Bakgrund Utvecklingstema och motivering - SMIL

Bakgrund
BESKRIVNING AFFÄRSUTVECKLING KRAFT
Kvalitet i produkter och processer är avgörande för företagens konkurrenskraft på sikt.
Kvalitetsledningssystem har därför fått mycket stor spridning i Sverige såväl som i världen. Mer
än 160 länder har t ex infört ISO 9000 och antalet certifikat har ökat med omkring 70000 årligen
under de sista fem åren. I Sverige fanns 4039 företag certifierade mot ISO 9000 i december 2002.
Kunder kräver ofta att deras leverantörer skall ha standarden för att få leverera, så för många
företag finns inget annat alternativ än att införa ISO 9000. ISO 9000 blev ett måste på
marknaden.
Många företag är besvikna på att effekterna av införandet av ISO 9000 blivit allt för små eller inte
ens märkbara. Implementeringen och hanteringen av kvalitetsledningssystemet kostar mycket
pengar och tid. Många företag klagar också på att systemet är byråkratiskt samtidigt som det
knappast bidrar till förbättrad kvalitet. Certifieringen i sig bidrar sannolikt till förbättrad image,
men de interna effekterna är ofta marginella. Många av de företag som infört ISO 9000 vill
förbättra sin användning av kvalitetsstandarden så att man får de fördelar som man förväntade
sig, dvs bättre kvalitet, lägre kostnader, bättre strukturerad verksamhet, bättre affärer och en
starkare marknadsposition.
Problematiken accentueras av att det har kommit en ny utgåva av standarden, ISO 9001:2000,
och de företag som vill behålla sitt certifikat måste certifiera om sig enligt den nya standarden.
Den utgår från modernt kvalitetstänkande dvs. Total Quality Management och många krav har
förändrats väsentligt. Några ledningsprinciper som byggts in i standarden är mindre kända, och
följaktligen svåra att arbeta med. Problemet är speciellt påtagliga för mindre företag som ofta
saknar resurser för en strategisk affärsutveckling.
Denna här föreslagna KrAft-grupp riktar in sig på att stödja mindre och medelstora företag i sin
affärsutveckling utifrån sin användning av ISO 9000.
Utvecklingstema och motivering
Problemet är att kraven i ISO 9001 är mycket generella. Tanken med standarden är inte att ange i
detalj hur kvalitet skall uppnås. Idéen är att standarden är ett verktyg som varje enskild användare
skall kunna använda på ett sätt som passar bra just i det lokala sammanhanget. Effekterna beror
på hur standarden följs och tolkas, och framförallt utnyttjas i det dagliga arbetet.
Syftet med nätverket är att utveckla kunskap bland företagen om hur man kan förbättra den
strategiska ledningsförmågan utifrån kvalitetsledningssystemen. Fokus ska ligga på två
nyckelaspekter som har stor potential att förbättra nyttan av standarden och bidra till strategisk
affärsutveckling. Dessa två nyckelaspekter är processyn och revisioner, och de är starkt kopplade
med varandra. Processynen innebär att organisationen skall identifiera och beskriva alla sina
processer. Detta för att mäta de olika processernas effektivitet, lämplighet och riktighet. För att
uppnå en maximal nytta med processledning måste resultaten används som ett underlag till
ständiga förbättringar. Ett viktigt verktyg i den nya standarden är interna och externa revisioner.
Avsikten med dessa är ständiga förbättringar. Problemet är att revisionerna i den gamla
standarden uppfyllde en annan funktion, dvs ”överensstämmelse med krav”, dvs att kontrollera
om dokumenterade regler och procedurer följs. Den nya standarden kräver att revisionerna
förändras till så kallad ”prestationsrevision” eller ”ledningsrevision”, och den syftar istället till att
bedöma lämplighet, implementeringsnivå och effektivitet av kvalitetsledningssystem. Primärfokus
1

