WinKompas Manual

KOMPAS FOR WINDOWS
Tillykke med KOMPAS for Windows SQL v3.0!
(herefter nævnt som WinKompas SQL)
WinKompas SQL er et brugervenligt og logisk program til total økonomisk og administrativ
styring.
WinKompas SQL er et 100% dansk udviklet program, der giver dig optimale muligheder
for individuelt at tilpasse det til netop din virksomhed.
WinKompas SQL byder på markedets mest avancerede muligheder for tilpasning og
skræddersyning til specielle behov. Der er kun få, særdeles kostbare, konkurrerende
produkter på markedet, der kan byde på tilsvarende faciliteter og muligheder.
WinKompas SQL er med alle moduler fuldt integreret, d.v.s. at alle data i modulerne
overføres automatisk. Dette har en række fordele, man er bl.a. fri for at indtaste de samme
oplysninger flere gange, hvilket sparer tid og mindsker fejlmulighederne.
WinKompas SQL anvender den meget driftssikre og absolut hurtige Microsoft 2000 SQL-
Server, hvilket har betydning for fleksibilitet, åbne standarder og dataudveksling.
WinKompas SQL giver dig ingen økonomiske chok, når dine edb-behov øges.
WinKompas SQL er en fremtidssikring, den alternative løsning, hvor brugervenlighed og
service er nøgleord. WinKompas SQL er højkvalitet med topydelse.
HOTLINE HJÆLP til WinKompas SQL.
Køb HOTLINE HJÆLP og ring til vores supportafdeling, der vil være behjælpelig med dine
problemer i programmet.
Landsdækkende forhandlernet, kurser og anden service sikrer dig endvidere råd, hjælp og
vejledning. Kort sagt - tryghed i dit daglige arbejde.
OPDATERINGSSERVICE
Opdateringsservice er en abonnementsordning, der vil sikre dig, at du altid vil modtage
sidste ny version af WinKompas SQL med diverse forbedringer, eller du kan selv løbende
hente sidste nye version fra vores hjemmeside www.fk-data.dk.
NYHEDER
Læs om nyheder i WinKompas SQL på vores hjemmeside www.fk-data.dk.
SIDE 1

KOMPAS FOR WINDOWS
MANUALEN
Manualen til WinKompas SQL er delt op i en ekstern manual og en intern manual:
Den eksterne manual (som du læser i nu) indeholder:
Installationsvejledning, Opstart / Registrering, Programstruktur, samt daglig håndtering af
modulerne Finans, Debitor / Ordre, Kreditor / Indkøb, Lager, Projekt og Systemopsætning.
Desuden er der et eksempel på en Standardkontoplan. I den eksterne manual er
hovedvægten lagt på, at beskrive mulighederne i WinKompas SQL.
Sammen med den eksterne manual finder du 2 appendiks:
Appendiks 1 - Anvendelse af standardopsætning
Appendiks 2 - Anvendelse af egen opsætning.
Den interne manual (den elektroniske del) indeholder:
Detaljeret information om håndteringen af systemets dele. Den interne manual kan hentes
frem, når programmet kører ved brug af -tasten, men der kan også søges gennem
menupunktet ’Hjælp’.
Ved at bruge den interne manual (F1-tasten), vil du overalt i
programmet, få en mere detaljeret guide til programmet.
Denne manual samt den interne manual kan til enhver tid og uden varsel gøres til genstand
for ændringer. Eventuelle ændringer må ikke opfattes som forpligtende for FK-DATA A/S.
FK-DATA A/S påtager sig intet ansvar for problemer, som er opstået på grund af fejl eller
mangler i denne manual. Dette gælder også såfremt, der er uoverensstemmelser mellem
manual og program.
Denne manual og det i denne manual beskrevne programmel leveres under licens, og må
udelukkende anvendes og kopieres i henhold til de medfølgende licensbetingelser.
Licensbetingelserne skal accepteres i forbindelse med installationen af WinKompas SQL,
og kan udskrives til printer i forbindelse hermed. Overtrædelse heraf vil medføre
retsforfølgelse.
VI ØNSKER DIG EN RIGTIG GOD FORNØJELSE MED PROGRAMMET!
FK-DATA A/S, TLF. 70 10 19 46
SIDE 2

KOMPAS FOR WINDOWS
INDHOLDSFORTEGNELSE
INDLEDNING.................................................................................................................................7
INSTALLATION.............................................................................................................................9
MINIMUMSKRAV TIL COMPUTERE OG STYRESYSTEM..........................................................................9
PROGRAMPAKKE........................................................................................................................................9
INSTALLATIONSMULIGHEDER................................................................................................................10
INSTALLATION PÅ SERVER ELLER ENKELT BRUGER..........................................................................11
INSTALLATION PÅ EN KLIENT (NETVÆRK)............................................................................................14
FØRSTE PROGRAMSTART......................................................................................................................15
PRINTERINSTALLATION...........................................................................................................................16
OPSTART / REGISTRERING.....................................................................................................17
LICENSREGISTRERING............................................................................................................................20
ADGANGSKODE / PASSWORD...........................................................................................................21
OPRETTELSE AF KODEORD (PASSWORD) ...........................................................................................21
REGNSKABSOPSÆTNING .......................................................................................................................22
EGEN KONTOPLAN BENYTTES...............................................................................................................24
PROGRAMSTRUKTUR ..............................................................................................................27
ADGANGSKODE........................................................................................................................................27
HOVEDMENU.............................................................................................................................................27
MENULINIEN........................................................................................................................................28
VÆRKTØJSLINEN................................................................................................................................28
OUTLOOK BAR.....................................................................................................................................28
MENUFUNKTIONER..................................................................................................................................30
FILER....................................................................................................................................................30
REDIGER..............................................................................................................................................31
KLADDER..............................................................................................................................................31
KARTOTEKER......................................................................................................................................32
UDSKRIFTER........................................................................................................................................32
KØRSLER.............................................................................................................................................32
VÆRKTØJ.............................................................................................................................................33
OPSÆTNING........................................................................................................................................34
VINDUE.................................................................................................................................................34
HJÆLP..................................................................................................................................................34
GENVEJSTASTER.....................................................................................................................................35
IKONER I VÆRKTØJSLINIEN..............................................................................................................35
FUNKTIONSTASTER............................................................................................................................38
GENVEJSTASTER MED ANVENDELSE AF MUS...............................................................................40
BRUG AF GENERELLE FUNKTIONER.....................................................................................................42
VINDUER GENERELT................................................................................................................................45
BRUG AF TASTATUR................................................................................................................................46
FINANS........................................................................................................................................49
OPSÆTNING AF FINANS..........................................................................................................................49
STANDARDKONTOPLAN BENYTTES.................................................................................................50
EGEN KONTOPLAN BENYTTES.........................................................................................................52
FINANSKONTOPLAN (KARTOTEK)..........................................................................................................54
OPRETTELSE AF FINANSKONTO ......................................................................................................54
FANEBLADE I FINANSKARTOTEKET.................................................................................................56
KNAPFUNKTIONER I FINANSKARTOTEKET......................................................................................60
REGNSKAB- OG MOMSPERIODER..........................................................................................................66
SIDE 3

KOMPAS FOR WINDOWS
DAGLIG BOGFØRING................................................................................................................................68
BOGFØRING I KASSEKLADDE...........................................................................................................69
PRIMOTAL............................................................................................................................................71
INDLÆG PRIMOTAL FOR REGNSKABSÅRET...................................................................................71
INDLÆG ULTIMOTAL SOM POSTER I REGNSKABSÅRET...............................................................72
FELTBESKRIVELSE AF FINANSKLADDEN..............................................................................................73
FELTER I FINANSKLADDEN................................................................................................................73
KNAPFUNKTIONER I FINANSKLADDEN.............................................................................................77
OPRET / TILFØJ NY KLADDE ...................................................................................................................79
GENUDSKRIV KLADDE (ARKIVKLADDE).................................................................................................82
FINANSUDSKRIFTER................................................................................................................................83
FINANSKØRSLER......................................................................................................................................86
STANDARDKONTOPLAN..........................................................................................................................91
DEBITOR / ORDRE.....................................................................................................................95
DEBITORER...............................................................................................................................................95
DEBITORKARTOTEKET............................................................................................................................95
OPRETTELSE AF DEBITOR................................................................................................................96
FANEBLADE I DEBITORKARTOTEKET ..............................................................................................98
KNAPFUNKTIONER I DEBITORKARTOTEKET.................................................................................108
DEBITORKLADDEN.................................................................................................................................114
BRUG AF DEBITORKLADDEN...........................................................................................................114
FELTER I DEBITORKLADDEN...........................................................................................................116
KNAPFUNKTIONER I DEBITORKLADDEN........................................................................................118
DEBITORUDSKRIFTER...........................................................................................................................120
DEBITORKØRSLER.................................................................................................................................123
RABAT- OG PRISLISTESYSTEM............................................................................................................127
FAST SLUTRABAT PÅ DEBITOR.......................................................................................................127
PROCENTVIS RABAT TIL ENKELTDEBITOR...................................................................................128
PROCENTVIS RABAT TIL DEBITORKATEGORI...............................................................................129
PRISLISTER........................................................................................................................................131
ORDRE (SALG).........................................................................................................................135
ARBEJDSGANG I ORDRE.......................................................................................................................135
ORDREKARTOTEKET.............................................................................................................................140
OPRET EN SALGSORDRE................................................................................................................140
FUNKTIONER DER KAN BRUGES VED SALGSFAKTURERING:....................................................141
FANEBLADE I ORDREKARTOTEKET ...............................................................................................142
KNAPFUNKTIONER I ORDREKARTOTEKET....................................................................................147
IKONER TIL BRUG I ORDREKARTOTEKET......................................................................................149
ORDRETOTALER...............................................................................................................................151
ORDRE / SALGSFAKTURERING ............................................................................................................153
ORDRER.............................................................................................................................................153
KONTANT FAKTURA..........................................................................................................................157
ABONNEMENT FAKTURA..................................................................................................................158
FELTER PÅ ORDRELINIEN (SALGSORDRE)...................................................................................160
DAN ORDRE UD FRA ARKIVEREDE ORDRE........................................................................................165
DAN KREDITNOTA UD FRA ARKIVEREDE ORDRE..............................................................................166
GENUDSKRIV FAKTURA.........................................................................................................................167
ORDREKLADDE.......................................................................................................................................168
BRUG AF ORDREKLADDEN..............................................................................................................168
KNAPFUNKTIONER I ORDREKLADDEN...........................................................................................170
FELTER I ORDREKLADDEN..............................................................................................................172
ORDREUDSKRIFTER..............................................................................................................................174
ORDREKØRSLER....................................................................................................................................176
ORDREKOMPONENTER ELLER RELATIONER MELLEM ORDRE-SYSTEMET OG BOGFØRING 183
MOMSEN............................................................................................................................................185
ORDRETOTALPOSTER.....................................................................................................................186
SIDE 4

