Upphandling av broderitjänst

Upphandling
Dnr 255: 1 - 10/12
av broderitjänst
Kortfattad beskrivning
Förfrågningsunderlag
Eva-Sofi Ernstell
2012-09-04

Upphandling av broderitjänst
Innehållsförteckning: 1
Kortfattad beskrivning avseende uppdraget att brodera fanor 3
Bakgrund 3
Uppdraget 3
Efter genomfört broderi 3
Förfrågningsunderlag avseende upphandling av broderitjänst
Allmänna föreskrifter 4
Uppgift om beställaren 4
Beställare 4
Kontaktperson för uppdraget 4
Orientering om uppdraget 4
Omfattning 4
Målsättning 4
Tider 4
Upphandlingsföreskrifter 5
Upphandlingsform 5
Krav på leverantören 5
Handlingar som ska bifogas anbudet 5
Förteckning av förfrågningsunderlag 6
Kompletterande förfrågningsunderlag 6
Anbudsgivning 6
Anbudets form och innehåll 6
Anbudstidens utgång 6
Anbudets giltighet 6
Adressering 6
Anbudsöppning 7
Anbudsprövning 7
Värderingsgrunder vid anbudsprövning 7
Kvalificeringsfasen 7
Utvärderingsfasen 8
Meddelande om beslut vid anbudsprövning 8
Beställning 8
1

Särskilda Föreskrifter 8
Beställarens miljömål 8
Material och varor 9
Förbrukningsmaterial 9
Hjälpmedel 9
Utförande 9
Kvalitetsplan 9
Möten 9
Arbetsmiljö 9
Personal 9
Kontrakt 10
Kontraktstid, uppsägningstid, förlängning 10
Kvalitetsansvariga personer 10
Ersättning för broderiarbeten 10
Ersättning för kostnadsändring (Indexreglering) 10
Fakturering 10
Betalning 10
Slutkontroll 10
2

Kortfattad beskrivning avseende uppdraget att brodera fanor 2012-09-04
Bakgrund
Uppdraget
Efter genomfört broderi
Armémuseum handlägger ärenden gällande nytillverkning av fälttecken åt
försvarsmakten. Det är fanor, standar och kommandotecken. I följande text benämns
samtliga för fanor. Beslut om hur en fana ska se ut tas av Försvarets Traditionsnämnd. I
nämnden sitter bland annat Statsheraldikern, representanter för Försvarsmakten och
från Armémuseum. Nya fanor görs när äldre är utslitna och om omstruktureringar som
sammanslagningar eller skapandet av nya enheter gör att det finns behov av nya fanor.
Att ta fram en ny fana är en lång process.
Försvarets traditionsnämnd tar fram heraldiken till den nya fanan och kontaktar en
konstnär som gör en ritning. Det kan vara många möten innan den slutgiltiga ritningen
godkänns med alla detaljer och färger. Ritningen överlämnas till Armémuseum i digital
form.
Brodörens arbete består i att brodera efter konstnärens ritning. Ritningen ska
överföras på (krympt) fanduk i siden och motivet ska broderas för hand. Vanlig teknik
som används är intarsia för fanor och kommandotecken samt applikation för standar
plus olika prydnadssömmar. Tråden är silke. Vilka stygn, antal trådar och färger som
väljs beslutas i dialog mellan den som utför broderiet och konstnären. Plattsöm
används för att täcka skarvarna mellan tygen och schattersöm för att fylla ytor.
Heraldiska färger är strikt reglerade och det gäller kunna åstadkomma dessa genom en
blandning av olika nyanser av broderigarn. Den som utför uppdraget förväntas
behärska materialet och tekniker för att brodera både dubbla fandukar samt enkla där
motivet är spegelvänt på baksidan, men utfört med samma skicklighet så att ingen sida
blir en avigsida. Uppdraget ska genomföras i dialog med konstnären. Den
färdigbroderade fanan levereras till Armémuseum.
Den färdigbroderade fanan ska sträckas, fållas och ibland förses med frans. Processen
varierar beroende på om fanan har olika motiv på fram och baksida d.v.s. är
dubbelsidig. I båda fallen monteras den på stång som förses med kordong för
standaren och kravatt för fanor. Dessutom en graverad holk och fanspets med
nuvarande regents monogram. Att spika en fana är en ålderdomlig ceremoni som sker i
Armémuseums lokaler där representanter för regementet slår en spik var enligt en viss
ordning. Fanan levereras därefter i ett specialsytt fodral.
Denna upphandling handlar om momenten som är förknippade med att brodera fanan.
3

