Manual de utilizare – Salariat - BIA

Time Management
Manual de utilizare pentru Salariat

1. Conectare la aplicatie
Conectarea la aplicatia Time Management se face cu nume de utilizator si parola. In
cazul utilizatorilor cu rol de salariati numele de utilizator este CNP-ul.
Dupa ce v-ati conectat numele de utilizator va fi pastrat in setarile aplicatiei, astfel ca la
urmatoarea conectare CNP-ul dvs. va fi afisat ca nume de utilizator, fara a mai fi
necesar sa-l introduceti.
Dupa conectare puteti vizualiza Tabloul de bord – pagina principala din care puteti
accesa modulele aplicatiei.
Manual de utilizare – Salariat
Pagina 2 din 23

In partea din dreapta-jos a paginii sunt afisate: numele dvs. de utilizator, rolul cu care
sunteti conectat la aplicatie (Salariat) si societatea la care v-ati conectat.
2. Schimbare parola
Pentru schimbarea parolei trebuie sa deschideti meniul aplicatiei din stanga sus.
Manual de utilizare – Salariat
Pagina 3 din 23

Apasati cu mouse-ul pe link-ul Schimbare parola. Va aparea fereastra din care puteti
salva noua parola.
Daca ati introdus corect parola veche si ati introdus si confirmat parola noua va aparea
urmatoarea fereastra la salvarea modificarii efectuate:
Manual de utilizare – Salariat
Pagina 4 din 23

3. Schimbare poza
Pentru atasarea unei poze sau schimbarea pozei existente trebuie sa deschideti meniul
aplicatiei din stanga sus.
Apasati cu mouse-ul pe link-ul Schimbare poza. Va aparea fereastra din care puteti
selecta noua poza.
Manual de utilizare – Salariat
Pagina 5 din 23

Cu butonul Incarcare imagine selectati un fisier de pe calculatorul dvs. Dupa incarcarea
fisierului, imaginea poate fi focalizata, micsorata sau marita astfel incat sa obtineti
dimensiunea dorita:
Manual de utilizare – Salariat
Pagina 6 din 23

Poza salvata va aparea in fereastra de conectare si poate aparea la introducerea
pontajului, daca formatul de introducere a pontajului a fost configurat sa includa si poza
salariatului.
4. Tabloul de bord
Tabloul de bord este pagina principala din care se pot apela modulele aplicatiei. Aceasta
pagina afiseaza informatii referitoare la starea pontajului, starea cererilor de concedii,
situatia zilelor de concediu de odihna si noile notificari primite.
Manual de utilizare – Salariat
Pagina 7 din 23

Sectiunea Pontaj din tabloul de bord afiseaza informatia despre nivelul la care se afla
pontajul dvs. din luna curenta.
Daca pontajul este la nivelul Salariat mesajul afisat in sectiunea Pontaj este : “Nu ati trimis
pontajul” si cu ajutorul link-ului Trimite pontajul se poate trimite pontajul catre nivelul superior.
Daca pontajul este la un nivel superior mesajul afisat in sectiunea Pontaj este : “Ati trimis
pontajul”.
Manual de utilizare – Salariat
Pagina 8 din 23

Cu ajutorul link-ului Vizualizare pontaj se acceseaza modulul pontaj pentru luna
afisata.
Se poate schimba luna pentru care doriti afisarea pontajului cu ajutorul calendarului
accesibil cu click-stanga al mouse-ului pe luna/an:
Situatia cererilor de concedii este afisata in sectiunea Cereri concedii a tabloului de
bord:
Manual de utilizare – Salariat
Pagina 9 din 23

Cu click-stanga pe link-urile cererilor initiate/aprobate sau refuzate se acceseaza
modulul de Concedii cu filtrarea concediilor in functie de selectie.
Salariatul poate vizualiza situatia zilelor de concediu de odihna la care are dreptul pe
anul curent si zilele efectuate si planificate in sectiunea Situatie CO a tabloului de bord:
Drept an curent - reprezinta zilele de concediu de odihna la care aveti dreptul conform
contractului, calculate proportional cu perioada de angajare din anul curent (ex. daca
data angajarii este 01/05/2010, dreptul de concediu pe anul curent este nr. de zile de
CO conform contractului proportional cu 8 luni din 12).
Manual de utilizare – Salariat
Pagina 10 din 23

