Modulo2Unidad2

GERENCIA DE
PROYECTOS
MÓDULO 2
UNIDAD 2

UNIDAD 2
1. GESTIÓN DE LA INTE-
GRACIÓN DE PROYECTOS
Primero es importante tener claro cuál es
concepto de Integración, para eso se tomará la
siguiente definición: “constituye completar un
todo con las partes que hacían falta ya sea objeto
o persona” 1 .
Es de resaltar que en un proyecto convergen
muchos elementos, dependiendo de la naturaleza
del mismo, por ejemplo: materiales (cemento,
arena, papel, entre otros), infraestructura
(casas, edificios, plataformas), documentación,
procesos, actividades, el problema, presupuesto,
entre otros; todos estos aspectos requieren
de un engranaje armonioso, que permita un
desarrollo óptimo del proyecto y con ello lograr
la consecución de los objetivos definidos para el
mismo.
Es allí donde la integración retoma su valor,
permitirá lograr que todos estos elementos estén
perfectamente estructurados y organizados.
2
1
CONCEPTODEFICINION.DE. Definición de integración. [En línea]. [s.l.]: Venemedia, 2014.
[Citado el 05-03-2016]. Disponible en: http://conceptodefinicion.de/integracion/

Los procesos que define la guía PMBOK, se exponen
en: 2 , 3 “
• Desarrollar el Acta de Constitución (Charter)
del proyecto
• Definir el Plan del Proyecto
• Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto
• Monitorear y controlar el trabajo del proyecto
• Control Integrado de los Cambios
• Cerrar el proyecto o fase“
Como todo proceso, estos también tienen unas
entradas que permiten realizar ciertas labores en
su interior, labores apoyadas por herramientas y
técnicas provenientes de diferentes áreas de la
ciencia, como por ejemplo: la estadística, la matemática,
la creatividad, entre otras; la ejecución
de cada uno de esos procesos ofrecen salidas.
A continuación se planteará un pequeño proyecto,
con el objeto de ilustrar estos procesos
de una manera más práctica. Dicha aplicación se
realizará de una manera general.
Proyecto ejemplo: Una empresa de ebanistería
conocida como EBA fue contratada por la alcaldía
del municipio XYZ, para construir un puente
de madera (en cedro flor morado) de una longitud
aproximada de 30 metros, con el objeto de
permitir el paso entre el municipio XYZ y una de
las veredas conocida como ABC. Por allí deberán
circular personas caminando y animales (caballos,
ganadería), con una capacidad máxima de 1 tonelada,
por lo tanto no se permitirá el paso de
automotores. Deberá contar con iluminación y
señalización que indique el peso soportado. Para
dicho proyecto la alcaldía ha planeado invertir
200 millones de pesos y se debe construir en 10
meses.
1.1 DESARROLLAR EL ACTA DE
CONSTITUCIÓN (CHARTER) DEL
PROYECTO
Existen diferentes formatos, plantillas o maneras
de organizar el acta de constitución de un proyecto,
sin embargo algunos de los elementos
que esta debe contener son los que se pueden
observar en: 4 “
• Nombre del proyecto
• Fecha
• Información del proyecto
• Patrocinador
• Propósito y Justificación
• Descripción del proyecto y entregables
• Requerimientos del proyecto
• Objetivos
• Premisas y restricciones
• Riesgos iniciales
• Cronograma de hitos principales
• Presupuesto estimado
• Lista de interesados
• Requisitos de aprobación
• Asignación del gerente
• Personal y recursos preasignados
• Aprobaciones “
A continuación se realizará el acta de constitución
del proyecto ejemplo, teniendo en cuenta
algunos de los componentes de ésta y adaptando
la plantilla dispuesta en 5
2 ALVARADO RODRÍGUEZ, Raúl. Inicio de un proyecto. [En línea]. [s.l.]: El autor, 2013. p. 24-25. [Citado el 05-03-2016]. Disponible en:
cursa.ihmc.us/rid=1G1PP2F0D-T9S8YG-BFS/Gerencia%20%5B1%5D..2.ppt
3 GBEGNEDJI, Gladys. Gestión de la integración del proyecto. [En línea]. [s.l.]: La autora, 2015. [Citado el 07-03-2016]. Disponible en:
https://www.gladysgbegnedji.com/gestion-de-la-integracion-del-proyecto/
3

