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IV Information entrante et sortante: l’email est roi. Quels sont les documents circulant le plus dans votre entreprise ? Comment l'information entre et sort-elle de l'entreprise? Bons de commande et factures 81% Documents commerciaux 54% Documents RH 37% Documents financiers et juridiques 25% Documents bancaires et assurance 17% Email Papier Téléphone Fax Site Web Autre, précisez 8% 0% 25% 50% 75% 100% Flux entrants Flux sortants Les bons de commande et les factures dominent L’email est-il roi? Chaque jour, des centaines de documents entrent et sortent des entreprises. Pour que l’information soit traitée dans les meilleures conditions, les processus de traitement doivent tenir compte de ces deux aspects: Origine et Type du document. 81% des répondants ont cités les bons de commande et les factures comme étant les types de documents circulants le plus. D’après 57% d’entre eux, l’information entrante arrive le plus souvent par email. 22% estiment en revanche que le format papier est plus courant. Les documents commerciaux arrivent en seconde position, cités par 54% des répondants. Une fois de plus, l’email confirme sa position dominante, que ce soit pour les flux entrants ou les flux sortants. Sans surprise, on constate que l’email domine les flux d’information (entrants et sortants) pour la plupart des types de documents cités dans l’étude. Seuls les documents RH semblent résister en conservant le format papier comme référence. Ceci peut s’expliquer notamment par la réticence des départements RH face aux contraintes légales qui obligent à garantir la valeur juridique pour des documents tels que les bulletins de paie. Pourtant, l’évolution du cadre législatif et technologique permet aujourd’hui aux entreprises de dématérialiser plus facilement leurs documents RH. Enfin, 37% des répondants ont cité les documents RH parmi les documents circulant le plus dans leur entreprise. GESTION DES FLUX DOCUMENTAIRES: LA QUALITE DU TRAITEMENT DE L’INFORMATION EN QUESTION. 6
V Quid de la Dématérialisation? Parmi tous les documents en circulation dans votre entreprise vous estimez que : Etes-vous équipés des solutions de dématérialisation suivantes? Oui Non Ne sais pas De 0 à 25% sont dématérialisés 56% Gestion électronique de contenu et de workflow 42% 48% 10% De 25% à 50% sont dématérialisés 27% Traitement automatique des moyens de paiement Solution pour vos factures fournisseurs 50% 65% 48% 31% 4% 2% De 50 à 75% sont dématérialisés 10% Solution dédiée à tous vos flux business 27% 69% 4% Classement, indexation et diffusion 50% 46% 4% Plus de 75% sont dématérialisés 8% Capture des flux entrants et de tri 38% 58% 4% 0% 50% Le secteur Tertiaire a une longueur d’avance Plus de la moitié des répondants dématérialisent moins de 25% de leurs documents. Ce chiffre indique que les entreprises peinent à se séparer de leurs documents papiers et à faire évoluer leurs processus. La peur du changement peut constituer à moyen terme un frein à l’essor de la Gestion des Flux Documentaires. La dématérialisation à deux vitesses: Si le secteur Tertiaire dématérialise beaucoup, tiré par les banques et les assurances, l’Industrie semble quant à elle accuser un certain retard. En effet 20% des entreprises industrielles interrogées placent leur proportion de documents dématérialisés entre 25 et 50%. A titre de comparaison, 34% des sondés du secteur Tertiaire dématérialisent à ce niveau. Vers une automatisation croissante 0% 50% 100% Les solutions de traitement automatique des moyens de paiement affichent une maturité plus importante que les autres solutions de la même catégorie. Environ 65% des répondants disent en être équipés. Ces solutions capturent les données, les indexent, permettent la lecture automatique du contenu manuscrit (LAD) et valident la cohérence des informations enregistrées. Un répondant sur deux déclare disposer d’une solution pour ses factures fournisseurs. Il est aisé de comprendre cet engouement si on garde à l’esprit que de telles solutions sont supposées réduire les coûts ainsi que la durée de traitement moyenne de ces documents. En revanche le taux d’équipement pour des solutions généralistes couvrant tous les flux business reste assez faible. Seulement 27% des répondants affirment en être équipés. Globalement les entreprises font le choix de plus d’automatisation afin de gagner en productivité et en fiabilité. De nombreux Services Clients ont d’ailleurs opté pour de la dématérialisation et de la gestion des flux entrants multicanaux. 100% des répondants qui ne disposent pas de solutions de dématérialisation des factures fournisseurs citent la capture des flux entrants comme enjeu prioritaire. GESTION DES FLUX DOCUMENTAIRES: LA QUALITE DU TRAITEMENT DE L’INFORMATION EN QUESTION. 7
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