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Virei síndico, e agora?

Guia prático para tirar de letra o início

da gestão com o Nextin Home

A plataforma online para gestão

integrada de condomínios mais

completa do Brasil.

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ÍNDICE

1 - Introdução................................................................................... 03

2 - Inspeção ...................................................................................... 05

3 - Legislação e documentação ......................................................... 07

4 - Comunicação............................................................................... 10

5 - Finanças ...................................................................................... 12

6 - Pagamentos em aberto............................................................... 14

7 - Vencimentos de contratos .......................................................... 17

8 - Sobre a Nextin............................................................................. 19

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1 - Introdução

Ser síndico de um condomínio nunca será uma tarefa fácil.

Mas para pessoas experiente isso se torna mais natural,

enquanto que para os novos síndicos o desafio é ainda maior.

No entanto, mesmo para os experientes, o início do mandato

é sempre um grande desafio, pois a metodologia do gestor

atual é diferente do gestor anterior. E isso é completamente

normal, já que são duas pessoas diferentes. Mas o grande

problema é que, na maioria das vezes, o síndico não

documenta quase nada que é feito no condomínio. Não

existe processo algum para tratar as situações, e os diversos

documentos que são gerados em cada acontecimento são

armazenados de forma completamente desorganizada –

isso se não estiver na casa do gestor.

O mais importante quando o assunto é gestão condominial

eficiente, é organização. Para ser organizado, o síndico

precisa criar métodos que possam ser repetidos, de modo

que em qualquer situação, por mais inusitada que seja, ele

saiba como conduzi-la.

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1 - Introdução

Para iniciar a gestão, é ideal que o novo síndico divida os

vários aspectos do condomínio de forma que cada situação

possa ser tratada separadamente.

Confira como tirar de letra o início de uma gestão e descubra

como o Nextin Home pode te ajudar.

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2 - Inspeção

É papel do síndico fazer o check-up predial uma vez por ano.

Essa vistoria registra e analisa tudo que existe no condomínio,

tanto a parte documental quanto a infraestrutura.

Na estrutura devem ser verificados itens como: fachada,

áreas comuns, terraço e equipamentos de segurança, além

das partes de hidráulica, elétrica e gás.

Já na parte documental, é fundamental a verificação da

documentação que comprove a realização dos serviços

obrigatórios e certificações técnicas do condomínio.

Para fazer uma inspeção predial sem falhas e não precisar

se preocupar em ser avisado sobre o vencimento dos itens

de manutenção, o seu aliado é o Nextin Home. No módulo

Manutenção, você substitui a tradicional prancheta e deixa

a inspeção predial impecável e superconfiável.

No módulo Manutenção, você cadastra o item (elevador,

bomba da piscina, extintor, etc.), insere o identificador, a

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2 - Inspeção

localização, a data de vencimento e o ciclo de duração desse

item. Ou seja, a partir da data sinalizada – como vencimento

ou duração do ciclo –, o sistema enviará notificações por

e-mail e SMS ao síndico, avisando que aquele item precisa

de manutenção.

Isso irá garantir uma inspeção impecável e duradoura, pois

você continuará sendo notificado sobre os vencimentos até

avisar o sistema que não será mais necessário.

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3 - Legislação e documentação

O síndico precisa ser um bom conhecedor de quase tudo,

sendo, talvez, o conhecimento em direito o mais essencial.

Entender as leis que regem e regulam os condomínios é

fundamental. Ele precisa saber de cor o Código Civil Brasileiro

– a parte que diz respeito a condomínios –, a Lei 4.591/64,

Convenção do Condomínio e Regimento Interno.

O principal instrumento legal do síndico deverá ser o Novo

Código Civil Brasileiro. No documento, existe um capítulo

destinado especificamente às relações condominiais.

São 44 artigos que irão nortear tudo que existe sobre os

condomínios, abordando principalmente o que é parte

comum e o que é parte privativa, as obrigações, as multas

e etc. Ele é supremo e todas as demais regras devem estar

de acordo com ele. O problema acontece quando o Código

deixa algum assunto a critério da Convenção do Condomínio

ou da assembleia; assim, estes dois instrumentos passariam

a ter mais valor que o Código Civil.

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3 - Legislação e documentação

A Lei nº 4.591/64, a famosa Lei dos Condomínios, regulou

todo o mercado imobiliário por 40 anos, mas perdeu parte

de sua aplicação com o surgimento do Novo Código Civil.