ska inte längre ligga på att identifiera avvikelser gentemot kraven, utan på att skapa ett välgrundat
omdöme om ledningsförmågan. Många interna och externa revisorer arbetar fortfarande på det
gamla sätt.
Eftersom revisorerna mest fokuserar på avvikelser i det dokumenterade systemet blir en vanlig
rekommendation till förbättring från revisorerna till företagen att ta fram nya eller modifierade
dokument. Detta skapar dock inte något värde för företaget utan ökar bara byråkratin. Det har
också visat sig att om en revisor enbart fokuserar på det dokumenterade systemet och inte
beaktar förbättringsarbetet, så tenderar företagen att göra samma sak. Man fokuserar bara på att
alla dokument ska finnas; det är dessa man behöver ha för att få behålla certifikatet.
Tidigare forskning har visat att externa revisionerna har en viktig roll för effektivitet och
framgång hos ett kvalitetsledningssystem (Poksinska et al., 2003; Poksinska, 2003). Revisioner
avses vara ett viktigt förbättringsverktyg och en motiveringsfaktor. Tankar, idéer och kritik från
en extern expert, vilken en revisor faktiskt är, kan vara viktig input till förbättringsarbete och kan
inspirera och engagera anställda att göra förbättringar. Regelbundna revisioner underlättar också
arbetet med förbättringar på ett mer systematiskt sätt. Det har visat sig att anställda i de fallen
bedömer arbetet som mer viktigt och värdefullt.
Företagsnytta
Kunskapsutvecklingen i detta KrAft-nätverk syftar till för att förbättra användningen av ISO
9001:2000 standarden. Deltagande företag lär sig och utbyter erfarenheter om hur de kan
använda ISO 9001:2000 för att skapa ett offensiv kvalitetsutvecklingsverktyg med fokus på
ständiga förbättringar och strategisk affärsutveckling, inte ett dokumenthanteringssystem.
Kunskapsutvecklingen fokuserar särskilt på revisionsprocessen, vilken inte bara är en
nyckelaspekt i hanteringen av kvalitetssystemet, men också ett verktyg för att förändra synen på
standarden och sprida de nya ledningsprinciperna i ISO 9001:2000. Bedömningen är att detta
KrAft-nätverk har en mycket stor potential att i praktiken förbättra ledningssystemen och
verksamheten i både de deltagande företagen men också i andra företag som kommer i kontakt
med dem. Den utvecklade kunskapen kan utnyttjas på två olika sätt. För det första, deltagande
företag kan förbättra processen för interna- och leverantörsrevisioner och följaktligen dra mer
nytta av detta arbete. För det andra, kunskapen kan hjälpa till att bedöma externrevisorsarbetet
och öppna en diskussion om förändring av kriterier som används vid revisionerna. Framför allt
bedöms företagen få ett väsentligt effektivare ledningssystem som bidrar till bättre kvalitet, lägre
kostnader och bättre affärer. Ett förbättrat kvalitetsledningssystem som planeras bli ett resultat av
detta projekt, utgör en viktig grund för fortsatt strategisk affärsutveckling i riktning mot Total
Quality Management eller EFQM modellen.
Bildande av en KrAft grupp
Syftet är att bilda en grupp av 5-7 ISO 9000-företag, med ca två deltagare från varje företag.
Individuella möten och diskussioner kommer att genomföras med de ingående företagen. Vidare
kommer en konsult att samordna företagens deltagande och arrangemangen i samband med
träffarna. Budget för gruppen är deltagaravgifterna multiplicerat med två. Det betyder att man
betalar en avgift och Stiftelsen för Kunskaps- och Kompetensutveckling skjuter till samma
summa som företagens samlade deltagaravgift. Deltagareavgiften är 38 350 SEK.
2

Referenser
Poksinska, B. (2003) Behind the ISO 9000 and ISO 14000 certificates. An investigation of quality and
environmental management practices in Swedish organisations, Licentiate Thesis, Department of
Mechanical Engineering Linköpings universitet, Linköping.
Poksinska, B., Eklund, J. A. E. and Dahlgaard, J. J. (2003) Standardising the practice or practising
the standard? - Case studies of small organisations working with ISO 9001:2000 and ISO
14001, submitted to publication in Total Quality Management journal.
Förslag på utvecklingsprogram
Ett utvecklingsprogram som består bl a av 11 heldagar föreslås preliminärt se ut som nedan.
Detta program kommer att genomarbetas tillsammans med de deltagande företagen för att passa
deras behov. Utöver detta ingår 2 heldagar där konsulten besöker och tillsammans med företaget
diskuterar utvecklingsmöjligheter hos dess kvalitetsledningssystem. Upplägget kommer att ske
interaktivt med företagen för att ge största möjliga utbyte. Eftersom tanken med dessa dagar är
en strategisk utveckling, är det angeläget att vd deltar vid dessa tillfällen.
1. Uppstart av utvecklingsprogrammet.
”Vilka faktorer är viktiga för att lycka med ISO 9000?”
Seminarium med Jörgen Eklund, professor, som har forskat om ISO 9000 i träindustrin
2. ”Olika typer av revisioner”
Seminarium med en expert inom området
3. ”Vilka mätetal ska man använda för att tillföra kunskap?”
Seminarium med Mattias Elg, lektor, som har doktorerat inom området
4. ”Presentation och visualisering av att mätetalen tjänar sitt syfte”
Seminarium med Mats Lörstad, adjungerad professor
5. ”Kartläggning av processer och aktiviteter som ingår i mätningarna”
Seminarium med Torbjörn Forsberg, som har doktorerat inom området
6. ”Processorientering – Vad innebär det?”
Seminarium med Torsten Olsson från Institutet för Kvalitetsutveckling (SIQ)
7. ”Certifieringsorganens roll i ett kvalitetsledningssystem”
Seminarium med revisorer
8. ”Hur ska man genomföra en revision så att den inte bara genererar en rad pärmar”
Seminarium med revisorer
9. ”Internrevisorns roll och arbete”
Seminarium med praktiker
10. ”Ackreditering och tekniska kontrollföreskrifter”
En representant från SWEDAC leder ett seminarium om regler, vilka certifieringsorganen
måste följa
11. ”Avslutning – Vad har vi lärt oss?”
Reflektionsdag med KrAfthandledare
3