Frågor och svar om upphandling av ramavtal för LiA 13feb1

Frågor och svar, ramavtalsupphandling till LiA-projektet, 2012-02-13
Vi har fått frågor om att precisera vad vi menar med olika detaljer i upphandlingsunderlaget
och har därför beslutat att gå ut med denna kompletterande information. Den kommer att
läggas ut på hemsidan och skickas ut till dem som fick inbjudan att lämna anbud. Följande är
preciseringar, i sak är inget förändrat, utom möjligen tolkningen av prissättning.
LiA-projektets avsikt med upphandlingen av ramavtalsaktörer är att lista ett antal aktörer med
grundläggande kapacitet att medverka i LiA-projektet. Därefter kommer vi att presentera mer
specifika krav inför aktuella insatser. Detta innebär att de skarpa skallkraven för att få teckna
ramavtal är förhållandevis få, följande är inledning av kapitel 2 i upphandlingen:
Utdrag från upphandlingsunderlaget:
2. Kravspecifikation
En aktör som vill teckna ramavtal med LiA-projektet skall i sitt anbud visa att man uppfyller
följande specifikationer:
• Skall med egna ord kunna beskriva sin egen förståelse av LiA-mässighet.
• Skall kunna presentera på vilket sätt aktören kan bidra till att genomföra något av de
moment som skall genomföras i LiA-projektet, eller förstärka projektet som sådant.
Frågor och svar:
Vilka är egentligen skallkraven som måste uppfyllas?
Detta är de två enda skallkraven i ramavtalsupphandlingen, LiA-mässighet och något att bidra
med. När det gäller förståelsen av LiA-mässighet ställs inte andra krav än vad som är möjligt
att läsa sig till i de dokument vi hänvisar till, dvs:
• Upphandlingsunderlaget för ramavtal från 2 februari 2012
• Avstämningsrapporten efter mobiliseringsfasen, www.liaprojektet.se
Efter de två skallkraven följer en rad önskade erfarenheter som är meriterande, men de är inte
skallkrav. Mer specifika skallkrav kommer att preciseras i den andra konkurrensutsättningen.
Utdrag från upphandlingsunderlaget:
2.2 Krav på konsulten
Med konsulten avses den eller de personer hos anbudsgivaren som ska arbeta med uppdraget.
• Konsulten skall ha dokumenterade kunskaper inom de områden som ramavtalsaktören
presenterar tjänster.
• Konsulten skall ha erfarenhet av liknande uppdrag.
• Konsulten skall lämna referenser från tidigare utförda uppdrag.
Frågor och svar:
Vad innebär ”skall” under rubriken ”Krav på konsulten” – är det också skallkrav?
För det första vill vi i sammanhanget peka på att i enmansföretag sammanfaller leverantör,
ramavtalsaktör och konsult.
Bland skallkraven krävs en presentation av vad aktören kan bidra med. Anbudet bör därtill
innehålla hänvisning till liknande erfarenheter, dessa blir dokumenterade genom att ange dem
i anbudet. Rapporter från tidigare utförda uppdrag stärker dokumentationen men behöver inte
bifogas. Två referenser bör finnas vid förfrågan.

Utdrag från upphandlingsunderlaget:
3.1 Pris
Lämnat pris ska omfatta samtliga kostnader som uppkommer på grund av uppdraget, som
t.ex. resor, eventuella övernattningar samt övrigt material som behövs för uppdraget.
• Pris skall anges per timma (60 minuter) samt för hel dag
• Priserna ska anges inklusive moms.
• Fast pris ska gälla under avtalsperioden
• Konsulten ska inneha F-skattsedel och själv betala de sociala avgifterna.
Frågor och svar:
Hur skall resor, material och övernattningar kunna räknas in i arvodet?
Grundprincipen är att allt skall ingå i priset, men inte på det sätt som ovanstående text ger
intryck av. Här följer en precisering av vad vi menar med avskalat timpris inklusive allt.
Utöver arvodet betalar LiA-projektet för:
• resor med billigaste färdmedel, om bil måste användas betalas 18,50 kronor per mil.
Kostnad för hyrbil betalas inte.
• övernattningar som är nödvändiga vid exempelvis flerdagars förrättningar.
• material till deltagarna som är planerat eller överenskommet för uppdraget.
Aktören skall inkludera alla kostnader för egen IT-utrustning, telefon mm i sitt arvode.
Priset per timma skall vara avskalad effektiv tid och inte inkludera uppstart, förberedelse,
avslutning och rapportering. Istället tillämpar LiA-projektet principen att vi betalar för det, vi
avtalar om vilken tid aktören får lägga ned på förberedelse, rapportering mm och får ersättning
för det mot den avtalade timkostnaden. En majoritet av ramavtalsaktörerna förväntas
debitera 450 – 900 kronor per timme inklusive moms. Det är i den storleksordningen vi har
budgeterat för de olika insatserna.
Restid kan i vissa fall bli aktuellt att ersätta, exempelvis när en insats i en kommun följs av en
ny insats i en annan kommun.
Insatser som är av karaktären en tidsbestämd och återkommande insats med förutsägbar
förberedelse och rapportering kan prissättas i ett paket, det kan exempelvis gälla handledning
av en grupp eller föreläsning. Ange vad paketet gäller och priset per timma för hela paketet.
LiA-projektet är fullt införstådda med att vi inte kan anlita aktörer under ett fåtal timmar och
förvänta oss att aktören själv står för restid och eventuellt annan uppstartskostnad. Inför varje
aktuell insats kommer ett mer preciserat upphandlingsunderlag till den andra konkurrensutsättningen,
då blir priset lättare att sätta och mer avgörande. Det viktiga priset för ramavtal
är priset per effektiv avskalad timme.
Utdrag från upphandlingsunderlaget:

3.6 Äganderätt och nyttjanderätt
Grundprincipen i LiA-projektet är att allt som produceras i projektet skall vara öppet och
tillgängligt för alla, ingen aktör kan hävda ensamrätt till det som producerats.
LiA-projektet ska ha äganderätt till materialet som leverantören upprättar. LiA-projektet ska
även avseende dessa dokument ha sådan förfoganderätt som avses i 1 kap 2 § lagen om
upphovsrätt till litterära och konstnärliga verk (1960:729) och som bl.a. innebär en rätt
för LiA-projektet att utan extra ersättning förfoga över verken genom att t ex framställa
exemplar av dem eller på olika sätt göra dem tillgängliga för allmänheten.
Frågor och svar:
Vad gäller för rätten till metoder och upplägg som man är med och tar fram?
Skrivningen syftar i första hand på det som aktören är med och producerar i LiA-projektet.
Aktör som bidrar med ett eget material och vill skydda det från att bli fritt för alla kan i så fall
avtala med LiA-projektet om vad som skall gälla, om ett sådant fall skulle bli aktuellt.
Aktören har rätt att använda det som produceras i LiA-projektet i andra sammanhang,
eftersom principen är att allt skall vara fritt för alla.
Utdrag från upphandlingsunderlaget:
4.9 Handlingar som ska bifogas i anbudet
Anbud ska innehålla följande handlingar och uppgifter;
• Anbudet ska vara undertecknat av behörig firmatecknare.
• Anbudet ska innehålla uppgift om referenser från minst två uppdragsgivare.
• Anbudet ska innehålla uppgifter om vem eller vilka som ska utföra uppdraget.
• Anbudet ska innehålla en meritförteckning för de personer som skall utföra uppdraget.
Förteckningen ska visa i vilken mån krav och önskemål under rubriken 2 är uppfyllda.
• Dokumenterade erfarenheter av liknande uppdrag.
Frågor och svar:
Vad är det som måste bifogas anbudet?
Det är tyvärr en missvisande rubrik i upphandlingsunderlaget. Inget behöver finnas i särskild
bilaga utan det går bra att besvara dessa frågor i själva anbudet. Ange där i vilken mån det
finns erfarenhet av: kommunal verksamhet, utveckling av ledare, jämställdhets- och tillgänglighetsfrågor,
erfarenhet av folkbildning eller samverkan med den regionala kompetensplattformen.
Skriv i anbudet om erfarenheter från liknande uppdrag, därmed räknas dessa som
dokumenterade.
Utdrag från upphandlingsunderlaget:
4.10 Anbudsprövning
1. Anbud kommer att prövas mot de krav som ställs under punkt 2. Om kraven på
anbudsgivaren inte uppfylls kommer anbudet att förkastas.
2. Alla aktörer som uppfyller kraven kommer att erbjudas ett ramavtal.
Frågor och svar:
Vilken viktning gäller mellan de olika kraven?

För ramavtal gäller ingen viktning mellan de två skallkraven från rubrik 2. Priset blir
avgörande först i den andra konkurrensutsättningen, enligt specifikation ovan.
Frågor och svar:
Kommer LiA-projektet att fördela uppdrag mellan ramavtalsaktörerna?
Nej, LiA-projektet tillämpar inte någon fördelningsprincip för att sprida uppdrag mellan de
olika aktörerna med ramavtal. Ramavtalet ger rätt till att få ta del av underlag inför varje
enskild insats, men ingen garanti om tilldelning.
Frågor och svar:
Finns det någon mall att fylla i för anbudet?
Nej, inte för anbudet till ramavtal. Inför den andra konkurrensutsättningen kommer vi att
använda en formaliserad mall när vi presenterar insatserna, det är möjligt att vi även tar fram
en motsvarande mall för att svara på den.
Frågor och svar:
Vad händer härnäst?
Sista anbudsdag är 20 februari, beslut om erbjudande om ramavtal kommer att tas 23 februari.
Snarast därefter skickar vi ut besked med erbjudande om att teckna ramavtal. Först därefter
blir det aktuellt att presentera konkreta insatser som skall göras i projektet, därefter lämnar ni
som är intresserade anbud på dessa presentationer och då sker en utvärdering av dessa.
Vi tackar för ert intresse för vår upphandling av ramavtalsaktörer!
Tomas Rydsmo
Ordförande i styrgruppen för LiA-projeket
och rektor för Ljungskile folkhögskola