KOMPAS FOR WINDOWS
DEN KOMPLETTE BOGFØRING .......................................................................................................189
KREDITOR / INDKØB...............................................................................................................191
KREDITORER ..........................................................................................................................................191
KREDITORKARTOTEKET........................................................................................................................191
OPRETTELSE AF KREDITOR............................................................................................................192
FANEBLADE I KREDITORKARTOTEKET..........................................................................................194
KNAPFUNKTIONER I KREDITORKARTOTEKET..............................................................................203
KREDITORKLADDEN...............................................................................................................................209
BRUG AF KREDITORKLADDEN........................................................................................................209
FELTER I KREDITORKLADDEN..............................................................................................................211
KNAPFUNKTIONER I KREDITORKLADDEN.....................................................................................213
KREDITORUDSKRIFTER.........................................................................................................................215
KREDITORKØRSLER..............................................................................................................................217
INDKØB.....................................................................................................................................223
INDKØBSKARTOTEKET..........................................................................................................................223
OPRET EN INDKØBSORDRE............................................................................................................223
FUNKTIONER DER KAN BRUGES VED INDKØBSORDRE:.............................................................224
FANEBLADE I INDKØBSKARTOTEKET............................................................................................225
KNAPFUNKTIONER I INDKØBSKARTOTEKET.................................................................................229
IKONER TIL BRUG I INDKØBSKARTOTEKET..................................................................................231
INDKØBSTOTALER............................................................................................................................232
INDKØBSKARTOTEKETS HÅNDTERING .........................................................................................235
DIREKTE REGISTRERING.................................................................................................................235
REGISTRERING I FLERE TEMPI.......................................................................................................236
DAN INDKØBSORDRE UD FRA ARKIVERET ORDRE .....................................................................237
DAN KREDITNOTA UD FRA ARKIVERET INDKØBSORDRE...........................................................238
INDKØBSUDSKRIFTER...........................................................................................................................239
INDKØBSKØRSLER.................................................................................................................................241
LAGER.......................................................................................................................................245
LAGERKARTOTEK...................................................................................................................................245
OPRET EN VARE/YDELSE................................................................................................................246
FANEBLADE I LAGERKARTOTEKET................................................................................................247
FELTER SOM KUN OPDATERES VED BOGFØRING:......................................................................249
KNAPFUNKTIONER I LAGERKARTOTEKET.....................................................................................257
LAGERKLADDEN.....................................................................................................................................260
BRUG AF LAGERKLADDEN...............................................................................................................260
FELTER I LAGERKLADDEN...............................................................................................................261
KNAPFUNKTIONER I LAGERKLADDEN ...........................................................................................263
LAGERPOSTERINGER I FINANS......................................................................................................264
LAGEROPTÆLLINGSKLADDE................................................................................................................269
BRUG AF LAGEROPTÆLLINGSKLADDE .........................................................................................269
FELTER I LAGEROPTÆLLINGSKLADDEN.......................................................................................271
KNAPFUNKTIONER I LAGEROPTÆLLINGSKLADDEN....................................................................273
LAGERUDSKRIFTER...............................................................................................................................274
LAGERKØRSLER.....................................................................................................................................276
PROJEKT..................................................................................................................................283
PROJEKTKARTOTEK..............................................................................................................................283
OPRET ET PROJEKT.........................................................................................................................284
FUNKTIONER DER KAN BRUGES I PROJEKTKARTOTEKET:........................................................285
FANEBLADE I PROJEKTKARTOTEKET............................................................................................286
KNAPFUNKTIONER I PROJEKTKARTOTEKET................................................................................295
FELTER PÅ PROJEKTLINIEN............................................................................................................299
MEDARBEJDER KARTOTEK...................................................................................................................300
OPRET MEDARBEJDER (PROJEKT)................................................................................................300
FUNKTIONER TIL BRUG I MEDARBEJDERKARTOTEKET:.............................................................301
SIDE 5

KOMPAS FOR WINDOWS
FANEBLADE I MEDARBEJDERKARTOTEKET.................................................................................302
KNAPFUNKTIONER I MEDARBEJDERKARTOTEKET......................................................................306
PROJEKTKLADDE...................................................................................................................................308
BRUG AF PROJEKTKLADDEN..........................................................................................................308
KNAPFUNKTIONER I PROJEKTKLADDEN.......................................................................................310
FELTER I PROJEKTKLADDEN..........................................................................................................311
SYSTEM / OPSÆTNING...........................................................................................................313
MOMSFORFALD......................................................................................................................................313
OPSÆTNING............................................................................................................................................314
BOGFØRINGSGRUPPER...................................................................................................................315
MOMS.................................................................................................................................................319
HANDEL..............................................................................................................................................322
DIMENSIONER...................................................................................................................................323
DIVERSE.............................................................................................................................................324
SYSTEMOPSÆTNING.............................................................................................................................336
FINANS...............................................................................................................................................337
DEBITORER........................................................................................................................................338
KREDITOR..........................................................................................................................................339
LAGER................................................................................................................................................340
SALG...................................................................................................................................................341
INDKØB...............................................................................................................................................344
GENERELT.........................................................................................................................................347
DATABASE HÅNDTERING......................................................................................................351
OPRET ET NYT REGNSKAB...................................................................................................................351
KOPIÉR DATA FRA EKSISTERENDE REGNSKABER...........................................................................354
REDIGER FIRMAOPLYSNINGER............................................................................................................356
SLET ET REGNSKAB...............................................................................................................................357
ANDRE FUNKTIONER.............................................................................................................................358
SERVER ADMINISTRATION....................................................................................................................360
SERVER..............................................................................................................................................360
DATABASER.......................................................................................................................................361
AFSLUT...............................................................................................................................................362
IKONER...............................................................................................................................................363
FAKTURATILPASNING / CRYSTAL REPORT........................................................................365
CRYSTAL REPORT............................................................................................................................365
ÆNDRING AF FONT OG SKRIFTSTØRRELSE.................................................................................369
INDSÆT NYT FELT ELLER TEGN LINIER OG BOKSE.....................................................................370
APPENDIKS 1...........................................................................................................................373
ANVENDELSE AF STANDARDOPSÆTNING....................................................................................373
APPENDIKS 2...........................................................................................................................375
ANVENDELSE AF EGEN OPSÆTNING ............................................................................................375
STIKORDSREGISTER..............................................................................................................377
SIDE 6

INDLEDNING
KOMPAS FOR WINDOWS
Denne håndbog ”Kom godt i gang” til WinKompas SQL er udarbejdet for at give brugeren
en nem og overskuelig gennemgang af de vigtigste funktioner i WinKompas SQL.
WinKompas SQL er et økonomisystem med mange integrerede faciliteter og funktioner.
Denne håndbog ”Kom godt i gang” til WinKompas SQL vil give brugeren en hjælp til at
overskue systemets opbygning i funktioner og menuer.
”Kom godt i gang” til WinKompas SQL er ikke en komplet manual, men en beskrivelse af
de programtilpasninger, som er nødvendige for at komme i gang uden problemer, samt en
hurtig og overskuelig vejledning i daglig brug af programmet.
Håndbogen er samtidig et supplement til programmets interne manual, som giver en mere
detaljeret hjælp på skærmen til den funktion, man er i gang med.
Kapitler
Installation beskriver de tekniske krav WinKompas SQL stiller til hardware og
systemsoftware, samt hjælper dig igennem installationen.
Opstart / Registrering hjælper dig igennem oprettelse af regnskab samt registrering af
licenskoder.
Programstruktur beskriver WinKompas SQL menuer, skærm-billeder og de generelle
genvejstaster.
Finans beskriver den daglige registrering og bogføring i kassekladden, og der gennemgås
de punkter som minimum skal være defineret inden programmet kan tages i brug.
Standardkontoplan viser den medfølgende standardkontoplan.
Se afsnittet om Regnskabsopsætning under kapitlet Finans vedrørende fravalg af
standardkontoplan.
Debitor / Ordre beskriver den daglige registrering, fakturering og bogføring i en kort
overskuelig form, samt hvordan der faktureres via ordremodulet.
Kreditor / Indkøb beskriver hvordan du opretter kreditorer / indkøbsordre, registrere indkøb
via indkøbsmodulet, samt vedligeholdelse af disse.
Lager beskriver hvordan der oprettes varer samt vedligeholdelse af varelageret.
Projekt beskriver hvordan der oprettes projekter, registrering og direkte fakturering af
forbrugt tid og materialer, samt budgetopfølgning med kalkulationer.
System / Opsætning fortæller om de enkelte programmodulers opsætning, samt
systemparametrenes opsætning.
SIDE 7

KOMPAS FOR WINDOWS
Appendiks 1 giver en kort vejledning til, hvordan man kommer i gang med WinKompas
SQL med valg af standard kontoplan.
Appendiks 2 giver en kort vejledning til, hvordan man kommer i gang med WinKompas
SQL, men uden standard kontoplan.
Stikordsregister – en hurtig gennemvej i manualen. Menupunkter som ikke kan findes i
indholdsfortegnelsen, kan du søge efter i stikordsregisteret der sidder bagerst i manualen.
SIDE 8

INSTALLATION
KOMPAS FOR WINDOWS
For at kunne installere WinKompas SQL, skal følgende minimumskrav være opfyldt:
Minimumskrav til computere og styresystem
(Windows versioner)
NT-Server 256 MB ram, dog anbefales 512 eller gerne mere. Explorer versionen på server
og terminaler skal minimum være version 5.0.
Der anbefales at bruge Windows 2000 Professionel til alle installationer. Denne Windows
version kører efter vor erfaring godt og sikkert.
På enkelt eller Per-To-Per (netværk) skal som minimum bruges Windows 2000 eller
Windows XP.
CD-rom drev og Mus
WinKompas SQL bliver installeret med Microsoft SQL 2000 Desktop Engine, hvis ikke
andet ønskes.
Vi anbefaler, at man har et af følgende Windows systemer:
Windows 2000 => minimum 256 MB ram. 800 Mzh.
Windows XP => minimum 256 ram. 1 Ghz.
Programpakke
Ved levering af WinKompas SQL medfølger følgende:
• CD-ROM med WinKompas SQL
• Registreringskoder til WinKompas SQL
• Registreringskort + diverse brugerinformationer
• Håndbogen ”Kom godt i gang” til WinKompas SQL
SIDE 9

KOMPAS FOR WINDOWS
Installationsmuligheder
På de næste sider har vi beskrevet 2 forskellige muligheder for installation af WinKompas
SQL.
SIDE 10
1. Installation på Server eller Enkeltbruger
2. Installation på en Klient (netværk)
Generelt for hvilken type installation du vælger, så vil der inden selve installationen af
WinKompas SQL, fremkomme et vindue med vores licensbetingelser, som skal
accepteres først. Hvis du ikke accepterer disse, kan installationen ikke foretages.
Licensbetingelserne ligger på CD-rom’en som en MS-Word-fil: Licensbetingelser.rtf og
kan udskrives via MS-Word eller fra WinKompas kataloget, hvor den vil blive lagt i
forbindelse med installationen.

