SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD - Sociální služby města PLZNĚ

Městský ústav sociálních služeb města Plzně,příspěvková organizaceKlatovská 90, 301 00 PlzeňSPISOVÝ A SKARTAČNÍŘÁDvydání č. 2Dne 1. sprna 2008Ing. Vladimír Chuchlerředitel MÚSS Plzeň

Obsah :I. Všeobecná částOddíl ASpisový a skartační řádČlánek 1Spisový a skartační řádOddíl BZákladní pojmy a názvoslovíČlánek 2Základní pojmy a názvoslovíOddíl CSpisový řádČlánek 3Článek 4Článek 5Článek 6Článek 7Článek 8Oddíl DSkartační řádČlánek 9Článek 10Článek 11Článek 12Článek 13Příjem a roztřídění písemnostíDistribuce písemností VT prostřednictvím výpočetní sítě MMPPřidělování písemností na jednotlivých úsecích MÚSS PlzeňVyřizování písemnostíOdeslání písemností z MÚSS PlzeňVyřizování písemností jednotlivých zařízení MÚSS Plzeň(vnitropodniková pošta)Ukládání písemností v příručních spisovnách útvarůÚschova účetních záznamůPředávání písemností z příručních spisoven do ústřední spisovnyEvidence, ukládání a nahlížení do písemností v ústřední spisovněVyřazování písemností (skartační řízení)Oddíl EOdpovědnost zaměstnancůČlánek 14Odpovědnost zaměstnanců MÚSS PlzeňOddíl FZávaznost spisového a skartačního řáduČlánek 15Závaznost spisového a skartačního řáduII.III.Související předpisyPoužité zkratkyPříloha č. 1Spisový a skartační plán MÚSS Plzeň2

I. Všeobecná část3

Oddíl ASpisový a skartační řádČlánek 1Spisový a skartační řádTento Spisový a skartační řád upravuje příjem, vyřizování, odesílání, skartování a archivacipísemností. Účelem je zajištění jednotné a správné manipulace s písemnostmi v organizaci,kterou je Městský ústav sociálních služeb města Plzně, příspěvková organizace, Klatovská90, 301 00 Plzeň, IČ: 00075345 (dále jen MÚSS Plzeň) ve smyslu zákona č. 499/2004 Sb.,o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů a s ním související (dále jenzákon) [1], Vyhlášky č. 645/2004 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákonao archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů [2] a Vyhlášky č. 646/2004 Sb.,o podrobnostech výkonu spisové služby [3], vše ve znění pozdějších předpisů.4

Skartační rejstřík - abecedně řazený seznam druhů a typů písemností s uvedením jejichskartačních znaků a lhůt. Skartační znaky, uváděné typovým skartačním rejstříkem, jsouzávazné pro původce písemností. Typový skartační rejstřík je k dispozici u pracovníkapověřeného vedením ústřední spisovny MÚSS Plzeň.Skartační řád - určuje postup při vyřazování písemných, zvukových, obrazových a jinýchzáznamů cestou skartačního řízení [4].Skartační řízení - činnost, při níž se z vyřazovaných písemností oddělují archiválie odpísemností bezcenných, určených ke zničení.Skartační seznam - seznam dokumentů z ústřední spisovny rozdělených do skupin podleskartačního znaku "A", "S" a "V", skartační seznam je součástí skartačního návrhu.Skartační znaky - vyjadřují hodnotu dokumentů a dále to, jak se s písemnostmi naloží pouplynutí skartačních lhůt. Skartačními znaky označí pracovník ústřední spisovny, za přímésoučinnosti odpovědného pracovníka předávajícího útvaru, bezprostředně při vlastnímpředávání, resp. přijímání a ukládání písemností do ústřední spisovny, jednotlivé písemnosti,eventuálně soubory písemností totožného charakteru.V zásadě existují tři typy skartačních znaků :- skartační znak "A" označuje písemnosti trvalé hodnoty (archiválie) a znamená, že tytopísemnosti budou odevzdány k trvalému uložení do archivu- skartační znak "S" označuje písemnosti archivně bezcenné, které budou po uplynutískartačních lhůt navrženy v rámci skartačního řízení ke zničení- skartační znak "V" označuje písemnosti, jejichž hodnotu nelze určit v okamžiku vznikunebo vyřízení písemnosti. Znamená to, že tyto písemnosti budou po uplynutískartačních lhůt opětovně posouzeny pracovníkem ústřední spisovny a na základětoho navrženy k odevzdání do archivu (budou-li posouzeny jako "A") nebo ke zničení(budou-li posouzeny jako "S"). Neodůvodněné a nadměrné užívání znaku " V " jenepřípustné.Skartační znaky a lhůty pro jednotlivé dokumenty a jejich druhy jsou uváděny ve skartačnímrejstříku. Vyskytnou-li se v podniku písemnosti, které skartační rejstřík neuvádí, posuzují setyto ve skartačním řízení analogicky jako věcně nejblíže příbuzné písemnosti v rejstříkuuvedené.Složka legislativy MÚSS Plzeň - zahrnuje data na pevném (síťovém) disku volně přístupnávšem uživatelům VT (výpočetní sítě MMP) v MÚSS Plzeň. Vybrané dokumenty jsouumístěny i na veřejných www.stránkách.Spisový řád - předpis pro vedení spisové služby organizace MÚSS Plzeň.Ústřední spisovna - slouží k ukládání všech vyřízených písemností MÚSS Plzeň do dobyuplynutí jejich skartačních lhůt. Ústřední spisovna je společná pro všechny útvary MÚSSPlzeň. Systémem evidence jsou písemnosti vzniklé z činnosti jednotlivých subjektů odděleny.6

