2009-10 Inspektionsrapport Adolf Fredriks Musikklasser

S
STOCKHOLMS
STADSARKIV
LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN
INSPEKTIONSRAPPORT
SID 1 (9)
2009-05-07
DNR 9.3-2369/09
SSA 2009:10
Adolf Fredriks Musikklasser,
Att: Lars-Göran Jacobsson
Kopia: Agnetha Styrwoldt-Alfheim,
Utbildningsförvaltningen
samt Revisionskontoret
HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS
ADOLF FREDRIKS MUSIKKLASSER
Närvarande från Adolf Fredriks Musikklasser:
Lars-Göran Jacobsson
Rektor
Robert Öberg
Bitr. rektor
Eva Rederkrans
Skolkanslist
Närvarande från stadsarkivet:
Martin Ståhl
Martin Lindberg
Inspektionsförrättare
Protokollförare
Från Utbildningsförvaltningen deltog Jaan Pannel, arkivarie, samt Kerstin Wall,
arkivassistent. Jaan Pannel ersatte Agnetha Styrwoldt-Alfheim, arkivansvarig på
Utbildningsförvaltningen, på delegation.
SAMMANFATTNING
Stockholms stadsarkiv inspekterade Adolf Fredriks Musikklasser 2009-03-30.
Skolan är en kommunal 4-9 skola med musikinriktning. Skolan inspekterades
senast 1996. Stadsarkivet kunde vid inspektionen konstatera vissa brister i skolans
hantering av allmänna handlingar, t.ex. gällande gallringen, arkivredovisningen
och förvaringen. På andra områden hade skolan dock bättre rutiner.
Inspektionen var föraviserad. I rapportens bilaga Hantera allmänna handlingar
klargörs verksamhetens behov av en styrd dokument- och informationshantering,
gällande regelverk, tid- och kostnadsrelaterade konsekvenser om regelverket inte
följs etc.
Box 22063, 104 22 Stockholm. Telefon 08-508 28 300. Fax 08-508 28 301
stadsarkivet@ssa.stockholm.se
Besöksadress Kungsklippan 6
www.ssa.stockholm.se

s
SID 2 (9)
SAMMANFATTNING AV FÖRELÄGGANDEN OCH
REKOMMENDATIONER
Förelägganden
Stadsarkivet förelägger Adolf Fredriks Musikklasser att:
- Fastställa ansvarsfördelningen för hanteringen av allmänna handlingar och arkiv.
- Upprätta rutiner för att rensa ut handlingar som inte ska arkiveras, för att undvika
att de blir allmän handling.
- Upprätta rutiner för arkivering av minnesanteckningar, utkast och koncept av
betydelse och som tillför ärendet sakuppgifter.
- Förstöra handlingar under kontroll.
- Verkställa gallring.
- Använda papper, pennor, faxar och kopiatorer som ger arkivbeständiga
handlingar.
- Upprätta en arkivbeskrivning enligt anvisningar i riktlinjerna. Observera att
föreläggandet också gäller avslutade arkiv, t.ex. en föregångares arkiv som
förvaras hos skolan. Arkivbeskrivningen ska då fungera som en sorts historik.
- Uppdatera arkivförteckningen så att den kan användas för att söka handlingar
(både analoga och digitala) som ska bevaras. Förteckningen ska ge information
om var handlingarna förvaras och hur handlingarna kan göras tillgängliga.
- Redovisa gallringsbara handlingar överskådligt. Se vidare under
rekommendationer nedan.
- Förvara allmänna handlingar skyddade. Regelverket gäller alla handlingar, med
undantag för handlingar som har två års gallringsfrist eller kortare. Skolan ska
själv göra bedömningen av de juridiska och ekonomiska riskerna om handlingarna
förstörs. Handlingar i kärnverksamheten ska prioriteras.
Adolf Fredriks Musikklasser ska senast den 2009-12-31 skriftligen redovisa hur
föreläggandena har åtgärdats.