Installation på Server eller Enkelt bruger
KOMPAS FOR WINDOWS
• Indsæt CD-rom med WinKompas SQL i cd-rom drevet. Installationsprogrammet
starter normalt automatisk.
• Hvis installationen ikke starter automatisk, startes denne via menuen START – og
vælg KØR. Vælg filen ’Kompas3Setup.exe’ på cd-rom.
Du ser derefter dette installationsbillede:
• Igangsæt installationen af WinKompas SQL ved at klikke på knappen ’Næste’.
• Følg vejledningen på skærmen, og fortsæt med at trykke på knappen ’Næste’.
Der vil fremkomme skærmbillede (Destinationsmappe):
SIDE 11

KOMPAS FOR WINDOWS
► Programmet bliver installeret på C:\programmer\fk-data\WinKompas3\
Her finder du også dine udskrifter i mappen Reports
► Dine data finder du i:
C:\programmer\fk-data\WinKompas3\MSSQL$Winkompas\Data
• Klik på knappen ’Næste’ for at fortsætte installationen.
SIDE 12

KOMPAS FOR WINDOWS
Hvis Microsoft
SQL Server
findes, indtastes
dennes
servernavn.
Denne adgangs-kode er standard ’fk-data’, og koden kan ikke ændres.
Ønskes anden adgangskode til MSDE/SQL Server, skal der installeres
en Microsoft SQL Server først.
• Klik endnu engang på ’Næste’, og herfra køres installationsprogrammet færdig.
• Når installation af WinKompas SQL er færdig, ligger der et ikon på skrivebordet, til
opstart af programmet.
SIDE 13

KOMPAS FOR WINDOWS
Installation på en klient (netværk)
• Indsæt CD-rom med WinKompas SQL i cd-rom drevet. Installationsprogrammet
starter automatisk.
• Hvis installationen ikke starter automatisk, startes denne via menuen START – og
vælg KØR. Vælg filen ’Kompas3Setup.exe’ på cd-rom.
• Følg installationsvejledningen fra punktet Installation på Server eller Enkelt bruger,
indtil du kommer til følgende skærmbillede:
• Ved Installationstype skal feltet ’Klient’ være markeret.
• I feltet ’Navn på Server SQL’ skal servernavnet indtastes. Hvis Microsoft SQL Server
findes, indtastes dennes servernavn.
• Der er i feltet ’SQL Server adgangskode for bruger SA’ (System Administrator) angivet
en adgangskode. Denne adgangskode er standard ’fk-data’, og koden kan normalt ikke
ændres.
Ønskes en anden adgangskode til MSDE/SQL Server, skal der installeres en Microsoft
SQL Server først.
• Ved Server installationsmappe angives det rigtige drev (bogstav) til netværket. Der
kan klikkes på knappen ’Gennemse’ for at søge.
F.eks.: F:\Programmer\ FK-Data\ Winkompas3
SIDE 14

► Programmet bliver installeret på:
C:\programmer\fkdata\WinKompas3\
► De fælles Data er placeret på Server1 i mappen:
F: \ Programmer \ FK-Data\ Winkompas3 \MSQL$WINKOMPAS \ Data
► De fælles Rapporter er placeret på Server1 i mappen:
F: \ Programmer \ FK-Data\ Winkompas 3\ Reports
• Klik på knappen ’Næste’ herfra køres installationsprogrammet færdig.
KOMPAS FOR WINDOWS
• Når installation af WinKompas SQL er færdig, ligger der et ikon på skrivebordet, til
opstart af programmet.
Første programstart
Efter afslutning af installationen startes WinKompas SQL via den valgte programgruppe
der er valgt under installationen, eller via den oprettede ikon på skrivebordet.
Bemærk: Der er kommet et nyt ikon på Start linie til højre, som fortæller at SQL-server
kører.
SQL-serveren skal altid kører når WinKompas SQL benyttes. Har du problemer med andre
programmer, kan SQL-server stoppes ved at dobbeltklikke på ikonet og stoppe SQL-server.
Indtast ’SYS’ som bruger-id, og tast forbi feltet ’Password’ med , hvilke starter og
åbner det installerede WinKompas SQL.
Herefter skal licenskoderne og brugernavn registreres, før der kan arbejdes i det rigtige
regnskab.
Registrering af licenskoder og brugernavn, er beskrevet i afsnittet Opstart / Registrering.
SIDE 15

KOMPAS FOR WINDOWS
Printerinstallation
WinKompas SQL arbejder fuldt integreret med Windows®, hvorfor eventuelle nye printere
skal installeres i Windows® via Start / Indstillinger / Printere.
Hvis nødvendigt, benyt den interne hjælp i Windows®!
• Tast for at hente den interne ”Hjælp og support” frem.
NB!
Husk – at der skal værre mindst en printer installeret før WinKompas SQL kan vise en
udskrift.
SIDE 16

KOMPAS FOR WINDOWS
OPSTART / REGISTRERING
Når du har installeret WinKompas SQL, og starter programmet op, vil den fremkomme
med denne meddelelse, at der ikke er nogen databaser i WinKompas SQL. Ved
programlevering er der ikke oprettet nogen regnskaber, dette skal du selv foretage.
• Tast ’OK’ og Database Manageren aktiveres, således nedenstående billede af
Databaseopsætning fremkommer.
I Databaseopsætningen kan du oprette og vedligeholde regnskaber, og kopiere data fra et
regnskab til et andet.
Nedenstående beskriver, hvordan du opretter dit regnskab.
• Klik på knappen ’Tilføj’ for at oprette nyt regnskab.
• Herved fremkommer nedenstående Databaseopsætningsvindue:
SIDE 17

KOMPAS FOR WINDOWS
• Udfyld de relevante felter, såsom firmanavn, adresse, telefonnr., bank- og girokonti, email
adresse m.m.
Som minimum udfyldes feltet ’Firma’ under Firmaoplysninger.
• Du flytter til næste felt ved at trykke på tasten , eller ved at klikke på
feltet med musen.
• Du flytter et felt tilbage ved at trykke på , eller ved at klikke på feltet med
musen.
• Ved feltet ’Postnr.’ har du følgende muligheder:
- Klikke på udfor Postnr. og der fremkommer et vindue med mulighed for at søge
efter postnummer.
- Eller indtaste Postnummeret og trykke på , så fremkommer bynavnet
automatisk.
SIDE 18

KOMPAS FOR WINDOWS
Feltet ’SQL Server’ der også ligger under Databaseinformation, foreslår servernavnet, men
hvis der findes flere SQL server installeret i et udtræk, kan der peges på disse server ved at
angive servernavnet.
Feltet ’Database’ under Databaseinformation, udfyldes automatisk, men kan også
bestemmes af dig. Ved at klikke på udfor Database henter systemet en eksisterende
database.
Felterne ’Database placering’ og ’Standard placering’ der også ligger under
Databaseinformation, udfyldes automatisk, men kan også bestemmes af dig ved at der
klikkes på den lille firkant til højre.
Når du har indtastet firmanavnet og de øvrige oplysninger, skal du klikke på knappen ’OK’.
• Klik derefter ’OK’ når meddelelsen ”Database er kompatibel” fremkommer og luk
databasevinduet helt ned.
SIDE 19

KOMPAS FOR WINDOWS
Licensregistrering
Efter oprettelse af regnskab, skal du indtaste de nødvendige registrerings-koder, der
medfølger ved køb af programmet.
Licensregistreringen foretages under menuen Hjælp / Registrering.
• Klik på menupunktet ’Hjælp’ og derefter på ’Registrering’.
Bemærk: At registreringen kun kan foretages af bruger ”SYS”.
• Registreringskoderne skal nu indtastes i den åbnede skærm-formular.
• Indtast Firmanavn samt koderne for Serienr., Licens Id, Brugere og Posteringer.
• Efter indtastning af oplysningerne skal programmet forlades og genstartes. Herefter
kører programmet som en komplet version.
• Efter indtastning klikkes der på Afslut eller på , og registrerings-punktet kan
forlades.
SIDE 20

Adgangskode / Password
KOMPAS FOR WINDOWS
Ønsker du at beskytte dine data mod udefra kommende, kan du indtaste et password.
Bemærk: Hvis password glemmes, er der INGEN hjælp at hente, da ingen kan dekryptere
kodeordet, så Pas på og HUSK dit password, hvis du vælger at få password til
programmet.
Du kan selv oprette din adgangskode i systemet. Dette kan du læse om i næste afsnit
’Oprettelse af kodeord’.
Ved opstart af programmet er der ikke noget kodeord, dette har du mulighed for at oprette
nu.
Oprettelse af kodeord (password)
Under menuen ’Filer’ findes menupunktet Ændre kodeord, vælg denne funktion og et
vindue til ændring / oprettelse af kodeord vises:
• Hvis der ikke er oprettet et kodeord, trykkes i feltet til ’Gammelt’ kodeord.
• Indtast det kodeord du ønsker i feltet ’Nyt #1’, og indtast det igen i felt ’Nyt #2’ som
bekræftelse.
• Klik på ’Ok’ og dit nye kodeord er oprettet.
Det er også i dette menupunkt Filer / Ændre kodeord, at du kan ændre et allerede oprettet
kodeord.
Fremgangsmåden er den samme, når der oprettes kodeord, dog skal det gamle kodeord
indtastes i feltet ’Gammelt’.
SIDE 21

KOMPAS FOR WINDOWS
Regnskabsopsætning
Nu har du oprettet et nyt regnskab, som ikke indeholder nogen data, men før du kan
komme i gang med at oprette kontoplan, debitorer, kreditorer osv., skal det nyoprettede
regnskab gøres aktivt med en regnskabsperiode og momsterminer.
Dette sker ved at klikke på Filer / Vælg firma og klik på dit firmanavn eller du kan klikke på
Vælg firma hvor der peges på det nye regnskab.
Derved fremkommer følgende skærmbillede:
Her anføres dine regnskabs- og momsperiode.
• Hvis standardkontoplan ønskes, lades afmærkningen stå.
Vælges standardkontoplanen ikke, kan den oprettes fra starten af, eller kopieres fra et
andet regnskab, du har derved mulighed for at kunne benytte din egen kontoplan. Du
kan læse mere om benyttelse af egen kontoplan i kapitlet FINANS.
SIDE 22

KOMPAS FOR WINDOWS
• Til ’Brug standard opsætning’ anbefaler vi at du lader afmærkningen stå, således du
får standardopsætningen med, ellers skal du selv foretage al opsætning af systemet,
eks. bilagserienr., betalingsbetingelser, kilder etc.
• Der anføres Regnskabsårets startsdato.
• De ønskede antal måneder, som regnskabet skal dække.
• Momsperiode kan vælges som månedsvis, kvartårlig eller halvårsvis angivelse, samt
naturligvis som ’Ikke moms registreret’ virksomhed.
• Klik derefter på knappen ’Fortsæt’, og nedenstående meddelelse fremkommer:
• Klik på knappen ’OK’ for godkendelse af de valgte datoer.
Nu er dine regnskabs- og momsperiode oprettet. Du kan læse mere i afsnittet Regnskaber-
og Momsperioder i kapitlet FINANS.
Har du valgt at bruge Standard kontoplanen, er Finansmodulet nu klar til brug, men
ønskes der yderligere opdeling på afdelinger eller andre dimensioner, skal disse oprettes
under Opsætning / Opsætning / Dimensioner, der henvises til afsnittet Dimensioner i
kapitlet FINANS.
Herefter kan du fortsætte med at oprette kartoteker i Debitor, Kreditor og Lager.
Har du fravalgt Standard kontoplanen, fortsætter du til næste afsnit om Egen kontoplan.
SIDE 23

