Rozdział I. Skład osobowy Rady Nadzorczej - POWIŚLE

Informacja
o pracy Rady Nadzorczej Spółdzielni Budowlano Mieszkaniowej „Powiśle” za
okres kadencji 2009 r. - 2012 r.
(Informacja obejmuje okres do października 2012 r.)
Rozdział I.
Skład osobowy Rady Nadzorczej
W dniu 28 listopada 2009 r. Walne Zgromadzenie dokonało wyboru członków Rady
Nadzorczej na kadencję 2009 – 2012. Do Rady Nadzorczej wybrani zostali następujący
członkowie Spółdzielni:
1. Olga Bieguńska,
2. Andrzej Cichocki,
3. Włodzimierz Czerwiński,
4. Teresa Kanty,
5. Marian Kepal,
6. Marek Kusiak,
7. Joanna Łoś,
8. Jadwiga Nowakowska,
9. Barbara Ostaszewska,
10. Jan Rudnicki,
11. Waldemar Sadura,
12. Grażyna Stadnicka,
13. Justyna Steinbrich,
14. Barbara Stojanowska,
15. Blandyna Wasilewska.
Rada Nadzorcza ukonstytuowała się na plenarnym posiedzeniu zwołanym przez
Przewodniczącą Walnego Zgromadzenie – Panią Mirosławę Rogozińską, w dniu 11 grudnia
2009 r.
Skład Prezydium Rady Nadzorczej oraz jej poszczególnych Komisji przedstawia poniższe
zestawienie:
Marek Kusiak
Blandyna Wasilewska
Jadwiga Nowakowska
Barbara Ostaszewska
Teresa Kanty
Joanna Łoś
Jan Rudnicki
Włodzimierz Czerwiński
Waldemar Sadura
Andrzej Cichocki
Marian Kepal
Grażyna Stadnicka
Barbara Stojanowska
Prezydium Rady
- Przewodniczący RN
- Zastępca Przewodniczącego RN
- Sekretarz RN
Komisja Rewizyjna
- Przewodnicząca
Komisja GZMiT
1

Marian Kepal
Olga Bieguńska
Jan Rudnicki
Justyna Steinbrich
Komisja Członkowsko – Mieszkaniowa
- Przewodniczący
Na posiedzeniu Rady Nadzorczej w dniu 26 kwietnia 2010 r. nastąpiła zmiana w składzie
Prezydium Rady Nadzorczej:
W związku z koniecznością dłuższego wyjazdu za granicę, Pani Jadwiga Nowakowska
złożyła rezygnację z funkcji Sekretarza Rady Nadzorczej.
Nowym Sekretarzem Rady Nadzorczej została wybrana Pani Olga Bieguńska.
W październiku 2011 r. rezygnację z członkostwa w Radzie złożył Pan Jan Rudnicki.
Rezygnacja ta spowodowała konieczność uzupełnienia składu Rady na listopadowym
Walnym Zgromadzeniu o przedstawiciela Komitetu Domowego nr 2. Został nim Pan Jerzy
Rudziński, który wszedł też w skład Komisji Członkowsko – Mieszkaniowej.
W kwietniu 2012 r. rezygnację z członkostwa w Radzie złożyła Pani Jadwiga Nowakowska.
Ponieważ oryginał jej rezygnacji wpłynął do Spółdzielni w terminie uniemożliwiającym
prawidłowe zorganizowanie wyborów uzupełniających na Walnym Zgromadzeniu, które
odbyło się 19 maja, to od tej pory Rada Nadzorcza obradowała w składzie 14 – to osobowym,
co jest zgodne z § 57 p. 2 Statutu naszej Spółdzielni.
Rozdział II
Działalność Rady Nadzorczej i jej Komisji
Rada Nadzorcza odbyła w trakcie kadencji 34 protokołowane posiedzenia, na których podjęto
111 uchwał dotyczących działalności Spółdzielni.
W zakresie spraw organizacyjno-prawnych:
W zakresie spraw regulaminowych Rada Nadzorcza opierała się głównie na pracy Komisji
Członkowsko-Mieszkaniowej.
