Ladda ned förfrågningsunderlag här - AP7
Ladda ned förfrågningsunderlag här - AP7
Ladda ned förfrågningsunderlag här - AP7
Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
Förfrågningsunderlag<br />
Upphandling av<br />
internrevisionstjänster
1. Allmän information<br />
1.1 Om Sjunde AP-FONDEN<br />
Sjunde AP-fonden (<strong>AP7</strong>) presenteras på www.ap7.se där även den<br />
senaste årsredovisningen (2011) och halvårsrapport kan laddas ner.<br />
1.2 Upphandlande myndighet<br />
Upphandlande myndighet är Sjunde AP-fonden (<strong>AP7</strong>).<br />
1.3 Upphandlingen<br />
1.3.1 Avtalsform<br />
Upphandlingen syftar till att avtal ingås mellan den upphandlande<br />
myndigheten och leverantören enligt vilket fastställs samtliga villkor för<br />
internrevisionstjänster under tre år, med möjlighet till förlängning med<br />
ytterligare ett år, från och med att avtal ingås med leverantör.<br />
1.3.2 Omfattning<br />
<strong>AP7</strong> avser att upphandla internrevisionstjänster för granskning av den<br />
egna verksamheten, dess risker, internkontroll och regelefterlevnad av<br />
policies, riktlinjer och rutiner. Internrevisionen ska utföras på ett strukturerat<br />
och systematiskt sätt och granska effektiviteten i verksamheten och dess<br />
riskhantering. Internrevisionen ska fokusera på risker, processer, ITmiljöer,<br />
kontroller, beslutsfattande och kostnadseffektivitet. Styrelsen<br />
fastställer årlig granskningsplan, vilken ska bygga på en riskbedömning.<br />
Internrevisionen förutsätts delta i årlig riskkartläggning som ska ligga till<br />
grund för riskbedömningen och granskningsplanen. Rekommendationer<br />
och förslag på förbättringsåtgärder ska ges skriftligen. Minst en gång per år<br />
ska muntlig och skriftlig återrapportering ske till hela styrelsen. Därutöver<br />
ska internrevisionen vid, uppskattningsvis, tre-fyra tillfällen per år<br />
sammanträda med styrelsens revisionsutskott, där skriftlig och muntlig<br />
rapport ska ges efter varje utförd granskning. Antalet årliga<br />
granskningsområden uppskattas till två-tre, där varje granskningsområde i<br />
normalfallet förväntas utföras under en-två veckor. Någon inköpsvolym kan<br />
inte garanteras.<br />
<strong>AP7</strong> förvaltar ett betydande kapital för de pensionssparare som inte själva<br />
gjort ett aktivt premiepensionsval. Investeringar görs i <strong>AP7</strong> Aktiefond och<br />
<strong>AP7</strong> Räntefond. Med dessa ”byggstensfonder” som grund erbjuder <strong>AP7</strong>
också fyra ”fondkonstruktioner”, där olika delar <strong>AP7</strong> Aktiefond och <strong>AP7</strong><br />
Räntefond ingår (förvalsalternativet <strong>AP7</strong> Såfa samt tre statliga<br />
fondportföljer). <strong>AP7</strong> Aktiefond är en global aktiefond, där hävstång används<br />
i förvaltningen. Tillgångarna i <strong>AP7</strong> Räntefond placeras främst i svenska<br />
räntebärande finansiella instrument med låg kreditrisk. Ytterligare<br />
information om <strong>AP7</strong> Aktiefond, <strong>AP7</strong> Räntefond, <strong>AP7</strong> Såfa och statens<br />
fondportföljer finns i <strong>AP7</strong>:s årsredovisning.<br />
Det är av stor vikt att allmänhetens förtroende för <strong>AP7</strong> upprätthålls. Det är<br />
därför viktigt att internrevisorerna besitter tillräcklig kunskap om finansiell<br />
verksamhet, förvärvad genom erfarenhet av liknande uppdrag. Mot<br />
bakgrund av den komplexa verksamhet som fonden bedriver och de höga<br />
krav som ställs på internrevisorerna krävs att erfarenhet och övriga<br />
allmänna krav kan tillgodoses med en betryggande grad av säkerhet.<br />
Därför ställs krav på branschledande kunskaper och omfattande<br />
erfarenhet, som i sin tur styrker att internrevisionen kan bedrivas med<br />
