Kontrola realizacji projektu - Polska Agencja Rozwoju ...

2011
Realizacja umowy o dofinansowanie w ramach
Poddziałania 2.1.1 PO KL
(studia podyplomowe)
Robert Bigos Warszawa, dnia 23 lutego 2011 r.

Warszawa, 23.02.2011
Słownik – wybrane pojęcia z umowy
- Partner projektu
- Podwykonawca
- Personel projektu
- Program (nr referencyjny K(2009) 6607)

Warszawa, 23.02.2011
Słownik – wybrane pojęcia z umowy
Partner projektu:
- instytucja wymieniona we wniosku o dofinansowanie w punkcie 2.8
- wnosi do projektu zasoby ludzkie, organizacyjne, techniczne bądź
finansowe
- związana z Liderem projektu umową partnerską
- uczestniczy w realizacji projektu na warunkach określonych w
umowie partnerskiej
- podlega kontroli w zakresie realizacji projektu
- Partner reprezentowany jest przez Lidera projektu

Warszawa, 23.02.2011
Słownik – wybrane pojęcia z umowy
Umowa partnerska:
- przygotowana wg wzoru stanowiącego załącznik do wytycznych
konkursowych
- reguluje współpracę Lidera i Partnera
- przenosi na Partnera prawa i obowiązki wynikające z umowy o
dofinansowanie
- udziela Liderowi prawa do reprezentowania Partnera

Warszawa, 23.02.2011
Słownik – wybrane pojęcia z umowy
Podwykonawca:
- podmiot wykonujący zadania zlecone w ramach Projektu przez
Beneficjenta lub Partnera
- wybrany zgodnie z zasadą przejrzystości i konkurencyjności
wydatków
- nie jest powiązany osobowo bądź kapitałowo ze zleceniodawcą (nie
dotyczy wyboru dokonanego z zastosowaniem PZP)
- zobowiązany w przypadku kontroli do udostępnienia dokumentów
związanych z realizowanym Projektem

Warszawa, 23.02.2011
Słownik – wybrane pojęcia z umowy
Personel projektu :
- osoby zaangażowane do realizacji zadań w ramach projektu, które
osobiście wykonują zadania im powierzone. W szczególności osoby
zatrudnione na podstawie stosunku pracy lub cywilnoprawnym, osoby
samozatrudnione, osoby współpracujące w rozumieniu ustawy z dnia 13
października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, osoby
wykonujące świadczenia w formie wolontariatu
- personel zarządzający to personel umieszczone w zadaniu
„zarządzanie projektem”

Warszawa, 23.02.2011
Przejrzystość i konkurencyjność wydatków
1. Prawo Zamówień Publicznych
‣ Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych
‣ Zasady dotyczące przeprowadzania postępowań o udzielenie zamówienia
publicznego finansowanych ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego
2. Zasada Konkurencyjności dotyczy Beneficjentów, którzy nie są objęci
obowiązkiem stosowania Ustawy PZP
‣ Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach POKL (aktualne
na dzień ogłaszania zamówienia)
‣ Zasady finansowania POKL (aktualne na dzień ogłaszania zamówienia)
3. Rozeznanie rynku przed dokonaniem zakupu
‣ Zasady finansowania POKL (aktualne na dzień ogłaszania zamówienia)

Warszawa, 23.02.2011
Przejrzystość i konkurencyjność wydatków
1. Zasada Konkurencyjności dotyczy
- Beneficjentów, którzy nie są objęci obowiązkiem stosowania Ustawy PZP (art.
3 ustawa PZP)
- Zamówień, których wartość w PLN przekracza kwotę 14 tys. Euro netto
- usług/dostaw nieprzekraczających kwoty 14 tys. Euro, jeżeli w trakcie
projektu zwiększono ich wartość powyżej ww. kwoty
2. Zasadę Konkurencyjności nie stosuje się do:
- personelu zarządzającego
- personelu, z którym Beneficjent w okresie co najmniej 1 roku przed złożeniem
wniosku o dofinansowanie współpracował w sposób ciągły lub powtarzalny