1. Opracowanie i zatwierdzanie regulaminów:
- na posiedzeniu w dniu 26 kwietnia 2010r. Rada omówiła i przyjęła do
zarekomendowania Walnemu Zgromadzeniu projekt zmian w „Regulaminie Obrad
Walnego Zgromadzenia Spółdzielni Budowlano – Mieszkaniowe „Powiśle””.
- na posiedzeniu w dniu 28 czerwca i 25 października 2010r. Rada omówiła i przyjęła
do zarekomendowania Walnemu Zgromadzeniu projekt zmian w „Regulaminie Rady
Nadzorczej Spółdzielni Budowlano – Mieszkaniowe „Powiśle””.
- na wnioski Komitetów Domowych Rada przyjęła „Regulaminy parkowania” na
terenie:
Komitetu Domowego nr 1 - styczeń 2010,
Komitetu Domowego nr 2 – marzec 2010,
nieruchomości Dobra18/20 – luty 2011,
zmiany w regulaminie dla Komitetu Domowego nr 3 sierpień 2012.
2

- w lutym 2010 r. Rada zajmowała się problemami związanymi z przyjęciem nowego
„Regulaminu rozliczania kosztów ciepła dla potrzeb podgrzania wody użytkowej” –
była to kontynuacja pracy zespołu powołanego w 2009 r. Regulamin ten przyjęto w
marcu 2010 r. W związku z tym Regulaminem wynikł problem wymiany wodomierzy
w zasobach mieszkaniowych Spółdzielni. Zwrócono się do Komitetów Domowych o
wyrażenie opinii w jakim standardzie będą montowane nowe wodomierze, czy
dotychczasowym, czy też z możliwością odczytu elektronicznego. Wobec faktu, że
około 20% lokali nie jest udostępnianych do odczytu stanów liczników i do rozliczeń
przyjmuje się wartości szacunkowe, ma to znaczenie dla poprawności funkcjonowania
systemu rozliczenia zużycia wody i ciepła dla jej podgrzania. Rada po zapoznaniu się
z opiniami Komitetów Domowych zdecydowała, że należy przy wymianie
wodomierzy zastosować takie, które umożliwią w przyszłości wyposażenie ich w
moduły odczytu elektronicznego. Temat wymiany wodomierzy kończymy dopiero w
2012 r. W kwietniu Rada – wobec braku rozstrzygnięcia przetargu przez Komisję
Przetargową – wybrała ofertę F-my Techem na wymianę wodomierzy, a w sierpniu
Rada wyraziła zgodę na montaż nakładek umożliwiających zdalny odczyt na bardzo
dogodnych dla Spółdzielni warunkach finansowych. Wymiana wodomierzy powinna
zakończyć się przed końcem roku, co oznacza że w 2013 r. po raz pierwszy będziemy
mogli rozliczać zużycie wody według danych wskazanych przez liczniki, przy bardzo
niskim udziale danych szacunkowych. W 2012 r. Rada podjęła również decyzję o
wymianie podzielników kosztów ciepła w budynkach opomiarowanych. Było to
konieczne w związku z upływem 10 – letniego okresu legalizacji tych urządzeń. Nowe
podzielniki wyposażone są jeż w czytniki radiowe, w związku z czym kolejne odczyty
nie będą wymagać obecności mieszkańców w lokalach.
- we wrześniu 2010 r. Rada omówiła i przyjęła „Regulamin tworzenia i gospodarowania
funduszem remontowym garaży w SBM „Powiśle””.
- w styczniu 2011 r. Rada omówiła wstępny projekt „Regulaminu rozliczania kosztów
gospodarki zasobami mieszkaniowymi oraz ustalania opłat za używanie lokali”.
Projekt tego Regulaminu został skierowany do dalszego opracowania do Komisji
Członkowsko – Mieszkaniowej.
- w lutym 2011 r. Rada omówiła i przyjęła „Regulamin przetargu na zbycie odrębnej
własności lokalu mieszkalnego i garażu w zasobach SBM „Powiśle”.
