Revisionsplan för 2013 - Internrevisionen UU - Uppsala universitet

UFV 2013/121 

Revisionsplan för 2013 

Till konsistoriet 2013-02-20

UPPSALA UNIVERSITET REVISIONSPLAN FÖR 2013 

Internrevisionen 

Thomas Davidsson 2013-02-20 UFV 201/121 

1 Inledning __________________________________________________________________ 3 

2 Risk- och väsentlighetsanalys ________________________________________________ 3 

3 Föreslagen ändring av revisionsplanen för 2012_________________________________ 3 

4 Föreslagna granskningar 2013 _______________________________________________ 3 

4.1 Process för intern styrning och kontroll - ISK __________________________ 3 

4.2 Myndighetsutövning i kärnverksamheten _____________________________ 4 

4.3 Kvalitet i ekonomisk redovisning ____________________________________ 4 

4.4 Överprövning av upphandlingar _____________________________________ 4 

5 Rådgivningsuppdrag _______________________________________________________ 4 

6 Övrig verksamhet 2013 ______________________________________________________ 5 

7 Organisation och resurser ___________________________________________________ 5 

8 Avrapportering_____________________________________________________________ 7 

9 Förslag till beslut ___________________________________________________________ 7 

2




1 Inledning 

Internrevision vid Uppsala universitet ska bedrivas i enlighet med god internrevisionssed och de 

Riktlinjer för internrevision vid Uppsala universitet som fastställts av konsistoriet. Dessutom styrs 

internrevisionen av internrevisionsförordningen (2006:1228) och det internationella regelverk som 

upprättas av the Institute of Internal Auditors, IIA. 

Internrevisionsförordningens 3 § säger att ”Internrevisionen ska granska och lämna förslag till 

förbättringar av myndighetens process för intern styrning och kontroll” medan det av 5 § framgår att 

”Internrevisionen ska ge råd och stöd till styrelsen och chefen för myndigheten”. Det innebär alltså 

att internrevisionen har två övergripande roller, något som också framgår av riktlinjerna. Den ena 

rollen är alltså att genomföra granskningar, medan den andra är att kunna ge råd och stöd. Avslutade 

granskningar rapporteras skriftligt till konsistoriet, medan rapporteringen av rådgivningsuppdrag 

enligt praxis skett i internrevisionens årsrapport. 

2 Risk- och väsentlighetsanalys 

Förslaget till revisionsplan baseras på löpande risk- och väsentlighetsanalys och värdering av risker i 

relation till de mål som universitetet arbetar mot. Internrevisionen använder som utgångspunkt 

sådana risker och kontrollåtgärder som rapporterats inom universitetet de senaste åren och som 

diskuterats och värderats på olika nivåer, senast enligt det uppdrag om återrapportering av intern 

styrning och kontroll som beslutats av rektor (UFV 2012/422). Detta kompletteras med kontakter 

med nyckelpersoner och den omvärldsbevakning som kontinuerligt bedrivs, allmän kännedom om 

universitetets verksamhet och organisation samt kontakter med andra universitet och högskolor i 

Norden. 

3 Föreslagen ändring av revisionsplanen för 2012 

Enligt revisionsplanen för 2012 skulle internrevisionen genomföra en granskning av 

universitetsbiblioteket. 

De organisatoriska och administrativa förändringar som skett och sker inom biblioteket och i 

definitionen av bibliotekets roll inom universitetet har noterats. Hit hör att rektor utnämnt en ny 

överbibliotekarie, en ny arbetsordning har antagits, en översyn av överbibliotekariens uppgifter och 

beslutanderätter som tydligt anknyter till arbetsordningen för Uppsala universitet pågår och en ny 

ledningsorganisation med bl.a. en administrativ chef är på plats. 

Utveckling har skett i olika samarbeten med universitetsförvaltningen där mål- och strategifrågor, 

samarbete med personalavdelningen, samarbete med IT-avdelningen och arbete med måldokument 

är exempel. 

Mot denna bakgrund föreslår internrevisionen att granskningen avbryts. Bedömningen är att det inte 

är meningsfullt att slutföra granskningen samtidigt som det beskrivna förändrings- och 

utvecklingsarbetet pågår. 

4 Föreslagna granskningar 2013 

Internrevisionen föreslår följande granskningar under 2013. 

4.1 Process för intern styrning och kontroll - ISK 

Universitetet ska, i enlighet med förordningen (2007:603) om intern styrning och kontroll (FISK), 

analysera, åtgärda, följa upp och dokumentera den process som syftar till att myndigheten med 

rimlig säkerhet fullgör kraven enligt myndighetsförordningens (2007:515) krav i 3 §. Av 

myndighetsförordningen framgår att myndighetens ledning, konsistoriet, ansvarar inför regeringen 

3




för verksamheten som ska bedrivas effektivt, enligt gällande rätt, redovisas tillförlitligt och 

rättvisande samt att myndigheten ska hushålla väl med statens medel. 