KOMPAS FOR WINDOWS
Egen kontoplan benyttes
Hvis man ikke ønsker at benytte den medfølgende standardkontoplan, og i stedet vil
benytte sin egen kontoplan, skal den efterfølgende procedure følges.
Udover nedenstående gennemgang henvises til Appendiks 2, der punktvis beskriver,
hvordan regnskabet gøres klart til bogføring.
• Start WinKompas SQL og åben med bruger ’SYS’.
• Opret nyt regnskab under menupunktet Værktøj, og vælg derefter
Databaseopsætning.
• Klik på ’Tilføj’, herefter fremkommer skærmbilledet med databaseopsætning.
• Udfyld de relevante felter, såsom firmanavn, adresse, bank og girokonti, E-mail
adresse m.m.
• Programmet vil automatisk tildele regnskabet et filnavn ud fra det valgte
regnskabsnavn.
• Klik på knappen ’Ok’ for at oprette regnskabet. Klik igen på ’Ok’ når meddelelse
’Databasen er kompatibel’ fremkommer og luk databasevinduet.
• Vælg regnskab under Filer / Vælg firma / Vælg firma, og klik på det nye regnskab.
Da regnskabet er nyt, vil systemet herefter vise et vindue med regnskabsopsætning:
SIDE 24

KOMPAS FOR WINDOWS
• Kontroller at afkrydsningsfeltet for Brug standard kontoplan ikke er markeret.
• Der vil fremkomme et vindue med en meddelelse om ’Advarsel om at Standard
kontoplanen fravælges’, klik på ’Ok’ til dette.
• Anfør regnskabsårets begyndelsesdato, momsafregningstermin og momsperiodens
startdato.
• Klik på knappen ’Fortsæt’, og derefter på ’Ok’ for de valgte datoer.
Herefter skal de ønskede kartoteker oprettes, Finanskontoplan, Debitorer, Kreditorer o.s.v.
Det er ikke nødvendigt at oprette alle kartoteker, men kun dem man ønsker at benytte.
F.eks. Finans, Debitor og Lager.
SIDE 25

KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 26

Adgangskode
PROGRAMSTRUKTUR
KOMPAS FOR WINDOWS
Når du starter WinKompas SQL, åbnes dette skærmbillede, som ved indtastning af
adgangsoplysninger, giver dig adgang til alle programmets moduler og faciliteter.
Brugernavn: Angiv dit brugernavn. Ved første opstart bruges 'SYS'
Kodeord: Du skal selv oprette dit kodeord i systemet. Første gang
du ønsker adgang til systemet, har du ikke noget kodeord, og skal derfor
trykke i feltet. Når programmet er startet, kan du oprette dit
kodeord.
Du kan læse om oprettelse af kodeord i afsnittet Opstart / Registrering – Oprettelse af
kodeord/password.
Hovedmenu
Når programmet er startet og login er foretaget, vises systemets “Hoved-vindue” (når du
lukker dette vindue, lukker du programmet). Dette vindue indeholder systemets Menulinie,
en Værktøjslinie og en Outlook Bar.
SIDE 27

KOMPAS FOR WINDOWS
Menulinien
Indeholder menuer til systemets forskellige funktioner. Disse beskrives i afsnittet om
Menufunktioner.
Værktøjslinen
Indeholder ikoner (genvejstaster) til at aktivere forskellige funktioner i WinKompas SQL,
uden først at skulle vælge den menu, hvori funktionen findes.
Ikonerne i værktøjslinien beskrives i afsnittet om Genvejstaster.
Outlook Bar
Som noget nyt indenfor økonomiprogrammer har WinKompas SQL en Outlook Bar, som
ses i venstre side af hovedmenuen.
Her er det muligt med et enkelt klik med musen på de vandrette bjælker, at få adgang til de
daglige funktioner i en enkel og overskuelig form.
Outlook Baren indeholder hurtig adgang til kladder, salgs- og
indkøbsordre kartotekerne.
Der er Outlook Bar til Finans, Debitor/Ordre, Kreditor/Indkøb,
Lager og System. Indholdet i Outlook Baren kan flyttes ved at
trække punkterne med musen til et andet punkt i Outlook Baren.
Under mappen Favoritter er det muligt at samle egne favoritter.
Det er også muligt, at trække ikoner fra Windows skrivebord ind i
Outlook Baren og herfra åbne andre programmer – en nemmere
genvej til andre programmer, mens man står i WinKompas SQL.
Det er muligt at vælge om Outlook Baren skal være aktivt i Hovedmenuen, eller fravælges.
Dette gøres under menupunktet Vindue, hvor feltet ’Outlook Bar’ markeres med flueben
hvis det skal være aktivt.
For at åbne en menu kan man klikke med musen på det pågældende menupunkt eller
benytte genvejstaster via tastaturet. Se afsnittet om Genvejstaster.
SIDE 28

υ Integration med MS-Office
KOMPAS FOR WINDOWS
MS-Integration til WinKompas SQL (programfilen OffInt.exe), der følger
med programmet (ligger i kataloget Winkompas), kan trækkes til
Outlook Baren.
Menupunktet ligger også under Værktøj / MS Office Integration.
Programmet giver mulighed for, på en nem og let måde at overføre data til MS-Excel, bl.a.
kontokort, posteringslister, momsrapport, saldobalance m.m. Du bestemmer selv
kontointerval, datointerval m.m., og dataene overføres med det samme.
SIDE 29

KOMPAS FOR WINDOWS
Menufunktioner
I hovedkartotekerne er der mulighed for at aktivere følgende menuer, blot ved at højreklikke
på musen:
Filer
Ved at klikke på ’Filer’ eller taste , fremkommer følgende menu:
SIDE 30
I denne menu kan der skiftes imellem de oprettede
firmaregnskaber.
Nye regnskaber oprettes under menupunktet Værktøj /
Databaseopsætning.
Der kan vælges en anden bruger med andre
adgangsrettigheder.
Kodeord kan ændres, og man får mulighed for at åbne
Windows Kontrolpanel, hvis der opstår behov for at ændre på
standard-indstillingerne.
Skærmopsætning kan indstilles og gemmes under brugernavn for hver enkelt bruger,
afhængig af brugerens arbejdsopgaver.
Her kan man benytte programmets Import / Eksport faciliteter.
Det er også under Filer, man afslutter programmet ved Afslut.

Rediger
Ved at klikke på ’Rediger’ eller taste , fremkommer følgende menu:
Kladder
KOMPAS FOR WINDOWS
Denne menu viser de faste redigeringsmuligheder og de dertil
knyttede genvejstaster.
F.eks. for at oprette en ny konto.
Disse genvejstaster er ens i alle moduler. Rediger-menuen kan
aktiveres fra alle hovedkartoteker ved højreklik på musen.
Derudover kan man aktivere den interne hjælp ved at taste .
Udover de allerede nævnte genvejstaster findes der i programmet
en del andre genveje, som det er godt at have kendskab til.
Ved at klikke på ’Kladder’ eller taste , fremkommer følgende menu:
I denne menu vælger man den kladde, man ønsker at arbejde med.
Systemet indeholder en kladdemenu for hoved-modulerne, hvor man
foretager den daglige registrering.
Bemærk: At der her også er mulighed for at genudskrive bogførte
kladder (Arkivkladder).
Eksempel på en kladde: Finanskladde
Der kan oprettes uendeligt antal kladder i hvert modul. Dette foretages under menupunktet
Kladder og vælg ønskede modul, klik derefter på knappen ’Tilføj’.
SIDE 31

KOMPAS FOR WINDOWS
Kartoteker
Ved at klikke på ’Kartoteker’ eller taste , fremkommer følgende menu:
SIDE 32
Kartotekerne benyttes til flere formål.
Udover oprettelse og vedligeholdelse af finanskontoplan og kartoteker,
er det også muligt her, at kunne vise en række forskellige oplysninger
for den enkelte konto på skærmen.
Der kan vises periodebevægelser, saldi, posteringer med zoom-funktion og automatisk
ompostering, genudskrivning af faktura, salgsstatistikker m.m.
Endvidere er det også muligt at oprette projektstyring.
Udskrifter
Ved at klikke på ’Udskrifter’ eller taste , fremkommer følgende menu:
WinKompas SQL leveres med en lang række fast definerede
udskrifter.
Disse udskrifter kan inden udskrivning afgrænses på adskillige
parametre.
F.eks. kontointerval, datointerval, vælge sortering, printer og
bakkevalg.
Udskrifterne kan vises på skærm, herfra sendes via e-mail i forskellige formater eller der
kan udskrives direkte til printer.
Kørsler
Ved at klikke på ’Kørsler’ eller taste , fremkommer følgende menu:
De periodiske rutiner som ikke foretages dagligt, er samlet under dette
menupunkt.
Finanskørsler
Her foretages kørsler af budgetter, sammenlægning af flere regnskaber (konsolidér
regnskaber), samt vedligeholdelse af finans- og momsperioder. Oprettelse af nyt finansår.

Debitorkørsler
Åbenpost redigering, rentekørsler, masseudligning og rykkerkørsel.
KOMPAS FOR WINDOWS
Kreditorkørsler
Åbenpostredigering, masseudligning, bankbetalinger og godkendelse af betalinger.
Lagerkørsler
Justering af lagerværdi, opdatering af styklisteproduktion, justering af salgs-priser og af
prislister samt Intrastat eksport.
Ordrekørsler
Ordre- og abonnementsmassefakturering og opdatering af debitor-informationer.
Indkøbskørsler
Massefakturering og opdatering af kreditorinformationer.
Værktøj
WinKompas SQL indeholder en række ekstra faciliteter, som giver muligheder for at
tilpasse programmet til den enkelte virksomhed/bruger.
Ved at klikke på ’Værktøj’ eller taste , fremkommer følgende menu:
Det er muligt at ændre menusprog og menu-ordvalg individuelt.
Programmet leveres i revisorudgave, hvilket betyder, at der kan
oprettes flere regnskaber.
Udskrifterne kan tilknyttes en bestemt printer, uafhængigt af den
valgte standardprinter.
Der kan oprettes brugerrettigheder tilpasset de enkelte
arbejdsopgaver, så sikkerheden kan holdes på højt niveau.
Det er muligt gennem MS Office Integration at eksportere data til
Excel.
Med Server Administration kan der foretages sikkerhedskopiering,
komprimér database m.m.
Disse muligheder vælges og opsættes alle under menupunktet
Værktøj.
SIDE 33

KOMPAS FOR WINDOWS
Opsætning
Ved at klikke på ’Opsætning’ eller taste , fremkommer følgende menu:
SIDE 34
Det er i denne menu, at programmets opsætning og integration
defineres.
Som nævnt under kapitlet Opstart / Registrering leveres WinKompas SQL med en
standardopsætning, klar til brug.
Denne opsætning kan udbygges og ændres i disse menupunkter. Brug den interne
hjælpemenu for nærmere vejledning.
Vindue
Ved at klikke på ’Vindue’ eller taste , fremkommer følgende menu:
Hjælp
Dette menupunkt indeholder udelukkende Windows faciliteter,
og vil ikke blive uddybet yderligere i denne håndbog.
Værktøjslinie, Outlook Bar og Statuslinie kan fravælges,
således det ikke kan benyttes i programmet – hertil skal
fluebenet være afmarkeret.
Ved at klikke på menupunktet ’Hjælp’ eller taste , fremkommer følgende menu:
Dette menupunkt indeholder næsten udelukkende Windows
faciliteter, og vil ikke blive uddybet yderligere i denne håndbog.
Ved brug af funktionstasten , kan man overalt i programmet
hente hjælp.
Du kan læse mere om Registrering i kapitlet om Opstart / Registrering.