- w maju 2011 r. Rada przedyskutowała projekt „Regulaminu funduszu remontowego
budynków” (dawny fundusz estetyki). Projekt został skierowany do konsultacji w
Komitetach Domowych i dalszego opracowania przez Komisję Członkowsko –
Mieszkaniową. Regulamin ten został uchwalony przez Radę w grudniu 2011 r. jako
„Regulamin funduszu remontowego zasobów mieszkaniowych w SBM „Powiśle”, a
„Zasady gospodarowania środkami przeznaczonymi na remonty poszczególnych
budynków” są załącznikiem do tego regulaminu.
- w czerwcu 2011 r. Rada omówiła i skierowała do Komitetów Domowych do dalszego
opracowania zmiany w „Regulaminie najmu lokali użytkowych oraz powierzchni
reklamowych w SBM „Powiśle”.
- w styczniu 2012 r. Rada omówiła projekt „Regulaminu ogłaszania i przeprowadzania
przetargów oraz wyboru wykonawców na wykonanie robót remontowych
realizowanych w zasobach SBM „Powiśle”. Regulamin ten został przez Radę
uchwalony w lutym 2012 r.
2. Omawianie spraw związanych z porządkowaniem stanu prawnego gruntów Spółdzielni i
przekształceniami własnościowego prawa do lokali w odrębną własność. Rada przez całą
kadencję na bieżąco monitorowała działania Zarządu w tych sprawach i wyraża opinię, że
prowadzone są one prawidłowo i z dużym zaangażowaniem Zarządu. Rada liczy na to, że
3

dalsze działania Zarządu doprowadzą do pełnego uporządkowania stanu prawnego
gruntów Spółdzielni co umożliwi dokończenie procesu przekształceń własnościowych w
tych budynkach w których do tej pory nie było to możliwe ze względu na
nieuporządkowany stan prawny nieruchomości.
3. W styczniu, lutym i marcu 2010 r. Rada zajmowała się zmianami struktury organizacyjnej
Spółdzielni. W lutym 2010 r. Rada odwołała Pana Stanisława Siegiedę z funkcji Zastępcy
Prezesa Zarządu ds. technicznych i rozwiązała z nim umowę o pracę. W marcu 2010 r.
Rada uchwaliła nowy zakres obowiązków dla Prezes Zarządu. Zapoznano się też z nową
strukturą organizacyjną Spółdzielni. (Połączenie Działu Technicznego z Działem
Administracji, utworzenie stanowiska Kierownika Działu Techniczno –
Administracyjnego).
4. W 2010 i 2011 r. Rada zajmowała się wnioskiem o wykluczenie ze Spółdzielni jednego
z jej członków. W marcu 2011 r. podjęła Uchwałę o wykluczeniu członka ze Spółdzielni.
Wykluczony członek złożył odwołanie do Walnego Zgromadzenia, które podtrzymało
decyzję Rady o wykluczeniu.
5. W 2011 i 2012 r. Rada zajmowała się sprawą planowanej przez Mostostal Legionowo
inwestycji na działce Ludna 16. Inwestycja ta realizowana jest w bezpośrednim
sąsiedztwie terenu KD 6 stąd zainteresowanie nią członków naszej Spółdzielni.
6. W listopadzie 2011 r. oraz w lutym, marcu i kwietniu 2012 r. Rada zajmowała się
problemami związanymi z negocjowaniem przez Zarząd warunków najmu lokalu
użytkowego Solec 32/34 – dotychczasowa umowa najmu obowiązywała do końca
czerwca 2012 r.
7. Ustalenie spraw organizacyjnych Walnych Zgromadzeń. Rada Nadzorcza pilotowała
organizacje sześciu Walnych Zgromadzeń członków naszej Spółdzielni, nadzorowała:
- przygotowanie projektów Porządków obrad Walnych Zgromadzeń,
- przygotowanie niezbędnych materiałów na Walne Zgromadzenia
- przygotowanie projektów Uchwał na Walne Zgromadzenia.
8. Ponadto Rada co kwartał analizowała sprawozdania Zarządu z działalności Spółdzielni.
W zakresie spraw finansowych.
