Kommunikationshandbok

Linköpings kyrkliga samfällighet
Kommunikationshandbok
strategi
steg för steg
grafisk manual

Innehåll
1 Begreppsförklaringar. Telefonnummer mm
2 Vision och kärnvärden. Övergripande kommunikationsmål
3 Vad är en strategi?
4 Mediastrategi
5 Kriskommunikation (finns ej)
6 Kommunikationsplan
7 Planering av kommunikationsinsats
8 Checklista med exempel
9 Utvärdering
10 Beställningsblankett
11 Grafisk grundkurs
12 Grafisk manual: Användning av logotyp, färger och typsnitt
13 Manual för annonser och skyltar
14 Kommunikationspolicy (Informationspolicy antagen 2004)
15 Policy för reklam och sponsring

Vision och kärnvärden
Kommunikationsvision
Vår vision är den bild vi vill att människor ska ha av Svenska kyrkan och är densamma
som på nationell nivå:
Svenska kyrkan är en kyrka som människor har en positiv relation till och känner glädje
över att tillhöra.
Kärnvärden
Kärnvärden är de värden som ska genomsyra all vår kommunikation. De är inte tänkta
att användas som slagord eller ingå i någon slogan.
Svenska kyrkans kärnvärden är närvaro, öppenhet och hopp.
Närvaro
Guds närvaro i världen föregår allt.
Svenska kyrkan vill vara en följeslagare både i vardagen och vid gudstjänster och högtider
som dop, konfirmation, vigsel och begravning.
Svenska kyrkan vill vara nära glädjen och sorgen.
Svenska kyrkan finns i hela Sverige och är en del av den världsvida kyrkan.
Öppenhet
Vi vill vara en öppen folkkyrka som välkomnar alla.
Vi vill vara öppen för eftertanke, stillhet och samtal om tro och tvivel.
Vi vill vara en lyhörd kyrka som vågar vara ärlig kring trons villkor i framtiden.
Svenska kyrkan är demokratiskt uppbyggd. Alla kan vara med och påverka och på olika
sätt ta ansvar för sin tro.
Hopp
Vi vill inspirera till framtidstro i både ljusa och mörka stunder.
Varje människa har rätt till ett värdigt liv och vi vill bidra till att var och en kan uppleva
sitt liv som meningsfullt.
Det innersta i Svenska kyrkan är tron på Gud, en kärleksfull Fader, en levande och närvarande
Kristus och en helig, livgivande Ande.

Övergripande kommunikationsmål
Att bilden av vad vi gör är tydlig för en bred allmänhet
Att nå ut till unga och föräldrar till barn upp till 18 år
Att skapa och stärka människors engagemang i och samhörighet med Svenska kyrkan
och församlingen.
Att stärka samhörigheten mellan medarbetare i Svenska kyrkan i Linköping
Att vår kommunikation är effektiv i förhållande till våra resurser.

Vad är en strategi?
Kommunikationsstrategins syfte är att svara på frågan hur vi ska kommunicera för att
leva upp till vision, kärnvärden och målsättning. En kommunikationsstrategi ska bidra
till att stärka varumärket och skapa goda relationer.
En väl utarbetad strategi är tänkt som ett verktyg för vår kommunikation både utåt
och internt.
Övergripande kommunikationsstrategi
Vi ska alltid ha en tydlig avsändare, så att människor inte kan missuppfatta att våra församlingar
tillhör Svenska kyrkan.
Vår kommunikation ska upplevas som lätt att ta till sig
Vår kommunikation ska vara tydlig, konsekvent och kontinuerlig.
På de följande sidorna kan du läsa hur man planerar, genomför och utvärderar sin kommunikation.

Planering
Målsättning
Vad är målet med kommunikationsinsatsen, dvs, vad vill jag uppnå? Exempel på mål
kan vara:
Att skapa goda relationer
Att påverka bilden av Svenska kyrkan hos en bred allmänhet
Att förhindra utträden
Att få fler männsikor att döpa sina barn
Att få fler konfirmander
Att öka antalet gudstjänstdeltagare
Att öka antalet deltagare i körer och/eller gruppverksamhet
Att få fler deltagare i ett visst evenemang, t ex konserter, gemenskapsdagar, pilgrimsvandringar,
etc
Man bör vara så tydlig man kan då man sätter sina mål. Det är exempelvis orimligt att
tänka sig att man vill att alla ska besöka en aktivitet, eller att alla ska vara medlemmar i
Svenska kyrkan. Fundera över vad som är en målsättning man kan leva upp till och vad
som är önskvärt.
Målgrupp
Målgruppen är den grupp jag i första hand vill påverka. En väl definierad målgrupp bidrar
till en bättre effekt och bättre använda pengar. Exempel på målgrupper är:
Barn
Ungdomar
Barnfamiljer
Unga vuxna
Studenter
Pensionärer
Kvinnor/Män
Invandrare
Medlemmar
Församlingsbor

