Apostila Platforma Sage Finanças - SGC

Sage Gestão Contábil

Índice
1. APRESENTAÇÃO ............................................................................................................... 1
Primeiro Acesso ........................................................................................................... 2
Conhecendo a Plataforma Sage ................................................................................. 4
1.1 Seleção de Empresa de Trabalho .............................................................................. 6
1.2 Sair do sistema/Minhas Configurações .................................................................... 7
1.3 Notificações .................................................................................................................10
1.4 Comunicados ..............................................................................................................11
1.5 Suporte Online ............................................................................................................11
1.6 Ajuda do Sistema ........................................................................................................12
1.7 Retornar a Tela Principal ...........................................................................................13
2. CADASTROS INICIAIS ................................................................................................... 14
Configurações .............................................................................................................14
Cadastro de Empresa .................................................................................................14
Cadastro Cliente e Fornecedor .................................................................................27
3. CADASTRO DE SÓCIOS ............................................................................................... 32
4. CONFIGURAÇÕES DA EMPRESA ............................................................................ 33
4.1 Geração de Calendário ...................................................................................................33
4.2 Manutenção de Calendário ............................................................................................33
4.3 Integrações ......................................................................................................................34
5. SAGE FINANÇAS ............................................................................................................. 35
6. PARAMETRIZAÇÃO INICIAL ....................................................................................... 36
6.1 Contas Tesouraria ..........................................................................................................37

6.2 Plano Financeiro .............................................................................................................40
6.3 Série ..................................................................................................................................41
6.4 Centro de Custo ..............................................................................................................42
6.5 Critério de Rateio ............................................................................................................43
6.6 Operação Contábil ..........................................................................................................45
7. CONTRATOS ...................................................................................................................... 47
7.1 Cadastro de Contratos ...................................................................................................47
7.2 Cadastro de Faixas de Cálculo .....................................................................................54
7.3 Reajuste de Contratos ....................................................................................................55
7.4 Rentabilidade ..................................................................................................................55
8. FINANCEIRO ...................................................................................................................... 58
8.1Lançamento Simplificado ...............................................................................................58
8.2 Conta Corrente ................................................................................................................59
8.3 Manutenção de Faturamento .........................................................................................62
8.4 Estorno de Faturamento ................................................................................................66
8.5 Tesouraria ........................................................................................................................67
8.6 Lançamentos ...................................................................................................................68
9. CONCILIAÇÃO BANCARIA .......................................................................................... 71
9.1 Cadastro de Extrato Bancário .......................................................................................71
9.2 Conciliar lançamentos ...................................................................................................74
10. FLUXO DE CAIXA ............................................................................................................ 77
10.1 Fluxo Financeiro ...........................................................................................................79
11. CONTAS A RECEBER .................................................................................................... 82
11.1 Títulos a receber ...........................................................................................................82

12. MANUTENÇÃO DE TÍTULOS ....................................................................................... 87
12.1 Baixa de Parcelas .........................................................................................................87
12.2 Estornar Baixa de Parcelas .........................................................................................90
12.3 Cancelar Títulos ............................................................................................................91
12.4 Renegociar Títulos a Receber .....................................................................................92
13. COBRANÇA BANCARIA ................................................................................................... 94
13.1 Gerar e Enviar Boletos .................................................................................................94
13.2 Gera Remessa ...............................................................................................................96
13.3 Importar retorno ............................................................................................................97
13.4 Enviar boletos ...............................................................................................................98
14.NOTAS FISCAIS ................................................................................................................. 100
14.1 Gerar lote de RPS ....................................................................................................... 100
14.2 Importar lote de NFS-e ............................................................................................... 101
14.3 Encaminhar NFS-e ...................................................................................................... 101
14.4 Cancelar NFS-e ........................................................................................................... 102
15. MANUTENÇÃO DE NOTAS FISCAIS ..................................................................... 103
16. TÍTULOS A PAGAR ...................................................................................................... 104
17.MANUTENÇÃO DE TÍTULOS......................................................................................... 109
17.1 Autorizar Pagamentos ................................................................................................ 109
17.2 Baixa de Parcelas ....................................................................................................... 110
17.3 Estornar baixas de parcelas a pagar ........................................................................ 112
17.4 Cancelar títulos a pagar ............................................................................................. 113
18. PREVISÃO A PAGAR .................................................................................................. 115
18.1 Manutenção da Previsão............................................................................................ 118

19.INTEGRAÇÃO ...................................................................................................................... 120
19.1 Integração Contábil .................................................................................................... 120
19.2 Integração Fiscal......................................................................................................... 124
20.RELATÓRIOS ...................................................................................................................... 129
20.1 Recibo de Serviços Prestados .................................................................................. 129
20.2 Conta Corrente ............................................................................................................ 130
20.3 Títulos a receber ......................................................................................................... 130
20.4 Títulos a pagar ............................................................................................................ 131
20.5 Títulos Ativos .............................................................................................................. 132
20.6 Baixa de Títulos .......................................................................................................... 133
20.7 Retorno Bancário ........................................................................................................ 133
20.8 Previsão a pagar ......................................................................................................... 134
20.9 Resultado por Centro de Custo ................................................................................ 134
20.10 Previsões por Centros de Custo ............................................................................. 135
21.CONFIGURAÇÃO DA INTEGRAÇÃO SGC X PS ................................................... 136
21.1Conceitos Iniciais ........................................................................................................ 136

1. Apresentação
A Plataforma Sage visa dinamizar os negócios e o fluxo de processos das empresas com
ganho de tempo e maior controle. Através do Portal de Relacionamento o cliente da empresa
contábil, além de digitar eventos variáveis para a folha de pagamento, ler publicações e enviar
solicitações de serviços, poderá registrar novos funcionários e consultar os registros dos
funcionários já cadastrados, gerar protocolos e controlar as pendências de documentos para envio
a empresa contábil.
O portal de Relacionamento é composto por duas áreas diferentes, uma destinada a
empresa contábil e outra ao cliente da empresa contábil.
Sua empresa ganha tempo, reduz custos e tudo isso com segurança, facilidade e
flexibilidade, pois é uma ferramenta web e depende apenas de uma conexão de internet para ser
acessado.
A Plataforma Sage foi desenvolvida para acesso em ambiente WEB, com a tecnologia Cloud
Computing (Computação em Nuvem). O armazenamento de dados é feito remotamente por meio
da internet e esses mesmos dados podem ser acessados a partir de qualquer computador e em
qualquer lugar. Basta ter acesso à internet para que o usuário possa acessar sua base de dados de
qualquer local, apenas utilizando seu navegador, sem a necessidade de um software instalado para
acesso.
Algumas vantagens da tecnologia de nuvem de computadores:
• Na maioria dos casos, o usuário não precisa se preocupar com sua infraestrutura de
hardware e sistema operacional, sendo requerida apenas para acesso à internet.
• Atualizações de software automáticas, sem necessidade da intervenção do usuário.
• O usuário reduz seus custos com manutenção de redes físicas e aquisições de softwares.
• Infraestrutura para acessar a tecnologia de nuvem é mais enxuta do que a estrutura
habitual.
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• Compartilhamento de informações entre usuários é facilitado pelo conceito de
armazenamento
1.1 Primeiro Acesso
Para o primeiro acesso a Plataforma Sage, digite no navegador o endereço da empresa,
definido para utilização do produto (Exemplo: https://modelo.plataformasage.com.br). Não
informar “www” na digitação do site, na sequência digite o usuário e senha (para um melhor
desempenho recomenda-se o uso do navegador Google Chrome).
Informado o login e a senha, marque a opção “lembrar meu login” para facilitar os próximos
acessos.
No primeiro acesso será solicitada uma nova senha para o administrador, também um e-
mail de recuperação de senha. Orientamos que o e-mail seja do responsável pela empresa.
A nova senha deve conter, no mínimo, 6 (seis) caracteres e 3 (três) dos 4 (quatro) grupos de
caracteres abaixo:
- Letras maiúsculas (A a Z);
- Letras minúsculas (a a z);
- Algarismos (0 a 9);
- Caracteres não alfabéticos (!, @, $, _,-,*).
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Caso tenha esquecido sua senha, clique em Esqueci minha senha. Na tela de Recuperação
de Acesso, informe o e-mail utilizado para acessar o site e clique em Recuperar acesso.
Será encaminhado para o e-mail o link de recuperação de senha.
Acesse o e-mail e clique no ícone “aqui”, para direcionar ao site da Plataforma Sage e assim
alterar a senha, após alteração irá acessar o sistema.
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1.2 Conhecendo a Plataforma Sage
Para te auxiliar, no primeiro acesso será aberto um “tour” (guia) para apresentar as
novidades e como acessar as principais funcionalidades. A tela inicial apresentará apenas o que
você possuir acesso.
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Na área de trabalho da Plataforma Sage, você poderá criar tarefas rápidas e também há
possibilidade de visualizar e executar suas tarefas diretamente pela página inicial.
Através do quadro “Minhas Tarefas”, serão disponibilizadas todas as tarefas a serem
executadas pelo seu usuário.
É possível também criar tarefas rápidas para execução. Basta clicar no ícone
para
que seja disponibilizada a tela de “Cadastro de Tarefas Rápidas”.
No cadastro de Tarefa Rápida, informará uma tarefa de execução rápida, por exemplo:
Retornar ao cliente, o campo “Usuário destinatário” trará automaticamente o usuário que está
acessando o sistema.
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Observação: Ao selecionar a opção “Necessita retorno ao cliente”, habilitará o campo
“cliente”, onde poderá selecionar o cliente/fornecedor, o sistema trará automaticamente no campo
“informações” os dados para contato como: Contato/Cliente/e-mail/Telefones que estiver no
cadastro do cliente/fornecedor > Contato.
1.3 Seleção de Empresa de Trabalho
Ao clicar na barra de ferramentas, onde está informada a Razão Social da empresa
selecionada para trabalho, será apresentada uma tela para seleção de outra empresa de trabalho
e estabelecimento. Conforme a empresa selecionada as informações contidas nas funções são
alteradas. Você pode ter acesso a uma empresa ou a um grupo de empresas.
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1.4 Sair do sistema/Minhas Configurações
Ao clicar sobre o seu usuário você verá as seguintes opções:
Minhas configurações: é possível selecionar a empresa de trabalho padrão e as notificações
de avisos da Plataforma Sage.
No menu Configurações poderá selecionar a empresa/estabelecimento, ao acessar a
Plataforma Sage essa empresa entrará automaticamente como empresa de trabalho.
Você também poderá alterar a sua senha de acesso a Plataforma, basta informar a senha
atual e a nova para alteração.
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O menu Notificações, as opções de avisos sempre virão marcadas, mas poderá escolher
quais alertas receber.
Poderá selecionar as opções “Enviar e-mail” ou “Enviar aviso”, também poderá deixar as duas
opções marcadas.
Algumas funcionalidades não enviam e-mail, então estará disponível somente o envio do
aviso nestes casos.
preferência.
Na opção Editar Minha Área de Trabalho, o usuário poderá configurar conforme sua
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No Grid Editar Área de Trabalho, no menu “Visão Geral”, poderá excluir ou mover as telas de
Tarefas.
Observação: O quadro “Minhas Tarefas” é fixo do sistema, pois visualizará todas as tarefas
a serem realizadas pelo seu usuário.
No menu “Painel”, serão disponibilizados para configuração, somente os painéis que você
possuir acesso (ou seja, conforme seu contrato com a Sage).
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Após Editar Minha Área de Trabalho, a mesma apresentará conforme abaixo, trazendo as
configurações realizadas.
Para sair do sistema, basta clicar sobre o seu usuário e em Sair.
1.5 Notificações
As Notificações são gerados no ícone
. Os avisos apresentarão as solicitações
realizadas pelos clientes da empresa contábil, pendencias, protocolos e outros. Selecione o aviso
desejado, para que o sistema abra a rotina.
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1.6 Comunicados
Em Nessa opção você tem acesso às informações referentes as últimas atualizações
disponibilizadas, acesso ao calendário de treinamentos e também acesso à Central de
Comunicação Sage.
1.7 Suporte Online
Quando houver dúvidas sobre o sistema, é possível acessar o nosso suporte online
selecionando o ícone Ajuda. Após, selecione o módulo que possuí dúvidas, para que o sistema o
direcione automaticamente ao suporte via chat.
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1.8 Ajuda do Sistema
Na opção de ajuda do sistema você terá acesso rápido ao Espaço do cliente, é possível abrir
chamados off-line ao suporte. Estes chamados são direcionados a profissionais especializados,
para resolver o seu problema. No Ajuda encontrará a descrição de cada rotina do sistema no item
“ajuda”. Em cada rotina do sistema também encontrará a opção do “Ajuda ”
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A opção “Espaço do Cliente” possibilita a abertura de chamados off-line ao suporte, ou seja,
você detalhará sua dúvida, que será direcionada a um dos atendentes. Além de outras opções que
estão disponíveis nesse portal.
A opção “Guia de Relacionamento” apresenta as etapas que acontecem desde a aquisição
do sistema até a sua efetiva utilização.
Na opção “Solicitar Ativação” é realizada a ativação de todos os módulos adquiridos
conforme contrato.
1.9 Retornar a Tela Principal
Para retornar a tela principal do sistema, após selecionar qualquer uma das funções,
basta clicar em “Plataforma Sage” na Barra de Acessos.
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2. Cadastros Iniciais
2.1 Configurações
No menu Configurações, você fará o cadastro das empresas para que seja possível o
controle de suas atividades diárias e financeiras. Ainda neste menu você fara o cadastro dos
clientes e fornecedores e demais itens para o relacionamento.
2.2 Cadastro de Empresa
No menu Configurações > Cadastro e Parâmetros > Cadastro Genéricos > Empresa, fará o
cadastro da empresa (Escritório), através desse cadastro realizará o controle financeiro de sua
empresa.
que possui.
A Plataforma Sage é multiempresas, desta forma, é possível cadastrar todas as empresas
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Obs: Na integração com os sistemas da linha SAGE GESTÃO COBTÁBIL todas as
informações do cadastro de empresa são importadas, no final da apostila encontrará como realizar
a integração.
A integração de cadastros de empresa e clientes é realizada no momento da implantação
do sistema (consultar se adquiriu o serviço na compra do produto). Com a integração serão
compartilhados os cadastros da Empresa (escritório), clientes, centro de custos, cadastros dos
funcionários, eventos e plano de contas do escritório.
Para cadastrar uma empresa manualmente dentro da Plataforma Sage clique em “Novo
Empresa”. Na tela Cadastro de empresa, preencha os campos conforme orientações abaixo:
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Código: Caso possua o sistema Sage Software Contábil ou Folhamatic Office, o código deve
ser o mesmo da empresa cadastrada em Empresas / Cadastro de Empresa.
CNPJ/CPF: Preencha com o CNPJ da empresa ou CPF.
Razão Social: Informe a razão social da empresa.
Período máximo de fluxo de caixa: Informe o número em meses que deseja visualizar o fluxo
de caixa em Financeiro / Consultas /Fluxo de Caixa.
