Granskning av upphandlingsverksamheten - Oxelösunds kommun
Granskning av upphandlingsverksamheten - Oxelösunds kommun
Granskning av upphandlingsverksamheten - Oxelösunds kommun
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
Revisionsrapport<br />
Uppföljning<br />
<strong>Granskning</strong> <strong>av</strong> <strong>upphandlingsverksamheten</strong><br />
Mars 2013<br />
Lars Edgren
Bakgrund<br />
Kommunal sektor inom PricewaterhouseCoopers har fått i uppdrag <strong>av</strong> revisorerna i<br />
<strong>Oxelösunds</strong> <strong>kommun</strong> att granska <strong>kommun</strong>ens upphandlingsverksamhet. I rapporten<br />
påtalas bl.a. behov <strong>av</strong> åtgärder.<br />
Oxelösund <strong>kommun</strong>s revisorer har i sin risk- och väsentlighetsbedömning valt att<br />
följa upp genomförd granskning <strong>av</strong>seende hur revisorernas synpunkter till följd <strong>av</strong><br />
genomförda revision har hanterats <strong>av</strong> berörda nämnder/styrelser.<br />
Revisionsfråga<br />
<strong>Granskning</strong>en ska belysa följande frågeställningar:<br />
Har åtgärder vidtagits för att komma tillrätta med de brister som konstaterats?<br />
Har angivna åtgärder vidtagits i utlovad omfattning och inom rimlig tid?<br />
Revisionsmetod<br />
Uppföljningen <strong>av</strong> granskningen har genomförts genom intervjuer med inköpsansvarig<br />
samt dokumentgranskning <strong>av</strong> missivsvar samt ev. protokoll.<br />
Resultat<br />
Den tidigare revisionella bedömningen<br />
Avseende granskningens revisionsfrågor kan konstateras att:<br />
I <strong>kommun</strong>en sker direktupphandlingar i en del fall, till belopp som väsentligt överstiger<br />
de <strong>av</strong> <strong>kommun</strong>en fastställda gränsvärdena för direktupphandling, där det är<br />
tveksamt om kriterierna för direktupphandling är uppfyllda.<br />
Upphandlingsmässigt kan det vara fråga om s k otillåtna direktupphandlingar och i<br />
så fall utgöra <strong>av</strong>steg från LOU och gemenskapsrättsliga principer.<br />
Här kan i första hand pekas på köp <strong>av</strong> tjänster från de egna <strong>kommun</strong>ala bolagen.<br />
Det förekommer även köp <strong>av</strong> omsorgstjänster, som kunde upphandlats med <strong>av</strong> någon<br />
<strong>av</strong> de former som lagen om offentlig upphandling föreskriver.<br />
Genomgången <strong>av</strong> utvalda upphandlingar inom det tekniska området visar på följsamhet<br />
mot lagregelverk och gemenskapsrättsliga principer. Den förhärskande utvärderingsmodellen<br />
upplevs dock ha brister när det gäller att utkristallisera det anbud<br />
som bäst svarar mot <strong>kommun</strong>ens eller bolagens behov.<br />
Mars 2013<br />
<strong>Oxelösunds</strong> <strong>kommun</strong> 1 <strong>av</strong> 4<br />
PwC
Från granskningen kan f ö noteras<br />
Kommunens förteckning över ram<strong>av</strong>tal är inte fullständig och borde således kompletteras<br />
Har åtgärder vidtagits för att komma tillrätta med de brister<br />
som konstaterats?<br />
Svar har erhållits från MoS och <strong>kommun</strong>styrelse samt tjänsteskrivelse från bolag.<br />
Följande kan konstateras i uppföljningen:<br />
1.<br />
I <strong>kommun</strong>en sker direktupphandlingar i en del fall, till belopp som väsentligt<br />
överstiger de <strong>av</strong> <strong>kommun</strong>en fastställda gränsvärdena för direktupphandling, där<br />