Budskap (information)
För att ett budskap ska nå sin mottagare och förstås på rätt sätt måste det anpassas efter
både målsättning och målgrupp. Tänk efter vad det är du vill säga. Utgå alltid från den
som ska ta emot ditt budskap. Det är inte säkert att det som är självklart för oss som
arbetar i kyrkan är begripligt för den som inte är insatt i kyrkans liv.
Budskapet ska kommunicera öppenhet och dialog.
Budskapet ska ta hänsyn till målgruppens förkunskaper och intresseområden.
Språket ska vara enkelt, rakt och vardagligt, samtidigt som det är korrekt och ger ett
intryck av professionalitet.
Undvik ”kyrkiska”.
Bilder och illustrationer ska vara tydliga och fungera som förstärkare av textbudskapet.

Kanalvalsstrategi
Hur ska jag få ut mitt budskap på bästa sätt? Här behövs en mediastrategi.
Medier väljs huvudsaklingen utifrån fyra kriterier: frekvens, tid/kontinuitet,räckvidd
och genomslagskraft (signalstyrka).
Frekvens/tid/kontinuitet
Med frekvens menas hur ofta budskapet sänds ut. Bedriver man en kampanj som ska
resultera i en viss handling hos mottagaren kanske man vill att denne ska nås av budskapet
från flera håll under en begränsad tid. Ett exempel på detta är valkampanjer. Det är
inte säkert att det är bättre att kampanjen pågår länge, då kan männniskor bli ”informationströtta”
innan evenemanget ens har ägt rum.
Arbetar man däremot med långsiktiga mål, där syftet är att påverka attityder och att
bygga varumärken, är det bättre att budskapet når mottagarna under en lång period, men
kanske inte så ofta. Att förändra en attityd kan ta år och här gäller det att vara uthållig
och konsekvent.
Kännedom, nå många under en lång period låg frekvens
Kunskap
Attityd
Beteende, handling
Top of mind, det alla talar om hög frekvens,
Exempel på medier med hög frekvens är radio och utomhusreklam (under själva kampanjen).
Strategiska och långsiktiga mål nås bl a genom bio, populärpress och TV, medan
taktiska mål som ska leda till handling nås genom dagspress och direktmarknadsföring.
Räckvidd
Det finns ingen anledning för oss att använda rikstäckande medier. Vi finns och verkar
lokalt och då ska vi synas lokalt. Frågan är snarare hur lokalt, inom Linköping, inom
samfälligheten eller inom den egna församlingen eller det egna distriktet. Frågan är också
om vi med den valda kanalen når rätt målgrupp.
En annan ovärderlig kanal är den personliga kontakten, men den har givetvis begränsningar
i fråga om hur många du når.
Stor räckvidd har t ex TV, utomhusreklam och morgonpress

Genomslagskraft
Hur stor påverkan har den kanal jag valt och hur många människor nås samtidigt? Givetvis
är det bästa att välja en kanal som har så stor genomslagskraft som möjligt, men
oftast är detta kopplat till hur hög kostnaden är. TV har stor genomslagskraft, men är
dyrt att använda och frågan är om kostnaden kan försvaras av det uppnådda målet. Bio
har också hög genomslagskraft, liksom internet.
Andra faktorer
Naturligtvis finns det andra faktorer som påverkar kanalvalet. Vilka medier är människor
välvilligt inställda till och vilka irriterar dem? Människor blir lättare arga på sådant
de blir påtvingade. Det behöver inte nödvändigtvis betyda att det inte har någon påverkan.
Reklam vi tycker om är t ex bioreklam, sponsring och oadresserad direktreklam. Reklam
vi ogillar är e-post (SPAM), internetreklam och TV-reklam.
Olika målgrupper nås via olika kanaler. Ungdomar har andra vanor än barnfamiljer
och den äldre generationen. Invandrare, studenter och andra grupper har egna mötesplatser
där de kan nås.