Logomarca: Importe a logomarca da empresa. A logomarca da empresa será utilizada para
emissão dos boletos de cobrança e recibo de serviços prestados.
Selecione a opção “Apresentar estas Configurações no portal do cliente”, para que apareça Portal
de Relacionamento dos seus clientes.
Opção de apresentação de logomarca: Selecione conforme necessidade. Poderá optar em
apresentar a logomarca no cabeçalho ou não apresentar logomarca.
Ao salvar a primeira aba “empresa” será habilitado as demais abas de preenchimento do
cadastro de empresa:
Na aba Estabelecimentos serão cadastrados a matriz e filiais da empresa e seus parâmetros.
Para cadastrar clique em Novo estabelecimento.
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Na tela Cadastro do estabelecimento, teremos a aba Informações Gerais. Preencha os
dados solicitados nesta aba e clique em Salvar.
Ao salvar será habilitado o menu lateral com as opções: Parâmetros financeiros, parâmetros
tributação, parâmetros faturamento, parâmetros contábeis, parâmetros eSocial e usuários.
Menu Parâmetros Financeiro: Preencha os campos para geração de Títulos, Baixa de Título.
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No grid Informações para geração de título a Receber o campo Conta tesouraria, deverá
informar a conta tesouraria que utilizará para gerar títulos a receber. A conta tesouraria preenchida
no cadastro do cliente tem prioridade sobre a informada no cadastro do estabelecimento da
empresa.
O campo Série determina a sequência numérica dos títulos a receber e a pagar. Definido no
cadastro das Séries.
Os campos de percentual de multa por atraso e juros por dia serão utilizados para cálculo
de valores referentes à baixa de títulos a receber em atraso.
Na grid Informações para geração de título à Pagar no campo Conta tesouraria, deverá
informar a conta tesouraria que utilizará para gerar títulos a pagar. A conta tesouraria preenchida
no cadastro do Fornecedor tem prioridade sobre a informada no cadastro do estabelecimento da
empresa.
O campo Série determina a sequência numérica dos títulos a receber e a pagar. Definido no
cadastro das Séries.
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Na opção “Exige autorização para pagamentos de títulos”, ao seleciona – lá, todos os
pagamentos de títulos, só serão gerados mediante a autorização, caso ao contrário, não serão
listados no grid para a baixa de parcelas.
Para autorizar os pagamentos, acesse o Menu > Finanças > Contas a Pagar > Manutenção
de Títulos > Autorizar Pagamento.
No grid informações para faturamento, informe a descrição para o contrato e décimo
terceiro.
Exemplo: Honorário Mensal e Fechamento de Balanço. Esta denominação sairá no
demonstrativo do recibo e boleto.
No grid Envio de boletos informe o e-mail do departamento responsável pelo financeiro e a
quantidade de dias para receber um e-mail de aviso de não leitura do boleto pelo cliente quando
este for enviado através do portal de relacionamento. Este e-mail será apresentado na mensagem
enviada aos clientes com os boletos de cobrança.
úteis.
A opção considerar apenas dias úteis, essa opção marcada é considerada somente os dias
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No campo Tipo de documento para a publicação é necessário na utilização das rotinas em
que são publicados boletos aos usuários de relacionamento. Serão mostrados os tipos de
documentos classificados como “Boleto”.
A opção Enviar relatório de serviços juntamente com o boleto poderá configurar se deseja
sempre enviar por e-mail ou publicar o relatório detalhado de serviços.
No grid Contas Financeiras para Baixa de títulos, as contas devem ser previamente
cadastradas no Plano Financeiro (Configurações > Cadastro e Parâmetros > Finanças > Plano
financeiro). Elas serão utilizadas para gravar os valores de juros e multas lançados na baixa dos
títulos a pagar e a receber
No grid Centros de custo para baixa de título, neste painel devem ser selecionados os
centros de custo, para os quais os valores de multas e juros das baixas de títulos a pagar e a receber
serão lançados. Caso a empresa não utilize centros de custo poderá acessar a rotina
Finanças/Configurações e desmarcar a opção "Utiliza controle por centro de custos", com isso esse
painel não será mais mostrado.
No menu Parâmetros Tributação, deverá ser preenchido para empresas não optantes pelo
simples. Neste caso, preencha a alíquota de contribuição do ISS e as alíquotas para retenção de
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tributos (PIS, COFINS, CSLL e IRRF), de acordo com a tributação da empresa. Também é necessário
informar a base de mínima para retenção desses tributos, as quais já são automaticamente
sugeridas pelo sistema.
Se informada alíquota, a retenção será processada automaticamente ao faturar itens que
tenham esta incidência (cuja opção ‘Não sujeito à retenção de INSS’ não esteja marcada) e cujo
valor a ser retido seja igual ou maior do que o valor mínimo.
A opção ‘Não sujeito à retenção de INSS’ está presente nos cadastros de Serviços,
Contratos e Itens de Faturamento da Conta Corrente.
No menu Parâmetros de Faturamento, devem ser preenchidas as informações para
gravação de RPS (Recibo Provisório de Serviços) ou Nota Fiscal de Serviços e está dividida em
painéis.
No grid 'Informações Gerais' são necessárias para a geração do lote RPS, após o
faturamento.
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A opção "Discriminar os serviços na nota fiscal", se marcada, fará com que seja listada a
descrição de todos os serviços faturados vinculados à nota fiscal eletrônica de serviços. Mantendo
a opção desmarcada, a discriminação na nota será apenas ‘Serviços prestados’.
A opção "Listar número e vencimento do título na nota fiscal", se marcada, serão listados
na NFS-e o número e a data de vencimento do título vinculado à nota fiscal
A opção "Listar retenção de impostos na discriminação dos serviços" só deve ser marcada
se a NFS-e do seu município não tiver campos próprios para listar os tributos retidos. Não deve ser
utilizada para os municípios onde o valor das retenções já possuem campos próprios para destacálos.
O campo "Descrição dos serviços para NF" ao preencher, esse será o texto gerado na nota
fiscal (eletrônica ou impressa), no quadro que lista os serviços prestados, quando a empresa optar
por não discriminar tais serviços na nota, ou seja, quando a opção Discriminar os serviços na nota
fiscal estiver desmarcada.
O campo "Observação a listar na NF" permite informar um texto fixo a ser inserido em todas
as NFS-e geradas, relativo à dispensa de retenções, opção pelo simples ou qualquer outra
informação que deva constar como observação em todas as notas do estabelecimento.
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No grid Lei da Transparência pública da União, dos estados e municípios conforme Lei
Complementar nº 131/2009 - LC 131 marque “listar valor aproximado dos tributos” onde será
habilitado os campos abaixo:
NBS (Nomenclatura Brasileira de Serviços), intangíveis e outras operações que produzam
variações no patrimônio, clique na lupa para selecionar o código do serviço conforme a tabela NBS.
Percentual Federal e Percentual Municipal, ao informar o código NBS, o sistema trará
automaticamente as alíquotas fornecidas pelo IBPT (Instituto Brasileiro de Planejamento
Tributário).
A utilização destas alíquotas é opcional, porém ao utiliza – lá a empresa fica isenta de
qualquer responsabilidade sobre o cálculo do referido tributo, desde que a fonte seja citada.
Fonte, nesse caso deve ser informada a fonte do cálculo do percentual da carga tributária.
Ao informar o código NBS, o campo é preenchido automaticamente. Caso a alíquota seja alterada,
o campo será apagado para que o usuário a informe.
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No grid Nota Fiscal de Serviços Eletrônica é necessária apenas para as empresas que
utilizam esse tipo de nota fiscal.
Ao marcar a opção “Utiliza nota fiscal de serviço eletrônica”, habilitará os campos para
preenchimento, clique na lupa em cada campo e selecione a opção pertinente a empresa.
Existe 2 tipos de envio de lote RPS, sendo:
Web Site onde é gerado o arquivo de lote RPS e após importado para a prefeitura.
Web Service, selecionando o check box “Envio do lote RPS via Web Service” é necessário o
preenchimento do certificado A1 para transmissão do lote RPS automático para prefeitura.
Observação: Ao selecionar o município no grid Endereço do estabelecimento e aparecer a opção
“Envio do lote RPS via Web service” significa que o município possui as duas formas de envio.
No grid Integração fiscal (caso utilize a integração com o sistema Fiscal), informe o tipo do
lançamento e serviço.
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Caso não emita Nota fiscal eletrônica (Nfs-e), carregue o modelo ERC da Nota fiscal. Este
procedimento deverá ser realizado pelo Consultor de Implantação.
Nesta tela é disponibilizado link para acesso à área de download do instalador do aplicativo
Cliente de Impressão – Plataforma Sage: http://cas.ebs.com.br/centralajuda/impressaocgw.jsp.
Este programa deve ser instalado em um computador local, através do qual a impressão será
realizada.
Depois de instalado o aplicativo, localize o atalho criado na área de trabalho do computador
e abra o programa. Informe o endereço de seu site do Plataforma sage e os dados do servidor Proxy,
se utilizar. Em seguida, clique em Gravar. Se aparecer mensagem de problema de comunicação,
verifique com seu técnico se o proxy está bloqueando algum dos serviços:
http://www.cordilheiragestao.com.br/cgwws/servicoimpressaonf.svc
http://www.cordilheiragestao.com.br/cgwws/servicousuario.svc
http://www.cordilheiragestao.com.br/cgwws/servicoAplicativoCGClienteWin.svc
Configurado o acesso ao site do escritório, pode-se então voltar ao Plataforma Sage para
gerar as notas fiscais que serão impressas.
Na opção de Incidência de impostos nos lançamentos de Reembolso e Dedução, com as
opções:
Não sujeito à retenção de IRRF;
Não sujeito à retenção de ISS;
Não sujeito à retenção de INSS;
Não sujeito à retenção de PIS/COFINS/CSLL;
As opções devem ser selecionadas conforme o padrão da empresa, podendo ser alteradas
conforme a necessidade do estabelecimento. Essa configuração será considerada na rotina de
lançamento simplificado, no lançamento em conta corrente e na rotina de lançamento de
reembolso pela Tesouraria.
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No menu Parâmetros Contábeis permite definir as contas que serão utilizadas para gerar
os lançamentos a partir das operações contábeis.
Poderá parametrizar nesta tela as contas contábeis para títulos a receber e a pagar. Os
campos clientes e adiantamentos de clientes só precisam ser informados caso a empresa utilize
uma mesma conta contábil para todos os clientes, caso contrário será necessário informar as
contas contábeis no cadastro de cada cliente.
Observação: Não há cadastro de contas contábeis no sistema. O plano contábil do
escritório é importado do Sage Gestão Contábil no momento em que a integração é realizada
(Sistema contábil > Cadastro > Plano de contas).
No menu Parâmetros eSocial, vincule os clientes onde será monitorado a Qualificação
Cadastral de seus funcionários, Diretores.
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No menu Usuário, adicione os usuários do escritório que terão acesso ao estabelecimento
para visualização dos serviços e cadastros, conforme configurações de permissão.
2.3 Cadastro Cliente e Fornecedor
Para cadastrar um Cliente ou fornecedor, acesse em Configurações / Cadastros e
Parâmetros / Cadastros Genéricos/ Clientes /Fornecedores e clique em Novo.
Lembrando que para quem utiliza a Plataforma Sage com integração com o software
contábil da Sage o cadastro de cliente é integrado automaticamente, ou seja, o cadastro dos
clientes deve ser feito no Sistema Contábil para então ser enviado para o Plataforma Sage.
Atenção: O cadastro de Fornecedores é realizado manualmente na Plataforma Sage a partir
do código 10.000.
Informações da empresa:
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Código: Caso possua o sistema Sage Gestão Contábil, o código deve ser o mesmo da empresa
cadastrada no Software. Ao realizar a integração entre o Sistema Contábil e a Plataforma Sage, o
plano de contas desta empresa será integrado para realizar a integração contábil e fiscal.
Razão Social: Informe a razão social da empresa
Site: Informe o site da empresa caso tenha.
Parâmetros para controle de certidões (CND):
Nome Requerente: pessoa responsável pela solicitação da CND (por exemplo: diretor,
administrador, representante legal)
CPF Requerente: CPF válido do requerente.
Número do imóvel rural: informar o número do imóvel, quando possuir e desejar realizar o controle
da certidão específico.
Nº SQL: Esse número pode ser solicitado para emitir algumas certidões específicas.
Nº CCM: Esse número pode ser solicitado para emitir algumas certidões específicas.
Órgão Emissor: Informe o Órgão Emissor.
Escrituração fiscal:
Ao marcar a opção “ Controlar a importação de notas desta empresa” irá controlar a
importação das notas, através do sistema Sage Relacionamento > Escrituração Fiscal
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obrigatórios.
Clique em salvar para habilitar o cadastro do Estabelecimento.
Clique no botão Novo para cadastrar o estabelecimento e preencha todos os campos
Os menus “Equipe de trabalho”, “Tabelas de Preços”, “Tipos de cliente”, “usuário de
relacionamento”, “controle de vencimentos” e “Parâmetros eSocial”, serão abordados nos
respectivos módulos.
No Menu Parâmetros Financeiros, no cadastro do cliente ou fornecedor este campo só será
preenchido caso as informações deste cliente for diferente do que cadastrou nos parâmetros
financeiros da sua empresa.
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Preencha todos os campos em negrito conforme descrito abaixo:
Conta Tesouraria: Informe qual é a conta tesouraria (Banco ou Caixa) no qual irá gerar a
movimentação com os boletos
Serie: Informe a serie que irá utilizar para estes lançamentos, percentual de multa por atraso no
qual gera nos boletos e o percentual de juros por dia, a quantidade de dias que dará para que este
boleto vá para protesto.
Instruções: Preencha com as instruções do banco, que consta nos seus boletos bancários.
Em informação para Envio e publicação de Boletos: Selecione qual e a forma que deseja
encaminhar estes boletos para o seu cliente, podendo ser:
Por E-mail: Informe o e-mail de seu cliente
Pelo Sage Relacionamento: Publicação no Portal do cliente
A opção Enviar lembrete de vencimento de honorários: São Títulos não baixados, informe
a quantidade de Dias de antecedência, para que o sistema encaminhe o lembrete vencimento
para o seu cliente.
A opção de informações para geração de Títulos a pagar só será habilitada quando o
cadastro do estabelecimento/em classificação estiver informado Ambos ou Fornecedor.
Parâmetros Contábeis do Cliente, informe a conta contábil deste cliente.
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bancários.
Em Destinatários de Boleto: Informe o e-mail do seu cliente que deve receber os boletos
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3. Cadastro de Sócios
Nessa opção você poderá cadastrar os sócios dos seus clientes:
Depois de preencher os campos clique em salvar, assim será habilitada a opção “Clientes”
para vincular a empresa do seu cliente.
Essa rotina não está integrada ao Software Contábil, nesse caso não integra
automaticamente do Sistema Contábil para Plataforma Sage.
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4. Configurações da Empresa
4.1 Geração de Calendário
Nesta tela será gerado o calendário para as rotinas dentro do Sistema.
Acesse o Menu > Configurações > Cadastro e Parâmetros > Configurações da Empresa >
Geração de Calendário, para geração do calendário.