Warszawa, 23.02.2011
Przejrzystość i konkurencyjność wydatków
Wymogi dot. stosowania Zasada Konkurencyjności
- stosowanie kodów CPV do opisu przedmiotu zamówienia
- sumowanie zamówień w ramach jednego projektu
- Zapytanie ofertowe do minimum trzech potencjalnych
wykonawców
- umieszczenie zapytania na stronie swojej stronie internetowej
- umieszczenie zapytania na tablicy ogłoszeń
- wybór udokumentowany protokołem i umową z wykonawcą
- archiwizacja wysłanych zapytań i złożonych ofert

Warszawa, 23.02.2011
Przejrzystość i konkurencyjność wydatków
Stosowanie Zasada Konkurencyjności (ZK)
- wzrost wartości realizowanego zamówienia o 50%
- dzielenie zamówienia
- brak obowiązku ponownego stosowania ZK, gdy w
pierwszym postępowaniu nie było oferentów
- brak obowiązku przeprowadzania procedur ZK, gdy na
rynku istnieje mniej niż trzech potencjalnych wykonawców

Warszawa, 23.02.2011
Przejrzystość i konkurencyjność wydatków
Rozeznanie rynku przed dokonaniem zakupu
- dotyczy usług i towarów o wartości pow. 20 tys. zł netto (bez VAT)
- dotyczy towarów o tożsamych parametrach
- porównanie cen u co najmniej trzech potencjalnych wykonawców
- rzetelny opis przedmiotu zamówienia
- w przypadku braku możliwości porównania cen, stosuje się procedurę
ZK przy czym nie obowiązuje wówczas próg 14 tys. euro lecz próg 20
tys. zł (dotyczy również jednostek sektora finansów publicznych)

Pomoc publiczna w projekcie
Warszawa, 23.02.2011
Beneficjent udzielający pomocy publicznej zobowiązany jest do:
zbierania od przedsiębiorców odpowiednich dokumentów
zgodnie z Ustawą o postępowaniu w sprawach dotyczących
pomocy publicznej
wystawiania przedsiębiorcom odpowiednich zaświadczeń
zgodnie z Ustawą o postępowaniu w sprawach dotyczących
pomocy publicznej
sprawozdawczości z udzielonej pomocy publicznej
poinformowania w formie pisemnej przedsiębiorcy o braku
obowiązku uprzedniej notyfikacji pomocy do KE

Warszawa, 23.02.2011
Archiwizacja dokumentacji projektu
1. wymagana jest przechowywanie dokumentacji projektu do
dnia 31 grudnia 2020 r.
2. obowiązek poinformowania PARP o miejscu archiwacji
dokumentacji projektu i jego zmianie
3. dokumentacja związana z udzieloną przez Beneficjenta
pomocą publiczną przechowywana przez 10 lat od dnia jej
przyznania

Kontrola realizacji projektu
Warszawa, 23.02.2011
1. Wizyty monitoringowe studiów
2. Kontrola dokumentacji w miejscu realizacji projektu przez
PARP lub na zlecenie PARP
3. Kontrola innych uprawnionych organów np. KE
4. Audyt zewnętrzny projektu

Kontrola realizacji projektu
Warszawa, 23.02.2011
Wizyty monitoringowe
a) przeprowadzane przez dwie osoby w miejscu realizacji
studiów,
b) bez wcześniejszego zawiadomienia,
c) po wizycie sporządzany jest protokół,
d) w razie stwierdzenia uchybień przygotowywane są
zalecenia

Warszawa, 23.02.2011
Kontrola realizacji projektu
Kontrola dokumentacji
1. dokonywana zgodnie z Zasadami kontroli PO KL
2. kontrola na miejscu - w siedzibie Beneficjenta, Partnerów oraz
w miejscu realizacji projektu:
a) udostępnienie przez Beneficjenta wszystkich dokumentów
związanych z realizacją projektu
b) zawiadomienie na 5 dni przed rozpoczęciem kontroli (nie
dotyczy kontroli doraźnych)
c) czas kontroli (1- 4 dni)
d) informacja pokontrolna w terminie 21 dni od dnia
zakończenia kontroli

