Hur upplevs funktionsflexibiliteten av de anställda på Ellos?

Mikael Bergman och Lena Kaipiainen
Funktionsflexibilitet
Hur upplevs funktionsflexibiliteten av de anställda på Ellos ?
Abstrakt
År 2009 implementerades ett nytt arbetssätt på Ellos logistiksektion som skulle gynna både
arbetsgivaren och de anställda. Genom att införa funktionsflexibilitet i verksamheten kunde
företaget förbättra sin kundservice samtidigt som personalen fick möjlighet till kompetensutveckling
och arbetsutvidgning. Syftet med vårt projektarbete var att ta reda på personalens
erfarenheter av funktionsflexibilitet och göra en jämförelse mellan logistiksektionens fyra
avdelningar.
Underlaget till vår studie består av svaren från två fokusgruppsintervjuer där totalt 18 personer
har medverkat. Resultatet visar att det finns både likheter och olikheter mellan avdelningarna.
Gemensamt för alla avdelningar är t ex att man tycker att det saknas tid för att lära sig varandras
arbetsuppgifter och den största skillnaden består i att en avdelning anser att utlåningen höjer
kompetensen medan de andra avdelningarna tycker att den inte är kompetenshöjande.
Bakgrund
Ellos införde ett nytt arbetssätt med arbetsrotation och utlåning mellan avdelningarna dels för
att minska leveranstiden till kunderna, dels för att göra arbetet intressantare för personalen och
minimera riskerna för belastningsskador. Vid rotation växlar man mellan olika arbetsstationer
inom den egna avdelningen och vid utlåning skickas man till en annan avdelning för att hjälpa
till vid behov. Tidigare hade grupperna fasta arbetsstationer, vilket medförde att de var “specialister”
inom sitt specifika arbetsområde, men saknade ofta kunskap om de andra avdelningarnas
arbetsmetoder.
Eftersom vi tillämpar ett flertal olika flexibilitetsmetoder på vår arbetsplats har vi valt att koncentrera
oss enbart på funktionsflexibilitet. Vi tycker att det vore intressant att få veta vad de
anställda tycker om att vara funktionsflexibla på arbetsplatsen.
“Med funktionsflexibilitet menas arbetstagarnas möjlighet att åta sig många och olika
uppgifter så att de lätt kan växla arbetsuppgifter när omständigheterna så kräver. Denna form
av flexibilitet anses ge de anställda arbetsberikning (positivt) eller splittring (negativt). För
organisationen är mångkunnig personal och decentraliserat ansvar något positivt respektive
negativt.“ (Allvin mfl. 2006, s 34)
Syfte
Vi ville undersöka hur personalen på Logistiksektionen upplever sin arbetssituation efter att
företaget infört ett flexibelt arbetssätt. Vad tycker man om rotation och utlåning? Vilka för- och
1

nackdelar ser man med det nuvarande arbetssättet? Finns det skillnader mellan avdelningarna?
Metod
Vårt tillvägagångssätt bestod av 2 intervjutillfällen med ett antal strategiskt utvalda personer
(en person/grupp) från varje avdelning. Varje intervju gjordes gruppvis, där den första gruppen
bestod av 3 personer från Gods In. Vid den andra intervjun utfrågades 15 personer (8 från Exp
och 7 från Gods Ut). Våra frågor fokuserade på rotation och utlåning för att vi skulle få en
uppfattning om vad man tycker om just funktionsflexibiliteten. Vi valde att både spela in samtalen
och föra anteckningar för att få med alla svar på ett korrekt sätt. Efter varje intervju
lyssnade vi av det inspelade materialet och kontrollerade att anteckningarna stämde överens
med det som sagts.
Kort om företaget
Ellos grundades 1947 och ägs sedan 1997 av den franska koncernen PPR, som är verksamt i 29
länder. Redcats Nordic (Ellos) har ca 1 000 anställda, är Nordens ledande distanshandelsföretag.
Företaget skickar ca 6,5 miljoner paket/år och hade en omsättning på 3,2 miljarder SEK
år 2011.
De tre avdelningarna inom Logistik är målstyrda, d v s man arbetar med s k nyckeltal, som
anger hur många enheter eller kartonger som ska behandlas per timma. Nyckeltalen styr även
bemanningen i grupperna, vilket innebär att personalen flyttas från sin stationära grupp till en
annan grupp (omgrupperas) om det behövs.
Förutom den interna personalförflyttningen (rotationen) har man även utlåning mellan de olika
avdelningarna vilket medför att man har möjlighet att sätta in arbetsresurser där de behövs
mest.
Varje avdelning är indelad i grupper bestående av 8-10 personer. Grupperna ansvarar för hur
arbetsuppgifterna fördelas och ibland får man även avgöra vem man ska skicka till utlåning.
Om gruppen är underbemannad kontaktar man sin koordinator och ber om förstärkning. Det är
även gruppens ansvar att sköta upplärningen så att alla gruppmedlemmar klarar av samtliga
arbetsuppgifter på avdelningen.
Varje avdelning har en teamledare som är personalansvarig och sköter t ex utvecklingssamtal
samt handlägger sjukfrånvaro- eller rehabiliteringsfrågor. Koordinatorn på respektive avdelning
hjälper teamledaren med det löpande arbetet d v s de ansvarar för bemanningen, bestämmer
hur många eller vem som ska flyttas/lånas ut och ser till att rätt saker finns på rätt plats i tid.
2

