Elisabeth Nordell (Adj) - Högskolan i Halmstad
Elisabeth Nordell (Adj) - Högskolan i Halmstad
Elisabeth Nordell (Adj) - Högskolan i Halmstad
Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
IT-RÅDET<br />
PROTOKOLL<br />
fört vid sammanträde<br />
Datum 2005-12-12<br />
Tid 15.00-17:00<br />
Plats Faculty Club<br />
Närvarande ledamöter Maj-Britt Bäck (Ordförande)<br />
Göran Ericsson<br />
Magnus Taube<br />
Elenita Forsberg<br />
Albert-Jan Baervaldt<br />
Ulrika Sjöberg<br />
Tony Larsson<br />
Henric Cronholm<br />
Övriga närvarande Anna Frederiksen (<strong>Adj</strong>)<br />
<strong>Elisabeth</strong> <strong>Nordell</strong> (<strong>Adj</strong>)<br />
Ej närvarande Malin Bornhage (anmält förhinder)<br />
Håkan Wulff<br />
§ Ärende Beslut eller Åtgärd<br />
Ordföranden hälsade välkommen och förklarade<br />
mötet öppnat.<br />
1 Fastställande av dagordning Följande ärenden anmäldes till övrigt: Webbgrupp, Epost,<br />
ITAN, Publikationsdatabas<br />
2 Val av justeringsperson Göran Ericson utses att justera protokollet<br />
3 Föregående mötes protokoll Protokollet lades till handlingarna.<br />
4 Kvalitetsrådets arbete Albert-Jan Baervaldt redogjorde för hur <strong>Högskolan</strong>s<br />
Kvalitetspolicy är uppbyggd. I ett kvalitetssystem bör<br />
det tydligt framgå mål, kvalitetsprogram, ansvar,<br />
vilka dokument som kopplas till programmet samt<br />
handlingsplaner. IT-rådet bör ta fram ett<br />
kvalitetsprogram för det egna arbetet.<br />
5 DUP Micael Magnusson presenterade DUP<br />
(DustansUtbildningsPlattformen). Han<br />
sammanfattade det som hänt hittills och påpekade<br />
de styrkor och svagheter som fanns med systemet.<br />
Presentationen framgår av bilaga.
IT-RÅDET<br />
PROTOKOLL<br />
fört vid sammanträde<br />
§ Ärende Åtgärd eller beslut<br />
6 IT-policy Ett utkast till IT-policy presenterades för IT-rådet.<br />
Dokumentet skall diskuteras vidare vid nästa möte<br />
samt därefter skickas ut på remiss inom <strong>Högskolan</strong>.<br />
Frågeställningar att fundera på inför kommande<br />
diskussion är om dokumentet är tillräckligt konkret,<br />
vilka underliggande dokument som ska stödja<br />
policyn, IT-rådets funktion, dvs handlingsplan för ITrådets<br />
kvalitetssäkring.<br />
7 Summering av IT-revisionsarbetet <strong>Elisabeth</strong> <strong>Nordell</strong> sammanfattade de delar som hittills<br />
åtgärdats utifrån IT-revisionen.<br />
8 Funka.nu IT-rådet tillstyrkte åtgärden för att göra en<br />
översyn av webben utifrån struktur och<br />
tillgänglighet för funktionshindrade enligt inkommen<br />
offert från Funka Nu AB.<br />
9 Rapport från CITE Magnus Taube rapporterade att ett brandlarm som var<br />
felplacerat nu är flyttat inom CITE:s lokaler.<br />
11 Övrigt<br />
a Webbgrupp En webbgrupp föreslås med följande personer: Ulrika<br />
Hällemarker, Anna Frederiksen, Per-Ola Månsson,<br />
Patrik Bergvall, Charlotte Andersson, Jesper<br />
Svensson, Per-Åke Jovall. Webbgruppens uppdrag är<br />
dels att föreslå lösningar för att nuvarande system<br />
ska fungera för olika gruppers behov inom<br />
<strong>Högskolan</strong>, dels att inventera och presentera<br />
alternativa system för IT-rådet. Arbetet ska<br />
avrapporteras löpande till IT-rådet.<br />
b E-post Per-Ola Månsson gjorde en sammanfattning av de<br />
diskussioner som CITE har haft rörande E-posten.<br />
ITAN får ett uppdrag att göra en sammanställning<br />
över användarnas behov.<br />
c ITAN Anna Frederiksen redogjorde för ITANs<br />
sammansättning. I gruppen ingår systemansvariga<br />
för gemensamma IT-system samt 1-2<br />
användarrepresentanter för dessa system.<br />
d Publikationsdatabas Göran Ericson informerade om den nya<br />
publikationsdatabasen där man kan söka allt<br />
vetenskapligt material från HH. Dvs allt från C<br />
uppsatser och uppåt.