INFORMACIÓN DEL PROYECTO
Datos
Empresa / Organización
EBANISTERÍA EBA
Proyecto
Construcción puente
Fecha de preparación 15/03/2016
Cliente
Municipio XYZ
Patrocinador principal Alcaldía del municipio XYZ
Gerente de proyecto Pepito Pérez
PATROCINADOR / PATROCINADORES
Nombre
Cargo
Departamento / División
Rama ejecutiva (Vicepresidencia)
Pepita Perilla
Alcaldesa
Alcaldía Municipal
del Municipio XYZ
Alcaldía
PROPÓSITO Y JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO
La vereda ABC es uno de los principales productores de productos agrícolas,
con los cuales los habitantes del municipio se alimentan, adicionalmente estos
ofrecen la cantidad y calidad requerida por los municipios vecinos, es por ello
que se deben transportar allí. Todo ello genera una economía dinámica en el
municipio XYZ, ofreciendo posibilidades de empleo, compras en comercio, en la
diversión, entre otros. De ahí la importancia de realizar este proyecto.
4
5
Ibíd., disponible en: http://www.pmoinformatica.com/2013/06/plantilla-de-acta-de-proyecto.html

DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO Y ENTREGABLES
Se debe construir un puente de madera, que comunique al municipio XYZ con
la vereda ABC, el cual solo permite el paso de peatonal, soportando máximo 1
tonelada.
Se debe entregar:
El puente construido en madera
La iluminación del puente
Planos
Especificaciones técnicas
REQUERIMIENTOS DE ALTO NIVEL
Requerimientos del producto
Puente en madera cedro flor morado
Inmunizador que no sea perjudicial para el medio ambiente
Color de la pintura wengue
Debe soportar peso hasta 1 tonelada
Entre otros
Requerimientos del proyecto
No contaminar el medio ambiente
No sobrepasar el presupuesto definido
Realizarse en el tiempo definido
Entre otros
5

OBJETIVOS
Objetivo
Indicador de éxito
Alcance
Construir puente en madera que comunique el municipio
XYZ con la vereda ABC, soportando máximo 1 tonelada Pruebas de carga exitosas
de peso.
Cronograma (Tiempo)
Construir el puente en máximo 10 meses
Tiempo de construcción < 10 meses
Costo
Invertir máximo 200 millones pesos en la construcción del
puente
Costos < 200 millones
PRESUPUESTO ESTIMADO
200 millones de pesos
LISTA DE INTERESADOS (STAKEHOLDERS)
Nombre
Pepita Perilla
Pedro ABC
Departamento / División
Cargo
Alcaldía Municipal del
Alcalde
Municipio XYZ
Representante de la
comunidad del casco Municipio
urbano del municipio
Rama ejecutiva (Vicepresidencia)
Alcaldía
Municipio
6

Nombre
Maruja FGH
Departamento / División
Cargo
Representante de la
comunidad de la vereda
Vereda
Rama ejecutiva (Vicepresidencia)
Vereda
Pepito Pérez Gerente del proyecto Gerencia Gerencia
Equipo del proyecto
Arquitectos
Ingenieros
Maestros de obra
Obreros
Proveedores
Proveedor
REQUISITOS DE APROBACIÓN DEL PROYECTO
Material de construcción madera cedro flor morado
Color del puente wengue
Que permita el paso peatonal entre el municipio XYZ y la vereda ABC
Debe soportar máximo 1 tonaleda de peso
Insumos del puente que no degraden el medio ambiente
ASIGNACIÓN DEL GERENTE DE PROYECTO Y NIVEL DE AUTORIDAD
Gerente de proyecto
Nombre
Cargo
Departamento / División
Pepito Pérez Gerente del proyecto Gerencia Gerencia
Rama ejecutiva (Vicepresidencia)
La anterior es una pequeña muestra de lo que sería
el acta de constitución para el proyecto construcción
del puente.
7