Kortfattad arbetsbeskrivning
GODS IN
Rotationen består av att man växlar mellan tre olika arbetsstationer med en veckas intervall.
Station 1. Manuell uppackning och lastbrygga: mottagande, uppackning och kontroll av allt
inkommande gods som redan står på lastpallar.
Station 2. Linen: urlastning av containrar med inkommande gods som sedan körs på en
automatiserad bana fram till en pallastare, där varje kartong registreras innan pallarna fortsätter
på banan in till Höglagret.
Station 3. Höglager och transport: Två automatkranar programmeras och används till att lagra
eller plocka ut pallar med varor. I de andra två kranarna utförs samma arbete manuellt av två
kranförare. Varje pall förses med en etikett som visar vart pallen ska köras, hur stort
varubehovet är m m. Truckförarna kör sedan ut pallarna till Expedition.
EXPEDITION
Rotationen på avdelningen består i att man flyttas runt inom de olika arbetsgrupperna beroende
på vilken eller vilka grupper som har ett stort uttag och därmed behöver extrapersonal för att
hinna med att expediera sina varor.
De två huvudsakliga arbetsuppgifterna är vagnskörning (utplockning av varor) och inläggning
(påfyllning av varor på lagret).
GODS UT
Här roterar samtliga arbetsgrupper mellan 8 olika arbetsstationer t ex sorteringsverket,
packning, komplettering, paketsortering och lastning av utgående paket.
Resultat
Här har vi valt att sammanfatta de viktigaste resultaten av våra intervjuer avdelningsvis. Tanken
är att lättare kunna redovisa några gemensamma punkter såväl som olikheter mellan
avdelningarna.
Gods In:
Upplever att man alltid blir flyttad/utlånad den veckan gruppen är stationerad på manuell
uppackning p g a att man ska ersätta frånvarande personal i andra grupper (många anser att
denna arbetsstation är lättast då man har möjlighet att jobba i sin egen takt).
Anser att det alltid är samma personer som tar ansvar och sköter arbetsfördelningen i grupperna
- de som inte vill vara med och dela på ansvaret slipper undan.
Tycker att utlåningen är kompetenshöjande för individen.
Expedition:
Upplever att man omgrupperas för ofta och efterlyser därför en arbetsbeskrivning med
enhetliga arbetsrutiner som underlättar inhopp i andra grupper.
Tycker inte att utlåningen är kompetenshöjande eftersom man bara får hjälpa till med de
enklare arbetsuppgifterna på andra avdelningar (ingen utbildning hinns med).
Upplever att nya projekt påbörjas utan att de ger något resultat.
Man saknar tvärgruppsmötena som gav mycket då man kunde diskutera och hitta lösningar på
olika problem tillsammans med andra grupper och avdelningar.
3