W zakresie spraw finansowych Rada Nadzorcza opierała się głównie na pracy Komisji
Rewizyjnej.
Ze szczegółami działania Komisji Rewizyjnej w 2012 r. możecie Państwo zapoznać się z jej
sprawozdania za 2012 r., które jest załącznikiem do niniejszego sprawozdania.
Rada Nadzorcza korzystając z prac Komisji Rewizyjnej podjęła działania w następujących
sprawach:
1. W styczniu 2010 r. Rada zajęła się wyborem Biegłego Rewidenta do badania bilansu
Spółdzielni za 2009 r. W wyniku dyskusji ustalono, że jeśli to będzie możliwe to badanie
bilansu należy połączyć z badaniem lustracyjnym za lata 2007 – 2009 takie rozwiązanie
powinno obniżyć łączne koszty tych zadań. Zarząd został przez Radę upoważniony do
podjęcia działań w tym kierunku. Na wypadek gdyby takie rozwiązanie było niemożliwe,
Rada podjęła Uchwałę o wyborze firmy audytorskiej „Buchalter” do przeprowadzenia
samego badania bilansu. W listopadzie 2010 r. Rada wybrała firmę audytorską „EKORA”
do przeprowadzenia badania Sprawozdania finansowego Spółdzielni za 2010 r. W
listopadzie 2011 r. Rada zdecydowała o nie przeprowadzaniu badania sprawozdania
finansowego za 2011 rok przez zewnętrznego rewidenta. W marcu 2012 r. Rada
upoważniła Panią Janinę Kamińską – biegłą rewident, wieloletnią członkinię naszej
Spółdzielni do nieodpłatnego przeprowadzenia badania sprawozdania finansowego
4

Spółdzielni za 2011 r. We wrześniu 2010 r. Rada Nadzorcza odbyła rozmowę z
lustratorem. Podczas dyskusji zwrócono uwagę na następujące zagadnienia: konieczność
dostosowania regulaminów do zmian w statucie Spółdzielni, konieczność wykonania
przeglądów budynków w zakresie oceny stanu technicznego w ramach przeglądów
pięcioletnich, konieczność uporządkowania dokumentacji pracowniczej zgodnie z
ostatnim rozporządzeniem Ministra Pracy i Opieki Społecznej. Omówiono również
problemy wynikające z prowadzeniem windykacji należności oraz zasady prawidłowego
planowania wydatków. W kwietniu 2011 r. Rada spotkała się z biegłym rewidentem.
Omówiono Raport z badania Sprawozdania finansowego za 2010 r. W kwietniu 2012 r.
Rada omówiła raport z badania Sprawozdania finansowego Spółdzielni za 2011 r.
dokonanego prze Komisję Rewizyjną z udziałem Pani Janiny Kamińskiej z 7-miu
wniosków Komisji 4-ry zostały przez Radę przyjęte do realizacji.
2. Rada na bieżąco sprawowała nadzór nad wykonaniem planu finansowego Spółdzielni
omawiając i przyjmując do akceptującej wiadomości kwartalne Sprawozdania Zarządu.
3. W styczniu 2010 r. Rada omówiła wnioski Komisji Rewizyjnej z analizy zakresów
obowiązków pracowników SBM „Powiśle”. Wnioski zostały przekazane Zarządowi do
realizacji.
4. Rada na posiedzeniu w czerwcu 2010 r. podjęła uchwały w sprawie ustalenia stawki za
konserwację dźwigów oraz ustalenia stawek za energię elektryczną. Uchwały te
wzbudziły dużą ilość zastrzeżeń zgłoszonych przez członków Spółdzielni, okazało się też,
że nastąpiła niezgodność z innymi unormowaniami funkcjonującymi w Spółdzielni.
Wobec powyższego na nadzwyczajnym posiedzeniu w lipcu 2010 r. Rada podjęła
uchwały w sprawie zmiany stawek w brzmieniu usuwającym wskazane niezgodności, a
w listopadzie 2010 r. Rada dokonała odpowiednich zmian w Regulaminie rozliczania
kosztów eksploatacji, dostawy ciepła i utrzymania nieruchomości oraz ustalania opłat za
użytkowanie lokali w zakresie eksploatacji dźwigów.