det är tveksamt om kriterierna för direktupphandling är uppfyllda. Upphandlingsmässigt<br />
kan det vara fråga om s k otillåtna direktupphandlingar och i så fall<br />
utgöra <strong>av</strong>steg från LOU och gemenskapsrättsliga principer.<br />
I huvudsak kan sägas att direktupphandlingarna <strong>av</strong>ser två delar. Köp från <strong>kommun</strong>ala<br />
bolag och övriga köp (omsorg i första hand).<br />
Miljö och samhällsbyggnadsnämndens svar kommenterar inte direktupphandlingar<br />
gentemot egna bolag. Vad som hänt sedan rapporten skrevs är att de förslag om<br />
upphandlingsundantag (enligt Tecalkriterierna) mot egna bolag som det flaggas om<br />
i rapporten också genomförts. Synpunkten i rapporten <strong>av</strong>seende <strong>kommun</strong>ala bolag<br />
kan med andra ord <strong>av</strong>skrivas.<br />
I <strong>kommun</strong>ens tjänsteskrivelse (<strong>kommun</strong>styrelsekontoret) <strong>av</strong>seende upphandlingar<br />
inom omsorgsområdet framkommer att inköps<strong>av</strong>delningen kommer i sin verksamhetsplan<br />
att utbilda och informera berörda verksamheter hur man ska gå tillväga<br />
med köp <strong>av</strong> tjänster. Uppföljningen visar att inköps<strong>av</strong>delningen utbildat och informerat<br />
bolagen men att förvaltningarna är kvar.<br />
Bolagens svar är <strong>av</strong>lämnade (2011-11-16) efter det att det tillfälliga undantaget med<br />
anledning <strong>av</strong> Tecal-kriterierna infördes. Svaret är anpassat till de då tillfälliga<br />
(2010-07-01 till 2012-12-31) regler som infördes.<br />
Åtgärd bedöms delvis vara vidtagen – gällande utbildning.<br />
Mars 2013<br />
<strong>Oxelösunds</strong> <strong>kommun</strong> 2 <strong>av</strong> 4<br />
PwC
2.<br />
Den förhärskande utvärderingsmodellen upplevs dock ha brister när det gäller att<br />
utkristallisera det anbud som bäst svarar mot <strong>kommun</strong>ens eller bolagens behov.<br />
I <strong>kommun</strong>ens tjänsteskrivelse (<strong>kommun</strong>styrelsekontoret) framgår att Ks <strong>av</strong>ser att<br />
initiera en översyn <strong>av</strong> utvärderingsmodellen. Enligt svaret har dock modellen fått<br />
beröm <strong>av</strong> leverantörer och entreprenörer.<br />
I sammanhanget kan göras den noteringen att utvärderingsmodellen accepteras <strong>av</strong><br />
förvaltningsdomstolarna.<br />
De intervjuade i samband med uppföljningen anger att i kommande arbete med att<br />
samordna <strong>av</strong>talsdatabasen med ekonomisystemet och ärendehanteringssystemet<br />
kommer även utvärderingsmodellen att ses över.<br />
Åtgärder bedöms pågå f n.<br />
3.<br />
Kommunens förteckning över ram<strong>av</strong>tal är inte fullständig och borde således kompletteras.<br />
Inköps<strong>av</strong>delningen arbetar kontinuerligt med detta.<br />
Ram<strong>av</strong>talshanteringen finns redovisad i 2012 års granskningsrapport gällande <strong>av</strong>talshantering<br />
inom <strong>kommun</strong>en. Av rapporten framgår följande:<br />
”Från <strong>Oxelösunds</strong> hemsida (intranätet) finns åtkomst till gemensamma ram<strong>av</strong>tal<br />
och de egna ram<strong>av</strong>talen. På hemsidan informeras om nya eller förändringar i<br />
befintliga ram<strong>av</strong>tal. Från databasen finns länkad information till Kommentus och<br />