s
SID 3 (9)
Rekommendationer
Stadsarkivet rekommenderar Adolf Fredriks Musikklasser att:
- Fastställa rektors ansvar.
- Fastställa ansvarsfördelningen mellan den centrala förvaltningen och skolan.
- Ge personalen tillräckliga kunskaper för att kunna hantera allmänna handlingar
enligt regelverket.
- Upprätta rutiner för att informera nyanställda om hantering av allmänna
handlingar enligt regelverket
- Fastställa ansvar och rutiner för att öppna och ta om hand post samma dag den
kommer in, oavsett om den kommer via fax, e-post eller vanlig post. Detta gäller
även personadresserad post.
- Uppmärksamma personalen på att upprättade och expedierade handlingar ska
diarieföras.
- Registrera e-post (och fax) i högre grad.
- Ta med kraven på arkivbeständighet i rutin för upphandling.
- Redovisa den gallringsbara informationen översiktligt genom att samlat kunna
presentera hanteringsanvisningarna (i undantagsfall samtliga gällande
gallringsbeslut) med övrig arkivredovisning. Volymredovisning ska endast göras
om skolan själv har nytta av det.

s
SID 4 (9)
ANSVAR OCH ARBETSUPPGIFTER
Arkivansvaret har fastställts delvis
Arkivansvarig på Utbildningsförvaltningen är Agnetha Styrwoldt-Alfheim, chef
för administrativa avdelningen och direkt underställd förvaltningschefen.
Arkivansvaret omfattar alla arkivbildare, dvs. även alla skolor. Vid
skolinspektionerna har detta arkivansvar delegerats till förvaltningens
arkivfunktion. Därför deltog Jaan Pannel som förvaltningens representant. Rektorn
för Adolf Fredriks Musikklasser, Lars-Göran Jacobsson, har ett
verksamhetsansvar för skolans hantering av allmänna handlingar. Detta
förhållande behöver fastställas formellt i skolans arkivinstruktion. Överlag bör
ansvarsfördelningen mellan skolan och Utbildningsförvaltningen tydligt
fastställas, t.ex. i delegationsordningen. Arkivinstruktionen har tagits fram centralt
av Utbildningsförvaltningen. Här uppmanar stadsarkivet att man justerar
arkivinstruktionen så att den stämmer överens med skolans organisation och
arbetssätt.
Särskilda arbetsuppgifter har delvis fördelats
Skolan har enligt uppgift ingen fastställd fördelning av arbetsuppgifterna som rör
arkivet. Stadsarkivet uppmanar att man tar Utbildningsförvaltningens mall för
detta till hjälp och i detta arbete specificerar vad var och en har för uppgifter och
ansvar. Arkivorganisationen är ändå hanterbar och man vet vem som skall göra
vilket arbete. Skolkanslisten fungerar som registrator och arkivhandläggare, med
bistånd av en kollega vid behov. Den övriga personalen känner till fördelningen.
Förelägganden
Adolf Fredriks Musikklasser ska fastställa ansvarsfördelningen för hanteringen av
allmänna handlingar och arkiv.
Rekommendationer
Skolan bör fastställa rektors ansvar.
Skolan bör fastställa ansvarsfördelningen mellan den centrala förvaltningen och
skolan.
KUNSKAP OM ALLMÄNNA HANDLINGAR
Kunskapsnivån bedöms av skolan som godtagbar inom administrationen, medan
den övriga personalens kunskap om hur man handskas med allmänna handlingar
bör fördjupas. Nyanställda och vikarier får ingen information om rutinerna kring
hanteringen av allmänna handlingar.

