Prezentare probleme implementare POR - ADR Centru

Programul Operaţional Regional 2007-2013
Probleme întâmpinate în procesul de
implementare al proiectelor contractate la nivelul
Regiunii Centru
www.inforegio.ro
www.adrcentru.ro

Probleme întâmpinate în implementarea proiectelor
• Probleme sesizate în procesul de verificare a achiziţiilor publice ce stau
la baza cheltuielilor solicitate în cererile de rambursare
• Modificarea frecventă a graficelor de depunere a cererilor de rambursare
în sensul decalării termenelor prevăzute iniţial în Cererea de finanţare
• Solicitări frecvente de acte adiţionale la contractele de finanţare şi
timpul în care acestea au fost aprobate de AMPOR
• Dificultatea obţinerii creditelor necesare pentru plata lucrărilor realizate
pentru proiectele care nu au beneficiat de prefinanţare, fapt ce duce la
modificarea frecventă a graficului de depunere a cererilor de
rambursare, precum şi la rezilierea de proiecte în special pe domeniul
major de intervenţie 4.3.
www.inforegio.ro
www.adrcentru.ro

Probleme întâmpinate în implementarea proiectelor
• Neconcordanţă între informaţiile incluse în proiectele de
excuţie şi situaţia reală din teren
• Realizarea de acte adiţionale la contractele de lucrări
• Completarea şi depunerea necorespunzătoare a documentelor
prin care se solicită rambursarea fondurilor cheltuite
www.inforegio.ro
www.adrcentru.ro

Probleme privind achiziţiile publice
• utilizarea ca factor de evaluare a duratei de execuţie a lucrărilor în
procedura de achiziţie publică de lucrări;
• elaborarea unor documentaţii de atribuire cu informaţii tehnice
incomplete-neactualizate ce nu sunt în totală concordanţă cu situaţia de
pe teren la data lansării procedurii de achiziţie;
• neincluderea în documentaţia de atribuire a informaţilor referitoare la
posibilitatea / obligativitatea vizitării locaţiei proiectului de către
potenţialii ofertanţi;
• neincluderea în contractele de servicii de proiectare a unor clauze
referitoare la obligaţia proiectantului de a asigura asistenţă tehnică pe
perioada contractului de lucrări şi bugetarea acestei activităţi;
• neincluderea în documentaţia de atribuire, în devizul general al lucrărilor
a unei valori de 10% din valoarea lucrărilor pentru acoperirea lucrărilor
diverse şi neprevăzute.
www.inforegio.ro
www.adrcentru.ro

Probleme privind achiziţiile publice
1. Utilizarea ca factor de evaluare a duratei de execuţie a lucrărilor
în procedura de achiziţie publică de lucrări
Impactul
Câştigă oferte cu durate mici de execuţie, ce nu sunt realiste, fapt ce
conduce la încheierea de acte adiţionale de prelungire a duratei de
execuţie a contractului de lucrări.
Consecinţe
În condiţiile în care se depăşeşte durata ofertată de participantul clasat pe
locul 2, se consideră încălcate principiile tratamentului egal şi
nediscriminatoriu, fapt ce poate duce la neeligibilitatea cheltuielilor
decontate în baza contractului de lucrări.
www.inforegio.ro
www.adrcentru.ro

Probleme privind achiziţiile publice
2. Elaborarea unor documentaţii de atribuire cu informaţii tehnice
incomplete-neactualizate ce nu sunt în totală concordanţă cu situaţia de
pe teren la data lansării procedurii de achiziţie
Impactul
Emiterea de către constructor, chiar de la începutul lucrărilor, a unor note
de comenzi suplimentare (NCS) sau note de renunţare (NR).
Consecinţe
În funcţie de rezultatul analizei sumelor solicitate la decontare, dacă se
constată materiale suplimentare/manopere ce nu au fost licitate şi nici nu
sunt negociate într-un act adiţional, devin cheltuieli neeligibile.
www.inforegio.ro
www.adrcentru.ro