O sistema disponibiliza três opções:
- Considerar sábado como dia útil;
- Considerar domingo como dia útil;
- Considerar feriados como dia útil.
É importante marcar a opção “Considerar sábado como dia útil” para controle das
obrigações, especialmente os relacionados à folha de pagamento e impostos.
4.2 Manutenção de Calendário
Na tela de manutenção de calendário, podem ser efetuadas novas alterações e
fechamentos de datas no sistema, como feriados municipais e estaduais. Os feriados nacionais em
dias fixos já estão parametrizados como Dia fechado. Para alteração de uma data, é necessário
selecioná-la no calendário, informar a observação, selecionar a opção Dia fechado e clicar no botão
alterar dia.
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4.3 Integrações
Nesta tela é definida a chave de integração e o e-mail do administrador. Esta chave é a
mesma informada no Sage Gerenciador de Sistemas para comunicação entre os dois sistemas
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5. Sage Finanças
Finanças é a arte e a ciência da gestão de ativos financeiros, sendo assim as finanças
corporativas, dizem respeito às formas que têm as empresas para criar valor através do uso de
recursos financeiros.
O Sage finanças permite o controle de todos os contratos que sua empresa possui com
seus clientes, facilitando o faturamento, tanto dos valores contratuais, quanto de outros valores
cobrados dos clientes, como: reembolsos, emissão de decore, entre outros.
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6. Parametrização inicial
Realize as configurações iniciais para utilização do Sage Finanças. Configure o que deseja
utilizar no sistema.
Você poderá alterar essas configurações a qualquer momento.
Acesse o Menu > Configurações > Cadastros e Parâmetros > Finanças > Parametrização Inicial:
Nesse momento você vai definir quais rotinas do Sage Finanças que irá utilizar.
Basta clicar no check box da opção deseja, conforme orientação abaixo:
1) Você vai emitir Notas Fiscais dos Serviços Prestados?
2) Você vai emitir boletos, remessa bancária e importar o Retorno Bancário? E vai importar o
extrato bancário para conciliar os saldos?
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3) Você vai utilizar o controle por centro de custos e de títulos gerados pelo sistema?
4) Você vai controlar as contas a pagar através do Sage Finanças?
5) Você vai realizar a integração contábil das contas pagas e recebidas? E vai realizar a
integração fiscal referente as notas fiscais dos serviçoes prestados?
Após definir as opções que vai utilizar clique em “Salvar” no canto superior esquerdo da tela:
6.1 Contas Tesouraria
Nessa etapa você vai realizar o cadastro das contas tesouraria, que serão as contas
bancárias e a conta caixa que você vai utilizar na sua empresa:
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Acesse o Menu > Configurações > Cadastros e Parâmetros > Finanças > Contas Tesouraria:
Clique em nova conta.
Informe o tipo de conta “banco” ou “ Caixa”.
Se for conta bancária informe o número da Agência, número da conta e dígito e a descrição.
Os demais campos são de preenchimento facultativo. Depois clique em “Salvar”:
Depois de salvar esse cadastro serão habilitadas duas opções do canto esquerdo da tela
“Contas Contábeis” e “Carteiras”:
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As Contas Contábeis serão necessárias para a integração contábil.
Na opção “Empresa” selecione a sua empresa/ escritório contábil, depois selecione a
conta contábil proveniente do seu plano de contas (integrado com o sistema contábil):
Na opção “Carteiras” serão vinculados os arquivos “CONF” para emissão de boleto pelo
sistema.
Esse campo é configurado no momento da implantação pelos nossos consultores.
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6.2 Plano Financeiro
Nessa etapa você vai cadastrar as suas receitas e despesas, fixas e variáveis. Elas serão as
contas financeiras utilizadas nos lançamentos realizados no Sage Finanças:
Acesse o Menu > Configurações > Cadastros e Parâmetros > Finanças > Plano Financeiro:
Para cadastrar uma conta financeira clique em “Novo”:
Informe a descrição da conta e selecione o tipo, se despesa ou receita:
Depois clique em “Salvar” e então será habilitada a opção de contas contábeis. Essa
vinculação será necessária para enviar as informações para o sistema contábil.
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6.3 Série
Nessa etapa você vai realizar o cadastro das séries dos títulos a pagar e a receber. Esse
cadastro serve para controlar a quantidade de títulos gerados pelo sistema.
Para realizar um novo cadastro acesse: Menu > Configurações > Cadastros e Parâmetros >
Finanças > Série, e clique em “Nova Série”:
Então preencha os seguintes campos:
Selecione o tipo de conta, se “a receber” ou “a pagar”;
Informe a sigla: Se for a receber “REC”, e se for a pagar “PAG”;
Informe a descrição, exemplo “Contas a pagar”, ou “Contas a receber”.
O código é preenchido automaticamente.
Número da última identificação é atualizado automaticamente conforme os títulos são
criados.
Depois clique em “Salvar”
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6.4 Centro de Custo
Centro de custos são unidades dentro de uma organização e geralmente são projetos ou
departamentos de uma empresa. É uma maneira eficiente de agrupar despesas e receitas, para
uma melhor análise de partes do negócio.
Nessa etapa você irá cadastrar os centros de custo utilizados em sua organização
(empresa/ escritório contábil):
Para realizar esse cadastro acesse Menu > Configurações > Cadastros e Parâmetros >
Finanças > Centro de Custo, e clique em “Novo centro de custo”:
O código o sistema preenche automaticamente.
Depois informe a descrição desse centro de custo e clique em “salvar”.
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Também é possível cadastrar uma subconta vinculada a um centro de custo específico.
Para realizar esse vínculo clique em “Adicionar subconta”:
Então informe a descrição e clique em “salvar”:
6.5 Critério de Rateio
Realize os rateios dos Centro de Custos que você criou, baseado nas unidades de negócio da sua
empresa. Você pode dividir, por exemplo, a energia elétrica da sua empresa com percentuais
diferentes para cada departamento que você definir.
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Para cadastrar um novo critério acesse o Menu > Configurações > Cadastros e Parâmetros >
Finanças > Critério de Rateio, e clique em “Novo critério”:
Informe a descrição e clique em “Salvar”.
Depois vincule os centros de custo.
Para realizar esse vínculo basta pesquisar o centro de custo, informar o percentual e depois
clicar em “Adicionar”:
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6.6 Operação Contábil
Nessa etapa você irá cadastrar as operações contábeis utilizadas na integração contábil.
Cabe à operação contábil definir as contas contábeis que receberão os lançamentos. Sem
essa configuração, a integração contábil não acontece.
Lembrando que é necessário que a Plataforma Sage já esteja integrada com o software
contábil para vincular as contas contábeis conforme o plano de contas cadastrado no sistema
contábil.
As operações contábeis se dividem em dois tipos:
Baixa de título: Para acusar o pagamento ou recebimento de um título;
Tesouraria: Para lançar os valores que entraram e saíram do Banco/ Caixa.
Para cadastrar uma nova operação contábil acesse:
Menu > Configurações > Cadastros e Parâmetros > Finanças > Operação Contábil:
O código é preenchido automaticamente.
Informe a descrição. Exemplo “Mensalidade do Software”.
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O Menu Lançamentos, deve ser informada as origens das contas para que o sistema monte
os lançamentos contábeis.
Podem ser cadastrados lançamentos contábeis com apenas uma conta débito e uma conta
crédito ou então com várias contas débito para uma conta crédito e vice-versa ou várias contas
débito para várias contas crédito. A rotina é flexível quanto a isso.
Descrição: informe a descrição do lançamento. Exemplo: “Multa por atraso”
Débito: escolha de qual cadastro o sistema deverá buscar a conta contábil do tipo débito.
Exemplo: pode ser escolhido o elemento 22 – Multas recebidas
Crédito: escolha de qual cadastro o sistema deverá buscar a conta contábil do tipo crédito.
Exemplo: pode ser escolhido o elemento 23 – Multas pagas
Histórico: este será o histórico do lançamento e é como ele será integrado à contabilidade.
O texto pode conter variáveis pré-definidas, basta inseri-las pelo ícone clip0003
Histórico de estorno: tem a mesma função do histórico e será utilizado nos lançamentos de
estorno.
Valor: neste campo deve ser informada qual a origem do valor que o sistema deve buscar
para inserir no lançamento.
Exemplo: 13 – Valor da multa.
Após o preenchimento clique no botão “Salvar”
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7. Contratos
A Plataforma Sage possui esse grande diferencial que é a gestão de contratos.
Nessa rotina você vai cadastrar os contratos dos seus clientes, informando os valores, os
serviços, décimo terceiro, conta financeira e assim por diante.
Para realizar o cadastro acesse o Menu Finanças > Contratos:
7.1 Cadastro de Contratos
Nessa rotina você irá realizar o cadastro dos contratos dos seus clientes.
Acesse o Menu Finanças > Contratos > Cadastro de Contratos.
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Clique em “Criar contratos em lote”:
Na tela de criação, no quadro filtros de pesquisa, existe a opção “exibir apenas clientes que
não possuem contrato”. Ao habilitar esse check box exibirá todos os clientes que ainda não
possuem contrato gerado.
No quadro “Informações cadastrais” preencha com os dados comuns a todos os contratos
a serem gerados no lote, depois selecione os clientes e clique em “Gerar contrato para clientes
selecionados”.
Após gerar os contratos em lote, é necessária a manutenção destes contratos. Na tela de
pesquisa de contratos, clique no “lápis” de edição ao lado esquerdo do contrato ou para criar um
contrato individual, clique em “Novo”.
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Se novo, selecione o cliente e o estabelecimento do cliente. Caso o cliente possua mais de
um estabelecimento poderá cadastrar um contrato para cada estabelecimento. Os serviços e
faturamento serão gerados por estabelecimento.
Informe ou altere a data de início do contrato com o cliente. Caso este contrato seja
encerrado, informe a data de encerramento. A partir desta informação de encerramento, não serão
gerados serviços recorrentes nem faturamento dos valores contratados. Será permitido o
faturamento de serviços extras lançados em Conta Corrente.
Marque as opções de retenção caso o cliente não esteja sujeito a estas tributações. Sendo
um contrato Novo, clique em Salvar para habilitar as demais opções.
Em “Parâmetros para Faturamento”
Na tela Valores do Contrato clique em Novo para incluir o valor do contrato.
Escolha o tipo do cálculo do honorário mensal: valor fixo ou indicador. Sendo valor fixo,
informe o valor do contrato (honorário), sendo Indicador, selecione o indicador e informe o fator de
multiplicação (quantas vezes o valor do indicador).
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Se possuir desconto, selecione a opção de desconto valor ou percentual e preencha o
campo correspondente. No campo acréscimo, informe o valor do acréscimo. Visualize no campo
Valor total o que será faturado a título de honorário.
Selecione o dia do vencimento do honorário e marque “Vencimento no mês seguinte ao
faturamento”, ou seja, faturo o mês agosto, mas o vencimento é em setembro e antecipar, manter
ou prorrogar, caso o vencimento seja em dia não útil (domingos ou feriados). Clique em Salvar.
Cobrança por Quantidade de Funcionários: Esse controle pode ser feito por 3 modos, são
eles:
- Nenhum: Não serão geradas previsões para este item.
- Valor fixo: O sistema habilitará os campos “Valor” e “Cobrar a partir desta quantidade de
funcionários”. Se o número de funcionários do cliente vinculado ao contrato for maior do que o
valor preenchido neste último campo, o sistema irá gerar as previsões conforme o informado no
campo "Valor".
- Valor por faixa: Nesse modo, o sistema habilitará o campo “Faixa”, onde possibilitará
informar um cadastro de faixa de cobrança, no qual gerará os itens de cobrança por funcionários
de acordo com o item selecionado, por exemplo, caso o cliente vinculado ao contrato possua 5
funcionários, e na faixa de cobrança (que deve ser cadastrada na rotina
Finanças/Contratos/Cadastro de Faixas de Cálculo) possua faixas de cobrança de 1 a 3 no valor R$
5,00. 4 a 6 no valor de R$ 8,00. 7 a 9 no valor de R$ 10,00. O sistema gerará itens de cobrança no
valor R$ 8,00.
Importante: A Cobrança por Quantidade de Funcionários só está disponível caso o Cliente
vinculado ao Contrato tenha sido cadastrado no Sage Gestão Contábil ou Cordilheira), ou seja,
possuir integração com o software contábil, caso contrário estas opções estarão desabilitadas. Isso
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é necessário, pois a informação sobre a quantidade de funcionários é consultada a partir do
software contábil.
No menu lateral, em parâmetros financeiros, informe a conta referente ao honorário mensal
e o percentual correspondente. As contas financeiras são necessárias para a geração dos títulos a
receber e para o controle gerencial, permitindo visualizar melhor a composição e distribuição das
despesas e receitas do escritório através da consulta de fluxo financeiro, em Financeiro / Fluxo
Financeiro.
Em Rateio por Centro de Custo realize a vinculação das contas financeiras para rateio,
informe o critério de rateio, centro de custo e percentual e clique em adicionar.
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Em Itens do Contrato, vincule todos os serviços recorrentes que devem ser gerados
periodicamente para o cliente. Os serviços vinculados ao contrato serão gerados automaticamente
conforme os parâmetros de geração definidos no cadastro de cada serviço. Poderá vincular os
serviços selecionando um a um ou através do grupo de serviços.
É possível limitar a quantidade para posterior cobrança do excedente. Na coluna o tipo de
quantidade altere para Limitada e na coluna quantidade o limite a ser executado sem custo.
Se para este cliente determinado serviço não for mais realizado é possível informar uma
data de encerramento para a geração automática. O serviço continuará sendo gerado para os
demais contratos, menos para este. Esta coluna só tem função para serviços do tipo recorrente.
Em Décimo terceiro, selecione o número de parcelas do honorário extra cobrado, marque a
opção de cálculo e preencha os campos correspondentes a opção marcada.
Para contratos com menos de um ano, marque como será a cobrança deste valor:
'Proporcional', 'Integral' ou 'Não cobrar'. As opções 'Proporcional' e 'Não cobrar' só serão aplicadas
caso a data de Início do contrato seja maior do que 17 de janeiro do ano atual, pois para cálculo dos
avos o sistema utiliza o mesmo critério do décimo terceiro de empregados, ou seja, fração de mês
igual ou superior a 15 dias será considerada como 1 avo integral e fração inferior a 15 dias será
desconsiderada.
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O campo vencimento no quadro Parcelas é preenchido quando o Número de parcelas é
selecionado. As parcelas serão automaticamente preenchidas, começando sempre por dezembro.
Por exemplo, se selecionado Número de parcelas = 1, será carregado apenas o mês de dezembro,
com percentual = 100,000000. Se selecionadas 2 parcelas, serão carregados os meses de dezembro
e novembro, ambos com percentual = 50,000000. E assim sucessivamente para todos os números
de parcelas, até o máximo de 12. Se o faturamento do contrato é no mês seguinte ao faturamento,
o vencimento será no caso do mês Dezembro, dia 05 de janeiro.
