Upphandling kommunikationsplan och marknadsplan - Destination ...

Östersund 2011-12-22 Mottagare 

Företag 

Adress 1 

Adress 2 

Begäran om anbud:   

Extern resurs anlitas för:  

• 2b  Strategiska marknadsföringstjänster för Projekt Östersund Convention samt   

Destination Östersund AB.   

• 3C  Strategiska kommunikationstjänster för Projekt Östersund Convention samt   


  

Uppdragsgivare:   

Projekt Östersund Convention. Ärende ID Nr: 00159505.  

Projektägare, Destination Östersund AB.  

  

Adress:   

Östersund Convention, Kunskapens väg 4, 831 40, Östersund.   

  

Destination Östersund AB (DOAB)  

är ett bolag som ägs och drivs av delar av näringslivet i Östersund. Bolaget har till uppgift att direkt eller  

indirekt samordna, driva och initiera sådana gemensamma frågor som utvecklar destinationen Östersund,  

förstärka olika aktörers samhörighet i destinationen och utveckla besöksnäringen i Östersundsregionen  

samt att bedriva därmed förenlig verksamhet.   

Ägare av bolaget är, och ska i framtiden vara, företag verksamma inom Östersunds näringsliv. Målet är ett  

mycket brett ägande som gör att företaget definieras som näringslivets plattform för samverkan med  

Östersunds kommun. Det yttersta syftet med bolaget är att genom aktiva åtgärder skapa tillväxt.  

Vision 

Östersund skall genom värden som hög livskvalitet för boende och utvecklat upplevelseinnehåll för  

besökande nå en position som en av de mest attraktiva besöks‐ och boendeorterna i Sverige.  

Affärsidé 

Destination Östersund AB skall arbeta för destinationens utveckling och därmed i förlängningen  

ägarföretagens framgång och lönsamhet.  

  

  

DESTINATION ÖSTERSUND AB Kunskapens väg 4, 831 40 Östersund | destinationostersund.se | info@destinationostersund.se | Org nr: 556798-5562 | Ärende ID: 00159505 

Destination Östersund AB 

  

 

Projekt: Östersund Convention  

Östersund Conventions huvudsyfte är att skapa förutsättningar för att öka destinationens attraktionskraft  

som mötesstad och generera tillväxt i regionen.  

Detta skall vi göra genom att identifiera nationella och internationella fokusområden samt de individer  

som har nyckelpositioner inom dessa, och tillsammans ta fram en arbetsmodell som driver och stöttar  

arbetet med att locka möten till vår stad, då stärker vi Östersunds identitet inom utvalda fokusområden  

samt bidrar till ökad kunskap och utbyte nationellt och internationellt.  

Syftet är att vi efter projektet skall ha en arbetsmodell som är beprövad och accepterad av alla parter.  

Detta bildar plattformen till en framtida Convention Byrå.  

Projektet skall:  

• Identifierade nationella och internationella fokusområden som har potential att förläggas till Östersund.  

• Identifiera vilken kapacitet som finns och utveckla, marknadsanpassa och paketera detta för att göra det  

attraktivt och tillgängligt.  

• Samla de spridda resurser som idag jobbar med mötesindustrin i regionen.  Ge dem verktyg och  

förutsättningar för att få större och snabbare utväxling  

• Ta till vara på erfarenheter och analyser redan gjorda samt koppla ihop detta projekt med andra  

pågående projekt och aktiviteter som finns inom angränsande områden som också skulle kunna generera  

nya möten.  

Genom mötesindustrin kan vi stärka Östersunds strategiska fokusområden och via dessa möten utveckla  

kontaktytor och kompetensutbyte. Med detta menar vi att staden och dess företag/myndigheter och  

invånare skall vara vårt första fokus och uppdraget skall vara att ytterligare stärka de  

fokusområden/kompetensområden där vi är starka idag.   

  

Avtalsform:   

Tecknat ramavtal med avrop för nedanstående arbetsuppgifter.   

Avtal kan komma att tecknas med fler än en avtalspart.    

Avtalet skall kunna användas för avrop av projekt Östersund Convention samt för   


• 2b ‐ Strategiska marknadsföringstjänster för Projekt Östersund Convention samt   


• 3C ‐ Strategiska kommunikationstjänster för Projekt Östersund Convention samt   


  

Avtalstid  

Avtalstiden löper from 2012‐02‐01 till 2014 – 02‐28.   

Avtalet upphör att gälla om inte parterna ömsesidigt skriftligt väljer att förlänga avtalet. Detta skall då  

vara meddelat en månad innan avtalstidens utgång.  