Drept an anterior – reprezinta numarul de zile de CO neefectuate in anul anterior si care
majoreaza dreptul zilelor de concediu de odihna din anul curent.
Efectuat pe an curent – reprezinta numarul de zile de CO efectuate in anul curent pana
la luna curenta de calcul salarii (zilele de CO platite din anul curent).
Planificat – reprezinta numarul de zile de CO pentru care s-a initiat cerere si sunt pe o
perioada ulterioara lunii curente de calcul salarii.
Ramas de efectuat – reprezinta numarul de zile de CO ramase disponibile din anul
curent pentru care se pot initia cereri.
Situatia notificarilor este a patra sectiune din pagina tabloului de bord.
Mesajul afiseaza numarul notificarilor necitite si cu click-stanga pe mesaj se acceseaza
modulul Notificari pentru a citi mesajele primite.
5. Introducere cerere de concediu
Modulul de cereri de concediu se poate accesa din Tabloul de bord sau din meniul
aplicatiei.
Prin modulul Cereri concediu se adauga, se vizualizeaza sau se actualizeaza cererile
salariatului.
Daca doriti sa initiati o noua cerere de concediu apasati butonul Adaugare:
Manual de utilizare – Salariat
Pagina 11 din 23

Pentru o cerere se completeaza:
- Tipul de concediu (concediu de odihna, concediu fara salariu, concediu de studii
neplatit, concediu de studii platit, concediu evenimente deosebite, etc)
- Perioada concediului (data de inceput – data de sfarsit); in functie de perioada
selectata se afiseaza numarul de zile calendaristice, respectiv lucratoare
- Descriere – campul nu este obligatoriu, poate fi completat cu un mesaj explicativ
legat de scopul cererii de concediu
- Fisier atasat; cu Adauga fisier se poate selecta un fisier de pe calculatorul dvs
pentru a fi atasat cererii de concediu (ex. certificatul de nastere al copilului pentru o
cerere de concediu pentru evenimente deosebite familiale).
Dupa salvarea cererii o puteti vizualiza in lista cererilor existente.
Manual de utilizare – Salariat
Pagina 12 din 23

Campul Status din lista de concedii este un cod de culori cu urmatoarea semnificatie:
- Status gri – cererea este initiata (nu a fost inca aprobata sau refuzata)
- Status verde – cererea a fost aprobata
- Status rosu – cererea a fost refuzata.
Exista o sectiune de filtrare cu ajutorul careia puteti selecta cererile dupa anumite criterii.
Sectiunea de filtrare devine vizibila cu click-stanga pe panelul Filtru.
Cererile de concediu se pot modifica sau vizualiza iar daca sunt initiate (nu au fost
aprobate sau refuzate) se pot sterge. Aceste actiuni se acceseaza cu click-dreapta pe o
cerere selectata din lista:
Manual de utilizare – Salariat
Pagina 13 din 23

Pentru fiecare cerere de concediu se poate vizualiza istoricul acesteia (cine/cand a
initiat-o, cine/cand a aprobat-o sau refuzat-o) prin accesarea cu mouse-ul a panelului
Istoric din partea din dreapta a paginii.
6. Introducere pontaj
Pontajul poate fi accesat din tabloul de bord cu link-ul Pontaj sau din meniul aplicatiei,
avand selectata luna pentru care doriti sa va introduceti sau vizualizati pontajul.
Manual de utilizare – Salariat
Pagina 14 din 23

Pontajul sau cererile de concediu pot fi introduse pe luna de calcul salarii sau pe orice
luna ulterioara lunii de calcul salarii. Nu mai pot fi introduse date pentru o luna de calcul
inchisa din punct de vedere al calculului salarial.
Pontajul se introduce in forma tabelara, pe linie fiind salariatul iar pe coloane fiind zilele
lunii. Celula de la intersectia liniei salariatului cu coloana unei zile a lunii are un anumit
format definit la implementare.
Manual de utilizare – Salariat
Pagina 15 din 23