Ela engloba direito de propriedade e a forma de se convocar

e realizar assembleias, além de outros tantos tópicos já

previstos no Código Civil. Em caso de conflitos, prevalece a

nova lei, ou seja, os 44 artigos citados acima.

Já a Convenção de Condomínio é o documento elaborado

para cada condomínio. Dentro daquele ambiente ela tem

força de lei e deve ser seguida por todos os condôminos, sob

pena de advertência. Entretanto, ela não pode contradizer

nenhum dos documentos acima dela: o Código Civil ou a Lei

dos Condomínios. Se houver qualquer tipo de contradição,

esses últimos terão mais valor.

O Regimento Interno organiza apenas a convivência entre

os condôminos e o uso das coisas: elevadores, piscina, salão

de festas e outros; detalha o que é direito e o que é dever

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3 - Legislação e documentação

de cada condômino. Esse documento é elaborado pelos

próprios condôminos e entra em vigor se for aprovado por,

no mínimo, 2/3 dos membros.

No Nextin Home, o síndico pode armazenar todos os

documentos importantes no módulo Biblioteca, desde os

mais gerais até os referentes ao condomínio. Esse é o local

ideal para armazenar esses tipos de documento, nos quais

o síndico precisará se basear sempre para tomar decisões.

Sendo assim, tudo estará em um mesmo lugar para consultar,

principalmente no início, momento em que até as regras e

leis mais simples ainda não estarão completamente fixadas

na mente do novo síndico.

Além disso, esses documentos principais poderão ficar

disponíveis aos moradores e proprietários, que terão fácil

acesso à todas as informações fundamentais para um boa

convivência no condomínio.

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4 - Comunicação

Para se tornar um síndico de sucesso, é fundamental ter

boa capacidade de comunicação, saber por onde comunicar,

com quem e como.

Quando um novo síndico assume, ele precisa se comunicar

com todos os moradores e proprietários, pois é provável que

vários não tenham comparecido na assembleia que o elegeu.

É necessário que o gestor abra o canal de comunicação

com os moradores a fim de fazer uma administração

participativa, ouvindo e fazendo pesquisas de percepção

junto aos condôminos.

Desse modo, a primeira comunicação com os demais membros

do condomínio deve ser feita logo depois de assumir.

Se o objetivo é fazer uma gestão participativa, o gestor deve

elaborar um plano de ação com as necessidades imediatas,

de médio e de longo prazo, visando sanar tudo de forma

equilibrada e transparente.

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4 - Comunicação

Quando o assunto é comunicação, o Nextin Home sana

qualquer tipo de problema. Ao assumir a gestão, o síndico

pode enviar a todos os moradores e proprietários um aviso

contando sobre a novidade e se deixando à disposição. Esse

aviso pode ser considerado urgente, fazendo com que todos

recebam, além do e-mail e do aviso no painel do Nextin

Home, uma mensagem no celular (SMS).

Além disso, o síndico estará sempre aberto a receber

reclamações ou sugestões através do módulo Ocorrências

do sistema. Elas ficarão armazenadas e disponíveis apenas

para a administração e para a pessoa que a criou. Isso agiliza

a resposta da administração e facilita a implantação de uma

gestão transparente e participativa.

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5 - Finanças

A parte financeira do condomínio é sempre a questão mais

complexa quando existe troca de gestão. Muitas vezes o

síndico anterior não fez uma prestação de contas satisfatória

e apenas quando outro assume a gestão é possível mensurar

a gravidade da situação financeira do condomínio.

Por isso, é fundamental que a gestão condominial seja

transparente, de modo que todos os membros do condomínio

atuem como fiscalizadores das questões financeiras. Se não

houver transparência, o síndico atua sozinho e nem mesmo

o conselho fiscal consegue fazer o seu trabalho.

Para condomínios grandes, o trabalho de uma administradora

se torna fundamental, pois apesar do condomínio não

possuir personalidade jurídica – não sendo uma empresa

e nem pessoa física –, ele tem a sua classificação como

empregador e está sujeito a todos os encargos trabalhistas,

além de gerar tantos documentos e despesas quanto

qualquer outra empresa. Por isso, é recomendável que a

tarefa de acompanhar e manter-se em dia com os impostos,

gastos e documentos seja confiada a uma administradora,

visto a complexidade do assunto.

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5 - Finanças

No Nextin Home, é possível criar um acesso específico à

administradora, que poderá utilizar somente os módulos

que lhe dizem respeito, não tendo acesso a nenhuma outra

parte que seja própria do condomínio ou dos condôminos.

