Instrukcja obsługi systemu ECAS - KOBiZE

Instrukcja obsługi systemu ECAS
Wersja dokumentu: 02.00
Data: 28 kwietnia 2015r.

Wstęp
ECAS to System Uwierzytelniania Komisji Europejskiej (ang. European Commission Authentication
Service), który umożliwia dostęp do stron i serwisów internetowych prowadzonych przez Komisję
Europejską, w tym również do Rejestru Unii.
Każdy użytkownik Rejestru Unii powinien posiadać jedno konto w systemie ECAS z aktualnym
i indywidualnym adresem e-mail oraz numerem telefonu komórkowego.
Rozdziały I i II instrukcji przeznaczone są dla użytkowników nowych, którzy jeszcze nie posiadają
swojego konta w systemie ECAS, a tym samym w Rejestrze Unii. Rozdział III przedstawia możliwości
administrowania przez zarejestrowanych użytkowników istniejącym kontem w ECAS i dokonywania
na nim niezbędnych aktualizacji.
Dane do systemu ECAS wprowadzane są przez użytkowników samodzielnie, natomiast zmiany w
danych wprowadzanych do systemu Rejestru Unii powinny zostać zgłoszone na właściwych
formularzach aktualizacyjnych. Informacje wprowadzone do obu tych systemów powinny być spójne,
w przeciwnym przypadku zalogowanie do Rejestru Unii nie będzie możliwe.
Każdy użytkownik powinien posiadać jedno konto w systemie ECAS oraz jeden identyfikator URID
w polskiej części systemu Rejestru Unii.

Spis treści
ROZDZIAŁ I .............................................................................................................................................. 4
1 Utworzenie konta użytkownika w systemie ECAS ........................................................................... 4
1.1 Wprowadzenie podstawowych danych użytkownika do systemu ECAS ................................. 4
1.2 Tworzenie hasła ....................................................................................................................... 6
1.3 Dodanie numeru telefonu komórkowego ............................................................................... 7
ROZDZIAŁ II ............................................................................................................................................. 9
2 Wprowadzenie danych użytkownika do Rejestru Unii .................................................................... 9
2.1 Sprawdzenie identyfikatora URID ......................................................................................... 11
ROZDZIAŁ III .......................................................................................................................................... 12
3.1 Zmiana adresu e-mail w ECAS ............................................................................................... 12
3.1.1 Użytkownik posiada dostęp do poprzedniego adresu e-mail lub nie posiada dostępu do
poprzedniego adresu e-mail, ale pamięta hasło do systemu ECAS .............................................. 12
3.1.2 Użytkownik nie posiada dostępu do poprzedniego adresu e-mail i nie pamięta hasła do
systemu ECAS ................................................................................................................................ 14
3.2 Zmiana numeru telefonu komórkowego w ECAS .................................................................. 16
3.2.1 Użytkownik posiada dostęp do poprzedniego numeru telefonu komórkowego .......... 16
3.2.2 Użytkownik nie posiada dostępu do poprzedniego numeru telefonu komórkowego .. 19
3.3 Przypomnienie i zmiana hasła ............................................................................................... 20
3.4 Samodzielne zablokowanie konta w systemie ECAS (Przycisk – ‘STOP’) ............................... 21

ROZDZIAŁ I
1 Utworzenie konta użytkownika w systemie ECAS
1.1 Wprowadzenie podstawowych danych użytkownika do systemu ECAS
W przeglądarce internetowej należy wpisać URL systemu ECAS: https://webgate.ec.europa.eu/cas/
Na stronie ECAS należy upewnić się, że:
• wybrany jest odpowiedni język (np. polski) (1),
• wybrana domena jest ‘ZEWNĘTRZNA’ (2).
(Jeżeli wskazana jest inna domena, należy ją zmienić wybierając opcję ‘Zmień’ (3), a następnie wybrać opcję
‘Zewnętrzna’ (4))
Po upewnieniu się, że użytkownik znajduje się we właściwej domenie należy wybrać opcję ‘Załóż nowe konto’
i wypełnić wszystkie pola. Należy podać imię i nazwisko oraz dwukrotnie adres e-mail. Każdy adres e-mail
może zostać zarejestrowany w ECAS tylko raz.
Istnieje również możliwość nadania własnego Loginu (pole ‘Nazwa użytkownika’). Pole jest nieobowiązkowe
i w przypadku pozostawienia go pustym system nadaje ‘Nazwę użytkownika’ automatycznie.