Oddíl CSpisový řádČlánek 3Příjem a roztřídění písemností1. Veškeré zásilky určené MÚSS Plzeň přejímá asistent ředitele MÚSS Plzeň. Po převzetíasistent ředitele ihned provede kontrolu, zda všechny zásilky náleží MÚSS Plzeň, zdaobaly nejsou poškozeny, zda byly převzaty všechny cenné a doporučené zásilky.Případné závady ihned reklamuje na poštovním úřadě, popř. jiné přepravní organizaci.Doporučené zásilky a cenná psaní zapíše do PODACÍHO DENÍKU. Obyčejné zásilky typusmlouvy, žádosti, stížnosti apod. a další podle významu důležité dokumenty proorganizaci se rovněž zapisují. Ostatní obyčejné zásilky (např. všeobecné nabídky, letákyapod.) se neevidují. Evidované dokumenty opatří asistent ředitele MÚSS Plzeňevidenčním razítkem s číslem jednacím.2. Došlé daňové doklady, faktury apod. denně předává asistent ředitele MÚSS Plzeňpracovníkovi útvaru Účtárna, pověřeného evidencí těchto dokumentů pro potřebyúčetnictví. Dokumenty opatří asistent ředitele MÚSS Plzeň evidenčním razítkem sdatumem přijetí (bez čísla jednacího).3. Asistent ředitele roztřídí všechny písemnosti (obyčejné, doporučené), kromě dokumentůdle bodu č. 2, dle jednotlivých organizačních stupňů (v souladu s platným organizačnímřádem MÚSS Plzeň) a zapíše je do PODACÍHO DENÍKU (vedený v písemné podobě). Vdeníku se uvádí: pořadové číslo (číslo jednací, nepřerušovaná řada pro daný kalendářnírok), datum doručení vzniku, doručeno od (adresa doručitele), počet listů a příloh, stručnýobsah dokumentu, vyřizuje (příjmení zaměstnance zodpovědného za vyřízenípísemnosti).Veškerá došlá dokumentace (kromě dokumentace uvedené v bodě č.2) je prvotněpředána k nahlédnutí řediteli organizace.4. Při třídění asistent ředitele rozčlení zásilky na úřední, ty otevírá a třídí dle útvarů, kterýmjsou adresovány, resp. kterým přísluší, a na soukromé (jméno adresáta je uvedeno přednázvem organizace), které předává adresátovi neotevřené. Dále neotvírá zásilkyadresované přímo řediteli a odborové organizaci.5. Písemnosti, které byly roztříděny a zaprotokolovány v PODACÍM DENÍKU po kontroleředitelem MÚSS Plzeň následovně distribuuje asistent ředitele jednotlivým útvarůma pracovníkům MÚSS Plzeň.6. Došlé telefaxy (na centrální doručovací adresu MÚSS Plzeň) zapisuje asistent ředitele doFAXOVÉ KNIHY (uvádí zde datum příjmu, odesílatele a počet stran). Postup předání jetotožný jako v předchozím případě.7