  

Upphandlingsform:  

Upphandling enligt det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet utifrån bedömningskriterierna kommer att  

antas. Anbud kan komma att antas utan föregående förhandling.   

Vid frågor från anbudsgivare angående anbuden kontakta projektkoordinator via mejl.  

Frågor samlas upp och svar ges kontinuerligt öppet på hemsidan fram till onsdag den 13 januari 2012.  



  

 

  

Anbudets form och innehåll:   

Anbud inklusive bilagor levereras till adress ovan i förseglat kuvert i elektronisk form i USB sticka.  

Samt i en skriftlig kopia inklusive bilagor. Anbudet ska följa förfrågningsunderlaget, vara undertecknad av  

behörig person samt skrivet på svenska. För att påräkna bedömning av anbud skall anbudsgivare  

noggrant utforma sitt anbud i enlighet med förfrågningsunderlaget.   

Vid oklarheter omgående kontakta ansvarig projektkoordinator och begär förtydliganden.  

Anbud skall vara oss tillhanda senast 18 jan. 2012. (stämplas denna dag tom kl. 17.00).  

Anbudet ska vara giltigt tom 2012‐05‐18.  

  

Anbudets omfattning:   

Anbud kan antas i sin helhet eller i delar.   

  

Diskvalificering av anbud:   

Anbud kan förkastas i s.k. kvalificerings fas bl.a. om anfordrade uppgifter är ofullständiga, saknas, eller om  

anbudsgivaren inte är registrerade av PRV eller för redovisning och inbetalning av mervärdesskatt,  

innehållen preliminär A‐skatt och arbetsgivaravgifter. Anbudsgivaren skall vidare intyga om skuldfrihet.  

Summariska anbud i form av broschyrer, prislistor, allehanda hänvisningar till webbsidor etc. kommer  

inte att accepteras.  

  

Kvalificeringskrav för anbudsgivare:  

Anbudsgivare skall redovisa och uppfylla följande krav:  

• Ifylld SKV 4820 bifogas anbudet  

  

Kriterier för val av uppdragstagare:   

Det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet. De omständigheter som tillmäts betydelse är i  

prioritetsordning:  

Faktorer för viktning: 

• Kompetens, erfarenhet 40% 

• Arbetsmetod och bedömd kvalitet på tjänsten 35% 

• Pris 25% 

  

Anbudsprövning:  

Prövningen sker i två faser:  

• Kvalificering av anbudsgivaren  

• Utvärdering av uppställda kriterier samt mot uppställd kravbild.   

Eventuella reservationer ska anges med tydlighet!  

  

Tilldelningsbeslut:   

Tilldelningsbeslut kommer att meddelas alla anbudsgivare via mejl.   

  

Kontraktshandlingar  



  

 

Anbud antas genom beställningsskrivelse/avtal som skriftligen bekräftas av leverantören, varefter  

kontraktsbildning föreligger. Kontrakt skrivs med utgångspunkt i detta förfrågningsunderlag.  

  

Rapportskyldighet  

Om leverantören finner att uppdraget inte kan fullgöras, så skall beställaren snarast underrättas skriftligt.  

Beställaren avgör därefter på vilket sätt uppdraget skall utföras och lämnar skriftligt besked på detta till  

leverantören. Övriga rapporttillfällen redovisas enligt upprättad handlingsplan vid uppdragsperiodens  

start.  

  

Betalnings och fakturavillkor  

Per 30 dagar netto. Fakturering skall ske i efterskott och per avslutat delmoment. Vid längre uppdrag  

accepteras månadsvis fakturering.  

På fakturan ska kostnad specificeras enligt av uppdragsgivaren angiven fakturamärkning.  

Leverantören får debitera dröjsmålsränta enligt räntelagen vid försenad betalning.  

Fakturerings – expeditionsavgifter samt andra ej överenskomna tillägg får ej påföras.  

  

Alternativa köp  

Destination Östersund AB äger rätt att under kontraktsperiod göra inköp av liknande tjänster från  

upphandlade leverantörer.  

  

Rätt till handlingar  

Destination Östersund AB, skall ha oinskränkt dispositionsrätt och tillgång till de handlingar som  

framställs inom uppdraget, oavsett media, i den mån detta inte regleras på annat sätt genom lag eller  

förordning. Leverantören får inte utan skriftligt medgivande använda arbetsmaterial eller resultat  

framställt för Destination Östersund AB.  

