Zarządzenie Nr 16/09 Dyrektora Sądu Okręgowego w Warszawie z

ZARZADZENIE NR ,{ b/09 

Dyrektora Sadu Okregowego w Warszawie 

z dnia G lh1 &,\ o..- 2009 r. 

w sprawie Instrukcji gospodarki majatkiem trwalym, gospodarki magazynowej i 

zasad odpowiedzialnosci za powierzone mienie w Sadzie Okregowym w 

Warszawie. 

Na podstawie art.1Oustawy z dnia 29 wrzesnia 1994r.o rachunkowosci U.t.Dz.U. z 

2002 r. Nr 76, poz.694 z póznozm. ) oraz ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach 

publicznych (Dz. U. Nr 249, poz.2104 z póznozm.) zarzadza sie, co nastepuje: 

Zatwierdzam i wprowadzam do uzytku wewnetrznego Instrukcje w sprawie 

gospodarki majatkiem trwalym, gospodarki magazynowej i zasad odpowiedzialnosci za 

powierzone mienie w Sadzie Okregowym w Warszawie. 

§1 

§2 

Zobowiazuje Kierowników poszczególnych komórek organizacyjnych Sadu Okregowego w 

Warszawie do zapoznania z trescia Instrukcji, o której mowa w §1, wszystkich podleglych 

pracowników. 

Za przestrzeganie Instrukcji, o której mowa w §1, odpowiedzialni sa Przewodniczacy 

Wydzialów Sadu Okregowego, Zastepca Dyrektora Sadu Okregowego, Kierownicy 

Oddzialów, Kierownicy Zespolów, Kierownicy Samodzielnych Sekcji i Sekcji. 

§3 

§4 

Traci moc zalacznik Nr 4 do zarzadzenia Nr 128/07 Dyrektora Sadu Okregowego w 

Warszawie z dnia 21 listopada 2007r. w sprawie wprowadzenia przepisów wewnetrznych 

regulujacych gospodarke finansowa w Sadzie Okregowym w Warszawie. 

Zarzadzenie wchodzi,w zycie z dniem podpisania. 

§5 

DYREKTOR 

Sadu Okfe90Weg?;l:szaW . 

Jola.nta bh~lt 

k 

]

I N S T R U K C J A 

w sprawie gospodarki majątkiem trwałym, gospodarki magazynowej 

i zasad odpowiedzialności za powierzone mienie 

w Sądzie Okręgowym w Warszawie. 

Rozdział I 

Postanowienia ogólne 

§ 1 

Instrukcję niniejszą opracowano na podstawie obowiązujących przepisów ogólnych oraz 

wypracowanych i sprawdzonych przez praktykę rozwiązań w zakresie gospodarki majątkiem 

trwałym i obrotowym w jednostkach finansów publicznych, a w szczególności na podstawie: 

1) Ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity Dz. U. z 2002 r., 

Nr 76, poz. 694 z późn. zm.); 

2) Ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 249, poz. 2104 

z późn. zm.); 

3) Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych 

zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek 

samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych 

(Dz. U. Nr 142, poz. 1020 z późn. zm.); 

4) Komunikatu Nr 13 Ministra Finansów z dnia 30 czerwca 2006 r. w sprawie 

standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych 

(Dz. Urz. Min. Fin. Nr 7, poz. 58); 

§ 2 

1. Przestrzeganie i ścisłe stosowanie postanowień Instrukcji ma na celu zapewnienie 

prawidłowej gospodarki środkami rzeczowymi Sądu Okręgowego w Warszawie. 

2. Zawarte w Instrukcji zasady i postanowienia dotyczą pracowników uczestniczących w 

obrocie rzeczowym majątkiem trwałym i obrotowym Sądu Okręgowego w ramach 

przypisanych im imiennie zakresów obowiązków. 

3. Fakt zapoznania się z przepisami zawartymi w Instrukcji winien być potwierdzony na 

specjalnym oświadczeniu, stanowiącym załącznik Nr 1 do niniejszej Instrukcji. 

4. Nieprzestrzeganie postanowień Instrukcji stanowi naruszenie obowiązków służbowych, za 

które w stosunku do osób winnych będą wyciągane wnioski służbowe 

Sąd Okręgowy w Warszawie 1

i dyscyplinarne przewidziane w ustawie „Kodeks Pracy” oraz ustawie o finansach 

publicznych. 

Ilekroć w niniejszej Instrukcji jest mowa o: 

§ 3 

1) Sądzie – oznacza to Sąd Okręgowy w Warszawie; 

2) RODK – oznacza Rodzinny Ośrodek Diagnostyczno-Konsultacyjny; 

3) Dyrektorze Sądu – oznacza to Dyrektora Sądu Okręgowego w Warszawie; 

4) Głównym Księgowym – oznacza to Głównego Księgowego Sądu Okręgowego 

w Warszawie; 

5) Kierowniku Oddziału Gospodarczego – oznacza to Kierownika Oddziału 

Gospodarczego Sądu Okręgowego w Warszawie; 

6) magazynierze – oznacza to pracownika, któremu powierzono prowadzenie magazynu 

należącego do Sądu; 

7) aktywach - rozumie się przez to kontrolowane przez Sąd zasoby majątkowe 

o wiarygodnie określonej wartości, powstałe w wyniku przeszłych zdarzeń, które 

spowodują w przyszłości wpływ do jednostki korzyści ekonomicznych; 

8) wartościach niematerialnych i prawnych – oznacza to zaliczane do aktywów trwałych, 

prawa majątkowe nadające się do gospodarczego wykorzystania, o przewidywanym 

okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, przeznaczone do używania na 

potrzeby Sądu; 

9) środkach trwałych - oznacza to rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, 

o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, 

zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby Sądu; 

10) środkach trwałych w budowie – oznacza to zaliczane do aktywów trwałych środki 

trwałe w okresie ich budowy, montażu lub ulepszenia już istniejącego środka trwałego; 

11) materiałach – oznacza to rzeczowe aktywa obrotowe nabyte w celu zużycia na własne 

potrzeby. 