Probleme privind achiziţiile publice
3. Neincluderea în documentaţia de atribuire a informaţilor referitoare la
posibilitatea / obligativitatea vizitării locaţiei proiectului de către
potenţialii ofertanţi
Impactul
Ofertele financiare ale constructorilor nu sunt în totalitate realiste (în
general fiind subestimate).
Consecinţe
Pe parcursul derulării lucrărilor apar nevoi reale de majorare cantitativă şi
valorică a contractului de lucrări. În funcţie de situaţiile apărute
majorările pot fi eligibile sau nu.
www.inforegio.ro
www.adrcentru.ro

Probleme privind achiziţiile publice
4. Neincluderea în contractele de servicii de proiectare a unor clauze
referitoare la obligaţia proiectantului de a asigura asistenţă tehnică pe
perioada contractului de lucrări şi bugetarea acestei activităţi
Impactul
Pe parcursul derulării contractului de finanţare beneficiarul atribuie serviciul
de asistenţă tehnică unui alt proiectant, acţiune ce poate duce la apariţia
divergenţelor între proiectantul iniţial şi cel ce urmăreşte punerea în operă a
proiectului tehnic.
Încheierea unor acte adiţionale la contractul iniţial pentru proiectare pentru
suplimentarea valorii cu până la 50% conform OUG 34/2006
Consecinţe
Impunerea de către noul proiectant ce asigură asistenţa tehnică de noi soluţii
tehnice ce pot conduce la neeligibilitatea anumitor cheltuieli.
Nedecontarea sumelor aferente actului adiţional fiind considerate ca
neeligibile pentru Program
www.inforegio.ro
www.adrcentru.ro

Probleme privind achiziţiile publice
5. Neincluderea în documentaţia de atribuire, în devizul general al
lucrărilor a unei valori de 10% din valoarea lucrărilor pentru
acoperirea lucrărilor diverse şi neprevăzute
Impactul
Încheierea de contracte de lucrări ce nu au prevăzute şi bugetate cheltuieli
diverse şi neprevăzute
Consecinţe
Nu se pot deconta, în cadrul valorii adjudecate a contractului de lucrări,
cheltuielile diverse şi neprevăzute ce apar în realizarea oricăror investiţii.
www.inforegio.ro
www.adrcentru.ro

Soluţii
• În elaborarea contractelor de proiectare trebuie să se prevadă clauze prin
care proiectanţii răspund material în cazul în care în execuţia contractului de
lucrări se dovedesc erori şi/ sau omisiuni din proiectare;
• La elaborarea caietelor de sarcini pentru contractele de lucrări factorii de
evaluare trebuie să fie stabiliţi cuatenţie şi să fie evitată durata de execuţie a
contractului de lucrări ca fiind criteriu de evaluare. În condiţiile în care,
totuşi, aceasta se consideră criteriu de evaluare, atunci trebuie să fie
impusă o perioadă de execuţie a lucrărilor minimă, realistă, în funcţie de
complexitatea proiectului de la care să pornească evaluarea;
• În condiţiile în care beneficiarul nu deţine suficientă expertiză în elaborarea
caietelor de sarcini, este recomandabil să apeleze la o firmă care poate
asigura această expertiză şicaresă verifice, în special pe domeniul tehnic,
dacă schiţele proiectului tehnic (partea desenată) corespund listelor de
cantităţi din partea descriptivă (partea scrisă).
www.inforegio.ro
www.adrcentru.ro

Soluţii
• La încheierea contractului de lucrări beneficiarul trebuie să aibă în vedere
stabilirea unor clauze care să asigure respectarea principiilor de drept.
Totodată, acesteclauzetrebuie să îi poată permite rezilierea contractului,
dacă se constată un mod defectuos de derulare a acestuia şi dacă îi
aduce prejudicii şi riscă implementarea contractului de finanţare.
• Aplicarea principiului segregării funcţiilor în realizarea procedurii de
achiziţie publică.
www.inforegio.ro
www.adrcentru.ro