Internrevisionen har följt införandet av processen som ett s.k. rådgivningsuppdrag genom att 

internrevisorn Roberto Bernacca har varit adjungerad till styrgruppen för ISK och i övrigt följt 

arbetet med ISK. 

Internrevisionen föreslår att processen för intern styrning och kontroll granskas för att säkerställa att 

processen är ändamålsenlig och effektiv. 

För att säkerställa granskningens objektivitet och oberoende föreslås att den på internrevisionens 

uppdrag genomförs av en konsult. Konsultens rapport kommer att tillställas konsistoriet. 

4.2 Myndighetsutövning i kärnverksamheten 

Universitetet ska enligt högskoleförordningen (1993:100) 1 kap. 14 § ”ge de studenter som deltar i 

eller har avslutat en kurs en möjlighet att framföra sina erfarenheter av och synpunkter på kursen 

genom en kursvärdering som anordnas av högskolan. 

Högskolan skall sammanställa kursvärderingarna samt informera om resultaten och eventuella beslut 

om åtgärder som föranleds av kursvärderingarna. Resultaten skall hållas tillgängliga för 

studenterna.” 

Det är angeläget ur ett kvalitetsperspektiv att studenternas synpunkter tas tillvara på ett effektivt sätt 

så att de kan användas i utbildningsplanering. 

Internrevisionen föreslår en granskning för att säkerställa att kursvärderingar sker i enlighet med 

högskoleförordningen. 

4.3 Kvalitet i ekonomisk redovisning 

Internrevisionen har i olika sammanhang noterat att den ekonomiska redovisningen på basnivå är av 

varierande kvalitet. För att kunna bedöma risken för att brister i redovisningens kvalitet påverkar 

t.ex. återrapportering till externa bidragsgivare eller beslutsfattande på olika nivåer föreslås en 

granskning på området. Tänkbara inriktningar kan vara t.ex. 

a) Arvoden registreras av institutioner utan personalavdelningens medverkan eller inblick. 

b) Fakturering som sker efter akademiombudsmannens godkännande av juridisk person i 

utbildningen. 

c) Posten materiella anläggningstillgångar är en av de största i balansräkningen med ett redovisat 

värde på drygt 700 mnkr 2012. Ur ett risk- och väsentlighetsperspektiv är det angeläget att bedöma 

om värderingen är rättvisande. Här ingår att se närmare på den årliga inventering som institutioner 

och enheter genomför. 

4.4 Överprövning av upphandlingar 

Internrevisionen noterar att sedan 2009 har universitetets upphandlingar överprövats av leverantörer 

vid ett flertal tillfällen. Då varje överprövning innebär en tids- och resurskrävande hantering finns en 

risk att upphandlingsverksamheten inte bedrivs effektivt och med god hushållning. 

Internrevisionen föreslår därför en granskning av området. 

5 Rådgivningsuppdrag 

Regeringen har beslutat inrätta en servicemyndighet med verksamhet i Gävle och i Östersund. 

Ändamålet med myndigheten är att den inom några år ska kunna ta över delar av den administration 

som de statliga myndigheterna hittills skött själva. 

Universitetsdirektören har startat ett projekt för en genomgång av administrativa processer inom 

universitetet. Projektet ska vara avslutat 2015. Internrevisionen har i sin verksamhet granskat och 

4




fått erfarenheter av olika aspekter av universitetets administration som kan vara värdefulla i detta 

sammanhang. 

Internrevisionen föreslås därför stå till förfogande som referens för den projektgrupp som på 

universitetsdirektörens uppdrag arbetar med processkartläggning. 

6 Övrig verksamhet 2013 

Internrevisionen avser fortsatt följa den pågående bevakningen av e-handel. Det s.k. ELIN-projektet 

för elektroniska inköp skulle tas i drift under 2012, men har blivit fördröjt. (Se internrevisionens 

årsrapporter för 2011 och 2012.) 

Internrevisionens interna kvalitetsarbete kommer att fortsätta och så även samarbetet med 

internrevisionen vid SLU. Uppsala-Stockholmsnätverket för internrevisorer på högskoleområdet har 

utökats med Mälardalens högskola och består dessutom av Uppsala universitet, SLU, SU, KTH och 

KI. 

Samarbetet mellan Uppsala universitet och Kungl. Musikhögskolan i Stockholm (KMH) om 

internrevision slutförs och avrapporteras under våren 2013. Motsvarande avtal med Högskolan på 

Gotland slutrapporteras i februari 2013. 

