Snabbkurs i Kalkyl - Älvsbyns kommun

Version 3.2
20110105
© Le Lundberg
Kalkylering med OpenOffice.org Calc

Innehållsförteckning
Kalkylering med OpenOffice.org Calc.................................................................................................1
1 Allmänt..............................................................................................................................................4
1.1 Beteckningar och begrepp..............................................................................................................4
2 Att komma igång med OpenOffice Calc...........................................................................................5
2.1 De första stegen.........................................................................................................................5
2.1.1 Starta Calc..........................................................................................................................5
2.1.2 Öppna ett befintligt dokument - göra ändringar och spara................................................5
2.1.3 Öppna flera dokument........................................................................................................5
2.1.4 Skapa nytt dokument..........................................................................................................5
2.1.5 Spara ett befintligt dokument på hårddisken eller USB-minne.........................................5
2.1.6 Stäng dokumentet...............................................................................................................6
2.1.7 Använda hjälp....................................................................................................................6
2.1.8 Stäng Calc..........................................................................................................................6
2.2 Kalkylering med Calc................................................................................................................6
2.2.1 Basbegrepp i kalkylering...................................................................................................6
2.2.2 Menyer, lister och ikoner...................................................................................................6
2.3 Justera grundinställningar..........................................................................................................7
2.3.1 Ändra menystorleken.........................................................................................................7
2.3.2 Ändra sidvisningsalternativ................................................................................................7
2.3.3 Använda verktyget Förstoring - zoomningskontroll vid granskning.................................7
2.3.4 Ändra visning av verktygsfälten........................................................................................7
2.4 Växling av dokument.................................................................................................................8
2.4.1 Spara ett befintligt dokument under ett annat filformat.....................................................8
2.4.2 Spara som dokumentmall...................................................................................................8
2.4.3 Hantera versioner...............................................................................................................8
3 Enkla handgrepp................................................................................................................................9
3.1 Skriv in data...............................................................................................................................9
3.1.1 Skriv in siffror och text i en cell.........................................................................................9
3.1.2 Bilda en formel i en cell.....................................................................................................9
3.1.3 Använda kommandot Ångra..............................................................................................9
3.1.4 Specialtecken/symboler....................................................................................................10
3.2 Markera data............................................................................................................................10
3.2.1 Markera en cell eller ett cellområde.................................................................................10
3.2.2 Rader och kolumner..............................................................................................................11
3.2.2.1 Markera rader eller kolumner........................................................................................11
3.2.2.2 Lägga in rader eller kolumner.......................................................................................11
3.2.2.3 Radera rader eller kolumner..........................................................................................11
3.2.2.4 Ändra kolumnbredd eller radhöjd.................................................................................12
3.3 Kopiera, flytta och radera........................................................................................................12
3.3.1 Kopiera och flytta innehåll i celler...................................................................................12
3.3.2 Kopiera och flytta innehåll i celler mellan kalkylblad och aktiva...................................12
arbetsböcker..............................................................................................................................12
3.3.3 Radera cellinnehåll...........................................................................................................12
3.4 Sök och Ersätt..........................................................................................................................13
3.4.1 Använda kommandot Sök för att söka ett specificerat cellinnehåll.................................13
3.4.2 Använda kommandot Ersätt för att byta ut cellinnehåll...................................................13
3.5 Sortera data..............................................................................................................................13
4 Formler och funktioner....................................................................................................................14
Introduktion till OpenOffice Calc Sida 2

4.1 Formler.....................................................................................................................................14
4.1.1 Enkla formler...................................................................................................................14
4.1.2 Använda autofyllverktyget...............................................................................................14
4.1.3 Förstå och använda relativ cellreferens i formler.............................................................15
4.1.4 Förstå och använda absolut cellreferens i formler...........................................................15
4.1.5 Känna igen felmeddelanden som är relaterade till formler..............................................15
4.2 Funktioner................................................................................................................................16
4.2.1 Funktioner i Calc..............................................................................................................16
4.2.2 Använda summafunktionen..............................................................................................16
4.2.3 Använda medelvärdesfunktionen.....................................................................................17
4.2.4 Minsta och största värdet.................................................................................................17
5 Formatering.....................................................................................................................................18
5.1 Formatera celler – numerisk data.............................................................................................18
5.2 Formatera celler – text.............................................................................................................18
5.3 Formatera celler - justering......................................................................................................18
5.4 Formatera celler - kantlinjer....................................................................................................18
5.5 Formatera celler - bakgrund.....................................................................................................19
6 Rättstavning.....................................................................................................................................20
6.1 Stavningskontroll.....................................................................................................................20
7 Kalkylbladsformat...........................................................................................................................21
7.1.1 Ändra kalkylbladsformat: sidorientering, sidstorlek, marginaler....................................21
8 Utskrift.............................................................................................................................................22
8.1 Förbereda utskrift.....................................................................................................................22
8.1.1 Förhandsgranska ett kalkylblad.......................................................................................22
8.1.2 Använda vanliga utskriftsalternativ..................................................................................22
8.1.3 Skriva ut ett dokument på en installerad skrivare............................................................22
8.2 Skriv ut som PDF-fil................................................................................................................22
9 Några avancerade funktioner...........................................................................................................23
9.1.1 Importera objekt till ett kalkylblad...................................................................................23
9.1.2 Flytta och ändra storleken på importerade objekt i ett kalkylblad...................................23
9.2 Diagram...................................................................................................................................23
9.2.1 Olika typer av diagram från siffror i kalkylblad..............................................................23
9.2.2 Redigera eller ändra diagram...........................................................................................24
9.3 Figurer......................................................................................................................................24
9.3.1 Lägga till figurer och andra ritobjekt i ett kalkylblad......................................................24
Introduktion till OpenOffice Calc Sida 3