Genvejstaster
KOMPAS FOR WINDOWS
Ikon-baren (eller værktøjslinien) er placeret under menubaren. Ikonerne er beregnet til at
aktivere forskellige funktioner i WinKompas SQL. Hvis muse-pilen placeres over en af
ikonerne, fremkommer en forklarende tekst til ikonen samt angivelse af hvilken
funktionstast, der kan anvendes for at aktivere funktionen.
Bemærk: At genvejstaster også er beskrevet i den interne hjælp og ligger under menuen
Hjælp / Indhold / Tips og Tricks. Den interne hjælp opdateres løbende, og filen kan altid
udskrives på printer.
Ikoner i Værktøjslinien
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24
1. Opret, Ctrl+N
Aktiv når der er åbnet et kartotek. Åbner billede for oprettelse af nyt kartotekskort.
2. Ny kopi, Ctrl+O
Aktiv når der er åbnet et kartotek. Åbner billede for oprettelse af nyt kort med samme
indhold bortset fra nummerfeltet. Kopi af data sker fra det kort, som kan ses på skærmen.
3. Find, Ctrl+F
Kan gøres aktiv når der åbnes et kartotek. Funktionen åbner et søgebillede, hvor der kan
indtastes søgekriterier for fremfinding af data i det aktive kartotek.
4. Filtrer, Ctrl+G
Aktiv når der er åbnet et kartotek. Åbner et filtrerbillede, hvor der kan indtastes
søgekriterier, som skal være opfyldt, for de kort man ønsker at kunne arbejde med.
5. Redigér, Ctrl+E
Aktiv når der er åbnet et kartotek. Sætter kartoteket i redigér mode.
6. Fortryd, Ctrl+R
Aktiv når et kartotek er åbent i redigér mode. Sætter kartoteket ud af redigér mode og
annullerer foretagne ændringer.
7. Gem, Ctrl+S
Aktiv når et kartotek er åbent i redigér mode. Gemmer ændringer eller nyt oprettet
kartotekskort.
8. Slet, Ctrl+K
Aktiv når et kartotek er åbent. Sletter kartotekskortet, hvis der ingen posteringer findes til
det.
9. Klip, Ctrl+X
Aktiv når et kartotek er åbent i redigér mode. Fjerner markeret tekst og indsættes i
udklipsholder.
SIDE 35

KOMPAS FOR WINDOWS
10. Kopiér, Ctrl+C
Aktiv når et kartotek er åbent. Kopierer markeret tekst til udklipsholder.
11. Indsæt, Ctrl+V
Aktiv når et kartotek er åbent. Indsætter udklipsholderens indhold i aktivt felt på kartoteket.
12. Udskriv vindue, Ctrl+P
Udskriver det aktive vindue til windows-standardprinteren.
13. Hent skærmopsætning
Henter vindue med oprettede skærmopsætninger. Et dobbeltklik på en opsætningslinie
henter og sætter den pågældende opsætning.
14. Gem skærmopsætning
Gemmer aktuel skærmopsætning med valgfrit navn og beskrivelse.
15. Internetkald
Aktiv når kartotek med internet-information er åbent. Kalder på internetbrowser og åbner
kartotekskortets hjemmeside.
16. E-Mail
Aktiv når kartotek med internet information (www.) er åbent. Kalder på e-mail håndtering
med kartotekskortets e-mailadresse for skrivning af mail.
17. Lommeregner
Fremkalder windows-lommeregner. Resultatfelt kan kopieres og indsættes i aktivt felt.
18. Global søgning
Ved at søge på de søgefelter der ligger som standard i WinKompas SQL, har du her
mulighed for at fremfinde bogførte bilag og transaktioner, samt se hvilke moduler der er
berørte.
Nedenstående skærmbillede vil fremkomme ved at klikke på ikonet for ’Global søgning’ i
værktøjslinien:
SIDE 36

KOMPAS FOR WINDOWS
19. MS Office Integration
Mulighed for at overfører eks. saldobalance, posteringsliste, momsrapport til Excel.
20. ServerAdministration
Genvej til Server Administration. Her kan der foretages komprimering af database,
sikkerhedskopiering, indlæsning af ny database m.m.
21. Gendan Standard, Def., Ctrl+F12
Sætter aktivt vindue til oprindelig størrelse og placering.
22. Opslag, F1
Åbner intern hjælpemanual med opslag til afsnit og indeks. Giver hjælp til det menupunkt,
man har aktiveret.
23. Funktionstaster
Åbner et vindue med funktionstaster, som viser de muligheder der er med genvejstaster til
det menupunkt man har aktiveret.
24. Felt rækkefølge
Med denne funktion har du mulighed for at ændre på kartoteksfelternes rækkefølge.
Ved at klikke på ikonet når kartoteket er åbnet (evt. Debitorkartotek), fremkommer
nedenstående vindue, hvori du kan oprette den nye felt-rækkefølge.
Udpeg den ønskede database felt, og overfør feltet med knappen til feltet ’Ny feltrækkefølge’.
Proceduren gentages indtil den ønskede rækkefølge er opnået.
Ændringen gemmes med knappen ’Gem’. Kartoteket lukkes ned for at systemet kan
opdatere feltændringen.
Når kartoteket åbnes igen, vil du kunne springe fra felt til felt, ud fra den nye rækkefølge,
med tasten .
SIDE 37

KOMPAS FOR WINDOWS
Funktionstaster
Generelt:
Alt+”understreget bogstav” Åbner menu
Ctrl+F4 Luk vindue
Alt+F4 Luk program – Luk skærmhjælp –
Ctrl+F6 Næste vindue
Alt+Tab Skift program
ESC Annullering/fortryd, lukker skærmbilleder
F1 Åbner intern hjælp
Faneblade:
Tab Med Tab-tasten bevæger man sig rundt fra felt til felt på det
pågældende skærmbillede.
‹ fi Når curseren er placeret på et af fanebladene kan der skiftes /
rulles faneblade.
Alt+”understreget bogstav” Alt-tasten og det bogstav, der er understreget i det enkelte
faneblad, aktiverer det pågældende faneblad, og derefter kan
der anvendes ← → til at skifte faneblade.
Alt+1 1. faneblad
Alt+2 2. faneblad
Alt+3 3. faneblad
Alt+4 4. faneblad ……o.s.v.
Felter:
Tab Flytter til næste felt
Shift+Tab Flytter til forrige felt
Kartoteker og kladder:
F4 Åbner rullemenu/dropdownmenu. I de felter, hvor der er placeret
SIDE 38
en af disse knapper eller , fortælles der, at man kan hente
en rullemenu frem i feltet.
Hvis man begynder at indtaste i feltet uden først at åbne for
rullemenuen med , vil curseren blive placeret på den linie,
hvor det indtastede første gang matcher og linieindholdet kan
overføres ved tryk på .

› fl Skift række i rullemenu
KOMPAS FOR WINDOWS
Der søges altid i den første af de mulige kolonner, der
fremkommer ved en rullemenu. Der kan dog vælges at søge i
den anden kolonne af rullemenuen (navn/beskrivelse). Dette
gøres ved først at angive en / og herefter indtaste med de
værdier (tal/bogstaver), der findes i anden kolonne.
Bemærk: Hvis rullemenuen er åbnet skal denne først lukkes
med og derefter indtaste / i feltet.
F.eks. hvis man i Debitorkartoteket står i feltet Postnr. og ikke
kan huske selve postnr. kan man i stedet søge på Postdistrikt
(Bynavn). Rullemenuen til Postnr.feltet består af Postnr. i første
kolonne og Postdistrikt (Bynavn) i anden kolonne.
Opslag i Postdistriktet sker blot ved at starte indtastningen med
en /. F.eks. ”/Ring”, hvis man søger efter Ringkøbing.
Curseren placeres på det første felt i rullemenuen, der matcher
med ’Ring’ og der kan nu enten indtastes mere i feltet eller der
kan bladres i rullemenuen med eller . Den
ønskede værdi fra rullemenuen overføres til feltet ved tryk på
.
F5 Information om posteringer vedr. aktuel linies kontonr. Der
fremkommer en liste over kontoens posteringer på samme måde
som i kartoteket, når der klikkes på knappen ’Posteringer’.
Shift+Ctrl+F6 Der er mulighed for at ændre næste bilagsnummer i bilagsserien
i kladden
F8 Går til posteringslinie/varelinie v/faktura
Alt+F8 Går til posteringslinie/varelinie v/faktura
Alt+PilNed Åbner rullemenu (se beskrivelse vedr. F4)
Alt+PilOp Åbner rullemenu (se beskrivelse vedr. F4)
PilOp (↑) Flytter en række op
PilNed (↓) Flytter en række ned
Tab Flytter til næste felt
Shift+Tab Flytter et felt tilbage
PageUp Går til næste post i kartotek
PageDown Går til forrige post i kartotek
Ctrl+F Aktiv når der er åbnet et kartotek. Åbner et søgebillede, hvor der
kan indtastes søgekriterier for fremfinding af data i det aktive
kartotek.
Se endvidere nærmere beskrivelse af Ctrl+F under afsnittet
”Ikoner i værktøjslinien”.
SIDE 39

KOMPAS FOR WINDOWS
Specielt på værktøjslinien ved Salg- og Indkøbsordre:
F11 Indtastningslinieområdet maksimeres i Ordre/ Indkøb. Ved tryk
på igen gendannes det normale indtastningsbillede
Komprimér linier Fletter linier med ens varenummer og dato
Kopier linier Kopier markerede linier til anden ordre
Medtag alle linier Markerer/medtager alle linier
Afmarker alle linier Afmarkerer alle linier
Beregn fragtgebyr Beregner fragtgebyr, hvis udfyldt på lagerkartotek.
DEL Bevirker at der bygges en ’Deltotallinie’. Summen omfatter de
varelinier, som ligger før linien, men efter den forrige ’Deltotallinie’. Linien er
markeret med et fiktivt varenummer ’#DELTOTAL’. Linien kan udstyres med
en varetekst, som beskrivelse af deltotalen. Der kan endvidere indsættes
notat før/efter.
SUB Bevirker at der bygges en ’Subtotallinie’. Summen omfatter alle varelinier,
som ligger før linien. Linien er markeret med et fiktivt varenummer
’#SUBTOTAL’. Linien kan udstyres med en varetekst, som beskrivelse af
subtotalen. Der kan endvidere indsættes notat før/efter.
Genvejstaster med anvendelse af mus
Redigermenu
Når man har åbnet et kartotek (f.eks. kontoplanen eller lagerkartoteket), bevirker et klik på
højre musetast, at Redigér-menuen fremkommer ved musemarkørens placering:
Der kan klikkes et eller andet sted inden for kortet, undtagen på de døde områder (de
knapper som ikke er vist aktive, og striben til højre for sidste faneblad).
Når redigér menuen er fremkommet, kan der klikkes på et af punkterne. De enkelte punkter
i redigér menuen er identiske med dem der findes ved åbning af menupunktet ’Redigér’.
SIDE 40