Para alterar, clique sobre o mês e altere. O mesmo poderá ser feito com os demais campos
Todas as alterações e cadastros vinculados ao contrato são armazenados
automaticamente em um histórico completo, que pode ser consultado a qualquer momento. A tela
principal da consulta dos históricos, lista a data e hora da alteração, uma breve descrição da
natureza da informação alterada e o usuário que o fez. A coluna Tipo classifica os históricos em
automático ou manual. Um histórico manual pode ser inserido ao clicar no botão Novo.
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7.2 Cadastro de Faixas de Cálculo
Neste cadastro devem ser informadas as faixas a serem consideradas para a cobrança de
honorários por número de funcionários.
Essas faixas serão utilizadas no cadastro do contrato no menu lateral Valores do Contrato,
no painel Cobrança por Quantidade de Funcionários quando o tipo de cobrança for diferente de
‘Nenhum’.
Para cadastrar clique em “Nova Faixa”:
Informe então o valor de acordo com as quantidades:
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7.3 Reajuste de Contratos
Nesta rotina realiza-se o reajuste dos valores dos contratos de forma rápida e simples.
No filtro de pesquisa selecione os contratos que deseja reajustar e clique em pesquisar:
Informe o mês/ano do reajuste, selecione a forma de cálculo: percentual ou indicador e
preencha os campos correspondentes à opção, o arredondamento, caso deseje e marque os
contratos que terão reajuste. Após clique em Reajustar. Observe que a coluna valor base será
alterada.
7.4 Rentabilidade
A análise de rentabilidade de contratos é uma excelente ferramenta demonstrativa dos
fluxos de cada contrato dentro do escritório contábil. Para obter o demonstrativo, selecione a
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opção “Informações Analíticas” e informe os filtros de Pesquisa e clique em pesquisar. Serão
apresentadas as faixas de rentabilidade.
Caso queira visualizar os gráficos, clique na opção “Gráficos”, defina o período e clique em
“gerar gráficos”:
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Observação: Para calcular o custo é necessário informar valores para apuração de custos
no cadastro do usuário em Configurações /Controle de permissões/ Usuários e o cliente já deve
possuir valores de contrato.
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8. Financeiro
8.1 Lançamento Simplificado
Esta rotina foi criada para simplificar os lançamentos de tesouraria (Caixa ou banco) e Previsões
a pagar/receber.
Permitindo que na mesma sejam efetuados alguns cadastros rápidos para que o lançamento
seja concluído.
Para efetuar um lançamento basta selecionar o tipo do lançamento, a natureza, cliente ou
fornecedor, data do lançamento, conta, tesouraria e operação financeira, os campos que não estão
em negrito são opcionais, depois clique em salvar.
Para os lançamentos com a natureza de saída o sistema trará a opção de reembolso.
Selecionando a opção deve preencher as informações de reembolso.
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8.2 Conta Corrente
Nesta rotina é possível consultar e editar os itens a faturar de cada cliente. Os valores
contratuais, décimo terceiro, ordens de serviço, bem como créditos que os clientes possuam, tais
como bonificações e adiantamentos, serão mostrados nesta rotina.
Podem-se consultar os itens não faturados (previsões), os itens já faturados (que já geraram
títulos) e os cancelados, selecionando uma das opções de Situação.
Os campos Cliente, Estabelecimento do cliente e Vencimento até, são obrigatórios quando
selecionada a situação 'Não faturado'. Se selecionada a situação 'Faturado', o campo Vencimento
até, será desabilitado e o campo Período de faturamento, será obrigatório. Em saldo é demonstrado
o saldo do período.
É possível incluir novos itens de faturamento manualmente, tanto a receber como
deduções, selecionando o botão Lançamento. Também é possível editar os itens ainda não
faturados, com dois cliques sobre o registro desejado.
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A tela de Cadastro de Lançamento em Conta Corrente permite cadastrar e editar previsões
e deduções de contas a receber. A rotina foi desenvolvida para facilitar o cadastro de previsões
com valores que se repetem. Por exemplo, pode-se cadastrar de uma só vez uma bonificação de R$
50,00 que se repete por 4 meses, bastando informar o valor e a quantidade de previsões que serão
geradas, e informar a regra geral para cálculo do vencimento.
Ao cadastrar a previsão é necessário selecionar seu tipo, que pode ser 'A receber' ou
'Dedução', e as contas financeiras que serão utilizadas para considerar seu valor no fluxo financeiro.
Os lançamentos gerados pelo cadastro da previsão podem ser visualizados em grupo na aba
Lançamentos, onde também é demonstrada a evolução do saldo geral da previsão, conforme os
itens forem sendo faturados. Cada lançamento pode ser alterado individualmente ao selecioná-lo
com dois cliques, desde que sua situação seja igual a 'Não faturado'.
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Em Lançamentos Múltiplos, você consegue gerar um lançamento para vários clientes na
mesma rotina. Para aqueles lançamentos de Serviços de consultoria, taxas de serviços entre
outros.
Preencha o tipo de lançamento podendo ser a receber ou dedução, a data de vencimento,
valor contábil, a quantidade de parcelas para este valor a ser cobrado ou deduzido, a descrição,
conta tesouraria, para lançamentos de reembolso selecione a opção, preencha com a operação
financeira, marque as opções para não gerar retenção de impostos.
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Na aba clientes utilize os filtros para a pesquisa de quais clientes será gerado o lançamento,
selecione-os e clique em “Adicionar selecionados ao lançamento de conta corrente”.
8.3 Manutenção de Faturamento
Esta rotina reúne funções avançadas para validar e editar itens a faturar, além de gerar os
títulos a receber, Gerar Boletos, remessas Bancarias, enviar os boletos por e-mails, publicar os
boletos no Portal do Cliente e imprimir os relatórios de faturamento. Esta tela foi desenvolvida para
ser intuitiva e prática, ao mesmo tempo em que dá flexibilidade e aumenta o controle do processo.
Suas diversas funcionalidades garantem fácil adaptação ao processo de negócio de diferentes
tipos de empresas prestadoras de serviços.
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No quadro Filtros de pesquisa é obrigatória a informação do campo Vencimento até. Os
demais filtros são opcionais.
É possível efetuar o faturamento por tipo de itens separadamente. Por exemplo, é possível
faturar somente os valores de contrato, sem os valores lançados na conta corrente, ou os valores
somente do décimo terceiro ou somente as ordens de serviço. Ao serem faturados juntos, será
emitido um único título e recibo.
Na tela Parâmetros de faturamento selecione as rotinas que você deseja executar junto ao
faturamento.
Gera Boletos: Selecionando esta opção o sistema irá gerar todos os boletos para cada título
faturado.
Gerar Remessas Bancaria: Para os clientes que geram a remessa bancaria.
Enviar boleto por E-mail: Na grid serão listados os e-mails dos clientes, estes e-mails podem ser
alterados, basta clicar sobre o campo, o e-mail informado nesta rotina será atualizado no cadastro
do cliente.
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A opção considerar conta tesouraria e carteira especifica: A conta tesouraria informada no
cadastro da empresa e no cadastro do cliente serão desconsideradas, mas os cadastros não serão
afetados. Os boletos serão gerados conforme a conta tesouraria e carteira específicas informadas
nos parâmetros.
Ao executar a pesquisa é apresentada a tela acima, já com todos os valores e vencimentos
apurados.
Para retirar temporariamente da geração ou excluir algum item, clique no ícone
A opção
remove temporariamente o item. Ao efetuar a consulta, voltará a aparecer
na lista e a opção
exclui definitivamente o item não sendo possível faturar novamente este
item excluído. Deverá ser lançado na conta corrente novamente.
Ao clicar no ícone
, verá os erros que impedem o faturamento dos itens.
As deduções são listadas em fonte vermelha e os valores a receber em fonte normal. A
coluna Total lista o saldo a receber de cada cliente, este é o valor que será gerado no título, a não
ser que haja retenções de tributos.
Clientes com o Total em vermelho, ou seja, saldo credor, não poderão ser faturados. Devese
aguardar até que o cliente gere valores a receber suficientes para cobrir o saldo.
Ao selecionar um item de faturamento qualquer com dois cliques será aberta a tela de
Detalhes do Lançamento em Conta Corrente, permitindo alterar os dados principais, como:
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Descrição, Valor, Vencimento, etc. Só não é possível alterar as informações de rateio. Se esta
alteração for necessária, deve-se fazê-lo através da edição do registro na rotina Faturamento/
Manutenção/ Conta Corrente.
As alterações dos valores e demais dados dos itens de faturamento só são possíveis para
usuários com permissão de alteração para a rotina de Conta Corrente. Se, por exemplo, o usuário
possuir permissão de alteração para a rotina de Faturamento, mas não para a rotina de Conta
Corrente, não poderá alterar os dados previamente gravados dos itens a faturar através da rotina
de Faturamento. Este tratamento dá mais segurança para definir quais usuários podem alterar e
quais podem apenas faturar.
Ao clicar em faturar será exibida tela de confirmação do Sistema.
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8.4 Estorno de Faturamento
Lista os títulos, com os respectivos RPS ou NFS-e, que tenham sido gerados através da
rotina de Faturamento, permitindo efetuar o estorno agrupado dos mesmos. O único filtro
obrigatório é o Período, os demais campos são opcionais e auxiliam na localização dos registros
que devem ser estornados.
A opção ‘Listar somente faturamentos que possam ser estornados’ facilita o filtro de
registros que não sofreram alterações, não listando os faturamentos que estão bloqueados para
estorno. É obrigatório a informação do período em que o faturamento foi gerado.
As seguintes situações bloqueiam o estorno do faturamento:
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Título com movimentações: por segurança, só é permitido estornar títulos que não tenham
sido movimentados, exceto aqueles com movimentação de cancelamento. Títulos que sofreram
alguma baixa, por exemplo, serão bloqueados para estorno;
NFS-e ativa: se foi gerada NFS-e para o item, não será permitido seu estorno. Neste caso,
deve-se cancelar a NFS-e e depois efetuar o estorno.
As seguintes situações exibem apenas um alerta para o usuário, mas permitem o estorno:
RPS gerado: se o registro possui apenas o RPS gerado, mas não a NFS-e, o sistema exibirá
um alerta para que o usuário confirme o estorno. Neste caso, o estorno só deve ser confirmado se
o lote de RPS não foi enviado à Prefeitura;
Boleto ou remessa bancária gerados: quando o título a receber estiver vinculado a um
boleto ou remessa bancária, também será exibido alerta solicitando confirmação. Neste caso, o
estorno só deve ser confirmado se o boleto não foi enviado ao cliente ou se ele tiver sido
previamente avisado, pois ocorrerá a exclusão automática do boleto e do título, impedindo sua
baixa.
Se houver algum item com bloqueio dentre os selecionados para estorno, nenhum registro
será estornado, sendo exibida a mensagem: “Estorno não efetuado. Foram selecionados registros
com alerta de bloqueio. Desmarque-os e tente novamente.”.
Quando não houver nenhum item selecionado que possua bloqueio, o estorno excluirá
automaticamente os títulos a receber e os boletos, caso o título esteja com situação ‘A receber’. Se
o título estiver com situação ‘Cancelado’, não será excluído. Os RPS serão excluídos se não houver
NFS-e vinculada. Se houver e ela estiver cancelada, o estorno apenas apagará o faturamento,
mantendo a NFS-e.
O estorno de um faturamento fará com que todos os itens faturados que o compõem voltem
à situação original, aparecendo novamente na rotina de Faturamento com situação ‘Não faturado’.
8.5 Tesouraria
Realize os lançamentos diários das contas tesouraria Caixa e Bancos, emita extratos e
realize a conciliação bancária dos lançamentos.
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8.6 Lançamentos
Nesta rotina estão disponíveis as funções de pesquisa, cadastro e alteração de
lançamentos das contas tesouraria (bancos e caixa), além da emissão de extrato.
Para efetuar a pesquisa é necessário selecionar a Conta tesouraria desejada e o período de
lançamentos.
Por padrão, os filtros da Data de lançamento já vêm automaticamente preenchidos com os
últimos 7 dias, para facilitar a pesquisa e reduzir a quantidade de lançamentos na tela. Mas é
possível alterar o período ou deixá-lo em branco, para uma pesquisa mais abrangente.
No grid são listados:
Resumo do dia: apresenta o saldo inicial e final do dia e a situação do movimento em relação
à permissão para alterações. A situação aparecerá como ‘Aberto’ se o dia não foi conciliado e
‘Fechado’ se conciliado. Os saldos aparecerão em fonte vermelha caso apresentem resultado
negativo, para facilitar o controle;
Lançamentos: são listados logo abaixo do respectivo resumo do dia e apresentam as
seguintes informações:
Descrição: lista o histórico gravado para o lançamento;
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Documento: apresenta o número do documento, que pode ser o código da parcela,
número da NFS-e, etc.;
Valor: valores dos lançamentos de saída são apresentados em fonte vermelha e de entrada
em fonte padrão;
Natureza: coluna sem rótulo, apresenta o código ‘E’ para entradas e ‘S’ para saídas;
Operação financeira: código e descrição da operação financeira utilizada no lançamento;
Cliente/fornecedor: código e razão social do cliente/fornecedor para o qual foi efetuado o
pagamento (saída) ou recebimento (entrada).
Para efetuar um lançamento clique em Novo. Na tela de cadastros de lançamentos da
tesouraria, informe a conta tesouraria, a natureza, operação financeira, cliente ou fornecedor, o
valor do lançamento e a data. O campo documento é opcional.
Na aba Contas financeiras, informe as contas e o percentual.
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Feito isso, informe o centro de custo, caso utilize algum rateio, e depois clique em “Concluir”:
Dica: utilize esta rotina para movimentar a conta caixa. Os lançamentos nas contas banco
são originadas nas rotinas Contas a pagar e a receber pelas baixas das parcelas e também
poderão vir da importação do extrato bancário.
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9. Conciliação Bancaria
Disponibiliza as seguintes ações:
Cadastrar extrato bancário: permite o cadastro manual ou a importação dos extratos
bancários nos formatos *.ofc e *.ofx (utilizados pela maioria das instituições bancárias);
Conciliar lançamentos: reúne diversos recursos para agilizar e facilitar a conciliação dos
lançamentos da tesouraria com os extratos bancários.
A conciliação bancária proporciona maior segurança e controle para os lançamentos e
saldos da tesouraria, pois, além de vincular os lançamentos para manter a rastreabilidade, bloqueia
os períodos conciliados para impedir alterações que impactem nos saldos.
9.1 Cadastro de Extrato Bancário
Selecione uma Conta tesouraria e clique em Pesquisar. Serão listados todos os extratos
cadastrados manualmente ou através de importação, com as seguintes informações:
Período inicial e final: As colunas Início e Final listam o período a que o extrato se refere;
Código e descrição: facilitam a identificação dos registros. A descrição é criada
automaticamente pelo sistema ao importar ou digitar um extrato, sendo composta pela descrição
da conta bancária seguida do período de referência;
Situação: pode ser ‘Conciliado’ ou ‘Não conciliado’;
Saldo inicial: lista o saldo anterior imediatamente anterior ao período, que pode ser o saldo
do dia anterior da tesouraria (se for o primeiro extrato cadastrado para a conta) ou o saldo do
extrato anterior;
Débitos e créditos: total dos lançamentos a débito e a crédito;
Saldo final: correspondente ao valor final do extrato, calculado da seguinte forma: Saldo
inicial – Débitos + Créditos. Será apresentado em fonte azul se credor e em fonte vermelha se
devedor;
Forma de cadastro: pode ser ‘Digitação’ ou ‘Importação’.