För att internrevisionen ska anses arbeta i enlighet med god internrevisionssed ska arbetet utföras i 

enlighet med dels den svenska internrevisionsförordningen, dels det internationella regelverk, s.k. 

Standards, som antagits av den internationella internrevisionsföreningen the Institute of Internal 

Auditors, IIA. Av Standard 1312 External assessments framgår att extern kvalitetsbedömning av 

internrevision ska ske minst vart femte år. Senast skedde detta 2008. Bedömningen ska göras av en 

”qualified independent reviewer”. En konsult med sådana kvalifikationer kommer att upphandlas och 

resultatet av bedömningen kommer att meddelas konsistoriet. Internrevisionen vid SLU är i samma 

femårscykel och diskussioner om ett samarbete avdelningarna mellan har inletts. 

Därefter ska nästa externa kvalitetsbedömning genomföras senast under 2018. 

De riktlinjer för internrevisionen som beslutas av konsistoriet ses över med anledning av att det 

internationella regelverket, Standards, uppdateras från 2013. 

7 Organisation och resurser 

I enlighet med internrevisionsförordningen och riktlinjer för internrevision vid Uppsala universitet är 

internrevisionen organisatoriskt placerad som en fristående avdelning under konsistoriet och rektor. I 

ESV:s föreskrifter till förordningens 2 § nämns att internrevisionen ska vara en oberoende och 

objektiv gransknings- och rådgivningsverksamhet. Begreppet oberoende tas även upp i de riktlinjer 

för internrevision som beslutats av konsistoriet. Internrevisionen anser att den uppfyller 

förordningens krav och ESV:s föreskrifter. 

De tillgängliga personalresurserna är tre personer; en internrevisionschef och två internrevisorer. Till 

detta kommer konsulttid från den upphandlade revisionsbyrån som, baserat på tillgänglig budget, 

kan beräknas till maximalt 50 timmar/år. 

Tillgänglig tid beräknas till cirka 500 persondagar exklusive viss konsulttid. Tillgänglig tid fördelas 

på aktiviteter enligt uppställningen nedan. 

Konsistoriet har beslutat om en budget för internrevisionen om 2,6 mnkr för 2013. 

5




Granskningar Tidsåtgång Utförs 

Avslut revisionsplan för 2012 Kvartal 1 

Process för intern styrning och kontroll Kvartal 3-4 

Myndighetsutövning i kärnverksamheten Kvartal 1-2 

Kvalitet i ekonomisk redovisning Kvartal 2-4 

Överprövning av upphandlingar Kvartal 2-3 

Summa 280 dagar 

Rådgivning Tidsåtgång Utförs 

Administrativa processer Löpande 


Extern verksamhet Tidsåtgång Utförs 

Kungl. Musikhögskolan i Stockholm Kvartal 1 

Högskolan på Gotland Kvartal 1 

NIRUH/NUAS Löpande 


Övrigt, administration och utveckling Tidsåtgång Utförs 

Konsultupphandling och genomförande: 

Extern kvalitetsgranskning Kvartal 3-4 

Uppdatering av riktlinjer för internrevision Kvartal 2 

Revisionshandbok Kvartal 2 

Rådgivning Löpande 

Egen utbildning/kompetensutveckling Löpande 

Riskanalys, årsrapport, revisionsplan 2014 Kvartal 4 

Övrigt/ad hoc-insatser Löpande 

Kvalitetsarbete Kvartal 2 

Bevakning, ssk av e-handel, omvärld Löpande 


Total 500 dagar 

6




8 Avrapportering 

Genomförda granskningar avrapporteras i enlighet med riktlinjer för internrevision vid Uppsala 

universitet. Rapporteringen sker skriftligt till konsistoriet i form av iakttagelser, slutsatser och 

rekommendationer till förändringar och förbättringar. 

Resultat av rådgivningsuppdrag redovisas till konsistoriet i årsrapport för 2013 och till 

projektansvarig löpande under projektet. 

Rektor använder internrevisionens rapporter, kommentarer till dessa samt konsistoriets beslut som 

underlag för uppdrag, direkt eller via universitetsdirektören, till berörd verksamhet. 

9 Förslag till beslut 

Med hänvisning till vad som anförts föreslås att konsistoriet beslutar att internrevisionen 

dels avbryter granskningen av universitetsbiblioteket enligt avsnitt 3 ovan, 

dels genomför de granskningar och övriga aktiviteter som beskrivs i avsnitten 4. 5 och 6 ovan. 

7

Revisionsplan för 2013 - Internrevisionen UU - Uppsala universitet

Create successful ePaper yourself

Delete template?

Save as template?