Prezentare aplicatie

Time Management
Descriere
Time Management este o aplicatie pentru managementul timpului angajatilor in cadrul unei
societati. Managementul timpului angajatilor se face atat din perspectiva implementarii unui workflow
pentru aprobarea pontajului si a cererilor de concedii cat si din perspectiva planificarii si evidentei
timpului lucrat pe tipuri de ore (ore de noapte, ore suplimentare, ore sarbatori legale, ore de
recuperare, etc).
Aplicatia poate fi vazuta ca o interfata de introducere a datelor de pontaj pentru a fi utilizate in
calculul salarial. Dar este mult mai mult decat atat. Aplicatia Time Management implementeaza procesul
de operare a pontajului in cadrul unei companii. Aplicatia Time Management gestioneaza absentele
angajatilor si implementeaza procesul de aprobare a timpului liber pentru angajati. Aplicatia Time
Management permite definirea programelor de lucru ale angajatilor si calculul automat al tipurilor de
ore in vederea platii conform legislatiei si conform specificului clientului.
Beneficii
Beneficiile aduse de aplicatia Time Management in cadrul unei societati constau in:
Modelarea proceselor de operare pontaj, aprobare/revocare pontaj, aprobare/revocare cereri
pentru timp liber al angajatilor in cadrul unei societati
Urmarirea utilizarii timpului de lucru al angajatilor cu o evidenta exacta a orelor suplimentare, ca
instrument de analiza pentru ocuparea cu personal a unitatilor organizatorice
Cresterea eficientei timpului lucrat prin analiza ocuparii timpului de lucru
Minimizarea costurilor de personal prin analiza ocuparii timpului de lucru
Functionalitati
Conectare
Conectarea la aplicatie se face pe baza unui nume de utilizator, parola si societate.
Tipurile de utilizatorii care se pot conecta la aplicatia Time Management sunt:
Utilizatori de aplicatie
Utilizatorii de aplicatie se definesc din aplicatia SuperSal prin nume de utilizator, parola
si sistem de drepturi pe una sau mai multe societati. Sistemul de drepturi se stabileste la
nivel de module si la nivel de grupuri de angajati.
Modulele la care poate avea acces un utilizator sunt:
Definire elemente de pontaj
Definire template pontaj
Definire ture
Definire utilizatori
Pontaj
Cereri concedii

Cereri plati
Sistemul de drepturi la nivel de grupuri de angajati se defineste prin acordarea de
drepturi pe unul sau mai multe puncte de lucru, departamente, puncte de virare
impozit, categorii de personal, grupuri de personal si activitati.
Sistemul de drepturi se implementeaza prin definirea de roluri, avand avantajul unei
management unitar si facil al drepturilor de acces.
Categoriile de roluri care se pot defini sunt:
o DRU (Departament Resurse Umane)
o MRU (Manager Resurse Umane)
o OS (Outsourcing Salarii)
Categoriile de roluri sunt vazute din perspectiva procesului de aprobare a pontajului in
cadrul unei companii si din perspectiva workflow-ului de pontaj: DRU -> MRU -> OS ->
aplicatie de salarizare
Utilizatori de tip salariat
Utilizatorii de tip salariat se pot defini de catre DRU (un user de aplicatie cu rol de tip
DRU). Acesti utilizatori pot avea roluri de:
o Salariat (S)
o Manager (M)
o Operator de pontaj (OP)
o Manager de pontaj (MP)
Categoriile de rolurile sunt vazute din perspectiva procesului de introducere a pontajului
in cadrul companiei si a workflow-ului de aprobare: S-> OP -> DRU.
Definire elemente de pontaj
In modulul de definire a elementelor de pontaj se configureaza:
o Elementele de pontaj care se introduc ca ore prin intermediul fisei de pontaj
o Elementele de pontaj care se introduc ca zile prin intermediul fisei de pontaj
o Elementele de pontaj care se calculeaza si regulile de calcul
o Elementele de pontaj care se introduc prin cereri; cererile pot fi cu aprobare a
superiorului sau cu aprobare automata
Pentru elementele de pontaj se defineste paleta de culori utilizata si codurile cu care apar in fisa
de pontaj.
Definire template de pontaj
In modulul de definire a template-urilor de pontaj se configureaza formate de vizualizare ,
introducere si tiparire a fisei de pontaj. Un template de pontaj se defineste prin elementele de
pontaj componente si design-ul acestora in cadrul fisei de pontaj.
Definire ture
In modulul de definire ture se definesc programele de lucru ale angajatilor din cadrul societatii.
Se pot defini programe de lucru de tip calendaristic (5 zile lucratoare pe saptamana) sau
programe de lucru de tip ordinal, cu periodicitate a zilelor lucratoare (ture 12/24, 12/48, etc).

