do condomínio.
Para evitar que pagamentos que ainda não foram efetuados
sejam esquecidos na troca de gestão, o Nextin Home
possui dois módulos que poderão ajudar nesse aspecto.
O módulo Tarefas é uma espécie de quadro de gestão à
vista, onde todos poderão saber o que está sendo feito pela
administração através de check points. Se uma obra, por
exemplo, não estiver quitada, o síndico deverá assinalar isso
no módulo Tarefas.
Além disso, o módulo Contratos é o que realmente garante
que contratos ainda não quitados sejam pagos pelo novo
síndico: a cada novo contrato firmado pelo condomínio, ele
deve cadastrar o documento, o fornecedor, o identificador,
15
Todos os direitos reservados. 2015
www.nextin.com.br

6 - Pagamentos em aberto
o início e o término, o valor mensal e o valor total, além de
inserir observações e anexar o documento scaneado.
Assim que o novo síndico assumir, ele deverá consultar
todos os contratos cadastrados, a fim de garantir que todos
sejam pagos.
16
Todos os direitos reservados. 2015
www.nextin.com.br

7 - Vencimento de contratos
Mais importante que verificar se todos os contratos estão
pagos e quitar aqueles que ainda não foram, é conferir o
vencimento. Não há nada mais perigoso ao condomínio e
seus moradores do que um contrato vencido.
Imagine se o elevador dá um defeito e prende alguns
moradores dentro dele. E, assim que o síndico for entrar
em contato com a empresa contratada para dar suporte no
elevador, descobre que o contrato está vencido. Trata-se de
uma situação bastante complexa, já que pode até gerar uma
ação contra o condomínio se um morador se sentir lesado.
Por isso, é de suma importância que o novo síndico confira
todos os contratos, continue com aqueles que achar
interessante, encontre outros fornecedores, se necessário,
e renove os que estiverem vencidos.
Mais uma vez, o Nextin Home se mostra imprescindível
para um início de gestão impecável e ainda mais necessário
para uma gestão de sucesso. Além disso, através do módulo
17
Todos os direitos reservados. 2015
www.nextin.com.br

7 - Vencimento de contratos
Contratos o novo síndico consegue pesquisar e saber quais
contratos ainda estão em voga e quais não. Outro benefício
é que, sempre que um contrato estiver prestes a vencer,
o síndico recebe uma notificação por e-mail avisando-o. E,
no dia do vencimento, o gestor recebe uma mensagem de
texto no celular (SMS) para garantir que não haja falhas no
recebimento da informação.
18
Todos os direitos reservados. 2015
www.nextin.com.br

8 - Sobre a Nextin
A Nextin é uma empresa de tecnologia com mais de 10 anos de
experiência em desenvolvimento de soluções personalizadas
para diversos segmentos.
Atualmente, nosso mais novo produto, o Nextin Home, é
a grande revolução na gestão de condomínios de maneira
automatizada e prática, poupando serviço para o síndico e
levando muito mais informação para os condôminos. Conheça
a nossa ferramenta e, se quiser, entre em contato ou inicie um
teste gratuito por 30 dias.
19
Todos os direitos reservados. 2015
www.nextin.com.br

Developed by
A plataforma online para gestão
integrada de condomínios mais
completa do Brasil.
www.nextin.com.br
20