Allmänna föreskrifter
Uppgift om beställaren
Armémuseum upphandlar broderi av fanor enligt bifogad beskrivning sid 3, daterad 2012-09-04.
Beställare Armémuseum
Box 14095
104 41 Stockholm
Org.nr. 202100-0464
Kontaktperson för uppdraget
Orientering om uppdraget
Omfattning
Målsättning
Tider
Eva-Sofi Ernstell
Tel. 08-51 95 63 61
Mobil 0708-520284
E-post. eva-sofi.ernstell@armemuseum.se
Armémuseum upphandlar broderi enligt bifogad beskrivning sid 3, daterad 2012-09-
04. Upphandlingen avser broderi av heraldiska motiv på fansiden. Armémuseum har
ett helhetsansvar för nytillverkning av fanor med slutleverans till Försvarsmakten.
Broderiet ska utföras för hand, med silke på siden.
Upphandlingen innefattar: Broderi av heraldiska motiv på fanor där förarbete och
slutmonteringar görs på Armémuseum. Antalet heraldiska motiv uppskattas till i snitt
ett per halvår med en arbetsinsats på ca 400 timmar per motiv. Uppdragets omfång
varierar beroende på motivets komplexitet och svårighetsgrad.
Avsikten är att tillverka hållbara och högkvalitativa fanor. Entreprenören skall utföra
arbetet i tät dialog med beställare och konstnär. Den valda metoden/broderitekniken
utgör endast en ram för arbetet och tolkningen av konstnärens bild ska kontinuerligt
följas upp. Metoderna bör inte låsas utan anpassas efter behov. Materialet ska bestå
av naturmaterial, garnet silke och tyget siden.
Entreprenören ges en förhandsinformation när ett behov av fana börjar beredas i
Traditionsnämnden. Det ger möjlighet att planera och fördela resurser. När skriftlig
beställning görs har entreprenören 4 månader på sig att färdigställa ett 400timmarsmotiv.
D.v.s. i anbudet måste framgå att entreprenören, inom 4 månader från
beställningsdatum, kan erbjuda 400 timmar broderi.
4

Upphandlingsföreskrifter
Upphandlingsform
Förenklad upphandling enligt lagen om offentlig upphandling, vilket innebär att
prövning och antagande av anbud kan ske utan föregående förhandling. Anbudsgivare
ska därför beakta förfrågningsunderlagets frågor, vad som ska styrkas genom bifogade
intyg.
Krav på leverantören enligt 10 kap, 2§ LOU
Anbudsgivare ska visa att han är fri från hinder för deltagande enligt LOU 10 kap 2§
som anger att anbudsgivare kan uteslutas från deltagande i upphandling om han
1. är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord
eller tillsvidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud,
2. är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord
eller annan liknande förfarande,
3. inte har fullgjort sina åliggande avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt
Handlingar som ska bifogas anbudet
Anbudsgivaren ska själv visa att han är fri från belastningar enligt ovan, vilket är en
förutsättning för att bli antagen, och detta ska ske med bilaga 1 och 2 enl. nedan:
1. Gällande registreringsbevis från Patent- och registreringsverket, PRV.
2. Blanketten ”Begäran om upplysning, SKV 4820” ska, genom anbudsgivarens
försorg, med den övre delen ifylld, skickas in till berörd skattemyndighet för
komplettering av uppgifter (nedre delen). Denna ifyllda blankett ska sedan
bifogas anbudet. Intyg daterat tidigare än denna förfrågan accepteras ej.
Därutöver ska följande handlingar bifogas;
3. Redovisning av entreprenörens kapacitet (totalt), kapaciteten för vad som
offererats samt entreprenörens arrangemang för att säkerställa uppdragets
genomförande.
4. Planerad organisation och samarbetsformer för att lösa uppdraget.
5. Leveranstid och pris
6. Referensobjekt, exempel på liknande utförda arbeten
7. Miljöarbete, hur entreprenörens arbete är ordnat med hänsyn till beställarens
miljömål.
Beställaren förbehåller sig rätten att ta in egna referenser.
Lämnas efter begäran: De två senaste årsredovisningarna som kan styrka företagets
finansiella ställning.
5