§ 4 

Za prawidłową gospodarkę środkami rzeczowymi w Sądzie odpowiedzialny jest Kierownik 

Oddziału Gospodarczego, który obowiązany jest zapewnić: 

1) użytkowanie środków rzeczowych zgodnie z ich przeznaczeniem; 


2) posiadanie tylko takich środków rzeczowych i w takiej ilości, w jakiej są one 

niezbędne do wykonywania zadań; 

3) należyte przechowywanie składników majątku; 

4) ochronę przed zniszczeniem, uszkodzeniem, zepsuciem, kradzieżą; 

5) ustalenie prawidłowych zapasów materiałów. 

Rozdział II 

Majątek trwały 

§ 5 

1. Kierownik Oddziału Gospodarczego obowiązany jest ustalić osoby odpowiedzialne za 

gospodarkę środkami trwałymi. 

2. Do obowiązków tych osób należy prawidłowe oznaczenie powierzonych im środków 

rzeczowych, przechowywanie, konserwacja i zabezpieczenie przed zniszczeniem, 

uszkodzeniem, zepsuciem, kradzieżą. W poszczególnych pomieszczeniach winny być 

umieszczone spisy inwentarza. Wszelkie zmiany, przemieszczenia, mogą nastąpić za 

zgodą Kierownika Oddziału Gospodarczego. 

3. W przypadku kradzieży lub włamania należy drogą służbową, na piśmie, powiadomić 

Kierownika Oddziału Gospodarczego. 

§ 6 

1. Ewidencja majątku trwałego (aktywów trwałych) Sądu prowadzona jest w 

systemie informatycznym za pomocą modułu do programu finansowo- 

księgowego –ewidencja majątku przez Oddział Gospodarczy i Oddział 

Finansowy. 

2. Oddział Gospodarczy prowadzi ewidencję, o której mowa w ust.1 w ujęciu 

tylko ilościowym dla środków trwałych z podziałem na : 

- podstawowe środki trwałe o wartości powyżej 3500 zł, 

- pozostałe środki trwałe o wartości poniżej 3500 zł, 

- przedmioty „niskocenne” o wartości do 500 zł. 

3. Oddział Finansowy prowadzi ewidencję wymienioną w ust. 2 w ujęciu ilościowo 

wartościowym w odniesieniu do : 

- podstawowych środków trwałych o wartości powyżej 3500 zł, 

- pozostałych środków trwałych wartości do 3500 zł. 


Przedmioty „niskocenne” o wartości do 500 zł nie podlegają ewidencji w Oddziale 

Finansowym i są księgowane bezpośrednio w koszty działalności Sądu w momencie 

zapłaty. 

4. Oddział Finansowy, na podstawie sporządzonego przez Oddział Informatyczny wykazu 

prowadzi ewidencję w systemie informatycznym dla programów i licencji 

komputerowych z podziałem na: 

- podstawowe wartości niematerialne i prawne o wartości powyżej 3.500 tys. zł 

podlegające ewidencji ilościowo-wartościowej, 

- pozostałe wartości niematerialne i prawne o wartości do 3.500 tys. zł podlegające 

ewidencji ilościowo-wartościowej. 

Wartości niematerialne i prawne o wartości do 500 zł (aktualizacje oraz coroczne 

licencje) nie podlegają ewidencji w Oddziale Finansowym i są księgowane w ujęciu 

wartościowym bezpośrednio w koszty działalności Sądu. 

5. Dla zbiorów bibliotecznych prowadzona jest ewidencja przez pracownika biblioteki 

w księgach inwentarzowych z podziałem na: 

- księgozbiór Sądu Okręgowego w Warszawie, 

- księgozbiór „B” – dla wydziałów i użytku służbowego . 

6. Ewidencja składników majątku będących w używaniu RODK 1 i RODK 2 jako jednostki 

organizacyjnej Sądu prowadzona jest analogicznie, jak dla Sądu przez Oddział 

Gospodarczy. 

7. Oddział Finansowy prowadzi ewidencję wartościową składników majątku na kontach 

syntetycznych w systemie informatycznym za pomocą programu finansowo-księgowego. 

8. Celem kontroli prawidłowości dokonywanych księgowań niezbędne jest okresowe 

ustalanie obrotów i sald składników majątku pomiędzy poszczególnymi komórkami 

odpowiedzialnymi za ewidencje składników majątku, a Oddziałem Finansowym. 

Za uzgodnienia zapisów, nie rzadziej niż raz na kwartał, odpowiedzialny jest pracownik 

Oddziału Finansowego, w którego zakresie obowiązków jest ewidencja analityczna 

środków trwałych (samodzielne stanowisko ds. środków trwałych). Potwierdzeniem 

dokonania uzgodnień jest złożenie podpisu, na wydrukach z ewidencji , przez osoby 

dokonujące uzgodnień. W przypadku wystąpienia różnic na wydrukach z systemu 

sporządzana jest notatka wyjaśniająca zaistniałe różnice. (np: różnica wynika 

z zakwalifikowania środka trwałego z poz…. pod datą ……., nie dotyczącą uzgadnianego 

okresu.) 


§ 7 

Wyceny składników majątku dokonuje się wg zasad określonych w ustawie 

o rachunkowości oraz w przepisach szczególnych wydanych na podstawie ustawy 

o finansach publicznych. 

1. Wartość środka trwałego może ulec zmianie na skutek: 

1) modernizacji środka trwałego o równowartość kosztów inwestycji związanych z jego 

ulepszeniem; 

2) zarządzanej aktualizacji wyceny; 

3) częściowej likwidacji. 

