Att bevara för framtiden: Föreningsarkiv
Att bevara för framtiden: Föreningsarkiv
Att bevara för framtiden: Föreningsarkiv
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
Fotografier<br />
behöver <strong>för</strong>ses med uppgifter om datum, fotograf, motiv<br />
osv <strong>för</strong> att bli till nytta <strong>för</strong> kommande generationer. Allt<strong>för</strong><br />
mycket fotomaterial är oanvändbart på grund av att sådana<br />
uppgifter saknas. Digitala bilder bör över<strong>för</strong>as till papper.<br />
Folkrörelsearkiv och andra<br />
Många <strong>för</strong>eningar <strong>för</strong>varar sitt material i folkrörelsearkiv.<br />
Det finns c:a 80 sådana, som ordnar och <strong>för</strong>varar arkivmaterial<br />
från hela <strong>för</strong>eningssverige. Saknas folkrörelsearkiv i<br />
närområdet tar ofta kommunens arkiv eller bibliotek emot<br />
materialet. Ibland har också hembygds<strong>för</strong>eningar och lokala<br />
museer <strong>för</strong>varingsmöjligheter och även de statliga landsarkiven.<br />
Använd den <strong>för</strong>varingsmöjlighet som ligger närmast<br />
hemorten. Upplysningar om folkrörelsearkiven lämnas av<br />
Folkrörelsernas arkiv<strong>för</strong>bund, Box 1124, 111 81 Stockholm.<br />
Tel. 08-412 39 00.<br />
Hemsida: http:// www.faf.nu<br />
Överlämnande och tillgänglighet<br />
Lämnar man ifrån sig arkivmaterial måste man ta ställning<br />
till om det skall ske som gåva eller deposition och vilka villkor<br />
beträffande tillgänglighet (sekretess) som skall knytas<br />
till det. Lämnas materialet som gåva avstår man från äganderätten,<br />
lämnas det som deposition behåller man den. I båda<br />
fallen kan man ställa upp villkor <strong>för</strong> tillgängligheten till materialet.<br />
Man bör dock undvika långtgående restriktioner och<br />
enbart sekretessbelägga de delar av materialet, som bedöms<br />
vara känsliga under begränsad tid. Vid upplösning eller<br />
sammanslagning av <strong>för</strong>eningar måste beslut fattas, om vart<br />
arkivet skall lämnas. Det bör vara så nära ursprungsorten<br />
som möjligt.<br />
Lämna aldrig ett <strong>för</strong>eningsarkiv utan tillsyn och vård.<br />
<strong>Att</strong> <strong>bevara</strong><br />
<strong>för</strong> <strong>framtiden</strong>:<br />
<strong>Föreningsarkiv</strong><br />
Föreningarnas land<br />
Sverige beskrivs ofta som en <strong>för</strong>enings- och folkrörelsedemokrati.<br />
<strong>Att</strong> dokumentera och beskriva <strong>för</strong>eningslivet<br />
är där<strong>för</strong> en viktig lokalhistorisk och folkbildande<br />
uppgift.<br />
Föreningen <strong>för</strong> folkbildningsforskning vill med denna<br />
folder stimulera arkivvården inom <strong>för</strong>eningslivet och<br />
bidra till <strong>bevara</strong>nde av en viktig del av vår historia.<br />
Föreningen <strong>för</strong><br />
Folkbildningsforskning
<strong>Föreningsarkiv</strong>en är utsatta<br />
Av alla arkiv löper <strong>för</strong>eningsarkiven störst risk att skingras<br />
och <strong>för</strong>svinna. Orsakerna är fram<strong>för</strong> allt följande:<br />
► Det finns ingenstans i de lagar och <strong>för</strong>ordningar som styr<br />
<strong>för</strong>eningsarkiven en bestämmelse som ålägger <strong>för</strong>eningar och<br />
organisationer att <strong>bevara</strong> material längre än tio år.<br />
► Föreningslivets sätt att arbeta innebär ofta att materialet<br />
splittras. Protokoll och korrespondens finns hos sekreteraren,<br />
räkenskaperna hos kassören, juridiska handlingar hos ord<strong>för</strong>anden<br />
etc. Vid byte av funktionärer ökar risken <strong>för</strong> splittring<br />
ytterligare.<br />
► Det råder låg medvetenhet om arkivens värde. Folkrörelserna<br />
har endast i undantagsfall ägnat arkivfrågorna någon<br />
uppmärksamhet i stadgar och arbetsordningar.<br />
Arkivet i organisationen<br />
Varje organisation bör reglera ansvaret <strong>för</strong> och vården av<br />
arkiven i sina mönsterstadgar. Särskilt viktigt är att utse arkivansvariga<br />
på alla nivåer och slå fast vad som skall ske med<br />
arkivet vid upplösningar och sammanslagningar. Huvudregeln<br />
är att arkivansvaret följer utfärdaransvaret. Det innebär att<br />
varje nivå <strong>bevara</strong>r sina egna protokoll, räkenskaper, motioner,<br />
skrivelser, uttalanden, årsberättelser mm, ansvarar <strong>för</strong> att<br />
materialet <strong>för</strong>varas ordnat och säkert och gallrar överflödiga<br />
handlingar. Skrivelser, cirkulär mm från andra nivåer inom<br />
organisationer <strong>bevara</strong>s endast så länge man har användning<br />
<strong>för</strong> dem.<br />
Arkivet i <strong>för</strong>eningen<br />
För att underlätta arbetet med <strong>för</strong>eningens arkivmaterial bör<br />
styrelsen upprätta några enkla regler och utse en arkivansvarig.<br />
Huvuduppgifterna är att:<br />
• upprätta en <strong>för</strong>teckning över <strong>för</strong>eningens handlingar och<br />
hålla denna aktuell<br />
• årligen inventera det material som finns hos de <strong>för</strong>troendevalda<br />
• fortlöpande – och särskilt vid funktionärsskiften – samla<br />
in de avgåendes handlingar och se till att de <strong>för</strong>varas på ett<br />
betryggande sätt och i ordnat skick<br />
• dokumentera <strong>för</strong>eningens verksamhet genom att t.ex.<br />
samla pressklipp, ta bilder och göra bandinspelningar<br />
• se till att stadgebestämmelserna om arkivmaterialet följs<br />
när <strong>för</strong>eningen upplöses eller fusionerar<br />
Ett alternativ till att utse arkivvårdare är att ålägga <strong>för</strong>eningens<br />
revisorer att årligen kontrollera att <strong>för</strong>eningens arkiv är<br />
komplett.<br />
Förvaring av materialet<br />
Papper är ett ömtåligt material. Förvara arkivets handlingar så<br />
brand- och vattensäkert som möjligt, gärna i kassaskåp eller<br />
liknande. Vanligt skrivpapper <strong>bevara</strong>s bäst vid en rumstemperatur<br />
på 16-18 grader och en luftfuktighet på 50-60 procent.<br />
För digitala media rekommenderas 15-20 graders temperatur<br />
och 30-50 procents luftfuktighet. Material som framställs digitalt<br />
bör vid långtids<strong>för</strong>varing skrivas ut på papper. Förvaring<br />
på hårddisk kräver backupkopior på diskett och cd. Spar man<br />
på disketter är det viktigt att de konverteras och att läsbarheten<br />
kontrolleras åtminstone vart femte år. Föreningens hemsida<br />
bör arkiveras genom utskrift på papper.
Change language