Sistemul Integrat de Management (S.I.M.) pentru dezvoltare durabilă ...

Sistemul Integrat de Management(S.I.M.) pentru dezvoltare durabilă lanivel local şi regionalSIBIU Romania 2012

CERTIFICĂRIGhidul pentru Implicare și Comunicare este un produs al proiectului Management Europa urbană-25. Proiectul a fost parţialfinanţat de Comisia Europeană, DG Mediu. Proiectul a fost coordonat de Uniunea Oraşelor Baltice (UBC) şi Secretariatul pentruMediu şi Dezvoltare Durabilă şi face parte din Agenda 21 UBC, Program de Acţiune 2004-2009 - Foaia de parcurs pentrudezvoltarea durabilă a oraşelor baltice. Grupul de coordonare al proiectului a constat din administraţiile locale pentru durabilitate(ICLEI), UNEP / Grid-Arendal, Stiftung Bodensee şi Universitatea de Vest din Anglia.Publicaţia reflectă opiniile autorului şi nu poate fi considerată ca reflectând poziţia Comisiei Europene.Grupul editorial: AnnikaClaesson, LindaTalve,Kasia Bogucka,ChristinaGarzillo,Marion Hammerl,Claudia Heberlein,DanielaPaas,AndreaPhilipp şiHolgerRobrecht.© Comisia pentru Mediu aUniunii OraşelorBaltice (EnvCom). Toate drepturile rezervate. Nicio parte a acestei publicaţii nu poate fireprodusă sau copiată în scop comercial, sub nicio formă sau în nicio situaţie, fără permisiunea în scris a UBC EnvCom,acţionând şi în interesul partenerilor proiectului MUE-25.Copiile tipărite pot fi comandate lawww.localmanagement.euEditorial board: Annika Claesson and Linda Talve with the support of Cristina Garzillo,Marion Hammerl, Claudia Heberlein, Daniela Paas, Andrea Philipp and Holger RobrechtIllustrations: © Pauliina Borgelin,layout: Sari BowieFundatia de perfectionare profesionala in administratia publica Sibiu -RomaniaLucrarea a fost realizata in cadrul parteneriatului European - CHAMP cu Hub Sibiu, Romania,traducerea, adaptarea si completarea in limba romana a fost realizata de autorii cercetator stiintificgr I dr. Mihai Baltador, masterand Ciobanu Oana Iulia, dr. Tatu Angela si drd. Radu BaltadorWeb site: https://sites.google.com/site/perfectproff/e-mail: perfectproff@gmail.comSibiu B-dul Victoriei nr.2-4 Romaniatel: 004(0)746665891tel: 004(0)722958131Illustraţii © Comisia pentru Mediu aUniunii OraşelorBaltice (EnvCom)

Sistem de management orientat spre performanţă:Definirea performanţei Realizare obţinutăla sfârşitul unui ciclu de managementDiferite nivele de performanţă: excelen/ bun/ slab/non-performanţăPerformanţatrebuie să depăşească simpla conformitate juridicăCum se măsoarăşi se evalueazăperformanţa Compararea realizărilor (la sfârşitul ciclului de management), cu scopurile stabilite înstrategia dedezvoltareEvaluarea realizărilor de cătrepărţile interesate/ subiecți interesațiExtindereagradată a domeniului (în funcţie de punctul de plecare)Cerinţe minime referitoare la performanţă Folosirea unui set de indicatori cheie, plus indicatori individuali pentru toate aspectele relevante desustenabilitateşiîn toate elementele de management (situaţia existente, strategia de dezvoltare,monitorizare, raportare)Scopuri definite în timp, de tip SMART 1 ,înStrategia de Dezvoltareşi Planul/Planurile de Acţiune–Strategia de dezvoltare sustenabilăEvaluarea rezultatelor analizei făcute de părţile interesate / subiecți interesațiAngajamentul politic este asumat (Strategia de dezvoltare aprobată, auditul intern şi raportul demonitorizare sunt recunoscute de Consiliul Local)Lărgirea gradată a ariei de aplicare: de la abordarea zonală spre întreaga zonă urbană(efectul sinergic)şi accent pe aspectele de mediu, în toate dimensiunile durabilităţii (sustenabilităţii)Informaţii asupra performanţeiîn Raportul de SustenabilitateCerinţe minime de conţinut şi proces referitoare la toate etapelemanagementuluiCerinţe minime de conţinut= Documente/instrumente care vor trebui elaborate în fiecare etapă a SIM şiconţinutul specific, relevant.Cerinţe minime legate de proces = Paşii procedurali necesari pentru implementarea SIM.1 SMART = Specific, Măsurabil, Realizabil, Realist, determinat în timp (în limba engleză: Specific,Measurable, Achievable, Realistic, Time-bound)I 2