2. Zwiększenie stanu środków trwałych następuje pod datą przyjęcia do używania 

z inwestycji, datą zakupu lub datą decyzji. Ujawnione nadwyżki lub niedobory 

ewidencjonuje się pod datą ich zinwentaryzowania. 

3. Naliczenie amortyzacji i umorzenia dokonuje się zgodnie obowiązującymi w tym zakresie 

przepisami, przyjmując następujące rozwiązanie: 

1) dla składników majątku o wartości powyżej 3.500 zł amortyzację nalicza się metodą 

liniową. Amortyzację nalicza się poczynając od miesiąca następnego po przyjęciu 

składnika majątku trwałego do używania . Odpis umorzeniowy księguje się 

jednorazowo na koniec roku pod datą 31 grudnia; 

2) dla przyjętych do używania inwestycji w obcych środków trwałych (budynkach, 

lokalach, budowlach) ustala się stawkę umorzeniową w wysokości 10% w skali roku. 

3) składniki majątku o wartości do 3500 zł podlegające ewidencji ilościowo-wartościowej 

są umarzane w pełnej wartości w miesiącu przyjęcia do używania; 

4) dla składników majątku podlegających ewidencji ilościowej nie jest naliczane 

umorzenie, a wartość zakupu tych składników zalicza się bezpośrednio w koszty 

w miesiącu przyjęcia do używania. 

§ 8 

1. Ewidencją ilościowo-wartościową należy objąć, bez względu na ich wartość, składniki 

majątkowe obejmujące urządzenia techniczne takie jak: zespoły komputerowe, drukarki, 

kserokopiarki i inny komputerowy sprzęt peryferyjny. 


2. Ewidencją ilościową należy objąć składniki majątku wymienione w załącznik Nr 2 do 

niniejszej Instrukcji o wartości do 500 zł. 

3. Lista składników, o której mowa w ust 2. może być zmieniona przez Dyrektora Sądu na 

wniosek Kierownika Oddziału Gospodarczego. 

§ 9 

1. Przedmioty niskocenne objęte ewidencją ilościową, stanowiące wyposażenie biurowe, 

winny być przypisane do każdego pomieszczenia z osobna i ujęte w spisie 

inwentarzowym. 

2. Spis inwentarzowy, oprócz numeru pomieszczenia, powinien określać rodzaj, ilość 

składników wyposażenia, ich numer inwentarzowy (dot. majątku podlegającego ewidencji 

ilościowo-wartościowej) . Spis taki, opatrzony pieczęcią Sądu i podpisami osób 

odpowiedzialnych umieszcza się w widocznym miejscu w każdym pomieszczeniu. Wzór 

„Spisu inwentarza” stanowi załącznik Nr 3 do niniejszej Instrukcji. 

3. Wszelkie zmiany w stanie wyposażenia danego pomieszczenia biurowego lub innego 

mogą nastąpić za wiedzą Kierownika Oddziału Gospodarczego lub wyznaczonych 

pracowników odpowiedzialnych za jego eksploatację i ochronę. Zmiany te każdorazowo 

powinny być odnotowane w spisie inwentarzowym. Obowiązek dopilnowania zgłoszenia 

zmian ciąży na osobie, której powierzyło się dany składnik majątkowy. 

4. Pracownik wyznaczony przez Kierownika Oddziału Gospodarczego zobowiązany jest 

dopilnować aktualizacji w spisie inwentarzowym, podpisów pracowników w razie zmian 

personalnych na stanowiskach pracy usytuowanych w danym pomieszczeniu. 

§ 10 

1. Pracownikom Sądu może być powierzony, na podstawie odpowiedniego dowodu „OT” 

sprzęt biurowy do użytku indywidualnego. Przyjmując taki sprzęt pracownik winien 

podpisać oświadczenie o odpowiedzialności materialnej za powierzone mu mienie, 

wystawione przez pracownika Oddziału Gospodarczego i zobowiązać się do jego zwrotu, 

gdy ustanie potrzeba jego użytkowania. Wzór oświadczenia stanowi załącznik Nr 5 do 

niniejszej Instrukcji. Oświadczenia powyższe Oddział Gospodarczy przekazuje do 

Oddziału Kadr w celu załączenia do akt osobowych pracownika. 

2. Sprzęt biurowy, nie podlegający ewidencji ilościowo-wartościowej przydzielony 

do indywidualnego użytku pracownika nie wymaga wykazania w spisie inwentarzowym, 


przy czym obowiązek okazania tego sprzętu komisji inwentaryzacyjnej spoczywa na 

pracowniku, pod rygorem odpowiedzialności za stwierdzony brak. 

3. Obowiązkiem pracowników, z którymi rozwiązywany jest stosunek pracy jest uzyskanie 

adnotacji o rozliczenia się z powierzonego sprzętu na karcie obiegowej. 

Rozdział III 

Gospodarka magazynowa 

§ 11 

1. Gospodarka magazynowa w Sądzie polega przede wszystkim na: 

1) właściwym przyjmowaniu, przechowywaniu i wydawaniu materiałów na podstawie 

obowiązujących dowodów obrotu materiałowego, 

2) pełnym zabezpieczeniu materiałów przyjętych do magazynu przed kradzieżą, 

zniszczeniem lub uszkodzeniem, 

3) bieżącej konserwacji materiałów znajdujących się w magazynie ze szczególnym 

uwzględnieniem materiałów łatwo ulegających zepsuciu lub uszkodzeniu, 

4) prowadzeniu odpowiedniej dokumentacji i ewidencji przychodów i rozchodów 

materiałów oraz towarów, w sposób zapewniający możliwość rozliczenia osób za nie 

odpowiedzialnych, 

5) bieżącej kontroli stanu zapasów materiałowych i ich analizie w celu wyeliminowania 

zapasów zbędnych i nadmiernych, 

6) przestrzeganiu przepisów ppoż. i bhp na terenie pomieszczeń magazynowych. 