Sendo assim, ela poderá disponibilizar os boletos, balancetes

e demais documentos financeiros dentro do sistema. Isso

garante que o Nextin Home seja o ambiente em que todas as

informações do condomínio ficarão centralizadas. Não será

necessário que os moradores e membros da administração

fiquem entrando em diversos locais para ter acesso a elas.

Além disso, com o Nextin Home é possível fazer uma gestão

transparente e organizada, evitando qualquer tipo de

problema na troca de gestão.

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6 - Pagamentos em aberto

Quando um novo síndico assume a gestão do condomínio,

pode acontecer de existirem pagamentos em aberto. Esses

pagamentos devem ser quitados pelo novo gestor, já que

tratam-se de responsabilidade do condomínio, independente

de quem estava à frente da gestão.

Muitas vezes existem rixas entre os síndicos do condomínio.

O novo gestor acredita que o anterior não fez um bom

trabalho, enquanto o gestor anterior garante que o novo

não será capaz de fazer nem metade. É fundamental que

os síndicos deixem os desentendimentos de lado e tentem

fazer o melhor trabalho possível durante a troca de gestão.

Desse modo, eles deverão se ajudar nesse processo. O novo

síndico deve conseguir conversar de forma harmônica com o

anterior e garantir que todas as demandas sejam passadas,

inclusive os pagamentos em aberto. Já o síndico anterior

precisa facilitar a vida do novo gestor, garantindo o melhor

para o bem comum, ou seja: o condomínio.

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6 - Pagamentos em aberto

Com o Nextin Home, a troca de síndico torna-se uma tarefa

muito menos complexa. Como tudo já estará armazenado

dentro do sistema e acompanhado por todos, o síndico novo

não precisará fazer o trabalho de um detetive para saber a

verdadeira situação do condomínio.

Para evitar que pagamentos que ainda não foram efetuados

sejam esquecidos na troca de gestão, o Nextin Home

possui dois módulos que poderão ajudar nesse aspecto.

O módulo Tarefas é uma espécie de quadro de gestão à

vista, onde todos poderão saber o que está sendo feito pela

administração através de check points. Se uma obra, por

exemplo, não estiver quitada, o síndico deverá assinalar isso

no módulo Tarefas.

Além disso, o módulo Contratos é o que realmente garante

que contratos ainda não quitados sejam pagos pelo novo

síndico: a cada novo contrato firmado pelo condomínio, ele

deve cadastrar o documento, o fornecedor, o identificador,

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6 - Pagamentos em aberto

o início e o término, o valor mensal e o valor total, além de

inserir observações e anexar o documento scaneado.

Assim que o novo síndico assumir, ele deverá consultar

todos os contratos cadastrados, a fim de garantir que todos

sejam pagos.

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7 - Vencimento de contratos

Mais importante que verificar se todos os contratos estão

pagos e quitar aqueles que ainda não foram, é conferir o

vencimento. Não há nada mais perigoso ao condomínio e

seus moradores do que um contrato vencido.

Imagine se o elevador dá um defeito e prende alguns

moradores dentro dele. E, assim que o síndico for entrar

em contato com a empresa contratada para dar suporte no

elevador, descobre que o contrato está vencido. Trata-se de

uma situação bastante complexa, já que pode até gerar uma

ação contra o condomínio se um morador se sentir lesado.

Por isso, é de suma importância que o novo síndico confira

todos os contratos, continue com aqueles que achar

interessante, encontre outros fornecedores, se necessário,

e renove os que estiverem vencidos.

Mais uma vez, o Nextin Home se mostra imprescindível

para um início de gestão impecável e ainda mais necessário

para uma gestão de sucesso. Além disso, através do módulo

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7 - Vencimento de contratos

Contratos o novo síndico consegue pesquisar e saber quais

contratos ainda estão em voga e quais não. Outro benefício

é que, sempre que um contrato estiver prestes a vencer,

o síndico recebe uma notificação por e-mail avisando-o. E,

no dia do vencimento, o gestor recebe uma mensagem de

texto no celular (SMS) para garantir que não haja falhas no

recebimento da informação.

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8 - Sobre a Nextin

A Nextin é uma empresa de tecnologia com mais de 10 anos de

experiência em desenvolvimento de soluções personalizadas

para diversos segmentos.

Atualmente, nosso mais novo produto, o Nextin Home, é

a grande revolução na gestão de condomínios de maneira

automatizada e prática, poupando serviço para o síndico e

levando muito mais informação para os condôminos. Conheça

a nossa ferramenta e, se quiser, entre em contato ou inicie um

teste gratuito por 30 dias.

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