Instrukcja kancelaryjna oraz rzeczowy wykaz akt dla ...

Załącznik Nr 1
do Zarządzenia
Wewnętrznego Nr ...
Instrukcja kancelaryjna
Rozdział I
Postanowienia ogólne
§ 1
Instrukcja została opracowana na podstawie:
- ustawy z dnia 14 lipca 1983r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst
jednolity Dz. U. z 2002r. Nr 171, poz. 1396 z późniejszymi zmianami),
- regulaminu organizacyjnego Biblioteki.....
§ 2
1. Instrukcja kancelaryjna, zwana dalej Instrukcją, określa zasady i tryb wykonywania
czynności kancelaryjnych w Bibliotece ..., zwanej dalej Biblioteką.
2. Określony w Instrukcji tryb i zasady wykonywania czynności kancelaryjnych zapewnia
jednolity sposób tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania oraz ochronę przed
uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą dokumentów w Bibliotece.
3. Przedmiotem Instrukcji są zasady postępowania z dokumentami jawnymi.
W postępowaniu z dokumentami zawierającymi informacje niejawne oraz dokumentami
finansowymi stosowane są odrębne przepisy.
§ 3
Przez użyte w Instrukcji następujące określenia należy rozumieć:
1) akta sprawy – całą dokumentację (pisma, dokumenty, notatki, formularze, plany,
fotokopie, rysunki itp.) zawierające dane, informacje, które były, są lub mogą być istotne
przy rozpatrywaniu danej sprawy
2) aprobata – wyrażenie zgody na treść i sposób załatwienia sprawy,
3) czystopis – tekst dokumentu lub pisma urzędowego w postaci ostatecznej, przygotowanej
do podpisu przez wystawcę,
4) dokument – akt mający znaczenie dowodu, ustanawiający uprawnienie lub stwierdzający
prawdziwość określonych w nim zdarzeń bądź danych (odpis aktu stanu cywilnego,
wyrok, orzeczenie, świadectwo itp.),
5) dziennik korespondencji przychodzącej – formularz służący do chronologicznego
rejestrowania spraw wpływających lub rozpoczętych w Bibliotece,
6) kierownik działu – kierownika działu lub innej komórki organizacyjnej w Bibliotece,
7) komórka organizacyjna – dział, oddział, referat, samodzielne stanowisko, filia
8) korespondencja – każde pismo wpływające do Biblioteki lub wysyłane przez Bibliotekę,
9) nośnik informatyczny – dyskietkę, taśmę magnetyczną lub inny nośnik, na którym
zapisano w formie elektronicznej treść dokumentu, pisma itp.,
10) nośnik papierowy – arkusz papieru formatu A3, A4 lub A5, na którym umieszczona jest
treść dokumentu, pisma itp.,