2. Za prawidłową gospodarkę magazynową odpowiedzialny jest Kierownik Oddziału 

Gospodarczego. 

3. W celu prawidłowego zabezpieczenia materiałów prowadzi się w Sądzie Okręgowym 

magazyny: 

1) druków; 

2) materiałów piśmiennych; 

3) materiałów czystościowych; 

4) techniczny; 

5) odzieży; 

6) inwentarzowy; 


7) obrony cywilnej. 

4. Przychód materiałów i towarów może pochodzić: 

1) z zakupu; 

2) z uzysków pochodzących z likwidacji środków trwałych i pozostałych środków 

trwałych w używaniu; 

3) z nieodpłatnego przekazania od innej jednostki należącej do sektora finansów 

publicznych. 

5. Wszystkie przychody i rozchody materiałów dokonywane mogą być wyłącznie na 

podstawie właściwych dokumentów. 

6. Wyceny przychodów materiałów dokonuje się według ceny zakupu. 

Materiały nie przyjęte przez magazyn należy traktować, jako depozyt dostawcy. Do 

magazynu mogą być przyjęte na przechowanie materiały stanowiące „depozyt”. 

Depozytem nazywamy materiały i przedmioty przechowywane w magazynach, 

a nie stanowiące własności Sądu np.: 

- materiały nie przyjęte od dostawców na skutek zastrzeżeń jakościowych lub 

ilościowych, 

- opakowania wypożyczone od dostawców. 

Przyjęcie do magazynu materiałów może być dokonane wyłącznie w porozumieniu 

z Kierownikiem Oddziału Gospodarczego, 

Przyjęcie materiałów na przechowanie dokonuje się na dowodach „P” z adnotacją 

„depozyt”. Ilość kopii zwiększa się o jedną z przeznaczeniem dla osoby, która dostarczyła 

te materiały do magazynu. 

Materiały, które są przechowywane należy wyraźnie oddzielić od pozostałych materiałów. 

Dla tych materiałów prowadzi się oddzielnie kartotekę ilościową z tym, że kartoteka ta 

może być wspólna dla różnych przesyłek. Do czasu wyjaśnienia sprawy, Sąd odpowiada 

za wartość i właściwe przechowywanie tych materiałów. 

7. Materiały mogą znajdować się w odbiorze lub w magazynie. W każdej fazie obrotu 

materiałami odpowiedzialność za nie ponosi określona osoba. Dlatego przeniesienie 

(zmiana) odpowiedzialności z jednej osoby na drugą, musi być właściwie 

udokumentowana. 

§ 12 


1. Materiały i towary muszą być przechowywane w warunkach zapewniających należytą 

ochronę przed zniszczeniem, utratą lub zagarnięciem. Odpowiedzialność za 

zorganizowanie właściwego zabezpieczenia pomieszczeń magazynowych ponosi Dyrektor 

Sądu. 

2. Pomieszczenie przeznaczone do przechowywania materiałów i towarów powinno być 

odpowiednio wydzielone i zabezpieczone. W celu prawidłowego zabezpieczenia 

magazynów drzwi zewnętrzne magazynu powinny być odpowiedniej konstrukcji (drzwi 

stalowe względnie drewniane z odpowiednim okuciem, co najmniej z dwoma sprawnymi, 

niezależnymi zamkami). Po zakończeniu pracy drzwi wejściowe do magazynu muszą być 

plombowane 

Każdy magazyn powinien być wyposażony w dwa komplety kluczy. Jeden komplet 

pozostający w dyspozycji magazyniera, po zakończonej pracy powinien być 

przechowywany w wyznaczonym do tego miejscu, w woreczku zaplombowanym przez 

magazyniera tą samą plombownicą co magazyn lub referentką. Drugi komplet kluczy 

odpowiednio zabezpieczony (np. w zalakowanej kopercie) powinien znajdować się w 

szafie pancernej będącej w dyspozycji Komendanta Straży Sądowej. 

3. Magazyn winien być utrzymany w należytej czystości, odpowiednio wyposażony, m.in. w 

urządzenia przeciwpożarowe i odpowiednie pojemniki na śmieci. 

4. Pomieszczenia magazynowe winny być zaopatrzone w szczegółową instrukcję 

przeciwpożarową i bhp oraz opatrzone w odpowiednie napisy orientacyjne 

i porządkowe np. „palenie wzbronione”, „wstęp wzbroniony”, „wejście”, „wyjście”, 

„wysokie napięcie”, „dopuszczalne obciążenie”, „droga ewakuacyjna”. 

5. Przebywanie w magazynie innych osób, bez magazyniera, jest zabronione. 

§ 13 

1. Magazynierem może być osoba posiadająca minimum średnie wykształcenie, mająca 

nienaganną opinię, nie karana za przestępstwa gospodarcze lub wykroczenia przeciwko 

mieniu oraz posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych. 

2. Przyjęcie – przekazanie magazynu może nastąpić jedynie protokolarnie, w obecności 

komisji wyznaczonej przez Dyrektora Sądu. 

3. Za mienie znajdujące się w magazynie odpowiedzialność materialną ponosi magazynier. 

Magazynier na dowód przyjęcia odpowiedzialności materialnej, musi złożyć deklarację 

o odpowiedzialności za powierzone mienie oraz o znajomości przepisów w zakresie 

gospodarki magazynowej o następującej treści: 


" Przyjmuję do wiadomości, że ponoszę materialną odpowiedzialność za 

powierzone mi ………………………… w magazynie ……………………. 

Zobowiązuję się do przestrzegania obowiązujących przepisów w zakresie operacji 

magazynowych i ponoszę odpowiedzialność za ich naruszenie". 