5. Rada na posiedzeniu we wrześniu 2010 r. podjęła uchwałę w sprawie ustalenia stawki na
fundusz remontowy zespołu garaży Kruczkowskiego 12a. a na posiedzeniu w listopadzie
2010 r. stawki na fundusz remontowy zespołu garaży Solec 54.
6. Rada na posiedzeniu w lutym 2010 r. omówiła rozliczenie kosztów eksploatacji za 2009 r.
w podziale na poszczególne budynki. Takie rozliczenie zostało dokonane po raz pierwszy
i w przyszłości, gdy będziemy dysponować danymi z kolejnych lat, pozwoli na
ujawnienie które koszty bezpośrednie mają największy wpływ na koszty eksploatacji i
przy których kosztach nakłady na ich zmniejszenie są najbardziej efektywne.
7. Rada omawiała rozliczenie kosztów zimnej wody, odprowadzenia ścieków oraz kosztów
podgrzania wody. Podejmowała Uchwały w sprawie pokrycia niedoboru na zimnej
wodzie; ustalenia nowych stawek za wodę, podgrzanie wody i CO.
8. W marcu 2010 r. Rada podjęła uchwałę o ustaleniu wysokości stawek za konserwację
domofonów, bram i furtek. Zróżnicowanie stawek wynikło z konieczności dostosowania
ich do kosztów ponoszonych na poszczególnych posesjach.
W zakresie spraw remontowych
W zakresie spraw remontowych Rada Nadzorcza opierała się głównie na pracy Komisji
Gospodarki Zasobami Mieszkaniowymi i Techniki.
Zarówno Rada Nadzorcza jak i Komisja GZMiT czynnie razem z przedstawicielami
Komitetów Domowych uczestniczyły w przetargach na roboty budowlane wykonywane
w ramach funduszu remontowego Spółdzielni.
5

W wyniku bardzo trudnych – niemożliwych do przewidzenia - warunków zimowych
w 2010 r. nastąpiła konieczność korekty planu rzeczowego remontów w 2010 r. Na Walnym
Zgromadzeniu w maju 2010 r. korekta taka została przyjęta i skorygowany plan remontów na
2010 r. stał się podstawą do prowadzenia dalszej działalności remontowej Spółdzielni.
Komisja GZMiT na bieżąco sprawowała nadzór nad wykonaniem prac remontowych
przewidzianych w skorygowanym planie remontów. Komisja GZMiT uczestniczyła we
wprowadzeniach wykonawców i odbiorach wykonanych prac.
W 2010 r. Rada szczególną uwagę poświęciła opracowaniu wspólnie z przedstawicielami
Komitetów Domowych kierunków wieloletnich planów remontów, które będą podstawą do
uchwalania rocznych planów rzeczowo – finansowych remontów. Na posiedzeniu w dniu 29
marca 2010 r. Rada powołała Komisję ds. opracowania kierunków wieloletniego planu
remontów w SBM „Powiśle” składającą się z członków Komisji GZMiT oraz przedstawicieli
Komitetów Domowych. Informacje o przebiegu prac Komisji były przedstawiane na
kolejnych posiedzeniach Rady, a wyniki jej prac zostały zaakceptowane przez Walne
Zgromadzenie w postaci pięcioletniego planu remontów oraz planów remontów na 2011 i
2012 r. oraz skwitowane w dniu 29 listopada 2010 r. podjęciem przez Radę Uchwały
w sprawie ustalenia stawki na fundusz remontowy. Realizacja planów remontów w latach
2011 i 2012 pokazała, że te działania umożliwiają sprawną i terminową realizację
niezbędnych prac remontowych, a przez ich kompleksowość i wczesne podjęcie prac dają
znaczące obniżenie kosztów przy możliwości wyboru jak najlepszego wykonawcy. Należy tu
zwrócić uwagę na przeprowadzenie w tych latach na terenie Komitetu nr 3 i rozpoczęcie na
terenie Komitetu nr 2 remontów dróg. Prace te będą, zgodnie z planem wieloletnim
kontynuowane w kolejnych latach na terenie całej Spółdzielni.
