t Prioriteringstrekanten - Hvidovre Hospital

t
Prioriteringstrekanten
1

Prioriteringstrekanten
Formål
Hvis I ønsker at udvikle et lokalt prioriteringsredskab, der giver klare retningslinier for,
hvordan I skal prioritere i situationer, hvor der er færre ressourcer i forhold til opgaver i
afdelingen, kan I med fordel anvende dette værktøj.
Prioriteringstrekanten er et redskab, som I kan bruge med henblik på at skabe enighed,
større synlighed og åbenhed om de opgaver, der prioriteres imellem i afdelingen.
Før I går i gang
Arbejdet med dette værktøj kan med fordel tage udgangspunkt i afdelingens allerede
eksisterende arbejdsgangsbeskrivelser. Ledelsen skal sætte rammerne for arbejdet iht.
hospitalets og afdelingens strategier og standarder.
Antal deltagere
Ubegrænset. Deltagerne deles i grupper, som hver består af 5-8 personer. Deltagerne
arbejder i de samme grupper under hele processen.
Tidsrammen
I skal afsætte ca. tre timer til arbejdet med hele personalegruppen.
Materialer
Grupperne skal have samtlige opgaver udleveret på papir. Derudover skal alle grupperne
have udleveret post-it og kuglepenne samt prioriteringstrekanten i stort format – denne
kan rekvireres hos Pernille Scheuer I UUA tlf. 3632 6529.
2

Processen
Processen med at drøfte hvilke opgaver I skal prioritere involvere hele afdelingen. Alle skal
kunne give deres besyv med. Kun herved kan I finde frem til og blive enige om, hvad der
skal prioriteres i jeres arbejde.
Det er lederens ansvar at styre processen og efterfølgende at følge op. Det anbefales, at
det sker i tæt samarbejde med næstformanden for MED-udvalget.
Dagens proces kan med fordel organiseres på følgende måde:
Dagens program Tid
Introduktion til dagen 10 min.
Opgave 1 – Afdelingens vigtigste opgaver 30 min.
Pause 10 min.
Opgave2 – Hvordan prioriterer vi i dagligdagen? 60 min
Pause 10 min.
Fælles opsamling 60 min.
Introduktion til dagen
Lederen igangsætter arbejdet med at introducere værktøjet og beskrive formålet med
dagen, herunder:
• Hvorfor er vi samlet her i dag?
• Hvad er ønskerne for dagen i dag og i fremtiden?
• Hvordan sikrer vi at dagen kommer til at gøre en forskel i praksis?
3

Opgave 1 – Afdelingens vigtigste opgaver
I grupper på 5-8 personer arbejder deltagerne med følgende spørgsmål:
• Oplist alle de væsentlige opgaver I løser i dagligdagen
Gruppearbejdet varer 30 minutter. Deltagerne skriver opgaverne op for at kunne bruge dem
i næste opgave. Det er vigtigt, at opgaverne er konkrete.
4

Instruktion til prioriteringstrekanten
Lederen introducerer kort prioriteringstrekanten. Ingen kan nå det hele i en travl hverdag.
Derfor er der behov for, både internt og eksternt, at kunne synliggøre, præcisere og
dokumentere de prioriteringer og valg I foretager hver dag. Prioriteringstrekanten er et
redskab I med fordel kan bruge med henblik på at skabe enighed, større synlighed og
åbenhed om de opgaver, der prioriteres mellem.
Prioriteringstrekanten rummer, i stikordsform, alle de opgaver en afdeling har i praksis.
Prioriteringstrekanten er opbygget med de specifikke, nødvendige opgaver i bunden – som
altid skal nås. Ved prioritering af opgaver fravælges fra toppen. Enhver prioritering skal
være baseret på en professionel vurdering.
Prioriteringstrekanten rummer 3 muligheder:
• Grøn trekant. Optimale forhold. På grønt niveau er der overensstemmelse mellem
ressourcer og opgaver. Aktuelle opgaver som er beskrevet i prioriteringstrekanten
på rødt, gult og grønt niveau tilsammen forventes udført.
• Gul trekant. På gult niveau er der færre ressourcer i forhold til opgaver. Opgaver
beskrevet i gul og rød trekant skal opfyldes. Opgaver i grøn trekant kan udelades.
• Rødt niveau. På rødt niveau er der stærkt faldende ressourcer i forhold til
opgaver. Opgaver som er beskrevet i prioriteringstrekanten på rødt niveau skal
udføres. Opgaver i gul og grøn trekant kan udelades.
En arbejdsdag kan godt veksle i mellem grøn, gul og rød trekant. Det er den
ansvarshavende, der har til opgave at vurdere niveauet og evt. skifte mellem disse.
Et konkret eksempel
På Hjerteafdelingen på Herlev Hospital har de gennem længere tid arbejdet med
prioriteringstrekanten. Nedenstående prioriteringstrekanten er hentet fra Hjerteafdelingen
og er et eksempel på hvordan en prioriteringstrekant kan se ud i en afdeling.
5

Opgave 2 – Hvordan prioriterer vi i dagligdagen?
Gruppen skal nu placere de beskrevne opgaver fra det foregående gruppearbejde i
prioriteringstrekanten. Placer nu de specifikke, nødvendige opgaver i bunden i det røde
felt – som ALTID skal nås. De er i trekanten markeret ”bør ikke fravælges”. Placer derefter
de øvrige opgaver i henholdsvis det grønne og gule felt. Brug evt. post-it på
prioriteringstrekanten.
Gruppearbejdet varer 60 minutter. Deltagerne præsenterer deres prioriteringstrekant i
plenum.
7

Fælles opsamling
Deltagerne præsenterer deres prioriteringstrekant i plenum og kommenterer hinandens
arbejde. Formålet er at opnå det bedst mulige grundlag for at kunne beslutte, hvilke
opgaver der skal være i grøn, gul og rød trekant. Opsamlingen varer ca. 60 minutter
afhængig af antallet af grupper.
Opfølgning
Efter temadagen beslutter en arbejdsgruppe af ledere og medarbejderrepræsentanter den
endelige prioriteringstrekant. Denne gruppe udarbejder endvidere retningslinjer for,
hvordan trekanten skal bruges i den daglige arbejdsplanlægning. I den forbindelse skal
gruppen overveje følgende spørgsmål:
• Hvilke overordnede principper skal ligge til grund for prioriteringerne?
• Hvordan dokumenterer I de prioriteringer I foretager?
• Hvilken arbejdsorganisering skal der være i de forskellige trekanter?
Yderligere skal gruppen forestå implementeringen af trekanten, som kræver daglig
ledelsesmæssig opmærksomhed.
I kan hænge trekanten op i afdelingen, så den er synlig for alle medarbejdere. Men
hvorvidt I vil bruge trekanten til at synliggøre serviceniveauet for patienten og pårørende
er op til den enkelte afdeling at afgøre.
Efter en periode på seks måneder evalueres effekten af at anvende prioriteringstrekanten
til den daglige planlægning.
Litteraturhenvisninger
Branchearbejdsmiljø rådet Social og Sundhed 2007
Værktøj nr. 1 i serien ”Vi finder os ikke i stress!”
”Visioner og ressourcer”
8