IT-RÅDET<br />
Vid protokollet<br />
<strong>Elisabeth</strong> <strong>Nordell</strong> Justeras<br />
PROTOKOLL<br />
fört vid sammanträde<br />
Göran Ericson
UPPDRAGSGIVARE: HÖGSKOLAN I HALMSTAD<br />
MAJ-BRITT BÄCK<br />
e-post: maj-britt.back@re.hh.se<br />
INNEHÅLL: OFFERT<br />
NULÄGESANALYS<br />
VÅR REFERENS: MELKER ERIKSSON<br />
0709-50 00 58<br />
MELKER@FUNKANU.SE<br />
DATUM: 2005-11-23<br />
Stockholm 05-11-23<br />
____________________________________________________________________________________<br />
Funka Nu AB Döbelnsgatan 21 111 40 Stockholm<br />
Tel 08-555 770 60 Fax 08-555 770 70 Org.nr 556596 - 4888
Nulägesanalys<br />
Stockholm 05-11-23<br />
Funka Nu AB har härmed nöjet att offerera nulägesanalys av webbplats till <strong>Högskolan</strong> i<br />
<strong>Halmstad</strong>.<br />
I vårt arbete följer vi W3C-konsortiets rekommendationer om hur webbplatser skall<br />
fungera för alla användare oavsett förmåga. Inom konsortiet finns ett särskilt arbete<br />
under benämningen WAI (Web Accessibility Intiative). Inom WAI har man tagit fram<br />
riktlinjer för produktion av webbplatser. Vårt arbete baseras på dessa riktlinjer och hela<br />
vår metodik är utprovad med användare med skiftande förmåga och i nära samarbete<br />
med handikapprörelsen.<br />
Utgångspunkten för denna offert är att webbplatsen för <strong>Högskolan</strong> i <strong>Halmstad</strong> inte skall<br />
utestänga några grupper av användare. Det kan låta utopiskt men det handlar om att<br />
det inte ska ta tvärstop för den som använder hjälpmedel, att den som har svårt att läsa<br />
kan få svåra ord eller begrepp förklarade, att den som inte är datavan ska få tydlig och<br />
enkel hjälp, att erbjuda alternativ för den som inte ser osv. Dvs att webbplatsen är så<br />
användarvänlig och tillgänglig som möjligt inom ramen för de tekniska förtsättningar<br />
som finns. Besöket kanske inte blir en perfekt upplevelse för alla, men ingen ska kunna<br />
säga att det inte går alls.<br />
Funkas långa erfarenhet inom digital kommunikation visar att en webbplats som<br />
fungerar för de som har det svårast fungerar mycket väl för alla användare. För en<br />
webbplats som riktar sig till ”alla” är det av största vikt att hänsyn tas till personer med<br />
skiftande förmåga. Med detta avses äldre användare, teknikovana användare och<br />
användare med svenska som andraspråk, men även användare som är berättigade till<br />
någon form av hjälpmedel.<br />
Genom att föra in tillgänglighetsaspekterna tidigt i projektet säkrar man också<br />
webbplatsen för framtiden. Vi ser redan hur webbläsare blir allt mindre förlåtande och<br />
mer krävande vad gäller standarder od.<br />
____________________________________________________________________________________<br />
Funka Nu AB Döbelnsgatan 21 111 40 Stockholm<br />
Tel 08-555 770 60 Fax 08-555 770 70 Org.nr 556596 - 4888
Genomförande<br />
Stockholm 05-11-23<br />
Funka Nulägesanalys är utarbetad med utgångspunkt i vår långa erfarenhet av<br />
användartester, revisioner och expertutvärderingar av webbplatser och<br />
informationssystem. Ett systems eventuella brister upptäcks mycket fort av den som har<br />
stora problem och speciella behov. Genom att utgå från de som har det svårast kan vi<br />
peka på problemområden och ge förslag på åtgärder som gör webbplatsen lättare att<br />
förstå och hantera för alla användare.<br />
En nulägesanalys syftar till att ge kunden en uppfattning om hur stor investering som<br />
krävs för att uppnå grundläggande tillgänglighetskrav. Funka genomför en mindre<br />
nulägesanalys och går igenom webbplatsen för att kunna uppskatta ett prisintervall för<br />
olika åtgärder. Om åtgärderna sedan beställs av Funka så ligger denna inledande analys<br />
till grund för det arbetet och kan således räknas in i totalsumman för förändringsarbetet.<br />
Funkas nulägesanalys tar upp både teknisk tillgänglighet och det vi kallar pedagogisk<br />
tillgänglighet. Det innebär att vi dels granskar huruvida webbplatsen följer WAI’s<br />
riktlinjer och Statskontorets Vägledning 24-timmarswebben, hur den validerar och<br />
fungerar med hjälpmedel. Dels kontrollerar vi struktur, logik och navigering; hittar<br />
användaren rätt information, förstår han var han befinner sig i strukturen, hittar han<br />
tillbaka? Utöver att webbplatsen ska fungera med olika typer av hjälpmedel så måste<br />
den vara begriplig, tydlig och värd att använda, dvs vara byggd utifrån ett Design for<br />
all-perspektiv.<br />
I nulägesanalysen granskar vi bland annat:<br />
• Struktur, logik och navigering samt även i vissa fall val av färger mm.<br />
• Hittar olika målgrupper snabbt och enkelt rätt information?<br />
• Är det rätt nivå på innehåll, textmängd och komplexitet för att så många som<br />
möjligt ska få en positiv bild av webbplatsen, tjänsterna och organisationen?<br />
Nulägesanalysen resulterar i en skriftlig rapport.<br />
Rapporten går igenom evt problem och ger svar på frågor som:<br />
• Vilka tillgänglighetsproblem webbplatsen har idag<br />
• Vilka grupper som detta innebär problem för<br />
• Hur webbplatsen svarar mot era uppställda tillgänglighetskrav<br />
Målet är att kunden med hjälp av nulägesanalysen ska kunna fatta beslut om generell<br />
ambitionsnivå för webbplatsen, rimliga krav på tillgänglighet och budgetera därefter.<br />
____________________________________________________________________________________<br />
Funka Nu AB Döbelnsgatan 21 111 40 Stockholm<br />
