Anwenderbericht

Anwenderbericht
Automatische Belegerfassung und ein
mandantenfähiges Archiv-System
- Kosten- und Zeitersparnis durch die automatische Belegerfassung
- Automatische Vollständigkeitskontrolle der kaufmännischen Belege
- Integration in Microsoft Dynamics Nav und in das Dokumenten-
Management-System
Die Ausgangslage
Roeser Medical beliefert Krankenhäuser
aus einem Standardsortiment von
über 800.000 Medizinprodukten. Täglich
werden Hunderte von Aufträgen
angenommen. Das Unternehmen
stand vor dem wachsenden Problem,
täglich einen riesigen Papierberg von
Hand zu sortieren, abzulegen und zu
verarbeiten. Bestellungen gehen ein,
Lieferscheine werden mit der Ware
versandt, die Warenannahme wird
durch den Kunden auf dem Lieferschein
quittiert und wieder der Bestellung
bzw. Rechnung zugeordnet.
Allein dieser Geschäftsprozess zieht
einen langen und lästigen Sortier,-
Kopier-, Ablage- und Suchaufwand
nach sich.
Die Zielsetzung
In der Auftragsabwicklung, insbesondere
in der Sortierung und Ablage der
Liefer scheine, sollte der Prozess um
ein Wesentliches reduziert, automatisiert
und transparenter werden. Hierbei
legte man auch Wert auf eine
Lösung die in Microsoft Dynamics Nav
integriert ist und gleichzeitig eine mandantenfähige
Dokumenten-Ablage im
Archiv gewährt. Neben der ERP-Integration,
sollte auch die vorhandene
MS Offi ce-Anwendung einfach einzubinden
sein.
Die Lösung
Die Roeser Medical entschied sich für
den Einsatz eines elektronischen
Archivierungs-Systems auf Basis von
SAPERION mit einer integrierten
Microsoft Dynamics Nav Anbindung
einer automatischen Erfassungslösung
für die unterschriebenen Lieferscheine.
Den Ausschlag für die Entscheidung
gaben unsere umfanreichen Erfahrungen,
zahlreiche Installationen der
Microsoft Dynamics Nav- SAPERION-
Integration und der effi zienten Beleg-
Erfassungslösung.
Die Umsetzung
Die Einführung des Systems begann
zunächst in der Auftragsabteilung.
Hier wurden das Basis-Archiv sowie
die Erfassungslösung in kürzester Zeit
erfolgreich implementiert.
Früher mussten die unterschriebenen
Lieferscheine manuell bzw. händisch
der Rechnung zugeordnet, sortiert
und die Rechnung mit den angehängten
Lieferscheine wieder an den Kunden
versandt werden. Heute werden
die quittierten Lieferscheine gescannt
und digitalisiert. Dabei wird die aufge-
Ingo Thomas, IT-Leiter:
„Alleine durch den hohen Automatisierungsgrad
in der Faktura, hat sich das Archivsystem
innerhalb 4 Monaten amortisiert.“
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druckte Microsoft Dynamics Nav-
Lieferschein-Nr. mit Hilfe der Beleg-
Erkennungssoftware ausgelesen. Die
Liefer scheine werden automatisch
zum Microsoft Dynamics Nav-Vorgang
archiviert und die mehrseitigen Lieferscheine
in der richtigen Reihenfolge
sortiert. Beim anschließenden Rechnungslauf
können jetzt die Rechnungen
zusammen mit den verarbeiteten und
archivierten Lieferscheinen vollautomatisch
ausgedruckt und an den
Kunden versandt werden. Durch die
revisionssichere Archivierung der
Rechnungen, der quittierten Lieferscheine
und weiterer kaufmännischer
Belege, stehen den Sachbearbeitern
die Dokumente gebündelt an jedem
Arbeitsplatz z.B. in einer elektronischen
Kundenakte, zur Verfügung.
Durch die SAPERION Bridge4Navision
können nun auch alle Vorgänge und
Dokumente direkt aus Microsoft
Dynamics Nav heraus nachverfolgt
werden.
Der Benefit
In einer ersten Zwischenbilanz bestätigt
sich die volle IT-Unterstützung
im Sinne einer modernen, prozessorientierten
und effi zienten Archivlösung.
Das Archivsystem sorgt unternehmensweit
für bessere und
schnellere Auskunftsbereitschaft und
mehr Transparenz über alle Belege
hinweg. Allein im Bereich der Sortierung
von Ausgangsbelegen konnte die
Prozessautomatisierung den Arbeitsaufwand
von 8 Stunden auf 1 Stunde
pro Tag reduzieren.
Die Belegerkennungslösung kann
künftig auch für beliebige Formulare
und Belege eingesetzt werden.
Roeser medical GmbH & Co. KG
Krankenhausversorgung ohne
Kompromisse – Roeser Medical
ist seit Jahrzehnten Partner für
die Beschaffung von Verbrauchsund
Gebrauchsartikeln sowie bei
Investitionsgütern im Krankenhaus.
Herstellerübergreifend wird
ein umfassendes Sortiment, vom
einzelnen Medizinprodukt bis zu
komplexen Systemlösungen, geliefert.
Das Unternehmen greift
dabei auf ein Sortiment von über
800.000 Produkten von 900 Hersteller
und Anbietern zurück.
Rund 4.000 Produkte sind lagernd
und sofort verfügbar. Die Experten
von Roeser Medical beschaffen
nicht nur Produkte sondern,
sie sind auch in der Lage, die
Nachhaltigkeit in Form von Lebensdauer
und Wartung zu berücksichtigen.
www.roeser.de
Stand: Juni 2007
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