Rapportskrivning

Rapportskrivning
En lathund för studenter
Peter Thorvald
Integrerad Produktutveckling
Högskolan i Skövde

1. Inledning
Du som läser detta dokument befinner dig förmodligen i ett skede där du ska
börja skriva på en större vetenskaplig rapport. Det kan vara en större
inlämningsuppgift i någon kurs eller till och med ditt examensarbete som ska
påbörjas. Här kommer du att hitta en sammanställning med några av de
vanligast förekommande felen i rapporter som lämnas in till oss i fakulteten. Det
handlar inte om vad som är bra eller dåligt rent vetenskapligt utan snarare om
formalia såsom referenshantering och vanliga missuppfattningar om vad många
studenter verkar tro att vi lärare vill se.
Utgångspunkten är designingenjörsprogrammet på Högskolan i Skövde men
förhoppningsvis kan detta vara intressant även för andra ämnen, program och
studenter.
Hoppas att den ska komma till nytta!
2. Rapportens uppbyggnad
Olika ämnen har olika rapportstruktur. Ett traditionellt upplägg som man hittar i
många samhällsvetenskapliga rapporter är följande:
• Inledning – Kort beskrivning av ämnet, diverse mål med arbetet och dess
avnämare.
• Bakgrund – En litteraturstudie där relevant litteratur och teorier
identifieras och till viss del diskuteras inför den kommande
problemställningen.
• Problemställning – En mer detaljerad presentation av problemet och
eventuella hypoteser.
• Metod – Objektiv beskrivning av vilken/vilka metoder som ska användas,
hur eventuella experiment och datainsamling ska gå till.
• Resultat – Presentation och sammanställning av de data som samlats in.
• Diskussion – Slutsatser och diskussion kring resultat, implikationer och
eventuella svagheter i arbetet.
Detta upplägg passar väl i arbeten där man utför en studie eller någon form av
hypotesprövning. I andra ämnen där arbetet handlar mer om utveckling av
system eller produkter kan detta upplägg passa bättre:
• Inledning – Kort beskrivning av ämnet, diverse mål med arbetet och dess
avnämare.
• Bakgrund – En litteraturstudie där relevant litteratur och teorier
identifieras och till viss del diskuteras inför den kommande
problemställningen.
• Förstudie – Inledande datainsamling för att identifiera nyckelaspekter i
utvecklingsarbetet

• Konceptgenerering – En iterativ fas där det material som arbetats fram i
bakgrund och förstudie fungerar som input för att utveckla
lösningsförslag
• Konceptval – Här presenteras de val man gjort och eventuellt arbetar
vidare med.
• Resultat – Presentation och sammanställning av föreslagna lösningar
• Diskussion – Slutsatser och diskussion kring metod och resultat,
implikationer och eventuella svagheter i arbetet.
Tänk på att dessa är förslag och exempel på rapportupplägg. Varje arbete är
unikt och vissa kapitel kan slås ihop, tas bort eller läggas till om skäl finns.
Exempelvis kan kapitlen förstudie, konceptgenerering och konceptval med
fördel slås ihop till ett metodkapitel.
När det gäller rapportens upplägg kan det också vara intressant att tänka på hur
man lägger upp skrivandet för att få en bra progression. En god idé är att i slutet
av varje kapitel sammanfatta de mest relevanta delarna och skapa en god
övergång till nästa kapitel. Då får läsaren lättare att hänga med och man får en
tydligare röd tråd. Fundera också på om allt som står i rapporten verkligen är
relevant. Många gånger bär det emot att redigera bort ett textstycke som man
lagt tid på men som, allteftersom arbetet fortskridit, inte längre är relevant. Detta
är en svår avvägning som man med fördel kan diskutera med sin handledare.
Ytterligare ett exempel på upplägg som för tillfället används i riktlinjerna för
examensarbete på designingenjörsprogrammet är följande:
• Inledande del
o Titelsida (enligt mall vid Högskolan i Skövde, se kurshemsida.
Skrivs rapporten på svenska kan man även ha en engelsk titel om så
önskas)
o Försäkran (placeras som sid 2, se Kapitel 5)
o Sammanfattning (sammanfattning på 200-300 ord som ger en
inblick i vad som gjorts i examensarbetet, vilka aktiviteter som
bedrivits, resultat som erhållits och slutsatser som dragits)
o Abstract (engelsk översättning av sammanfattning)
o Förord (valfritt)
o Innehållsförteckning
• Rapportdel
o Inledning
Bakgrund (beskrivning av bakgrunden till uppdraget och
examensarbetets problem- eller frågeställning)
Organisatorisk miljö (beskrivning av i vilket sammanhang
som projektet har bedrivits, t ex en beskrivning av
företag/avdelning/organisation eller akademisk miljö)
Problemformulering (tydlig beskrivning av den problem- eller
frågeställning som valts att behandlas i examensarbetet, och
argumentation för detta val)
Syfte (beskrivning av vad examensarbetet syftar till, inkl.
redogörelse av avgränsningar)

