Datenblatt Eingangsrechnungsbearbeitung der ... - Henrichsen AG
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<strong>Eingangsrechnungsbearbeitung</strong><br />
Digitale Rechnungsprüfung mit EASY Workflow<br />
www.henrichsen.de
Herausfor<strong>der</strong>ungen heute<br />
Wo liegen meine<br />
Rechnungen ?<br />
Formale / Inhaltliche<br />
Rechnungskontrolle<br />
Ist die Rechnung<br />
schon freigegeben ?<br />
Die Hauspost<br />
wird erst morgen<br />
abgeholt<br />
Wurde die<br />
Rechnung<br />
sachlich geprüft ?<br />
Ich brauche eine<br />
bereits gebuchte<br />
Rechnung<br />
Bei welchen<br />
Rechnungen droht<br />
Skontoverlust ?<br />
Vorerfassung<br />
<strong>der</strong> Rechnung<br />
Ich brauche eine<br />
Übersicht über alle<br />
offenen Rechnungen<br />
Abgleichen <strong>der</strong><br />
Bestellpositionen<br />
www.henrichsen.de
Optimierungspotentiale auf einen Blick<br />
Viele manuelle Prozesse<br />
• Verteilen, weiterleiten, vorerfassen,…<br />
Stark papiergebunden<br />
• Kopien, Notizen, Abzeichnungen<br />
Kein Einfluss auf Durchlaufzeiten<br />
• Liegezeiten, Transportzeiten<br />
• Skontoverlust !<br />
Fehlende Transparenz<br />
• Wo liegen welche Rechnungen<br />
Prozesssicherheit<br />
• Einhaltung notwendiger Prüfungsschritte<br />
Ablage und Zugriff<br />
• Zentrale Ablage nicht im Zugriff<br />
• Gefahr von Verlust von Rechnungen<br />
Formale Rechungskontrolle<br />
• UStG<br />
www.henrichsen.de
Der Prozess mit HENRICHSEN<br />
Vorbereitung<br />
(Papier)<br />
Scan o<strong>der</strong><br />
digitaler<br />
Eingang<br />
Analyse Verifikation Übergabe<br />
Workflow<br />
(Sachliche<br />
Prüfung,<br />
Freigabe, etc.)<br />
Buchung<br />
Erhöhte Daten- und Prozessqualität<br />
durch automatische<br />
Plausibilitätsprüfungen<br />
•Betragsgrenzen<br />
•Kostenstellenverantwortung<br />
•Formale Rechnungskontrolle<br />
Deutlich geringerer<br />
Erfassungsaufwand<br />
•Rechnungsnummer<br />
•Datum<br />
•Positionen und Beträge<br />
Steuerungsinformationen<br />
früher verfügbar<br />
•Rechnungsübersicht<br />
•Statusabfragen, Eskalationen<br />
Schnellerer<br />
Rechnungsdurchlauf<br />
•Verkürzung von Durchlaufzeiten<br />
durch automatische Weiterleitung<br />
•Vermeidung von Skontoverlusten<br />
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Belegextraktion mit HENRICHSEN<br />
Rechnungseingang<br />
Papier / Digital<br />
Belegextraktion<br />
Export<br />
ERP / Workflow<br />
www.henrichsen.de 06.12.09<br />
678912 34 10003 DE12345679<br />
BLZ 987654321 Kto. 87342<br />
....<br />
....<br />
LRNR: Vorhanden<br />
NAME: HENRICHSEN <strong>AG</strong><br />
REDA: 06.12.09<br />
MGNR: 678912 34<br />
....<br />
Erkennen / Klassifizieren<br />
Von Pixeln zu Zeichenfolgen<br />
Prüfen<br />
Stammdatenabgleich<br />
Verifizieren<br />
Ggf. visuelle Prüfung und manuelle Nachkorrektur<br />
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Belegextraktion mit HENRICHSEN<br />
…bietet höchste Erkennungssicherheit und –qualität<br />
…ist unkompliziert durch den Einsatz flexibler Klassifikations- und Extraktionsverfahren<br />
…ist eine Plattform alle Dokumententypen (Posteingangslösung, Eingangsrechnungen, Or<strong>der</strong>s, etc.)<br />
…ist trainierbar<br />
…ist konzipiert für den Konzern-Einsatz (multi-mandantenfähig)<br />
…ist sprachunabhängig<br />
…wird regelmäßig um neue Produktkomponenten erweitert<br />
…ist durch die Installation von Solution Packages von Anfang an produktiv<br />
…integriert sich problemlos in bestehende Warenwirtschafts- o<strong>der</strong> ERP-Systeme (z.B. SAP, Dynamics NAV, AS/400)<br />
…bietet Anbindungen an die gängigsten Workflow - Systeme<br />
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Belegextraktion mit HENRICHSEN<br />
Was bedeutet Belegextraktion für den Prozess <strong>der</strong> Rechnungsverarbeitung ?<br />
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Workflow mit HENRICHSEN<br />
Von <strong>der</strong> Workflow - Aufgabe im Eingangskorb…<br />
…zur Aufgabe mit verschiedenen Anzeigemöglichkeiten<br />
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Workflow mit HENRICHSEN<br />
E-Mail Benachrichtigung für Benutzer<br />
mit Verlinkung zur Workflow - Aufgabe<br />
Im Monitor –<br />
Register ist zu je<strong>der</strong><br />
Rechnung die<br />
Historie einsehbar<br />
Positionsbereich zur Rechnung mit verschiedenen Funktionen.<br />
Zeilen hinzufügen o<strong>der</strong> löschen, Datenbankzugriffe, Splitbuchungen<br />
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Workflow mit HENRICHSEN<br />
Rechnungsübersicht – Welche Rechnungen sind im Umlauf und wo liegen diese ?<br />
Flexible Suche nach Rechnungen<br />
Workflow – Design mit Microsoft Visio<br />
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Workflow mit HENRICHSEN<br />
Was bedeutet die Workflowlösung für den Prozess Rechnungsbearbeitung ?<br />
www.henrichsen.de
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