S t r o n a | 5
Następnie użytkownik powinien wybrać preferowany przez siebie język komunikacji, zapoznać się
z ‘Oświadczeniem o ochronie prywatności’ i zaakceptować je, wprowadzić kod z obrazka i wybrać opcję ‘Załóż
nowe konto’.
W wyniku prawidłowego wypełnienia formularza rejestracyjnego pojawi się następująca informacja:

S t r o n a | 6
1.2 Tworzenie hasła
Zgodnie z informacją o zakończeniu procesu rejestracji należy zalogować się na własną skrzynkę pocztową, na
którą w ciągu ok. 30 min powinna dotrzeć automatycznie wygenerowana wiadomość z systemu ECAS
(przesłana z adresu: ecas-admin@ec.europa.eu) zawierająca następujące dane:
• Nazwę użytkownika (1),
• Link umożliwiający utworzenie hasła dostępu do konta użytkownika w systemie (2). (Link będzie
ważny przez 1,5 godziny od otrzymania wiadomości)
W celu przystąpienia do procesu tworzenia hasła należy kliknąć w link znajdujący się w treści wiadomości (2).
UWAGA
W przypadku, gdyby wiadomość nie została dostarczona, prosimy o kontakt pod numer telefonu:
+48 22 833 24 84 lub na adres e-mailowy: rejestr@kobize.pl .
Pojawi się strona systemu ECAS, na której zostały podane reguły tworzenia nowego hasła dostępu. Hasło
należy utworzyć zgodnie z podanymi zasadami, następnie potwierdzić je wprowadzając ponownie i wybrać
‘Wyślij’.

S t r o n a | 7
Jeżeli hasło zostało poprawnie utworzone pojawi się komunikat przedstawiony poniżej, a po kliknięciu ‘Dalej’
użytkownik będzie miał możliwość zalogowania do systemu ECAS.
1.3 Dodanie numeru telefonu komórkowego
Po dokonaniu rejestracji w systemie ECAS i utworzeniu hasła dostępu do konta, użytkownik powinien
zalogować się do systemu ECAS (https://webgate.ec.europa.eu/cas/ ) i zarejestrować numer telefonu
komórkowego, na który w trakcie użytkowania Rejestru Unii będą wysyłane wiadomości SMS z kodami
jednorazowymi umożliwiającymi logowanie oraz przeprowadzanie transakcji.
UWAGA
Należy pamiętać, że każdy użytkownik musi posiadać indywidualny numer telefonu komórkowego.
Będąc zalogowanym do systemu ECAS należy wybrać na stronie opcję ‘Moje konto, ‘Moje numery telefonów
komórkowych’, a następnie ’Dodaj numer telefonu komórkowego’:

S t r o n a | 8
Należy wprowadzić indywidualny numer telefonu komórkowego użytkownika, na który będzie on otrzymywał
wiadomości SMS z kodami jednorazowymi i wybrać ‘Dodaj’.
Na podany numer telefonu komórkowego w ciągu 15 minut zostanie wysłana wiadomość SMS zawierająca kod
jednorazowy, który następnie należy wprowadzić w polu ‘Niepowtarzalny kod przesłany sms-em’ i zatwierdzić
wybierając ‘Zakończ’.
Po poprawnym dodaniu telefonu komórkowego powinien pojawić się komunikat przedstawiony poniżej.
Jednocześnie użytkownik powinien otrzymać wiadomość SMS potwierdzającą dodanie numeru telefonu
komórkowego do ECAS.

S t r o n a | 9
ROZDZIAŁ II
2 Wprowadzenie danych użytkownika do Rejestru Unii
Po pełnej rejestracji w systemie ECAS można przystąpić do pierwszego logowania do Rejestru Unii używając
zarejestrowanego w ECAS adresu e-mail, ustanowionego hasła oraz numeru telefonu komórkowego.
1. W polu adresu przeglądarki internetowej należy wpisać URL Rejestru Unii:
https://ets-registry.webgate.ec.europa.eu/euregistry/PL/index.xhtml
2. W prawym górnym rogu aplikacji należy wybrać odpowiedni język (np. polski) (1).
3. Wybrać opcję ‘Logowanie’ (2).
Po zalogowaniu się poprzez System Uwierzytelniania Komisji Europejskiej (ECAS) użytkownik powinien zostać
automatycznie przekierowany na stronę Rejestru Unii.
Na stronie Rejestru należy wybrać opcję ‘Wprowadź swoje dane osobowe’, aby utworzyć konto użytkownika
w części Rejestru Unii administrowanej przez Polskę.