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O cadastro manual de um extrato é composto por três etapas:
1. Cadastrar o extrato: quando selecionado o botão Novo na tela de pesquisa será aberta a
tela de Cadastro de Extrato Bancário, com o grid de lançamentos desabilitado. É necessário
preencher o Código e a data final do Período e salvar para habilitá-lo. No campo Período serão
habilitadas as duas datas somente quando se tratar do primeiro extrato da conta. Quando já houver
extrato anterior, a data inicial será automaticamente preenchida (data final do extrato anterior + 1).
Os saldos apresentados na tela são informativos, carregados automaticamente do extrato anterior,
ou, no caso de ser o primeiro extrato, da conta tesouraria.
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2. Cadastrar históricos bancários: antes de cadastrar os lançamentos é necessário criar os
históricos que serão utilizados. Eles são criados automaticamente quando um extrato é importado.
Para cadastrar um novo histórico, basta selecionar o botão Cadastrar históricos na tela de Cadastro
de Extrato Bancário, selecionar a Natureza, preencher o Código e a Descrição e clicar em Adicionar;
3. Cadastrar lançamentos do extrato: para cadastrar os lançamentos deve-se clicar no
botão Novo do painel Lançamentos do extrato. Devem-se preencher a Data, o Documento e o
Valor, e selecionar um Histórico. A natureza do lançamento (Débito ou Crédito) será determinada
pelo histórico selecionado.
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Já a importação do extrato é efetuada em uma única etapa. Deve-se clicar no botão
Importar extrato da tela de pesquisa e selecionar o arquivo no padrão *.ofc ou *.ofx. O período,
saldos, históricos e lançamentos serão importados automaticamente.
9.2 Conciliar lançamentos
A rotina necessita que um extrato bancário tenha sido previamente cadastrado ou
importado. O único Parâmetro necessário é o campo Extrato bancário. Podem ser selecionados
extratos conciliados (consulta) ou não conciliados. Extratos conciliados apresentam um ícone
indicativo no final deste campo.
Para iniciar a conciliação é necessário que o saldo inicial da conta tesouraria e do extrato
sejam iguais. Se não forem, o sistema apresentará mensagem de alerta, e não carregará os
lançamentos. Neste caso, o usuário deve acessar a rotina Financeiro/ Tesouraria/ Lançamento e
efetuar os lançamentos necessários no dia anterior à data inicial do extrato para ajustar os saldos.
Ao selecionar o extrato, caso os saldos iniciais do extrato e da tesouraria sejam iguais, seus
lançamentos são carregados no painel ‘Lançamentos não conciliados do extrato bancário’, e os
lançamentos da tesouraria são carregados no painel ‘Lançamentos não conciliados da tesouraria’.
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No momento em que o extrato é informado, o sistema já executa sua conciliação
automática, conciliando todos os lançamentos cuja Data, Documento, Valor e Natureza sejam.
Caso reste algum lançamento não conciliado, será exibida mensagem para que o usuário decida se
deseja efetuar mais uma conciliação automática desconsiderando o número do documento (pois
alguns bancos não geram esta informação no extrato exportado) ou se conciliará manualmente. Se
optar pela automática, o sistema considerará apenas a Data, o Valor e a Natureza.
Caso ainda assim restem lançamentos não conciliados, serão carregados nos painéis para
que seja efetuada a conciliação manual.
Para conciliar manualmente, basta selecionar um ou mais lançamentos em um dos painéis
e selecionar o lançamento correspondente no outro painel. O sistema verificará se a data e a
natureza dos lançamentos são iguais. Se forem, verificará se o valor total selecionado em um painel
bate com o valor do lançamento selecionado no painel seguinte. Quando os valores forem iguais a
conciliação será efetuada, e os lançamentos irão para a aba ‘Conciliados’.
Quando o último lançamento do extrato for conciliado e os saldos do extrato e da tesouraria
forem iguais, o extrato será alterado para conciliado e o período será fechado para alterações na
tesouraria.
Na aba ‘Conciliado’ podem ser consultados os lançamentos que já foram vinculados. A
opção Lançamento do extrato, lista primeiro o extrato e abaixo dele os lançamentos
correspondentes da tesouraria. A opção Lançamento da tesouraria traz a visualização inversa.
Para desfazer a conciliação de um ou mais lançamentos, basta selecioná-los e clicar em
Desfazer conciliação. Os registros voltarão a ser listados na aba ‘Não conciliado’.
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Importante: sempre que um lançamento for desconciliado não será mais efetuada sua
conciliação automática, já que esta rotina só deve ser utilizada quando, por algum motivo, a
conciliação foi efetuada incorretamente. Desta forma, lançamentos desconciliados só poderão ser
conciliados manualmente.
A conciliação exige que os saldos inicial e final do extrato e da tesouraria sejam iguais para
o período. No entanto, não há problema em restarem lançamentos não conciliados na tesouraria,
desde que eles não afetem o saldo (lançamentos e seus estornos, por exemplo).
Sempre que restar algum lançamento na tesouraria, mas não houver mais nenhum no
extrato, devem ser efetuados ajustes nos lançamentos da tesouraria, alterando sua data ou
estornando-os para que não afetem o saldo.
Também pode haver lançamentos no extrato que não estão presentes na tesouraria (como
taxas bancárias). Neste caso, pode-se utilizar o botão para adicioná-los à tesouraria. Será aberta a
tela de Cadastro de Lançamento da Tesouraria com os seguintes campos preenchidos:
Estabelecimento: sugere o estabelecimento de trabalho atual (selecionado no campo
Empresa do quadro de login, no cabeçalho do sistema), permitindo alteração;
Conta tesouraria: traz a conta tesouraria que está sendo conciliada. Não permite alteração;
Natureza: mesma natureza do lançamento do extrato. Não permite alteração;
Operação financeira: deve ser selecionada pelo usuário. Ao selecioná-la, a descrição do
lançamento é alterada e as contas financeiras são carregadas, habilitando os demais campos para
serem preenchidos;
Cliente/fornecedor e estabelecimento: devem ser preenchidos pelo usuário;
Valor e data de lançamento: carrega do lançamento do extrato. Não permite alteração;
Documento: carrega do extrato, mas permite alteração;
Operação Contábil: preenche automaticamente ao informar a operação financeira, se
estiver vinculada.
Ao gravar, o lançamento será automaticamente conciliado.
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10. Fluxo de Caixa
O fluxo de caixa é uma das principais ferramentas gerenciais de um software financeiro, pois
demonstra a quantidade de dinheiro que entrará e sairá de suas contas em um determinado
período futuro, permitindo melhorar o planejamento e o controle dos recursos financeiros da
empresa.
O Período deve sempre corresponder a uma data maior do que a atual. A consulta de
lançamentos já realizados até a data atual pode ser realizada diretamente na tesouraria, em
Financeiro/ Tesouraria/ Lançamento. Os demais campos do painel ‘Filtros de Pesquisa’ são
opcionais.
O campo Percentual de inadimplência pode ser utilizado para projetar o impacto da
inadimplência histórica no fluxo de caixa futuro da empresa.
Por exemplo, se empresa possui a informação de que sua inadimplência média é de 2,5%,
ao informar este dado no campo e clicar em Pesquisar, o valor correspondente será apresentado
na coluna Inadimplência, sendo deduzida do saldo final.
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No quadro ‘Títulos em atraso’ são exibidos os valores dos títulos a receber e a pagar em
atraso até a data atual, separando-os de acordo com a quantidade de dias de atraso: Até 30 dias e
Mais de 30 dias.
No grid de ‘Resultados da Pesquisa’ são exibidos os totais de entradas, saídas e saldos
diários das contas selecionadas.
Os quadros Entradas e Saídas apresentam as colunas:
Títulos: lista o valor total dos títulos a receber (Entradas) e a pagar (Saídas) com vencimento
para o dia apresentado na coluna Descrição;
Previsões: lista o valor total das previsões a receber (Entradas) e a pagar (Saídas) não
realizadas, ou seja, que não geraram títulos a receber ou a pagar;
Outros: valores lançados nas contas tesouraria que ainda não foram realizados
(lançamentos com data futura);
Total: Correspondem à soma das colunas Títulos, Previsões e Outros.
O quadro Saldos apresenta as colunas:
Inicial: corresponde ao saldo do dia imediatamente anterior;
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Operacional: o saldo operacional é calculado subtraindo o Total das saídas do Total das
entradas do dia;
Inadimplência: é calculada aplicando o Percentual de inadimplência sobre o valor Total do
quadro Entradas;
Final: é o resultado final do dia, calculado de acordo com a fórmula: Inicial + Operacional –
Inadimplência. Este é o saldo que será transportado para o dia seguinte.
Observação: os valores das colunas do quadro Saldos são apresentados em fonte azul
quando o resultado é positivo e em fonte vermelha quando negativo.
Para consultar os totais diários por conta tesouraria basta clicar no ícone
no canto
esquerdo da data
10.1 Fluxo Financeiro
Permite a consulta das entradas e saídas da tesouraria através das contas financeiras,
apresentando uma visualização mais gerencial e detalhada das origens e destinos das receitas e
despesas da empresa.
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Assim como no fluxo de caixa, esta consulta só pode ser efetuada para períodos futuros.
Além dos filtros Conta financeira e Estabelecimento, pode-se optar pela consulta analítica ou
sintética.
A consulta analítica habilita ainda duas opções de agrupamento: por dia ou por mês. A
consulta sintética não lista dias ou meses, somente as contas, por isso quando selecionado Tipo =
‘Sintético’ a opção de agrupamento será desabilitada.
Após preencher o Período e demais filtros e selecionar o Tipo e Agrupamento, deve-se clicar
em Pesquisar
No quadro ‘Resumo do Período’ são listadas as seguintes informações:
Entradas – Saídas: apresenta a diferença entre o total de entradas (receitas) e o total de
saídas (despesas), correspondendo ao saldo operacional do período informado. Se resultar
devedor, será apresentado em fonte vermelha;
Pendências a receber: lista o saldo total dos títulos a receber em atraso;
Pendências a pagar: lista o saldo total dos títulos a pagar em atraso;
Saldo do período: corresponde ao saldo final, calculado através da seguinte fórmula:
Entradas – Saídas + Pendências a receber – Pendências a pagar. Se resultar devedor, será
apresentado em fonte vermelha.
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O fluxo financeiro analítico agrupado por dia apresenta os resultados em três níveis: o
primeiro nível lista a natureza (entradas ou saídas), o segundo apresenta as contas financeiras e o
terceiro os dias com lançamentos.
O fluxo financeiro analítico agrupado por mês altera somente o terceiro nível, em vez de
listar o movimento diário, lista os valores totalizados por mês.
Já a consulta sintética do fluxo financeiro não apresenta terceiro nível, listando somente a
natureza e as contas financeiras.
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11. Contas a receber
Este menu possui as rotinas que permitem criar e efetuar a manutenção dos títulos a
receber e suas respectivas parcelas.
11.1 Títulos a receber
Nesta rotina, consulte todos os títulos não finalizados, A receber, Recebidos ou Cancelados.
Os títulos são gerados através do faturamento da Ordem de Serviço ou pela rotina de
faturamento, no entanto é possível incluir títulos manuais através das “contas a receber”. Esta
inclusão manual não terá rastreamento no sistema, uma vez que não terá informação do serviço
cobrado, somente o valor.
O título não corresponde a um boleto bancário. Para emitir o boleto bancário deverá acessar
a rotina Cobrança Bancária para gerar e emitir o boleto.
Para incluir um título manual, clique em Novo:
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Selecione a série, o estabelecimento da empresa contábil, o cliente e estabelecimento do
cliente e informe o valor do título, data para o primeiro vencimento, conta tesouraria e demais
campos conforme o título, as informações de entrada, a qual corresponde ao valor que foi recebido
como uma espécie de adiantamento do título.
Preencha com as informações para os títulos com parcelamento, informe a quantidade de
parcelas para o vencimento, se a mesma será no dia fixo ou por intervalo de dias. Se optar por dia
fixo informe a data e se este dia for feriado ou dia não útil, antecipa, prorroga ou matem.
Clique em Próximo.
A entrada criará uma parcela específica no título com situação Recebido, e seu valor será
lançado automaticamente na conta tesouraria selecionado (caixa ou bancos).
Na tela “Entrada” informe o valor da entrada, a data do lançamento, a operação financeira e
a conta tesouraria. Os campos operação contábil documento e outras informações não são
obrigatórios. Após preencher clique em Próximo.
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Preencha com as informações do Rateio Financeiro, informando a conta financeira e sua
porcentagem e clique em adicionar. O rateio financeiro (contas financeiras e percentuais),
obrigatoriamente, e o rateio de custos (para cada conta financeira), opcionalmente. Para títulos a
receber são listadas apenas as contas financeiras de ‘Receita’.
Na tela de Rateio por Centro de custo, a tela de Rateio de Conta Financeira por Centro de
Custo. Podem-se adicionar vários centros de custo, contanto que o percentual total seja igual a
100,00%. Também é possível utilizar um Critério de rateio que tenha sido previamente cadastrado,
o que agiliza o cadastro, pois os centros de custo e respectivos percentuais já serão carregados do
critério de rateio.
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Ao clicar em próximo, o cadastro seguirá para a aba Edição de Parcelas. Esta etapa não exige
preenchimento, servindo apenas para conferência. No exemplo utilizado nas telas da rotina de
contas a receber, foi criado um título com Valor do título = 100,00, Número de parcelas = 2, Primeiro
vencimento = 26/07/2015 e o próximo vencimento com Dia fixo =26, antecipando em caso de dia
não útil.
Com dois cliques sobre uma movimentação qualquer da parcela será aberta a tela de
Movimentação da Parcela, com os detalhes da movimentação selecionada, se houver.
O campo Amortização lista o valor efetivamente abatido da parcela, para as movimentações
de recebimento ou pagamento. Para baixas integrais, seu valor será sempre igual ao valor da
parcela. Para baixas parciais com juros, multas ou descontos, este campo é útil para verificar o valor
que efetivamente foi deduzido do principal. Por exemplo, para um débito de 100,00 para o qual foi
dado um desconto de 10,00, o valor efetivamente recebido será 90,00, mas o valor a ser amortizado
para o cliente serão os 100,00.
O valor amortizado é calculado de acordo com a fórmula: Total recebido – Multa – Juros +
Desconto
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Observação: O título permitirá exclusão enquanto estiver com situação ‘Não finalizado’, e
suas informações poderão ser alteradas, incluindo valores, vencimentos, número de parcelas, etc.
Ao clicar no botão Avançar as parcelas serão recalculadas de acordo com as alterações efetuadas.
No entanto, ao clicar no botão Finalizar a situação do título mudará para ‘A receber’ e
alterações não serão mais permitidas. Ele poderá ser apenas cancelado ou suas parcelas
movimentadas.