Datahåndteringsmenu
KOMPAS FOR WINDOWS
Når man har åbnet et ’Grid’ (en liste f.eks. den liste som fremkommer, når man klikker på
knappen ’Liste’ på kontokortet, eller den med kontoens ’Posteringer’), bevirker et klik på
højre musetast, at der fremkommer et filter/sorter/kopi menu:
Højreklik inden for listens område:
Filtrer efter det markerede:
Placér den almindelige markør på et af felterne i gridded, klik på højre musetast og vælg
filtrer. Derefter vises kun de poster som har samme indhold. Hvis der vises flere linier kan
der yderligere filtreres på andre felter.
Filtrer efter det ikke markerede:
Samme som filtrer, men alle de andre poster vises.
Fjern filter/sortering:
Et klik her vil fjerne den afgrænsning, som filter medførte eller gå tilbage til den oprindelige
rækkefølge.
Sorter stigende:
Placer den almindelige markør på et felt i gridded, klik på højre musetast og vælg sortering
stigende. Derefter vil posterne blive vist sorteret efter det valgte i stigende orden.
Sorter faldende:
Det samme som med ’Sorter stigende’, men viser posterne i faldende orden.
SIDE 41

KOMPAS FOR WINDOWS
Brug af Generelle funktioner
I dette afsnit kan du læse om hvordan du redigere, kopiere, søger et kartotekskort.
Fremgangsmåden er gældende for kartotekerne Finans, Debitor, Kreditor, Lager, Ordre,
Indkøb og Projekt.
På visse felter i kartoteket er der i højre side en knap . Dette betyder, at ved at klikke på
knappen, fremkommer en ’dropdown-liste’ over kartoteket.
Listen kan også fremkaldes ved at trykke på eller , når curseren
befinder sig i feltet.
Bemærk: Du kan hente funktionsmulighederne frem med ikonet på værktøjslinien, eller
aktivere Redigérmenuen ved at højreklikke på kartoteket.
u Opret kartotekskort
Du kan oprette et kartotekskort på følgende måde:
• Vælg det kartotek du ønsker at oprette et kartotekskort i.
• Vælg menuen Rediger (højreklik) og funktionen Opret,
eller tryk (Ny)
eller tryk
eller tryk ikonet ’Opret’ .
• Indtast dernæst det kunde/varenummer du ønsker at oprette, samt de øvrige
oplysninger.
• Når indtastningen er færdig, kan du gemme med ikonet (Gem), eller tryk .
u Kopiere kartotekskort
Du kan kopiere en eksisterende kartotekskonto på følgende måde:
• Vælg det kartotek og derefter det kartotekskort du ønsker at kopiere.
• Vælg menuen Rediger (højreklik) og funktionen Kopier.
eller tryk på
eller klik på ikonet ’Ny (kopi)’ .
• Når kartotekskortet er kopieret, er det kun med opsætningen og evt. de valgfrie felter.
Der skal indtastes et nyt kontonummer, som ikke findes i kartoteket i forvejen. Herefter
indtastes stamdata og de øvrige oplysninger.
• Klik på ikonet (Gem) eller tryk for at gemme kopieringen.
SIDE 42

u Find et kartotekskort
I kartotekerne kan du anvende alle felter på kartotekskortet til søgning:
• Vælg det kartotek du ønsker at søge i.
• Vælg menuen Rediger (højreklik) og funktionen Find.
eller tast
eller tast
KOMPAS FOR WINDOWS
eller klik på ikonet ’Find’ .
• Alternativt kan man finde en konto via listen, der åbnes ved at klikke på knapfunktionen
Liste.
• Dernæst indtastes den oplysning der ønskes søgt efter, i det tilhørende felt.
• Klik på knappen ’Ok’ i søgevinduet for at få det ønskede kartotekskort frem.
u Rediger et kartotekskort
Du kan ændre et kartotekskort på følgende måde:
• Vælg det kartotek og det kartotekskort, som du vil ændre.
• Vælg menuen Rediger (højreklik) og funktionen Rediger
eller tryk på
eller tryk på
eller klik på ’Rediger’ ikonet .
• Rediger i de ønskede felter, og klik på 'Gem' ikonet eller du kan taste .
u Fortryd
Du kan fortryde den igangværende handling/ændring på følgende måde:
• Vælg menuen Rediger (højreklik) og funktionen Fortryd
eller klik på
eller klik på ikonet ’Fortryd’ .
SIDE 43

KOMPAS FOR WINDOWS
u Slet et kartotekskort
Du kan slette et kartotekskort på følgende måde:
• Vælg det kartotek og det kartotekskort du vil slette.
• Vælg menuen Rediger (højreklik) og funktionen Slet
eller tryk på
eller klik på ikonet ’Slet’ .
• Herefter fremkommer meddelelse: "Slet et kartotekskort ?".
• Klik ’OK’ og den pågældende konto er slettet.
Bemærk: Et kartotekskort kan kun slettes, hvis der ikke findes posteringer på kontoen.
Sletning af en Salgsordre kan kun foretages, hvis den ikke indeholder salgsordrelinier,
hvor feltet ’Leveret’ står til 0, eller hvor felterne ’Leveret’ og ’Faktureret’ er ens.
Hvis ikke dette er tilfældet, tryk på ikonet for ’Tilbagelever’. Gem derefter ordren med
eller og slet nu ordren med .
SIDE 44

Vinduer generelt
KOMPAS FOR WINDOWS
Systemet indeholder en række forskellige typer vinduer/skærmbilleder, så som, vinduer til
kartoteker, lister, kladder, skærmbilleder til specielle funktioner i systemet m.v., for de
forskellige kategorier af vinduer vil der dog være en del fælles træk. En del af disse vil i det
følgende blive gennemgået.
Knapfunktioner
Flere af vinduerne har en række knapfunktioner i toppen. Disse knapfunktioner viser
forskellige lister eller aktiverer funktioner, der har relation til det pågældende vindue.
Felter m. lister
Visse felter er tilknyttet lister, hvorfra der kan vælges data til feltet.
Knappen i højre side af feltet indikerer at det
er et 'dropdown' felt, som giver en liste, hvorfra
der kan vælges indhold til feltet. Anvend
for opslag.
Andre opslagsfelter indeholder , hvor der kan laves opslag med
eller , eller der kan startes med at indtaste en værdi i selve feltet.
Med vil et lignende afgrænsningsbillede fremkomme, afhængig af hvorfra man vil
søge.
På søgning er der mulighed for at
opsætte de felter der ønskes søgt på.
Ved at klikke på fanebladet Opsætning
eller , er der muligheder at
vælge felter og rækkefølge de skal
forekomme i.
I feltet ’Søg på’ er der mulighed for at
vælge om søgning skal være en del af
feltet, hele feltet eller start af feltet.
Resultat fremkommer i en resultatliste,
hvis der er flere fremkomster.
Resultatet udvælges og overføres med
.
SIDE 45

KOMPAS FOR WINDOWS
Brug af Tastatur
I mange situationer vil det være en fordel at anvende tastaturet, frem for musen, til at vælge
forskellige funktioner m.v..
Funktionstaster
I WinKompas SQL kan anvendes uden brug af mus. Se nærmere i kapitlet
Programstruktur, hvor genvejstaster er beskrevet eller i den interne hjælp i menupunktet
Hjælp / Indhold / Tips og Tricks.
Menuer og trykknapper
Generelt for Windows programmer gælder det, at menuer og trykknapper i det aktive
vindue kan vælges ved at trykke i
menuens/trykknappens navn, f.eks.:
for ’Kartoteker’-menuen. Når menuen åbnes, kan du vælge menupunkt ved at
taste det understregede bogstav i det ønskede menupunkt, f.eks.: K - for ’Kreditorer’
Samme fremgangsmåde er gældende for trykknapper:
i trykknappens navn, for at aktiver funktionen.
Felter i Skærmbilleder
I systemets forskellige skærmbilleder kan man flytte fremad til næste felt ved at trykke
eller eller tilbage til forrige felt ved at trykke .
Felter med tilhørende lister
En del felter har tilhørende lister, hvorfra der kan vælges indhold til feltet. En tilhørende liste
vises ved at trykke eller .
Bladre i kortene i et kartotek
Du kan bladre frem til næste kartotekskort ved at trykke , tilbage til foregående
kartotekskort ved at trykke .
Skift mellem åbne vinduer
Har du flere vinduer åbne i programmet, kan du skifte mellem dem ved klik med venstre
museknap på det vindue der ønskes aktivt eller med .
SIDE 46

Luk vinduer
Det aktive vindue lukkes ved at trykke .
Fortryd indtastning i kartotekskort
Indtastning i et kartotekskort kan fortrydes ved at trykke .
Funktionstaster på kartoteket
KOMPAS FOR WINDOWS
På værktøjslinien ligger ikonet ’Funktionstaster’ . Ved at klikke på dette ikon
fremkommer der en boks med funktionstaster der findes i det valgte kartotek. Her i viste
eksempel, Debitorkartotek:
SIDE 47

KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 48

Opsætning af Finans
FINANS
KOMPAS FOR WINDOWS
Før WinKompas SQL kan tages i brug, er der en række ting, som obligatorisk skal sættes
op først.
Bemærk: Det anbefales at bruge standardopsætningen som udgangs-punkt, idet man
straks har et brugbart system, hvor der kun mangler at blive oprettet debitorer, kreditorer og
varer.
I dette kapitel beskrives bl.a. hvilke parametre, der kan sættes. En del af parametrene har
direkte relation til finanskontoplanen, eller ved postering gennem kassekladder.
Nedenstående diagram giver en oversigt over hvilke parametre, der bruges i Kontoplan og
Finanskladde.
Systemkonti, Dimensioner, Valuta- og Momskoder, Kilder, Bilagsserier og Autotekst
oprettes i menupunktet ’Opsætning’. Parametrene er beskrevet i kapitlet System /
Opsætning.
SIDE 49

KOMPAS FOR WINDOWS
Standardkontoplan benyttes
Valg af Standardkontoplan er også beskrevet i kapitlet Opstart/Registrering.
Hvis den medfølgende standardkontoplan skal anvendes:
• Start WinKompas SQL og åben med brugernavn ’SYS’.
Udover nedenstående gennemgang henvises til Appendiks 1, der punktvis beskriver,
hvordan regnskabet gøres klart til bogføring.
• Opret nyt regnskab ved at klikke på menupunktet ’Værktøj’, og derefter vælge
’Databaseopsætning’.
• Klik på knappen ’Tilføj’ for at oprette nyt regnskab.
• Udfyld de relevante felter, såsom firmanavn, adresse, bank og girokonti, E-mail
adresse m.m.
• Programmet vil automatisk tildele regnskabet et filnavn ud fra det valgte
regnskabsnavn.
• Klik på knappen ’OK’ for at afslutte indtastningen, og når meddelelse ”Databasen er
kompatibel” fremkommer så klik igen på ’OK’ og luk databasevinduet.
• Du skal herefter gå ind under menupunktet ’Filer’ og klik på ’Vælg firma’ og derefter
igen på ’Vælg firma’, og klik på det nye regnskab.
Da regnskabet er nyt, vil systemet herefter vise et vindue med regnskabsopsætning:
SIDE 50

