Dokumenthantering med inbyggd säker ... - IbisSoft

P R OBIS
I – D O K U M E N T H A N T E R I N G S
O K U M E N T H A N T E R I N G S S Y S T E M
Dokumenthantering med inbyggd
säker kommunikationskanal
IbisSoft AB, Box 19567,104 32 Stockholm
www.ibissoft.se
Epost: info@ibissoft.se
Telefon: 08-151010
Vad är det?
it?
För vad
ProBis är ett verktyg för att:
• lagra,
• söka,
• redigera,
• utbyta och kommunicera,
• dela, och
• spåra
dokument i verksamheten.
ProBis är utvecklat för hantering av operativa dokument
Passar till
ProBis effektiviserar hanteringen av operativa dokument som mötesagendor och protokoll, utkast, offerter,
presentationsbilder, överenskommelser, avtal, kontrakt, d.v.s. dokument med följande egenskaper:
• Relativ kort men intensiv livscykel, det betyder att de skapas, läses, ändras och diskuteras av ett fåtal
eller många medarbetare samtidigt
• Det finns behov att ha dokumenten sparade i arkiv efter livscykeln är avslutad. Detta på grund av
juridiska krav, eller i syfte att arkivera information för framtida lärande, eller statistisk analys
• De behöver snabbt hittas genom sammanhang. T.ex. genom vem som läste eller redigerade
dokumentet, av vilken anledning det skapades, till vem man har skickat det o.s.v.
För användning i:
För vem
Samverkande grupper som har behov av att:
• Garantera att dokument inte försvinner eller blir liggande på en svåråtkomlig plats
• Skydda känsliga dokument från att bli tillgängliga utanför gruppen
• Göra s.k. allmänna dokument tillgängliga för medarbetare utanför gruppen
• Göra dokumenten fullt spårbara, från skapandet till förändring och användning
• Söka dokument genom hur det använts (s.k. användningsrelaterad sökning)
Egenskaper
Vad får jag?
• Enkelt att importera dokument och skapa nya dokument från t.ex. en mall utan att lämna systemet
• Tät och flexibel integration med externa redigerings- och visningsprogram som t.ex. Microsoft Office och
Acrobat Reader. Man kan redigera och läsa dokument med de verktyg som redan används i
organisationen.
• Enkelt att gruppera och gruppera om dokument baserat på hur de används i den operativa
verksamheten
• Enkelt att definiera nya samverkande grupper eller ändra i de befintliga

P R OBIS
I – D O K U M E N T H A N T E R I N G S
O K U M E N T H A N T E R I N G S S Y S T E M
• Enkelt att dela dokument mellan olika grupper
• Enkelt att begränsa tillgången till dokument
• Effektiv kanal för dokumentrelaterad kommunikation utan att dokumentet lämnar systemet
• Automatisk notifiering (on-line eller e-post) när t.ex. någon annan vill att du läser och kommenterar ett
dokument
• Prenumeration till händelser, t.ex. att ett nytt dokument skapades, ändrades eller togs bort
• Enkelt att planera arbetet med dokument och rapportera när klart
• Automatisk spårning av dokument som
−
−
−
−
−
när dokumentet skapades, ändrades och av vem
dokumentets utseende innan och efter varje ändring
vem som läst eller skulle ha läst dokumentet
från vem (utanför organisationen) dokumentet kommit ifrån, till vem man har skickat det
och hur det såg ut vid just det tillfället
anledningen till att dokumentet skapades, ändrades eller skickades
• Sökning baserat på dokumentets titel, författare och sammanfattningar
• Sökning baserat på dokuments användning och sammanhang som t.ex. vilka som läste eller ändrade
dokumentet inom ett tidsintervall, vem dokumentet skickades till, o.s.v.
• Sökning på både aktuella och arkiverade dokument
Hur får jag
det?
Grundprinciper
ProBis är utvecklat på två grundprinciper:
• Processbegreppet. Varje process har en arbetsyta
där man lägger nya och befintliga dokument.
Dokumentprocessen har en logg (utfört) och en att
göra lista (ska utföras). I loggen registreras alla
händelser som rör dokumentprocessens arbetsyta,
t.ex. fått, skickat, läst, ändrats. Processens att göra
lista visar vilka uppgifter som är planerade och ska
utföras av användarna. En användare kan ingå i
flera processer samtidigt och ha uppgifter
planerade i samtliga. Att göra listan är också en
effektiv kommunikationsväg mellan användarna och
eliminerar behovet av ostrukturerad kommunikation
(som e-post) utanför systemet.
Processen håller ordning på dokument- och
informationsflödet
Loggen och att-göra-listan håller ihop allt i
sitt rätta sammanhang
• Historisk databas. Databasen lagrar automatiskt alla föregående tillstånd (versioner) av alla
verksamhetsobjekt som dokument, personer, grupper och processer. Databasen fungerar även som en
tidsmaskin och kan enkelt visa de föregående tillstånden (versionerna) av alla verksamhetsobjekt för
användaren.
Verksamhetsnytta
Vad kan jag
åstadkomma?
• Hög säkerhetsnivå för verksamhetsinformation, systemet är ett gemensamt lager för dokument som
vanligen spridda i organisationen på olika lagringsplatser som i e-post program, lokala hårddiskar, hyllor,
pärmar och kartonger. Med central backup säkerhetsställs att inga dokument försvinner. Eventuella
ändringar i dokument som gjorts felaktigt eller av misstag kan spåras och dokumentet kan återställas till
2