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12. Manutenção de Títulos
Em manutenção de títulos é realizada a baixa de parcelas, o estorno da baixa, o
cancelamento de títulos e a substituição de títulos renegociados.
12.1 Baixa de Parcelas
As parcelas podem ser baixadas em lote ou individualmente. Os recebimentos parciais só
podem ser efetuados através da baixa individual. Na baixa em lote, serão baixadas integralmente
todas as parcelas selecionadas e o cálculo da multa e dos juros serão automáticos se os campos
“Percentual de multa por atraso” e “Percentual de juros por dia” nos parâmetros financeiros do
estabelecimento da empresa (Configurações/cadastros / Empresas) estiverem preenchidos, senão
será exibido alerta para o usuário de que as parcelas em atraso serão baixadas sem valor de multa
e juros.
Para efetuar a baixa em lote informe os campos do painel ‘Parâmetros para baixa em lote’:
Data da baixa, data da liberação e Operação financeira, que são obrigatórios. A Operação contábil
e Conta tesouraria são opcionais.
Ao selecionar a “Operação financeira” a “Operação contábil” já será sugerida, se tiver sido
previamente vinculada à operação financeira.
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A Operação contábil não é obrigatória, contudo, se não informada não serão gerados
lançamentos contábeis das baixas.
O campo “Conta tesouraria” só será informado se uma parcela estiver vinculada a conta
tesouraria diferente daquela onde o recebimento efetivamente ocorreu. Por exemplo, a parcela foi
criada utilizando a conta tesouraria C/C Banco do Brasil, mas o cliente efetuou o pagamento em
dinheiro. Neste caso, deverá informar a conta Caixa.
Baixar.
Após preencher os parâmetros e selecionar as parcelas que serão baixadas clique em
Para efetuar uma baixa individual, basta selecionar a parcela e clicar no botão
. Será
aberta a tela de Baixa de Parcela, com os seguintes campos habilitados:
Data da Baixa: É a data do lançamento que será criado na tesouraria. O sistema irá
preencher automaticamente com a data atual, mas pode ser alterado para uma data menor. Não
pode ser informada uma data futura. Se a data estiver fechada na tesouraria (conciliada) não será
permitido o lançamento na mesma;
Data da Liberação: O sistema irá preencher com a data atual, mas pode ser alterado para
uma data menor. Não pode ser informada uma data futura. Se a data estiver fechada na tesouraria
(conciliada) não será permitido o lançamento na mesma;
Dias em atraso: Neste campo o sistema irá trazer a quantidade de dias, que o título está em
atraso.
Saldo Inicial: O valor original do título.
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Desconto: Informar o valor do desconto concedido se houver;
Multa: O valor da multa é calculado automaticamente quando em atraso e permite
alteração;
Juros: Também calculado automaticamente, permitindo alteração;
Valor Total: O sistema ira efetuar o cálculo de todos os valores deste título, valor original –
descontos + Multas e juros.
Valor recebido: Este valor não é sugerido pelo sistema, e deve ser preenchido pelo usuário
com o valor efetivamente recebido, já considerando descontos, multa e juros. Se for informado o
mesmo valor do campo Valor total a baixa será integral, ou seja, a parcela terá sua situação alterada
para ‘Recebido’. Se informado valor menor do que o Valor total será uma baixa parcial, e a parcela
continuará com situação ‘A receber’.
Valor da Amortização: Este valor é preenchido automaticamente, após ter preenchido o
campo valor recebido.
Operação financeira: Será carregada da pesquisa da baixa em lote. Somente são listadas
operações financeiras do Tipo = ‘Baixa de título’ com Natureza = ‘Entrada’;
Operação contábil: Será sugerida a operação contábil vinculada à operação financeira
selecionada. Mas pode ser alterada ou deixada em branco (neste caso a baixa não irá gerar
lançamentos contábeis);
Conta tesouraria: Este campo já está cadastrado na parcela, mas pode ser alterado na baixa,
já que há situações em que o recebimento é realizado em conta tesouraria diferente da prevista;
Observações: Campo descritivo opcional, o que for informado neste campo será gravado no
campo de Observação da movimentação de baixa da parcela.
Preencha os campos e necessários e clique em Baixar.
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12.2 Estornar Baixa de Parcelas
Permite consultar e efetuar o estorno dos recebimentos das parcelas.
Para gravar o estorno basta selecionar o recebimento desejado, informar a data do estorno
o Motivo e clicar em Estornar. Será criada uma movimentação de estorno na parcela e um
lançamento inverso à baixa na conta tesouraria (lançamento de saída), reabrindo o saldo da
parcela. Se a parcela estiver com situação = ‘Recebido’, voltará a ficar com situação ‘A receber’.
Também serão criados os lançamentos contábeis com natureza invertida, caso o lançamento
estornado possua operação contábil informada.
O estorno é sempre lançado na tesouraria com a data em que foi criado (data atual). Se a
data estiver conciliada não será permitido o lançamento. Se estiver aberta, o campo Data de
lançamento pode ser posteriormente editado no lançamento da tesouraria, se necessário.
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12.3 Cancelar Títulos
Permite cancelar o saldo a receber dos títulos e suas respectivas parcelas.
Nesta rotina não é possível selecionar parcelas, somente títulos. Ao selecionar um título e
executar seu cancelamento todas as suas respectivas parcelas com situação ‘A receber’ ou ‘Não
finalizada’ serão automaticamente canceladas.
A tela acima apresenta a movimentação de cancelamento criada em cada parcela de um
título cancelado. Parcelas parcialmente baixadas ou com situação ‘Recebido’, se houver, não serão
canceladas. Apenas o seu Saldo a receber será zerado para não ser considerado no fluxo de caixa
e no fluxo financeiro.
A situação da parcela só será alterada para ‘Cancelado’ se não contiver nenhuma baixa. Se
houver alguma baixa, parcial ou integral, a situação da parcela ficará como ‘Recebido’, pois ao
menos parte de seu valor foi recebido. Se este caso não ocorrer e todas as parcelas ficarem com
situação ‘Cancelado’, então o título também terá sua situação alterada para ‘Cancelado’.
O cancelamento de um título não gera lançamentos financeiros ou contábeis, afetando
apenas as previsões a receber.
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12.4 Renegociar Títulos a Receber
Permite selecionar um ou mais títulos de um cliente e gerar um novo título para substituílo,
já com juros e multas ou descontos, conforme parâmetros selecionados.
Utilize os filtros para localizar os títulos desejados e clique em Pesquisar. No quadro
Resultados da Pesquisa selecione os títulos que serão substituídos.
No quadro Parâmetros para renegociação, selecione a opção de juros, multas, a data para o
cálculo e descontos sobre o saldo em percentual ou valor fixo. O cálculo da multa e dos juros será
automático se foram configurados os campos Percentual de multa por atraso e Percentual de juros
por dia nos parâmetros financeiros do estabelecimento da empresa (Configurações/Cadastros/
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Empresas). Para não gerar juros e multas, não selecione a opção de Juros, multa e selecione a
opção sem desconto.
Ao clicar em Renegociar, será aberta a tela de Cadastro de títulos a receber. Preencha as
informações necessárias para gerar o novo título.
Observação: Os títulos selecionados terão sua situação atualizada para substituído, e será
criado um novo título a receber.
Todos os títulos selecionados, mesmo que sejam de clientes diferentes, irão gerar um novo
único título. Por isso, é necessária atenção ao selecionar os registros que serão substituídos.
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13. Cobrança Bancaria
Reúne as ações relacionadas à geração e controle dos boletos, remessas e retornos
bancários.
Antes da efetiva utilização desta rotina é necessário configurar as Carteiras que serão
utilizadas para as contas tesouraria do tipo = ‘Banco’.
Nesta rotina estão disponíveis as seguintes ações:
Gerar boleto: permite gerar os boletos bancários para os casos em que o convênio não
prevê que o banco efetuará a geração e envio dos boletos;
Gerar remessa: permite a geração de um arquivo de remessa com os títulos, para ser
enviado ao banco. Se for utilizada remessa bancária não é necessário gerar os boletos;
Importar retorno: permite importar o arquivo de retorno bancário com os títulos que foram
processados, recebidos, enviados para cartório, etc.;
Enviar e publicar boletos: esta ação permite imprimir os boletos bancários, enviá-los por e-
mails ou publicá-los no portal de relacionamento, através de uma única tela.
13.1 Gerar e Enviar Boletos
Utilizada sempre que a empresa não utilizar a geração de remessa bancária. Caso utilize
remessa bancária, a rotina gerar remessa gera os boletos e o arquivo que será transmitido ao
banco.
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Informe os filtros obrigatórios Conta tesouraria – Só serão listadas contas bancárias – e o
Período de vencimento dos títulos a serem gerados. Os demais filtros são opcionais.
No painel ‘Parâmetros’ deve ser selecionada a Carteira que será utilizada. Se a conta
bancária possuir apenas uma carteira cadastrada, ela será carregada automaticamente ao
preencher o campo conta tesouraria.
Ao clicar em Pesquisar serão listados todos os títulos que correspondam aos filtros
utilizados. Todos serão listados já marcados para agilizar o processo. Para não gerar algum título,
basta desmarcar a checkbox corresponde ao título. Ao clicar em Gerar, as informações necessárias
para emissão dos boletos serão gravadas para cada título.
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13.2 Gera Remessa
Gera o arquivo remessa que será transmitido ao banco.
Para efetuar a pesquisa é necessário informar a Conta tesouraria – Só serão listadas
contas bancárias – Carteira e o Período de vencimento dos títulos. Os demais filtros são
opcionais. A opção listar parcelas com remessa já gerada deve ser marcada apenas se for
necessário gerar a remessa de títulos cujo arquivo já tenha sido gerado anteriormente.
Ao clicar em Pesquisar serão listados todos os títulos que correspondam aos filtros
utilizados. Todos serão listados já marcados para agilizar o processo. Para não gerar algum título,
basta desmarcar a checkbox corresponde ao título. Ao clicar em Gerar remessa, será aberta a tela
do navegador para efetuar o download do arquivo gerado.
Importante: Deve-se desabilitar o bloqueador de pop ups do navegador antes de efetuar a
geração da remessa, pois ele poderá bloquear a abertura da tela que efetua o download do
arquivo.
Após salvar o arquivo, deve-se enviá-lo ao banco para que seja processado.
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13.3 Importar retorno
Permite importar o arquivo disponibilizado pelo banco para atualizar automaticamente a
situação das parcelas enviadas via remessa bancária.
Preencher os filtros: conta tesouraria e Carteira. No campo Operação financeira selecione
a operação a ser gravada nos lançamentos na tesouraria, quando houver títulos recebidos no
arquivo de retorno.
A Operação contábil será carregada automaticamente, se estiver vinculada à operação
financeira selecionada. Caso contrário deve ser selecionada uma operação contábil de baixa de
títulos a receber. Se o campo não for preenchido, as baixas não serão contabilizadas.
Clique no botão Carregar para localizar e selecionar o arquivo retorno. Ao selecioná-lo, o
grid será então preenchido de acordo com as informações importadas.
O grid é composto por duas abas:
• Baixas: Lista as parcelas que foram baixadas pela importação do arquivo de retorno. Na
coluna Observações serão listados os detalhes da baixa, se informados pelo banco;
• Ocorrências: Nesta aba serão listadas as parcelas que não puderam ser baixadas ou
processadas pelo banco, com os detalhes da ocorrência.
• Detalhes das ocorrências: tanto de baixas quanto de problemas, serão gravados na
movimentação das parcelas para que possam ser consultadas posteriormente.
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13.4 Enviar boletos
Proporciona agilidade e flexibilidade no controle dos boletos gerados. Através desta rotina
pode-se consultar a situação de envio dos boletos, imprimi-los, enviá-los por e-mail ou publicá-los
no portal de relacionamento.
Preencha os filtros e clique em Pesquisar. A tela Resultados de pesquisa traz as colunas
vencimento, cliente, valor, parcela, nosso número, enviado, publicado, data, e-mail e usuário
relacionamento. As colunas Enviado e Publicado identificam quais boletos já foram enviados aos
clientes por e-mail ou publicados no portal de relacionamento, respectivamente:
Este ícone identifica os boletos já enviados ou publicados;
Este ícone identifica os boletos ainda não enviados ou não publicados.
A coluna Data traz a última data em que o boleto foi enviado por e-mail ou publicado.
As colunas E-mail e Usuário relacionamento são carregadas de acordo com a situação de
envio/publicação de cada boleto:
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• Enviado: se o boleto foi enviado por e-mail serão listados os endereços para os quais ele
foi enviado;
• Publicado: se foi publicado serão listados os respectivos usuários relacionamento;
• Não enviado: neste caso serão listados os e-mails cadastrados para envio em Geral/
Cadastros/ Clientes/Fornecedores/ Estabelecimento do Cliente/Fornecedor, menu Parâmetros
Financeiros, campo E-mail do painel ‘Informações para envio e publicação de boletos’;
• Não publicado: serão listados os usuários relacionamento vinculados em Geral/
Cadastros/ Clientes/Fornecedores/ Estabelecimento do Cliente/Fornecedor, menu Parâmetros
Financeiros, campo Usuário relacionamento do painel ‘Informações para envio e publicação de
boletos’;
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14. Notas Fiscais
Nessa opção é possível gerar o lote RPS de NFS-e.
14.1 Gerar lote de RPS
É possível gerar o lote de RPS de duas maneiras.
A primeira delas é mediante a vinculação do Certificado Digital A1(vide cadastro da
empresa).
E a segunda maneira é aquela que não possui certificado digital vinculado.
Na primeira opção o processo é mais rápido, porém é necessário verificar se o seu
município já está homologado à Plataforma Sage.
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Com o certificado digital vinculado, ao selecionar os títulos a comunicação com o site da
prefeitura do município em questão é imediata.
Sem a vinculação do certificado deve-se gerar o arquivo e realizar o upload do mesmo no
site da prefeitura.
14.2 Importar lote de NFS-e
A importação do lote de NFS-e só e necessário quando não existe certificado digital
vinculado. Para realizar a importação vincule o arquivo disponibilizado pela prefeitura do seu
município.
14.3 Encaminhar NFS-e
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clientes.
Nessa opção você poderá encaminhar as notas fiscais dos serviços prestados aos seus
Utilize o filtro de pesquisa para facilitar a busca, e depois defina quais ações quer tomar.
14.4 Cancelar NFS-e
Para os municípios que onde o envio de informações é por webservice, ao cancelar as notas
pelo sistema, esta informação será enviada à prefeitura automaticamente para que seja feito o
cancelamento no sistema da prefeitura também. Já os municípios que não utilizam webservice, é
necessário fazer o cancelamento pela Plataforma e depois no sistema da prefeitura.
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15. Manutenção de Notas Fiscais
Essa rotina só será utilizada pelas empresas, cujos municípios que não são obrigados a
emissão de notas fiscais eletrônicas.
Nesse caso será necessário vincular o arquivo de acordo com o layout desse município para
geração de nota fiscal em papel.
Obs.: O vínculo desse arquivo é realizado no cadastro da empresa, nos parâmetros de
faturamento.
