Flekstidsaftale for medarbejderne i Koncern-økonomi

KØBENHAVNS UNIVERSITET
SAGSNOTAT 11. SEPTEMBER 2008
Vedr.: Flekstidsaftale i Koncern-økonomi
Sagsbehandler: Anne Bechsgaard
Flekstidsaftale for medarbejderne i Koncern-økonomi
1. Indledning
Denne flekstidsaftale gælder for alle medarbejdere i Koncern-økonomi. Dog
tilsidesættes overenskomstfastsatte vilkår f.eks. om ingen højeste tjenestetid
og merarbejde ikke af denne aftale for specialkonsulenter, chefkonsulenter,
områdeledere og sektionschefer.
Formål
Fleksibel arbejdstid giver den enkelte medarbejder mulighed for, inden for
nedenstående rammer, selv at tilrettelægge sin daglige arbejdstid under hensyntagen
til organisationen og den enkeltes behov.
Medarbejderen skal tilrettelægge sit arbejde under hensyntagen til sektionens
tarv for at ordningen kan fungere tilfredsstillende. Forudsætningen herfor
er, at opgaverne løses tilfredsstillende, og at serviceniveauet udadtil opretholdes.
Definitioner
Fikstid er den tid på dagen, hvor alle medarbejdere skal være til stede med
mindre noget andet er aftalt med den nærmeste leder. Fikstiden er 9.30 –
14.30.

Flekstid er tiden før 9.30 og efter 14.30, hvor medarbejderen selv kan tilrettelægge
sin arbejdstid.
2. Generel flekstidsordning
• En arbejdsdag for fuldtidsansatte udgør 7,4 timer svarende til 7 timer og
24 minutter.
• Under hensyn til den enkelte medarbejders arbejdsopgaver og i samarbejde
med nærmeste leder samt relevante kolleger tilrettelægger den enkelte
medarbejder selv sine mødetidspunkter, således at den samlede
ugentlige arbejdstid gennemsnitligt svarer til den enkelte medarbejders
ugentlige normtid.
• For deltidsansatte aftales fikstiden individuelt.
• Ved udgangen af hver måned må flekstidssaldoen højst udgøre 37 timer
i overskud eller 10 timer i underskud.
• Lederen kan pålægge medarbejdere i konkrete situationer at møde på
bestemte tidspunkter. I det omfang dette holder sig inden for normal arbejdstid
(8.00- 17.00) eller ikke fører til en overskridelse af månedsnormen,
betragtes dette ikke som over-/merarbejde, men indgår i flekstidsregnskabet.
• Medarbejderne registrerer selv dagligt deres arbejdstid mv. i et flekstidsregnskab
(Excel regneark), som ved månedens udgang skal godkendes
af nærmeste leder.
3. Over- og merarbejde
• Det er grundholdningen i Koncern-økonomi, at medarbejdernes engagement
i arbejdet ikke måles i antallet af over- og merarbejdstimer, og at
over- og merarbejde skal begrænses mest muligt.
• Over- og merarbejde er således et ekstraordinært ressourceforbrug, som
ledelsen skal tage stilling til. Over- og merarbejde er derfor i sagens natur
pålagt medarbejderen af ledelsen.
• Ledelsen i de enkelte sektioner følger løbende op på det samlede niveau
for over- og merarbejde.
• Der udbetales ulempegodtgørelse for de medarbejdere, der er omfattet af
cirkulære om arbejdstid for tjenestemænd i staten.
• For fuldmægtige modregnes rådighedsforpligtelsen ved evt. merarbejde
i henhold til gældende regler.
4. Opgørelse af arbejdstid
Pålagt tilstedeværelse/opgavevaretagelse efter kl. 17 regnes som over-
/merarbejde og afvikles i henhold til gældende overenskomster.
Hvis en medarbejder selv vælger at arbejde sent, henholdsvis tidligt for mest
2
SIDE 2 AF 5