Rapportens struktur (beskrivning av hur rapporten är
strukturerad)
o Huvuddel
Teoribakgrund (beskrivning av vad litteraturen (böcker,
vetenskapliga artiklar och motsv.) redovisar kring den problem-
eller frågeställning som behandlas)
Metod (beskrivning av det tillvägagångssätt, både på
övergripande processnivå och mer detaljerad metod-
/verktygsnivå, som använts för att genomföra uppdraget, och
argumentation för dessa val)
Resultatredovisning (beskrivning av erhållna resultat, t ex
fakta, data, förslag till lösning, konstruktion, utformning,
design) [Om så anses gynna rapportens logik och
överskådlighet, t ex för att beskriva ett iterativt
designarbete, kan rapportens huvuddel struktureras som
flera teori-­‐metod-­‐resultat-­‐loopar]
o Slutsatser (beskrivning av de slutsatser som kan dras från projektet)
o Diskussion (kritisk granskning och reflektion över vald
arbetsprocess/valda metoder och examensarbetets slutresultat. Vad
kunde/borde ha gjorts annorlunda för ett ännu bättre resultat från
examensarbetet skulle uppnåtts?)
o Rekommendationer (beskrivning av förslag på aktiviteter för
fortsatt arbete kring examensarbetets problem- eller frågeställning,
baserat på de resultat och slutsatser som dragits)
• Avslutande del
o Referenslista
o Bilagor
Gemensamt för de exempel på rapportupplägg som visats här är att de täcker
ungefär samma områden även om de har olika utseende. En rapport ska
innehålla en inledande del (Försättsblad, sammanfattning, innehållsförteckning
och inledning), huvuddel (teori, metod, resultat och slutsatser/diskussion), och
slutligen en avslutning (referenser och ev. bilagor), dock kan dessa se ut på
många olika sätt och de ingående kapitlen kan ha olika namn.
3. Vad är en litteraturstudie?
Litteraturstudien är en av de allra viktigaste delarna av din rapport, även om du
kanske inte själv tycker det. Genom litteraturstudien hittar du vad andra gjort
förr och på vilket sätt. Kanske har någon annan undersökt just det du ska
undersöka och då bör du naturligtvis dra nytta av dessa erfarenheter i ditt eget
arbete. Kanske är det till och med så att du, i din litteraturundersökning,
upptäcker att det du ska göra redan är gjort och att du därför måste byta
inriktning. Visserligen tråkigt, men långt bättre att komma på det i ett så tidigt
skede som litteraturundersökningen än att komma på det när examinatorn eller
en opponent ifrågasätter ditt arbete.