P R OBIS
I – D O K U M E N T H A N T E R I N G S
O K U M E N T H A N T E R I N G S S Y S T E M
önskat tillstånd (version). Ett dokument som oavsiktligt har tagits bort kan enkelt återfås. Tillgång till
känsliga dokument kan begränsas. Dokumentrelaterad kommunikation görs inom systemet och
minimerar risken föra att ett känsligt dokument hamnar i ett lokalt e-postprogram och där blir oavsiktligt
exponerat genom t.ex. virus, eller en kvarglömd bärbar dator någonstans utanför organisationen.
Dokumentkommunikationen inom systemet tar också bort risken att användare arbetar i olika versioner
av dokumentet då endast ett fysiskt dokument finns lagrat.
• Hög tillgänglighet till verksamhetsinformation, aktuell, historisk och arkiverad. Med hög tillgänglighet
främjas återanvändning av dokument, organisationens lärande och statistisk analys av hur dokument
används.
• Effektivisering av informationsflödet i och med att den interna kommunikationen sker genom en effektiv
och säker kanal. Det interna e-postflödet minskar radikalt och e-post kanalen lämnas för extern
kommunikation och dokumentutbyte.
Teknisk specifikation
Vad behövs?
• Fungerar i MS-Windows miljö på både server- och klient sida
• MS SQL Server version 7.0 eller högre. Kopplingar andra databashanterare som t.ex. Oracle görs genom
separat överenskommelse
• Klientprogramvaran kan placeras på en gemensam server
• Klienter kan köras på distans via Internet uppkoppling (kräver VPN)
• Som standard levereras integration med Microsoft Office. Går att byta till t.ex. Open Office
• Enkelt att anpassa till verksamhetens behov genom tabeller och helt utan programmering
• Möjlighet att introducera processer med workflow liknande regler (kravspecifikation och separat
överenskommelse krävs)
Fördelar
Varför
ProBis?
ProBis är ett kraftfull, men praktiskt verktyg:
• Kräver minimala datorresurser, man behöver bara vanliga datorer med Windows och en server med MS
SQL Server. Kostnadseffektiv för både större och mindre arbetsgrupper och organisationer. Kan även
levereras som singel användare version utan att server krävs
• Enkel installation och att använda. Går att lära sig genom att göra, ingen information kan förstöras tack
vare den historiska databasen
• ProBis har rik funktionalitet men inte alla användare behöver vara skickliga på att använda hela
systemet:
−
−
Sporadiska eller sällan användare kan bjudas in att läsa, redigera och kommentera
dokument utan de behöver kunna systemet fullt ut
Chefer och ledning kan nyttja den höga tillgängligheten till verksamhetsinformation och få
full kontroll över nuläget
3