Tel 08-555 770 60 Fax 08-555 770 70 Org.nr 556596 - 4888
Funka Nu AB<br />
Stockholm 05-11-23<br />
I Funka Nu AB är vi experter på tillgänglighet på Internet. Vi vet hur man bygger och<br />
utvecklar webbplatser och andra gränssnitt så att de inte hindrar användaren. I vårt<br />
arbete utgår vi från personer med funktionshinder, men resultatet blir bättre för alla<br />
användare.<br />
För att säkra att ett gränssnitt är tillgängligt finns internationella riktlinjer och<br />
standarder. Inom EU och på det nationella planet finns politiska beslut och ibland<br />
lagstiftning som ställer krav på tillgänglighet. Funka Nu AB har i nära samarbete med<br />
den svenska handikapprörelsen arbetat fram metoder för att säkerställa tillgänglighet. I<br />
det arbetet har det vuxit fram en kunskap kring hur standarder och riktlinjer kan<br />
omvandlas till lösningar som fungerar i vardagen.<br />
Statskontorets Vägledning för 24-timmarswebben 2.0 har med hjälp av Funkas<br />
konsulter inarbetat Funkas metodik i avsnittet om tillgänglighet, vilket innebär att<br />
offentlig sektor nu har gemensamma riktlinjer att följa.<br />
Tillgänglighetsfrågan är bara en av många frågor som måste hanteras för den som driver<br />
en webbplats. Den ska samsas med kraven på god och tilltalande design, funktionalitet<br />
och allt mer avancerade tjänster samt med interna krav på publiceringssystem och<br />
informationsflöden. Vi vet att allt detta kan förenas. Som koncept kallas detta Design<br />
för alla och i Funka Nu AB tillämpar vi detta koncept.<br />
Funka Nu AB bildades år 2000. Dessförinnan hade mycket av vår kunskap byggts upp<br />
inom handikapprörelsen, genom ett treårigt utvecklingsprojekt. Inom Funka finns<br />
tekniska experter, tillgänglighetsexperter, informatörer och utbildare. Flera av de<br />
anställda har egna funktionshinder.<br />
____________________________________________________________________________________<br />
Funka Nu AB Döbelnsgatan 21 111 40 Stockholm<br />
Tel 08-555 770 60 Fax 08-555 770 70 Org.nr 556596 - 4888
Offert: Nulägesanalys<br />
Leveranstid efter överenskommelse<br />
Kontaktperson Melker Eriksson<br />
melker@funkanu.se<br />
0709-50 00 58<br />
Expertutvärdering 35 000 kr<br />
Stockholm 05-11-23<br />
I det offererade priset ingår ej eventuella projektomkostnader<br />
eller resor utanför storstockholmsområdet.<br />
Betalningsvillkor 30 dagar. Priser är exkl. moms. Beloppet faktureras vid order.<br />
Giltighetstid 2005-12-21<br />
Med vänliga hälsningar<br />
Funka Nu AB<br />
Melker Eriksson<br />
Faktureringsuppgifter<br />
Organisationens namn: _______________________________________________<br />
Organisationsnummer: _______________________________________________<br />
Faktureringsadress: _______________________________________________<br />
Godkännande: _______________________________________________<br />
Namnförtydligande: _______________________________________________<br />
____________________________________________________________________________________<br />
Funka Nu AB Döbelnsgatan 21 111 40 Stockholm<br />
Tel 08-555 770 60 Fax 08-555 770 70 Org.nr 556596 - 4888
VERKSAMHET IT/HH IT/LEVERANTÖR<br />
Systemägare Avtal<br />
➤ Datachef<br />
➤<br />
➤<br />
➤<br />
Avtals- och<br />
budgetinformation<br />
Uppföljning<br />
Avtals- och<br />
budgetinformation<br />
➤<br />
➤<br />
Ansvarig hos<br />
leverantör<br />
Uppföljning<br />
Teknisk<br />
systemförvaltare<br />
Ändringsdokumentation ➤<br />
Uppföljning<br />
➤<br />
➤<br />
Beställningar<br />
Innehållsmässig<br />
systemförvaltare<br />
(även 3e-linjens support)<br />
Ändringsdokumentation<br />
➤<br />
Beställningar<br />
➤<br />
➤<br />
➤<br />
(även 2a-linjens support)<br />
➤<br />
➤<br />
Frågor om systemet<br />
Information<br />
om systemet<br />
➤ Uppföljning<br />
Utbildning<br />
Innehållsmässig<br />
support<br />
Support kring<br />
arbetsrutiner<br />
avseende systemet<br />
Frågor<br />
Önskemål<br />
Förslag<br />
➤<br />
➤<br />
I mindre system kan den innehållsmässiga systemförvaltaren<br />
ha den tekniska systemförvaltarens arbetsuppgifter eller<br />
teknisk systemförvaltare och IT-tekniker vara samma person<br />
IT-tekniker/<br />
HelpDesk<br />
Teknisk support<br />
Installationer<br />
➤<br />
Kontaktperson/<br />
Användare<br />
Bild 2. Kommunikationsvägar
Anna Frederiksen 2005-11-21 1(6)<br />
Förvaltningsmodell ver. 1.0<br />
Förvaltningsmodell<br />
<strong>Högskolan</strong> är för sin verksamhet beroende av kontinuerlig tillgång till ett antal datoriserade<br />
informationssystem. För att säkerställa tillgången till i första hand de centrala (gemensamma)<br />
IT-systemen ska instruktionerna i detta dokument följas. Exempel på system som omfattas är:<br />
Primula, Agresso, <strong>Högskolan</strong>s webbplats, distansutbildningsplattformen, Ladok och NyA.<br />
Med begreppet IT-system (hädanefter kallat system) avses applikationen på server- och<br />
klientdator med programvara. I detta dokument används begreppet förvaltning endast i betydelsen<br />
systemförvaltning, och har alltså inget direkt med <strong>Högskolan</strong>s förvaltning att göra.<br />
Målet med systemförvaltning är att ett system ska uppfylla verksamhetens krav och önskemål<br />
under hela sin livscykel, från utveckling/inköp via förvaltning och drift till avveckling. Syftet<br />
med denna modell är att försöka skapa en struktur i systemförvaltningsarbetet och att definiera<br />
de olika rollerna och ansvarsområdena. Inriktningen på systemförvaltningen ska vara att<br />
