Inköpscontrollern - en lönsam investering

2012-03-07
Av Ulf Malmquist
Inköpscontrollern - en lönsam investering
Företagets lönsamhet påverkas direkt av hur inköpen styrs. Det är hög tid för alla
företag att skaffa sig en inköpscontroller.
Den i särklass största kostnadsposten inom flertalet företag är köpta varor och tjänster från externa
leverantörer. Storleksmässigt varierar den kraftigt mellan olika branscher. För renodlade
tjänsteföretag som till exempel bemanningsföretag, finans-/bankverksamhet, konsultbolag och
utbildningsbolag uppgår andelen köpta varor och tjänster ofta till mindre än 10 procent av totala
kostnaderna. En ytterlighet åt andra hållet är handelsbolag där den ofta uppgår till mer än 90
procent. Genomsnittligt för alla typer av branscher uppgår den till ca 60 procent av totala
kostnadsmassan.
Hur inköpen styrs har alltså en avgörande betydelse för företagets lönsamhet. Konstaterandet stärks
av att en sparad inköpskrona återfinns till 100 procent i företagets resultat. Vikten av att inköp
bedrivs på ett effektivt och planerat sätt accentueras av en allt starkare fokusering på
kärnverksamhet i företagen. Icke kärnverksamhetsrelaterade delar outsourcas vilket innebär att
andelen inköp ökar.
Ett antal undersökningar visar att kunskapen om hur stor kostnadsposten för inköp är i det egna
företaget är mycket låg bland beslutsfattare. Något som naturligtvis är alarmerande.
Styra och följa upp
Att det finns potentialer för kostnadssänkning inom inköp har påvisats i ett antal genomförda
benchmarkingstudier. Kostnadssänkningar på nivån 10 procent totalt sett har visat sig klart möjliga.
En grundförutsättning för att nå detta är att ta ett helhetsgrepp på inköpen och styra och följa upp
dem löpande på ett effektivt sätt. Något som är förbisett i många företag. Det yttersta ansvaret för
inköpsverksamheten i företaget har Inköpschefen (CPO). Översatt i sjöfartstermer är CPO:n Inköps
Befälhavare. På fartyg finns utöver Befälhavaren en Styrman som lotsar fartyget fram på rätt kurs
mellan grynnor och skär. Så bör även vara fallet inom ett företags inköpsverksamhet där Styrmannen
utgörs av en inköpscontroller.
Insikten om att en inköpscontroller behövs har ökat under senare år och det blir allt vanligare att
företag inrättar denna typ av tjänst. Detta har hitintills framförallt skett inom handelsbolag där
inköpen är en del av själva kärnverksamheten. Men en inköpscontroller är helt klart motiverad även
inom andra branscher.
Inköpscontrollern ges ett övergripande ansvar för inköpsplaneringsprocessen, budgetering av inköp,
uppföljning av nyckeltal, kapitalbindning samt löpande ansvar för att analysera inköpsverksamheten.
Inköpscontrollern skall vidare utveckla analysmetoder och signalsystem för mätning/uppföljning. Han
eller hon skall även driva på förbättringsarbetet och följa upp resultat.
Några exempel på konkreta arbetsuppgifter för inköpscontrollern:
• Ledning och utveckling av intern inköpsrapportering
• Definiera och löpande följa upp nyckeltal/KPI:er (Key Performance Indicators) inom inköp
• Bistå CPO:n och Kategoriansvariga inom inköpsavdelningen