Checklista
Kommunikation steg-för-steg
Alla kommunikationsinsatser bör följa mallen analys, planering, genomförande och utvärdering
Syfte
Varför gör vi denna kommunikationsinsats?
Vilken är målsättningen med kommunikationen/insatsen/kampanjen?
Vad vill vi konkret uppnå på kort eller lång sikt?
Målgrupp
Vilken/vilka är vår/-a målgrupper?

Budskap
Vilket/vilka är vårt/våra budskap?
Kanaler
Vilka kanaler ska jag använda för att nå bäst resultat med min kommunikation?
Kostnadskalkyl
Ev kostnader för tryck, annonsering, distribution

Utvärdering
Utvärdering
Blev resultatet det förväntade? Hur kom vi fram till det?

Beställningsblankett
För beställning av informationstjänster på kyrkoförvaltningen
Församling/enhet
Kontaktperson (namn och telefon):
Beskrivning av uppdraget: (uppgifterna ifylls efter behov och efter uppdragets art)
Syfte:
Målsättning:
Målgrupp:
Budskap:
Produkt
Antal:
Storlek:
Papper, kvalitet och vikt
Muntlig kontakt önskas Ja Nej
Önskas färdigt

Ordlista
Vision Framtidsbild av hur vi vill att organisationen ska utvecklas
Strategi Långsiktigt arbete för att påverka attityder, skapa relationer och
bygga varumärke
Taktik Åtgärd för att framkalla handling
Policy Det dokument som styr ansvarsfördelningen i en organisation
Information Strategiska och taktiska budskap
Kommunikation Betyder göra gemensamt, dvs den process som sker när ett budskap
förmedlas. Kommunikation innefattar både sändare,budskap,
kanal, eventuella störningar, mottagare och tolkning.

Kontakter
Annonser
Corren och Extra 28 00 00 annons@corren.se
Linköpingsposten 25 32 00
Tryckerier
Centraltryckeriet 47 47 100
LTAB 31 60 40
Övriga
Lennart Bladh 465 10 13 lennart.bladh@thot.se
Canal Lokal 461 80 31
webbadresser
www.svenskakyrkan.se/medlemsvard Material för informatörer
www.svenskakyrkan.se/ikon Svenska kyrkans bildbyrå
Egna kontakter

Grafisk manual
Den grafiska manualen är hämtad från Svenska kyrkans webbplats och utgör de delar av
manualen som handlar om logotyp, färger och typsnitt.

Mediastrategi
Målet för våra kontakter med media är att ge samhället en positiv bild av Svenska kyrkans
liv och verksamhet. Goda kontakter med media gör det lättare för oss att få fram
vårt budskap.
Media är dock inte en intressent, utan en kanal.
Om du blir kontaktad av media:
Vem äger frågan? Om du inte är säker på det, hänvisa till samfällighetens informatör.
Om du äger frågan:
Var vänlig och tillmötesgående, men lämna inte ut personer.
Säg alltid sanningen.
Var saklig. Svara bara på det som journalisten frågar.
Spekulera inte. Vet du inte svaret, säg det och be att få återkomma då du tagit reda på
hur det förhåller sig.
Om du framför en personlig åsikt, var noga med att tala om att det är din egen, inte organisationens.
Pressmeddelande
Att skicka ett pressmeddelande är att aktivt söka kntakt med media. Tänk efter om det
du vill att man ska skriva om är av allmänt intresse.
Skriv kortfattat, börja med huvudbudskapet och spara eventuella detaljer till slutet.
Var noga med att formulera en intressant och intresseväckande rubrik.
Använd ett tillgängligt språk.
Ange alltid tydligt avsändare och datum.
Om det handlar om ett evenemang, ange tid, plats och hur man kommer dit.
Ange alltid en kontaktperson som vid behov kan lämna ytterligare information.
Spara alltid en kopia!
Det värsta som kan hända är att artikeln inte blir publicerad...

Kriskommunikation
Kriskommunikation i Svenska kyrkan i Linköping
En kris är en händelse som utgör ett hot mot människor, materiella eller immateriella
värden och som samtidigt riskerar minska vårt förtroendekapital. Kriser kan vara av två
slag: de som utlösts av en traumatisk händelse t ex olycka eller brand, eller förtroendekriser.
De förstnämnda kan, illa skötta, utvecklas till de senare.
Risker som kan bli kriser:
• Skandaler
• Regel- och lagbrott
• Arbetskonflikter
• Ekonomiska brott
• Datorhaveri
• Dödsfall
• Naturkatastrof
• Politiska frågor
• Miljöutsläpp
• Svåra olyckor
Faktorer som är avgörande för en lyckad kommunikationsinsats:
Snabbhet
Med beredskap ökar snabbheten. Ingen kris är väntad, då vore det ingen kris. Se över
vilka handlingar som ska finnas i en pärm som alla känner till. En kriskommunikationsplan
ska innehålla uppgifter om ansvar och rollfördelning. De ska vara tillgängliga, regelbundet
uppdaterade, reviderade och praktiserade. I kriskommunikationsplanen ska
finnas aktuella telefonnummer och kontaktpersoner.
Entydighet
En eller ett fåtal talesmän. Alla bör känna till vem man ska vända sig till och vem som
äger just den här frågan.
Korrekthet och noggrannhet
All information bör vara kvalitetssäkrad, dvs en ensam talesman eller en grupp har till
uppgift att granska all information i omlopp.