Formatul unei celule in care se introduce pontajul in exemplul de mai sus contine: ore
lucrate (OL), ore invoire (inv) si ore nemotivate (nem). Conform formatului de pontaj din
exemplu, fiecare celula este impartita in 3 mini-celule (OL, inv si nem). Pentru
introducerea unui anume tip de ore intr-o celula a tabelului de pontaj se poate proceda
astfel:
- Se selecteaza tipul de ore pe formatul de pontaj prin click-dreapta pe mini-celula
respectiva (OL, inv sau nem)
Tipul de ore selectat este afisat in sectiunea de deasupra tabelului iar prin tastarea
cifrelor in celulele din tabel acestea vor fi aferente tipului de ore selectat (in exemplul de
mai sus – ore invoire).
- Se selecteaza tipul de ore in celula din tabel prin dublu-click cu mouse-ul pe zona
reprezentatata de tipul respectiv de ore
Pontajul introdus se salveaza cu butonul corespunzator din meniu. La salvarea
pontajului se efectueaza un set de validari predefinite in aplicatie iar daca pontajul nu se
valideaza conform acestor tipuri de validari, in celula de Date personale va aparea
mesajul de avertizare coresponzator trecand cu mouse-ul peste icon-ul .
Manual de utilizare – Salariat
Pagina 16 din 23

Actiunea de Pontaj automat completeaza pontajul conform programului de lucru al
salariatului, fara perioadele de concedii introduse prin cereri.
Cererile de concediu initiate apar hasurate in pontaj, spre deosebire de cererile
aprobate. Cererile refuzate nu apar in pontaj.
Dupa completarea pontajului lunar se efectueaza operatia de Trimitere pontaj. Operatia
implica transferul pontajului de la nivelul salariatului la nivelul imediat urmator pe ierarhia
Manual de utilizare – Salariat
Pagina 17 din 23

olurilor implementate in fluxul de aprobare a pontajului. Dupa transferul pontajului
acesta nu va mai fi modificabil de catre salariat.
Icon-ul de “nivel pontaj” arata daca pontajul este modificabil:
• reprezinta faptul ca pontajul este la nivelul salariatului si este modificabil.
• reprezinta faptul ca pontajul este la un nivel superior salariatului, pentru
salariat fiind blocat.
Actiunea Trimitere pontaj se efectueaza astfel:
- Se apasa butonul Trimitere pontaj; se intra astfel in modul de selectie pentru
trimitere
- Se selecteaza (bifeaza) salariatul dupa care se apasa din nou butonul Trimitere
pontaj; daca v-ati razgandit si nu doriti sa trimiteti pontajul catre nivelul superior
apasati butonul Renunta.
- Dupa operatia de trimitere a pontajului, icon-ul de nivel pontaj arata ca pontajul se
afla la un nivel superior. La trecerea cu mouse-ul peste icon este afisat nivelul la
care se afla pontajul (in exemplu DRU = Departament Resurse Umane) si care a fost
utlima tranzitie a pontajului si cine a initiat-o.
Manual de utilizare – Salariat
Pagina 18 din 23

Pontajul poate fi intors inapoi la salariat de catre utilizatorul cu nivel ierarhic superior
daca exista observatii ale acestuia privind modul in care a introdus salariatul datele.
Salariatul va primi pontajul inapoi si va putea vizualiza observatiile utilizatorului care i l-a
trimis trecand cu mouse-ul peste icon-ul .
Manual de utilizare – Salariat
Pagina 19 din 23