1.2 DEFINIR EL PLAN
DEL PROYECTO
Como su nombre lo indica, se debe desarrollar un
plan para todo el proyecto, en el cual se tengan
en cuenta parte de los elementos que se incluyeron
en el acta de constitución del proyecto, como
por ejemplo: un alcance mucho más detallado,
unos costos más exactos, unos tiempos más ajustados
a la realidad y en completa concordancia
con las actividades a realizar, entre muchos otros.
Este plan se define en el proceso de planeación,
pero no quiere decir ello que con este trabajo
baste, puesto que debido a la naturaleza
dinámica de los proyectos, dicho plan deberá ir
adaptándose, ya que durante éste se identificaran
valores en tiempo, costos, alcance por ejemplo,
los cuales mostrarán algún tipo de variación en
lo definido inicialmente, por ello será necesario
identificar las acciones a realizar y con ello
identificar los puntos neurálgicos del plan en los
cuales se deben realizar ajustes, con el objeto
de mantener el curso normal de la ejecución del
proyecto y de esta manera lograr la obtención de
los objetivos definidos.
Este plan se podría catalogar como el plan maestro
del proyecto, puesto que contiene a otros planes,
algunos de ellos los indicados en: “
• Alcance
• Requisitos
• Cronograma
• Costos
• Calidad
• Comunicaciones
• Riesgos
• Adquisiciones
• Interesados “
Continuando con el proyecto ejemplo, se realizará
una pequeña muestra de lo que debería contener
algunos de estos planes, esto puesto que
cada proyecto puede contar con el nivel de detalle
que se desee.
Se hará el ejercicio con el alcance, requisitos y
cronograma:
• Alcance: El proyecto requiere la construcción
de un puente con una longitud de 30 metros,
debe ser construido en madera cedro flor
morado, debe soportar el paso de peatones
y animales (caballos, ganadería, entre otros).
Se debe diseñar y construir en el sitio donde
se encuentra el puente antiguo, el cual permite
comunicar al municipio XYZ con la vereda
ABC. Además debe soportar el caudal máximo
que alcanza la quebrada LMN cuando se
encuentra en su mayor nivel de agua (invierno).
• Requisitos: Se debe realizar una recopilación
de los requisitos, necesarios y solicitados por
el cliente y también hay que tener en cuenta la
opinión de los usuarios del puente, de las personas
que viven cerca de donde se realizará
la construcción, si la quebrada surte de agua
algún acueducto o su agua es usada para los
animales o para la agricultura y en general de
todos aquellos actores que de una u otra manera
serán impactados por el proyecto.
8

Ejemplos de algunos posibles requisitos: Longitud
del puente 30 mts, máxima carga a soportar
1 tonelada, debe ser construido en cedro
flor morado, debe resistir un caudal de 6
metros cúbicos por segundo, no se debe verter
material tóxico (laca, pintura, entre otros)
al agua de la quebrada, se debe habilitar un
paso alterno seguro durante la construcción
del puente.
• Cronograma: En esta estructura o instrumento
se encontrarán organizados una serie de elementos
que serán de gran importancia para el
inicio del trabajo del proyecto y por supuesto
para su ejecución. En la figura 1 se logra observar
un ejemplo para el proyecto ejercicio.
Figura 1. Sección de cronograma para el proyecto construcción puente en madera
Fuente: El autor
9

1.3 DIRIGIR Y GESTIONAR LA
EJECUCIÓN DEL PROYECTO
En el proceso anterior se definió el plan que indica
cómo se abordará la ejecución del trabajo
para el proyecto. Ahora, llegó la hora de iniciar
labores para lograr hacer tangible lo planeado,
es decir, se deberá contratar al personal, adquirir
los recursos materiales, realizar las adecuaciones
necesarias para lograr un buen ambiente de trabajo,
iniciar contratación de proveedores, definir
de qué manera será la comunicación entre los
miembros del equipo y también para los demás
actores involucrados, realizar modificaciones si es
necesario, llevar un control adecuado de muchas
variables entre ellas el tiempo y el costo 7 .
Continuando con el proyecto construcción del
puente, se describirán algunos ejemplos relacionados
con lo que se debería hacer durante este
proceso:
Contratar personal: Arquitecto, ingeniero civil,
maestros, obreros.
Adquirir recursos materiales: Definir el proveedor
de la madera, del inmunizante, de la pintura, de
los tornillos.
Definir comunicación: Se indica que el medio de
comunicación es el correo electrónico.
10
7
GBEGNEDJI, Gladys. 4.3 Gestión de la Ejecución. [En línea]. [s.l.]: La autora, 2015. [Citado el 11-03-
2016]. Disponible en: https://www.gladysgbegnedji.com/dirigir-y-gestionar-la-ejecucion-del-proyecto/