Derularea contractului de lucrări
• verificarea şi urmărirea termenelor de expirare a garanţiilor bancare pentru
avans şi de bună execuţie depuse de contractori;
• valabilitatea autorizaţiei de construcţie;
• emiterea ordinului de începere a lucrărilor;
• în perioadele de suspendare a lucrărilor, ca urmare a emiterii unor ordine de
suspendare, să se asigure că nu se desfăşoară lucrări;
• verificarea periodică a valabilităţii autorizaţiei dirigintelui de şantier;
• asigurarea că procesele verbale pe faze determinante sunt în conformitate
cu Programul de control al calităţii pe faze determinante vizat de ISC;
• încheierea proceselor verbale de recepţie a lucrărilor în conformitate cu
clauzele contractuale şi cu legislaţia în vigoare;
• situaţiile de plată pentru lucrările executate trebuie semnate de dirigintele de
şantier, beneficiar şi constructor;
• nu toate cheltuielile privind organizarea de şantier sunt eligibile acestea
trebuie să respecte prevederile ordinelor de cheltuieli eligibile pentru a fi
rambursate.
www.inforegio.ro
www.adrcentru.ro

Derularea contractului de lucrări
În cazul în care se va apela la încheierea unui act adiţional prin care se
majorează valoarea contractului de lucrări, este necesară o analiză prealabilă a
nevoilor reale de execuţie de lucrări suplimentare, a cauzelor care au generat
aceste nevoi, precum şi o fundamentare temeinică a necesităţii şi oportunităţii
încheierii actului adiţional. În cazul aplicării art.122, lit. i, din OUG nr. 34/2006
(negocierea fără publicare prealabilă) se va avea în vedere justificarea
circumstanţelor neprevăzute ce au generat apariţia lucrărilor suplimentare/
adiţionale.
www.inforegio.ro
www.adrcentru.ro

Derularea contractului de lucrări
La solicitarea decontării contravalorii cheltuielilor diverse şi neprevăzute, se
vor prezenta următoarele documente:
•dispoziţia de şantier privind modificarea listelor de cantităţi,
•aprobarea proiectantului şi a beneficiarului, respectiv documentaţia şin
aprobările/ avizele necesare în vederea realizării acestora,
•listele de cantităţi aferente,
•actul adiţional la contractul de lucrări însoţit de dosarul achiziţiei.
Având în vedere că beneficiarul elaborează, ori de câte ori este nevoie, note de
comandă suplimentare şi/ sau de renunţare, în cadrul contractului
de lucrări, acesta va fi obligat să ţină o evidenţă a notelor elaborate, iar la
cererea de rambursare se va ataşa o anexă conţinând această evidenţă (anexa
este inclusă în Instrucţiunea nr. 50, care se poate descărca de pe siteul
www.inforegio.ro sau www.adrcentru.ro )
www.inforegio.ro
www.adrcentru.ro

Probleme privind graficele de depunere cereri de
rambursare
Modificarea frecventă a graficelor de depunere a cererilor de
rambursare în sensul decalării termenelor prevăzute iniţial în Cererea
de finanţare – 38 contracte amânare termene cu mai mult de 3 luni
Impactul
Întârzieri în procesul de rambursare a cheltuielilor cu consecinţe asupra
gradului de absorbţie a fondurilor.
Consecinţe
Întârzieri în decontarea fondurilor către beneficiarii de proiecte care pot
duce la blocarea unor etape în implementarea proiectului datorită lipsei
de resurse financiare.
www.inforegio.ro
www.adrcentru.ro

Depunerea necorespunzătoare a documentelor de
solicitare rambursare cheltuieli
Impactul
Cereri de rambursare completate necorespunzător, care nu includ toate
documentele suport anexate.
Consecinţe
Returnarea cererii de rambursare sau solicitarea de completări
suplimentare care întârzie procesul de verificare al cererii respective şi
astfel se poate ajunge şi la întârzieri în ce priveşte rambursarea
cheltuielilor realizate.
www.inforegio.ro
www.adrcentru.ro

