Bilaga 2 - Handelshögskolan i Stockholm

Bilaga 6: Riktlinjer för hantering av studentuppgifter gentemot
extern part (preliminär)
1. Bakgrund
HHS erhåller kontinuerligt förfrågningar om studentuppgifter, både i rekryterings- och
marknadsföringssyfte, och högskolan har därför riktlinjer för hur personuppgifter skall hanteras
gentemot extern part. Att det inom HHS finns flera enheter som har externa kontakter gör det
ännu viktigare att det finns en gemensam policy.
2. Riktlinjer
HHS värnar om sina studenters integritet och är allmänt restriktiv kring att lämna ut uppgifter om
studenter till extern part. (HHS faller ej under offentlighetsprincipen och har ingen skyldighet att
lämna ut information.) Givetvis följer HHS personuppgiftslagen (PUL), vilket bl a innebär att
studenterna skriver under ett studentavtal vid inskrivningen och därmed godtar att HHS bearbetar
och lämnar ut deras personuppgifter till tredje part. Detta skall emellertid, som ovan påpekats, ske
enligt vissa regler och med restriktivitet
Vid extern förfrågan om enskilda individer bekräftar Student & Alumni Services normalt huruvida
vederbörande varit inskriven på högskolan. Andra uppgifter lämnas ej ut såvida de inte är offentliga
(tex officiella pris, dean’s list etc).
Kontaktinformation till en grupp eller till samtliga inskrivna studenter lämnas ut under
förutsättning att HHS bedömer det vara i studenternas och högskolans intresse. Denna förmedling
skall då helst ske via HHS – dvs att HHS agerar mellanhand för distributionen av informationen –
alternativt kan ett avtal upprättas som stipulerar hur adresserna får användas.
Notera att HHS oftast accepterar förfrågningar från myndigheter, ideella organisationer och
marknadsundersökningsföretag som arbetar med samhällsinformation. Motringning eller annan
metod skall alltid användas för att verifiera frågeställaren.
2.1 Externa kontakter
Kontakter i rekryteringssyfte kanaliseras främst via Studentkåren (aktiva studenter) alternativt via
AlumniNet (alumni). Det kan även göras specialkörningar i studentdatabasen åt t.ex HHS
partnerföretag.
Beträffande marknadsföringsutskick (inklusive marknadsundersökningar) är det Studentkåren som
avgör om utskicket är av intresse för dess medlemmar. Studenter erbjuds möjligheten att avböja
utskick, och det åligger studentkåren att ombesörja att detta genomförs och respekteras.
Marknadsundersökningar riktade direkt till studenter bör undvikas. Att lägga ut en
”blänkare/annons/länk” på Kårportalen kan vara ett alternativ till utskick.
Studenter från andra högskolor som vill göra studentenkätundersökningar skall hänvisas till
Student & Alumni Services. Enkäterna granskas och studenterna får sedan själva kontakta lämplig
kursansvarig för att be om lov att efter lektion få dela ut sin enkät. Om det är frågan om att e-
39