den bedrivs kostnadseffektivt och så att systemens livslängd ökar och deras kvalitet förbättras.<br />
Utifrån denna modell ska viss dokumentation för varje system utarbetas (exempel på detta<br />
finns i bilaga). Bl. a. ska förvaltningsorganisationen beskrivas och fördelningen av ansvar<br />
tydliggöras.<br />
Förvaltningsorganisationen bör vara väl förankrad i verksamheten. Ansvaret för de olika delarna<br />
av förvaltningsarbetet ska vara klart uttalat, dokumenterat och accepterat av alla berörda.<br />
Uppföljning av arbetet är en viktig del. Bland annat bör man bevaka att kostnaderna<br />
inte överstiger överenskomna ramar och att lämplig tidpunkt för avveckling av systemet övervägs.<br />
Grundläggande om modellen<br />
Denna modell bygger på tanken att verksamheten beställer IT-tjänster av CITE eller annan ITleverantör,<br />
d.v.s. att det finns ett kund – leverantörsförhållande mellan parterna. Ansvarig<br />
verksamhetsdel och respektive IT-leverantör (CITE och/eller extern leverantör) har ett jämlikt<br />
och gemensamt ansvar för att systemen förvaltas väl. Verksamhetsansvariga har huvudansvaret<br />
för den innehållsmässiga systemförvaltningen samt för budgeten. IT-leverantören har huvudansvaret<br />
för drift och teknisk förvaltning.<br />
Varje system ska ses i ett livscykelperspektiv, bestående av en utvecklingsfas, en drift- och<br />
förvaltningsfas samt en avvecklingsfas. Se bild 1, nedan. Det innebär bl.a. att man redan under<br />
utvecklingsfasen ska ta hänsyn till och planera för systemets fulla livslängd.<br />
Utvecklingsfas Drift- och förvaltningsfas Avvecklingsfas<br />
Systemutveckling<br />
Bild 1. Livscykelmodell<br />
Vidareutveckling <br />
Systemförvaltning<br />
Drift<br />
Systemavveckling
Anna Frederiksen 2005-11-21 2(6)<br />
Förvaltningsmodell ver. 1.0<br />
Vad består systemförvaltning av?<br />
Systemförvaltningen har alltså (enligt bild 1) tydliga kopplingar till vidareutveckling och drift<br />
av systemet. Men där ingår även andra uppgifter. Förvaltningsorganisationens viktigaste uppgift<br />
är att styra förvaltningsarbetet, inom fastslagna tids- och budgetramar. I det arbetet ingår<br />
att ta fram mål för förvaltningen av systemet och att styra mot dessa mål. Målen ska vara:<br />
• Mätbara (uppföljningsbara)<br />
• Realistiska<br />
• Lättförståeliga (tydliga, kommunicerbara)<br />
• Överenskomna (i avtal mellan beställare och utförare)<br />
• Kopplade till IT-policy och verksamhetsplaner<br />
Andra viktiga uppgifter inom systemförvaltningen är att:<br />
• definiera kunskapsbehov och tillhandahålla utbildning för såväl nya användare som<br />
för de som får förändrade arbetsuppgifter inom systemet<br />
• tillhandahålla användarstöd (handböcker, andra instruktioner, helpdesk etc.)<br />
• löpande utvärdera systemet så att det stödjer verksamheten<br />
• hantera ändringar i systemet (rättningar och tillägg/borttag av funktioner)<br />
• kontrollera driften av systemet, dvs. att ur teknisk synvinkel säkerställa<br />
verksamhetens tillgänglighet till systemet. Dessa krav överenskoms i ett avtal mellan<br />
förvaltningsorganisationen och driftorganisationen.<br />
I avsnitt längre fram i modellen beskrivs ytterligare hur styrning och målformulering, uppföljning<br />
och utvärdering samt ändringshantering ska ske.<br />
Förvaltningsorganisation<br />
Nivå Skikt Verksamhet IT<br />
(beställare) (utförare)<br />
1 Strategi Rektor IT-råd<br />
2 Budget Systemägare Datachef<br />
3 Verkställande Innehållsmässig Teknisk<br />
systemförvaltare systemförvaltare<br />
4 Operativ Användarrepresentant IT-tekniker/<br />
drifttekniker<br />
Ansvarsnivåer<br />
Nivå 1<br />
Strategiskt ansvar för systemet och den verksamhet systemet stödjer. På denna nivå görs prioriteringar<br />
mellan olika verksamhetsgrenar och system.<br />
Nivå 2<br />
Löpande ansvar för systemet och den verksamhet systemet stödjer, inom givna budgetramar.<br />
Nivå 3<br />
Löpande arbete med systemet; dess funktionalitet, användande etc.<br />
Nivå 4<br />
Personer som använder systemet i sitt dagliga arbete.
Anna Frederiksen 2005-11-21 3(6)<br />
Förvaltningsmodell ver. 1.0<br />
Ansvarsroller (nivå 2-4)<br />
Systemägare<br />
Har, inom tilldelad budget, det övergripande ekonomiska och funktionella ansvaret för systemet.<br />
Rollen kräver verksamhetsansvar och engagemang.<br />
Innehållsmässig systemförvaltare<br />
Är ”spindeln i nätet” i förvaltningsorganisationen. Har stort verksamhetskunnande men även<br />
god kunskap om IT-systemet. Sköter kontakterna med IT-organisationen. Får direktiv från<br />
systemägaren, och tar emot önskemål och förfrågningar från användarrepresentanterna.<br />
Arbetet kräver ofta mellan 50 % och 100 % av en tjänst.<br />
Användarrepresentant<br />
Användare av systemet. De som ingår i förvaltningsgrupp måste ha god kunskap om ITsystemet.<br />
Datachef<br />
Har, inom tilldelad budget, det övergripande ekonomiska och personella ansvaret för den ITtekniska<br />
delen av systemförvaltningen.<br />
Teknisk systemförvaltare<br />
Är den innehållsmässiga systemförvaltarens motpart i det dagliga förvaltningsarbetet.<br />
Ansvarar för att den IT-tekniska förvaltningen är så effektiv som möjligt. Fördelar det ITtekniska<br />
arbetet och tillkallar specialkompetens när det är nödvändigt. Skall ha förståelse för<br />
den verksamhet som systemet stödjer.<br />
IT-tekniker/Drifttekniker<br />
IT-tekniker har det IT-tekniska operativa ansvaret för systemet och specificerar och genomför<br />