INFORMAŢII/OPINII DE BAZĂ (ACTUALIZAREA LOR)Cerintele minime de conţinut pentruinformaţiile de bazăInclude setul de indicatori cheieInclude identificarea planurilor şi programelorrelevante, cu scopurile şi obiectivele lor stabilite,curenteşi care prezintă importanţă pentru aspectelede durabilitate / sustenabilitateInclude identificarea sistemelor şi procedurilorrelevante stabilite, pentru realizarea planurilormunicipale cerute prin lege, a planurilor şiprogramelor proprii(audit al sistemului)Include prezentarea generală a legislaţiei relevante(sau indicaţii unde poate fi găsită legislaţia) şisistemul/procedurile de actualizare a legislaţiei(conformitatea legislativă).Include analiza părţilor / subiecților interesațiCerinţe minime de procesActualizarea informaţiilor de bază se face de cătreun grup de lucru ce include reprezentanţi ai tuturordepartamentelorRecunoaşterea actualizării/analizeiinformaţiilor debază de către Consiliul LocalÎncazul afilierii la Angajamentele Aalborg (AA):depunerea Analizei de Bază cel târziu după 12 lunide la aderarea la AA, la Secretariatul AA.STABILIREA SCOPURILORCerintele minime de conţinut pentruSTRATEGIA DE DEZVOLTAREInclude obiective SMART şi măsuri pe termenlung (10/20ani) şi termen scurt (3/5 ani)Stabilirea obiectivelor se bazează pe rezultateleobţinute din Analiza Informaţiilor de Bază.Stabilirea obiectivelor se concentrează cătreaspectele politicilor locale cu impact semnificativasupra mediului şi dezvoltării durabile.Include seturi de indicatori cheie, corelaţi cuobiectivele.IncludePlanul/Planurile de Acţiune (plan delucru pentru implementarea Strategiei deDezvoltare, cu referire specială la obiectivele petermen scurt)Include definirea mecanismului decontinuare/monitorizareCerinţe minime de procesImplicarea subiecților interesați cel puţin în stabilireaobiectivelorStrategia de dezvoltare este aprobată de ConsiliulLocal/Municipal – Strategia de dezvoltaresustenabilăÎn cazul afilierii la Carta Aalborg (CA): depunereaAnalizei de Bază cel târziu după 12 luni de laaderarea la CA, la Secretariatul CA.I 3