integritet och tillräcklig insikt om verksamhetens olika risker.<br />
Revisionsteamet ska som helhet ha den kunskap och erfarenhet som krävs<br />
för att vara väl förtroget med uppdraget och i övervägande utsträckning<br />
utgöras av erfarna medarbetare. Ledaren för revisionsteamet ska vara<br />
erfaren i sin roll och effektivt kunna leda arbetet på plats. God tillgänglighet<br />
krävs av internrevisorer och revisionsteam.<br />
1.3.3 Upplysningar<br />
Frågor avseende upphandlingen kan ställas fram till sju dagar före<br />
anbudstidens utgång och ska tillställas:<br />
Hans Bergström, Compliance Officer (hans.bergstrom@ap7.se) och<br />
Svante Linder, Administrativ chef (svante.linder@ap7.se). Telefonnummer<br />
till <strong>AP7</strong>: 08-412 26 60.<br />
Samtliga frågor kommer att besvaras i ett sammanhang och gentemot alla<br />
anbudsgivare och intressenter senast den 1 februari 2013 om inte<br />
särskilda skäl föranleder annat (exempelvis frågor och svar av enklare art).<br />
Detta kommer att ske genom publikation av frågor och svar på <strong>AP7</strong>:s<br />
hemsida (www.ap7.se). Anbudsgivare uppmanas därför att löpande följa<br />
den information som publiceras på hemsidan.<br />
2. Anbudsspecifikation<br />
2.1 Leverantörsuppgifter<br />
2.1.1 Beskrivning av anbudsgivaren, förmåga och kapacitet<br />
Med anbud ska bifogas en beskrivning av anbudsgivaren, dess<br />
verksamhet, resurser och kapacitet för uppdraget, etableringsort, historik,<br />
ägarförhållanden, vinstdelningssystem och ledningsorganisation. <strong>AP7</strong><br />
kommer, när avtalet är på plats, att vilja ha möjlighet att godkänna<br />
eventuella underleverantörer.
2.1.2 Referenser<br />
Med anbud ska bifogas referensförteckning (två stycken som ej är äldre än<br />
två år) över uppdragsgivare/referenspersoner med angivande av<br />
kontaktperson och telefonnummer. <strong>AP7</strong> förbehåller sig rätten att själv söka<br />
och kontakta referenser.<br />
2.1.3 Kontaktperson<br />
I anbud ska anges namn på den person som är tänkt att bli <strong>AP7</strong>:s<br />
kontaktperson för uppdraget.<br />
2.2 Formella krav<br />
2.2.1 Registreringsbevis<br />
Med anbud ska bifogas aktuellt registreringsbevis från Bolagsverket.<br />
2.2.2 Skatteregistrering<br />
Anbudsgivaren ska inneha godkännande för F-skatt.<br />
2.2.3 Skattekontroll<br />
Anbudsgivaren ska intyga att denne är fri från skulder för skatter och<br />
socialförsäkringsavgifter genom att bifoga skattemyndighetens blankett<br />
4820 ”Begäran om upplysningar offentlig upphandling” ifylld för svenska<br />
anbudsgivare. Små och tvistiga skulder kommer inte att beaktas.<br />
Blanketten får inte vara äldre än tre månader.<br />
2.2.4 Företag under bildande<br />
Anbud kan inte inges av företag under bildande.<br />
2.2.5 Kreditupplysning<br />
Med anbud ska bifogas utdrag från kreditupplysningsföretag (t.ex. från<br />
Upplysningscentralen, UC, eller motsvarande från annat<br />
kreditupplysningsföretag), som visar att anbudsgivarens finansiella och<br />
ekonomiska stabilitet minst motsvarar kreditnivå 3 (enligt UCs skala) eller<br />
motsvarande. Utdraget får inte vara äldre än tre månader.<br />
2.2.6 Erfarenhet<br />
Anbudsgivaren ska ha erfarenhet av internrevisionsuppdrag avseende<br />
förvaltning av globalt diversifierade värdepappersportföljer, företrädesvis<br />
avseende investeringsfonder. Som bevis på detta ska anbudsgivaren<br />
presentera två relevanta uppdrag inom området globalt diversifierade<br />
värdepappersportföljer och /eller två uppdrag inom området<br />
investeringsfonder. Uppdragen får inte vara äldre än tre år och ska spegla<br />
de tjänster som efterfrågas i denna upphandling. En beskrivning av varje<br />
uppdrag ska bifogas med information om uppdragets syfte och omfattning<br />
samt uppdragsgivarens namn och telefonnummer.