Oddíl DSkartační řádČlánek 9Ukládání písemností v příručních spisovnách útvarů1. K uchovávání vnitropodnikových písemností slouží v útvarech příruční spisovny, dále pakústřední spisovna MÚSS Plzeň.2. Dokumenty vznikající v útvarech, resp. došlé vyřízené písemnosti (s kopií odpovědi), seukládají podle charakteru dokumentu do ukládací jednotky.Ukládací jednotka obsahuje spisy věcně příbuzné, se stejným skartačním znakem ilhůtou, chronologicky seřazené. Ukládací jednotku označí pověřený pracovník na obaluštítkem, kde je uvedeno zejména heslo označující obsah písemností a rok jejich vzniku.Je vhodné vyznačit i název útvaru, popř. další identifikace o dokumentech.3. Za řádné ukládání v příručních spisovnách odpovídá pověřený pracovník útvaru, resp.všichni pracovníci útvaru vyřizující písemnosti. Kontroluje vedoucí příslušného útvaru.4. Z příručních spisoven se dokumenty za 1-2 roky (po uzavření ukládací jednotky)předávají do ústřední spisovny. U útvarů se dlouhodobě ukládají pouze spisy potřebné zprovozních důvodů - např. řídící a organizační normy, předpisy, technická dokumentaceaj.5. Zaměstnanci všech útvarů dbají na ochranu informací obsažených v dokumentech předmožností jejich případného zneužití. Je zakázáno podávat jakýmkoli osobám informacetýkající se činnosti organizace !!!Článek 10Úschova účetních záznamů1. Zvláštní režim má spisovna ekonomického oddělení (účetní spisovna). Z organizačních aprostorových důvodů jsou účetní dokumenty ukládány v této spisovně v přímé návaznostina účetní evidenci (nevede se samostatná evidence úložných jednotek). Po ukončeníkalendářního roku se dokumenty odděleně uloží do prostor centrální spisovny.2. Účetní záznamy se uschovávají pro účely dokumentace vedení účetnictví dle zákona oúčetnictví po následující uchovávající doby:- účetní uzávěrka a výroční zpráva po dobu deseti let počínajících koncem účetníhoobdobí, kterého se týkají,- účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh,přehledy po dobu pěti let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají,- účetní záznamy, kterými účetní jednotky dokládají formu vedení účetnictví po dobupěti let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají,- zákon o dani z přidané hodnoty [10] dále určuje a prodlužuje dobu úschovy účetníchzáznamů, které jsou daňovými doklady, a to po dobu 10 let od konce zdaňovacíhoobdobí, v němž bylo uskutečněno zdanitelné plnění nebo plnění osvobozené od daněs nárokem na odpočet daně,- zákon ČNR č. 589/1992 Sb., o pojistném na sociální zabezpečení a příspěvku nastátní politiku zaměstnanosti [11], prodlužuje dobu úschovy účetních záznamů oúdajích potřebných pro stanovení a odvod pojistného na 10 kalendářních rokůnásledujících po roce, kterého se týkají,10