hensigtsmæssigt at kunne tilrettelægge sit arbejde, er der tale om brug af
flekstidsordningen.
Prioritering af opgaver
Hvis en medarbejder ikke mener at kunne løse en given opgave inden for
den normerede arbejdstid, kræver det direkte aftale med den nærmeste leder
om, hvornår der er tale om over-/merarbejde.
Medarbejderen har pligt til at inddrage den nærmeste leder og kan ikke
modtage over-/merarbejds-honorering, hvis den nærmeste leder ikke har
haft mulighed for at tage stilling til spørgsmålet på forhånd f.eks. ved at prioritere
de udestående opgaver.
Indregning af fravær
Følgende fravær indregnes i opgørelse af arbejdstid (i alfabetisk orden):
Barns 1. og 2. sygedag
Faktiske fraværstimer på grund af barns 1. og 2. sygedag medtages.
Dødsfald
I fbm. dødsfald og alvorlig sygdom indenfor den nærmeste familie kan der
efter aftale med nærmeste leder, ydes ekstraordinær frihed.
Eksamen
I forbindelse med eksamen ved efteruddannelse, der er hel- eller delvist finansieret
af Københavns Universitet kan der holdes fri på eksamensdagen
og dagen før.
Flytning
Efter aftale med nærmeste leder kan der medregnes 1 dag ved egen flytning,
dog maksimalt 1 dag om året.
Faglige arrangementer
Ved deltagelse i lokale faglige arrangementer som f.eks. generalforsamling,
medregnes op til 1 time. Det forudsættes at ledelsen forudgående har givet
tilladelse til mødets afholdelse.
Fællesarrangementer
Ved deltagelse i fællesarrangementer som f.eks. julefrokost, i Koncernøkonomi
samt FA medregnes timer op til dagsnormen.
3
SIDE 3 AF 5

Helligdage og fridage
Nytårsdag, skærtorsdag, Langfredag, 2. påskedag, 1. maj, St. Bededag, Kr.
Himmelfartsdag, 2. pinsedag, Grundlovsdag, Juleaftensdag, 1. juledag, 2.
juledag samt Nytårsaftensdag.
Hjemmearbejde
Hjemmearbejde gennemføres efter forståelse med nærmeste leder.
De arbejdstidsmæssige rammer for at arbejde hjemme er de samme rammer,
som gælder for en almindelig arbejdsdag.
Jubilæum
Fridag ved 25, 40 eller 50 års jubilæum i statens tjeneste.
Kurser og konferencer
Deltagelse i kurser og konferencer, som finansieres af Københavns Universitet,
udløser ikke over-/merarbejde ud fra den betragtning, at både medarbejder
og arbejdsplads har fordel af den faglige udvikling. En sådan deltagelse
beregnes som en almindelig dagsnorm, selvom der evt. er undervisning/møde
om aftenen.
Hvis kurset eller konferencen foregår i forlængelse af en almindelig arbejdsdag
eller i weekend og på helligdage medregnes kursustiden som arbejdstid
i forholdet 1:1.
For de medarbejdere, der er omfattet af cirkulære om arbejdstid for tjenestemænd
i staten, medregnes rejsetiden efter gældende regler.
Personalekonferencer mv. arrangeret af Koncern-økonomi regnes som arbejdstid
op til dagsnorm.
Læge- og tandlægebesøg
Læge- eller tandlægebesøg skal som udgangspunkt placeres uden for normal
arbejdstid. Efter aftale med nærmeste leder kan læge- og tandlægebesøg
lægges indenfor arbejdstiden og medregnes i arbejdstiden.
Mærkedage mm.
Efter aftale med nærmeste leder medregnes 1 fridag ved eget bryllup og eget
sølvbryllup, hvis dagen falder på en hverdag.
Omsorgsdage
Hele omsorgsdage medregnes med den daglige gennemsnitlige normarbejdstid.
Halve omsorgsdage medregnes med deres andel af den gennemsnitlige
daglige normarbejdstid.
4
SIDE 4 AF 5

Syge- og feriedage
Hele sygedage, feriedage og særlige feriedage medregnes med den gennemsnitlige
daglige arbejdstid. Delvise dage medregnes med deres andel af den
gennemsnitlige daglige arbejdstid.
Indregning af delvist fravær
Hvis en medarbejder er delvist fraværende pga. barns sygedag og egen sygdom
kan der påføres timer op til dagsnormen.
5. Afvikling
• Ved udgangen af hver måned tager hver medarbejders nærmeste leder
efter dialog med medarbejderen stilling til, hvordan evt. over- og
merarbejde samt overskydende flekstimer skal afvikles. Som hovedregel
afspadseres og kun i ganske særlige tilfælde og efter konkret
vurdering kan udbetaling finde sted.
• Ved fratrædelse/orlov aftaler lederen og medarbejderen en plan for
afvikling af overskud/ underskud på flekstidsregnskabet.
6. Ikrafttræden
Denne flekstidsaftale gælder i en forsøgsperiode fra 1. oktober 2008 -30.
september 2009. Aftalen midtvejsevalueres i april 2009.
Flekstidsaftalen er vedtaget af Koncern-økonomi og Tillidsrepræsentanter
for HK, AC, TAT og IDA og kan opsiges af hver af parterne med 3 måneders
varsel.
For Koncern-økonomi, den For HK, den
_____________________________ ___________________________
5
For AC, den
___________________________
For TAT, den
___________________________
For IDA, den
___________________________
SIDE 5 AF 5