2.3 Övriga krav<br />
2.3.1 Årsredovisning<br />
Med anbud ska bifogas anbudsgivarens undertecknade årsredovisning för<br />
de två senaste åren eller de uppgifter som annars finns att tillgå<br />
beträffande ekonomisk redovisning för verksamheten till anbudet.<br />
Årsredovisning ska innehålla undertecknad revisionsberättelse. För<br />
anbudsgivare som inte har att tillgå årsredovisning för de två senaste åren,<br />
ska med anbud bifogas annan dokumentation utvisande anbudsgivarens<br />
ekonomiska ställning (pro forma balansräkning och resultaträkning). Att<br />
dessa dokument återspeglar företagets ekonomiska ställning ska vidimeras<br />
av företagets revisor.<br />
2.3.2 Ansvarsförsäkring<br />
Anbudsgivaren ska inneha ansvarsförsäkring för sin verksamhet under<br />
hela avtalstiden. Med anbudet ska bifogas intyg från anbudsgivarens<br />
revisor. Av intyget ska framgå, enligt revisorns bedömning, att<br />
anbudsgivaren med beaktande av omfattningen av dess verksamhet samt<br />
arten och omfattningen av anbudsgivarens uppdrag har en beloppsmässigt<br />
tillräcklig ansvarsförsäkring.<br />
Antagna anbudsgivare ska kunna uppvisa dokumentation som styrker att<br />
anbudsgivaren innehar en giltig ansvarsförsäkring och som styrker<br />
storleken på densamma (totalt och per skadefall), med uppgift om<br />
försäkringsbolag och försäkringsnummer.<br />
Uppgifter av detta slag anses enligt <strong>AP7</strong> omfattas av sekretess, 31 kap 16-<br />
19§§ offentlighets- och sekretesslagen.<br />
2.4 Särskilda krav på internrevisionstjänsterna<br />
2.4.1 Skall-krav<br />
Internrevisionstjänsten har följande skall-krav:<br />
Teamet ska ha god kompetens i och betydande tidigare erfarenhet av<br />
den bransch där <strong>AP7</strong> är verksam, d v s fondbolag som bedriver förvaltning<br />
av placeringstillgångar som innefattar globalt diversifierade<br />
värdepappersportföljer och placeringar i onoterade tillgångar (private<br />
equity).<br />
Teamledare ska ha minst sju års tidigare erfarenhet av<br />
internrevisionsarbete inom den bransch där <strong>AP7</strong> är verksam. Teamledare<br />
ska namnges (en eller flera) och CV inkluderas.<br />
Samtliga teammedlemmar ska vara seniora med minst fyra års tidigare<br />
erfarenhet av internrevisionsarbete inom den bransch där <strong>AP7</strong> är verksam.<br />
Teammedlemmar ska namnges och CV inkluderas.<br />
Anbudsgivaren ska kunna säkerställa god kvalitet i revisionsuppdraget<br />
oavsett vilket relevant fokusområden revisionsutskottet/styrelsen väljer.<br />
Utbyte av namngiven teammedlem får endast ske om avtalsleverantören ej<br />
råder över omständigheterna. Byte ska ske till person med motsvarande<br />
kompetens och godkännas av <strong>AP7</strong>.<br />
Anbudsgivaren ska ha en intern process för kvalitetssäkring av<br />
internrevisionsuppdrag. Beskriv kortfattat kvalitetssäkringsprocessen.