Cerinţe minime de conţinut pentruPlanul/Planurile de AcţiunePe baza scopurilor şi obiectivelor Strategia dedezvoltare. Fiecare măsură trebuie corelată cu unobiectiv.Descrierea măsurilor şi proiectelor concrete ce vor firealizate:- Ce este de făcut? (titlul, scurtă descriere amăsurii) – schiţa proiectului- Cine este responsabil? (persoana, departamentulsau partea implicată, detalii de contact)- Cine ar trebui să susţină implementarea şi cum?(persoana, departamentul, detalii de contact)- Care este termenul până la care măsura artrebui îndeplinită? (grafic, termenul de realizare)- Ce resurse de personal şi financiare suntalocate? (echipă, bugetul)- Identificarea indicatorului (indicatorilor) careevaluează succesul realizării măsurii- Informarea publicului: Către cine? Ceinstrumente? Graficul?Proceduri “verzi” de achiziţie în cazul cererii deofertă sau achiziţie de către administraţia locală?(da/nu/în curs de elaborare)Cerinţe minime de procesImplicarea/consultarea celor care vor implementaacţiunile.ANGAJAMENTUL POLITICCerinţe minime de conţinutHotărârea Consiliului pentru aprobareaimplementării SIM şi a structurii organizaţionale.Hotărârea Consiliului pentru recunoaşterea AnalizeiInformaţiilor de bază, Auditului Intern, Raportului deMonitorizare.Hotărârea Consiliului pentru aprobarea Strategiei dedezvoltareHotărârea Consiliului pentru semnarea Raportului deSustenabilitateCerinţe minime de procesAprobarea hotărârii de implementare a SIM şistructurii organizaţionale de către Consiliul Local –Primarul, reprezentând Consiliul Local, are rolulprincipal şi este responsabilul final pentruimplementarea SIM.Recunoaşterea Analizei Informaţiilor de Bază,Auditului Intern, Raportului de Monitorizare de cătreConsiliul Local.Aprobarea Strategiei de dezvoltare de către ConsiliulLocalSemnarea Raportului de Sustenabilitate de cătreConsiliul LocalI 4

IMPLEMENTARE ŞI MONITORIZARECerinţe minime de conţinutInclude utilizarea setului de indicatori cheie dinAnaliza Informaţiilor de Bază, Strategia dedezvoltare /Planul de Acţiune, Auditul Intern,Raportul de Monitorizare şi Raportul deSustenabilitate pentru a măsura/dovedi performanţa(= îmbunătăţirea continuă)Include definirea unui Program de Monitorizare(ce, când, cum, …), atât pentru proces (îndeplinireaplanului de acţiune, reguli ale sistemului, etc) cât şipentru performanţă (= îmbunătăţire raportată laobiective)Rezultatele monitorizării sunt incluseîn Raportul deSustenabilitateCerinţe minime de procesMonitorizare anuală, prin întocmirea unui Raport deMonitorizarePărţile interesate relevante au posibilitatea de a-şiexprima opiniile referitoare la Raportul deMonitorizare.Recunoaşterea Raportului de Monitorizare, plus aopiniilor părţilor interesate, de către Consiliul Local.EVALUARE ŞI RAPORTARECerinţe minime de conţinutDefinirea unei proceduri interne anuale de evaluarea procesului şi a performanţei, inclusiv lista deverificare/procedura specifică pentru AuditulIntern şi elaborarea unui Plan de Urgenţă în cazulneconformităţii cu legislaţiaInclude un Raport anual de Monitorizare, caredescrie rezultatele activităţii de monitorizareelaborate în conformitate cu metodele / procedurileimpuse de Programul de Monitorizare.Cerinţe minime de proces- Audit Intern realizat de către coordonatorulSistemului de Management Integrat şi de cătreun auditor care nu este direct implicat în Sistem- Include metode de evaluare şi feedback realizatede părţile interesate- Raportul Auditului Intern plus rezultatulfeedback-ului dat de părţile interesate,recunoscut de către Consiliul LocalRaportul de Monitorizare plus rezultatul feedbackuluidat de părţile interesate, recunoscut de cătreConsiliul Local.I 5