1 Allmänt
I det här dokumentet behandlas grunderna i kalkylering med OpenOffice.org Calc.
Kompendiet följer kraven som gäller för det internationella datakörkortet ECDL och den primära
versionen är 3.2.
Detta material är avsett att användas som stöd i undervisningen av OpenOffice.org och kan
användas för självstudier.. Dokumentet är producerat vid Älvsbyns kommun.
1.1 Beteckningar och begrepp
I detta kompendium har använts följande beteckningar:
Med fet stil betecknas menyval (tex. Arkiv).
På varandra följande val i en meny eller undermeny betecknas med fet stil och avgränsat med ,
(kommatecken). (Arkiv, S p ara s o m ).
Med kursiv stil betecknas tangenter, dialogrutor, flikar och knappar (Del-tangenten)
Ett plustecken mellan två tangenter (tex. Ctrl+F4) betecknar att tangenterna skall
tryckas samtidigt.
Siffror (1, 2, 3, ...) anger en serie åtgärder som skall utföras i en följd.
Stjärna anger uppräkning eller olika möjligheter.
Bokstäver (a), b), ...) anger likvärdiga alternativ.
Följande begrepp är centrala i detta arbete:
Högerklicka Att klicka på musens högra knapp.
Vänsterklicka Att normalklicka – vänstra knappen.
Dubbelklicka Att snabbt vänsterklicka två gånger efter varandra.
Välj Betyder att du i regel skall vänsterklicka på ett alternativ.
Klicka Samma som att vänsterklicka.
Dokument Med dokument avses ett Calc kalkylblad även kallat arbetsbok.
Introduktion till OpenOffice Calc Sida 4

2 Att komma igång med OpenOffice Calc
2.1 De första stegen
2.1.1 Starta Calc
Du kan starta OpenOffice Calc på åtminstone följande sätt:
Välj S t arta, Pro gram, OpenOffice 3.2, OpenOffice C al c .
Dubbelklicka på OpenOffice ikonen och välj kalkylblad.
Om du redan har något OpenOffice program aktivt välj Arkiv, Nytt, K alkylblad.
2.1.2 Öppna ett befintligt dokument - göra ändringar och spara
För att öppna ett dokument och göra ändringar gör du följande:
1. Öppna dokumentet genom att välja Arkiv, Öppna.
2. Sök fram det existerande dokumentet och välj Öppna. Om dokumentet inte syns i
den visade mappen, byt mapp och vid behov även enhet.
3. Om du inte vill göra ändringar bockar du för Bara läsning.
4. Redigera din kalkyl, ändra formler, inför nya funktioner.
5. Välj Arkiv, S p ara .
2.1.3 Öppna flera dokument
Du kan ha flera dokument öppna samtidigt och förflytta dig mellan dem via menyalternativet
Fön ster och längst ner växla mellan öppna dokument.
Om du vill öppna flera dokument samtidigt kan du i menyn Arkiv, Öppna välja enhet och mapp
och klicka på ett dokument, hålla ner Ctrl-tangenten och klicka på ytterligare ett dokument och så
vidare. När du markerat alla önskade dokument väljer du knappen Öppna.
2.1.4 Skapa nytt dokument
Då du startar programmet skapas automatiskt ett nytt kalkylark. Du kan även skapa ett nytt
dokument via Arkiv, Nytt eller direkt i Windows genom att:
1. I en mapp högerklicka och välja Nytt, OpenOffice.org 3.2 Tabelldokument.
2. Ge namn åt dokumentet.
3. Dubbelklicka på dokumentet för att öppna det.
När du öppnar ett nytt dokument – som du inte namngett ännu - har det namnet Namnlös1,
Namnlös2 osv.
2.1.5 Spara ett befintligt dokument på hårddisken eller USB-minne
Via Arkiv, S p ara s o m kan du spara dokumentet på hårddisken eller tex. USB-minne.
Öppna enheten du vill spara på och ge namn, välj Spara.
Du kan även kopiera dokument till USB-minnen genom normal Windows kopiering välj Kopiera
och sedan Klistra in.
Introduktion till OpenOffice Calc Sida 5

2.1.6 Stäng dokumentet
Öppna dokument stänger du via menyn Arkiv, Stän g. Om ändringar har skett sedan senaste
gången du sparade, frågar datorn om ändringarna skall sparas annars stängs dokumentet.
Observera att om du klickar på kryssknappen uppe till längst höger så stängs inte bara det aktuella
dokumentet utan även alla andra dokument och hela programmet.
2.1.7 Använda hjälp
Du kan använda programmets egna hjälpfunktion för att ta reda på olika saker. Välj Hjälp,
OpenOffice hjälp och sök sedan efter det du är intresserad av genom att ange sökord eller via
index eller innehållsförteckning.
I hjälpmenyn och Vad är detta kan du få en längre förklaring då du rör muspekaren
över olika ikoner i programmet.
2.1.8 Stäng Calc
Du stänger programmet genom att välja Arkiv, Av sluta eller använda avsluta knappen Alt+F4
2.2 Kalkylering med Calc
2.2.1 Basbegrepp i kalkylering
I kalkylering har du stora arbetsblad till ditt förfogande. Följande basbegrepp är centrala:
Det finns ett stort antal rader. De är numrerade 1, 2, 3, 4...32000.
Det finns 256 kolumner. De är namngivna som A, B, C. D...AA, AB..IV.
Skärningspunkten mellan varje rad och kolumn kallas cell.
Varje cell har en adress bestående av kolumnnamnet+radnumret tex. A1.
Du refererar till innehållet i celler genom att använda adressen – i tex. formler.
I varje cell kan du infoga
➢ text tex. namn, förklaringar, rubriker och annan data
➢ tal tex. 20, 345,75
➢ formler tex. =B1+B3
➢ funktioner tex. =summa(B1:B5)
Du kan formatera cellen och därigenom ändra utseendet på innehållet i cellen.
Du kan kopiera och flytta cellinnehåll.
Du kan vid behov skapa nya arbetsblad (kalkylblad).
Varje arbetsblad skall ha ett unikt namn.
Arbetsbladen sparas som en helhet i arbetsboken, som är den helhet som sparas i en fil på
hårdskivan med filtypen .ods
Varje arbetsbok innehåller tre arbetsblad.
Vissa objekt såsom diagram, figurer och bildobjekt finns inte i en cell utan är kopplade till
arbetsbladet.
2.2.2 Menyer, lister och ikoner
I det följande en bild med förklaringar över de olika delarna som syns i skärmen.
Menyrad Många kommandon gör du via menyerna.
Introduktion till OpenOffice Calc Sida 6

