Gestion des flux documentaires - Solutions-as-a-Service

III
Les principaux enjeux de la Gestion des Flux Documentaires
Quels sont vos principaux enjeux en matière de Gestion des
Flux Documentaires?
Quelles sont vos principales sources d'insatisfaction en
matière de gestion documentaire ?
Archivage/Classement approximatifs
59%
Traitement de l'information
65%
Temps de recherche de l’information
54%
Accès immédiat à l'information impossible
42%
Un engorgement des processus internes
40%
Capture des flux entrants
49%
La rétention d'information
30%
La perte et la divulgation d’information
25%
Des coûts de stockage en hausse
21%
Diffusion des flux sortants
22%
Des erreurs de saisie à répétition
10%
Autre, précisez
8%
0% 25% 50% 75%
0% 50% 100%
Le traitement de l’information, un enjeu central
Le traitement de l’information est l’enjeu le plus souvent cité
par les répondants. En effet, l’automatisation du traitement de
l’information est censée permettre des économies de temps et
d’argent tout en permettant de gagner en fiabilité.
Contraintes légales:
L’environnement légal vient renforcer l’importance de ces
traitements automatiques. La loi de modernisation de l’économie
prévoit de plafonner à 60 jours à compter de la date
d’émission de la facture, le délai de paiement entre les
entreprises. Ce délai n’est pas sans conséquences pour la plupart
des PME.
Un certain nombre d’entre elles ont d’ailleurs franchi le pas de
la dématérialisation et du traitement automatique afin
d’accélérer les encaissements et protéger leur trésorerie.
Archiver est-il devenu LE problème?
On constate que les répondants concentrent leurs griefs sur
des points ayant trait au traitement de l’information ainsi qu’à
l’archivage.
Pour 59% des répondants, les principales sources d’insatisfactions
liées à la gestion des flux documentaires sont l’archivage
et les méthodes de classements approximatives. Parmi ces
répondants, 72% utilisent encore de l’archivage papier.
La disponibilité des documents est mise en cause par les 54%
des répondants qui estiment mettre trop de temps à rechercher
l’information et les 42% qui se plaignent de ne pouvoir y
accéder immédiatement.
Cet accès différé provoque l’engorgement des processus internes
dénoncé par 40% des répondants.
Gains chiffrés de la dématérialisation et du traitement:
Pour traiter un document automatiquement, il doit être dématérialisé
au préalable, c'est-à-dire converti dans un format
numérique.
Les solutions de dématérialisation permettent d’améliorer très
largement les processus de traitement avec une productivité 3
à 5 fois supérieure et des temps de traitement 2 à 10 fois plus
rapides¹.
Les entreprises utilisatrices de ce genre de solutions observent
le plus souvent des retours sur investissement inférieurs à 12
mois.
1-D’après une étude réalisée par ITESOFT
GESTION DES FLUX DOCUMENTAIRES:
LA QUALITE DU TRAITEMENT DE L’INFORMATION EN QUESTION.
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