Oświadczenie składane jest do akt osobowych magazyniera. Odpowiedzialność za 

dopełnienie niezbędnych formalności wynikających w tym zakresie ponosi Kierownik 

Oddziału Gospodarczego. W przypadku większej liczby osób odpowiedzialnych 

materialnie za dany magazyn, odpowiedzialność za mienie znajdujące się w magazynie 

powinna być powierzona na zasadzie wspólnej odpowiedzialności materialnej. Wykaz 

osób odpowiedzialnych za poszczególne magazyny stanowi załącznik Nr 4 do niniejszej 

Instrukcji. 

4. Magazynier powinien posiadać, obowiązującą w Sądzie, Instrukcję w sprawie gospodarki 

magazynowej oraz wykaz osób upoważnionych do dysponowania materiałami, towarami 

i zatwierdzania dowodów magazynowych oraz wzory ich podpisów. 

1. Do obowiązków magazyniera należy: 

§ 14 

1) przyjmowanie i wydawanie materiałów z zachowaniem zasad określonych niniejszą 

Instrukcją; 

2) prawidłowe dokumentowanie przychodu i rozchodu materiałów; 

3) prowadzenie ilościowej ewidencji magazynowej w systemie informatycznym za 

pomocą modułu do programu finansowo-księgowego –obrót towarowy; 

4) wpisywanie wszystkich dowodów przychodu i rozchodu, indywidualnie, 

z zachowaniem chronologii zapisów, według dat i numerów dowodów 

magazynowych; 

5) kontrola ilościowa i jakościowa stanu zapasów materiałów; 

6) właściwe rozmieszczenie, przechowywanie i konserwowanie materiałów oraz sprzętu 

łatwo ulegających zniszczeniu lub uszkodzeniu; 

7) utrzymywanie magazynu w należytym stanie sanitarno – porządkowym; 

8) zabezpieczenie materiałów przed zniszczeniem, zepsuciem i zanieczyszczeniem; 

9) zabezpieczenie pomieszczeń magazynowych przed kradzieżą, włamaniem 

i pożarem; 

10)przygotowanie magazynów do przeprowadzenia inwentaryzacji okresowych i 

rocznych. 


2. O wszelkich stwierdzonych brakach materiałów, uszkodzeniu pomieszczeń i urządzeń 

magazynowych, zamknięć, braku wyposażenia w urządzenia i sprzęt ppoż., kradzieżach 

lub zepsuciu materiałów oraz innych usterkach magazynowych, magazynier ma 

obowiązek natychmiastowego powiadomienia drogą służbowa, w formie pisemnej 

Dyrektora Sądu za pośrednictwem Kierownika Oddziału Gospodarczego. 

3. Magazynier winien osobiście dokonywać czynności odbioru materiałów do magazynu, 

poprzez sprawdzenie ilościowe i jakościowe przyjmowanych materiałów. 

4. Magazynier odpowiada za niedobory materiałów w magazynie, za nieprzestrzeganie zasad 

dokumentowania obrotów magazynowych i za nie prowadzenie ewidencji ilościowych 

materiałów. 

5. Magazynier odpowiada materialnie i dyscyplinarnie za straty powstałe z jego winy, 

a w szczególności powstałe z tytułu : 

1) utraty prawa wniesienia reklamacji do dostawców, niedostatecznych oględzin lub 

wybrakowania materiałów, poza wadami ukrytymi, 

2) wadliwego przyjmowania i wydawania materiałów, o ile ich przyjęcia nie dokonano 

komisyjnie, 

3) powstania nieusprawiedliwionego niedoboru, 

4) wadliwej konserwacji materiałów, nienależytego zabezpieczenia przed kradzieżą, 

nieprzestrzegania warunków bhp i ppoż. 

§ 15 

1. Materiały w magazynie należy składować na regałach w odpowiednich miejscach, 

zaopatrzonych w wywieszki, według: rodzaju, gatunku, rozmiarów oraz terminów 

przydatności i gwarancyjnych. 

2. Materiały wykazujące duże obroty lub o dużych wymiarach i ciężkie należy umieszczać 

możliwie blisko wyjścia oraz w miejscach łatwo dostępnych. 

3. Materiały winny być układane w kolejności dostaw, w taki sposób, aby mogły być 

wydane w kolejności ich przyjęcia, z zachowaniem terminów gwarancji i przydatności. 

4. Składane materiały winny być systematycznie przeglądane i odpowiednio konserwowane, 

o ile zachodzi konieczność ich długotrwałego przechowywania. 

§ 16 

1. Odbioru i przejęcia materiałów dokonywać można na podstawie następujących dowodów: 

1) faktur; 


2) listów przewozowych; 

3) protokołu odbioru; 

4) protokołów komisyjnego przyjęcia; 

5) dowodów przyjęcia Pz- magazyn przyjmie; 

6) innych dowodów za zgodą Kierownika Oddziału Gospodarczego. 

2. Przyjęcia jakościowego dokonuje magazynier i pracownik z działu merytorycznego 

odpowiedzialny za dokonanie danego zakupu. Szczegółowe formy przyjęcia jakościowego 

ustala Kierownik Oddziału Gospodarczego. 

3. Przyjęcia ilościowego dokonuje magazynier, po uprzednim sprawdzeniu i porównaniu 

ilości otrzymanego materiału z danymi uwidocznionymi w dowodzie dostawy (faktury, 

listy przewozowe) oraz w umowie. 

4. W przypadku stwierdzenia braków ilościowych lub wad jakościowych należy 

niezwłocznie sporządzić protokół komisyjny w 3-ch egzemplarzach, zawierający 

odpowiednie stwierdzenia w tym przedmiocie, z których jeden egzemplarz wraz 

z wnioskami winien być najpóźniej w ciągu 4 dni od daty dostarczenia materiałów 

przesłany dostawcy. 