- zákon ČNR č. 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení [12]prodlužuje dobu úschovy účetních záznamů o údajích potřebných pro účelydůchodového pojištění na 30 kalendářních roků následujících po roce, kterého setýkají.3. Použije-li účtárna MÚSS Plzeň účetní záznamy i pro jiný účel, např. trestní, správnířízení, občanské soudní řízení, daňové, skartační řízení, uchovávají se dané účetnízáznamy tak, aby byly zajištěny požadavky vyplývající z jejich použití pro uvedené účelya zároveň splněny výše uvedené uschovací doby.4. Účetní doklady a jiné účetní záznamy, které se týkají záručních lhůt a reklamačníchřízení, uchovává pověřený zaměstnanec účtárny MÚSS Plzeň po dobu, kterou lhůty nebořízení trvají.5. Účetní záznamy, které se týkají nezaplacených pohledávek či nesplněných závazků,uschovává pověřený zaměstnanec účtárny MÚSS Plzeň do konce roku následujícího poroce, v němž došlo k jejich zaplacení nebo splnění.6. Po uplynutí výše uvedené úschovní doby se provede skartační řízení následujícímzpůsobem:- Asistent ředitele ve spolupráci s pověřeným zaměstnancem účtárny MÚSS Plzeňprostorově vyčlení a označí ukládací jednotky s prošlou skartační lhůtou skartačnímiznaky "S" nebo "A", jde-li o archiválii.- Následovně zpracuje skartační návrh, který předá Archivu města Plzně k vyřízení,návrh se člení na písemnosti se skartačním znakem "S" a "A"- Po schválení skartačního návrhu Archivem města Plzně a vydání skartačníhopovolení připraví pověřený pracovník účtárny MÚSS Plzeň s asistentem řediteledokumenty k fyzické skartaci (skartační znak "S" a "V").- Skartaci provede ústřední spisovna nebo je pomocí předávacího protokolu převededo archivu (skartační znak "A").Článek 11Předávání písemností z příručních spisoven do ústřední spisovny1. Předávání písemností z příručních spisoven do ústřední spisovny probíhá zpravidla vprůběhu 1. čtvrtletí každého kalendářního roku, uskutečňuje jej v předem dohodnutémtermínu s asistentem ředitele pověřený pracovník útvaru podle následujících zásad :- Dokumenty útvary předávají v původních obalech, pořadačích apod., tj. v ukládacíchjednotkách. Ukládací jednotka musí být náležitě označená, písemnosti v ní v úplnosti,věcně a chronologicky seřazené.- Vedoucí předávajícího útvaru vyhotoví dvojmo předávací protokoly a přiloží jek písemnostem předávaným do spisovny.- Pracovník ústřední spisovny při převzetí písemností označí ukládací jednotkyskartačním znakem a u skartačního znaku "S" a "V" též skartační lhůtou.- Po kontrole správnosti a úplnosti jednotek a doplnění skartačních znaků, lhůta lokačních značek (údaj o místě uložení písemností v centrální spisovně) doprotokolů podepíše asistent ředitele tyto protokoly, originál ukládá ústřední spisovna,kopie zůstávají u předávajícího útvaru.11

Článek 12Evidence, ukládání a nahlížení do písemností v ústřední spisovně1. K evidenci písemností uložených v ústřední spisovně slouží předávací protokolyjednotlivých útvarů doplněné lokační značkou. Protokoly jsou ukládány a řazenychronologicky ve zvláštním pořadači podle přijetí do spisovny.2. Písemnosti ve spisovně jsou dle prostorových možností spisovny ukládány podleorganizační struktury organizace, tzn. že každý útvar má vyhrazený prostor (regál nebojeho část), kam jsou postupně ukládány jeho dokumenty. Regály jsou označeny čísly.3. Pracovník pověřený vedením ústřední spisovny zajišťuje její náležitý chod, dodržováníspisového řádu a metodicky vede zaměstnance pověřené péčí o spisovny útvarů(příruční registratury).4. Pro nahlížení do písemností uložených v ústřední spisovně platí zásada, že do nich smínahlédnout pouze zaměstnanec toho útvaru, z jehož činnosti vznikly. V případě potřebyprohlížení písemností jiným útvarem je nutné předložit písemný souhlas vedoucíhoútvaru, z jehož činnosti písemnost vznikla. Pro externí osoby vydává písemný souhlasředitel MÚSS Plzeň.5. Nahlížení eviduje zaměstnanec ústřední spisovny v sešitě návštěv ústřední spisovnyMÚSS Plzeň (v zápisu uvede: datum, jméno návštěvníka a útvar, kde pracuje, názevprohlížené písemnosti, místo uložení - S/A, rok jeho vzniku, důvod nahlížení, pořízenípřípadných kopií či opisů, zápůjčky a podpis návštěvníka). V případě nepřítomnostipracovníka spisovny umožní nahlížení po předchozí dohodě termínu ředitel MÚSS Plzeň.6. Pro zápůjčky z ústřední spisovny a vydání povolení pro zápůjčky platí stejná pravidla jakou nahlížení. Předem se stanoví termín vrácení zápůjčky. V zapůjčených písemnostech jezakázáno cokoliv měnit, vyjímat, přidávat, je třeba je zabezpečit před poškozením,ztrátou a zneužitím informací.7. Zápůjčky se evidují v sešitě zápůjček ústřední spisovny MÚSS Plzeň. Na místozapůjčené písemnosti do regálu se vkládají lístky, na kterých se uvede název písemnosti,jméno vypůjčovatele, datum zápůjčky a stanovený termín vrácení zápůjčky a podpisvypůjčovatele.8. Při ztrátě, poškození nebo zničení písemnosti se sepíše zápis obsahující příčiny události,míru zavinění případně následky ztráty, určí se způsob jejího nahrazení, eventuálně dalšíopatření.9. Zápis o ztrátě, poškození či zničení podepíše vedoucí útvaru, o jehož písemnost sejedná. V případě podezření, že ztrátou, poškozením nebo zneužitím byl spáchán trestnýčin, předloží se zápis řediteli MÚSS Plzeň, který rozhodne o dalším postupu.10. Ústřední spisovna má dohled nad všemi zřízenými spisovnami v MÚSS Plzeň.11. V ústřední spisovně se písemnosti ukládají do doby uplynutí jejich skartačních lhůt.Potom se stávají předmětem skartačního řízení.12