En av de vanligaste missuppfattningarna när det gäller litteraturstudien är att
den är någon form av upprabbling av referenser som kanske kan komma till
användning längre fram. Följande är ett exempel på hur det kan se ut:
…det bedöms att Baddeley (1999) och Jonides et al. (2008) kommer att
vara användbara i utvecklingen av ett nytt ramverk för…
3.1. Men vad ska då litteraturstudien innehålla?
Väldigt förenklat ska den innehålla all den teori som du senare grundar alla
kommande val i din rapport på, inte bara i en upprabbling av referenser utan
med en genomgång av de relevanta teorierna. I ett arbete om design kan
litteratur om allt från psykologi till fysisk ergonomi till färg och form till
materiallära vara av stort intresse. Tumregeln är som sagt att allt du kommer att
beskriva längre fram i rapporten ska vara grundat på något sätt i din
litteraturstudie.
4. Diskussionskapitlet
Ett annat mycket missuppfattat och misshandlat kapitel är diskussionskapitlet.
Jag brukar personligen säga till mina studenter att här får man ta ut svängarna
lite genom att spekulera om orsaker till resultat etc., utan att egentligen ha några
referenser till det. Detta brukar dock missuppfattas till att man skulle få bli
informell men det stämmer absolut inte. Diskussionskapitlet är en del i
rapporten och lika lite som det är ok att skriva i dagboksform i övriga rapporten,
lika lite är det ok i diskussionsdelen.
Det allra vanligaste felet som görs i diskussionen är att tro att det ska innehålla
någon form av rapport av hur arbetet fortskridit. Flera gånger har jag i
diskussionskapitlet hittat stycken där man berättar hur en av studenterna blivit
sjuk i en vecka och så blev det inte mycket gjort då. Andra vanliga misstag är att
beskriva hur en extern part i ett examensarbete var svår att få tag i osv. Visst, om
någon blir sjuk eller om företaget man arbetar med inte är engagerade så är det
ju tråkigt, men inget som har med den vetenskapliga rapporten att göra.
4.1. Vad ska det innehålla då?
En av de allra viktigaste funktionerna som ett diskussionskapitel har är att
fungera som en avstämning mot de mål man ställt upp i början av sitt arbete.
Diskutera vilka mål ni satte upp och hur ni har levt upp till dem.
• Vad var era mål? (detta bör stå i introduktionskapitlet)
• Lyckades ni med det ni utsatte er att göra?
• Varför/varför inte?
• Vad var bra och dåligt med ert arbete och resultat
• Hur skulle man gjort annorlunda?
• Vad bör man göra i området i framtiden?

5. Referenshantering
Något som kan driva en examinator eller handledare till vansinne är
referenshantering. Visst, ibland kan det vara lite krångligt att hålla reda på alla
komman, punkter och vad som ska vara kursivt och inte. Men om man är osäker
så chansar man inte, man söker mer information. På Högskolan Skövde finns
åtminstone två dokument med sammanställningar om hur man refererar enligt
Harvardsystemet, vilket är det vi oftast använder. Dessa sammanställningar är
alldeles utmärkta men skulle man ändå hitta en referens som man inte vet hur
man ska hantera så finns det ännu mer information att hitta genom att googla det
eller prata med sin handledare. I alla fall, här kommer några av de vanligaste
felen i studenters referenshantering.
5.1. I texten
Det finns ett antal sätt att referera till källor i löptexten. Dels kan man avsluta ett
stycke med en referens, och på så sätt täcka hela stycket:
Along with memory and response time, attention is one of the main limiters of
human cognition. The study of attention capacity has always been of great
interest to psychologists ever since the days of William James. In applied
attention psychology this becomes even more relevant as researchers
continuously study for instance; how many tasks that can be done at once?,
how fast humans can switch from one task to another?, etc (Wickens &
McCarley, 2008).
… eller så kan man lägga in referensen mitt i stycket och på så sätt referera den
senaste meningen eller påståendet:
This is also closely related to the study of situation awareness (Endsley, 1995),
a field of study focused on a user’s internal model of current and future states
in a dynamic environment.
I det första exemplet ovan gäller referensen alltså för hela stycket medan i andra
exemplet gäller referensen endast påståendet som står före. Det finns många sätt
att använda de regler som finns för referenser för att få ett flyt i texten, ibland
kan det ju bryta av på ett tråkigt sätt att sätta in en referens, men tumregeln är
att det ska vara tydligt varifrån ett påstående kommer. Så länge det är tydligt är
det i regel ok.
Ett vanligt problem är att studenter inte vet när man ska använda & -­‐tecken och
när man ska skriva ut ordet. Där finns det faktiskt en bestämd regel. Inom
parentes använder man & -­‐tecken och utanför parentes skriver man ut ordet. Så
här:
…to use a simple dichotomy between errors of commission or errors of
omission (Wickens & Hollands, 2000).
Wickens and Hollands (2000) have elaborated on Reason’s (1990) and
Norman’s (1988) work and created a classification based on four kinds of
errors:

Personliga kontakter är också ofta ett huvudbry och i den mån du har några
sådana att referera till, det kan vara experter på ett företag eller andra personer
av intresse för ditt arbete, så rekommenderas du prata med din handledare och
examinator om hur de vill ha det. Det är trots allt de som ska bedöma ditt arbete.
Här finns det inget rätt eller fel men vanligt är att man inte har med personliga
kontakter i referenslistan utan att man antingen hanterar deras input som en
intervju och alltså en del av din empiri, eller lägger referensen till personen i en
fotnot.
5.2. Referenslistan
Hur referenslistan ska formateras hittas som nämnts tidigare i flera dokument
både på Högskolans hemsida och genom Google. Vad som däremot kan vara
intressant att fundera över är vilka referenser som egentligen ska vara med och
hur dessa värderas. Referenslistan är ofta viktigare än studenterna tror och det
finns många examinatorer som tittar på referenslistan innan de läser igenom
rapporten.
Naturligtvis är det upp till varje examinator och handledare att avgöra hur
diverse referenser värderas men följande är ett urval av den rangordning man
brukar göra.
1. Vetenskapliga artiklar från tidskrifter
2. Vetenskapliga artiklar från konferenser
3. Böcker 1
4. Diverse Internetreferenser, broschyrer och foldrar. Kort sagt, icke
vetenskapligt publicerade arbeten.
På senare tid verkar det ha gått inflation i användandet av internetreferenser. I
vissa ämnen och projekt kan det ibland vara svårt att hitta tidigare publicerade
arbeten och då använder studenter ofta icke vetenskapligt publicerade källor
(oftast Internetreferenser). Tänk dig gärna för en extra gång innan du använder
en sådan referens. Som sagt är alla examinatorer olika men många lägger inget
värde i ovetenskapliga referenser alls. Det är ofta bättre med 5 vetenskapliga
referenser än 100 Internetreferenser. I vissa fall kan till och med en tveksam
referens göra mer skada än nytta genom att den sänker helhetsintrycket av hela
referenslistan. Gör därför gärna en extra sökning i valfri databas (Google Scholar
rekommenderas varmt) innan du använder en ovetenskaplig referens i din
referenslista.
1 Vissa värderar böcker högre än konferensartiklar och andra gör det inte. Konferensartikeln är i regel mer
avgränsad till ett område och mer specifik medan boken ofta är ganska generell och övergripande. Dock har
boken ofta gått igenom en något tyngre granskning, särskilt om det handlar om en så kallad antologi.

6. Sidnumrering och kapitelindelning
Sidnumrering och kapitelindelning är egentligen inte något som är särskilt svårt
men vet man inte hur gängse norm är så är det ju naturligtvis inte så lätt att göra
rätt. För en större rapport gäller följande:
Alla kapitel från inledningen till eventuella bilagor ska vara med i
innehållsförteckningen. Dock ska referenslistan och bilagorna inte
kapitelnumreras. Alltså:
1. Inledning
2. Bakgrund
3. Metod
4. Resultat
5. Diskussion
Referenser
Bilaga 1
Bilaga 2
När det gäller sidnumreringen ska första sidan av rapportdelen, oftast första
sidan av inledningen börja på sidan ett. Vill man sidnumrera före detta,
exempelvis innehållsförteckning, förord och sammanfattning så kan man göra
det med romerska siffror.
7. Figurer och tabeller
Figurer och tabeller är egentligen inte heller ett särskilt svårt ämne men det
finns några nyckelpunkter att ta till sig här. För det första ska varje figur eller
tabell tillföra något. En figur med ett företags logotyp, vilket är vanligt
förekommande i studentrapporter, tillför oftast inte något mer än att det är ett
grafiskt element som kan lätta upp en tung rapport. Därför bör sådana inte tas
med om man inte har synnerliga skäl för detta. Ett exempel på när sådana skäl
kan föreligga är om ett formspråk eller liknande som är av intresse kan
återfinnas i figuren. Då kan det vara ok.
Figurer och tabeller ska numreras löpande för sig med figurtexter under figurer
och tabelltexter ovanför tabeller.
Tänk också på att tabeller och figurer ska vara anpassade efter förhållandena.
Dvs de ska vara utformade på så sätt att de inte tar en massa onödig plats och är
svårare att läsa än nödvändigt. I rapporter med två kolumner blir ibland figurer
för små för att kunna se i en kolumn, något som tål att tänkas på.