KOMPAS FOR WINDOWS
• Kontroller at afkrydsningsfeltet for ’Brug standard kontoplan’ er markeret.
Vi anbefaler, at anvende standard opsætningen og tilpasse denne i forhold til
regnskabet, i stedet for at skulle oprette hele opsætningen fra bunden af.
Afkrydsningsfeltet for ’Brug standard opsætning’ skal være markeret.
• Anfør regnskabsårets begyndelsesdato, momsafregningstermin og momsperiodens
startdato.
• Klik på knappen ’Fortsæt’ og klik på ’OK’ for de valgte datoer.
• Har du valgt at benytte standard kontoplanen, er Finansmodulet nu klar til brug, men
ønskes der yderligere opdeling på afdelinger eller andre dimensioner, skal disse
oprettes under Opsætning / Opsætning / Dimensioner.
• Har du fravalgt standard kontoplanen, skal du følge næste vejledning ”Egen kontoplan
benyttes”.
Herefter kan man fortsætte med at oprette Debitor- Kreditor- og Lager-kartoteker. Det er
ikke nødvendigt at oprette alle kartoteker, men kun dem man ønsker at benytte. F.eks.
Finans, Debitor og Lager.
SIDE 51

KOMPAS FOR WINDOWS
Egen kontoplan benyttes
Hvis man ikke ønsker at benytte den medfølgende Standard kontoplan, og kun ønsker at
benytte sin egen kontoplan, skal den efterfølgende procedure følges.
Udover nedenstående gennemgang henvises til Appendiks 2, der punktvis beskriver,
hvordan regnskabet gøres klart til bogføring.
• Start WinKompas SQL og åben med brugernavn ’SYS’.
• Opret nyt regnskab ved at klikke på menupunktet ’Værktøj’, og derefter vælge
’Databaseopsætning’.
• Klik derefter på knappen ’Tilføj’ for at oprette regnskabet, herefter vil følgende skærmbillede
af Databaseopsætning fremkomme:
• Udfyld de relevante felter, såsom firmanavn, adresse, bank og giro-konti, E-mail
adresse m.m.
• Programmet vil automatisk tildele regnskabet et filnavn udefra det valgte regnskabsnavn.
• Klik på knappen ’OK’ efter indtastningen, og derefter vil du få meddelelsen ”Databasen
er kompatibel”.
• Klik igen på ’OK’ og luk databasevinduet.
• Du skal herefter gå ind under menupunktet ’Filer’ og klik på ’Vælg firma’ og derefter
igen på ’Vælg firma’, og klik på det nye regnskab.
SIDE 52

KOMPAS FOR WINDOWS
Da regnskabet er nyt, vil systemet herefter vise et vindue med regnskabsopsætning:
• Kontroller at afkrydsningsfeltet for ’Brug Standard kontoplan’ ikke er markeret.
• Herefter vil der fremkomme en advarsel, om at du nu er i gang med at fravælge
standard kontoplanen:
• Klik på knappen ’OK’ – og fortsæt med Regnskabsopsætningen.
• Anfør regnskabsårets begyndelsesdato, momsafregningstermin og momsperiodens
startsdato.
• Klik på knappen ’Fortsæt’ og derefter på ’OK’ for de valgte datoer.
Herefter skal de ønskede kartoteker oprettes, Finanskontoplan, Debitorer, Kreditorer osv.
Det er ikke nødvendigt at oprette alle kartoteker, men kun dem man ønsker at benytte.
F.eks. Finans, Debitor og Lager.
SIDE 53

KOMPAS FOR WINDOWS
Finanskontoplan (kartotek)
I dette kapitel beskrives Finanskontoplanens felter og knapfunktioner, samt hvordan du
opretter finanskonto, hvis du har fravalgt Standard kontoplanen.
Bemærk: Før oprettelsen af finanskontoplanen, er det bedst at oprette de ønskede momskoder
og satser, idet disse skal benyttes ved oprettelsen af driftskontiene.
Momskoder og momssatser oprettes under Opsætning / Opsætning / Moms /
Momskoder. Der henvises til kapitlet System / Opsætning, afsnittet om Momskoder.
Derudover skal man også oprette valutakoder, såfremt man ønsker at benytte andre valuta
end standardvaluta.
Valutakoder oprettes under Opsætning / Opsætning / Diverse / Valuta. Der henvises til
kapitlet System / Opsætning, afsnittet om Valuta.
Driftresultat, Periodisk
Af hensyn til den løbende beregning af driftsresultatet, er det vigtigt at der oprettes en
sumkonto, der summerer fra den første konto i kontoplanen. Denne konto angives i
menupunktet Opsætning / Opsætning / Systemkonti / Midlertidig Resultatkonto:
Oprettelse af Finanskonto
I dette afsnit beskrives hvordan man opretter en finanskonto i Finanskartoteket
(Finanskontoplan).
I afsnittet ’Brug af Generelle funktioner’ under kapitlet Programstruktur, kan du læse om
redigering og sletning af finanskonto.
Du kan oprette en finanskonto på følgende måde:
• Klik på Kartoteker / Finanskontoplan for at aktivere kontoplanen.
• Klik på tasten eller tryk , eller klik på ’Opret’ ikonet på værktøjslinien.
• Indtast dernæst kontonummer for den nye konto, samt de øvrige oplysninger om
kontoen.
SIDE 54

KOMPAS FOR WINDOWS
Bemærk: Det er muligt at bevæge sig fra felt til felt ved at trykke på , tasten
eller ved at klikke i feltet med musen. For at gå tilbage til et felt, ved brug af
tastaturet, tastes .
• Når felterne er udfyldt, gemmes kontoen med , eller du kan gå videre til næste
oprettelse med .
Som minimum skal følgende felter udfyldes:
Kontonummer
Her indtastes et kontonummer, som kan være på højst 20 karakterer.
Kontonummeret højrestilles.
Hvis du vil have en mere naturlig rækkefølge, skal der anføres lige mange cifre på hver
konto f.eks. 00100, 00101, 00200, 01000 eller hvis der er forskellige længder på
kontonummeret, skal der stå 0 foran selve nummeret, for at systemet kan sortere
alfanumerisk kontonumre ved evt. udskrivning af kontoplanen eller saldobalance.
Kontonavn
Her indtastes kontoens navn, som højst kan bestå af indtil 40 karakterer.
Type
Der kan vælges mellem 4 typer konti, som bestemmer hvordan systemet skal behandle den
pågældende konto:
1. Overskrift Bruger kontonavnet som overskrift i finansudskrifter.
2. Status Posteringskonto som vedrører aktiver og passiver. Kontoens saldo overføres til
nyt år ved årskørsel.
3. Drift Posteringskonto som vedrører virksomhedens drift, d.v.s. posteringer af
omsætning, vareforbrug og forskellige omkostninger. Summen af driftskontiene
bliver ved årskørsel overført til årets resultat, hvorefter kontiene bliver nulstillet.
4. Sum Denne kontotype summerer saldiene fra alle posteringskonti fra den i feltet
”Sammentæl fra” indtastede konto til selve sumkontoen.
Modkonto
Hvis kontotypen er Sumkonto, ændres feltet til ’Sammentæl fra’ og man skal her angive
hvilken konto, der skal summeres fra.
Felter på side 2 (fanebladet ’Opsætning’):
Moms
Tast og vælg den ønskede momskode. Momskoder oprettes under menupunktet
Opsætning / Opsætning / Moms.
Valuta
Tast og vælg den ønskede valuta. Der kan oprettes flere valutakoder under
Opsætning / Opsætning / Diverse / Valuta.
SIDE 55

KOMPAS FOR WINDOWS
Faneblade i Finanskartoteket
Finanskartoteket indeholder 3 faneblade - Stamdata / Opsætning / Diverse - hvor
finanskonti oprettes og opsættes med moms og valuta, samt evt. dimensioner. Det vil også
være muligt at få vist oplysninger om ændringer af eks. kontoopsætningen.
Under menupunktet Kartoteker / Finanskontoplan henter du Finans-kartoteket frem, eller
du kan klikke på Finans i Outlook baren og derefter vælge Konti.
Fanebladet Stamdata
Herunder fanebladet ’Stamdata’ oprettes og vedligeholdes finanskonti. Der oprettes med
og gemmes med .
Nogle af felterne har en trekant pil i højre side af feltet, eller en firkant med 3 prikker. Dette
betyder, at når du klikker på feltet med venstre musetast eller trykker på når du står i
feltet, fremkommer en ”dropdown”-liste med valgmuligheder. Disse funktioner er generelt
for alle faneblade.
KontoNr.
Her indtastes et kontonummer, som kan være på højst 20 karakterer.
Navn
Her indtastes kontoens navn, som kan være på højst 40 karakter.
Kontonr. 2
Hvis der benyttes koncernregnskab, og der benyttes en anden kontoplan for Koncernen,
kan her angives hvilket kontonummer, denne konto svarer til i koncernkontoplanen.
Alternativt kunne dette felt benyttes, hvis revisoren har en anden kontoplan end den
benyttede i regnskabet. Her kunne så angives revisorens konto-nummer for denne konto.
Det er udelukkende i forbindelse med udskrivning, at denne konto kan benyttes.
Bemærk: Denne konto skal ikke forveksles med det kontonummer, der automatisk kan
benyttes i forbindelse med en konsolidering.
SIDE 56