Knapprader och verktygsfält Innehåller ikoner för de mes centrala funktionerna. Genom att peka på
de olika knapparna får man en etikett med funktionen i klartext.
Aktiv cellindikator Visar vilken cell som är aktiv, vald.
Formellist I formellisten ser du de formler som finns i cellen och kan redigera dem.
Statusrad Här finns sidnumrering, vald sidformatmall, textskalning, skrivläge, markeringsläge och
hyperlänkinställning.
2.3 Justera grundinställningar
2.3.1 Ändra menystorleken
Du kan vid behov förstora storleken på menyerna genom Verktyg, Alternativ, Vi s a under
punkten Skalning. Pröva dig fram till vad som känns lämpligt.
2.3.2 Ändra sidvisningsalternativ
Via menypunkten Vi s a kan du ändra mellan Helskärm och Fönsterlayout. I allmänhet lönar det sig
att arbeta med Fönsterlayout.
2.3.3 Använda verktyget Förstoring - zoomningskontroll vid granskning
av sida
Under Vi s a, S k ala kan du ändra på textens visuella storlek dvs. hur stor den är på skärmen.
Alternativet Optimal ger största möjliga text men ändå så att hela textens bredd syns kontinuerligt.
Du kan även använda zoom-verktyget längst ner till höger i statusfältet för att ändra visuell storlek.
2.3.4 Ändra visning av verktygsfälten
Du kan bestämma vilka verktygsfält som skall synas genom Vi s a, Verktyg slister och klicka
för de verktygsfält som du vill ha synliga. I regel lönar det sig att ha verktygslisten och formellisten
synlig. Du kan ändra de knappar som syns genom att högerklicka på det aktuella verktygsfältet och
välja S ynliga knappar eller Anpa s s a.
Introduktion till OpenOffice Calc Sida 7

2.4 Växling av dokument
2.4.1 Spara ett befintligt dokument under ett annat filformat
När du sparar dokument via Arkiv, S p ara s o m kan du välja ett flertal andra filformat än
OpenOffice.org eget filformat. Du kan bland annat välja
Microsoft Excel 97/2000/XP (.xls) och mall (.xlt)
Text, CSV (.csv)
HTML-kod (.htm)
Calc såväl läser som skriver Excel-formatet .xls!
2.4.2 Spara som dokumentmall
En av fördelarna med att arbeta med mallar är att de sparas på en egen plats och därför är risken
mindre att man skriver över dem av misstag. Om du vill spara dokumentet som dokumentmall skall
du välja Arkiv, Dokumentmall, S p ara och sedan ger du ett beskrivande namn åt mallen och
väljer OK.
Om du sparar som dokumentmall via Arkiv, S p ara s o m så måste du veta var OpenOffice.org
sparar sina mallar eller senare flytta mallen via Arkiv, Dokumentmall, Ad ministrera .
2.4.3 Hantera versioner
Du kan spara och organisera flera versioner av det aktuella dokumentet i samma fil. Du kan också
öppna, ta bort och jämföra olika versioner. Välj Arkiv, Ver sioner
Om du sparar ett dokument som innehåller versionsinformation genom att välja Arkiv, S p ara
s o m sparas versionsinformationen inte i kopian.
Observera att varje version tar utrymme i den sparade filen, så tänk efter hur många olika versioner
du behöver upprätthålla.
Introduktion till OpenOffice Calc Sida 8

3 Enkla handgrepp
3.1 Skriv in data
3.1.1 Skriv in siffror och text i en cell
För att skriva in data i en cell gör du följande:
1. Aktivera den cell du vill skriva in data i genom att
a) klicka i cellen
b) förflytta dig med piltangenterna till cellen
c) skriva in cellreferensen i det aktiva cellindikatorfönstret
2. Skriv in ditt data normalt med tangentbordet.
3. Avsluta inmatningen genom att:
a) trycka på Retur (Enter) - aktiva cellen flyttar en cell nedåt
(rekommenderat alternativ för nybörjare)
b) trycka på en piltangent – aktiva cellen flyttar beroende på den valda pilen
c) klicka på en annan cell
Skriv in texten Äpplen i A3.
Skriv in texten Päron i A4.
Skriv in talet 50 i cell B3.
Skriv in talet 40 i cell B4.
3.1.2 Bilda en formel i en cell
Vi använder uppställningen ovan för att bilda en formel som summerar talen. Gör så här:
1. Aktivera den cell i vilken formeln skall finnas (B5).
2. Börja alltid formler med ett = (likhetstecken).
3. Klicka på den första cellen som skall ingå i formeln (B3).
4. Tryck på +-/* beroende på vad som skall göras, i detta fall +.
5. Klicka på den andra cellen som skall ingå i formeln (B4).
6. Formelfältet är nu =B3+B4.
7. Tryck på Retur för att placera formeln i cellen.
Skriv in texten Totalt i cell A5, som en förklaring
på innehållet i cell B5.
I normala formler kan du kombinera alla
aritmetiska operationer dvs. använda plus, minus,
gånger
och division om varandra. Använd parenteser för
att garantera korrekt matematisk beräkning.
t.ex. =(C1+C2)*(C5/C7).
3.1.3 Använda kommandot Ångra
När du har skrivit in något som blev fel eller du har skrivit fel formel eller gett något kommando
som inte var bra - kan du ångra dig. Gör något av följande:
Introduktion till OpenOffice Calc Sida 9