W związku z tym, że 2011 rok był pierwszym rokiem realizacji 5-cioletniego planu remontów
Rada dużo uwagi poświęcała jego realizacji, na bieżąco nadzorując wszystkie etapy działania.
Komisja GZMiT nie tylko na bieżąco sprawowała nadzór nad wykonaniem prac
remontowych i uczestniczyła we wprowadzeniach i odbiorach tych prac. Zwiększono też
udział Komisji GZMiT we wstępnych etapach realizacji poszczególnych zadań t.j. określaniu
zakresu i standardu planowanych prac.
Komisja GZMiT zbierała wnioski Komitetów Domowych dotyczące drobnych potrzeb
remontowych w celu wykorzystania rezerwy środków finansowych. Następnie ustaliła
wspólnie z Zarządem listę prac do wykonania w bieżącym roku. Część z tych wniosków
zakwalifikowano do wykonania w przyszłości z funduszu remontów budynków. Niezbędna
jest w tym przypadku inicjatywa Komitetów Domowych.
Uzgodniono z Zarządem przygotowywanie dokumentacji wykonawczej z wyprzedzeniem,
w roku poprzedzającym. Przyjęty plan robót na lata 2011 – 2015 umożliwia zlecenia
dokumentacji z odpowiednim wyprzedzeniem. Przygotowanie dokumentacji przetargowej na
rok 2012 już w 2011 roku umożliwiło wczesne ogłoszenie przetargów na prace w 2012 roku
co przyniosło oszczędności w funduszu remontowym. W podobny sposób są zaawansowane
prace przy zadaniach planowanych na 2013 r.
Komisja postanowiła brać udział we wszystkich etapach przygotowania realizacji planu
remontów, to jest dodatkowo w następujących pozycjach:
- opracowanie zakresu robót (założeń) dla przygotowania projektów;
- przygotowanie dokumentacji przetargowej;
- odbiory robót zanikających;
- odbiory pogwarancyjne.
Pożądany byłby także udział przedstawicieli Komitetów Domowych w opracowywaniu
zakresu robót.
6

Komisja GZMiT brała też udział w jesiennych przeglądach budynków. Podczas przeglądu w
roku 2012 stwierdzono znacznie mniejszą liczbę zgłaszanych usterek. Komitety Domowe na
bieżąco zgłaszają zauważone braki. Umożliwia to bezzwłoczne usuwanie drobnych, a nieraz
dokuczliwych usterek.
Przedstawiony na listopadowe Walne Zgromadzenie projekt planu remontów na 2013 r. jest
kontynuacją planu pięcioletniego i daje możliwość wykonania go w rozszerzonym zakresie, a
nawet – przy sprzyjających warunkach – sięgnięcie po realizację niektórych zadań
planowanych na następny rok.
Opracowanie kolejnego, wieloletniego planu remontów będzie zadaniem Rady z kadencji
2012 – 2015.
Rozdział III
Podsumowanie
Rok 2012 jest ostatnim rokiem pracy Rady Nadzorczej wybranej na kadencję 2010 – 2012.
Członkowie Rady w omawianym okresie podjęli dużo starań aby ich praca na rzecz
Spółdzielni była jak najbardziej przydatna i efektywna.
Członkowie Rady dziękują też wszystkim tym członkom Spółdzielni, a zwłaszcza członkom
Komitetów Domowych, którzy aktywnie wspierali działalność Rady.
Ich działania często były dla Rady pomocą, której znaczenia trudno jest nie docenić, a
zgłaszane krytyczne uwagi i postulaty pomagały wielokrotnie spojrzeć z innej perspektywy na
problemy, którymi Rada się zajmowała.
Z poważaniem
Prezydium Rady Nadzorczej
Przewodniczący RN Zastępca Przewodniczącego RN Sekretarz RN
Marek Kusiak Blandyna Wasilewska Olga Bieguńska-Jońca
7