PDF uden ophavsretligt beskyttede sider - Peter Havskov Christensen

Figur 5.3: Ændret faktureringsrutine i Navision
5. Auditing through the computer
I et firma der styrer efter profitcentertankegang, var der tilføjet en rutine der automatisk skulle postere de
interne “faktureringer” mellem profitcentrene. Rutinen identificerer posteringer, der ikke er noteret p˚a eksterne
ordrer og finder s˚a ud af hvad timer (og evt. materialer) er brugt til. P˚a baggrund af disse oplysninger bliver
der genereret 2 linier i kasserapporten, der krediterer beløbet p˚a en intern salgskonto i den afdeling der “ejer”
ressourcerne og debiterer beløbet p˚a en konto i den afdeling, der har nydt godt af arbejdet.
Idetp˚agældende tilfælde blev timer der ikke var noteret p˚a eksterne ordrer ikke identificeret korrekt. Timer
der var anvendt p˚a eksterne ordrer, der tilhørte andre afdelinger, blev korrekt krediteret p˚a internt salg i medarbejderens
afdeling, men fejlagtigt debiteret p˚a konto for uproduktiv tid i samme afdeling. Dette bevirkede store
fordele for de afdelinger der købte timer fra andre afdelinger og store ulemper for de afdelinger der solgte timer
internt i huset.
Da omfanget af internt salg var ganske betydeligt (over 100.000 kr om m˚aneden), burde en s˚adan fejl straks
opdages. Afdelingslederen i den sælgende afdeling konstaterede, at omkostninger ved uproduktiv tid var helt
ude af proportioner og bad administrationen rette det. Da administrationen ikke kunne finde ud af, hvad der
var galt, blev beløbet ikke omposteret. Afdelingslederen fik direktionen overbevist om at tallet var fuldstændig
forkert og blev derfor m˚alt uden hensyntagen til denne konto.
I den afdeling der skulle have b˚aret størsteparten af omkostningerne, var lederen forholdsvis ny og afdelingen
havde ikke noget grundlag for at læse de afdelingsopdelte balancer. Direktionen var tilfreds med afdelingens
økonomiske resultater og man fortsatte som hidtil.
I praksis betød det at firmaet kørte i et ˚ar, hvor man s˚a bort fra en debetpost p˚a et par millioner i balancen
uden at spekulere over, om den tilsvarende kreditpost var i resultatopgørelsen og skulle omposteres eller om
debetposten burde st˚a et andet sted i resultatopgørelsen.
5.4.5 Tilrettet lagerliste anvendte forkerte data fra systemet
Resume: Firmaet var ikke tilfreds med de 2 lagerlister, der fandtes som standard i edb-systemet.
Man definerede derfor sin egen liste med udgangspunkt i den ene af standardlisterne. Listen fik
tilføjet et felt fra varekartoteket og dette felt blev ganget med et felt der allerede var p˚a listen.
Resultatet af denne udregning blev udskrevet og opsummeret. Firmaet antog, at det stemte med
61