• Utarbeta inköpsbudget och prognoser
• Koordinering mellan Inköp och Ekonomi
• Omvärldsbevakning – underlag för inköpsstrategier
• Mäta processeffektiviteten inom inköp
• Utveckla och arbeta med "early warnings"-system för inköp
Organisatoriskt tillhör inköpscontrollern oftast Inköp men kan likaväl rapportera direkt till CFO.
En nödvändig utgångspunkt för inköpscontrollerns arbete är att ha genomfört en spendanalys. Denna
visar aktuella inköpsdata såsom inköpsvärden, antal leverantörer och antal leverantörsfakturor
nedbrutna i en struktur av inköpskategorier representerande olika typer av varor och tjänster som
företaget köper.
En annan dimension är att fördela inköpsdata per organisatorisk enhet i företaget. En sådan
nedbrytning av inköpsdata skapar företagets ”köpbild” och utgör ett tydligt underlag för att
identifiera var det finns möjligheter att effektivisera och sänka kostnader samt definiera konkreta
effektiviseringsmål att styra mot.
Tidshorisonter och resursinsatser för att ta hem uppskattade potentialer varierar mellan olika
inköpskategorier. Vissa kan vara kortsiktiga medan andra är mer långsiktiga. Prioriterade
inköpskategorier att börja med är sådana där det är uppenbart att man snabbt kan nå resultat eller
där köpvärdet är stort.
Kategoristyrning som arbetssätt
Ett arbetssätt för att nå kostnadseffektivitet inom inköp är att införa kategoristyrning (Category
Management), något som tillämpas i allt fler företag. Med kategoristyrning menas ett definierat och
samlat inköpsansvar för varor/tjänster som kan köpas från en och samma leverantörsmarknad.
Det handlar om att per inköpskategori välja en optimal leverantörsportfölj och utveckla samt vårda
den så att den besparingspotential och de mervärden som finns löpande kan realiseras. Det viktiga
grundarbetet tar sin utgångspunkt i hur inköpskategorin hanteras i dagsläget, vilka inköpsvärden,
antal leverantörer som gäller och hur leverantörsmarknaden ser ut etc. Därefter arbetar man vidare
steg för steg till dess implementeringen är klar och mätning/uppföljning kommit igång.
Kategoristyrning beaktar möjliga kostnadsbesparingar i tre dimensioner: Produkt, Process och Pris –
"de tre P:na".
Kategoristyrning förenklar att sätta tydliga mål och definiera KPI:er nedbrutet till en konkret nivå och
fördelat på ansvariga inköpare. Detta gör det lättare för inköpscontrollern att löpande följa upp
resultat, analysera och vid behov föreslå korrigerande åtgärder.
Genom att tillämpa kategoristyrning finns det konkreta exempel på kostnadssänkningar på upp till
30-40 procent för enskilda inköpskategorier. Dessa nivåer har framförallt nåtts inom inköpsområdet
”Indirekt materiel och tjänster”. Med kategoristyrning som arbetssätt ökar kravet på att
inköpskostnader måste kunna följas upp mot en stringent kontoplan. Inköps- och ekonomifunktionen
i företaget måste därmed närma sig varandra och samverka på ett mer planerat sätt än tidigare. Här
har inköpscontrollern en viktig uppgift att fylla som ”kitt” mellan Inköp och Ekonomi.
Det finns undersökningar (bland annat A.T Kearney, European Spend Management Study 2011) som
visar att i genomsnitt ca 30 procent av inköpen i ett företag görs utan inköpsfunktionens inblandning
och utanför tecknande avtal. Utöver att inköpen då görs till högre inköpskostnader än om de skulle
ha gjorts med inköpsfunktionens deltagande, läggs det ner en massa tid av medarbetare som istället
borde göra det de är anställda för. Merparten av ”vilda inköp” finns inom området ”Indirekt materiel
och tjänster”. En av utmaningarna att stävja vilda inköp är att få företagets ledning och medarbetare
att ändra sina attityder och sitt inköpsbeteende. En annan pedagogisk uppgift är att skapa förståelse

för skillnaden mellan pris och kostnad. Här har inköpscontrollern en viktig uppgift att fylla.
Det finns alltså uppenbara skäl till att företag inrättar funktionen Inköpscontroller om de inte redan
har det. Det är en är investering som har en extremt kort återbetalningstid.
I det lite längre perspektivet kan inköpscontrollern spela en avgörande roll för företagets lönsamhet,
konkurrenskraft och överlevnad.