Redigera, Ån gra i menyn (ångrar det senaste du gjort, kan upprepas).
Klicka på ikonen Ångra i funktionslisten och håll ner knappen. Och välja vad du
vill ångra.
Tangentkombinationen Ctrl+Z.
Du kan återställa kommandot Ångra genom att välja:
Redigera, Återställ i menyn.
Klicka på ikonen Återställ i funktionslisten.
Tangentkombinationen Ctrl+Y.
3.1.4 Specialtecken/symboler
För att infoga specialtecken i en cell skriver du normalt in ditt data och där du vill ha ett
specialtecken väljer du Info ga, S pecialtecken i menyn. Välj tecken och tryck på OK.
3.2 Markera data
3.2.1 Markera en cell eller ett cellområde
Då du skall utföra olika åtgärder i Calc är huvudregeln att alltid först markera cellen eller ett
cellområde, som de kommande åtgärderna riktar sig mot. För att markera en cell gör du följande:
1. Vänsterklicka i en cell.
2. Observera att den aktiva cellindikatorn ändrar.
3. Den valda cellen kallas även den aktiva cellen.
För att markera ett cellområde bestående av flera än en cell gör du följande:
1. Vänsterklicka i en cell.
2. Håll ner vänstra musknappen.
3. Förflytta muspekaren till den sista cellen som skall ingå i området.
4. Släpp upp vänstra musknappen.
5. Det markerade området visas som målat – mörk yta.
6. Observera att den aktiva cellindikatorn visar området i formen A1:B4.
Förfarandet ovan fungerar om alla celler är angränsande. Om du vill markera flera cellområden,
eftersom alla celler inte kan markeras enligt metoden ovan gör du så här:
1. Markera det första området genom att vänsterklicka i en cell.
2. Håll ner vänstra musknappen.
3. Förflytta muspekaren till den sista cellen som skall ingå i det första området.
4. Släpp upp vänstra musknappen.
5. Håll ner Ctrl-tangenten (och håll den nere).
6. Markera det andra området genom att vänsterklicka i en cell.
7. Håll ner vänstra musknappen.
8. Flytta med muspekaren till den sista cellen som skall ingå i det andra området.
9. Släpp upp vänstra musknappen.
10. Upprepa vid behov stegen 5 – 9.
För att avmarkera klickar du utanför det valda området eller trycker på Esc-tangenten.
Märk att om du markerat ett område och vill utföra något genom att sedan högerklicka skall
Introduktion till OpenOffice Calc Sida 10

markören vara inne i det markerade området.
3.2.2 Rader och kolumner
3.2.2.1 Markera rader eller kolumner
Du kan markera rader eller kolumner genom att:
1. Klicka på kolumnrubriken (A, B, C..) eller radnummer (1, 2, 3..).
2. För att markera flera rader skall du först klicka på rubriken på första raden, hålla ner Skift
och klicka på den radens rubrik, som är den sista rad som skall markeras.
3. Alla rader mellan första och sista markeras. För markera flera kolumner gör du på
motsvarande sätt.
4. För att välja inte angränsande rader eller kolumner håller du istället ner Ctrl-tangenten.
3.2.2.2 Lägga in rader eller kolumner
För att lägga till hela rader gör följande:
1. Klicka i den rad före vilken den nya raden skall komma. Skall du infoga flera rader så
markera lika många rader neråt.
2. Välj Info ga, R ader.
För att lägga till kolumner gör du så här:
1. Klicka i den kolumn före vilken den nya kolumnen skall komma. Skall du infoga flera
kolumner så markera lika många kolumner åt höger.
2. Välj Info ga, K olumner.
Du kan också Högerklicka och välja Infoga celler, Infoga hela rader (Infoga hela kolumner).
3.2.2.3 Radera rader eller kolumner
För att radera hela rader gör du följande:
1. Klicka i den rad du vill radera. För att radera flera rader markerar du flera rader.
2. Välj Redigera, R adera celler, R adera hela rader.
För att radera kolumner gör du så här:
1. Klicka i den kolumn som du vill radera. För att radera flera kolumner markerar du flera
kolumner.
2. Välj Redigera, R adera celler, R adera hela kolumner.
Du kan också Högerklicka och välja Radera celler, Radera hela rader (Radera hela kolumner).
Introduktion till OpenOffice Calc Sida 11

3.2.2.4 Ändra kolumnbredd eller radhöjd
För att ändra kolumnbredden skall du:
1. Klicka på strecket till höger om den aktuella kolumnen i området med
2. kolumnrubriker, hålla ner musknappen och dra åt höger eller åt vänster så ändras
kolumnbredden.
3. Om du vill ändra flera kolumner till samma bredd markera först alla de kolumner som skall
behandlas lika.
4. Den optimala kolumnbredden väljer du genom att dubbelklicka på strecket.
5. För att ändra höjden på raden gör du på motsvarande sätt. Märk att du ofta klarar dig med
standard radhöjd.
3.3 Kopiera, flytta och radera
3.3.1 Kopiera och flytta innehåll i celler
Då du vill kopiera cellinnehåll från en plats till en annan gör du följande:
1. Markera den cell eller det cellområde som skall kopieras.
2. Högerklicka och välj Kopiera.
3. Högerklicka var du vill att cellinnehållet skall komma.
4. Välj Klistra in.
Vid kopiering blir originalet kvar. Observera att förutom cellinnehåll också eventuella
formateringar och kommentarer kopieras!
Kom ihåg att du vid behov kan Ångra.
För att flytta cellinnehåll gör du annars lika men väljer Klipp ut istället för Kopiera. I detta fall blir
originalet inte kvar.
3.3.2 Kopiera och flytta innehåll i celler mellan kalkylblad och aktiva
arbetsböcker
Du kan kopiera eller flytta cellinnehåll mellan olika arbetsblad i din arbetsbok genom samma
förfarande som ovan. Förflytta dig mellan olika arbetsblad genom att först klicka på arbetsbladets
flik och sedan välja celler i det arbetsbladet.
Om du har flera kalkyldokument öppna och vill kopiera eller flytta cellinnehåll mellan
arbetsböcker gör du i övrigt lika som i det föregående men du förflyttar dig till ett annat
kalkyldokument via Fön ster i menyn.
Märk att du även kan kopiera eller flytta från och till andra filer än kalkyldokument. I vissa
fall kan du behöva specificera formatet på innehållet som skall införas genom att i stället för
Kli stra in välja Kli stra in innehåll (Redigera, K li stra in innehåll)
3.3.3 Radera cellinnehåll
Du raderar enklast cellinnehåll genom att göra följande:
1. Markera cellen eller cellområdet.
2. Högerklicka och välj Radera innehåll.
Du kan välja allt mellan att radera allt från att enbart radera format, siffror och text.
Introduktion till OpenOffice Calc Sida 12