Förteckning av förfrågningsunderlag
Anbud ska baseras på nedan angivna handlingar och kompletteringar av dessa som
skett under anbudstiden. Innehåller handlingarna mot varandra stridande uppgifter
gäller de sinsemellan i nedan angiven ordning.
1. Kompletterande uppgifter.
2. Dessa föreskrifter sid 4-10, daterade 2012-09-04
3. Kortfattad beskrivning sid 3, daterad 2012-09-04
Kompletterande förfrågningsunderlag
Beställaren förbehåller sig rätt att under anbudstiden utsända kompletterande
handlingar. Frågor med anledning av förfrågningsunderlaget ska vara skriftliga och
ställas till Eva-Sofi Ernstell. Beställaren lämnar lika och skriftliga svar till alla
anbudsgivare. Frågor ska vara beställaren tillhanda senast 5 arbetsdagar före
anbudstidens utgång och svar lämnas senast 3 arbetsdagar före anbudstidens utgång.
Svar lämnas via e-post, önskan om annan leverans av svar (post eller fax) meddelas
Eva-Sofi Ernstell. Svar skickas samtidigt men levereras olika tid beroende på valt
leveranssätt.
Anbudsgivning
Avlämnat anbud förutsätter att entreprenören godkänner befintlig arbetsgång.
Ersättning för anbudsgivning utgår ej.
Anbudets form och innehåll
Anbudstidens utgång
Anbudets giltighet
Adressering
Anbud med tillhörande dokument ska vara skrivna på svenska och priser ska anges i
svenska kronor (SEK).
Anbud lämnas i slutet kuvert märkt ”Fanbroderi” senast 2012-09-18.
Anbudet ska vara bindande i två (2) månader efter anbudstidens utgång.
Anbudet ska vara utställt samt sändas till/lämnas till:
Armémuseum
Box 14095
104 41 Stockholm
Anbud ska lämnas i två (2) exemplar, ett original och en kopia. Anbud lämnas i neutralt
kuvert utan företagslogga. Faxanbud eller anbud via e-post godtas ej.
När beslut angående val av entreprenör fattats, skickas ett tilldelningsbesked till alla
anbudsgivare (LOU 9 kap 9§). Av tilldelningsbeskedet kommer att framgå vilken
entreprenör som beställaren har för avsikt att teckna avtal med samt skälen härför.
I ert anbud ska ni ange kontaktperson och adress som beskedet ska skickas till.
6

Anbudsöppning
Anbudsprövning
Om den upphandlande enheten, efter den tidpunkt då beslut om entreprenör har
fattats men innan båda parter undertecknat kontrakt eller motsvarande handling,
underrättas om att förvaltningsdomstol
beslutat att vidare åtgärder inte får vidtas i upphandlingsärendet till dess att
annat har beslutats, eller
beslutat att upphandlingen ska göras om, eller
beslutat att upphandlingen får avslutas först efter rättelse gjorts
äger den upphandlande enheten rätten att ändra sitt beslut även om entreprenören
har underrättats om detsamma. Entreprenören har i sådant fall inte rätt till ersättning
eller skadestånd annat om skadeståndsskyldighet skulle befinnas föreligga enligt 7 kap
i upphandlingslagen.
Bindande avtal avseende denna upphandling sluts genom att såväl beställaren som
entreprenören undertecknar ett särskilt upprättat avtal/upphandlingskontrakt. Detta
avtal/upphandlingskontrakt kommer att villkoras av att överprövning inte begärs.
Anbudsöppning sker vid sluten förrättning.
Beställaren förbehåller sig rätten att förkasta samtliga anbud utan ersättning till
anbudsgivarna.
Värderingsgrunder vid anbudsprövning
Kvalificeringsfasen
Inkomna anbud kommer att utvärderas i två steg: kvalificeringsfasen och
utvärderingsfasen.
Här granskas och bedöms anbudsgivarens lämplighet med avseende på
att anbudsgivaren är fri från belastning enligt 10 kap 2§ i LOU, vilket är en
förutsättning för att bli antagen
anbudsgivarens ekonomiska stabilitet satt i relation till entreprenadens
omfattning
anbudsgivarens erfarenhet och referensobjekt
anbudsgivarens kapacitet med hänsyn till åtagandets omfattning
7

Utvärderingsfasen
Här utvärderas anbudet från kvalificerade anbudsgivare. Det mest fördelaktiga
anbudet kommer att väljas med hänsyn tagen till nedanstående urvalskriterier vilka
förtydligas på sid 8ff under rubriken Särskilda Föreskrifter:
Värderingsgrund Viktning
UTFÖRANDET 45 %
d.v.s. organisation och kvalitetsplan
LEVERANSTID 25 %
Tid från skriftlig beställning till färdigt
broderi räknat på ett 400-timmarsmotiv
PRIS 20 %
Anges per timme
MILJÖARBETE 10 %
Här bifogas beskrivning som visar att entreprenörens
miljöarbete verkar mot beställarens miljömål.
Dessa grupper kommer att var för sig poängsättas efter en skala mellan 0-5:
0 Underlag saknas för bedömning
1 Dåligt
2 Mindre bra
3 Godtagbar nivå
4 Bra
5 Mycket bra
Meddelande om beslut vid anbudsprövning
Skriftligt meddelande om beslut vid anbudsprövning kommer att skickas till samtliga
anbudsgivare 10 dagar innan avtalens tecknande.
Beställning
Särskilda Föreskrifter
Beställarens miljömål
Avtalet med antagen entreprenör utgörs av skriftlig beställning.
Armémuseums upphandling ska verka för god livsmiljö och hållbar utveckling. Detta
genom att så långt som möjligt välja varor och tjänster som är miljöanpassade.
Entreprenören ska utföra sitt uppdrag i enlighet med denna målsättning.
8