5. Materiały zakwestionowane wraz z opakowaniami należy w magazynie przechowywać 

oddzielnie, zaopatrując je w wywieszki "materiał nie przyjęty". 

6. W/g zasad określonych w niniejszej Instrukcji należy również przyjmować do magazynu 

materiały zakupione i dostarczone bezpośrednio przez pracowników Sądu Okręgowego. 

§ 17 

1. Na dowód przyjęcia materiałów magazynier wystawia dowód : „Pz – przyjęcie 

zewnętrzne materiałów” i odnotowuje na odwrocie faktury fakt przyjęcia materiału do 

magazynu pisując numer dokumentu „Pz”. 

2. Dowód przyjęcia do magazynu sporządza się w trzech egzemplarzach i po zatwierdzeniu 

przez Kierownika Oddziału Gospodarczego przekazuje się w terminie 3 dni od daty 

otrzymania dostawy : 

1) pierwszy egzemplarz, wraz z fakturą za pokwitowaniem do Oddziału Finansowego, 

2) drugi pozostaje w Oddziale Gospodarczym u właściwej osoby, 

3) trzeci pozostaje w magazynie i stanowi podstawę zapisu w kartotece magazynowej . 

3. Przed przekazaniem dokumentów do Oddziału Finansowego Kierownik Oddziału 

Gospodarczego podpisuje fakturę pod względem merytorycznym. 


§ 18 

1. Ewidencję obrotów magazynowych w Sądzie prowadzi się metodę FIFO (pierwsze 

przyszło – pierwsze wyszło). 

2. Magazynier wydaje materiały według potrzeb. Podstawą wydania materiałów z magazynu 

jest zapotrzebowanie złożone przez komórkę organizacyjną, akceptowane przez 

Kierownika Oddziału Gospodarczego lub upoważnioną osobę. 

3. Osoby polecające wydanie materiałów obowiązane są : 

1) zlecać wydawanie w ilościach zgodnych z rzeczywistymi potrzebami, 

2) dopilnować celowego i oszczędnego zużycia, zgodnie z przeznaczeniem. 

4. Wydanie materiałów z magazynu dokumentowane jest: 

1) dowodem „W-magazyn wyda” dla obrotów wewnątrz Sądu, 

2) dowodem „Wz- wydanie materiałów na zewnątrz”. 

5. W dowodzie wydania materiałów magazynier dokonuje wpisu odnośnie ilości wydanego 

materiału; dowód wydania podpisuje magazynier i osoba odbierająca materiały, 

potwierdzając odbiór pieczątką imienną. 

6. W przypadku materiałów nie przechodzących przez magazyn, a oddawanych 

bezpośrednio do użytku odbiór kwituje na oryginale faktury kierownik właściwej komórki 

lub osoba, której powierzono materiały. 

Rozdział IV 

Odpowiedzialność za składniki mienia 

§ 19 

1. Odpowiedzialność za prowadzenie prawidłowej gospodarki rzeczowymi składnikami 

majątku trwałego i obrotowego Sądu ponosi Kierownik Oddziału Gospodarczego, na 

którym również ciąży obowiązek nadzoru nad właściwą eksploatacją majątku 

i zabezpieczeniem go przed kradzieżą i zniszczeniem. 

2. Odpowiedzialność za właściwą eksploatację i ochronę składników majątkowych w czasie 

godzin pracy ponoszą pracownicy, którym składniki te powierzono w związku 

z zajmowanym stanowiskiem i wykonywana pracą. 

3. Odpowiedzialność za majątek Sądu używany przez jednostki organizacyjne okręgu 

warszawskiego ponoszą kierownicy poszczególnych jednostek, z tym że nadzór nad 

prawidłowym użytkowaniem składników majątku pełni Kierownik Oddziału 

Gospodarczego lub osoba przez niego wskazana. 


§ 20 

1. Kierownik Oddziału Gospodarczego zobowiązany jest zorganizować taką formę nadzoru, 

która skutecznie służy należytej ochronie składników majątkowych przed zniszczeniem 

lub kradzieżą. 

2. W przypadku stwierdzenia nieodpowiednich warunków zabezpieczenia składników 

majątkowych, Kierownik Oddziału Gospodarczego występuje z wnioskiem do Dyrektora 

Sądu o spowodowanie wykonania koniecznych prac w celu usunięcia zagrożenia. 

3. W przypadku stwierdzenia braku właściwych warunków dla zabezpieczenia składników 

majątkowych, powierzonych pracownikowi do indywidualnego użytku, zainteresowany 

pracownik obowiązany jest zgłosić ten fakt Kierownikowi Oddziału Gospodarczego za 

pośrednictwem bezpośredniego przełożonego. 

§ 21 

1. Obowiązek należytej troski o ochronę składników mienia, przeznaczonego do użytku 

indywidualnego przed utratą lub zniszczeniem, spoczywa na pracowniku, któremu sprzęt 

taki powierzono. 

2. W przypadku stwierdzenia utraty lub zniszczenia składnika majątkowego, będącego 

na wyposażeniu Sądu lub powierzonego pracownikowi do użytku indywidualnego, 

pracownik wyznaczony przez Dyrektora Sądu zobowiązany jest ustalić okoliczności tego 

faktu, przeprowadzić postępowanie wyjaśniające celem ustalenia przyczyny lub osoby 

winnej utraty lub zniszczenia mienia i przedstawić wnioski w przedmiocie 

wyegzekwowania odpowiedzialności materialnej w myśl przepisów kodeksu pracy. 