EVALUARE ŞI RAPORTAREInclude cel puțin un Raport de Sustenabilitate încadrul unei perioade electorale, inclusiv:- Hotărârea Consiliului de a implementa Sistemulde Management Integrat şi de a aloca resurse ---Iniţiere organizaţională cu personal responsabil decomunicarea externă- Politica de Durabilitate a Autorităţii Localeincluzând normele Strategiei de dezvoltare- Activităţi de bază pentru respectarea normelorStrategiei de dezvoltare- Principalele rezultate consolidate în Raportul deMonitorizare- Nivelul de performanţă atinsInclude documentație pentru toate elementelerelevante ale Sistemului Integrat de Management(iniţiere organizaţională, mecanisme pentru analizasistemului etc.)Raport de Sustenabilitate adoptat de către ConsiliulLocalConstituirea unui punct de referinţă pentru accesulla documentele relevante de către părţile interesate/ personalul implicat (a se vedea, de asemenea,secţiunea Implicare şi Comunicare)IMPLICARE ŞI COMUNICARECerinţe minime de conţinutInclude definirea unui Plan de comunicare şi deimplicare pe bază unei analize realizată decătrepărţile interesate (dezvoltat în cadrul Opiniilorde referinţă), inclusiv normele publice pentruimplicarea părţilor interesate.Include un Plan pentru comunicare internă caredefineşte reguli, proceduri, ieşiri (de exemplu,Programul de Construcţii Capacitate)Include cel puţin un Raport de Sustenabilitate încadrul unei perioade electoraleCerinţe minime de proces- Implicarea părţilor interesate în conformitate cudomeniul de aplicare în formatul corespunzătorîn toate elementele-cheie ale Sistemului Integratde Management (implicarea părţilor interesate înstabilirea obiectivelor ca un minim)- Posibilitatea primirii unui feedback din parteapărţilor interesate implicate şiinformaţii desprecum a fost perceput feedback-ul- Documentarea şi evaluarea constantă aproceselor participante- Informaţii de bază pentru angajaţi a SistemuluiIntegrat de Management- Posibilitatea primirii unui feedback din parteaangajaţilorRaport de Sustenabilitate adoptat de către ConsiliulLocalI 6

IMPLICARE ŞI COMUNICAREInclude documentaţie pentru toate elementelerelevante pentru comunicarea internăşi externă aSistemului Integrat de Management (norme pentruimplicarea părţilor / subiecților interesați, proceseleparticipante etc.)Constituirea unui punct de referinţă pentru accesulpărţilor / subiecților interesați / personalul implicat ladocumentele relevante pentru comunicarea internăşiexternăSTRUCTURA ORGANIZAŢIONALĂCerinţe minime de conţinutInclude definirea structurii organizationale a tuturorpaşilor pentru Sistemul Integrat de Management, cuo identificare clară a rolurilor, responsabilităţilor şi astructurilor interne (Iniţiere Organizaţională)Trimitere către resursele umane şi financiare aleSistemului Integrat de ManagementInclude reguli de implicare pentru Consiliul LocalInclude numirea coordonatorului şi a echipei decoordonare, cu directive/atribuţii adecvateInclude numirea unui Consiliu de Coordonare,responsabil pentru supravegherea totală aSistemului Integrat de Management, format dinreprezentanţi din toate departamentele relevantepentru gestionarea resurselor şi a durabilităţii.Include numirea unui auditor intern, cu caracterindependent faţă de echipa de coordonareInclude definirea unui Program de consolidare aformării profesionale pentru angajaţişidocumentaţia necesarăInclude documentaţia pentru inițierea procesului dereorganizaţională stabilităCerinţe minime de procesStructuraorganizaţională aprobată de către ConsiliulLocal – Primarul, ca reprezentant al Consiliului Localdeţine conducerea şi este responsabil pentruimplementarea Sistemului Integrat de Management.I 7