Material och varor
Förbrukningsmaterial
Hjälpmedel
Utförande
Kvalitetsplan
Möten
Arbetsmiljö
Personal
Vid inköp ska miljömärkta produkter prioriteras. De produkter som används eller
upphandlas av entreprenören i entreprenaden får ej innehålla sådana ämnen som tas
upp i Kemikalieinspektionens begränsningsdatabas och bör ej innehålla sådana ämnen
som tas upp i Kemikalieinspektionens PRIO-databas (se www.kemi.se).
Förbrukningsmaterial för de arbetsuppgifter som ingår i entreprenaden, t ex nål och
sytråd samt färg (om garn ska färgas) anskaffas och bekostas av entreprenören.
Broderigarn och fanduk som kan användas ur beställarens befintliga lager ska
dokumenteras med protokoll för varje enskild fana. Nyinköp görs vid i dialog med
beställaren.
Arbetsredskap för de uppgifter som ingår i entreprenaden anskaffas och bekostas av
entreprenören. Entreprenören ska ha möjlighet att krympa stora fandukar och ha
utrustning för detta.
Arbetsmetoder och hjälpmedel ska väljas med hänsyn till hantverkets art och
traditioner.
Entreprenören ska upprätta förslag till organisation med kvalitetsplan för uppdraget.
Entreprenören ska i planen redovisa hur han avser att säkra kvaliteten i uppdraget och
hur Entreprenörens kvalitetsuppföljning ska redovisas för beställaren. Kvalitetsplanen
ska innehålla organisation, metodbeskrivningar och utförandeprocesser för broderiet
och övrigt. Förslag till organisation och kvalitetsplan lämnas i anbudet och används för
bedömning i utvärderingen.
Möten angående entreprenaden samt kvalitetskontroller ska hållas enligt
överenskommelse. Vid kvalitetskontroll deltar båda parter. Protokoll förs av
Beställaren, men undertecknas av båda parter.
Entreprenören svarar för arbetsmiljön för egen personal.
Personal som utför broderiet ska behärska svenska språket vad gäller tal och skrift.
9

Kontrakt
Kontraktstid, uppsägningstid, förlängning
Detta avtal ska gälla fr.o.m. 2012-10-01 – 2014-09-30.
Avtalet kan förlängas t.o.m. 2015-09-30. Detta ska i så fall ske (två) 2 månader före
avtalstidens utgång. Beställaren äger själv rätten att fatta beslut om ev. förlängning.
Avtalet kan förlängas ytterligare ett (1) år t.o.m. 2016-09-30. Detta ska i så fall ske två
(2) månader före avtalstidens utgång. Beställaren äger själv rätten att fatta beslut om
ev. förlängning.
Kvalitetsansvariga personer
Parternas kvalitetsansvariga personer samt hur kontroll ska ske anges i kontraktet.
Ersättning för broderiarbeten
Varje broderiuppdrag ska föregås av en för uppdraget specifik offert. Ersättning utgår
mot inlämnande av faktura.
Ersättning för kostnadsändring (Indexreglering)
Fakturering
Betalning
Slutkontroll
Fast pris gäller med årlig indexreglering för avtalstiden 2012-10-01 – 2014-09-30 samt
vid ev. förlängning av avtalet
Fakturering görs efter slutleverans av varje enskilt uppdrag.
Faktureringsavgifter, expeditionsavgifter eller dylikt får inte faktureras.
Fakturor ställs till:
SFHM/Armémuseum
FE 130
838 80 Hackås
Ref: ESER
Fakturor ska betalas inom 30 dagar efter fakturaankomstdatum.
Vid försenad betalning utgår dröjsmålsränta enligt den lag samt ev. påminnelseavgift.
Slutkontroll av entreprenaden verkställs i samband med att avtalet upphör.
Slutkontroll utförs av parterna gemensamt och dokumenteras.
10