Článek 13Vyřazování dokumentů (skartační řízení)1. Všechny dokumenty s uplynulou skartační lhůtou označí zaměstnanec ústřední spisovnyv evidenci spisovny (v předávajících protokolech) a současně prověří dotazem v útvaru,kde písemnost vznikla, zda skutečně pominula jejich správní či provozní potřeba.Písemnosti se skartačním znakem "V" jsou při této příležitosti předávajícím útvarem nověoznačeny skartačním znakem "A" nebo "S".2. Skartační komisí prověřené písemnosti s uplynulou skartační lhůtou sepíše pracovníkústřední spisovny do seznamů, zvlášť pro skartační znak "S" a "A". Dokumenty jsouzapisovány podle útvarů z jejichž činnosti vznikly (předávacích protokolů). Seznampísemností navržených ke skartaci skartační návrh obsahuje pořadové číslo, názevdokumentu(ů), rok jejího vzniku, skartační znak a skartační lhůtu písemnosti.3. Při vyřazování dokumentů utajovaných, účetních, personálních útvarů nebo odborovýchorganizací je třeba postupovat podle platných předpisů pro manipulaci s těmitopísemnostmi.4. Písemnosti hromadně se vyskytující, tj. takové, které se v MÚSS Plzeň vyskytují ve víceexemplářích (kopie, rozmnoženiny) např. metodické pokyny, směrnice, zápisy z porad,rozbory apod., se vyřazují tak, že příslušný skartační znak ("A", "S" ,"V") je závaznýpouze pro původce těchto písemností (útvar, kde vznikly), ostatní se považují zapísemnosti typu "S" a je možno je po předání do ústřední spisovny skartovat.5. Při vyřazování technické dokumentace nutno zohlednit hledisko provozní (vyřadit pozániku potřebnosti pro činnost MÚSS Plzeň) a hledisko archivní (posoudit význama trvalou hodnotu dokumentace). Dělí se na stavební a provozní dokumentaci.6. Vyřazování stavební dokumentace upravuje platná právní úprava a skartační znakytypový skartační rejstřík [4]. Za provozní se považuje dokumentace jednotlivých zařízeníMÚSS Plzeň. Kopie mohou být skartovány ihned, originály musí být před vyřazenímposouzeny vedoucím útvaru původce z hlediska významu pro MÚSS Plzeň v souladu stypovým skartačním rejstříkem.7. Při vyřazování dokumentů vzniklých použitím výpočetní techniky je nutno respektovattyto zásady:- písemnosti typu "A" lze předávat do ústřední spisovny výhradně v písemné podobě(nikoliv na nosičích)- písemnosti se znakem "S" (kopie, neaktuální soubory dat) je možno předkládat i vjiné než písemné podobě. Uživatelé mohou se souhlasem vedoucího zaměstnanceútvaru, resp. správce počítačové sítě, sami uplatnit zjednodušené skartační řízení,tj. uživatel provede opětné uvolnění nosičů dat (výmaz nosiče dat).8. Skartační návrh podepsaný zpracovatelem a ředitelem MÚSS Plzeň zašle pracovníkústřední spisovny ve dvojím vyhotovení Archivu města Plzně k posouzení a schválení.9. Archiv města Plzně posoudí skartační návrh z hlediska dokumentárního významudokumentů a zašle zpět skartační povolení spolu s kopií skartačního návrhu. Výhradyk návrhu uvede v průvodním dopise. Bez souhlasu Archivu města Plzně nesmějí býtzničeny žádné písemnosti !!!13