Definire utilizatori
Prin modulul de definire utilizatori se pot defini utilizatori asociati cu salariatii societatii.
Acesti utilizatori pot avea roluri de:
o Salariat (S)
o Manager (M)
o Operator de pontaj (OP)
o Manager de pontaj (MP)
Un utilizator cu rol de Salariat se defineste prin nume utilizator, parola si poate efectua doar
actiuni in numele sau (isi poate introduce pontajul, poate initia cereri de concediu sau de plata,
este notificat cand cererile sale sunt aprobare sau refuzate de catre superiori).
Un utilizator cu rol de Manager se defineste prin nume utilizator, parola si salariatii pentru care
este manager. Un utilizator cu acest rol aproba/refuza cererile de concediu si poate vizualiza
pontajul pentru subordonatii sai.
Un utilizator cu rol de Operator de pontaj se defineste prin nume utilizator, parola si
departamentele pentru care poate opera pontajul.
Un utilizator de tip Manager de pontaj se defineste prin nume utilizator, parola si
departamentele pentru care poate aproba/refuza pontajul.
Pontaj
Prin modulul de pontaj se introduce pontajul zilnic al angajatilor pentru o luna calendaristica
prin intermediul fisei de pontaj. Fisa de pontaj are ca model un template de pontaj definit.
Pontajul zilnic introdus urmareste si un workflow de aprobare :
Pontajul se introduce de catre salariati sau de catre operatorii de pontaj
Pontajul se trimite la nivelul superior pentru revizuire; superiorul este notificat ca i
s-a trimis pontajul
o Superiorul poate modifica pontajul si-l trimite mai departe la nivelul
urmator
o Superiorul poate trimite pontajul la inferior cu observatii; cand pontajul este
intors, inferiorul este notificat
Pontajul se aproba/refuza de catre managerul de pontaj
o Un pontaj refuzat se intoarce la cel care a creat ultima versiune a pontajului,
acesta fiind notificat
o Un pontaj poate fi aprobat explicit sau implicit de catre managerul de pontaj
Pontajul urmeaza workflow-ul S->OP->DRU->MRU->OS (Salariat -> Operator pontaj
-> Departament Resurse Umane -> Manager Resurse Umane -> Outsourcing salarii);
oricare din aceste nivele poate lipsi, cu exceptia DRU
Dupa aprobarea ultimului nivel, pontajul se transfera in Sal conform regulilor de
calcul definite pentru elementele de salariu in functie de elementele din pontaj
Pentru pontajul introdus se gestioneaza versiunile si se pot vizualiza usor diferentele intre
versiuni.

Fisa de pontaj se poate exporta si tipari.
Se poate genera pontajul pe baza programului de lucru al angajatilor, prin operatia de Pontaj
automat.
Se calculeaza automat orele de noapte, orele suplimentare, orele suplimentare in sarbatori
legale, orele de recuperare.
Se gestioneaza orele suplimentare din punct de vedere al platii, in sensul ca aceastea se pot
compensa cu timp liber platit in termen de maxim 30 de zile, iar daca nu s-au compensat se
platesc . Aplicatia realizeaza automat acest lucru, in sensul ca tine evidenta orelor suplimentare
efectuate, a orelor suplimentare de recuperat, cu perioada maxima in care se pot recupera, a
orelor recuperate, iar la expirarea perioadei in care orele suplimentare se pot recupera se
transfera pe ore suplimentare de plata.
Cereri concedii
Modulul de cereri concedii implementeaza un workflow de aprobare a timpului liber al
angajatilor. Cererile de concedii sau orice tip de absente (zile delegatie, zile libere pentru
evenimente deosebite, etc) se pot face de catre salariat sau in numele salariatului. Cererile
facute de catre salariat trebuie aprobate de managerul acestuia.
Cererile aprobate se transfera automat in Sal in vederea platii concediilor respective.
O cerere de concediu poate avea avansuri asociate (de exemplu la o cerere de concediu de
odihna se poate specifica daca se solicita avans de concediu si/sau avans de prima de vacanta),
fiind create automat si cereri pentru avansurile respective.
Cereri plati
Cererile de plati implementeaza un workflow de aprobare pentru plati solicitate in luna. Cererile
pot fi pentru avansuri de salariu, avansuri de concediu de odihna, ajutoare conform contractului
colectiv (ajutor nastere, casatorie, deces), etc. Cererile de plati sunt initiate de salariat sau in
numele salariatului si se aproba sau refuza. Cererile aprobate se pot programa pentru plata
avand in vedere o anumita periodicitate specifica societatii cu care se fac platile catre angajati.
Notificari
Aplicatia Time Management implementeaza un sistem de notificari prin intermediul caruia
utilizatorii aplicatiei sunt instiintati de statusul operatiilor pe care le-au initiat sau de actiunile pe
le au de efectuat:
Notificarea superiorului la primirea pontajului de la nivelul inferior
Notificarea inferiorului la intoarcerea pontajului de catre superior
Notificarea managerului pentru a aproba cereri de concedii
Notificarea initiatorului de pontaj la refuzarea pontajului de catre managerul de
pontaj
Notificarea salariatului cand i se aproba/refuza o cerere de concediu sau de plata
Alte notificari libere intre utilizatorii de aplicatie

Integrare cu alte sisteme
Aplicatia Time Management este integrata cu aplicatiile :
Supersal
o pentru definirea utilizatorilor de aplicatie, a rolurilor si a drepturilor de acces
Sal
o pentru definirea elementelor de salariu care se preiau din Time Management
o pentru definirea angajatilor societatii
o pentru transmiterea in salarii pentru plata a elementelor de salariu introduse sau
calculate in Time Management