Rambursarea cheltuielilor eligibile
Beneficiarul trebuie să se asigure că i se vor rambursa cheltuielile
efectuate, iar în acest sens este necesar să aibă în vedere următoarele
aspecte:
Respectarea regulilor generale de eligibilitate stabilite în HG 759/2007;
cheltuielile solicitate spre rambursare să respecte regulile de eligibilitate
stabilite în ordinele de cheltuieli eligibile particulare fiecărui domeniu major
de intervenţie şi să se încadreze în perioada de eligibilitate conform
ordinelor de cheltuieli eligibile şi contractului de finanţare;
respectarea prevederilor contractuale;
respectarea regulilor de ajutor de stat/ de minimis stabilite prin Ordinele
privind aprobarea schemelor de ajutor de stat/ de minimis;
respectarea prevederilor instrucţiunilor emise de către Autoritatea de
Management a Programului Operaţional Regional şi transmise beneficiarilor
prin Organismele Intermediare;
respectarea legislaţiei în domeniul achiziţiilor publice;
www.inforegio.ro
www.adrcentru.ro

Rambursarea cheltuielilor eligibile
Beneficiarul trebuie să se asigure că i se vor rambursa cheltuielile
efectuate, iar în acest sens este necesar să aibă în vedere următoarele
aspecte:
respectarea momentului de la care cheltuielile sunt considerate eligibile,
conform prevederilor ordinelor de cheltuieli eligibile, ordinelor privind
acordarea ajutorului de stat/ de minimis, precum şi a prevederilor
Contractuale;
respectarea termenelor impuse de contract privind solicitarea încheierii
addendum-urilor;
asigurarea cu documente justificative că produsele/ lucrările sunt livrate/
executate;
asigurarea că se păstrează o evidenţă contabilă pe conturi analitice
distincte pentru fiecare proiect şi că sunt înregistrate în contabilitate
bunurile/serviciile/ lucrările livrate/ executate plătite şi solicitate la
rambursare;
urmărirea derulării contractelor de lucrări şi asigurarea tuturor documentelor
legale ce trebuie emise pe parcursul şi la finalizarea lucrărilor.
www.inforegio.ro
www.adrcentru.ro

Modalitatea de completare a Cererii de
Rambursare
www.inforegio.ro
www.adrcentru.ro

www.inforegio.ro
www.adrcentru.ro

A. Cheltuieli eligibile realizate în perioada de
referinţă, cu documentele suport aferente
Se va trece denumirea
capitolelor şi linilor
bugetare din bugetul
aprobat al proiectului
Se va trece denumirea
achiziţiei şi nr.
contractului prin care
aceasta a fost încheiată
Se va trece nr. şi
data la care a fost
emisă factura
Se va introduce valoarea
facturii fără TVA aferentă
categoriilor de cheltuieli
eligibile enumerate la
coloana 1
Se va trece valoarea TVA
aferentă facturii
Se va
completa de
OI
Nr.
Crt
Categorii de cheltuieli
eligibile
Descriere
activităţi/
achiziţii
conform
contract nr…..
Factura/ Alte documente
justificative (acolo unde este cazul) Denum
ire
furniz
or
OP
(nr./
data)
Valoarea cheltuielii
eligibile
Suma
aprobată de
OI
Valoarea facturii
TVA
Numărul/
Valoarea TVA Fără
Data
Valoarea
afere
TVA
fără TVA aferent TVA
fără TVA
nt
1 2 3 4
5 6 7 8 9 10 11
… … … … … … … … … … …
… … … … … … … … … … …
… … … … … … … … … … …
… … … … … … … … … … …
… … … … … … … … … … …
… … … … … … … … … … …
I. Total costuri
eligibile
II. Venituri nete din
proiect
III. Sumă eligibilă (I. –
II.)
x x x x x x … … … …
x x x x x x … x … x
x x x x x x … … … …
Se va trece numele
furnizorului de bunuri
/ servicii / lucrări
Se va trece nr.
şi data Ordinului
de plată cu care
s-a plătit
valoarea facturii
Se va trece
valoarea
cheltuielilor
eligibile
solicitate pentru
rambursare
Se va trece TVA
aferent
cheltuielilor
solicitate pentru
rambursare, dacă
este cazul
www.inforegio.ro
www.adrcentru.ro