Tabell 1. ”Standardtabell” i Word, utan formatering.
Kriterie 1 X
Koncept A Koncept B Koncept C
Kriterie 2 X
Kriterie 3 X
Tabell 2. Tabell formaterad efter förutsättningarna.
Lämplig för exempelvis rapporter med två kolumner.
Koncept A
Koncept B
Koncept C
Kriterie 1 X
Kriterie 2 X
Kriterie 3 X
Många gånger ser man också direkta hänvisningar till tabeller och figurer utan
någon förklaring i löptexten. Beskriv, i löptexten tabellens viktigaste delar och
tvinga inte läsaren att själv hitta detta. Ett exempel:
”Tabell 2, ovan visar hur kriterie 2 matchar koncept B på ett tillfredsställande
sätt.”
Slutligen, glöm inte att alla figurer och tabeller måste refereras till i löptexten.
8. Språket
Att ha ett korrekt och bra språk i en rapport verkar många gånger vara något
som inte prioriteras särskilt högt. Men tänk på att språket ofta är det första som
möter en läsare av rapporten, exempelvis examinatorer eller tänkbara
arbetsgivare. Är språket då inte så bra som man skulle önska kommer detta att
färga rapporten och även om innehållet är bra så kommer den dåliga
presentationen att sänka helhetsintrycket rejält. Samtidigt som många
handledare och examinatorer ofta lägger mycket tid på att hjälpa studenter med
ett torftigt språk så är det heller inte ovanligt att man direkt skickar tillbaks en
rapport med dåligt språk. Tänk på att vi inte är språklärare! Exempel på vanliga
fel i språkbruk är:
• Att hänvisa till sig själv på något sätt
• Stavfel

• Meningsbyggnadsfel
• Kommatering
• Plast-­‐akademiskt språk, dvs ett försök att skriva högtravande utan att
lyckas särskilt bra. Tänk på att det inte är förbjudet att använda
synonymer och målande ord om det görs inom rimliga gränser. Akta er
dock för feltolkningar och syftningsfel.
• Syftningsfel
• Långa och krångliga meningar som ofta leder till syftningsfel och/eller
meningsbyggnadsfel.
• Blandning av tempusformer.
o Använd nutid för generaliseringar och allmänt giltiga
påståenden
De problem som företaget brottas med…
o Använd dåtid för observationer och slutsatser
Mahognyhöljet gav produkten en känsla av lyx…
• Undvik strunt, pompösa meningar och alla överdrifter. Uttryck som
"utmärkt överenstämmelse" eller "fantastisk mätnoggrannhet" får inte
förekomma.
Det överlägset vanligaste felet i språkbruket är att hänvisa till sig själv i texten.
Detta kan ske på väldigt många olika sätt och mer eller mindre alla är fel. De
flesta har lärt sig på ett tidigt stadium att undvika uttryck som jag, vi, man osv.
Att använda uttrycket man handlar visserligen inte om att referera till sig själv
utan är snarare ett exempel på ett för generaliserande språkbruk.
Man anser att teorierna är heltäckande…
Språket blir på detta sätt lite för generellt, beskriv hellre vem som anser vad, och
tänk på att det lätt går inflation i användandet av ordet man. Skrivs det på ett
ställe så används det snart överallt.
Att undvika att referera till sig själv som jag eller vi är de flesta införstådda med
men de flesta förstår nog inte riktigt varför. Det handlar absolut inte om att
orden i sig är felaktiga utan det handlar om det resultat användandet har på det
generella språket. Många skriver då istället gruppen eller projektgruppen eller
liknande och resultatet blir ju såklart detsamma. Då kan man lika gärna skriva vi.
Det handlar alltså inte om ordet utan om att inte referera till sig själv.
Det är egentligen ganska enkelt att undvika att referera till sig själv och ofta
handlar det om att ta ett steg tillbaka och försöka vara mer objektiv. Följande
exempel;
…kan lätt skrivas om till;
Gruppen genomförde sedan en konceptutvärdering…
En konceptutvärdering genomfördes för att…
Kort och gott, mer objektivitet och plocka bort er själva ur blandningen.