ändringar, utbildningar etc. på uppdrag från den tekniska systemförvaltaren. Drifttekniker<br />
ansvarar för att driften av systemet fungerar som det är tänkt.<br />
Kommunikation inom förvaltningsorganisationen<br />
De två systemförvaltarna är centrala personer i organisationen och de som ska se till att det<br />
dagliga arbetet i förvaltningen sköts och att information och uppdrag når den det berör. Bild 2,<br />
i bilaga, visar kommunikationsvägarna inom förvaltningsorganisationen.<br />
Arbetsgrupper i förvaltningsorganisationen<br />
Exempel: Agresso DUP Siteshaper<br />
ITAN<br />
Styrgrupp Styrgrupp Styrgrupp<br />
FörvaltningsFörvaltningsFörvaltningsgruppgruppgrupp Bild 3. Arbetsgrupper<br />
IT-rådet<br />
Användarförening <br />
Användarförening <br />
Användarförening
Anna Frederiksen 2005-11-21 4(6)<br />
Förvaltningsmodell ver. 1.0<br />
IT-rådet<br />
Är rådgivare till rektor i IT-frågor. Gör förslag till prioritering mellan olika system. Beslutar<br />
kring samordningsåtgärder. Kan föreslå utveckling utanför ramarna.<br />
Styrgrupp<br />
Består av systemägare och datachef. Anger, utifrån beslutad budget, mål och inriktning samt<br />
resurser för förvaltningsarbetet, vilket dokumenteras i förvaltningsavtalet. Innehållsmässig<br />
systemförvaltare rapporterar till styrgruppen och är föredragande vid mötena. Sammanträder<br />
2-4 ggr/år samt vid behov.<br />
Förvaltningsgrupp<br />
Består av innehållsmässig systemförvaltare, teknisk systemförvaltare och användarrepresentanter.<br />
Planerar och prioriterar ändringsönskemål, beslutar inom ramar som är satta av styrgruppen<br />
och som dokumenterats i avtalet. Följer upp tillgänglighet, svarstider, gjorda ändringar<br />
etc. och rapporterar kontinuerligt till styrgruppen. Sammanträder ca 4-8 ggr/år, men<br />
minst före och efter varje uppdatering av systemet.<br />
Användarförening<br />
Består av innehållsmässig systemförvaltare, användarrepresentanter, övriga intresserade och<br />
ibland teknisk systemförvaltare. På mötena informerar man om vad som hänt med systemet<br />
och vad som kommer att hända. Forum för erfarenhetsutbyte. Sammanträder 1-2 ggr/år.<br />
ITAN<br />
Består av flera innehållsmässiga och tekniska systemförvaltare. Diskuterar frågor gemensamma<br />
för flera system, samordnar mellan olika IT-system och mellan olika användarkrav.<br />
Har även andra uppgifter. Sammanträder 4-6 ggr/år.<br />
Styrning och målformulering<br />
Systemförvaltningsarbetet ska styras mot de mål som överenskommits. Varje aktivitet som<br />
görs inom förvaltningsorganisationen ska kunna kopplas till uppfyllandet av ett eller flera av<br />
systemets/förvaltningens mål. Nya mål för systemet eller systemförvaltningen kommer främst<br />
från nyttovärderingar/utvärderingar av systemet, IT-policyn, verksamhetsplaner och krav från<br />
andra system eller myndigheter, samt från uppföljningen av förra planeringsperiodens mål.<br />
Inför varje budgetår ska förvaltningsgruppen gå igenom de befintliga målen för systemet och<br />
förvaltningen och uppdatera dem. Målen ska därefter godkännas av styrgruppen innan resursbehov<br />
kan beräknas. Därefter kan ett förslag till budget tas fram. Om budgeten inte godkänns<br />
måste styrgruppen besluta om vilka mål som ska tas bort. Efter godkännande ska budgeten in<br />
i förvaltningsavtalet som därefter ska undertecknas.<br />
Det finns två former av mål som förvaltningsorganisationen ska hantera. Dels systemets mål<br />
(i förhållande till verksamheten), t. ex. ”Distansutbildningsplattformen ska kunna importera<br />
studentuppgifter från Ladok”. Dels förvaltningsorganisationens mål, t. ex. ”Under året ska vi<br />
utbilda 50 personer i systemet”.<br />
För att man ska kunna ta fram målen för systemförvaltningen måste man först ha klart för sig<br />
systemets:<br />
• Mål och måluppfyllelse<br />
• Framtida livslängd (systemet ska leva vidare pga. aktiva beslut)<br />
• Betydelse för hela <strong>Högskolan</strong>; utifrån detta ska ledningen göra prioriteringar mellan olika<br />
system<br />
• Förändringsgrad (hur ofta ska ändringar i systemet genomföras)<br />
• Utvärderingsresultat<br />
• Kända regeländringar som påverkar systemet eller den verksamhet som systemet stödjer
Anna Frederiksen 2005-11-21 5(6)<br />
Förvaltningsmodell ver. 1.0<br />
• Vilka förändringar i systemet som är beställda eller önskade<br />
• Påverkan från och till andra system och systemutvecklingsprojekt<br />
Löpande under året kommer krav och önskemål på ändringar, behov av utbildning, drift och<br />
support till förvaltningsorganisationen. Dessa krav och önskemål tas om hand av förvaltningsgruppen<br />
som prioriterar och beslutar om åtgärder inom de ramar som styrgruppen gett.<br />
Efter åtgärd ingår de i systemet. För krav utanför ramarna (för dyrt eller utanför förvaltningens<br />
inriktning/mål) gör förvaltningsgruppen ett beslutsunderlag som styrgruppen ska ta ställning<br />
till. Om man genomför ändringarna måste nya resurser tillsättas. Efter genomförande<br />
ingår de också i förvaltningen av systemet. Ev. påverkan på budget ska uttryckas som tillägg i<br />
förvaltningsavtalet.<br />
Uppföljning och utvärdering<br />
Förvaltningsorganisationens arbete ska följas upp regelbundet med rapporter till styrgruppen.<br />
I dessa rapporter (som lämnas i anslutning till ett styrgruppsmöte) kan ingå:<br />
• Vilka ändringar som ev. gjorts i systemet<br />
• Tänkbara/planerade förändringar av systemet<br />
• Resursuppföljning<br />
