Hur upplevs funktionsflexibiliteten av de anställda på Ellos?

hb.se

Hur upplevs funktionsflexibiliteten av de anställda på Ellos?

Mikael Bergman och Lena Kaipiainen

Funktionsflexibilitet

Hur upplevs funktionsflexibiliteten av de anställda Ellos ?

Abstrakt

År 2009 implementerades ett nytt arbetssätt Ellos logistiksektion som skulle gynna både

arbetsgivaren och de anställda. Genom att införa funktionsflexibilitet i verksamheten kunde

företaget förbättra sin kundservice samtidigt som personalen fick möjlighet till kompetensutveckling

och arbetsutvidgning. Syftet med vårt projektarbete var att ta reda personalens

erfarenheter av funktionsflexibilitet och göra en jämförelse mellan logistiksektionens fyra

avdelningar.

Underlaget till vår studie består av svaren från två fokusgruppsintervjuer där totalt 18 personer

har medverkat. Resultatet visar att det finns både likheter och olikheter mellan avdelningarna.

Gemensamt för alla avdelningar är t ex att man tycker att det saknas tid för att lära sig varandras

arbetsuppgifter och den största skillnaden består i att en avdelning anser att utlåningen höjer

kompetensen medan de andra avdelningarna tycker att den inte är kompetenshöjande.

Bakgrund

Ellos införde ett nytt arbetssätt med arbetsrotation och utlåning mellan avdelningarna dels för

att minska leveranstiden till kunderna, dels för att göra arbetet intressantare för personalen och

minimera riskerna för belastningsskador. Vid rotation växlar man mellan olika arbetsstationer

inom den egna avdelningen och vid utlåning skickas man till en annan avdelning för att hjälpa

till vid behov. Tidigare hade grupperna fasta arbetsstationer, vilket medförde att de var “specialister”

inom sitt specifika arbetsområde, men saknade ofta kunskap om de andra avdelningarnas

arbetsmetoder.

Eftersom vi tillämpar ett flertal olika flexibilitetsmetoder vår arbetsplats har vi valt att koncentrera

oss enbart funktionsflexibilitet. Vi tycker att det vore intressant att få veta vad de

anställda tycker om att vara funktionsflexibla arbetsplatsen.

“Med funktionsflexibilitet menas arbetstagarnas möjlighet att åta sig många och olika

uppgifter så att de lätt kan växla arbetsuppgifter när omständigheterna så kräver. Denna form

av flexibilitet anses ge de anställda arbetsberikning (positivt) eller splittring (negativt). För

organisationen är mångkunnig personal och decentraliserat ansvar något positivt respektive

negativt.“ (Allvin mfl. 2006, s 34)

Syfte

Vi ville undersöka hur personalen Logistiksektionen upplever sin arbetssituation efter att

företaget infört ett flexibelt arbetssätt. Vad tycker man om rotation och utlåning? Vilka för- och

1


nackdelar ser man med det nuvarande arbetssättet? Finns det skillnader mellan avdelningarna?

Metod

Vårt tillvägagångssätt bestod av 2 intervjutillfällen med ett antal strategiskt utvalda personer

(en person/grupp) från varje avdelning. Varje intervju gjordes gruppvis, där den första gruppen

bestod av 3 personer från Gods In. Vid den andra intervjun utfrågades 15 personer (8 från Exp

och 7 från Gods Ut). Våra frågor fokuserade rotation och utlåning för att vi skulle få en

uppfattning om vad man tycker om just funktionsflexibiliteten. Vi valde att både spela in samtalen

och föra anteckningar för att få med alla svar ett korrekt sätt. Efter varje intervju

lyssnade vi av det inspelade materialet och kontrollerade att anteckningarna stämde överens

med det som sagts.

Kort om företaget

Ellos grundades 1947 och ägs sedan 1997 av den franska koncernen PPR, som är verksamt i 29

länder. Redcats Nordic (Ellos) har ca 1 000 anställda, är Nordens ledande distanshandelsföretag.

Företaget skickar ca 6,5 miljoner paket/år och hade en omsättning 3,2 miljarder SEK

år 2011.

De tre avdelningarna inom Logistik är målstyrda, d v s man arbetar med s k nyckeltal, som

anger hur många enheter eller kartonger som ska behandlas per timma. Nyckeltalen styr även

bemanningen i grupperna, vilket innebär att personalen flyttas från sin stationära grupp till en

annan grupp (omgrupperas) om det behövs.

Förutom den interna personalförflyttningen (rotationen) har man även utlåning mellan de olika

avdelningarna vilket medför att man har möjlighet att sätta in arbetsresurser där de behövs

mest.

Varje avdelning är indelad i grupper bestående av 8-10 personer. Grupperna ansvarar för hur

arbetsuppgifterna fördelas och ibland får man även avgöra vem man ska skicka till utlåning.