3.4 Sök och Ersätt
3.4.1 Använda kommandot Sök för att söka ett specificerat cellinnehåll
Använd Redigera, S ö k o ch ersätt om du vill söka fram textsträngar, ord eller siffror i
dokumentet.
Sök efter Här definierar du exakt vad du vill söka efter.
Ersätt Här definierar du vilken text som skall komma istället. Lämna tomt om du INTE vill ersätta
text.
Under Alternativ kan du precisera din sökning
Bara hela celler Sökning sker efter celler vars innehåll exakt motsvarar sökordet.
Om sökordet bara är en del av cellinnehållet hittas inte cellen.
Baklänges Sökningen börjar vid markörens position och går baklänges till
början av dokumentet.
Reguljärt uttryck Här kan du söka med hjälp av jokertecken(?, *). Du kan via
hjälpfunktionen kontrollera ”Lista på reguljära uttryck” för att se hur du kan söka med detta
alternativ.
Exakt sökning Skiljer mellan stora och små bokstäver.
Bara markering Söker endast i markerade celler.
Märk att du även kan söka efter celladresser i formler tex. B4
3.4.2 Använda kommandot Ersätt för att byta ut cellinnehåll
När du vill ersätta text kan du välja att ersätta alla förekomster (Ersätt alla) eller enbart nästa
förekomst (Ersätt). För att ersätta ord för ord gör följande:
Redigera, S ö k o ch ersätt eller Ctrl+F.
Definiera först söktexten och ersätt texten.
1. Tryck på Sök.
2. Kontrollera att sökresultatet motsvarar önskemålet.
3. Tryck på Ersätt.
4. Upprepa vid behov från punkt 2.
5. Välj Stäng.
3.5 Sortera data
För att sortera cellområden eller listor använder du Data, S ortera.
Om det är fråga om ett normalt cellområde utan rubriker skall du först markera hela
området som skall sorteras.
Om det är data i listform med kolumnrubriker behöver du enbart klicka i listan före
du börjar sorteringen
Nedan finns ett exempel på en lista med 3 olika fält: Namn, Ålder och kön.
Du kan definiera tre olika sorteringskriterier och för varje bestämma om sorteringen skall vara
stigande eller fallande. Bakom Alternativ kan du bland annat bestämma att sorteringsresultatet
kommer på annan plats än ditt ursprungsdata.
Introduktion till OpenOffice Calc Sida 13

4 Formler och funktioner
4.1 Formler
4.1.1 Enkla formler
För att mata in en formel som utför en beräkning eller utgör en referens skall du göra följande:
1. Aktivera (välj) först den cell som skall innehålla formeln.
2. Alla formler börjar med ett likhetstecken (=).
3. Skriv in formeln och tryck på Retur.
Tänk på att de fyra räknesätten kan användas med sina formeltecken +, -, * och / i
formler. Parenteser skall vid behov användas. Resultatet av formeln =(1+2)*3 ger
ett annat resultat än =1+2*3.
I det följande några exempel på OpenOffice.org Calc-formler:
=A1+10 Beräkning: innehållet i A1 plus 10.
=A1*16% Beräkning: 16 procent av innehållet i A1.
=A1*A2 Beräkning: resultatet av multiplikation i A1 och A2.
=AVRUNDA(A1;1) Beräkning: avrundar innehållet i A1 till en decimal.
=EFFRÄNTA(5%;12) Beräkning: effektiva räntan för en årlig nominell ränta på 5% med 12
amorteringar per år.
=B8-SUMMA(B10:B14) Beräkning: B8 minus summan av cellerna B10 till B14.
=SUMMA(B8;SUMMA(B10:B14))
Beräkning: summan av B10 till B14 och adderar värdet till B8.
=SUMMA(B1:B32000) Beräkning: summerar alla tal i kolumnen B.
=A1 Referens: Visar och innehåller det som finns i cellen A1
4.1.2 Använda autofyllverktyget
Standardförfarandet vid kopiering är att Kopiera, Klistra in. Denna metod är generell och fungerar
genomgående.
I vissa fall kan du även använda dig av det så kallade fyllhandtaget för att kopiera och duplicera
cellinnehåll. Du kan använda handtaget till bland annat följande:
Kopiera formler – rader nedåt eller kolumner åt sidan.
Kopiera standardtext från en eller flera celler.
Fylla på serier.
Gör så här om du vill skapa en serie med fyllhandtaget automatiskt när du fyller i en kolumn neråt
eller längs en rad:
1. Markera cellerna som innehåller de data du vill att skall stå som grund för en serie.
2. Flytta muspekaren till det automatiska fyllhandtaget i de markerade cellområdets nedre
högra hörn. Markören förvandlas till ett kors.
3. Klicka och håll ner den vänstra musknappen på det automatiska fyllhandtaget och dra i den
riktning som du vill fylla. Alla celler som du vill skall innehålla data markeras.
Här är några exempel på hur den automatiska ifyllningen fungerar:
Sekvensen 1, 2 blir 1, 2, 3, 4 osv.
Introduktion till OpenOffice Calc Sida 14