Warszawa, 23.02.2011
Kontrola realizacji projektu
Kontrola dokumentacji
e) podpisanie informacji pokontrolnej/ewentualne zgłoszenie
uwag do informacji pokontrolnej – 14 dni od dnia
otrzymania informacji
f) rozpatrzenie uwag do informacji pokontrolnej – 14 dni
g) zalecenia pokontrolne – 14 dni od otrzymania podpisanej
informacji pokontrolnej
h) konieczność wdrożenia zaleceń oraz poinformowania PARP
o sposobie realizacji zaleceń

Warszawa, 23.02.2011
Kontrola realizacji projektu
Audyt zewnętrzny projektu
Audyt należy przeprowadzić zgodnie z zapisami Załącznika 2 do Zasad
realizacji projektu, który określa:
1. cele audytu
2. minimalne kwalifikacje audytora
3. wymagania odnośnie sposobu pracy
4. zakres ogólny i szczegółowy audytu
5. wymagania dotyczące raportu z audytu
Audyt należy przeprowadzić w okresie ostatnich 2 miesięcy przed
zakończeniem realizacji projektu.
Raport z audytu przekazywany jest wraz z końcowym wnioskiem o płatność

Warszawa, 23.02.2011
Ochrona danych osobowych
1. Warunkiem uczestnictwa w projekcie jest wyrażenie zgody na
przetwarzanie danych osobowych (Załącznik 5 i 6 do Umowy) –
czytelny podpis uczestnika, data i miejsce
2. Obowiązek posiadania:
- polityki bezpieczeństwa i instrukcji zarządzania systemami
informatycznymi do przetwarzania danych osobowych,
- upoważnień dla pracowników do przetwarzania danych
osobowych (Załącznik 7 do Umowy),
- ewidencji pracowników upoważnionych do przetwarzania
danych

Ochrona danych osobowych
Warszawa, 23.02.2011
3. Powierzanie przetwarzania danych osobowych innym
podmiotom po uprzednim poinformowaniu Instytucji
Wdrażającej na podstawie umowy zawartej z podmiotem
przetwarzającym dane
4. Obowiązek informowania PARP o naruszeniu tajemnicy
danych osobowych oraz udziale w sprawach dot. ochrony
danych toczących się przed GIODO i innymi urzędami.

Warszawa, 23.02.2011
Obowiązki informacyjne
1. Strategia komunikacji Funduszy Europejskich w Polsce w ramach
Narodowej Strategii Spójności na lata 2007-2013;
2. Plan Komunikacji PO KL
3. Wytyczne dotyczące oznaczania projektów w ramach PO KL
4. Dokumenty i logotypy dostępne na stronie:
http://pokl.parp.gov.pl/index/index/1219
http://www.parp.gov.pl/index/more/5288
http://www.efs.gov.pl
3. Obowiązek umieszczania logotypów na dokumentacji projektowej,
w pomieszczeniach, w których realizowany jest projekt, na
sprzęcie i wyposażeniu finansowanym w ramach projektu
4. Obowiązek informowania uczestników projektu o
współfinansowaniu ze środków Unii Europejskiej (materiały
szkoleniowe, materiały promocyjne)

Materiały promocyjne:
Warszawa, 23.02.2011
Obowiązki informacyjne
I. duże formy powinny zawierać obowiązkowo:
a) logo PO KL
b) flaga Unii Europejskiej
c) odwołanie słowne do Unii Europejskiej
d) odwołanie słowne do właściwego funduszu (pełna nazwa)
e) hasło określone dla PO KL (tablice informacyjne, reklamowe,
billboardy, plakaty)
f) informacja o współfinansowaniu projektu (umieszczana poza
ciągiem znaków)
g) logo PARP

Przykład oznaczenia:
Obowiązki informacyjne
Warszawa, 23.02.2011
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w
ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

Materiały promocyjne
II. małe formy - powinny zawierać obowiązkowo:
a) logo PO KL
b) flaga Unii Europejskiej
c) odwołanie słowne do Unii Europejskiej
Opcjonalnie:
a) Logo PARP
Obowiązki informacyjne
Warszawa, 23.02.2011
Beneficjent zobowiązany jest przesłania do PARP elektroniczne wersje projektów
wizualizacji materiałów promocyjnych. PARP akceptuje wizualizację materiałów
w terminie do 10 dni roboczych od otrzymania prawidłowych dokumentów.