SURSE BIBLIOGRAFICEDeclaraţia de la RioAgenda 21Vești bune și releSpațiul deoportunitate"Regulamentuljocului"Metoda participativă ainstrumentelorplanificareacomunitățiiPerspectivele grupuluiAsociațiaInternațională pentruparticiparea publicăConvenția de laAarhus: GhidulImplementăriiInstitutul deguvernareNoţiuni de bază aetapeiCanada Instrument deSănătate pentruPolitica de implicare apublicului în luareadeciziilorInstrumente pentruSustineti și efectuareaDeciziei ParticipativăUrbanăTehnici de implicareale părţilor interesatehttp://www.un.org/documents/ga/conf151/aconf15126-1annex1.htmhttp://www.un.org/esa/sustdev/documents/agenda21/english/agenda21toc.htmMass-media, Responsabilitatesocială şi dezvoltare sustenabilăEste un ghid global pentru agenţiile de comunicaţii cu privire la modul de apromova o de dezvoltare. Subtitrat modul în care agenţii de comunicaţii pottransforma responsabilitatea socială corporativă, este cea mai nouă provocare aindustriei, în afaceri se recomandă utilizarea a10 reguli pentru a realiza acestlucru. Ghidul este publicat de EACA (Asociaţia Europeană a Agenţiilor deComunicare), Sustenabilitate şiUNEP (Programul Naţiunilor Unite pentru Mediu).http://www.partnerships.org.uk/guide/howto.htmUn practicant manual, o publicaţie comună a Fundaţiei King Baudouin şiInstitutul Flamand pentru Ştiinţă şiTehnologie de evaluare (viWTA), disponibilpe http://www.kbs-frb.behttp://www.communityplanning.netsiteutil, cu principiile,metodele,scenariişistudii de caz, template-uri, resurse, filme, etcwww.theperspectivesgroup.comhttp://iap2.orgConvenţia de la Aarhus: Un ghid de implementare, a Organizaţiei NaţiunilorUnite, New York şi Geneva, 2000http://www.iog.ca/boardgovernance/html/gov_wha.htmlAngajarea şi implicarea părţilor interesate înWatersheddvs., TetraTech,Inc/EPA.,http://www.epa.gov/owow/watershed/outreach/documents/stakeholderguide.pdfConsultare a Secretariatului Corporate, politica de sănătate şi Sucursala decomunicare, Disponibil de la 2000http://www.hc-sc.gc.ca/ahcasc/pubs/publicconsult/2000decision/index-e.htmlONU/Habitat, disponibilde la2001http://www.unhabitat.orgOECD 2004, NEA Nr. 5418

1. Studiu privind determinarea necesităţilor de formare continuă pentru administraţie publică locală înjudeţele2. Alba, Braşov, Covasna, Harghita, Hunedoara, Mureş, Sibiu, Vâlcea pentru perioada 2000-2003 şiprognoza până în 2010,3. Studiu privind reorganizarea instituţională a aparatului propriu al Consiliului Local al municipiuluiSibiu,4. Managementul calităţii în administraţia publică,5. Paralelă între administraţiile publice din Germania şi România,6. Administraţia publică locală în faţa exigenţelor integrării europene,7. Managementul documentelor în administraţia publică locală, (evidenţa, circulaţia păstrarea actelorşi crearea unităţilor arhivistice), Ediţia I,8. Culegere de hotărâri ale Consiliului Local a municipiului Sibiu.9. Administraţia publică, consilierul şi cetăţeanul,10. Managementul formării profesionale în administraţia publică locală din România şi Germania,11. Legea nr. 215 privind administraţia publică locală, Ediţie bilingvă (româno-germană)12. Teze privind Codul de Procedură Administrativă a României - forma iniţială (trimisă spreconsultare),13. Teze privind Codul de Procedură Administrativă a României - forma finală,14. Codul de Procedura Administrativa a Romaniei15. Codul Administrativ al României - proiect,16. Managementul documentelor în administraţia publică,17. Ghidul sibianului pentru obţinerea izaţiei de construire/desfiinţare,18. Ghidul sibianului pentru obţinerea izaţiei de construire/desfiinţare - zona centrului istoric19. Managementul dezvoltării durabile în administraţia publică locală,20. Fundamentarea sociologică a dezvoltării durabile,21. Strategia de dezvoltare durabilă a municipiului Tg. Jiu,22. Strategia de dezvoltare durabilă a judeţului Gorj23. Proiectul de lege privind codul de procedură administrativă (aflat în faza de avizare)24. Ghidul de dezvoltare a municipiului Sibiu în limba română25. Managementul colectivităţilor locale Vol. 1 şi 226. Un trecut pentru viitor – Sibiu Capitala Culturala 2007 - CD,27. Managementul capitalului uman în administraţia publică din România şi Germania28. Dezvoltarea resurselor financiare locale, suport de curs CD29. Viziune managerială a dezvoltării durabile în organizaţiile administraţiei publice, suport de curs CD30. Managementul dezvoltării capacităţii administrative în administraţia publică locală, suport de cursCD31. Managementul capacităţii administrative în administraţia publică locală Volumul I şi II - 200532. Managementul proiectului – 200633. Cultura administrativă în România/Administrative Culture in Romania - 200734. Managementul riscului – 2009,35. Poster pentru Congresul Mondial al Primarilor : „Resilient Cities 2011”-Bonn36. 2007 – a III-a Conferinţă Internaţională „Dezvoltarea durabilă a comunităţilor locale”,37. 2008 – a IV-a Conferinţă Internaţională „Creşterea capacităţii administrative a autoriităţilor publicelocale”