Sekvensen 1, 3 blir 1, 3, 5, 7 osv.
Cellinnehållet "Kvartal 1" blir Kvartal 1, Kvartal 2, Kvartal 3 osv.
Den automatiska ifyllningen fungerar bara för data som känns igen av OpenOffice.org Calc, t.ex.
tal, datum och cellreferenser. Om Calc inte känner igen de data som skall fyllas i dupliceras dessa
data exakt.
Om du istället vill kopiera området utan att ändra värdena håller du ner Ctrl-tangenten
medan du drar.
4.1.3 Förstå och använda relativ cellreferens i formler
Kalkylprogram är uppbyggda med relativ referens. Detta innebär att:
Alla formler är relativa och att använda celladresser alltid uttrycks i förhållande till
resultatcellen.
Formler som kopieras till en annan cell förändras automatiskt.
En formel i cell A3 som lyder =A1+A2, egentligen betyder addera cellinnehållet i
cellen som finns två celler uppåt till cellinnehållet i den cell som finns en uppåt.
Om denna formel kopieras till B3 ändrar den till =B1+B2 dvs två uppåt och en
uppåt i förhållande till B3.
Egenskapen underlättar skapandet av olika kalkyler enligt principen – bilda formeln en gång och
kopiera till andra platser.
Det alltid är skäl att överväga om en formel kan kopieras.
4.1.4 Förstå och använda absolut cellreferens i formler
I vissa fall behöver vi säga åt Calc att referensen till en cell eller ett cellområde INTE är relativ
utan absolut. Detta innebär att vart än denna referens kopieras så förblir den oförändrad.
Typiska fall då du behöver använda absolut referens är:
Du har en ränteprocent eller höjningsprocent i någon cell som du behöver referera
till.
Du vill beräkna radens procentuella andel av en totalsumma.
Du använder mera avancerade funktioner som tex. =LETARAD eller =LETAKOLUMN.
Kännetecken för en absolut referens är $-tecken tex. $A$1. En referens kan även vara halvabsolut
tex. $A1 (referensen till kolumnen är absolut) eller A$1 (referensen till raden är absolut).
Du ändrar mellan absolut, halvabsolut och relativ referens genom Skift+F4.
4.1.5 Känna igen felmeddelanden som är relaterade till formler
I det följande några centrala felmeddelanden du kan få då du arbetar med formler. I
hjälpfunktionen kan du för att få en fullständig lista söka på ”felkoder”.
Felkod M eddelande Förklaring
504 Fel i parameterlistan
Ogiltig funktionsparameter, tex. text i stället för ett tal, eller en domänreferens i stället för en
cellreferens.
509 Operator saknas Operator saknas, tex. "=2(3+4) * " där operatorn mellan "2" och "(" saknas.
510 Variabel saknas Variabel saknas, tex. när två operatorer tillsammans är "=1+*2".
519 inget resultat (i cellen står inte Err: 519 utan #VÄRDE!)
Formeln resulterar i ett värde som inte motsvarar definitionen, eller så innehåller en cell som
formeln refererar till text i stället för ett tal.
522 Cirkelreferens Formeln refererar direkt eller indirekt till sig själv och iterationsalternativet har
inte markerats under Verktyg - Alternativ - Tabelldokument - Beräkna.
524 Ogiltig referens (i cellen står inte Err: 524 utan #REF!)
Introduktion till OpenOffice Calc Sida 15

K o mpilator: det gick inte att bestämma namnet på en kolumn- eller radbeskrivning. Tolk:
kolumnen, raden eller tabellen som innehåller en cell som formeln refererar till
saknas.
525 Ogiltigt namn (i cellen står inte Err:525 utan #NAMN?)
Det gick inte att utvärdera en identifierare, beroende på tex. ingen giltig referens, inget giltigt
domännamn, ingen kolumn-/radetikett, inget makro, felaktig decimalavgänsare, add-in hittades inte
4.2 Funktioner
4.2.1 Funktioner i Calc
Calc innehåller en hel del olika funktioner, som du kan använda i dina kalkyler. I det följande
allmän information om funktioner:
Funktioner är färdiga ”programsnuttar” inställda för att ge ett resultat.
En specifik funktion har alltid en specifik syntax dvs. regler för hur just den funktionen fungerar.
Funktionen tar emot 0 till många argument dvs. indata.
Argumenten kan vara cellreferenser, cellområden, tal, text mm.
Du kan skriva in funktioner med gemener. Om funktionen finns ändrar Calc den
alltid till versaler.
Några exempel på funktionskategorier och exempel på funktioner är:
➢ Datum&Tid NU, DATUM, ANTALVECKOR
➢ Finans BELOPP, NUVÄRDE, PERIODER
➢ Logisk OM, SANT, FALSKT
➢ Matematik SUMMA, SUMMA.OM, AVRUNDA
➢ Statistik MIN, MINSTA, ANTAL, STDAV
➢ Tabell LETARAD, VÄLJ, INDEX
➢ Text SAMMANFOGA, TEXTNUM, VERSALER
Använd funktionsautopiloten (Infog a, Funktion) för att skapa andra än helt
basfunktioner.
Du kan även starta funktionsautopiloten för att skapa och redigera funktioner via
ikonen invid formellisten.
4.2.2 Använda summafunktionen
En av de mest använda funktionerna är summafunktionen. Syntaxen är lite förenklad
=SUMMA(cell1:cellN) var cell1 är den första cellen i området som skall summeras.
: (kolon) anger att det är fråga om ett cellområde.
var cellN är den sista cellen i området som skall summeras.
För att skapa summafunktionen kan du göra som följer:
1. Klicka i den cell vart resultatet skall komma.
2. Skriv = eller klicka på = invid formellisten.
3. Skriv summa(
4. Klicka på första cellen som skall ingå.
5. Håll ner vänstra musknappen.
6. Förflytta muspekaren till sista cellen som skall med.
7. Släpp upp musknappen och skriv )
8. Tryck på Retur (Enter) för att placera in funktionen i cellen.
Du kan även använda den så kallade Autosumma ikonen invid formellisten, men du skall
Introduktion till OpenOffice Calc Sida 16