Om gruppen är underbemannad kontaktar man sin koordinator och ber om förstärkning. Det är

även gruppens ansvar att sköta upplärningen så att alla gruppmedlemmar klarar av samtliga

arbetsuppgifter avdelningen.

Varje avdelning har en teamledare som är personalansvarig och sköter t ex utvecklingssamtal

samt handlägger sjukfrånvaro- eller rehabiliteringsfrågor. Koordinatorn respektive avdelning

hjälper teamledaren med det löpande arbetet d v s de ansvarar för bemanningen, bestämmer

hur många eller vem som ska flyttas/lånas ut och ser till att rätt saker finns rätt plats i tid.

2


Kortfattad arbetsbeskrivning

GODS IN

Rotationen består av att man växlar mellan tre olika arbetsstationer med en veckas intervall.

Station 1. Manuell uppackning och lastbrygga: mottagande, uppackning och kontroll av allt

inkommande gods som redan står lastpallar.

Station 2. Linen: urlastning av containrar med inkommande gods som sedan körs en

automatiserad bana fram till en pallastare, där varje kartong registreras innan pallarna fortsätter

banan in till Höglagret.

Station 3. Höglager och transport: Två automatkranar programmeras och används till att lagra

eller plocka ut pallar med varor. I de andra två kranarna utförs samma arbete manuellt av två

kranförare. Varje pall förses med en etikett som visar vart pallen ska köras, hur stort

varubehovet är m m. Truckförarna kör sedan ut pallarna till Expedition.

EXPEDITION

Rotationen avdelningen består i att man flyttas runt inom de olika arbetsgrupperna beroende

vilken eller vilka grupper som har ett stort uttag och därmed behöver extrapersonal för att

hinna med att expediera sina varor.

De två huvudsakliga arbetsuppgifterna är vagnskörning (utplockning av varor) och inläggning

(fyllning av varor lagret).

GODS UT

Här roterar samtliga arbetsgrupper mellan 8 olika arbetsstationer t ex sorteringsverket,

packning, komplettering, paketsortering och lastning av utgående paket.

Resultat

Här har vi valt att sammanfatta de viktigaste resultaten av våra intervjuer avdelningsvis. Tanken

är att lättare kunna redovisa några gemensamma punkter såväl som olikheter mellan

avdelningarna.

Gods In:

Upplever att man alltid blir flyttad/utlånad den veckan gruppen är stationerad manuell

uppackning p g a att man ska ersätta frånvarande personal i andra grupper (många anser att

denna arbetsstation är lättast då man har möjlighet att jobba i sin egen takt).

Anser att det alltid är samma personer som tar ansvar och sköter arbetsfördelningen i grupperna

- de som inte vill vara med och dela ansvaret slipper undan.

Tycker att utlåningen är kompetenshöjande för individen.

Expedition:

Upplever att man omgrupperas för ofta och efterlyser därför en arbetsbeskrivning med

enhetliga arbetsrutiner som underlättar inhopp i andra grupper.

Tycker inte att utlåningen är kompetenshöjande eftersom man bara får hjälpa till med de

enklare arbetsuppgifterna andra avdelningar (ingen utbildning hinns med).

Upplever att nya projekt börjas utan att de ger något resultat.

Man saknar tvärgruppsmötena som gav mycket då man kunde diskutera och hitta lösningar

olika problem tillsammans med andra grupper och avdelningar.

3


Gods Ut:

Upplever att man ofta är underbemannadedet fattas folk p g a utlåningen.

De som har fått utbildning andra avdelningar finns med en frivillig lista och blir utlånade

i första hand. De känner att man måste underhålla sina kunskaper så att man inte glömmer bort

det man har lärt sig. Övriga som inte fått någon utbildning anser att utlåningen inte är

kompetenshöjande eftersom man bara får hjälpa till med de enklare arbetsuppgifterna andra

avdelningar.

Gemensamt för avdelningarna:

Det finns ingen tid till utbildning. En del gruppmedlemmar är inte färdigutbildade ännu och

därmed saknas det viss kompetens i grupperna Gods In. Expedition hinner inte lära upp

inlånad personal så därför får dessa bara hjälpa till med plockning eller inläggning av varor.

På Gods Ut hinner man inte lära upp inlånad personal så därför får de bara hjälpa till med

sorteringen (vända etiketterna åt rätt håll).

Tycker att rotation är bra för ergonomin och ger variation. Men Gods In anser att den bara

fungerar till viss del för att det finns personer som inte deltar i rotationen p g a fysiska eller

medicinska hinder. Expedition tycker att tidspressen gör att man måste dela upp kringuppgifterna

(fellistor, lediga lagerplatser m m) så att var och en får ett specialområde som de utför

snabbare än övriga i gruppen. Gods Ut är nöjda med rotationen som helhet.

Anser att arbetsbördan har ökat. På Gods In p g a ökat ansvar, mer omgruppering/utlåning,

man måste kunna mer och har större krav social kompetens. Expedition p g a större volymer,

stress, dåliga arbetsredskap och att de nya läspennorna inte fungerar tillfredsställande. Gods Ut

p g a större volymer, stress och mycket utlåning.