Rodzaje zmian:
Zmiany w projekcie i umowie o
dofinansowanie
1. Zmiany niewymagające pisemnej zgody PARP
2. Zmiany wymagające pisemnej zgody PARP
Warszawa, 23.02.2011
3. Zmian w formie aneksu do umowy o dofinansowanie

Zmiany w projekcie
Warszawa, 23.02.2011
1. Przesunięcia w budżecie projektu między zadaniami - do 10%
wartości zadania – bez konieczności uzyskania pisemnej zgody
PARP.
Powyższe zmiany nie mogą zwiększać wydatków w ramach crossfinancingu,
zadania Zarządzanie w tym personelu zarządzającego
oraz wpływać na wysokość i przeznaczenie pomocy publicznej.
2. Przesunięcia w budżecie projektu między zadaniami - powyżej
10% wartości zadania, zwiększenie łącznej kwoty wynagrodzeń
personelu w ramach zadania Zarządzanie oraz wynikające z tego
pozostałe zmiany w projekcie wymagają pisemnej zgody PARP.
3. Prawo renegocjacji umowy przez PARP.
4. Istotne zmiany w treści umowy wymagają formy aneksu.

Sankcje umowne
Warszawa, 23.02.2011
1. Rezultaty twarde (uczestnikogodziny)
dopuszczalne jest 25% odchylenie pomiędzy osiągniętym
rezultatem projektu w postaci uczestnikogodzin a poniesionymi
wydatkami w projekcie.
2. Kryteria strategiczne
a) w przypadku nie osiągnięcia kryterium strategicznego nr 1 (min. 50 h
zajęć na każdym kierunku prowadzonych przez wykładowcówpraktyków
którzy w latach 2007 – 2009 zdobyli doświadczenie
zawodowe w instytucji niebędącej uczelnią w obszarze, w którym będą
nauczać) na Beneficjenta zostanie nałożona sankcja finansowa wg
następującego wzoru:
Całkowite wydatki projektu (pomniejszone w przypadku nie osiągnięcia
zakładanych rezultatów uczestnikogodzin) x 10% x (liczba kierunków
studiów podyplomowych, na których wykładowcy-praktycy prowadzą
mniej niż 50 h zajęć / liczba wszystkich kierunków studiów
podyplomowych w ramach projektu) = sankcja

Sankcje umowne
Warszawa, 23.02.2011
2. Kryteria strategiczne
b) W przypadku nie osiągnięcia kryterium strategicznego nr 2
(100% uczestników zostanie przeszkolonych na studiach
podyplomowych o profilu technicznym) na Beneficjenta
zostanie nałożona sankcja finansowa wg następującego
wzoru:
Całkowite wydatki projektu (pomniejszone w przypadku nie
osiągnięcia zakładanych rezultatów uczestnikogodzin) x 20%
x (procent uczestników z kryterium strategicznego - procent
uczestników przeszkolonych w ramach kryterium
strategicznego) = sankcja

Sankcje umowne
Warszawa, 23.02.2011
2. Kryteria strategiczne
c) W przypadku nie osiągnięcia kryterium strategicznego nr 3
(20% spośród objętych wsparciem stanowią osoby w wieku
powyżej 45 roku życia) na Beneficjenta zostanie nałożona
sankcja finansowa wg następującego wzoru:
Całkowite wydatki projektu (pomniejszone w przypadku nie
osiągnięcia zakładanych rezultatów uczestnikogodzin) x 10% x
(procent osób z kryterium strategicznego - procent osób objętych
wsparciem w ramach kryterium strategicznego) = sankcja

Rozwiązanie umowy
Warszawa, 23.02.2011
1. Rozwiązanie umowy za porozumieniem stron oraz z
zachowaniem jednomiesięcznego okresu wypowiedzenia
‣ rozliczeniu podlegają wydatki związane z prawidłowo
zrealizowaną częścią projektu
2. Rozwiązanie umowy w trybie natychmiastowym, w zależności
od przesłanki:
‣ rozliczeniu podlegają wydatki związane z prawidłowo
zrealizowaną częścią projektu
‣ zwrot całości lub części środków wraz z odsetkami jak za
zaległości podatkowe
‣ wykluczenie na okres 3 lat z możliwości ubiegania się i otrzymania
dofinansowania na podstawie Ustawy o finansach publicznych lub
Ustawy o PARP