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16. Títulos a pagar
São listados todos os títulos com as situações: Não finalizado, A pagar, Pagamento
autorizado, Pago e Cancelado. A principal diferença entre o cadastro de títulos a pagar em relação
aos títulos a receber é a situação ‘Pagamento autorizado’, que só existe para títulos a pagar.
Para incluir um novo título a pagar, clique em Novo.
O cadastro de títulos a pagar é composto pelas mesmas etapas do título a receber.
1.Título, 2.Entrada, 3. Rateio Financeiro, 4. Rateio por Centro de Custos, e 5. Edição de Parcelas.
Na etapa 1.Título devem ser informados os dados básicos para a geração das parcelas, tais
como Valor do título, Primeiro vencimento e conta tesouraria. O Valor do título a ser informado deve
ser o valor total, e não o valor de cada parcela.
Caso seja informado um Número de parcelas maior do que 1 preencha a Opção de
Vencimento para que seja definida a regra de cálculo do vencimento das parcelas seguintes.
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Na segunda etapa do lançamento o valor da entrada corresponde ao valor pago
imediatamente. A entrada criará uma parcela específica no título com situação = ‘Pago’ e seu valor
será lançado automaticamente na conta tesouraria selecionada (caixa ou bancos).
Nesta etapa deve ser informado o rateio financeiro (contas financeiras e percentuais),
obrigatoriamente, e o rateio de custos (para cada conta financeira), opcionalmente. Para títulos a
pagar são listadas apenas as contas financeiras de ‘Despesa’. Selecione a conta Financeira e clique
no botão adicionar em seguida em Próximo.
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Rateio de Conta Financeira por Centro de Custo, podem-se adicionar vários centros de
custo, desde que o percentual total seja igual a 100,00%. Também é possível utilizar um Critério de
rateio previamente cadastrado.
Ao clicar em próximo o cadastro seguirá para última etapa. Edição de Parcelas. Esta etapa
não exige preenchimento, servindo apenas para conferência.
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A parcela /0 sempre se referirá ao valor da entrada, quando houver. Todas as parcelas
aparecem como ‘Não finalizadas’ enquanto não for selecionado o botão Conclui.
Ao selecionar uma parcela qualquer com dois cliques é possível consultar suas informações
específicas, seu rateio e movimentações. Todas as alterações que as parcelas sofrerem após a
finalização do título, tais como baixas, cancelamento, estornos, etc., serão listadas na aba
Movimentação. Com dois cliques sobre um registro da aba Movimentação será aberta tela com os
detalhes da movimentação selecionada.
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Nesta tela, o campo Amortização lista o valor efetivamente abatido da parcela, para as
movimentações de pagamento ou recebimento. Para baixas integrais, seu valor será sempre igual
ao valor da parcela. Para baixas parciais com juros, multas ou descontos, este campo é útil para
verificar o valor que efetivamente foi deduzido do principal. Por exemplo, para um débito de 100,00
para o qual foi obtido um desconto de 10,00, o valor efetivamente pago será 90,00, mas o valor a ser
amortizado no fornecedor serão os 100,00.
Valor amortizado é calculado de acordo com a fórmula: Total pago – Multa – Juros +
Desconto
Observação: O título permitirá exclusão enquanto estiver com situação ‘Não finalizado’, e
suas informações poderão ser alteradas, incluindo valores, vencimentos, número de parcelas, etc.
Ao clicar no botão Avançar as parcelas serão recalculadas de acordo com as alterações efetuadas.
No entanto, ao clicar no botão Concluir a situação do título mudará para ‘A pagar’ e
alterações não serão mais permitidas. Ele poderá ser apenas cancelado ou suas parcelas
movimentadas.
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17. Manutenção De Títulos
Em manutenção de título é realizada a autorização de pagamento de títulos, baixa de
parcelas, estorno da baixa de parcelas e cancelamento de título.
17.1 Autorizar Pagamentos
Esta rotina fornece mais segurança e maior controle, uma vez que somente poderão ser
baixados os títulos com pagamento previamente autorizado. Desta forma um supervisor pode
definir quais títulos a pagar devem ser quitados, e outro usuário poderá efetuar as baixas, sem risco
de quitar títulos indevidamente.
Observação: A autorização de pagamento só se torna obrigatória para os clientes que
optarem pela mesma no cadastro da empresa em: Configurações/ Cadastros/Empresas/
Estabelecimentos/Parâmetros Financeiros. Na rotina de baixa somente serão listadas as parcelas
com situação ‘Pagamento autorizado’.
Para executar a autorização basta efetuar a pesquisa, selecionar os títulos e clicar no botão
“Autorizar pagamento”. Ao autorizar a situação muda para ‘Pagamento autorizado’.
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17.2 Baixa de Parcelas
Nesta rotina são listadas as parcelas com situação igual a ‘Pagamento autorizado’.
As parcelas podem ser baixadas em lote ou individualmente. Para efetuar baixa em lote
basta informar os campos do painel ‘Parâmetros para baixa em lote’: Data do lançamento e
Operação financeira, obrigatórios, e Operação contábil e Conta tesouraria, opcionais.
Ao selecionar a Operação financeira a Operação contábil já será sugerida, se tiver sido
previamente vinculada à operação financeira. A Operação contábil não é obrigatória, contudo, se
não informada não serão gerados lançamentos contábeis das baixas. Já o campo: Conta tesouraria
só precisa ser informado se uma parcela estiver vinculada a uma conta tesouraria diferente daquela
onde o recebimento efetivamente ocorreu. Por exemplo, a parcela pode ter sido criada utilizando a
conta tesouraria C/C Banco do Brasil, mas o cliente efetuou o pagamento em dinheiro. Neste caso,
seria informada a conta Caixa no campo para o lançamento ser criado na conta correta.
Observação: A baixa em lote efetuará o pagamento integral de todas as parcelas
selecionadas. Porém, não é permitido baixar em lote parcelas em atraso. Pagamentos parciais ou
em atraso só podem ser efetuados através da baixa individual. Como não há percentuais
predefinidos de multa e juros para pagamentos em atraso (esses dados são definidos por cada
fornecedor), não há cálculo automático de juros e multa no contas a pagar.
Estes valores devem ser informados diretamente na tela de Baixa da Parcela.
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Conta tesouraria: Este campo já está cadastrado na parcela, mas pode ser alterado na baixa,
já que há situações em que o pagamento é realizado em conta tesouraria diferente da prevista;
Observações: Campo descritivo opcional, o que for informado neste campo será gravado no
campo de Observação da movimentação de baixa da parcela.
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17.3 Estornar baixas de parcelas a pagar
Esta rotina permite consultar e efetuar o estorno dos pagamentos das parcelas.
Para gravar o estorno basta selecionar o pagamento desejado, informar o Motivo do estorno
e clicar em Estornar. Será criada uma movimentação de estorno na parcela e um lançamento
inverso à baixa na conta tesouraria (lançamento de entrada), reabrindo o saldo da parcela.
Se a parcela estiver com situação = ‘Pago’, voltará a ficar com situação ‘A pagar’. Também
serão criados os lançamentos contábeis com natureza inversa, caso o lançamento estornado
possua operação contábil informada.
O estorno é sempre lançado na tesouraria com a data em que foi criado (data atual). Se a
data estiver conciliada não será permitido o lançamento. Se estiver aberta, o campo Data de
lançamento pode ser posteriormente editado na tesouraria, se necessário.
A tela acima apresenta uma movimentação de estorno de baixa na parcela, com os valores
negativos para reverter o lançamento da baixa original.
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17.4 Cancelar títulos a pagar
A rotina permite cancelar o saldo a pagar dos títulos e suas respectivas parcelas. Não é
possível selecionar parcelas, somente títulos. Ao selecioná-los e executar seu cancelamento todas
as respectivas parcelas com situação ‘A pagar’, ‘Pagamento autorizado’ ou ‘Não finalizada’ serão
automaticamente canceladas.
A tela abaixo apresenta a movimentação de cancelamento criada em cada parcela de um
título cancelado. Parcelas parcialmente baixadas ou com situação ‘Pago’ não serão canceladas.
Apenas o seu saldo a pagar será zerado para não ser considerado no fluxo de caixa e no fluxo
financeiro.
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O cancelamento de um título não gera lançamentos financeiros ou contábeis, afetando
apenas as previsões a pagar.
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18. Previsão a pagar
Permite consultar os valores das despesas previstas com cada fornecedor em um
determinado período. Também é possível criar novas previsões e gerar título a pagar diretamente
a partir da previsão.
As previsões a pagar são úteis para empresas que emitem fluxo de caixa de períodos acima
de 30 dias, pois ajustam o saldo operacional dos fluxos de caixa e financeiro, gerando uma posição
financeira prevista mais próxima da realidade. Por exemplo, podem-se cadastrar as previsões de
gastos com energia elétrica, internet, aluguéis, etc., para os próximos 6 meses. Nos fluxos de caixa
e financeiro estes gastos já aparecerão como despesas, em uma coluna separada, de forma que o
saldo operacional será ajustado.
Se a empresa só utilizar períodos menores do que 30 dias na emissão dos fluxos, pode optar
por cadastrar diretamente os títulos a pagar em vez das previsões.
Observação: Cadastrar previsões, em vez de títulos diretamente, facilita o controle das
contas a pagar, pois permite visualizar a posição financeira da empresa em relação a cada
fornecedor. Podem-se ainda editar as previsões antes de transformá-las em títulos e consultar
despesas já realizadas.
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Para consultar as previsões a pagar deve-se selecionar a situação, dentre as opções:
‘Previsto’, ‘Realizado’ ou ‘Cancelado’. Também é necessário selecionar o Fornecedor e o respectivo
Estabelecimento do fornecedor.
O filtro Vencimento até será obrigatório quando selecionada a situação ‘Previsto’. O filtro
Período realizado será obrigatório quando selecionada a situação ‘Realizado’. Para a situação
‘Cancelado’ estes dois filtros serão desabilitados.
Para novas previsões, clicando no botão Lançamento, será exibida nova tela com as
configurações da previsão a pagar. Informe na aba geral, o tipo, o vencimento, o valor, a descrição,
a conta tesouraria, e a quantidade.
Na aba Contas financeiras informe a conta financeira e o percentual. Poderá informar as
opções de rateio. E clique em Salvar.
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Na terceira etapa informe o critério de rateio, caso tenha:
Na quarta etapa verifique se o lançamento está correto e clique na opção “gerar título”
antes de concluir:
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18.1 Manutenção da Previsão
Após efetuar a pesquisa, serão exibidos os itens da previsão com o vencimento,
valor, descontos, acréscimos e o total.
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Ao clicar em Gerar títulos, serão gerados títulos de todos os itens da tela da forma como
estão informados. Para retirar temporariamente da geração ou excluir algum título, clique nos
ícones .
A opção
remove temporariamente da geração de títulos o lançamento. Ao efetuar
a consulta, voltará a aparecer na lista e a opção
exclui definitivamente o lançamento,
cancelando a previsão.
Para realizar alterações nos lançamentos, clique na opção
no lançamento desejado
e na tela Detalhes da previsão faça as alterações de vencimento, valor, descrição e conta tesouraria
e clique em Gerar Título.
Se houver inconsistências que impedem a geração do título, clique sobre o ícone
para
visualizar o que deve ser corrigido para possibilitar a geração do título.
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19. Integração
19.1 Integração Contábil
O sistema permite que sejam efetuadas várias integrações para o mesmo mês/ano. Cada
integração gerada criará um lote diferente no Sistema Contábil. Desta forma a rotina permite o
controle flexível dos períodos de integração, tais como: integração diária, semanal, quinzenal,
mensal.
Filtre por situação, período, estabelecimento e operações contabilizadas/ não
contabilizadas: para listar as operações do período, é necessário selecionar a situação, que pode
ser ‘Não integrado’ ou ‘Integrado’, informar o mês/ano e opcionalmente delimitar um período
específico do mês/ano ou filtrar apenas os lançamentos de um estabelecimento.
Validação de erros: ao efetuar a pesquisa dos lançamentos não integrados o sistema já
efetua toda a validação necessária para gerar a integração, apresentando o ícone em cada
operação que apresentar problemas. Para obter os detalhes do problema, basta clicar sobre o
ícone. A integração só será permitida quando não houver nenhum lançamento com erro no
movimento.
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Ao clicar no ícone
o sistema lhe informa qual é o erro que impede de gerar a integração.
Clique na opção ‘corrigir’ para realizar as alterações necessárias.
É possível consultar os detalhes dos lançamentos, ou até mesmo informar uma operação
contábil ou adicionar os lançamentos contábeis manualmente acessando a tela de Detalhes da
Operação e clicando no ícone
. Ao clicar no ícone, abrirá uma nova janela na internet com os
detalhes do lançamento.
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Detalhes da operação: a tela de Detalhes da Operação é composta pelos painéis
‘Informações do lançamento’ e ‘Inclusão de contas contábeis’.
• Informações do lançamento: traz todos os detalhes do lançamento financeiro para
consulta, facilitando a conferência e a rastreabilidade. O campo Operação contábil permite
alteração, assim a manutenção dos lançamentos contábeis pode ser feita diretamente por esta
rotina. Ao alterar a operação contábil, os lançamentos contábeis serão apagados e recriados. Se a
operação contábil for removida, o registro será movido para a aba ‘Operações não contabilizadas’;
• Inclusão de contas contábeis: este painel permite consultar os detalhes de cada
lançamento ou mesmo alterá-los ou exclui-los. Para alterar um lançamento, basta selecioná-lo com
dois cliques, efetuar as mudanças necessárias e clicar em Adicionar.
Importante: Devem-se evitar alterações manuais nos lançamentos contábeis, a não ser para
manutenções esparsas e específicas. Se a alteração deve ser genérica, ou seja, se todos os
lançamentos que utilizarem a operação contábil devem ser alterados, então se deve acessar o
cadastro da operação contábil e mudar seus lançamentos diretamente. Todos os lançamentos
ainda não integrados da operação contábil serão recriados, eliminando a necessidade de
alterações manuais.
Quando não houver nenhuma operação com ícone de erro, basta clicar no botão ‘Gerar
integração’. Será exibida mensagem do sistema solicitando confirmação. Automaticamente a
situação será alterada para ‘Em processamento’.
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A integração contábil pode apresentar as seguintes situações de processamento:
Não gerado: esta situação indica que o lançamento ainda não teve sua integração contábil
gerada;
Em processamento: indica que a integração foi gerada, mas o Agendador do Cordilheira
Software Contábil ainda não executou a importação do lote;
Recusado: esta situação aparecerá quando o Sistema Contábil recusar o lançamento. Neste
caso o motivo poderá ser consultado clicando no ícone de erro. Motivos comuns são data fechada
na contabilidade e calendário não gerado para o período. Neste caso, deve-se corrigir o motivo no
Software Contábil e gerar novamente a integração contábil, que voltará a ficar ‘Em processamento’;
Integrado: para consultar os lançamentos com esta situação é necessário alterar o filtro
de situação na tela de pesquisa para ‘Integrado’.