s
SID 5 (9)
Rekommendationer
Ge personalen tillräckliga kunskaper för att kunna hantera allmänna handlingar
enligt regelverket.
Upprätta rutiner för att informera nyanställda om hantering av allmänna
handlingar enligt regelverket.
HANTERINGSANVISNINGAR FÖR ALLMÄNNA
HANDLINGAR
Ordna handlingar enligt fastställda och välkända anvisningar
Adolf Fredriks Musikklasser använder den dokumenthanteringsplan som är
framtagen av Utbildningsförvaltningen och som finns för skolorna.
Dokumenthanteringsplanen innehåller i dagsläget vissa brister och vid en
inspektion av Utbildningsförvaltningen den 26 februari i år fick förvaltningen ett
föreläggande att uppdatera planen. När dokumenthanteringsplanen är klar kommer
skolan att informeras om detta. Skolan måste då se till att ta planen i bruk.
Fastställda diarieföringsrutiner finns delvis
Rutinerna för postöppning och registrering av allmänna handlingar har vissa
brister. Postöppningen och diarieföringen i Diabas är central utan ersättare vid
registrators frånvaro. Skolan använder sig inte av fullmakter för postöppning utan
den sker på en oregelbunden basis. Viss post öppnas av registrator och viss post
skickas vidare direkt till adressaten. Det finns inga regelbundna rutiner för att
öppna och ta om hand medarbetarnas e-post under längre frånvaro, speciellt under
sommaren. Både inkomna, upprättade/utgående och sekretessbelagda handlingar
diarieförs. Adolf Fredriks Musikklasser behöver se till att all post, oavsett
medium, tas om hand och ev. registreras samma dag den kommer in.
Rekommendationer
Skolan bör fastställa ansvar och rutiner för att öppna och ta om hand post samma
dag den kommer in, oavsett om den kommer via fax, e-post eller vanlig post. Detta
gäller även personadresserad post.
Skolan bör uppmärksamma personalen på att upprättade och expedierade
handlingar ska diarieföras.
Skolan bör registrera e-post (och fax) i högre grad.
Rutiner för arkivläggning finns inte
Skolan anser sig inte ha rutiner för att rensa ut handlingar som inte ska arkiveras,
för att undvika att de blir allmänna handlingar. Skolan bedömer också att det finns
tveksamheter i rutinerna hur ett ärende kan följas.

s
SID 6 (9)
Förelägganden
Skolan ska upprätta rutiner för att rensa ut handlingar som inte ska arkiveras, för
att undvika att de blir allmän handling.
Skolan ska upprätta rutiner för arkivering av minnesanteckningar, utkast och
koncept av betydelse och som tillför ärendet sakuppgifter.
BEVAKA ARKIVFRÅGOR VID VERKSAMHETS-
FÖRÄNDRINGAR
Inga förändringar i verksamheten är inplanerade.
TA STÄLLNING TILL VILKA ALLMÄNNA HANDLINGAR
SOM KAN FÖRSTÖRAS
Gallringsbeslut finns delvis
Adolf Fredriks Musikklasser tillämpar de gallringsbeslut som finns för
Utbildningsförvaltningen samt de generella gallringsbeslut som gäller för staden.
Vid tidigare omnämnd inspektion av Utbildningsförvaltningen fick förvaltningen
även ett föreläggande att värdera den information som finns på förvaltningen och
på skolorna och som ännu inte utretts i gallringshänseende. Bl.a. handlar det om
information i gemensamma system. När gallringsbeslut har fattats uppmanas
Adolf Fredriks Musikklasser att börja tillämpa dessa.
Gallringsbeslut tillämpas delvis
Adolf Fredriks Musikklasser gallrar inte helt i enlighet med de beslut som hittills
har fattats för Utbildningsförvaltningen. Det råder stor osäkerhet rörande det äldre
materialet. Nyupprättat material ställs ned i arkivet i väntan på gallring, endast en
del av detta tuggas i skolkanslistens rum. Stadsarkivet uppmärksammade skolan
på att gallringsprotokoll inte längre behöver föras.
Stadsarkivet tog också upp det faktum att typbevarandet av nationella prov nyligen
har upphävts. Adolf Fredriks Musikklasser var tidigare typskola och har
informerats om de nya gallringsbestämmelserna (se SSA 2009:5) av
Utbildningsförvaltningen. Stadsarkivet underströk att gallring av provsvaren, utom
de i svenska, förutsatte att resultatsammanställningar upprättades. Vill man gallra
retroaktivt måste man alltså ta fram sådana sammanställningar om detta inte redan
har gjorts. Möjligtvis kan skolan undantas ansvaret för att upprätta egna
sammanställningar för de senaste åren eftersom dessa redan finns i Bosko, men
detta måste först utredas med Utbildningsförvaltningen.