38. 2009 – a V-a Conferinţă Internaţională „Managementul proiectelor cu finanţare internaţională înadministraţia publică”39. Strategia de dezvoltare durabilă a municipiului Tg. Jiu, *40. Strategia de dezvoltare durabilă a judeţului Gorj, *41. Strategia de dezvoltare durabilă a comunei Mândra, (lb. română/engleză) – 2008,*42. Strategia de dezvoltare durabilă a comunei Şinca Nouă (lb. română/engleză) – 2008,*43. Strategia de dezvoltare durabilă a comunei Şinca (lb. română/engleză) – 2008, *44. Strategia de dezvoltare durabilă a comunei Şercaia (lb. română/engleză) – 2008, *45. Strategia de dezvoltare durabilă a comunei Comăna (lb. română/engleză) – 2008, *46. Strategia de dezvoltare durabilă a comunei Părău (lb. română/engleză) – 2008, *47. Strategia de dezvoltare durabilă a comunei Recea (lb. română/engleză) – 2009, *48. Strategia de dezvoltare durabilă a comunei Lisa (lb. română/engleză) – 2009, *49. Strategia de dezvoltare integrată a comunelor Recea, Lisa, Hărseni şi Voila (lb. română/engleză)– 2009,*50. Strategia de dezvoltare durabilă a comunei Hârseni (lb. română/engleză) – 2009,*51. Strategia de dezvoltare a municipiului Câmpulung în context european (lb. română/engleză) –2009/2010, *52. Proiect privind viaţa social culturală din municipiul Sibiu, Contract nr. 91/2002 (2002-2004)53. Proiect „Ghid de dezvoltare durabilă a municipiului Sibiu”, Contract nr. 280/200354. Proiectul „Susţinerea administraţiei orăşeneşti şi a CRFCAPL Sibiu - Hermannstadt”, susţinut deMinisterul pentru Cooperare Economică şi Dezvoltare şi Societatea pentru Cooperare TehnicăGTZ din Germania încheiat sub nr. P.N. 95.48.08.2/1999 finanţat de partea germană. Proiectuleste în derulare şi a fost prelungit în anul 2004 până în anul 200755. Contract de cooperare între Centrul Regional de Formare Continuă pentru Administraţie PublicăLocală Sibiu şi Centrul European de Informare Berlin Jean-Monnet-Haus (Casa Jean - Monnet)încheiat la Sibiu în prezenţa ministrului federal de interne al Germaniei şi ministrul administraţiei şiinternelor România (2004-2007)56. Proiectul de cooperare între C.R.F.C.A.P.L. Sibiu şi Fundaţia Hanns Seidel57. Proiect „Fundamentele culturii administrative în Europa” Strasbourg, France (octombrie 2006)58. Proiectul din programul Leonardo Da Vinci „Knowledge Bridge” (2006-2009)59. Proiectul WACOM – Water Competences Model Transfer – proiect nr.: DE/09/LLP-LdV/TOI/14723060. Proiectul “COMPetency Assessment and Training for the uptake of eGOVernment services bypublic authorities (COMPAT. eGOV.de) 2011- 201261. Proiectul Q-Cert-VET : Transfer and Acceleration of Quality Certification for Vocational EducationTraining – Leonardo da Vinci project 2011- 201262. Dezvoltare sustenabila in Romania, ICLEI – Europa ,Napoli 201163. Sistem integrat de management – o posibila solutie pentru aplatizarea crizei economice, ICLEI –Europa , Londra 201264. Brosura – “Sase argument pentru implementarea sistemului integrat al sustenabilitatiiromana/engleza/poloneza” Bodensee, Germania- 2012*aceste lucrari au fost realizate in colaborare cu Institutul de Cercetari Economice din cadrul Academiei Romane si U.L.B. Sibiu