  

Hävning  

Om leverantören ej iakttar gällande villkor eller försummar sitt uppdrag, har beställaren efter två  

skriftliga reklamationer med minst två veckors intervall mellan varningarna, rätt att häva kontraktet med  

omedelbar verkan. Beställaren äger dock rätt att säga upp avtalet med omedelbar verkan i det fall  

uppdragstagaren är föremål för konkursansökan, håller på att likvideras, har avslutat eller tillfälligt  

upphört med verksamheten, har inlett ackordsförfarande eller motsvarande uppgörelse, eller begått  

något allvarligt fel eller brott i yrkesutövningen. Beställaren kan i samtliga beskrivna fall härvid utkräva  

skadestånd.  

  

Force majeure   

Part är inte ansvarig för skada som beror på arbetskonflikt, blixtnedslag, eldsvåda, översvämning, krig,  

mobilisering eller militär inkallelse av större omfattning, rekvisition, beslag, valutarestriktion,  

myndighetsbestämmelser, uppror, upplopp, inskränkning i fråga om drivkraft, allmän knapphet i  

transporter, varor eller energi samt fel eller försening i leveranser från underleverantörer på grund av  

omständigheter som här angivits naturkatastrof, valutarestriktion, strejk.  

Förhållanden ifråga om strejk, lockout eller blockad gäller även om part vidtar eller är föremål för sådan  

konfliktåtgärd. Det åligger part som önskar åberopa force majeure till befrielse från förpliktelse, att utan  



  

 

uppskov skriftligen underrätta den andra parten härom. Motsvarande skall gälla när omständighet som  

åberopas till befrielse från åtagna förpliktelser upphör.  

  

Tvist  

Eventuell tvist mellan parterna skall avgöras i svensk domstol.   

  

Ansvar  

Leverantören skall bekosta och ansvara för att företags/ansvarsförsäkring finns tecknad för personal som  

ska arbeta i projektet under hela kontraktsperioden. Detta avtal ska kunna visas.  

  

Utbyte av personal eller anlitande av underentreprenör  

Destination Östersund AB ska skriftligen godkänna byte av personal eller anlitande av annat företag  

och/eller underentreprenör. Vid byte eller samarbete med annan personal, annat företag eller  

underentreprenör gäller ansvar och villkor för annans arbete såsom för eget arbete.  

  

Tystnadsplikt  

Uppgifter hörande till uppdraget och som berör Östersund Convention samt Destination Östersund AB  

eller associerat företag, samt enskild medverkande och som leverantören tar del av under uppdragets  

genomförande, får inte yppas för obehörig vare sig under eller efter kontraktstiden. Leverantören  

ansvarar för att såväl erhållna som av företaget egna upprättade handlingar förvaras på ett betryggande  

sätt och inte delges obehöriga.  

  

Goodwill  

Leverantören och beställaren har ett välrenommerat anseende. Detta anseende skall skyddas genom att  

parterna inte använder, eller på annat sätt nyttigör/onyttiggör varandras renommé. Utan härvid första ha  

överenskommit i frågan. Detta gäller även symbol‐, firma‐, varumärke eller annat som kan knytas till  

parten. Leverantören garanterar att genomföra uppdraget och dess tjänster enligt lag, god sed och  

branschpraxis.  

  

  

  

  

  

  

  

  

  



  

 

  

Kravspecifikation:   

Extern resurs anlitas för:  

•  2b  Strategiska marknadsföringstjänster för Projekt Östersund Convention samt   


• 3C  Strategiska kommunikationstjänster för Projekt Östersund Convention samt   


  

Upphandlingens mål och syfte  

Upphandlingen syftar till att ta fram två planer med fokus på 1) kommunikation och 2) marknadsföring  

som skall vara koordinerade med nationella och regionala mål för mötesindustrin och i förekommande  

fall besöksnäringen.  

Dessa beskrivs kortfattat nedan. En fullständig projektbeskrivning kan hämtas på länk på hemsidan.   

  

Del 1 Kommunikationsplan för projekt Östersund Convention syftar till att internt för företag och  

organisationer i Östersund med omnejd kommunicera projektets syfte och idé samt att mobilisera företag  

och organisationer till fortsatt medverkan och samarbete.  

  

Del 2 Marknadsplan för framtida Östersund Convention Bureau syftar till att stå redo med konkreta  

marknadsinsatser när projektet övergår i drift.  

  

Upphandlingens omfattning  

Uppdraget avser strategisk planering av kommunikation, internt och externt med fokus på dessa två  

planer:  

  

• Kommunikationsplan för projekt Östersund Convention med internt fokus på intressenter i  

Östersund med omnejd.  

