Från idé till projektplan

Från idé till projektplan
Detta är ett bakgrundsmaterial som hjälper dig koka ner din idé till en projektplan. Detta tar inte hänsyn
till projektplanens formalia – dvs hur den rent konkret är strukturerad. Mer och tydlig information om
hur detta sker finns i Handbok för mindre projekt.
Förstudiefasen:
I denna fas studeras idén ur en vid synvinkel. Det gäller att söka, beskriva och välja alternativ samt
bedöma idéns värde och genomförbarhet. Avsikten är att öka förståelsen och kunskapen om idén
genom att beskriva varför och hur den bör förverkligas och vilket resultat som kan uppnås.
Några viktiga moment:
• Beskriv bakgrund och omgivning
• Identifiera intressenter och deras behov samt egna önskemål
• Beskriv möjliga resultat som skulle kunna täcka behoven och
önskemålen
• Välj ett av de beskrivna resultaten och eventuella reservalternativ
• Tydliggör valt resultat och reservalternativ med avseende på
förutsättningar, risker och framgångsfaktorer
• Ta ställning till om idén skall förverkligas i form av ett projekt
eller på annat sätt
• Gör en grov uppskattning av kompetens- och resursbehov
samt tidsåtgång för genomförandet.
I förstudiefasen bör du fundera över följande och liknande frågeställningar:
Bakgrund
- Varför startar projektet Vilka behov finns
- Vad förväntas projektet leverera
- Hur omfattande är projektet i tid, antal personer mm
- Har liknande projekt gjorts tidigare Erfarenheter
Nuläge
- Beskriv dagsläget
- Finns någon involverad i projektet i nuläget
Från idé till projektplan— Hållbar utveckling - projektkurs, höstterminen 2008 • s. 1/ 8
Cemus – Centrum för miljö- och utvecklingsstudier, Villavägen 16, 752 36 Uppsala • sara.andersson@cemus.uu.se

Startfasen:
I denna fas görs förberedelser för att få ett effektivt projektgenomförande. Ett väl utfört arbete i
startfasen kan vara helt avgörande för projektets möjlighet att lyckas.
Några viktiga moment:
• Gå igenom bakgrund och hittills utfört arbete
• Gör en intressentanalys
• Klargör projektets ambitionsnivå genom att beskriva effektmål
• Beskriv projektets arena (projektmål, tids- och resursramar
samt övriga förutsättningar)
• Visualisera projektet, gärna med hjälp av olika strukturbilder
• Organisera projektet och beskriv hur samverkan ska fungera
såväl inom projektet som med projektmiljön
• Planera och budgetera projektet
• Förankra projektet internt och externt samt säkra resurser
• Beskriv projektets möjligheter och risker, med förslag till
åtgärder
• Beskriv hur uppföljning av arbetet skall ske.
Observera att ni bör klargöra för er själva hur ni tänker er projektet utifrån ovanstående kriterier innan
ni skriver er projektplan. Ju klarare bild ni själva har över projektet innan ni skriver er projektplan, och
därmed låser fast er vid projektmål och leveransstrukturer, desto bättre blir ofta projektet.
Övningar:
Intressenter:
En intressent är en organisation, grupp eller individ utanför själva projektorganisationen som har
förväntningar på projektet eller som påverkar/påverkas av dess genomförande eller resultat.
- Identifiera ditt projekts intressenter
- Dela in intressenterna i primära eller sekundära (sekundära intressenter är sådana man generellt
kan bortse ifrån, även om de påverkas av projektet)
- Varför är dessa intressenter Hur påverkas av de projektet Vad har de för behov och intressen
Från idé till projektplan— Hållbar utveckling - projektkurs, höstterminen 2008 • s. 2/ 8
Cemus – Centrum för miljö- och utvecklingsstudier, Villavägen 16, 752 36 Uppsala • sara.andersson@cemus.uu.se

Placera in intressenterna i modellen nedan. Ju längre upp i figuren, desto mer positiva är de.
Anteckningar +
Sekundära intressenter
+
Primära intressenter
-
Tänk på att inte låta intressenternas behov trumfa beställarens/kundens behov och önskningar. Tänk
också på att en person som krävs för det direkta genomförandet av projektet inte är en intressent utan
en person i din projektgrupp med en tydlig roll. Fundera också över hur du ska hantera olika typer av
intressenter.
-
Från idé till projektplan— Hållbar utveckling - projektkurs, höstterminen 2008 • s. 3/ 8
Cemus – Centrum för miljö- och utvecklingsstudier, Villavägen 16, 752 36 Uppsala • sara.andersson@cemus.uu.se

Effektmål:
Effektmålet är syftet till projektet och beskriver de effekter som ska nås på lång sikt till följd av att
projektets resultat nyttjas. Effektmålet ska besvara frågan om varför just detta projekt ska genomföras.
Sträva efter att beskriva ett tillstånd och att göra detta på ett mätbart sätt. Undvik att bli allt för
långsiktig och orealistisk. Tänk också på ditt projekts intressenter – hur kan deras effektmål kombineras
med det egna projektets
Anteckningar
5. Projektidéer
Från idé till projektplan— Hållbar utveckling - projektkurs, höstterminen 2008 • s. 4/ 8
Cemus – Centrum för miljö- och utvecklingsstudier, Villavägen 16, 752 36 Uppsala • sara.andersson@cemus.uu.se