10. Po obdržení protokolu o skartačním řízení od Archivu města Plzně pracovník ústředníspisovny:- protokolárně předá navržené písemnosti "A" do Archivu města Plzně,- zaznamená vyřazené písemnosti v evidenci spisovny (v předávacích protokolech),- vyjme z regálů všechny písemnosti navržené k vyřazení, písemnosti typu "A" uložízvlášť, protokolárně předá navržené písemnosti "A" do Archivu města Plzně,- zaznamená vyřazení písemností v evidenci spisovny (v předávacích protokolech).11. V případě reorganizace nebo likvidace organizace je nutno postupovat podle zákona oarchivnictví, pokynů likvidátora organizace a Archivu města Plzně.14

Oddíl EOdpovědnost zaměstnancůČlánek 14Odpovědnost zaměstnanců MÚSS Plzeň1. Jednotliví vedoucí útvarů MÚSS Plzeň odpovídají za předávání vyřízených písemnostíz příručních registratur útvarů do spisovny MÚSS Plzeň (zpravidla v průběhu 1. čtvrtletínového kalendářního roku) a za dodržování spisového, skartačního a archivního řádu.2. Asistent ředitele MÚSS Plzeň (pověřený pracovník vedením ústřední spisovny) odpovídáza:- činnost ústřední spisovny MÚSS Plzeň- zabezpečení řádného převzetí a kontrolu písemností přejímaných do ústředníspisovny MÚSS Plzeň- ukládání písemností (včetně zaznamenání lokace v předávacích protokolech),evidenci, vyhledávání, předkládání, případně zapůjčování- přípravu písemností ke skartaci a následné vyřazování- předání archiválií z ústřední spisovny do Archivu města Plzně- zajištění ústřední spisovny MÚSS Plzeň proti vniknutí nepovolaných osob- zajištění ochrany ústřední spisovny MÚSS Plzeň a v něm uložených písemností protipoškození- zamezení přístupu přímého slunečního záření na archiválie- omezený výskyt prachu v prostorách ústřední spisovny MÚSS Plzeň (hmyzu,hlodavců aj.)- zabezpečení prostor ústřední spisovny MÚSS Plzeň3. Skartační komise MÚSS Plzeň (pověření pracovníci k vyřazování dokumentů) odpovídajíza:- vedení skartačního řízení (podle potřeby organizace) a následně vyřazovánídokumentů při dodržení platných právních předpisů- provedení zápisu o skartačním řízení15

Oddíl FZávaznost spisového a skartačního řáduČlánek 15Závaznost spisového a skartačního řádu1. Spisový a skartační řád vydává ředitel organizace a nabývá platnosti dnem 1. 8. 2008.Tento spisový a skartační řád je závazný pro všechny vedoucí zaměstnance organizace.Za dodržování ustanovení spisového a skartačního řádu odpovídají všichni zaměstnanciorganizace.Tento spisový a skartační řád obsahuje 23 stran.Nabývá účinnosti dnem 1. 8. 2008.Tímto dnem pozbývají účinnost a platnost veškerá ustanovení Spisových a skartačních řádůMěstského ústavu sociálních služeb města Plzně, příspěvková organizace, Klatovská 90,301 00 Plzeň, IČ: 00075345 přijaté před výše uvedeným dnem.16

II. Související předpisy17

1. Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů,ve znění pozdějších předpisů2. Vyhláška č. 645/2004 Sb., kterou se provádějí některé ustanovení zákonao archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějšíchpředpisů3. Vyhláška č. 646/2004 Sb., o podrobnostech výkonů spisové služby, ve zněnípozdějších předpisů4. Typový skartační rejstřík, MV ČR, MONTANEX, a.s., Ostrava, 2005,ISBN 80-7225-193-75. ČSN 01 6910, úprava písemností psaných strojem nebo zpracovaných textovýmieditory6. Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů7. Organizační řád MÚSS Plzeň, v platném znění8. Podpisový řád MÚSS Plzeň, v platném znění9. Směrnice č. SM 001 Směrnice a metodické pokyny MÚSS Plzeň10. Zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů11. Zákon ČNR č. 589/1992 Sb., o pojistném na sociální zabezpečení a příspěvku nastátní politiku zaměstnanosti, ve znění pozdějších předpisů12. Zákon ČNR č. 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení, veznění pozdějších předpisů18

III. Použité zkratky19

AŘČNRČSNIČISBNMMPMVČRMÚSSSMVTAsistent ředitele MÚSS Plzeň (pracovník ústřední spisovny, pověřenýpracovník)Česká národní radaČeská statistická normaIdentifikační čísloIdentifikační číslo knihyMagistrát města PlzněMinisterstvo vnitra České republikyMěstský ústav sociálních služeb města PlzněSměrnicevýpočetní technika20