Identifiera målgrupper   

Formulera en strategi  

Arbeta fram en aktivitetsplan  

Ta fram metod för uppföljning av genomförda aktiviteter i  

kommunikationsplanen.  

  

• Marknadsplan för framtida Östersund Convention Bureau med fokus på extern marknadsföring i  

Sverige, Europa och världen.  

Analys av marknaden, identifiera målgrupper   

Formulera strategi  

Idé på upplägg  

Arbeta fram en aktivitetsplan  

Ta fram metod för uppföljning av genomförda aktiviteter i marknadsplanen.  



  

 

Bedömningsgrunder  

  

Kompetens och erfarenhet  

Anbudsgivaren ska kort beskriva sin kapacitet inom kommunikations‐ och marknadsområdet och sin  

bemanning där det framgår att anbudsgivaren har personal som är kvalificerad och har tillräcklig  

erfarenhet att utföra uppdragen åt Destination Östersund AB.   

Det ska framgå vilka eventuella samarbetspartners/underleverantörer anbudsgivaren avser att använda.  

Till anbudet ska bifogas två referensuppdrag som tillsammans styrker att anbudsgivaren har erfarenhet  

av de tjänster som Destination Östersund AB efterfrågar. Det ska i beskrivningen framgå hur  

arbetsprocessen gick till samt hur målgruppsanpassningen gjorts till valda aktiviteter. Till varje  

referensuppdrag lämnas en referensperson med kontaktuppgifter. Referensuppdragen får vara max tre år  

gamla.  

  

Arbetsmetod och bedömd kvalitet på tjänsten  

Anbudsgivaren ska beskriva den tänkta arbetsprocessen för de båda uppdragen samt beskriva ett  

utarbetat förslag på omfattning, innehåll, leveransförmåga både på kort och lång sikt, inklusive tidsåtgång  

på:   

• 3C ‐ Kommunikationsplan  

• 2B ‐ Marknadsplan  

  

Pris  

Anbudet ska innehålla ett fast pris per timme exklusive moms.   

Timpris som anges ska vara gällande under hela avtalsperioden.  

Anbudsgivaren förutsätts kunna hålla avstämningsmöten och göra insatser på plats i Östersund utan  

tillkommande kostnader för Destination Östersund AB.  

  

Anbudets form  

Vi vill ha anbudet uppställt i följande, begränsad ordning:  

1. Uppgifter om företaget inklusive kontaktuppgifter (max en A4)  

2. Beskrivning av verksamhet och kompetens (max två A4)  

3. Pris  

4. Beskrivning av referensuppdrag (max en A4 för varje uppdrag)  

5. Beskrivning av företagets arbetsmetod (max två A4)  

6. Beskrivning av hur företaget avser utföra uppdraget inklusive en tidsplan. (max en A4 för varje  

uppdrag)  

7. SKV 4820    

8. Företags/ansvarsförsäkring som finns tecknad för personal som ska arbeta i projektet under hela  

kontraktsperioden.  

9. Eventuella bilagor numrerade med tydlig hänvisning var de hör hemma.  

  

  

  

  



  

 

  

Arbetssätt   

Leverantören skall beskriva på vilket sätt han/hon tänker utföra uppgifterna.  

Målbilden föreslås vara ett strukturerat processarbete t.ex. i enlighet med "Lean filosofin" inom  

arbetsmetoderna i projektarbetet.   

LEAN filosofin är inriktat på lösningsfokus och ständiga förbättringar.  

Upphandlat företag bör anamma projektets arbetssätt och arbeta process‐ resultat‐ och målinriktat   

under hela perioden. Arbetet bör ske löpande i nära dialog med projektkoordinator och övrig projektpersonal, 

där företaget tillsammans med projektkoordinator lägger upp en handlingsplan för arbetet och samarbetar för att 

få fram ett så framgångsrikt resultat som möjligt! 

Alla berörda inom projektet kommer kontinuerligt samarbeta och gemensamt utarbeta riktlinjer och  

resultat för ett effektivt målarbete.  

  

Välkommen med Ert anbud!  

  

Med vänlig hälsning  

Camilla Karlsson, projektkoordinator.  

Projekt: Östersund Convention  

Ärende ID Nr: 00159505   

Mail: camilla.karlsson@destinationostersund.se    

Mob:0705/57 58 09

Upphandling kommunikationsplan och marknadsplan - Destination ...

You also want an ePaper? Increase the reach of your titles

Delete template?

Save as template?