§ 22 

1. Odpowiedzialność za należyte i terminowe wystawianie obowiązujących dokumentów, 

dotyczących zmian w stanie posiadania, ponosi pracownik wyznaczony przez Kierownika 

Oddziału Gospodarczego. Dokonywanie przeniesień majątkowych składników 

wyposażenia między pomieszczeniami z pominięciem wymaganej procedury formalnej 

jest niedopuszczalne. Skutki prawne związane z utratą lub zniszczeniem w wyniku 

przesunięć obciążają pracowników, którzy przeniesień takich dokonali. 

2. Odpowiedzialność z tytułu nadzoru nad środkami trwałymi będącymi na wyposażeniu 

pomieszczeń, ponoszą wyznaczeni przez kierowników poszczególnych komórek 

organizacyjnych pracownicy (np. kierownicy sekretariatów). 


§ 23 

1. Pracownik ponosi odpowiedzialność za zniszczenie mienia Sądu powstałego wskutek 

niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków. 

2. Odpowiedzialność pracownika z tytułu wskazanego w ust.1 wiąże się z obowiązkiem 

wyrównania powstałej szkody, przy czym regres pracodawcy ogranicza się do 

trzykrotnych poborów pracownika – zgodnie z kodeksem pracy. 

3. Pracownik zobowiązany jest pokryć szkodę w pełnej wysokości, jeżeli przekracza ona 

wartości trzykrotnych poborów w sytuacji, gdy pracownik: 

1) dopuścił się zagarnięcia mienia albo w inny sposób umyślnie wyrządził szkodę na 

rzecz Sądu, 

2) nie dopełnił obowiązku zwrotu albo rozliczenia się z powierzonych mu pieniędzy, 

papierów wartościowych, narzędzi lub innego wyposażenia, a także odzieży ochronnej 

i roboczej lub sprzętu ochrony osobistej, 

3) spowodował szkodę w mieniu innym niż wymienione w punktach 1) i 2), jeżeli było 

ono mu powierzono z obowiązkiem zwrotu. 

Rozdział V 

Postanowienia końcowe 

§ 24 

1. W przypadku choroby lub innej nieobecności magazyniera - trwającej nie 

dłużej nż 10 dni - Kierownik Oddziału Gospodarczego, któremu podlega 

magazyn, może wyznaczyć 3-osobową komisję do pełnienia zastępczo zadań 

pracownika magazynu. W tym przypadku dowody przyjęcia materiałów na 

magazyn, jak również wydania 

z magazynu podpisują wszyscy członkowie powołanej komisji. 

2. W przypadku choroby trwającej ponad 10 dni – kierownik Oddziału Gospodarczego, 

może wyznaczyć na czas nieobecności pracownika magazynu zastępstwo. Osoba 

zastępująca pracownika magazynu jest zobowiązana przyjąć zapasy magazynowe 

protokolarnie (inwentaryzacja). Osoba ta jest zobowiązana do złożenia deklaracji o 

odpowiedzialności materialnej. 


3. W przypadku zdarzeń trudnych do przewidzenia (pożar, powódź) lub kradzieży zwłaszcza 

poza godzinami pracy, może nastąpić komisyjne otwarcie magazynu i wydanie 

materiałów pod nieobecność magazyniera z zachowaniem następujących warunków: 

1) zdjęcie plomb z pomieszczenia magazynu powinno nastąpić komisyjnie w obecności 

służby dyżurnej i kierownika Oddziału Gospodarczego, 

2) komisja, o której mowa w pkt 1 ze swoich czynności powinna sporządzić protokół z 

podaniem w nim nazwy i ilości pobranych materiałów oraz zabezpieczyć magazyn, a 

także przekazać w następnym dniu pracownikowi magazynu dowody rozchodowe. 

4. Magazynierzy zobowiązani są do bieżącego analizowania i sygnalizowania Kierownikowi 

Oddziału Gospodarczego o stanie zapasów, które mogą mieć charakter zapasów zbędnych 

lub nadmiernych biorąc pod uwagę: 

1) ruch (znikomy lub całkowity brak) przez dłuższy okres czasu w przypadku niektórych 

materiałów, 

2) stan zapasów przekraczający znacznie zgłaszane zapotrzebowanie, 

3) stan zapasów przekraczający maksymalny stan zapasów lub normatywny stan 

zapasów, w przypadku materiałów, dla których zostały one ustalone. 

5. Przynajmniej raz w roku magazynierzy zobowiązani są sporządzić zestawienie 

materiałów, o których mowa w ust. 4 i przekazać je Kierownikowi Oddziału 

Gospodarczego. 

6. Na podstawie zestawień, o których mowa w ust. 5, Kierownik Oddziału Gospodarczego 

lub upoważniona przez niego osoba dokonuje analizy, wykazuje stan zapasów zbędnych i 

nadmiernych oraz podejmuje działania zapewniające odpowiednie i zgodne z przepisami 

ich zagospodarowanie. 

7. Zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości majątek Sądu podlega inwentaryzacji. 

Polega ona na przeprowadzeniu zespołu czynności zmierzających do ustalenia 

rzeczywistego stanu składników majątkowych jednostki, w tym: dokonanie spisu 

rzeczowych składników majątku Sądu, uzgodnienie sald aktywów i pasywów, ich wycena 

oraz rozliczenie ze stanem ewidencyjnym, w tym również rozliczenie osób materialnie 

odpowiedzialnych. 

8. Szczegółowe terminy, częstotliwość i sposób inwentaryzacji poszczególnych składników 

majątku zostały określone w „Instrukcji w sprawie podstawowych zasad przeprowadzania 

i rozliczania inwentaryzacji składników aktywów i pasywów w Sądzie Okręgowym 

w Warszawie” wprowadzonej zarządzeniem Nr 15/09 Dyrektora Sądu Okręgowego 

w Warszawie z dnia 24 kwietnia 2009r. 

Sąd Okręgowy w Warszawie 16

§ 25 

W sprawach nie uregulowanych niniejszą Instrukcją, jak też przy interpretacji jej postanowień 

wiążące decyzje podejmuje Dyrektor Sądu. 