Spisový a skartační plánPříloha číslo 1Dne 1. srpna 2008Ing. Vladimír Chuchlerředitel MÚSS Plzeň

Spisový a skartační plán (SSP) MÚSS PlzeňSpis. znak Dokument Skat.znakSkart.lhůta1Základní dokumentace1-11-21-31-41-5Zřizovací listina (zakladat. listina)Zápis do obchodního rejstříkuRozhodnutí o poskytování sociálních služebDokumentace o změnách (sloučení, rozdělení)Organizační řádAAAAA10101010102Účetní a daňové doklady2-12-22-32-42-52-62-72-82-92-102-112-122-132-142-152-162-172-182-192-20Faktury přijaté a vydané, bankovní dokladyKnihy fakturPokladní kniha, příjmové, výdajové poklad. dokladyHlavní knihaÚčetní závěrkaÚčtový rozvrhDaňové přiznáníDoklady o zařazení majetkuInventární karty majetkuDoklady o vyřazení majetku- u majetku drobnéhoOdpisový plánInventurní zápisy, včetně komiseInventurní soupisyŠkodní a likvidační zápisy včetně komiseSměrnice účetní jednotkyVýroční zprávyZprávy auditora (kontroly zřizovatele)Programové vybavení a dokumentaceRozbory hospodaření (finanční analýzy)Účetní doklady interní (sklady, ochran. pomůcky, depozita,stravování, autoprovoz, údržba)SSSAAASSSSSASSSSASSAS105551055555355551010551053Oblast personalistiky a mezd3-13-23-33-43-53-63-73-83-93-103-113-123-13Evidence pracovní dobyPracovní úrazyŠkolení BOZPPrověrky BOZPMzdové listyELDP - Evidenční listy důchodového pojištěníZúčtovací a výplatní listiny, výplatní lístkyProhlášení k dani z příjmuPracovní smlouvy včetně platového výměruZápočtový list (včetně osobní složky zaměstnance)Potvrzení o pracovní neschopnostiRozbory a analýzy mzdového vývoje za rokRozbory, statistiky nemocnosti, úrazy, nemoci zpovolání za rok22SSSSSSSSSSSAA55510454555303051010

Spis. znakDokumentSkat.znakSkart.lhůta4Ostatní dokumentace4-14-24-34-44-54-64-74-84-94-104-114-12Rozhodnutí a příkazy řediteleSmluvní dokumentaceKontrolní zprávy (ÚP, FÚ, OSSZ, ZP)Kontrolní zprávy (audity)Kompletní dokument. útvaru interního audituPodací deníkSpisový, skart.plán, návrhy, protokolyKolektivní smlouva + vyjednáváníDokumentace o zadání veřejné zakázky, výb. řízeníZápisy z porad (vedení, celopodnikové)Zpravodaje, publikace vlastníInterní předpisy organizace (normy, směrnice, řády,protokoly, komise)ASSASASASAAA5551010105105101055Dokumentace o poskytování sociálních služeb5-15-2Osobní dokumentace o uživatelích sociální služby(včetně vyúčtování sociálních služeb)Sesterská a ošetřovatelská dokumentace o uživatelíchsociální službySS1001006Dokumentace o poskytování služeb NNZ6-1Osobní dokumentace pacienta domácí péče, Home careS1007Dokumentace o zajištění provozu organizace7-17-27-37-47-57-67-77-87-97-107-117-127-137-14Autopark - evidence vozidel, technické prohlídky vozidelProvoz dopravy - výkazy jízd, záznam o provozu vozidla,školení řidičůTechnické průkazy (po vyřazení vozidla z provozu)Žádanky o přepravuProtokoly a dokumentace nehod a škod velkého rozsahuStatistické přehledy, výkazy nehod a škod ročníStatistické výkazy roční o spotřebě el. energie, tepla, PHM,plynuHlášení o produkci odpadu roční (komunální, infekční,nebezpečnýProvoz stravování - evidence (denní předpis) stravy prouživatele sociální služby, zaměstnance, ostatní strávníkyJídelní lístky (týdenní)Kompletní (denní) žádanky pro vyskladnění zboží ze skladupotravinEvidence skladu údržbyEvidence ochranných pomůcekOstatní písemnostiSSSSAAAASSSSSS5511555533333323