• Måluppföljning<br />
• Driftsrapport (ev. avbrott, intrångsförsök etc.)<br />
• Resultat från nytto-/kundnöjdhetsutvärderingar<br />
Informationssystemet ska utvärderas i förhållande till hur väl det bidrar till att uppfylla verksamhetens<br />
(föränderliga) mål. Detta bör ske första gången ½-1 år efter idrifttagandet, och därefter<br />
varje eller vartannat år. Efter större förändringar i systemet bör ny utvärdering ske. Utvärderingen<br />
kan ske på två sätt, dels genom en subjektiv utvärdering och dels genom nyckeltal.<br />
Den subjektiva utvärderingen görs genom enkäter och/eller intervjuer och syftar till att<br />
hitta de största bristerna och tillgångarna i systemet. Nyckeltal kan dels tas fram genom driftstatistik<br />
och lämnade (registrerade och sammanställda) felrapporter, dels genom mer formaliserade<br />
användarutvärderingar. Även förvaltningsorganisationens arbete bör utvärderas på liknande<br />
sätt.<br />
Utvärderingsresultatet ska rapporteras på ett sådant sätt att det kan utgöra beslutsunderlag för<br />
kommande prioriteringar och beslut.<br />
Ändringshantering<br />
Förslag/krav på ändringar och felrapporter kommer till förvaltningsorganisationen från t. ex.<br />
användare av systemet, annan myndighet, CITE, IT-rådet eller andra förvaltningsorganisationer.<br />
Därefter bedömer förvaltningsgruppen ändringsförslagen utifrån behov och nyttoeffekt<br />
och definierar om ändringarna ska avslås, genomföras omgående eller senare eller hanteras<br />
som ett önskemål. Om förslaget ska genomföras lämnas det till den tekniska systemförvaltaren<br />
(ev. fvb. till leverantören) för specificering och resursuppskattning. När det finns en resursuppskattning<br />
gör förvaltningsgruppen/innehållsmässig systemförvaltare en ny prioritering<br />
mellan olika ändringsförslag (utifrån förvaltningsmål, nytta, angelägenhetsgrad, ekonomiska<br />
och personella resurser). Godkänns genomförandet av ändringen kan den utföras. Innan<br />
gjorda ändringar kan sättas i drift ska acceptanstest och regressionstest genomföras (enl. bilaga),<br />
dokumentation uppdateras samt användarna informeras och ev. utbildas.
Anna Frederiksen 2005-11-21 6(6)<br />
Förvaltningsmodell ver. 1.0<br />
Systemspecifik dokumentation<br />
Varje förvaltningsorganisation ska ha följande uppdaterade systemspecifika dokumentation<br />
(anpassat till sina respektive behov; exempel bifogas):<br />
• Mål för systemet<br />
• Nyttoberäkning/lönsamhetskalkyl för systemet<br />
• Systembeskrivning<br />
• Säkerhetsplan för systemet<br />
• Beskrivning av systemets förvaltningsorganisation<br />
• Beskrivning av styrningen och arbetet inom förvaltningen av systemet<br />
• Arbetsbeskrivningar för deltagarna i systemets förvaltningsorganisation<br />
• Kompetenskrav/Utbildningsplan för de som arbetar i systemet<br />
• Kompetenskrav för de som ingår i förvaltningsorganisationen<br />
• Plan för systemets utveckling/avveckling, med förvaltningsbehov, kostnader mm<br />
• Plan för utvärdering av systemet<br />
• Överenskommelser (SLA-er) för hur drift och förvaltning ska fungera.<br />
• Om systemet innehåller personuppgifter och driften är extern ska ett avtal med<br />
personuppgiftsbiträdet (den externa leverantören) finnas.<br />
Bilagor:<br />
• Bild 2, kommunikationsvägar<br />
• Arbetsbeskrivningar förvaltningsorganisation<br />
• Test av datorsystem, instruktion
Anna Frederiksen 2005-11-21 1(3)<br />
Förvaltningsmodell, rollbeskrivningar ver. 1.0<br />
Rollbeskrivningar<br />
Verksamhet<br />
Systemägare<br />
• Har djup kunskap om den verksamhet som systemet stödjer<br />
• Inom ramen för tilldelad budget fastställa resursramarna för systemet (inkl. ev. extern<br />
drift/förvaltning)<br />
• Bevakning av systemets långsiktiga utveckling, bl. a.<br />
o Att bedöma nyttan av systemet för det egna ansvarsområdet och för högskolan<br />
o Att systemet följer lagar och förordningar<br />
o Att ta hänsyn till konsekvenser av administrativ och teknisk utveckling<br />
• Regelbundet varje år följa upp kostnaderna av systemet och bedöma dess lönsamhet<br />
• Planering av ersättningsanskaffning och kompletteringar av systemet<br />
• Bedömning av datakommunikationsbehov och andra infrastrukturella behov<br />
• Ställa krav på datasäkerhet/tillgänglighet/tillförlitlighet<br />
• Ställa krav på systemets drift<br />
• Samordning med högskolans övriga IT-system via IT-rådet<br />
• Ställa krav på grundläggande användarstöd för systemet<br />
o Utbildning och helpdesk<br />
o Informations- och utbildningsmaterial<br />
• Att inom systemets ram göra anpassningar till lokala arbetsmönster och standarder<br />
o Teknisk standard<br />
o Administrativa rutiner<br />
• Utse innehållsmässig systemförvaltare<br />
• Teckna förvaltningsavtal/uppdrag<br />
Innehållsmässig systemförvaltare<br />
• Planera och förbereda användarutbildning baserad på identifierat behov samt ansvara<br />
för innehållet i utbildningarna<br />
• Ansvara för att det finns en utbildningsdokumentation för utbildning av såväl nya som<br />
erfarna användare<br />
• Ansvara för att användardokumentationen hålls uppdaterad<br />
• Ansvara för och genomföra ändringar av användarbehörighet<br />
• Tillse att styrtabeller underhålls<br />
• Dokumentera och sammanställa upptäckta fel samt rapportera dessa till teknisk<br />
systemförvaltare<br />
• Utbilda användarrepresentanter vad avser systemfrågor<br />
• Informera användare om genomförda ändringar samt ny eller förändrad information i<br />
systemet<br />