Projektmål:
Projektmålet är det som det specifika projektet ska leverera – varken mer eller mindre. Det är utifrån
projektmålet som projektet följs upp och utvärderas. Även detta bör beskrivas i form av ett tillstånd. En
generell regel är att projektmålet ska vara specifikt, mätbart, accepterat (av projektgrupp såväl som
beställare), realistiskt och avgränsat. Glöm inte att det finns en tydlig koppling till projektets effektmål.
Projektmålet pekar mot effektmålet och även om projektet inte direkt lyckas leverera på effektmål är
projektmålet alltid en del på vägen mot effektmålet.
Beskriv nu ditt projektmål. Oftast kan detta göras med 2-3 meningar. Om så inte är fallet bör du dela upp
ditt projektmål i ett huvudmål och delmål. Tänk på att delmål inte är detsamma som milstolpar. En
milstolpe är ett resultat som behövs för att leverera det slutgiltiga projektresultatet, medan ett delmål är
en del av detta slutgiltiga resultat. Stäm också av så att dina projektmål verkligen pekar mot projektets
effektmål. Fundera också över ditt projekts fokus – vad är viktigast av tid, prestanda och resurser
Placera ut detta i triangeln. Tänk på att placera ditt fokus på triangelns yttre linje, så att din figur på ett
tydligt sätt illustrerar vad som är viktigast för ditt projektgenomförande.
Anteckningar
Prestanda
Resurser
Tid
Från idé till projektplan— Hållbar utveckling - projektkurs, höstterminen 2008 • s. 5/ 8
Cemus – Centrum för miljö- och utvecklingsstudier, Villavägen 16, 752 36 Uppsala • sara.andersson@cemus.uu.se

Visualisera resultatet:
Visualisering av resultatet är ett sätt att skapa förståelse för vad man vill åstadkomma. Denna förståelse
är viktig för beställaren och projektets intressenter, men också för att skapa en gemensam bild av
projektet inom projektgruppen.
Nyttjandestruktur
En nyttjandestruktur visualiserar projektresultatets nytta/användbarhet. Här ska använda VERB för att
förklara vad man kan göra när projektet är levererat. Detta kan också innefatta upplevelser och känslor.
Dessa är nära förknippade med projektets effektmål, men dessa ska, till skillnad mot effektmålen, uppnås
som en direkt följd av att projektet blir klart.
Gör en skiss av din funktionsstruktur
Anteckningar
Från idé till projektplan— Hållbar utveckling - projektkurs, höstterminen 2008 • s. 6/ 8
Cemus – Centrum för miljö- och utvecklingsstudier, Villavägen 16, 752 36 Uppsala • sara.andersson@cemus.uu.se

Leveransstruktur
Använd din nyttjandestruktur för att precisera vad det är mer exakt projektet behöver leverera för att
du ska kunna realisera detta. Leveransstrukturen ska vara samstämmig med projektmålen. Du ska
leverera allt som står i projektmålet, men inte mer. (när man kommer till detta stadium i sin
projektprocess kan det därför vara bra att återgå till sina tidigare definierade projektmål och revidera
dessa). Leveransstrukturen beskrivs med SUBSTANTIV.
Anteckningar
Från idé till projektplan— Hållbar utveckling - projektkurs, höstterminen 2008 • s. 7/ 8
Cemus – Centrum för miljö- och utvecklingsstudier, Villavägen 16, 752 36 Uppsala • sara.andersson@cemus.uu.se

Arbetsstruktur
Utifrån din leveransstruktur – vad är det som måste göras Vem behöver kontaktas
Genom att definiera din arbetsstruktur och de arbetsuppgifter som måste utföras kan du uppskatta
projektets omfattning och vilka kompetenser du behöver. Fråga dig om omfattningen är rimlig utifrån
kursens storlek. Om inte – hur kan du ändra projektmålet
Anteckningar
Efter att ha kommit såhär långt i processen bör du ha en klar bild över ditt projekts mål och vad
som kommer att krävas för att uppnå det. Du bör också ha en klar bild över vilka andra som är
intresserade av ditt projekt och hur du kan bemöta/använda dig av dessa, samt vilka kompetenser
som kommer behövas för att genomföra ditt projekt och om du saknar några av dessa. Om du
saknar kompetens bör du precisera hur du kan komma förbi denna kompetensbrist.
För att göra en projektplan behöver du också göra en risk och möjlighetsanalys, samt definiera hur
projektgruppen ska organiseras. Risk- och möjlighetsanalysen har vi redan övat på och finns tydligt
beskriven i Handbok för mindre projekt. Organisationen blir i stort sett du själv, om du inte genom din
arbestsstrukturanalys kommit fram till att du behöver extern kompetens som är så stort att du bör
involvera någon med dessa kompetenser i din projektorganisation.
Från idé till projektplan— Hållbar utveckling - projektkurs, höstterminen 2008 • s. 8/ 8
Cemus – Centrum för miljö- och utvecklingsstudier, Villavägen 16, 752 36 Uppsala • sara.andersson@cemus.uu.se