S t r o n a | 10
W formularzu rejestracji, należy wprowadzić swoje dane i wskazać preferowany język, w którym będzie
prowadzona korespondencja z administratorem Rejestru.
W Rejestrze zostały przewidziane środki
bezpieczeństwa w celu przeciwdziałania
nielegalnemu wykorzystaniu aplikacji. Z uwagi
na to, przy rejestracji wymagane jest podanie
następujących informacji:
• Rodzaj dokumentu tożsamości: należy
wybrać dowód osobisty, paszport lub inny;
• Numer dokumentu tożsamości: należy
wprowadzić numer dokumentu tożsamości.
Jeżeli rodzaj dokumentu tożsamości został
wybrany jako ‘Inny’, należy zdefiniować typ
dokumentu tożsamości;
• Data upływu ważności: należy wprowadzić
datę upływu ważności wskazanego
dokumentu tożsamości;
• Adres e-mail: należy podać ten sam adres,
który uprzednio został zarejestrowany w
systemie ECAS;
• Nr telefonu komórkowego: należy podać
ten sam numer, który uprzednio został
zarejestrowany w systemie ECAS;
• Poufne pytanie i odpowiedź: należy
wprowadzić poufne pytanie i odpowiedź.
Stanowią one dodatkowy środek
bezpieczeństwa umożliwiający
administratorowi Rejestru weryfikację
Państwa tożsamości.
Po wprowadzeniu wymaganych informacji należy wybrać opcję ‘Dalej’. Pojawi się podsumowanie wprowadzonych
danych, które należy sprawdzić, a następnie zatwierdzić.

S t r o n a | 11
Po zatwierdzeniu danych powinien pojawić się komunikat z potwierdzeniem rejestracji i nadanym identyfikatorem
URID. Numer ten należy zapisać i podać na formularzu wniosku do Rejestru Unii.
2.1 Sprawdzenie identyfikatora URID
Identyfikator URID widoczny jest w komunikacie po rejestracji w Rejestrze Unii (patrz slajd powyżej). Użytkownik
może w każdej chwili sprawdzić swój URID logując się do Rejestru Unii poprzez link:
https://ets-registry.webgate.ec.europa.eu/euregistry/PL/index.xhtml.
Na stronie głównej systemu w jej lewym górnym rogu znajduje się identyfikator URID użytkownika:

S t r o n a | 12
ROZDZIAŁ III
3.1 Zmiana adresu e-mail w ECAS
Zmiana adresu e-mail w systemie ECAS możliwa jest po zalogowaniu się do systemu ECAS
https://webgate.ec.europa.eu/cas/. Aby aktualizacja adresu stała się skuteczna wymagane jest dokonanie
dodatkowo stosownej zmiany w systemie Rejestru Unii. W tym celu należy przesłać do administratora rejestru
formularz aktualizacyjny. Poniżej omówiono dwa przypadki zmiany adresu e-mail użytkownika. Należy
pamiętać, że dany adres e-mail może być przypisany wyłącznie do jednego konta w systemie ECAS.
3.1.1 Użytkownik posiada dostęp do poprzedniego adresu e-mail lub nie posiada dostępu do
poprzedniego adresu e-mail, ale pamięta hasło do systemu ECAS
Jeżeli użytkownik posiada dostęp do poprzedniego adresu e-mail, należy zalogować się na stronie
https://webgate.ec.europa.eu/cas/ i wybrać z menu opcję ‘Moje konto, a następnie ‘Zmień moje dane
osobowe’.

S t r o n a | 13
Następnie na stronie należy podać nowy adres e-mail (1) i zatwierdzić wybierając ‘Wyślij’ (2).
Zgodnie z prezentowaną (patrz slajd poniżej) informacją z adresu ecas-admin@ec.europa.eu na Państwa
nowy adres e-mail zostanie wysłana wiadomość zawierająca link służący do potwierdzenia, że użytkownik
zainicjował zmianę adresu e-mail w ECAS. (Jednocześnie na poprzedni (stary) adres otrzymają Państwo
informację o zmianie adresu e-mail w systemie ECAS).