Gods Ut:
Upplever att man ofta är underbemannade då det fattas folk p g a utlåningen.
De som har fått utbildning på andra avdelningar finns med på en frivillig lista och blir utlånade
i första hand. De känner att man måste underhålla sina kunskaper så att man inte glömmer bort
det man har lärt sig. Övriga som inte fått någon utbildning anser att utlåningen inte är
kompetenshöjande eftersom man bara får hjälpa till med de enklare arbetsuppgifterna på andra
avdelningar.
Gemensamt för avdelningarna:
Det finns ingen tid till utbildning. En del gruppmedlemmar är inte färdigutbildade ännu och
därmed saknas det viss kompetens i grupperna på Gods In. Expedition hinner inte lära upp
inlånad personal så därför får dessa bara hjälpa till med plockning eller inläggning av varor.
På Gods Ut hinner man inte lära upp inlånad personal så därför får de bara hjälpa till med
sorteringen (vända etiketterna åt rätt håll).
Tycker att rotation är bra för ergonomin och ger variation. Men Gods In anser att den bara
fungerar till viss del för att det finns personer som inte deltar i rotationen p g a fysiska eller
medicinska hinder. Expedition tycker att tidspressen gör att man måste dela upp kringuppgifterna
(fellistor, lediga lagerplatser m m) så att var och en får ett specialområde som de utför
snabbare än övriga i gruppen. Gods Ut är nöjda med rotationen som helhet.
Anser att arbetsbördan har ökat. På Gods In p g a ökat ansvar, mer omgruppering/utlåning,
man måste kunna mer och har större krav på social kompetens. Expedition p g a större volymer,
stress, dåliga arbetsredskap och att de nya läspennorna inte fungerar tillfredsställande. Gods Ut
p g a större volymer, stress och mycket utlåning.
Man saknar tid för återhämtning eftersom man alltid blir utlånad när det är lite att göra
på avdelningen. Gäller Gods In och Gods Ut.
Diskussion
Vid intervjuerna framkom en del intressanta synpunkter som vi nu kommer att titta lite närmare
på. Vi ser t ex att rotation leder till bättre ergonomi, variation och arbetsberikning, men att det
även kan leda till motsatsen. Som exempel kan nämnas sorteringen på Gods Ut, där ett
arbetsmoment består av att man vänder varorna så att plocketiketten hamnar uppåt. Den
ordinarie personalen har andra kringuppgifter att sköta samtidigt som detta arbete utförs, medan
inlånad personal som inte blivit upplärd bara får sitta och vända etiketterna åt rätt håll. För den
inlånade blir detta ett monotont och okvalificerat arbete men för den ordinarie personalen
innebär att man får tid över till att ägna sig åt andra arbetsuppgifter istället.
Gods Ut och Expedition anser inte att det medför någon kompetenshöjning för de som inte
genomgått någon utbildning på andra avdelningar eftersom man endast får hjälpa till med de
enklare arbetsuppgifterna vid utlåning. Här drar vi paralleller med Isidorssons föreläsning om
bemanningsbranschen: Att man får en kärna bestående av anställda som utför de arbetsuppgifter
som kräver företagsspecifik kunskap och en periferi bestående av tillfällig arbetskraft
som utför de enklare arbetsuppgifterna, som endast kräver minimal upplärningstid. Om så är
fallet kan utlåningen mellan avdelningarna liknas vid ett internt bemanningsföretag.
Gods In är den enda avdelningen som anser att utlåningen höjer kompetensen för individen men
säger samtidigt att arbetsbördan har ökat till följd av att man ska lära sig mer, ta mer ansvar och
känner krav på större social kompetens.
4

På Expedition ges exempel på hur tidspressen gör att man rationaliserar bort variationen i
arbetsuppgifterna genom att helt enkelt fördela kringuppgifterna till de personer som utför dem
snabbast. Grönlund refererar till en bok skriven av Walker & Sayer där man konstaterar att
funktionell flexibilitet inte enbart är positivt eftersom “ kravet att ständigt växla mellan olika
uppgifter kan, tillsammans med grupptrycket från laget, istället innebära en ökad stress”.
(Grönlund 2004, s 124)
Flera studier visar att arbetsrotation ökar arbetets intensitet. (Grönlund 2004, s 141) Gods In
och Gods Ut tyckte att det saknas tid för återhämtning p g a utlåningen. Tidigare när det var
lugnare på avdelningen hade man möjlighet att ägna sig åt sådant som blivit bortprioriterat t ex
städning av arbetsplats eller arbetsredskap men nu hinner man inte med det längre eftersom det
alltid finns behov av arbetskraft någon annanstans inom företaget.
Slutsatser
Av resultatet framgår det att det finns både likheter och olikheter mellan avdelningarna beträffande
flexibiliteten. Man ser att flexibilitet är ett brett och komplicerat begrepp som kan innebära
flera motsägelsefulla aspekter. Det som upplevs som arbetsberikning av en person kan
uppfattas som okvalificerat arbete av en annan och samtidigt som man strävar efter varierande
arbetsuppgifter medför tidsjakten att man rationaliserar sitt arbete genom att delegera ut ansvar
och arbetsuppgifter till den/de som utför det “bäst” eller snabbast.
Det framkom önskemål om att återinföra tvärgruppsmötena, som ansågs vara givande för alla
inblandade och som vi också tror skulle ha positiv effekt för produktiviteten.
Det finns en vilja hos medarbetarna att lära sig varandras arbeten, men det är ingen som har tid
att utbilda dem. Om företaget avsätter tid till kompetensutveckling skulle det främja såväl
organisationen som medarbetarna (ett vinna-vinna förhållande) långsiktigt. Man skulle t ex
kunna börja med att utbilda ett par frivilliga personer från varje avdelning och därefter göra
någon form av utvärdering som visar om det har lett fram till önskat resultat. Genom att föra en
öppen dialog mellan ledning och medarbetare tror vi att man kan hitta nya sätt att utnyttja
flexibiliteten som gynnar både organisationen och de anställda.
Referenser
Allvin M, Aronsson G, Hagström T, Johansson G & Lundberg U (2006) Gränslöst arbete.
Malmö: Liber.
Grönlund, A (2004) Flexibilitetens gränser. Umeå: Boréa Bokförlag
Håkansson,K & Isidorsson, T (2009) Tillfällig arbetskraft och arbetsvillkor. I Berglund, Tomas
& Schedin, Stefan (red.) Arbetslivet. Lund: Studentlitteratur.
.
5