En revisionsinsats ska kunna genomföras inom en period av 3-6 veckor<br />
efter det att <strong>AP7</strong> gör ett avrop.<br />
2.4.2 Efterfrågade beskrivningar och uppgifter<br />
Utöver angivna skall-krav vänligen redogör för följande:<br />
Metod, revisionsstandard eller tillvägagångssätt som används vid<br />
utförandet.<br />
Relevant specialkompetens som finns att tillgå för revisionsteamet. Sätt<br />
varpå tillgång till denna specialkompetens säkerställs, t ex genom egna<br />
specialister, underkonsulter eller liknande.<br />
3. Kommersiella villkor<br />
3.1 Pris<br />
Priset ska anges per timme. Om priset varierar mellan olika nivåer i teamet<br />
ska pris för varje nivå anges, samt uppskattad viktning av dessa så att<br />
totalpris kan beräknas.<br />
I anbud ska pris anges i svenska kronor, exklusive mervärdesskatt. Priset<br />
ska vara fast under de två första åren. För det fall resterande period ska<br />
indexuppräknas ska tillämplig index anges i anbudet.<br />
4. Övriga villkor<br />
4.1 Underleverantör<br />
Underleverantör får ej anlitas utan <strong>AP7</strong>:s skriftliga godkännande. För<br />
underleverantör svarar anbudsgivaren såsom för sig själv.<br />
4.2 Överlåtelse av avtal<br />
Avtal får ej överlåtas på annan utan <strong>AP7</strong>:s skriftliga medgivande.<br />
5. Utvärdering<br />
Utvärdering genomförs i två steg:<br />
1. Kvalificering<br />
2. Utvärdering<br />
I steg 1 kommer <strong>AP7</strong> att kontrollera att anbudsgivaren besvarat och<br />
uppfyller samtliga skall-krav, samt <strong>ned</strong>an angivna krav a)-d).<br />
Anbudsgivare kan uteslutas om kreditupplysning visar att risk kan föreligga<br />
att avtal inte kan fullföljas.<br />
a) Anbudsgivaren ska uppfylla de kvalifikationskrav som angetts i avsnitten<br />
2-4;<br />
b) Anbudsgivare ska med anbudet bifoga efterfrågad information,<br />
c) Anbudsgivare ska inneha ansvarsförsäkring erforderlig för<br />
anbudsgivarens verksamhet och de uppdrag som kan komma att omfattas<br />
av upphandlingen (prövning kommer att ske mot bakgrund av information<br />
enligt punkt 2.3.2 ovan), och
d) Anbudsgivaren ska inneha den ekonomiska stabilitet och den etiska<br />
professionalism och oberoende som är erforderlig för att kunna erbjuda de<br />
i upphandlingen efterfrågade internrevisionstjänsterna.<br />
De anbud som uppfyller samtliga ovanstående kriterier kommer sedan att<br />
utvärderas i ett andra steg, där det ekonomiskt mest fördelaktiga<br />
anbudet, med hänsyn till <strong>ned</strong>anstående omständigheter, kommer att<br />
antas.<br />
I steg 2 ingår en samlad utvärdering av <strong>ned</strong>anstående kriterier, där <strong>AP7</strong><br />
kommer att välja det för <strong>AP7</strong> mest fördelaktiga anbudet med hänsyn tagen<br />
till:<br />
Nummer:<br />
1.<br />
2.<br />
Kriterium:<br />
Pris<br />
Leveransförmåga,<br />
kvalitet och<br />
funktion<br />
Prövning mot<br />
bakgrund av:<br />
Information enligt<br />
punkt 3.1<br />
Information enligt<br />
Punkterna 2.1.1<br />
och 2.4<br />
Definition av pris: Pris per timme exklusive moms i svenska kronor.<br />
Vikt vid<br />
sammanräkning:<br />
40%<br />
60%<br />
Definition av kvalitet: I anbud redovisade tjänster för internrevision,<br />
kommer att viktas och poängbedömas (se <strong>ned</strong>an). Även angivna<br />
referenser och av <strong>AP7</strong> intagna egna referenser kan komma att tillmätas<br />
betydelse i utvärderingen av kvalitet.<br />
För utvärdering i det andra steget gäller följande:<br />
För varje anbud kommer vart och ett av ovan kriterier att poängsättas<br />
mellan 1 till 100, där 1 är den lägsta poängen och 100 är den högsta<br />
poängen.<br />
Vid poängsättning av kriterium 1 ovan, kommer det anbud vars pris är<br />
mest fördelaktigt för <strong>AP7</strong> att erhålla 100 poäng. Övriga anbud får poäng i<br />
förhållande till anbudet med lägst totalkostnad. De övriga anbuden får en<br />
lägre poäng enligt formeln: (Lägsta pris/Aktuellt pris)*100.<br />
Vid poängsättning av kriterium 2 ovan, kommer det anbud som bäst<br />
tillgodoser <strong>AP7</strong>:s behov av kompetens, resurser och erfarenhet att erhålla<br />
högst poäng. Därefter sätts poängen i fallande ordning. Jämförliga anbud<br />
kan erhålla samma poäng.<br />
Efter poängsättning viktas poängen för varje kriterium enligt ovan<br />
angivna procentsatser och sammanräknas till en totalpoäng för varje<br />
anbud.