kontrollera vilket förslag Calc ger och sedan eventuellt korrigera cellreferenserna.
4.2.3 Använda medelvärdesfunktionen
För att beräkna ett medelvärde använder du medelvärdesfunktionen. Syntaxen är (lite förenklad)
=MEDEL(cell1:cellN)
var cell1 är den första cellen i området som skall summeras.
: (kolon) anger att det är fråga om ett cellområde.
var cellN är den sista cellen i området som skall summeras.
För att skapa medelfunktionen kan du göra som följer:
1. Klicka i den cell vart resultatet skall komma.
2. Skriv = eller klicka på = invid formellisten.
3. Skriv medel(
4. Klicka på första cellen som skall ingå.
5. Håll vänstra ner musknappen.
6. Förflytta muspekaren till sista cellen som skall med.
7. Släpp upp musknappen och skriv )
8. Tryck på Retur (Enter) för att placera in funktionen i cellen.
Denna funktion är alltså till syntaxen likadan som summafunktionen och den byggs upp på
motsvarande sätt.
4.2.4 Minsta och största värdet
På motsvarande sätt kan du använda MIN för att få fram det lägsta värdet i ett område MAX för att
få fram det högsta värdet i ett område
Introduktion till OpenOffice Calc Sida 17

5 Formatering
Genom att formatera celler ändrar du på cellens standardegenskaper. Du kan bland annat ändra
teckenstil och -storlek, ändra textfärg, ändra bakgrundsfärg, definiera kantlinjer och antal
decimaler.
Du kan utföra formateringar på flera olika sätt. Huvudregeln är att du skall markera de celler du
vill formatera och sedan välja åtgärd. Du kan åtminstone välja följande sätt:
Högerklicka och välj Formatera celler från snabbmenyn.
Välj Format, Celler och därefter lämpligt alternativ.
Ta fram Mallfönstret genom att trycka på F11-tangenten och därifrån välja
formatmallar för celler.
Om du arbetar mycket med Calc skall du göra upp ett antal egna cellformatmallar som du
sedan enkelt använder via Mallfönstret.
5.1 Formatera celler – numerisk data
För att formatera numerisk data i celler gör du följande:
1. Markera cellen eller cellområdet.
2. Högerklicka och välj Formatera celler.
3. Välj fliken Tal.
4. Välj lämpligt format.
5. Välj antal decimaler.
6. Tryck Ok.
Under Format finns ett antal färdiga format att välja mellan för de olika kategorierna. Här kan du
bland annat välja att €-tecknet visas i kategorin valuta.
Observera att du även kan ange att negativa värden visas med rött och att du kan ange om
tusentalsavgränsare skall användas och vilken avgränsare som används under Formatbeskrivning.
Du kan även formatera celler via Format, C eller.
5.2 Formatera celler – text
Du kan ändra textstorlek och teckensnitt genom att göra följande:
1. Markera cellen eller cellområdet.
2. Högerklicka och välj Formatera celler.
3. Välj fliken Teckensnitt.
4. Välj teckensnitt, textstorlek och teckenstil.
5. Tryck Ok.
Märk att du även kan formatera direkt via objektlisten.
För att ändra textens färg väljer du fliken Teckeneffekt och ändrar fältet Färg från Automatiskt till
den färg du vill använda.
5.3 Formatera celler - justering
På fliken Justering kan du ändra textens riktning under punkten Skrivriktning och ändra såväl den
horisontella som vertikala textjusteringen enligt samma metod som relaterats ovan.
5.4 Formatera celler - kantlinjer
För att lägga till kantlinjer gör du följande:
1. Markera cellen eller cellområdet som skall ha kantlinjer.
Introduktion till OpenOffice Calc Sida 18

2. Högerklicka och välj Formatera celler.
3. Välj fliken Inramning.
4. Välj linjestil, färg och placering.
5. Tryck Ok.
Ångra vid behov - och pröva på nytt.
5.5 Formatera celler - bakgrund
För att bestämma cellens bakgrundsfärg gör du följande:
1. Markera cellen eller cellområdet som skall ha ny bakgrundsfärg.
2. Högerklicka och välj Formatera celler.
3. Välj fliken Bakgrund.
4. Välj färg.
5. Tryck Ok.
Introduktion till OpenOffice Calc Sida 19

6 Rättstavning
6.1 Stavningskontroll
Stavningskontrollen är påslagen som förval. Det finns en hel del möjligheter att kontrollera hur
kontrollen ska gå till och givetvis går det även att slå av den.
Du måste själv komplettera stavningskontrollen med dina egna verksamhetsord för att med tiden
bygga upp en effektiv kontroll av dina texter.
För att kontrollera rättstavning manuellt väljer du Verktyg, R ätt stavning, K ontrollera.
Om felaktiga ord hittas i cellerna kan du godkänna korrigeringsförslagen genom att trycka på Ersätt
eller först välja från förslagslistan. Ersätt alltid byter ut alla förekomster av ordet.
Om inget av de föreslagna orden är rätt, skriver du in det rätta ordet under Ord och trycker på
Ersätt.
Om ordet är rätt väljer du Ignorera eller Ignorera alltid för att gå vidare.
Om ordet är rätt, men stavningskontrollen inte känner igen ordet kan du välja Lägg till för att lära
kontrollen att känna igen ordet som korrekt.
För att ställa in automatisk rättstavning väljer du Verktyg, R ätt stavning, K ontrollera
automatiskt. Då du aktiverat automatisk stavningskontroll i Calc kan du inte såsom i Writer
direkt se alternativ genom att högerklicka utan du behöver trycka på F7 eller Verktyg,
R ätt stavning, K ontrollera nu.
Introduktion till OpenOffice Calc Sida 20

7 Kalkylbladsformat
7.1.1 Ändra kalkylbladsformat: sidorientering, sidstorlek, marginaler
För att styra kalkylbladsformatet använder du lämpligast sidformatmallar. Du kan också på varje
sida ändra kalkylbladsegenskaperna via Format, Sida. Men använd hellre Mallfönstret (F11)
och gör ändringarna på sidformatmallen och inte via Format, Sida. Om du går via menyn
kommer de inställningarna att ersätta sidformatinställningarna, men enbart på det aktiva
kalkylbladet.
På fliken Sidhuvud och Sidfot väljer du Redigera för att definiera innehållet.
På fliken Sida definierar du bland annat sidorienteringen och marginalerna.
På fliken Tabell kan du längst ned definiera att Calc försöker optimera utskriften för en sida.
Introduktion till OpenOffice Calc Sida 21