• Redovisa budgetutfall till systemägare<br />
• Redovisa ev. avbrott och intrångsförsök till systemägare<br />
• Regelbundet mäta nyttan och kundnöjdheten på systemet<br />
• Planera (ställa krav) och följa upp teknisk systemförvaltning och systemdrift och<br />
därvid särskilt beakta krav på datasäkerhet/tillgänglighet/tillförlitlighet<br />
• Anordna och delta i möten för förvaltningsgrupp och ITAN<br />
• Utvärdera och föreslå vidareutveckling<br />
• Medverka i nationell utvecklingsgrupp
Anna Frederiksen 2005-11-21 2(3)<br />
Förvaltningsmodell, rollbeskrivningar ver. 1.0<br />
• Ansvara för att acceptanstester genomförs av nya funktioner innan de driftsätts<br />
• Ansvara för att berörda användare anpassar sina rutiner till genomförda ändringar i<br />
systemet<br />
• Tillsammans med teknisk systemförvaltare planera driftsättningsdatum för nya<br />
versioner<br />
• Tillsammans med teknisk systemförvaltare utarbeta förslag till budget för nästa<br />
budgetår<br />
• Tillsammans med teknisk systemförvaltare utarbeta förslag till<br />
förvaltningsavtal/uppdrag<br />
Användarrepresentant<br />
• Sammanställa och vidarebefordra önskemål om förändringar till innehållsmässig<br />
systemförvaltare<br />
• Dokumentera och rapportera upptäckta fel till innehållsmässig systemförvaltare<br />
• Delta vid och utföra acceptanstester<br />
• Hålla sig informerad om att användarna har rätt kunskap<br />
IT<br />
IT-chef<br />
• Ansvara för datasäkerhet/tillgänglighet/tillförlitlighet samt systemets drift<br />
• Tillhandahålla de IT-resurser som verksamheten kräver<br />
• Ansvara för att IT-personalen har tillräcklig kunskap om verksamheten och system<br />
• Teckna förvaltningsavtal/uppdrag<br />
• Teckna erforderliga avtal med underleverantörer<br />
• Tillse att det finns tillräckligt med rätt utbildade personella IT-resurser<br />
• Ansvara för den IT-tekniska samordningen<br />
Teknisk systemförvaltare<br />
• Tillse att rapporterade fel rapporteras vidare till systemleverantören och blir åtgärdade<br />
• Tillsammans med innehållsmässig systemförvaltare planera driftsättningsdatum för<br />
nya versioner<br />
• Ansvara för att ändringar genomförs och nya versioner tas i drift<br />
• Ansvara för att acceptanstester kan genomföras av användare i testmiljön samt<br />
tillhandahålla testdata<br />
• Förvissa sig om att ändringar är acceptanstestade och godkända av innehållsmässig<br />
systemförvaltare innan de sätts i produktion<br />
• Ansvara för produktionssättning av nya versioner<br />
• Ansvara för att systemdokumentationen hålls uppdaterad<br />
• Ansvara för driftdokumentation<br />
• Ansvara för att den serverprogramvara och kommunikationsutrustning som systemet<br />
utnyttjar hålls säkerhetsmässigt uppdaterad<br />
• Rapportera nedlagd tid och kostnad till innehållsmässig systemförvaltare<br />
• Följa upp avbrott och intrångsförsök i systemet och rapportera dessa till<br />
innehållsmässig systemförvaltare<br />
• Delta i möten ang. systemförvaltningen<br />
• Delta i lokal utveckling och därvid särskilt bevaka att grundläggande mål för systemet<br />
inte äventyras samt att drift- och datasäkerhetsaspekter tillvaratas
Anna Frederiksen 2005-11-21 3(3)<br />
Förvaltningsmodell, rollbeskrivningar ver. 1.0<br />
• Ansvara för kompetensutveckling hos berörd personal<br />
• Tillsammans med innehållsmässig systemförvaltare utarbeta förslag till budget för<br />
nästa budgetår<br />
• Tillsammans med innehållsmässig systemförvaltare utarbeta förslag till<br />
förvaltningsavtal/uppdrag<br />
IT-tekniker/drifttekniker<br />
• Följa upp avbrott och intrångsförsök i systemet och rapportera dessa till teknisk<br />
systemförvaltare<br />
• Ta fram och underhålla driftdokumentation<br />
• Produktionssätta nya versioner och ändrade program<br />
• Planera och följa upp den dagliga driften, bl.a.<br />
o Daglig backup av system och databaser<br />
o Förvara backupband med god säkerhet<br />
o Övervaka diskutrymmen<br />
o Övervaka processer på systemet<br />
o Optimera resurser och prestanda<br />
• Ombesörja att hårdvaruservice tillkallas vid behov<br />
• Utvärdera och bereda åtgärdsförslag och krav som berör driften<br />
• Vara rådgivare ang. åtgärder som rör datordriften och ansvara för att beslutade<br />
åtgärder genomförs<br />
• Ansvara för kompetensutveckling hos berörd personal
Anna Frederiksen 2005-11-29 Sid 1(2)<br />
Utkast till IT-policy för <strong>Högskolan</strong> i <strong>Halmstad</strong> version 1.2<br />
IT-policy för <strong>Högskolan</strong> i <strong>Halmstad</strong><br />
Syfte<br />
Denna policy utgör de övergripande och gemensamma målen för <strong>Högskolan</strong> i <strong>Halmstad</strong> (hädanefter<br />
benämnt <strong>Högskolan</strong>) i frågor som rör styrning, ledning och hantering av IT. Med IT avses datorer,<br />
nätverk och annan liknande utrustning samt de programvaror som används i denna utrustning. Telefoni<br />
och dess utrustning omfattas inte.<br />
Omfattning<br />
IT-policyn omfattar alla verksamheter, studenter och personal vid <strong>Högskolan</strong>. Den ska beskriva hur IT<br />
används utifrån <strong>Högskolan</strong>s övergripande verksamhetsmål (som de beskrivs i visionsdokumentet<br />
2003-10-02), innehåll och ur teknisk synvinkel.<br />
Ansvar<br />
Användare av IT, verksamhetsansvariga och övriga beslutsfattare inom IT-relaterade frågor ska följa<br />
denna IT-policy. Verksamhetsansvariga har ett särskilt ansvar för att informera om innehåll,<br />