Man saknar tid för återhämtning eftersom man alltid blir utlånad när det är lite att göra

avdelningen. Gäller Gods In och Gods Ut.

Diskussion

Vid intervjuerna framkom en del intressanta synpunkter som vi nu kommer att titta lite närmare

. Vi ser t ex att rotation leder till bättre ergonomi, variation och arbetsberikning, men att det

även kan leda till motsatsen. Som exempel kan nämnas sorteringen Gods Ut, där ett

arbetsmoment består av att man vänder varorna så att plocketiketten hamnar upt. Den

ordinarie personalen har andra kringuppgifter att sköta samtidigt som detta arbete utförs, medan

inlånad personal som inte blivit upplärd bara får sitta och vända etiketterna åt rätt håll. För den

inlånade blir detta ett monotont och okvalificerat arbete men för den ordinarie personalen

innebär att man får tid över till att ägna sig åt andra arbetsuppgifter istället.

Gods Ut och Expedition anser inte att det medför någon kompetenshöjning för de som inte

genomgått någon utbildning andra avdelningar eftersom man endast får hjälpa till med de

enklare arbetsuppgifterna vid utlåning. Här drar vi paralleller med Isidorssons föreläsning om

bemanningsbranschen: Att man får en kärna bestående av anställda som utför de arbetsuppgifter

som kräver företagsspecifik kunskap och en periferi bestående av tillfällig arbetskraft

som utför de enklare arbetsuppgifterna, som endast kräver minimal upplärningstid. Om så är

fallet kan utlåningen mellan avdelningarna liknas vid ett internt bemanningsföretag.

Gods In är den enda avdelningen som anser att utlåningen höjer kompetensen för individen men

säger samtidigt att arbetsbördan har ökat till följd av att man ska lära sig mer, ta mer ansvar och

känner krav större social kompetens.

4


På Expedition ges exempel hur tidspressen gör att man rationaliserar bort variationen i

arbetsuppgifterna genom att helt enkelt fördela kringuppgifterna till de personer som utför dem

snabbast. Grönlund refererar till en bok skriven av Walker & Sayer där man konstaterar att

funktionell flexibilitet inte enbart är positivt eftersom “ kravet att ständigt växla mellan olika

uppgifter kan, tillsammans med grupptrycket från laget, istället innebära en ökad stress”.

(Grönlund 2004, s 124)

Flera studier visar att arbetsrotation ökar arbetets intensitet. (Grönlund 2004, s 141) Gods In

och Gods Ut tyckte att det saknas tid för återhämtning p g a utlåningen. Tidigare när det var

lugnare avdelningen hade man möjlighet att ägna sig åt sådant som blivit bortprioriterat t ex

städning av arbetsplats eller arbetsredskap men nu hinner man inte med det längre eftersom det

alltid finns behov av arbetskraft någon annanstans inom företaget.

Slutsatser

Av resultatet framgår det att det finns både likheter och olikheter mellan avdelningarna beträffande

flexibiliteten. Man ser att flexibilitet är ett brett och komplicerat begrepp som kan innebära

flera motsägelsefulla aspekter. Det som upplevs som arbetsberikning av en person kan

uppfattas som okvalificerat arbete av en annan och samtidigt som man strävar efter varierande

arbetsuppgifter medför tidsjakten att man rationaliserar sitt arbete genom att delegera ut ansvar

och arbetsuppgifter till den/de som utför det “bäst” eller snabbast.

Det framkom önskemål om att återinföra tvärgruppsmötena, som ansågs vara givande för alla

inblandade och som vi också tror skulle ha positiv effekt för produktiviteten.

Det finns en vilja hos medarbetarna att lära sig varandras arbeten, men det är ingen som har tid

att utbilda dem. Om företaget avsätter tid till kompetensutveckling skulle det främja såväl

organisationen som medarbetarna (ett vinna-vinna förhållande) långsiktigt. Man skulle t ex

kunna börja med att utbilda ett par frivilliga personer från varje avdelning och därefter göra

någon form av utvärdering som visar om det har lett fram till önskat resultat. Genom att föra en

öppen dialog mellan ledning och medarbetare tror vi att man kan hitta nya sätt att utnyttja

flexibiliteten som gynnar både organisationen och de anställda.

Referenser

Allvin M, Aronsson G, Hagström T, Johansson G & Lundberg U (2006) Gränslöst arbete.

Malmö: Liber.

Grönlund, A (2004) Flexibilitetens gränser. Umeå: Boréa Bokförlag

Håkansson,K & Isidorsson, T (2009) Tillfällig arbetskraft och arbetsvillkor. I Berglund, Tomas

& Schedin, Stefan (red.) Arbetslivet. Lund: Studentlitteratur.

.

5

More magazines by this user
Similar magazines