No Gerenciador Sage Gestão contábil, em Serviços/ Plataforma Sage/ Consultas, também
é possível consultar a situação da integração. Nesta tela, são apresentadas as seguintes situações:
Integrado com sucesso: lotes importados sem erros;
Com erro na integração: lotes recusados por alguma configuração conflitante;
Não integrado: situação padrão quando o movimento ainda não foi integrado.
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Importante: o lote será importado para a empresa previamente informada no campo
Empresa do escritório da tela de configuração da integração do Sage Gestão Contábil com a
Plataforma Sage.
19.2 Integração Fiscal
Gera a integração das NFS-e emitidas com o Sistema Contábil. A tela permite listar as notas
ainda não integradas ou consultar as notas que já foram integradas, apresentando a data em que
a integração foi realizada.
Quando selecionada a situação ‘Não integrado’, será exibida na coluna ‘Processamento’
com a situação atual de cada registro em relação à integração. Os processamentos podem ser:
Não gerado: notas cuja geração da integração fiscal ainda não foi efetuada pelo cliente;
Em processamento: notas cuja geração já foi efetuada, mas que estão aguardando o
Agendador de Rotinas do Sage Gestão Contábil executar a tarefa Integrador de Lançamentos Sage
Contabilidade e Sage Fiscal;
Recusado: notas que foram processadas e recusadas pelo Sage Fiscal por diversos motivos,
como por exemplo, período fechado para novos lançamentos. Neste caso, o cliente deve alterar a
configuração Sage Fiscal e gerar novamente a integração das notas recusadas;
Integrado: Este processamento só é listado quando marcado o filtro de situação ‘Integrado’.
Serão listadas todas as notas que tenham sido integradas com o Cordilheira Escrita Fiscal,
apresentando a data em que a integração ocorreu na coluna Integrado.
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O painel ‘Resumo das notas fiscais’ apresenta o valor total das notas listadas, os valores das
retenções totais e a quantidade de notas, para simples conferência.
• Consulta da integração no Cordilheira Software Contábil
Após ser gerada a integração fiscal na Plataforma Sage e os lançamentos serem
processados pelo Sage Fiscal, será possível consultar os lançamentos através da rotina Serviços
Plataforma Sage/ Consultas, no Sage Gerenciador de Sistemas.
Sempre que os lançamentos aparecerem com situação ‘Integrado com sucesso’, estarão
lançados no Sage Fiscal.
Se aparecerem com situação ‘Não integrado’, significa que não foi gerada a integração fiscal
na Plataforma Sage ou que a tarefa do Agendador de Rotinas que efetua esta integração ainda não
foi executada (a hora agendada ainda não foi atingida).
A situação ‘Com erro na integração’ apresenta, em cada nota, os motivos que
impossibilitaram a importação, bastando clicar duas vezes sobre o registro ou imprimir o relatório
para visualizá-los. Devem-se corrigir os problemas listados e então gerar nova integração na
Plataforma Sage.
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• Manutenção de Notas Fiscais (NF não eletrônica)
Possibilita a geração e impressão das notas fiscais de serviço em modo texto ou gráfico,
para empresas sem permissão de emissão de NFS-e ou situadas em municípios ainda não
atendidos pela geração de NFS-e.
Para este processo deve disponibilizar o modelo das notas fiscais utilizadas para que seja
desenvolvido o arquivo de layout específico pelo Consultor de Implantação.
Acesse o cadastro do Estabelecimento da Empresa, e nos parâmetros de faturamento na
opção ‘Impressão de Notas Fiscais Não Eletrônicas’ será vinculado o arquivo de layout (com a
extensão .erd).
Nesta tela foi disponibilizado link para acesso à área de download do instalador do
aplicativo Cliente de Impressão – Plataforma Sage, cujo caminho é
http://cas.ebs.com.br/centralajuda/impressaocgw.jsp. Este programa deve ser instalado em um
computador local, através do qual a impressão será realizada.
Depois de instalado o aplicativo, localize o atalho criado na área de trabalho do
computador e abra o programa. Será exibida a tela abaixo no primeiro acesso:
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Informe o endereço de seu site do Cordilheira Gestão Web e os dados do servidor Proxy, se
utilizar. Em seguida, clique em Gravar. Se aparecer mensagem de problema de comunicação,
verifique com seu técnico se o proxy está bloqueando algum dos serviços:
http://www.cordilheiragestao.com.br/cgwws/servicoimpressaonf.svc
http://www.cordilheiragestao.com.br/cgwws/servicousuario.svc
http://www.cordilheiragestao.com.br/cgwws/servicoAplicativoCGClienteWin.svc
Configurado o acesso ao site do escritório, pode-se então voltar ao Cordilheira Gestão Web
para gerar as notas fiscais que serão impressas. Deve-se efetuar o faturamento dos clientes
normalmente. Em seguida, acessar Faturamento/ Notas Fiscais/ Manutenção de Notas Fiscais/
Gerar notas de serviço, informar a Data de emissão, selecionar os faturamentos e gerar.
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Após a geração das notas, o aplicativo Cliente de Impressão – Plataforma Sage já poderá
ser utilizado. Para acessá-lo utilize um login da Plataforma Sage com permissão de alteração à
rotina de Manutenção de Notas Fiscais.
No aplicativo, acesse Impressões/ Notas Fiscais, selecione a Empresa e o Estabelecimento,
informe o Período (o sistema sugere o mês atual) e clique em Consultar. A performance do
carregamento depende da quantidade de notas e da velocidade da conexão à internet. Aguarde
até que seja concluído.
Serão carregadas as notas geradas de acordo com os filtros informados. Verifique se os
formulários estão corretamente posicionados na impressora, selecione as notas desejadas, clique
em Imprimir, escolha a impressora e envie.
A partir do envio para a impressora, o sistema irá alterar a coluna NF impressa das notas
selecionadas para Sim. Se ocorrer algum problema no processo e não forem impressas todas as
notas, podem-se listar as notas já impressas marcando a opção correspondente.
Observação: A numeração das notas é atribuída automaticamente pelo sistema com base
no campo Última NF ou RPS emitida do cadastro do Estabelecimento da Empresa, menu
Parâmetros Faturamento, aba Geral. Neste campo deve ser previamente informado o número da
última nota emitida antes da utilização do cliente de impressão. A partir da geração das notas este
número será atualizado automaticamente.
A numeração das notas geradas pelo sistema é independente da numeração dos
formulários pré-impressos das notas (contínuos ou em A4), que são numerados tipograficamente.
Por isso, em caso de inutilização de um formulário, não há necessidade de cancelar a nota gerada,
basta imprimi-la em outro formulário.
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20. Relatórios
20.1 Recibo de Serviços Prestados
É possível emitir recibo dos serviços prestados para envio ao cliente, ou para recebimento
em carteira, onde não haverá geração de títulos.
Se for emitido boleto para o cliente, a lista de serviços faturados já será apresentada no
boleto, no quadro ‘Recibo do Sacado’, não sendo necessário emitir este relatório.
Preencha os campos em negrito com as informações solicitadas e clique em ‘visualizar’.
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20.2 Conta Corrente
É possível imprimir relatórios das situações 'Não faturado', 'Faturado' e ‘Cancelado’. Todos
os relatórios do sistema permitem exportação para diversos formatos, tais como PDF, Excel e Word.
Utilize os filtros de pesquisa e se desejar imprimir, clique no botão “visualizar”.
20.3 Títulos a receber
Informe os filtros obrigatórios (Vencimento e situação), e o modelo de impressão (Colorido,
Preto e Branco e Rascunho), e clique no botão ‘visualizar’.
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20.4 Títulos a pagar
Informe os filtros obrigatórios (Vencimento e situação), e o modelo de impressão (Colorido,
Preto e Branco e Rascunho), e clique no botão ‘visualizar’.
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20.5 Títulos Ativos
Informe os filtros obrigatórios (Vencimento e situação), e o modelo de impressão (Colorido,
Preto e Branco e Rascunho), e clique no botão ‘visualizar’.
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20.6 Baixa de Títulos
Informe os filtros obrigatórios (Vencimento e situação), e o modelo de impressão (Colorido,
Preto e Branco e Rascunho), e clique no botão ‘visualizar’.
20.7 Retorno Bancário
Informe os filtros obrigatórios (Vencimento e situação), e o modelo de impressão (Colorido,
Preto e Branco e Rascunho), e clique no botão ‘imprimir’.
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20.8 Previsão a pagar
Informe os filtros obrigatórios (Vencimento e situação), e o modelo de impressão (Colorido,
Preto e Branco e Rascunho), e clique no botão ‘visualizar’.
20.9 Resultado por Centro de Custo
Informe os filtros obrigatórios (Vencimento e situação), e o modelo de impressão
(Colorido, Preto e Branco e Rascunho), e clique no botão ‘visualizar’.
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20.10 Previsões por Centros de Custo
Informe os filtros obrigatórios (Vencimento e situação), e o modelo de impressão
(Colorido, Preto e Branco e Rascunho), e clique no botão ‘visualizar’.
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21. Configuração da Integração SGC X PS
21.1 Conceitos Iniciais
• Agendador:
É o aplicativo executado no servidor, independente do SGC ou do PS, e que permite que os
dois sistemas se mantenham em comunicação. É responsável por controlar as integrações
recorrentes, bem como rodar as tarefas que copiam dados do PS para o SGC, como admissões
eletrônicas, digitação de eventos, lotes contábeis e fiscais, além de permitir a programação do
backup automático do banco de dados do SGC;
Tarefas ou plug-ins: São as tarefas adicionadas ao Agendador. Por exemplo: backup,
integração de funcionários, integração de eventos, etc. Cada tarefa é responsável por um tipo de
integração e, se não estiver adicionada ao Agendador, a respectiva integração não será realizada;
Integração geral: A integração geral ocorre quando é configurado a integração no Sage
Gerenciador de Sistemas pela primeira vez, ou quando utiliza o botão “Reintegrar tudo”. A
integração geral envia todos os cadastros que devem ser integrados do Sage gestão Contábil para
a Plataforma Sage, por isto deve ser utilizada somente em caso de problemas, devido ao volume de
dados trafegado. Observação: A integração geral apenas integra os dados do SGC para a PS, mas
não busca os dados do PS para o SGC, tais como: admissões eletrônicas, digitação de eventos, etc.,
pois estes processos possuem tarefas específicas;
Integração normal: Chamamos de integração normal o processo que leva os cadastros do
SGC para o PS e que pode ter a recorrência configurada pelo cliente, definindo a periodicidade
desejada. Esta integração é seletiva, ou seja, embora possa rodar de minuto e minuto, só trafega
dados se houver arquivos a integrar, por isso, mesmo que no histórico apresente o ícone verde, não
significa que tenha de fato levado dados para o PS. Os cadastros integrados do Sage Gestão
Contábil, tais como: Empresas, Estabelecimentos, Funcionários, Planos de contas, Usuários, etc.,
sempre que tiverem alguma alteração ou novo registro, geram um arquivo dentro da pasta
\SageGestaoContabil\Configurações\Integração do servidor Sage Gestão Contábil. A integração
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só trafega dados para o PS se houver arquivos nesta pasta e, após integrá-los, apaga-os da pasta
automaticamente;
• Integração dos Cadastros.
O primeiro passo da integração é a definição da [Chave de integração] e do [E-mail do
administrador] na Plataforma Sage, na rotina Configurações/ Configurações da Empresa/
Integração. A chave pode ser qualquer conjunto de até 50 caracteres alfanuméricos, ou seja, uma
palavra, uma frase, etc.
O E-mail do administrador é o endereço para o qual serão enviadas as mensagens de
sucesso ou erro, sempre que for realizada uma integração geral, uma reintegração ou quando
ocorrerem erros na integração normal.
Antes de passar diretamente à integração, é necessário definir qual será o servidor do
Agendador de Rotinas, no Sage Gestão Contábil, em Utilitários/ Configurações/ Agendador de
Rotinas. Por padrão, este servidor será o mesmo utilizado pelo Sage Contábil (se for um servidor
Windows), não necessitando efetuar esta configuração. Para servidores com outras plataformas,
como Linux, o Agendador de Rotinas não poderá rodar.
Neste caso, deve ser definida uma estação da rede, na qual o Sage Gestão esteja instalado, para
ser o servidor exclusivo do Agendador de Rotinas. Para que a integração ocorra, esta máquina
deverá estar ligada e conectada à internet.
Em seguida, deve ser definida a mesma unidade de rede (G:/, por exemplo) em cada estação
que utilizar o Sage Gestão Contábil, apontando para o caminho de rede da estação eleita como
servidor do Agendador de Rotinas.
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Após definida a chave de integração e o servidor do Agendador de Rotinas, deve-se acessar
o Sage Gerenciador de Sistemas, menu Serviços/ Plataforma Sage/ Configurações. Na tela de
‘Integração Plataforma Sage’ devem ser informados os seguintes dados:
Site da Plataforma Sage: cada cliente do sistema possui um domínio específico, escolhido
pelo próprio cliente, e que será utilizado para acesso ao seu site.
Chave de integração: informar os caracteres que foram definidos no campo Chave de
integração na Plataforma Sage;
Empresas do escritório: selecionar e adicionar as empresas que representam os escritórios
no Sage Gestão Contábil, ou seja, as empresas para as quais serão realizadas as integrações
contábil e fiscal.
Após preencher os campos, deve-se clicar em gravar
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Nesta tela são carregados todos os usuários cadastrados no Sage Gestão Contábil, com
seus respectivos códigos, nomes e logins (e-mails). Ao abrir a tela o sistema já fará uma validação
dos logins informados, e apresentará a descrição do problema na coluna Erro, desmarcando a
opção ‘Integrar’.
Por definição, não pode haver logins duplicados ou que correspondam a um usuário com
código diferente na Plataforma Sage. Para alterar um login, basta clicar duas vezes sobre o registro
nesta tela e alterá-lo.
Após definir quais usuários serão integrados, deve-se clicar no botão OK, o sistema
predefine a periodicidade da integração para 60 minutos. Essa periodicidade se refere à
frequência com que o Agendador enviará novos cadastros para a Plataforma Sage, por exemplo,
uma nova empresa, um novo usuário, etc.
Integração de eventos, lançamentos contábil e fiscal, funcionário e protocolos.
As rotinas Folha de pagamento, funcionários, integração contábil e fiscal e protocolos
devem estar configuradas no agendador de rotinas para integrarem com o Sage Gestão Contábil.
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Para configurar acesse Sage Gerenciador de Sistemas / Utilitários/ Agendador de Rotinas.
Para adicionar uma tarefa clique em Adicionar, na tela que será aberta deve-se clicar em
Selecionar, escolher esta tarefa e clicar em OK.
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Após carregar a tarefa, podem-se editar os períodos de integração selecionando a aba
Agendamento.
O período mínimo para a execução desta tarefa é a cada 15 minutos, mas pode ser alterado
para um intervalo maior, se necessário. Com a tarefa de integração fiscal e contábil devidamente
configurada, pode-se gerar a integração fiscal na Plataforma Sage.
A consulta das integrações é realizada através da rotina Serviços/ Plataforma Sage/
Consultas, no Sage Gestão Contábil.
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Para cada aba da consulta, verifique no quadro “Dica” a descrição das situações.
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