Pozostałe obowiązki Beneficjenta
Warszawa, 23.02.2011
1. Zawarcie umowy szkoleniowo-doradczej – załączniki:
a) deklaracja uczestnictwa/zgoda na przetwarzanie danych
osobowych
b) lista uczestników
c) dokument rejestrowy przedsiębiorstwa/zaświadczenie o
zatrudnieniu
d) weryfikacja kwalifikowalności uczestników
e) dokumenty związane z udzieleniem pomocy publicznej
f) w ramach jednej edycji studiów podyplomowych nie może być
więcej niż 20% osób zatrudnionych u tego samego pracodawcy

Pozostałe obowiązki Beneficjenta
Warszawa, 23.02.2011
2. Informowanie o działaniach w projekcie
a) zgłaszanie zjazdów do 20 dnia miesiąca poprzedzającego
rozpoczęcie półrocza kalendarzowego. Raz na pół roku a
przypadku zmiany należy zgłosić korektę. Pierwsze zgłoszenie do
15 dni po zawarciu umowy o dofinansowanie
b) rejestracja szkoleń w internetowej bazie ofert szkoleniowych
www.inwestycjawkadry.pl – aktualizacja raz na miesiąc
c) Prowadzenie dziennika zajęć

Warszawa, 23.02.2011
Wniosek o płatność – postęp rzeczowy
realizacji projektu
1. Pkt 5 Postęp rzeczowy realizacji projektu – opis postępu
realizacji zadań
2. Pkt 11 Planowany przebieg realizacji projektu do czasu
złożenia kolejnego wniosku
3. Pkt 12 Informacja na temat problemów/trudności związanych
z realizacją projektu - opis problemów i podjętych środków
naprawczych, przyczyny odstępstw od harmonogramu
realizacji projektu
4. Pkt 13 Informacja o zgodności realizacji projektu z zasadami
polityk wspólnotowych

Warszawa, 23.02.2011
Wniosek o płatność – postęp rzeczowy
realizacji projektu
Załącznik 2 Szczegółowa charakterystyka udzielonego wsparcia
- załącznik do Zasad systemu sprawozdawczości POKL
Tabela 1 Przepływ uczestników projektu
a) osoby, które rozpoczęły udział w projekcie
b) osoby, które powróciły do projektu
c) osoby, które zakończyły udział w projekcie
d) osoby, które przerwały udział w projekcie
e) osoby, które kontynuują udział w projekcie

Warszawa, 23.02.2011
Sprawozdanie z postępu rzeczowego
GŁÓWNE ZASADY
Punktem wyjścia do przygotowania sprawozdania jest status
osoby w ostatnim dniu okresu sprawozdawczego w
odniesieniu do projektu
Sprawozdawane są zawsze OSOBY, nie uczestnicy szkoleń

Warszawa, 23.02.2011
Sprawozdanie z postępu rzeczowego
GŁÓWNE ZASADY c.d.
‣ OSOBA ROZPOCZYNAJĄCA – osoba, która po raz pierwszy rozpoczęła
udział w projekcie:
RMr – osoba, która rozpoczęła udział w projekcie w danym okresie
sprawozdawczym
RMp – osoba, która rozpoczęła udział w projekcie od początku jego realizacji
‣ OSOBA POWRACAJĄCA – osoba, która zakończyła lub przerwała udział w
projekcie, następnie powróciła do projektu
PWMr - osoba, która powróciła do projektu w danym okresie sprawozdawczym
PWMp - osoba, która powróciła do projektu od początku jego realizacji
‣ OSOBA ZAKOŃCZAJĄCA – osoba, która zakończyła udział w projekcie
ZMr – osoba, która zakończyła udział w projekcie w danym okresie
sprawozdawczym
ZMp – osoba, która zakończyła udział w projekcie od początku jego realizacji

Warszawa, 23.02.2011
Sprawozdanie z postępu rzeczowego
GŁÓWNE ZASADY c.d.
‣ OSOBA PRZERYWAJĄCA – osoba, która przerwała udział w
projekcie i nie zakończyła żadnego szkolenia w projekcie
PMr – osoba, która przerwała udział w projekcie w danym
okresie sprawozdawczym
PMp – osoba, która przerwała udział w projekcie od początku
jego realizacji
‣ OSOBA KONTYNUUJĄCA – osoba, która ostatniego dnia
okresu sprawozdawczego kontynuuje udział w projekcie
KMr – osoba, która kontynuuje udział w projekcie w danym
okresie sprawozdawczym