Omvärldsanalys
Regelbundet uppdaterade omvärldsanalyser ökar situationsanpassningen
Öppenhet
En öppen dialog med intressenterna ökar förtroendet
Förebyggande arbete
Ju högre förtroendekapital en organisation har, desto lättare har man att få gehör i en
kris. Detta kräver ett gediget grundarbete då normaltillstånd råder. All kommunikation
bör ske enligt gällande strategier. Alla aktiviteter bör konsekvensanalyseras med tanke
på hur de kan uppfattas utåt.
Definiera och åtgärda ”svaga länkar”.

Grafisk grundkurs
Layout bygger på kontraster och harmonier. Mycket av det som upplevs som välkomponerat
bygger på urgamla principer om mått och format.
Gyllene snittet
Många konstnärer inom bildkonst och arkitektur har fascinerats av gyllenen snittet (GS)
och använt det i sina arbeten. Våra vanliga format A4 och A5 bygger just på GS. Andra
exempel är grekiska tempel, tidnigar, böcker och t o m tändsticksaskar.
Geometriskt bygger GS på att en linje delas i två olika långa delar, så att den lilla delen
(A--B) förhåller sig till den stora delen (B--C) som denna förhåller sig till linjen i dess
helhet (A--C).
A B C
Detta kan räknas ut matematiskt och beskrivas i en serie, vars proportioner blir ungefär:
3:5:8:13:21:34 osv.
Proportionsskalan kan tillämpas som vägledning vid val av storlek på typsnitt, sidformat
och bilder.

Optiska mittpunkten
Optiska mittpunkten är det ställe dit ögat automatiskt söker sig. Det kan vara bra att ha
i åtanke då man utformar sin affisch, annons, broschyr eller tidning.
Faktiska mitten Optiska mittpunkten
Optiska mittpunkten för
första sidan
Optiska mittpunkten för
uppslag
Faktiska mitten på andra
sidan

Text
Läs vad som står om typografi i grafiska manualen.
Termer
Gemena små bokstäver med staplar och underhäng (a,b,c,d)
Versaler stora bokstäver som alla har full höjd (A,B,C,D)
Kapitäler (small caps) har formen av versaler, men på samma höjd som gemena utan
staplar eller underhäng (a,b,c,d)
Typsnitt (teckensnitt)
Tecken (bokstav, siffra eller annat tecken)grupperas i teckenfamiljer efter hur de är
konstruerade.Dels beror det på om teckensnittet baseras på ovalen eller cirkeln, dels
på om det har eller saknar seriffer, alltså de ”fötter” som en del bokstäver har nertill på
staplarna.
Man kan dela in tecknen i fyra huvudgrupper:
Antikva, som har seriffer och som oftast används i brödtext. Linjerna kan variera i
grovlek. Detta teckensnitt, Sabon, är ett sådant.
Linjärer, som saknar seriffer. Foundry Sterling är en linjär.
Skripter, som efterliknar skrivstil, t ex Caflish Script.
Extremer, ornater och gotiker är fantasifulla teckensnitt som används i första hand i
namn och logotyper.
Då man använder olika teckensnitt tillsammans bör man stäva efter kontraster, inte
likhet. Använd t ex inte två linjärer tillsammans,
Teckensort
Teckensort är de olika stilvariationer som finns, t ex fet (bold), halvfet (demi), kursiv
(italic), mager (light). Genom dessa kan man skapa kontraster i texten.
Textens storlek
Tecknets storlek kallas teckengrad. Teckengraden bestäms av sammanhanget och av
läsbarheten.
Utgå från brödtexten (den löpande texten). Antalet tecken per rad bör helst vara 55 till