1.4 MONITOREAR Y CONTROLAR
EL TRABAJO DEL PROYECTO
Es muy importante primero conocer qué significa
monitorear y controlar, para ello se tendrá en
cuenta las siguientes definiciones:
Monitoreo: “un proceso mediante el cual se reúne,
observa, estudia y emplea información para
luego poder realizar un seguimiento de un programa
o hecho particular” 8
Control de calidad: “Es el mecanismo a través
del cual se realiza un seguimiento estricto a los
procedimientos de elaboración de un producto
dentro de la empresa, con la finalidad de mejorar
la calidad del mismo, éste se realiza con la ayuda
de una serie de herramientas y acciones que se
emplean para detectar cualquier tipo de errores, a
fin de solventarlos, todo ésto garantiza la calidad
y el cuidado del producto y/o servicio ofrecido al
público.” 9
Teniendo presente estas definiciones y lo expuesto
en 10 durante este proceso se buscan datos e información
que permitan tener claridad acerca de
cómo se viene desempeñando el trabajo que se
planeó desarrollar, si esta acorde con lo definido
o si por el contrario se está desviando, esto con
el objeto de entrar a realizar las acciones pertinentes
que logren retornar el proyecto hacia el
camino definido.
Realizando una mínima aplicación al proyecto
construcción del puente, se podrían indicar
algunos aspectos que se obtendrían en este
proceso:
• La tarea Desarrollo plano arquitectónico se encuentra
retrasada en 4 días, en este orden de
ideas se deben diseñar las medidas necesarias
para lograr mitigar el impacto de esta situación.
• El alcance de la fase diseño de la estructura,
no se está logrando. Se debe definir qué hacer
para lograr culminar el proyecto y cumplir con
el alcance definido.
• El presupuesto definido para la fase construcción
se ha consumido en un 85% y lo planeado
al día de hoy era un 70%, se deben identificar
los factores que hacen que se presente esta
situación y con ello lograr definir las estrategias
necesarias para lograr solucionar esta situación.
8
CONCEPTODEFINICION.DE Definición de monitoreo. [En línea]. [s.l.]: Venemedia, 2014. [Citado
el 11-03-2016. Disponible en: http://conceptodefinicion.de/monitoreo/
9
CONCEPTODEFINICION.DE Definición de control de calidad. [En línea]. [s.l.]: Venemedia, 2014.
[Citado el 11-03-2016. Disponible en: http://conceptodefinicion.de/control-de-calidad/
10
GBEGNEDJI, Gladys. 4.4 Controlar el trabajo del Proyecto. [En línea]. [s.l.]: La autora, 2015. [Citado
el 12-03-2016]. Disponible en: https://www.gladysgbegnedji.com/monitorear-y-controlar-el-trabajo/
11

1.5 CONTROL INTEGRADO
DE LOS CAMBIOS
1.6 CERRAR EL PROYECTO O FASE
En algunas oportunidades se pueden presentar
situaciones especiales que hacen que existan modificaciones
o cambios, en cualquier elemento del
plan inicial definido para el proyecto, en este caso
por supuesto que es viable el definirlos, máxime
si es para solucionar una situación negativa, para
encaminar el proyecto o para el aprovechamiento
de una oportunidad; sin importar esto, dichos
cambios deben ser gestionados por un órgano
encargado.
A qué se deben los cambios: 11 “
• Solicitud del cliente
• Nueva funcionalidad
• Cambio en la reglamentación interna
• Imprevistos o fuerza mayor “
Algunos ejemplos de cambios que pueden surgir
en el proyecto construcción del puente, pueden
ser:
Este proceso permite concluir, los pactos realizados
a través del plan inicial del proyecto, donde
se definió de manera detallada lo que se requería
obtener (producto o servicio) con el desarrollo del
proyecto, es decir, para el ejemplo del proyecto
del puente, se podría indicar, lo siguiente 12 :
• Definir la situación con los proveedores de
recursos materiales, por ejemplo, ya no se
requieren materiales y al proveedor no se le
adeuda ningún monto.
• El arquitecto puede iniciar labores en otro proyecto
• El procedimiento para la inmunización y pintura
de la madera fue el más adecuado para no
producir contaminación del agua de la quebrada.
• El cronograma y el presupuesto, estuvieron
acordes con el desarrollo del trabajo ejecutado.
• Modificación en el diseño de acceso al puente
• Modificar el color de la pintura a emplear en la
madera del puente
Cambiar el tipo de tornillos utilizados para el
puente
• Reemplazar algunos de los insumos requeridos
para construir las bases del puente
Así como estos se pueden citar muchos otros y
por supuesto, éstos dependen del tamaño y de la
naturaleza del proyecto.
12
11
ORÉ MUÑOZ, Op. Cit., disponible en: https://es.slideshare.net/angeloremu/gestion-delaintegraciondelproyecto
12
Ibíd., disponible en: https://es.slideshare.net/angeloremu/gestion-delaintegraciondelproyecto

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