B) Situaţia plăţilor
Se va trece denumirea
capitolelor şi linilor
bugetare din bugetul
aprobat al proiectului
Categorii de cheltuieli
eligibile
Se va trece valoarea
cheltuielilor eligibile
aprobate aferente liniilor
bugetare din bugetul
proiectului
Total
cheltuieli
eligibile
aprobate prin
contractul de
finanţare
Total
cheltuieli
eligibile
realizate
până la
prezenta
cerere
Se va trece valoarea cheltuielilor
eligibile realizate până la prezenta
cerere şi aprobate de către
AMPOR, conform comunicării
făcute către beneficiar (cu
excepţia cheltuielilor solicitate
prin cererea de rambursare
curentă)
Total
cheltuieli
realizate în
perioada de
referinţă
Sold
conform
contractului
1 2 3 4 5=2-3-4
… … … … …
… … … … …
… … … … …
… … … … …
… … … … …
… … … … …
… … … … …
I. Total costuri eligibile … … … …
II. Venituri nete din proiect x … … x
III. Suma eligibilă (I. – II.) … … … …
IV. Pre-finanţare … … … …
V. Total cheltuieli eligibile
(III.-IV.)
x x … x
Se va trece valoarea cheltuielilor
eligibile propuse pentru rambursare prin
prezenta cerere, valori ce trebuie să fie
corelate cu valorile incluse în coloana 8
din tabelul de la punctul A
Se va trece soldul
calculat conform
formulei menţionate
www.inforegio.ro
www.adrcentru.ro

8. Prin prezenta cerere de rambursare solicit suma de …………RON reprezentând
cheltuieli eligibile, şi suma de ………RON reprezentând TVA.
Se va trece valoarea TVA aferent cheltuielilor eligibile
cerute pentru rambursare prin cerere, care trebuie să
fie identică cu suma inclusă în tabelul 7 A. la col. 9,
linia „III. Suma eligibilă”
Se va trece valoarea totală a
cheltuielilor eligibile aferente
cererii, care trebuie să fie identică
cu suma inclusă în tabelul 7 A. la
col. 8, linia „III. Suma eligibilă”
Lista anexe
Număr
Raport de progres
Facturi
Extrase de cont
Centralizator de lucrări
PV pe faze determinante
Titlul Anexei
[semnătura]
[ştampila]
[nume şi prenume]
[funcţia]
Se va trece numele
complet şi funcţia
reprezentantului legal al
Beneficiarului, semnătura
acestuia şi ştampila
beneficiarului
www.inforegio.ro
www.adrcentru.ro

ATENŢIE !
• Formularul Cererii de rambursare completat se ştampilează pe
fiecare pagină şi se semnează şi ştampilează doar pe ultima
pagină.
• Formularul Cererii de rambursare completat va fi transmis şi
electronic (pe CD sau transmis prin email) în format editabil la
Organismul Intermediar
• Formularul Cererii de rambursare se depune în 2 exemplare
originale însoţit de toate anexele necesare
www.inforegio.ro
www.adrcentru.ro

Vă mulţumesc
ADR CENTRU
Alba Iulia; Piata Consiliul Europei, Nr.32D
Romania; Jud.ALBA
Tel: 0258/818616
Fax: 0258/818613
email: office@adrcentru.ro
web: www.adrcentru.ro
www.inforegio.ro
www.adrcentru.ro