7. Notificare
Operatiile de aprobare /refuzare cereri de concediu efectuate de catre managerul dvs. sau
de actiuni asupra pontajului dvs. efectuate de utilizator(i) cu rol superior in aplicatie sunt insotite
de notificare. Notificarile pot fi citite prin acces din tabloul de bord (click-stanga pe mesaj) sau
din meniul aplicatiei in modulul de Notificari al aplicatiei. Deasemenea notificarile sunt primite de
catre dvs. si pe email.
Modulul de notificari afiseaza mesajele primite sau trimise pe tipuri de mesaj.
Sectiunea din stanga contine notificarile clasificate in doua categorii: Primite si Trimise.
Notificarile Primite sunt notificari generate automat de aplicatie la actiuni efectuate
asupra cererilor de concedii sau pontajului dvs. efectuate de managerul dvs. sau de alti
utilizatori ai aplicatiei cu rol de DRU (Departament resurse umane). Deasemenea pot fi
si notificari manuale adresate dvs. de alti utilizatori ai aplicatiei.
Notificarile Primite sunt clasificate pe urmatoarele tipuri:
- Cereri de concedii acceptate/refuzate – unde puteti vizualiza mesajele trimise
Manual de utilizare – Salariat
Pagina 20 din 23

automat de aplicatie la aprobarea/refuzarea cererilor dvs. de concediu de catre
managerul dvs. sau de catre utilizatorii cu rol de DRU (Departament resurse umane).
- Intoarcere Pontaj – unde puteti vizualiza mesajele adresate dvs. daca pontajul pe
care l-ati trimis de la nivelul de Salariat catre nivelul superior (DRU) v-a fost trimis
inapoi cu obiectii.
- Pontaje Preluate – unde puteti vizualiza mesajele generate de aplicatie la preluarea
pontajului dvs. de catre un utilizator de nivel superior (DRU) in fluxul de aprobare a
pontajului.
Notificarile Trimise sunt notificari generate automat de aplicatie la actiuni efectuate de
dvs. ca Salariat sau notificari manuale generate la trimiterea dvs. voluntara de mesaje
catre alti utilizatori ai aplicatiei. Notificarile Trimise sunt clasificate pe urmatoarele tipuri:
- Cereri concedii initiate – unde puteti vizualiza mesajele trimise automat de aplicatie
la initiarea unei cereri de catre dvs. ca Salariat catre managerul dvs.
- Libere – mesaje trimise de dvs. ca Salariat catre alti utilizatori ai aplicatiei prin
intermediul modulului de Notificari, mesaje care nu au fost generate automat de
aplicatie la anumite actiuni.
La selectia unei categorii de notificari se poate vizualiza in sectiunea din dreapta sus lista
notificarilor din categoria respectiva ordonate cronologic descrescator, cu clasificare pe
perioade (azi, saptamana trecuta, acum 2 saptamani, etc). Notificarile necitite sunt marcate cu
rosu. La selectia unei notificari din lista in sectiunea din dreapta-jos apare textul mesajului,
initiatorul notificarii si data/ora la care s-a trimis.
O cerere de concediu sau orice alta notificare primita sau trimisa de dvs. poate fi tiparita cu
butonul Printeaza din meniu.
Butonul Verifica mesageria din meniu implica reimprospatarea listei de notificari fata de lista
afisata la deschiderea modulului, in cazul in care ati primit mesaje noi.
Butonul Compune mesaj din meniu se foloseste pentru trimiterea de mesaje manuale catre alti
utilizatori ai aplicatiei.
Manual de utilizare – Salariat
Pagina 21 din 23

Un mesaj trebuie sa contina urmatoarele elemente: destinatar(i), subiect si mesaj.
- Destinatar(i): selectia destinatarului (destinatarilor) se face prin accesarea butonului
.
Puteti selecta(bifa) ca destinatari ai mesajului managerul dvs. sau utilizatorii cu rol
DRU (Departament resurse umane).
Manual de utilizare – Salariat
Pagina 22 din 23

Dupa selectia destinatarilor, apasati butonul Salvare. Utilizatorii selectati apar in
sectiunea Catre a mesajului.
Completati subiectul si continutul mesajului.
Mesajul va fi trimis cu optiunea Trimitere mesaj, optiune care va implica afisarea
mesajului in sectiunea Trimise/Libere iar managerul va fi notificat la conectarea in
aplicatie in sectiunea Notificari din tabloul de bord si prin email.
Manual de utilizare – Salariat
Pagina 23 din 23