S t r o n a | 14
Po kliknięciu w link umieszczony w treści wiadomości pojawi się strona systemu ECAS z informacją, że adres
e-mail został zmieniony na nowy:
UWAGA
Należy pamiętać, że zmiana danych w ECAS nie spowoduje zmiany danych w Rejestrze Unii i odwrotnie.
W celu zaktualizowania danych w Rejestrze Unii należy przesłać wniosek aktualizacyjny, którego formularz
znajduje się pod adresem: https://formularzeue.kobize.pl
3.1.2 Użytkownik nie posiada dostępu do poprzedniego adresu e-mail i nie pamięta hasła do systemu ECAS
Jeżeli użytkownik nie posiada dostępu do poprzedniego adresu e-mail powinien na nowo utworzyć konto
w systemie ECAS używając nowego adresu e-mail. Procedura ta została opisana w Rozdziale I niniejszej
instrukcji. Po założeniu konta w systemie ECAS należy sprawdzić swój Niepowtarzalny Identyfikator Komisji -
UID (jest to inny identyfikator niż URID) w systemie ECAS.
Aby sprawdzić swój identyfikator UID należy zalogować się na stronie https://webgate.ec.europa.eu/cas/
i wybrać z menu ‘Moje konto’ ‘Szczegółowe informacje dotyczące mojego konta ECAS’ (1). Poniżej zaznaczono
pole, w którym użytkownik odczyta identyfikator UID (2).

S t r o n a | 15
UID należy przesłać do Administratora z nowo zarejestrowanego w systemie ECAS adresu e-mail. Wiadomość
prosimy przesłać na adres: rejestr@kobize.pl, używając w tym celu szablonu wiadomości email
przedstawionego poniżej:
Tytuł wiadomości: ‘UID w systemie ECAS’
Treść wiadomości: Ja, [imię i nazwisko] informuję, iż mój niepowtarzalny identyfikator Komisji (UID) w
systemie ECAS jest następujący: [UID].
UWAGA
Po przesłaniu do Administratora identyfikatora UID nie należy wykonywać żadnych działań w systemie.
Administrator skontaktuje się z Państwem, aby udzielić dalszych instrukcji dotyczących zakończenia procesu
uzyskania dostępu do Rejestru Unii.

S t r o n a | 16
3.2 Zmiana numeru telefonu komórkowego w ECAS
3.2.1 Użytkownik posiada dostęp do poprzedniego numeru telefonu komórkowego
Jeżeli użytkownik posiada dostęp do poprzedniego numeru telefonu, należy zalogować się na stronie
https://webgate.ec.europa.eu/cas przy użyciu poprzedniego numeru telefonu komórkowego (tego który ma
zostać zmieniony) i wybrać z menu ‘Moje konto, a następnie ‘Moje numery telefonów komórkowych’ oraz
‘Dodaj numer telefonu komórkowego’.

S t r o n a | 17
Należy dodać nowy numer telefonu komórkowego, a następnie zatwierdzić dodanie hasłem jednorazowym
z wiadomości SMS otrzymanej na nowy numer (1) i zatwierdzić (2).
Po otrzymaniu informacji, że nowy numer telefonu komórkowego został dodany (1), należy usunąć
nieaktualny numer wybierając opcję ‘Usuń numer telefonu komórkowego’ (2).
W nowym oknie należy wprowadzić stary numer telefonu komórkowego i wybrać ‘Usuń’:

S t r o n a | 18
A następnie ponownie potwierdzić chęć jego usunięcia, klikając „Usuń”.
Pojawi się komunikat informujący o poprawnym usunięciu starego numeru telefonu komórkowego:
UWAGA
Usunięcie poprzedniego numeru telefonu komórkowego przed dodaniem nowego, spowoduje, że użytkownik
będzie musiał otrzymać nowy Klucz Aktywacyjny i w związku z tym proces uzyskania dostępu do Rejestru
wydłuży się.
UWAGA
W systemie ECAS i w Rejestrze Unii musi być zarejestrowany ten sam numer telefonu komórkowego
w przeciwnym przypadku dostęp do Rejestru nie będzie możliwy.
Dostęp do Rejestru zostanie ponownie aktywowany po przesłaniu Administratorowi wniosku aktualizacyjnego
potwierdzającego nowy numer telefonu komórkowego. Wnioski dostępne są na stronie:
https://formularzeue.kobize.pl.