s
SID 7 (9)
Förelägganden
Skolan ska förstöra handlingar under kontroll.
Skolan ska verkställa gallring.
BEVARA ALLMÄNNA HANDLINGAR PÅ LÅNG
SIKT
Adolf Fredriks Musikklasser har inga egna system utan använder de som förvaltas
centralt, av stadsledningskontoret och Utbildningsförvaltningen.
Arkivbeständiga produkter används delvis
Skolan kunde inte med säkerhet ange om de papper, pennor, skrivare, faxar och
kopiatorer etc. som används lever upp till de tekniska krav som ställs i regelverket.
Skolan måste därför försäkra sig om att rätt materiel används.
Förelägganden
Skolan ska använda papper, pennor, faxar och kopiatorer som ger arkivbeständiga
handlingar.
Rekommendationer
Skolan bör ta med kraven på arkivbeständighet i rutin för upphandling.
DET SKA VARA LÄTT ATT HITTA ALLMÄNNA
HANDLINGAR
En arkivbeskrivning finns inte
Adolf Fredriks Musikklasser har inte upprättat en arkivbeskrivning.
En arkivförteckning finns delvis
Adolf Fredriks Musikklasser har upprättat två arkivförteckningar. Den första
förteckningen (Adolf Fredriks rektorsområde 1958-1981), är förd i sin helhet och
en del av materialet är levererat till Stadsarkivet. Inget ytterligare leveransbehov
finns. Förteckningen fr.o.m. 1981/82 är en bra början och utgångspunkt men den
är inte förd så långt fram i tiden som det är möjligt, d.v.s. fram till utgången av år
2007, och omfattar heller inte alla de handlingar som ska redovisas. Intrycket är att
den egentligen är en förteckning för Adolf Fredriks Musikklasser från tiden mellan
1981 och 1992. Skolan behöver se över strukturen i förteckningen och justera en
del småfel. Alla organisationsförändringar måste synas i både arkivbeskrivningen
och arkivförteckningen.

s
SID 8 (9)
Gallringsbara handlingar redovisas inte
De gallringsbara handlingarna måste redovisas överskådligt och förenklat
tillsammans med arkivredovisningen. Detta kan ske på olika sätt, t.ex. genom att
bifoga hanteringsanvisningarna eller de gällande gallringsbesluten till
arkivförteckningen.
Förelägganden
Skolan ska upprätta en arkivbeskrivning enligt anvisningar i riktlinjerna.
Observera att föreläggandet också gäller avslutade arkiv, t.ex. en föregångares
arkiv som förvaras hos skolan. Arkivbeskrivningen ska då fungera som en sorts
historik.
Skolan ska uppdatera arkivförteckningen så att den kan användas för att söka
handlingar (både analoga och digitala) som ska bevaras. Förteckningen ska ge
information om var handlingarna förvaras och hur handlingarna kan göras
tillgängliga.
Skolan ska redovisa gallringsbara handlingar överskådligt.
Rekommendationer
Skolan bör redovisa den gallringsbara informationen översiktligt genom att samlat
kunna presentera hanteringsanvisningarna (i undantagsfall samtliga gällande
gallringsbeslut) med övrig arkivredovisning. Volymredovisning ska endast göras
om skolan själv har nytta av det.
ALLMÄNNA HANDLINGAR SKA FÖRVARAS
SKYDDADE
Handlingarnas skydd
Adolf Fredriks Musikklasser förvarar allmänna handlingar i en arkivlokal samt i
fyra dokumentskåp. Arkivlokalen levde upp till kraven i regelverket. Av de skåp
som granskades var ett (skolkanslistens) i godkänd brandklass EI 120. De övriga
tre levde inte upp till kraven då två skåp var i brandklass EI 60 och ett skåp var ett
mer ordinärt dokumentskåp. Skolan måste införskaffa tre nya dokumentskåp som
motsvarar kraven på rätt brandklass.
Förelägganden
Skolan ska förvara allmänna handlingar skyddade. Regelverket gäller alla
handlingar, med undantag för handlingar som har två års gallringsfrist eller
kortare. Skolan ska själv göra bedömningen av de juridiska och ekonomiska
riskerna om handlingarna förstörs. Handlingar i kärnverksamheten ska prioriteras.
Stockholms stadsarkiv 2009-05-07

s
SID 9 (9)
Martin Ståhl
Inspektionsförrättare