omfattning och användning av denna IT-policy inom sina respektive ansvarsområden.<br />
Verksamhetsansvariga har också ansvar för utvecklingen av IT-användningen inom sina respektive<br />
ansvarsområden.<br />
IT-policy<br />
Övergripande<br />
• Användande och utveckling av IT ska följa gällande lagar, förordningar och övrigt regelverk och<br />
ske på sådant sätt att annan IT-användning inte störs.<br />
• IT ska användas för att bidra till hög kvalitet i kärnverksamheten samt användas och drivas<br />
rationellt, professionellt, säkert och kostnadseffektivt.<br />
• Verksamhetens behov ska styra IT-utvecklingen inom HH.<br />
• IT-samverkan samt gemensamma IT-tjänster ska eftersträvas inom <strong>Högskolan</strong>.<br />
• IT-samverkan inom regionen, nationellt och internationellt ska stimuleras.<br />
• Tillgängligheten till IT-tjänster ska anpassas efter verksamhetens och omgivande samhälles krav<br />
och behov.<br />
Styrning av IT<br />
• Högskolestyrelsen fastställer <strong>Högskolan</strong>s vision och IT-policy.<br />
• Rektor beslutar om ramar och organisation för högskolegemensamma IT-tjänster.<br />
• Rektor fastställer högskolegemensamma riktlinjer och standard för IT och högskolegemensamma<br />
satsningar efter rekommendation från IT-rådet.<br />
• Verksamheterna ansvarar för att IT används och utvecklas inom det egna området på ett relevant<br />
sätt.<br />
• Systemägaren ansvarar för att verksamhetsnytta uppnås, att uppfylla säkerhetskrav, att samordna<br />
budget så att tillräckliga resurser finns, kvalitetssäkring, att systemet värderas mot gällande lagar,<br />
förordningar och övrigt regelverk samt att säkerställa att användare har tillräcklig kunskap om<br />
systemet och dess användning i verksamheten.<br />
• Datachefen ansvarar för att utveckla och underhålla IT-infrastrukturen och för att tillse att ITinfrastrukturen<br />
uppfyller gällande policies.<br />
Organisation av IT<br />
• Systemägare till alla system ska finnas utsedda inom verksamheten.
Anna Frederiksen 2005-11-29 Sid 2(2)<br />
Utkast till IT-policy för <strong>Högskolan</strong> i <strong>Halmstad</strong> version 1.2<br />
• Förvaltningsorganisation ska finnas för att samordna användning, utbildning, underhåll och<br />
vidareutveckling av varje högskolegemensam IT-tjänst.<br />
• IT-rådet ansvarar för att samordna och föreslå/rekommendera IT-tjänster för gemensamma<br />
funktioner vid <strong>Högskolan</strong>, i samarbete med övriga verksamheter.<br />
• All information ska ha en utsedd informationsägare. Informationsägaren ansvarar för att<br />
informationen är riktig, tillförlitlig och har rätt spridning.<br />
Användande av IT<br />
• <strong>Högskolan</strong>s IT-system ska användas för att utveckla och effektivisera utbildning, forskning och<br />
annan högskoleverksamhet.<br />
• IT-användningen ställer krav på personal och studenter. Var och en har ett eget ansvar att följa de<br />
regler som tagits fram kring detta.<br />
• Vid missbruk av <strong>Högskolan</strong>s IT-tjänster kan personal anmälas till personalansvarsnämnden och<br />
studenter till disciplinnämnden. Vid misstanke om lagbrott kan även polisanmälan göras.<br />
• Alla studenter och all personal ska ha tillgång till sitt arbetsmaterial (t. ex. filer och e-post) på<br />
distans, om arbetsuppgiften eller studier så kräver.<br />
• <strong>Högskolan</strong> ska sträva efter att tillgängligheten till och i <strong>Högskolan</strong>s IT-tjänster är sådan att<br />
<strong>Högskolan</strong> kan fungera som en 24-timmarsmyndighet.<br />
• Allmän information om <strong>Högskolan</strong> och dess verksamhet ska vara tillgänglig t.ex. via Internet för<br />
allmänheten.<br />
• Studenterna ska under utbildningen få den ämnesspecifika betydelsen av IT belyst, hur IT kan<br />
användas och goda kunskaper i de vanligaste IT-stöd som används i den verksamhet utbildningen<br />
sker mot. Undervisningen ska även beröra de möjligheter och risker som IT erbjuder, så att en<br />
kritisk kunskapssyn utvecklas.<br />
• Användandet och tillgången till IT ska följa <strong>Högskolan</strong>s policies för jämställdhet och mångfald<br />
samt arbetsmiljö.<br />
• Jämställdhet, mångfald, funktionshinder och arbetsmiljö ska särskilt beaktas vid utbildning och<br />
kompetensutveckling inom IT samt vid anskaffning av IT-tjänster och IT-utrustning.<br />
• Personal ska erbjudas utbildning för att uppnå den IT-kunskap som krävs för att utföra sina<br />
arbetsuppgifter.<br />
• Nyanställd personal och nya studenter ska erhålla relevant information om det IT-stöd som<br />
<strong>Högskolan</strong> erbjuder.<br />
Utveckling och inköp av IT<br />
• IT-tjänster ska utformas för att uppnå en hög grad av användbarhet och ge möjlighet till<br />
anpassning utifrån den enskilde individens behov.<br />
• Ett regelverk ska finnas och följas när det gäller utveckling, inköp och förvaltning av IT.<br />
• Den blivande systemägaren har ett ansvar för att utveckling och inköp av IT styrs av<br />
verksamheternas behov.<br />
IT-säkerhet<br />
• IT-säkerhetsarbetet ska syfta till att skydda såväl <strong>Högskolan</strong> som omvärlden mot t. ex. dataintrång<br />
och dataförlust och även till att skydda och värna studenternas och de anställdas integritet.<br />
• Det ska finnas ett särskilt regelverk för IT-säkerhet med tillhörande riktlinjer för teknisk ITsäkerhet<br />
inom <strong>Högskolan</strong>.<br />
• IT-säkerhets-, åtkomst- och tillgänglighetsfrågor ska prioriteras och kontinuerligt övervakas.
Change language