Kammarkollegiets ram<strong>av</strong>tal. Allt <strong>av</strong>talsmaterial scannas in i databasen.<br />
Vi bedömer att samtliga ram<strong>av</strong>tal finns i befintligt <strong>av</strong>talsregister”.<br />
Åtgärd bedöms vara vidtagen<br />
4.<br />
I dagsläget återfinns inköps<strong>av</strong>delningen organisatoriskt under ekonomi<strong>av</strong>delningen.<br />
En placering inom <strong>kommun</strong>styrelsekontorets stab upplevs öka betydelsen<br />
<strong>av</strong> upphandlings/inköpsfrågor.<br />
Avseende påpekandet om den organisatoriska placeringen så har inte inköps<strong>av</strong>delningen<br />
något att erinra om detta.<br />
Ks har i sitt svar inte kommenterat organisationen eller angett någon åtgärd att<br />
vidta.<br />
Mars 2013<br />
<strong>Oxelösunds</strong> <strong>kommun</strong> 3 <strong>av</strong> 4<br />
PwC
Inköps<strong>av</strong>delningen har vid några tillfällen muntligt aktualiserat frågan<br />
I sammanhanget kan när det gäller organisation/ansvar i förhållande till upphandling/inköp<br />
göras den noteringen att Konkurrensverket konstaterar i sitt remissvar<br />
på sittande upphandlingsutrednings delbetänkande ”på jakt efter den goda affären”<br />
att:<br />
”Offentlig upphandling har en strategisk betydelse och därför måste <strong>kommun</strong>- och<br />
myndighetsledningar ha kompetens i, och intresse för, upphandlingsfrågor. De<br />
personer som arbetar professionellt med offentlig upphandling bör ha en strategisk<br />
placering till exempel i lednings- eller styrgrupper. Med en ökad prioritering<br />
<strong>av</strong> upphandlingsfrågor ökar möjligheten att nå uppsatta mål. Samtidigt ökar förutsättningarna<br />
för uppföljning och utvärdering.”<br />
Om kompetensen i och intresset <strong>av</strong> upphandlingsfrågor är <strong>av</strong> underordnad betydelse<br />
finns en ökad risk för överprövningar och skadestånd. Under 2010 tillfördes<br />
lagstiftningen möjligheten till sanktioner (upphandlingsskade<strong>av</strong>gift) mot de upphandlande<br />
myndigheter som inte följer lagstiftningen (i första hand otillåtna direktupphandlingar).<br />
För att betona <strong>upphandlingsverksamheten</strong>s betydelse, menar vi, är det viktigt att<br />
<strong>kommun</strong>ens upphandlingsfunktion får en tydligare roll i <strong>kommun</strong>koncernen och<br />
därmed ett mera uttalat ansvar för upphandlingar och uppföljning <strong>av</strong> dessa samt<br />
den administration som det medför.<br />
Har angivna åtgärder vidtagits i utlovad omfattning och inom<br />
rimlig tid?<br />
Vi bedömer att åtgärder till viss del vidtagits och svar har erhållits inom rimlig tid.<br />
Av olika orsaker erhöll berörda nämnder och bolag inte rapport och följebrev inom<br />
rimlig tid.<br />
Efter det att rapporten distribuerades 2011-06 har berörda nämnder och styrelser<br />
svarat inom rimlig tid. När det gäller bolagen bör bättre rutiner inarbetas när det<br />
gäller svar till lekmannarevisorerna.<br />
Avseende upphandlingar från <strong>kommun</strong>ala bolag har rättsläget klarnat sedan rapporten<br />
skrevs. Det som tidigare ansågs vara otillåtna direktupphandlingar följer<br />
numera den förändrade lagstiftningen.<br />
Mars 2013<br />
<strong>Oxelösunds</strong> <strong>kommun</strong> 4 <strong>av</strong> 4<br />
PwC
Change language