60 (inkl blanksteg) för att ögat ska kunna följa raderna på ett enkelt sätt.
Rubriker och eventuella mellanrubriker sätts efter gyllene snittets princip. (Om brödtexten
är 13 punkter bör alltså rubriken vara 21 punkter.) Om man väljer mellan två
teckengrader i en rubrik, välj det mindre.
Bilder
Bild och text kompletterar varandra på ett oslagbart sätt. Bilder kan antingen vara teckningar
eller foton.
Några bildfilformat:
JPEG el. JPG är ett komprimerat bildformat som tar liten plats i datorn. Det komprimeras
genom att detaljer tas bort varje gång man sparar om bilden. Man kan därför inte
spara om JPEG alltför många gånger.
TIFF kan sparas om hur många gånger som helst utan att försämras. Kan tryckas. Tar
mycket plats i datorn.
EPS ett format som oftast används för loggor i tryck, därför att bilden kan ”dras” ut i
storlek utan att försämras.
PNG, är ett format för grafiska bilder för utskrift i skrivare.
Bitmap används för tecknade bilder i t ex Word
Digitala bilder har en storlek som visas i dpi, dots per inch. För utskrift i skrivare bör
bilden ha en upplösning av 150 dpi i utskriftsstorlek, för tryck fordras 300 dpi. Tänk på
detta när du tar bilderna med digitalkamera. En stor bild kan minskas, men det är svårt
att göra en liten bild större.
Färger
Det finns flera olika färgsystem. CMYK är det fyrfärgssystem som används vid tryck.
Färgerna är cyan, magenta, gul och svart, som egentligen är en blandning av de tre övriga.
RGB är det system som används digitalt. Färgerna är rött, grönt och blåviolett.
Varje färg har en komplementfärg som i en cirkel ligger mitt emot varandra. Komplementfärgerna
får varandra att lysa. Vem har inte sett hur vacker en orange blomma är i
en blå vas?
Blått - orange
Grönt - rött
Violett - gult

Att göra en layout
Att göra en layout är att sätta ihop de olika text- och bildelementen till en fungerande helhet.
De vanligaste felen man gör är att man har för många och för små element i samma
dokument. Även om man har flera bra bilder, välj en och låt den synas.
Några grundregler är:
Håll ihop de olika delarna i dokumentet. Följ gärna en linje eller en axel med två korsande
linjer.
Om marginalerna inte har samma mått, ska den bredaste vara i botten och den smalaste
i toppen.
Var inte rädd för luft, men låt den finnas runtomkring, inte mitt bland text och bilder.
Håll ihop stycken och rubrik
Låt färg, form och storlek bilda kontraster.
Centrera inte med automatik. Om du ändå gör det, se till att ha en bred bas.
Se till att texten går att läsa. Svart text på mörk bakgrund är svårläst!
B-axel
SE HIT!
Kjdshfö lgjllfhjg häm nxcvhgoirutuiot
yuodiugothgg hgdf khgfjdghflghf
dk jgh dfgj khrfg kjhrtg ö äo
erkjnv kjtg ht45nfjhg rthyo ey
345690 3586 09358905jf ngfjknvdfug4uo5tu
rtroi ert ertoiujeriot r eiot
wertriu r uer retu rt retu retior tuirot
rtu ret rtuiort et ret t rret6y7787 t
ert5y65 5 7 67768
A-axel
Till vänster:
Dokumentet är uppbyggt kring
två axlar
Luften runtomkring -breda
marignaler
Komplementfärger gul - violett
Textkontraster genom teckensnitt,
storlek och teckensort
En stor bild

Kommunikationsplan och kalender
En kommunikationsplan är en plan för ett år i taget som tar hänsyn till årets händelser
och aktiviteter. Planen har sin grund i kommunikationsstrategin och ska sträva efter att
uppfylla vision och mål.
För att kunna göra en väl fungerande kommunikationsplan bör man med jämna mellanrum
uppdatera sin omvärldsanalys.
En kommunikationsplan bör upprättas inför varje nytt verksamhetsår.
På nästa sida finns en mall för en kommunikationsplan.

Mall för kommunikationsplan
Verksamhetsår:
Församling:
Vi planerar följande kommunikationsinsatser:
Återkommande händelser under året
Tid Aktivitet Ansvarig Kommentar, t ex kostnad
eller tidsåtgång

Övriga händelser och evenemang
Varje arrangemang beskrivs närmare i resp. checklista
Tid Aktivitet Ansvarig Kommentar, t ex kostnad
eller tidsåtgång

Gemensam
informationspolicy
för Linköpings kyrkliga samfällighet
Fastställd av kyrkofullmäktige 12 november 2003