6. Allmänna förutsättningar för anbudet<br />
6.1 Upphandlingsförfarande<br />
Denna upphandling genomförs i enlighet med lag (2007:1091) om offentlig<br />
upphandling (LOU). Upphandlingsförfarandet är förenklat förfarande.<br />
Deltagande leverantörer skall lämna skriftligt anbud.<br />
Möjligheterna att komplettera eller förtydliga uppgifter i anbuden är starkt<br />
begränsade.<br />
6.2 Tidsfrister<br />
Skriftligt anbud skall vara <strong>AP7</strong> tillhanda senast den 6 februarii, 2013<br />
(receptionen stänger 17,00) och skall vara bindande tre månader därefter.<br />
6.3 Undertecknande<br />
Anbudet skall vara undertecknat av firmatecknare eller annan<br />
dokumenterat behörig person. För det fall att<br />
firmatecknarens/undertecknarens behörighet inte framgår av utdrag från<br />
Bolagsverket skall behörigheten styrkas med annan erforderlig handling,<br />
t.ex. fullmakt.<br />
6.4 Inlämnande av anbud<br />
Skriftligt anbud i anonymt slutet kuvert märkt ”Anbud – Upphandling av<br />
internrevisionstjänster, Diarienr. 2012/90 insändes till:<br />
Sjunde AP-fonden<br />
Vasagatan 11<br />
Box 100<br />
SE-101 21 Stockholm<br />
Anbud per e-post eller fax godtages ej, dock kan till anbuden kommande<br />
kompletteringar skickas med e-post.<br />
6.5 Meddlande om beslut<br />
Samtliga anbudsgivare kommer att få skriftligt besked om <strong>AP7</strong>:s<br />
tilldelningsbeslut via ett tilldelningsmeddelande.<br />
6.6 Information i detta <strong>förfrågningsunderlag</strong><br />
Faktainformation i detta <strong>förfrågningsunderlag</strong> är endast information till<br />
anbudsgivare. Anbudsgivare skall själva tillförsäkra sig om att sagda<br />
information är korrekt. <strong>AP7</strong> har inget ansvar för given information <strong>här</strong>i.<br />
6.7 Ingen ersättning för anbud<br />
<strong>AP7</strong> godtar inga krav på ersättning för upprättande av anbud.
6.8 Antal leverantörer och delat anbud<br />
<strong>AP7</strong> avser att teckna avtal med en leverantör.<br />
6.9 Språk<br />
Anbud skall avlämnas på svenska.<br />
6.10 Allmänt om anbudet<br />
Anbudet skall uppfylla de krav och anvisningar som ställs i detta<br />
<strong>förfrågningsunderlag</strong>. För att <strong>AP7</strong> skall ha möjlighet att utvärdera anbudet<br />
är det av stor vikt att det innehåller samtliga begärda uppgifter.<br />
7. Administrativa bestämmelser<br />
<strong>AP7</strong> är en statlig myndighet och verksamheten omfattas därmed av den<br />
svenska offentlighetsprincipen. Med detta avses bl.a. att alla handlingar<br />
normalt är tillgängliga för den som vill ta del av dem. Den som lämnar<br />
anbud i denna upphandling måste vara införstådd med att denna aspekt<br />
ingår som en förutsättning i samarbetet med <strong>AP7</strong>.<br />
Under den tid som upphandlingen genomförs är samtliga uppgifter som<br />
berör anbuden sekretessbelagda. När avtal har slutits är anbudsgivarens<br />
möjligheter att med stöd av sekretesslagstiftningen erhålla sekretess för<br />
uppgifter i handlingarna allmänt sett mycket begränsade. Prövning av<br />
sekretess i varje enskilt fall sker först när någon begär att få ta del av<br />
någon uppgift i handlingarna. Om en anbudsgivare anser att någon uppgift<br />
i anbudet ska omfattas av sekretess även efter det att upphandlingen är<br />
avslutad bör detta anges, liksom de skäl som åberopas för sekretess.