S t r o n a | 19
3.2.2 Użytkownik nie posiada dostępu do poprzedniego numeru telefonu komórkowego
Jeżeli użytkownik nie posiada dostępu do poprzedniego numeru telefonu, należy zalogować się na stronie
https://webgate.ec.europa.eu/cas/ i wybrać z menu ‘Moje konto’ a następnie ‘STOP: Usuń wszystkie moje
numery telefonu komórkowego oraz elektroniczny dokument tożsamości’ i zatwierdzić usunięcie.
Po usunięciu wszystkich numerów telefonów system ECAS przekieruje użytkownika do strony logowania.
Należy zalogować się ponownie do ECAS i wybrać ‘Moje konto’. Następnie należy wybrać ‘Moje numery
telefonów komórkowych’ i dalej ’Dodaj numer telefonu komórkowego’; dodanie nowego numeru należy
potwierdzić hasłem jednorazowym z wiadomości SMS otrzymanej na ten numer. Proces ten został
przedstawiony w Rozdziale 1.3 niniejszej Instrukcji.
UWAGA
Dostęp do Rejestru Unii będzie mógł zostać aktywowany ponownie po przesłaniu Administratorowi wniosku
aktualizacyjnego (https://formularzeue.kobize.pl) potwierdzającego nowy numer telefonu komórkowego.
Proces ten wymaga wprowadzenia przez użytkownika nowego Klucza Aktywacyjnego.

S t r o n a | 20
3.3 Przypomnienie i zmiana hasła
Przed przypomnieniem/zmianą hasła należy się upewnić, czy wybrana została właściwa domena w systemie
ECAS. Powinna być to domena ‘ZEWNĘTRZNA’.
W przypadku, gdy użytkownik nie pamięta hasła dostępu do swojego konta w ECAS lub ze względów
bezpieczeństwa chce je zmienić, należy skorzystać z możliwości zresetowania hasła przy użyciu funkcji ‘Zmiana
hasła’
lub ‘Nie pamiętasz hasła?’. Funkcje te są dostępne bezpośrednio ze strony Systemu Uwierzytelniania Komisji
Europejskiej (ECAS).
Link do utworzenia nowego hasła przesyłany jest na adres e-mail użytkownika zarejestrowany w ECAS.
UWAGA
Hasło do systemu ECAS można zmieniać nie częściej niż raz dziennie. Ze względów bezpieczeństwa zalecana
jest zmiana hasła nie rzadziej niż raz na miesiąc.

S t r o n a | 21
3.4 Samodzielne zablokowanie konta w systemie ECAS (Przycisk – ‘STOP’)
Użytkownik ma możliwość samodzielnego zablokowania dostępu do systemu ECAS. Zablokowanie dostępu do
ECAS skutkuje jednoczesnym zawieszeniem możliwości zalogowania się do Rejestru Unii. Funkcja ta może
okazać się przydatna w przypadku naruszenia lub podejrzenia naruszenia bezpieczeństwa, np. gdy poufne
dane użytkownika, które są wykorzystywane podczas logowania zostaną ujawnione osobie trzeciej lub istnieje
podejrzenie, że takie ujawnienie mogło nastąpić. Należy pamiętać, że aby po użyciu funkcji blokowania
dostępu zalogowanie do systemu stało się ponownie możliwe wymagane jest wprowadzenie nowego Klucza
Aktywacyjnego. Po samodzielnym zablokowaniu konta w systemie ECAS należy więc skontaktować się
z Administratorem Rejestru i zgłosić wniosek o przesłanie nowego Klucza Aktywacyjnego. Dostarczenie go
potrwa kilka dni roboczych, gdyż wysyłany jest on listem poleconym.
Aby samodzielnie zablokować dostęp do systemu należy zalogować się do systemu ECAS
(https://webgate.ec.europa.eu/cas/), wejść w zakładkę ‘Moje konto’ i przy użyciu przycisku ‘STOP: Usuń
wszystkie moje numery telefonu komórkowego oraz elektroniczny dokument tożsamości’ zablokować dostęp.