8 Utskrift
8.1 Förbereda utskrift
8.1.1 Förhandsgranska ett kalkylblad
Du kan kontrollera hur kalkylbladet ser ut genom att i menyn välja Arkiv,
Förhand s gran s knin g.
Då du är klar väljer du Stäng förhandsgranskning.
8.1.2 Använda vanliga utskriftsalternativ
Då du skall skriva ut dokumentet på skrivare väljer du Arkiv, S kriv ut
Genom att först markera ett cellområde och sedan välja Arkiv, S kriv ut och Markerade celler
kan du skriva ut valda delar av kalkylbladet.
På pilen vid Namn kan du vid behov byta till en annan skrivare (om det finns flera i ditt nätverk).
Du kan skriva ut alla sidor eller i rutan Sidor definiera tex. 1-5.
Under Kopior anger du om du vill ha flera än ett exemplar.
Bakom Egenskaper kan du ställa in direkta egenskaper för skrivaren.
Via Arkiv, S krivarinställningar kan du på förhand definiera olika inställningar.
Du kan definiera ett utskriftsområde på förhand via Format, Ut s kriftso mråden,
Definiera.
8.1.3 Skriva ut ett dokument på en installerad skrivare
För att direkt skriva ut hela dokumentet kan du i verktygsraden klicka på skrivarikonen. Utskriften
går då till din standardskrivare eller den skrivare du definierat via menyn Arkiv,
S krivarinställning.
8.2 Skriv ut som PDF-fil
En förträfflig egenskap i OpenOffice.org är stödet för PDF-filer. Med Calc kan du skriva ut de
delar du vill av din arbetsbok som PDF-fil dvs. en fil som kan läsas med Adobe Reader. Gör
följande:
1. Markera området du vill exportera som PDF-fil.
2. Välj Arkiv, E xportera s o m P DF.
3. Ge namn och plats åt PDF-filen.
4. Välj Markering och övriga lämpliga alternativ.
5. Välj Exportera.
6. Gå till Windows och kontrollera att filen motsvarar dina förväntningar.
7. Upprepa vid behov stegen 1-5.
Introduktion till OpenOffice Calc Sida 22

9 Några avancerade funktioner
9.1 Importera objekt
9.1.1 Importera objekt till ett kalkylblad
För att lägga till ett bildobjekt eller ett grafiskt objekt gör du följande:
1. Flytta markören dit du vill infoga tex. bilden.
2. Välj Info ga, Grafik, Från Fil.
3. Sök upp den fil som skall infogas.
4. Du kan ange filtyp för att begränsa antalet synliga filer.
5. Välj Öppna.
Du kan kopiera bilder från andra program genom att direkt högerklicka på bilden och sedan
klistra in i Calc.
9.1.2 Flytta och ändra storleken på importerade objekt i ett kalkylblad
För att flytta figurer, bildobjekt eller andra objekt gör du följande:
1. Vänsterklicka på objektet du vill flytta.
2. Håll ner vänstra musknappen.
3. Dra objektet dit du vill flytta det.
4. Släpp upp musknappen.
Du kan även använda högerklick följt av Klipp ut, Klistra in.
Du kan ändra storleken på ett objekt - förutom på fliken Typ - också genom att göra följande:
1. Vänsterklicka på objektet.
2. Dra i något av de åtta handtag som finns runt objektet.
3. Använd handtagen i hörnen för att bibehålla proportionerna på objektet.
För att ta bort bildobjekt, grafik eller andra objekt du ritat eller infört i texten gör följande:
1. Aktivera objektet genom att Vänsterklicka i objektet.
2. Tryck på Del-tangenten.
9.2 Diagram
9.2.1 Olika typer av diagram från siffror i kalkylblad
För att skapa diagram i Calc gör du följande:
1. Skriv in de data som skall stå som grund för diagrammet.
2. Markera det område som innehåller datat. Ta med förklarande rubriker för såväl rader som
kolumner.
3. Välj Info ga, Dia gra m.
4. Om du markerat datat kan du bara klicka Nästa.
5. Välj diagramtyp. Klicka för Visa textobjekt i förhandsvisning så kan du se hur diagrammet
Introduktion till OpenOffice Calc Sida 23

kommer att se ut. Klicka Nästa
6. Välj variant dvs. en undertyp till diagramtypen.
7. Ange rubriker - ange alltid huvudrubrik och rubriker för såväl X- som Y-axeln.
8. Tryck Färdigställ.
Det färdiga diagrammet kommer in som ett objekt på det valda kalkylbladet. Du kan flytta
objektet genom att:
1. Klicka i diagrammet.
2. Hålla ner vänster musknapp.
3. Dra objektet dit du vill och släppa upp musknappen.
Om du vill radera ett diagram gör du följande:
Vänsterklicka i diagrammet och tryck på Del-tangenten.
Vänsterklicka i diagrammet och välj Redigera, R adera innehåll.
9.2.2 Redigera eller ändra diagram
För att ändra egenskaperna på diagrammet skall du:
Först dubbelklicka i diagrammet.
Därefter kan du via Info ga och Format ändra på de valda egenskaperna samt
formatera olika element.
Du kan också dubbelklicka på något element för att ändra formateringen.
Alternativt kan du högerklicka för att få fram en snabbmeny.
9.3 Figurer
9.3.1 Lägga till figurer och andra ritobjekt i ett kalkylblad
Om du vill lägga till former, linjer, text och förklaringar i det aktuella dokumentet kan du öppna
listen Ritfunktioner genom att klicka på ikonen visa ritfunktioner på verktygslisten.
Du kan gör bland annat följande genom att klicka på de olika ikonerna. Observera att listen kan se
olika ut beroende vilka knappar som valts. Genom att peka på knapparna ges en kortfattad
beskrivning.
Introduktion till OpenOffice Calc Sida 24