Manual de Procedimentos Operacionais - Apoio Administrativo

DOCUMENTAÇÃO RECEBIDA – APOIO ADMINISTRATIVO
1. Documentação ou correspondência oficial externa endereçada ao DGFI;
MI / SECEX / DGFI / GAB
Apoio Administrativo
2. A documentação ou correspondência oficial externa endereçada ao DGFI poderá ser
recebida via Empresa Brasileira de Correios e Telégrafos – ECT ou via emissário/portador;
2.1. Se a documentação for recebida via emissário/portador, o Apoio Administrativo
deverá receber a correspondência destinada ao DGFI na sala 306 – Apoio Administrativo;
2.2. Após receber a correspondência do emissário/portador, o Apoio deverá
registrar no controle de protocolo apresentado data e horário de recebimento da
correspondência, bem como carimbar e assinar ou devolver a via do emissário/portador,
carimbada e assinada, constando a data e o horário de recebimento, bem como a etiqueta do
Sistema de Protocolo;
3. Se a documentação for recebida via Correios, é de responsabilidade do Apoio
Administrativo recolher diariamente no protocolo da Agência Brasileira de Promoção de
Exportações e Investimentos – APEX, localizado no Setor Bancário Norte – SBN, Quadra 2, lote
11, térreo, sala de protocolo, a documentação dirigida a este Departamento;
4. Após os procedimentos de recebimento, deverá ser feita a separação de
correspondências oficiais e particulares;
4.1. Não abrir, em qualquer hipótese, a documentação ou correspondência que
possa ser identificada pelo envelope como particular, reservada ou confidencial;
4.2. Entregar ao(s) destinatário(s), colhendo assinatura legível no livro de protocolo;
5. Compete ao Apoio Administrativo abrir a documentação que possa ser identificada pelo
envelope como oficial;
6. Efetuar a leitura da correspondência para verificar se realmente o documento é
destinado a este Departamento;
7. Registrar em Sistema de Protocolo, informando obrigatoriamente: tipo, remetente,
data do documento e resumo do assunto;
8. Encaminhar à Secretaria do DGFI, que providenciará despacho para adoção das
providências que mencionar;
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