Här är det kanske på sin plats att medge att jag begått väldigt många av de
nämnda språkfelen i detta dokument. Dock kan jag till mitt försvar säga att detta
varken är en akademisk eller teknisk rapport och jag tillåter mig då vissa friheter
som jag aldrig skulle tagit annars.
8.1. Skriva på engelska
Om ni av någon anledning väljer att skriva på engelska så tänk er för både en och
två gånger om ni har ett tillräckligt bra språk för det. I vissa kurser måste ni
skriva på engelska och då är det bara att göra sitt bästa men om ni väljer det
själva bör ni vara så väl bevandrade i språket att ni kan uttrycka er obehindrat.
Generellt gäller ju såklart samma regler som när man skriver på svenska men
några saker att tänka på är följande:
• Undvik att skriva samman ord som ”it’s”, ”there’s” och liknande. Skriv ut
hela orden istället så får du ett mer korrekt uttryck
• Den svenska meningsbyggnaden skiljer sig lite grann från den engelska.
Många gånger lämnas rapporter in där orden är rätt men ordningen på
dem är helt fel.
• Att översätta ord rakt av kan också vara lite vanskligt. Många ord har flera
olika betydelser på olika språk, vilket kan leda till lite lustiga
formuleringar.
9. Bilagor
Något som det verkar gå inflation i inom vissa ämnen är användandet av bilagor.
Jag har sett många skräckexempel där allt som egentligen har varit intressant
och relevant i en rapport förpassats till bilagor. Tänk på att bilagor ska användas
sparsamt och endast då det verkligen är nödvändigt. Är det tillräckligt relevant
för att ligga i en bilaga så är det ofta tillräckligt relevant för att arbeta in i
rapporten, eller åtminstone delar av det. Här kommer några exempel på vad som
är ok att ha i bilagor:
• Enkäter
• Större bilder och moodboards som inte kan fås in i texten
• Större tabeller (och då menar jag stora tabeller som omöjligen får plats i
texten)
• Broschyrer
• Stora mängder rådata
Tänk på att bilagorna läses sist, om de läses alls. De flesta bläddrar inte fram och
tillbaka mellan rapporten och bilagorna och då får man heller ingen vidare
progression i rapporten. Så grundrekommendationen är alltså att allt som får
plats ska vara med i rapporten. Dock finns det ju självklart undantag.

10. Slutligen
Om du skriver ditt examensarbete, se till att du utnyttjar de resurser som finns
tillgängliga för dig. Din handledare är med största sannolikhet mycket gladligen
till hjälp för dig och du ska inte vara rädd för att be om hjälp när du behöver det.
En situation (jag talar av erfarenhet) där den första gången en handledare
kommer i kontakt med en rapport är några veckor innan presentationerna
rekommenderas inte för varken studenter eller handledare.
Se till att du har regelbundna möten med din handledare och sätt upp ett schema
för era möten och avstämningar av rapporten. På så sätt kan handledaren följa
dina framsteg och vägleda dig till en lyckat projektrapport.
En sista tips är att använda någon form av sätt att markera vad handledaren
redan har läst och kommenterat när du skickar in din rapport. Detta gör
processen mycket snabbare och lättare om handledaren inte behöver läsa hela
rapporten varje gång.
Referenser
Baddeley, A. D. (1999). Essentials of Human Memory. East Sussex, UK: Psychology
Press.
Endsley, M. (1995). Toward a theory of situation awareness in dynamic systems.
Human Factors, 37 (1), 32-­‐64.
Jonides, J., Lewis, R. L. & Nee, D. E. (2008). The Mind and Brain of Short-­‐Term
Memory. Annual Review of Psychology, 59 (1), 193-­‐225.
Norman, D. (1988). The psychology of everyday things. New York: Basic Books.
Reason, J. (1990). Human Error. New York: Cambridge University Press.
Wickens, C. & Hollands, J. (2000). Engineering psychology and human
performance. New Jersey: Prentice Hall Inc.
Wickens, C. D. & McCarley, J. S. (2008). Applied attention theory. Boca Raton, FL:
CRC Press.