Warszawa, 23.02.2011
Sprawozdanie z postępu rzeczowego
Rozpoczynający
R
Kontynuujący
K
Zakończający
Z
Przerywający
P

Warszawa, 23.02.2011
Sprawozdanie z postępu rzeczowego
WAŻNY WZÓR
Dotyczący Tabeli 1 - przepływ osób
RMp = KMr + ZMp + PMp
ZMr + PMr + K = RMr + PWMr + K z poprzedniego okresu

Warszawa, 23.02.2011
Sprawozdanie z postępu rzeczowego
Wniosek o płatność – postęp rzeczowy realizacji projektu
Tabela 2 Określenie statusu na rynku pracy osób, które rozpoczęły
udział w projekcie. Należy wypełnić pkt. 3 Zatrudnieni oraz
podpunkty:
a) w tym samozatrudnieni
b) w tym zatrudnieni w mikroprzedsiębiorstwach
c) w tym zatrudnieni w małych przedsiębiorstwach
d) w tym zatrudnieni w średnich przedsiębiorstwach
e) w tym zatrudnieni w dużych przedsiębiorstwach
f) w tym pracownicy w gorszym położeniu
Należy wypełnić pkt 4 Ogółem

Warszawa, 23.02.2011
Sprawozdanie z postępu rzeczowego
Wniosek o płatność – postęp rzeczowy realizacji projektu
Tabela 3 Osoby, które rozpoczęły udział w projekcie, znajdujące się
w dwóch grupach wiekowych 15-24 i 55-64 lata – wiek określa
się w chwili rozpoczęcia udziału w projekcie
Tabela 4 Osoby, które rozpoczęły udział w projekcie ze względu na
wykształcenie – wykształcenie określa się w chwili rozpoczęcia
udziału w projekcie
Tabela 5 Liczba przedsiębiorstw, które przystąpiły do udziału w
projekcie
Tabela 6 Wartość udzielonej i wypłaconej pomocy publicznej na
rzecz MSP

Warszawa, 23.02.2011
Sprawozdanie z postępu rzeczowego
Wniosek o płatność – postęp rzeczowy realizacji projektu
Tabela 7 Osiągnięte wartości wskaźników – należy wypełnić
następujące punkty dla Priorytetu II: 1, 2, 7 oraz Inne wskaźniki
określone we wniosku o dofinansowanie:
‣ liczba uczestników,
‣ liczba uczestnikogodzin
I. Kryteria strategiczne
‣ liczba uczestników przeszkolonych na studiach
podyplomowych o profilu technicznym
‣ liczba uczestników w wieku powyżej 45 roku życia

Warszawa, 23.02.2011
Sprawozdanie z postępu rzeczowego
Wniosek o płatność – formularz PEFS
PEFS – Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Społecznego;
obowiązek przekazania w formie elektronicznej, wraz z wnioskiem o płatność,
informacji o wszystkich uczestnikach projektu
‣ Formularz PEFS wraz z hasłem oraz loginem przekazywany wyłącznie z
PARP (nie można pobierać z innych instytucji wdrażających)
‣ Formularz PEFS przekazywany z każdym wnioskiem o płatność narastająco
lub oświadczenie o braku zmian w PEFS
‣ Formularz PEFS na nośniku elektronicznym, spakowany, zabezpieczony
hasłem przesyłany pocztą tradycyjną. Hasło w oddzielnej kopercie
‣ Dane o osobach uczestniczących w projekcie należy wpisywać do formularza
PEFS w momencie rozpoczęcia udziału w projekcie
‣ Samozatrudnieni ujmowani są w zakładce "Dane uczestników
indywidualnych"
‣ Wszystkie pola w formularzu PEFS muszą zostać wypełnione

Warszawa, 23.02.2011
Dziękuję za uwagę
Robert Bigos
Departament Wsparcia Projektów Szkoleniowych
Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości
ul. Pańska 81/83, 00-834 Warszawa