Oświadczenie 

Załącznik nr 1 do Instrukcji w sprawie 

gospodarki majątkiem trwałym, gospodarki magazynowej 


w Sądzie Okręgowym w Warszawie 

wprowadzonej zarządzeniem Dyrektora Sądu Okręgowego 

w Warszawie Nr /09 z dnia……….2009 r. 

Niniejszym oświadczam, że przyjąłem (ęłam) do wiadomości i ścisłego przestrzegania zasady 

określone w Instrukcji oraz zobowiązuję się w zakresie kontroli postępować zgodnie z zawartymi 

w niej postanowieniami. Jednocześnie zobowiązuję się do zapoznania z treścią niniejszej Instrukcji 

podległych mi pracowników. 

Wykaz stanowisk organizacyjnych Sądu Okręgowego w Warszawie, 

którym przekazano egzemplarze 

„Instrukcji w sprawie gospodarki majątkiem trwałym, gospodarki magazynowej 


w Sądzie Okręgowym w Warszawie ” 

L. p. Imię i nazwisko Stanowisko Data i podpis 

1. 

2. 

3. 

4. 

5. 

6. 

7. 

8. 

9. 

10. 

11. 

12. 

13. 







w Warszawie Nr /09 z dnia……...2009r 

Wykaz rodzajów składników majątku trwałego 

podlegający ewidencji ilościowej 

Lp Rodzaj składnika Sposób przyporządkowania Uwagi 

1. aparaty telefoniczne POMIESZCZENIE 

2. dyktafony PRACOWNIK 

3. czajniki POMIESZCZENIE 

4. drabiny POMIESZCZENIE 

5. dywany POMIESZCZENIE 

6. elektronarzędzia PRACOWNIK 

7. grzejniki olejowe POMIESZCZENIE 

8. kalkulatory PRACOWNIK 

9. lampki PRACOWNIK 

10 maszyny do liczenia PRACOWNIK 

. 11 maszyny do liczenia pieniędzy PRACOWNIK 

. 12 maszyny do pisania PRACOWNIK 

. 13 odkurzacze PRACOWNIK 

. 14 odzież PRACOWNIK 

. 15 suszarki do rąk POMIESZCZENIE 

. 16 szafy POMIESZCZENIE 

. 17 

. 

testery PRACOWNIK 

18 

. 

19 

. Wentylatory przenośne POMIESZCZENIE 

20 

. Wózki do wożenia akt POMIESZCZENIE 

21 

. 

Togi i łańcuchy sędziowskie 

PRACOWNIK LUB 

POMIESZCZENIE 

Wyposażenie mechaników 

(np. torba na narzędzia) 

PRACOWNIK 

Na stanie sędziego – toga i 

łańcuch do indywidualnego 

wykorzystania 

Togi ławników i inne – 

przypisane do 

pomieszczenia 


........................................................ 

(Nazwa jednostki – pieczęć) 

Spis inwentarza 

(wywieszka) 




w Sądzie Okręgowym w Warszawie wprowadzonej 

zarządzeniem Dyrektora Sądu Okręgowego w Warszawie 

Nr /09 z dnia…………...2009 r. 

........................................................ w pomieszczeniu Nr............. 

Komórka organizacyjna 

Lp. Nazwa przedmiotu Ilość Nr inwentarzowe 

...................................dnia................. ................................ 

(miejscowość) (podpis) 






w Warszawie Nr 09 z dnia…………….2009 r 


Lp Rodzaj magazynu 

Wykaz osób odpowiedzialnych za gospodarkę magazynową 

obowiązujący od dnia ……………….. 

Magazynier 

imię i nazwisko 

1 Magazyn druków Gromczewski Wojciech 

2 Magazyn biurowy Hanna Borkowska 

3 Magazyn materiałów 

czystościowych 

Piotr Luwierski 

Grażyna Rejnowicz 

4 Magazyn odzieżowy Grażyna Rejnowicz 

5 Magazyn techniczny Andrzej Masłowski 

Iwona Rybicka 

6 Magazyn inwentarza Elżbieta Maliszewska 

Agnieszka Sujkowska 

Osoba zatwierdzająca 

dowody magazynowe 

Kierownik Oddziału 

Gospodarczego 

– Dorota Ludwiniak 

lub 

Zastępca Kierownika Oddziału 

Gospodarczego 

- Jan Mróz 


........................................................ 

(imię i nazwisko) 

........................................................ 

(stanowisko) 

OŚWIADCZENIE 




w Sądzie Okręgowym w Warszawie wprowadzonej 

zarządzeniem Dyrektora Sądu Okręgowego w Warszawie 

Nr …….07 z dnia……………….2009 r. 

Warszawa, dnia ................... 20 ... r. 

Oświadczam niniejszym, że znane mi są obowiązki oraz świadomy(a) jestem odpowiedzialności 

materialnej na podstawie art.114 kodeksu pracy z tytułu zajmowanego stanowiska pracy 

w ................................................... w Sądzie Okręgowym w Warszawie. 

Równocześnie oświadczam, iż przyjmuję odpowiedzialność materialną za mienie powierzone mi 

bezpośrednio, tj.: 

1. ............................................. 

2. ............................................. 

jak również za mienie, nad którym powierzono mi nadzór w związku z pełnioną funkcją, stosownie 

do treści przepisów art. 124 kodeksu pracy. 

Zobowiązuję się jednocześnie do zwrotu ww. mienia lub wyliczenia się w 

wypadku .................................................................................... . 

........................................................ ......................................... 

(podpis osoby przyjmującej oświadczenie) (data i podpis pracownika)

Zarządzenie Nr 16/09 Dyrektora Sądu Okręgowego w Warszawie z

You also want an ePaper? Increase the reach of your titles

Delete template?

Save as template?