KOMPAS FOR WINDOWS
Navn 2
Hvis der benyttes koncernregnskab, og der benyttes en anden kontoplan for koncernen
(eller for revisoren) kan der her angives kontonavn på den konto, der blev oprettet ovenover
i feltet "Kontonr. 2".
Type
Her angives hvilken type den pågældende konto skal have. En finanskonto skal tildeles en
type, som bestemmer, hvorledes kontoen behandles af
systemet.
Der skelnes mellem forskellige former for konti:
Overskriftskonto: En overskriftskonto er en konto, som kan indlede en ensartet gruppe af
konti, f.eks. varesalg, vareforbrug. En overskriftskonto benyttes også til at "Sammentælle
fra", når der benyttes Sumkonto. Du kan ikke postere på en overskriftskonto.
Driftskonto: En driftskonto er en posteringskonto, hvorpå der kan posteres indtægter og
udgifter. Summen af alle driftskonti giver årets resultat. Ved en årsafslutning bliver
driftskontiene normalt nulstillet og summen af disse overføres til kontoen Egenkapital fra
"Konto for årets resultat".
Statuskonto: En statuskonto er en posteringskonto, hvorpå der posteres aktiver og
passiver. Efter oprettelse af Nyt regnskabsår, og Overførsel til næste år vil saldoen figurere
som en primosaldo.
Sumkonto: En sumkonto er en konto, som foretager en sammentælling over en række af
kontoplanens konti. En sumkonto skal have modkonto nummeret fra en konto af typen
’Overskrift’. Du kan ikke postere på en sumkonto.
Modkonto
Her angives et kontonummer, hvis du ønsker, det skal være forslag ved indtastning af
posteringer i finanskassekladden.
Ved sumkonto ændres betegnelsen ’Modkonto’ til 'Sammentæl fra', hvis du vil foretage en
sammentælling over en række konti. Der kan sammentælles fra ’Overskriftskonti’.
Antal
Her vises optalt antal fra posteringer, som indeholder antalsoplysning. For en del konti vil
denne oplysning være fiktiv. Feltet kan ikke udfyldes.
Saldo
Her vises saldoen på den pågældende konto, Feltet er et resultat af de posteringer, som er
bogført på kontoen, og kan kun ændres ved, at der bogføres posteringer.
Systemkonto
Her vises den systemkonto, som finanskontoen er tilknyttet. Systemkonto oprettes i
menupunktet Opsætning / Opsætning / Systemkonti.
Gruppekonto
De konti som indgår i bogføringsgrupper, vil være angivet som Gruppekonto. I dette felt
vises den enkelte eller de bogføringsgrupper, kontoen er tilknyttet.
Bogføringsgrupper oprettes i menupunktet Opsætning / Opsætning /
Bogføringsgrupper.
SIDE 57

KOMPAS FOR WINDOWS
Feltet ”Sideskift før denne konto i saldobalancer” kan benyttes såfremt der ønskes at
systemet automatisk skal foretage sideskift på balance-udskriften, inden kontoen udskrives.
Feltet skal være markeret med ”flueben” for at få dette sideskift før kontoen.
Fanebladet Opsætning
Under fanebladet ’Opsætning’ registreres bogføringsoplysninger, såsom Moms, Valuta,
Dimensioner samt om der skal være spærring på kontoen.
Momskode
Her tildeles kontoen en momskode, som automatisk foreslås under det daglige arbejde.
Momskoder opsættes under Opsætning / Opsætning / Moms.
Valuta
Her tildeles kontoen en valutakode, som automatisk foreslås under det daglige arbejde.
Valutakoder oprettes under punktet Opsætning / Opsætning / Diverse / Valuta, hvor man
også indtaster aktuel kurs for hver valuta der anvendes.
D/K forslag
Her kan angives et forslag til Debet eller Kredit, som anvendes, når der bogføres på
kontoen i kassekladden. Hvis der er anført ’Ingen’ som forslag, vil kassekladden rette sig
efter ’Kilde’, som også har en henvisning til Debet eller Kredit. Da der er tale om forslag,
kan det rettes på de enkelte kladdelinier.
Konsolidering
Her indsættes kontonummeret i det andet regnskab, hvor saldoen fra denne konto skal
placeres ved konsolidering. Hvilket regnskab der konsolideres i, skal i givet fald fremgå af
databaseopsætning under Værktøj / Databaseopsætning / feltet 'Konsolider i'.
Standardtekst
Den tekst der angives i dette felt, vil automatisk blive overført til beskrivelsesfeltet i
kassekladden.
SIDE 58

KOMPAS FOR WINDOWS
Dimensioner
Har felterne 'Afdeling', 'Bærer', Formål' og 'Projekt'. Bruges til at registrere posteringerne på
afdelingsvis osv., så der senere kan udskrives lister over posteringer pr. afdeling osv.
Felterne åbnes gennem menupunktet Opsætning / Systemopsætning / Generelt, hvor de
fire dimensioner kan sættes til eller fra. Hvis felterne er åbne, kan der angives hvilken
afdeling osv., der skal foreslås ved postering på kontoen.
Spærring
Der er mulighed for at spærre konti:
Ingen spærring – Der kan bogføres på kontoen fra alle moduler.
Spærret – Der kan ikke bogføres på kontoen.
Spærret for kladdepostering – Der kan kun bogføres på kontoen fra
Salg/Indkøb og via kørsler.
Fanebladet Diverse
Under fanebladet ’Diverse’ findes diverse oplysninger såsom information om ændringer af
kontoopsætning og rapportkoder.
Rapportkoder
Indeholder felterne 'Rapportkode 1' til 'Rapportkode 4'.
Rapportkoder anvendes til avanceret rapportering, som kan udvikles i rapportgeneratoren
Crystal Report ® Seegate Software. Der er ingen af standardrapporterne, som anvender
felterne.
Rapportkoder oprettes under punktet Opsætning / Opsætning / Diverse / Rapportkoder.
Notat
Notatfeltet bruges til at skrive et notat på den enkelte konto.
Korrektioner
Indeholder felter, som udfyldes automatisk af WinKompas SQL med oplysninger om,
hvornår konto er oprettet og af hvem, og hvornår der er sket rettelse af oplysningerne.
SIDE 59

KOMPAS FOR WINDOWS
Knapfunktioner i Finanskartoteket
Der er følgende knapfunktioner til brug i Finanskontoplanen:
Liste
Ved at klikke på knapfunktionen ’Liste’, fremkommer listen over kontoplanen:
Her vises den samlede kontoplan med alle felter på en linie pr. konto. Notatfeltet er dog
ikke med. For at få felterne til højre vist, skal man scrolle på den vandrette scrollbar.
Felterne ’Kontonr.’ og ’Navn’ forbliver i vinduet, selvom der scrolles til højre.
Det blanke felt over listeoverskrifterne viser hvilken søgning, der er aktuel (ingen på
billedet).
For at oprette søgningskriterier trykkes på eller , hvorved søgevalgsbilledet
fremkommer:
SIDE 60
De gemte søgninger kan vælges frem
ved at klikke på listens rullemenu.
Indtast afgrænsning for feltnavnet og
aktivere søgningen ved at klikke på
knappen ’OK’ eller trykke på .
Det er muligt at gemme
listesøgninger, ved at skrive
betegnelsen i feltet ’Søgebetegnelse’,
og derefter klikke på knappen 'Gem'.
De gemte listesøgninger kan slettes, hvis de ikke mere skal bruges. Dette gøres i søgningsbilledet,
hvor den gemte opsætning fremkaldes og slettes ved klik på knappen ’Slet’.

Perioder
KOMPAS FOR WINDOWS
Ved klik på knapfunktionen ’Perioder’, fremkommer et skærmbillede der viser de aktuelle
saldi på den valgte konto. Den valgte konto er den konto, som ses i kontoplan kartoteket,
inden du klikker på knappen ’Perioder’.
Bemærk: Feltet ’Årskifte’ viser det beløb, som programmet har beregnet ved overførelse
til nyt år.
Navn
Her vises månedsnavnene for perioderne.
Slutdato
Her vises periodens slutdato.
Primo
Her vises beløbene der er indtastet i primokladden under saldo.
Saldo
Akkumuleret saldo for alle afdelinger pr. måned i dette år, i DKK.
Ultimo
Viser de beløb der er indtastet i ultimokladden.
Budget
Viser budgettal for kontoen. Saldo i kredit vises med foranstillet minus. Der kan oprettes
budgettal enten her, eller gennem punktet Kørsler / Finanskørsler / Budgetter.
%
Procentafvigelse mellem kolonnen "Budget" og kolonnen "Saldo".
SIDE 61

KOMPAS FOR WINDOWS
Posteringer
Ved klik på knapfunktionen ’Posteringer’ vises alle de finansposteringer, der er på den
valgte konto.
Den store trekant til venstre for datoen i første postering viser at der peges på denne.
Posteringsbilledet har en 'Zoom' knap, der viser sammenhængen med posteringen, når
knappen aktiveres:
Den zoom'ede postering viser alle de posteringer, som der er dannet med det
bilagsnummer, som der er peget på, når der klikkes på ’Zoom’.
Den zoom'ede posteringsliste har yderligere to knapper:
SIDE 62
Omposter – her kan du ompostere en transaktion. Derved dannes et tilsvarende sæt
posteringer med modsat fortegn, således at den oprindelige postering
(posteringssæt) udlignes.
Vis – her fremkommer posteringen i udskriftsform.

Vis
KOMPAS FOR WINDOWS
Med knapfunktionen ’Vis’ kan du få vist kontoplanen på skærmen, eller vælge ’Udskriv’ og
derved udskrive kontoplanen med det samme.
Har du valgt at få kontoplanen vist på skærmen, kan du klikke på ikonet (øverst i
venstre hjørne af skærmbilledet), for at udskrive kontoplanen til printeren.
Fordeling
Til de enkelte konti kan der bestemmes en fordeling af posteringsbeløbet, f.eks. kan der
fordeles private andele af omkostninger til telefon, olie m.m..
Der kan fordeles mellem forskellige Afdelinger, Bærere, Formål og Projekt, men også
uanset dimension.
Eksempel:
Skal der fordeles 50% af en omkostning til privatforbrug, klikkes der på knappen ’Tilføj’
hvorefter fordelingen kan oprettes.
Derefter udfyldes feltet 'Procent' med 50, og i feltet ’Til Konto’ vælges kontonummer for
privatforbrug. Der kan evt. skrives et Notat, hvorledes fordelingen skal ske.
Herefter vil alle posteringer på konto 3010 blive fordelt med 50%, hvoraf der evt. kan være
beregnet moms på selve omkostningskontoen med 'Indgående moms'.
På alle statuskonti er det også muligt, at fordele beløbet ved årsafslutning, således at der
på kontoen kan tømmes og overføres til en anden status-konto.
Ved overførelse til et nyt regnskabsår vil programmet spørge om disse typer fordelinger
skal medtages.
For at der vil ske en fordeling, skal dette tillades i systemopsætningen. Dette gøres under
punktet Opsætning / Systemopsætning / Finans og punktet 'Fordeling', som skal
markeres med 'Ja'.
SIDE 63

KOMPAS FOR WINDOWS
Udskrifter
Som standard i WinKompas SQL ligger der i knapfunktionen ’Udskrifter’ en defineret
udskriftslayout til Finanskontokort.
Ved at klikke på ’Finanskontokort’ har du her mulighed for at udskrive finanskontokort ud
fra den valgte afgrænsning.
Der kan klikkes i felterne ’Fra’ og ’Til’, således der kan søge på dato-afgrænsning.
Finanskontokort kan blive vist på skærmen, ved at klikke på knappen ’Vis’, eller der kan
udskrives til printeren med knappen ’Udskriv’.
Det er også muligt at sende udskriften via mail. Hertil skal feltet ’Send til E-mail’ være
udfyldt med en mailadresse, herefter er det muligt at aktivere knappen ’Mail’ og sende
mailen.
Under menupunktet Værktøj / Udskriftsstyring / Finans, kan der oprettes selvdefinerede
udskrifter, hvor det er muligt at hente disse frem under knapfunktionen ’Udskrifter’.
I den interne manual (F1) vil der være beskrivelse, hvorledes man opretter en
’Brugerdefineret udskrift’. Denne interne beskrivelse kan du hente frem når du står i
menupunktet Værktøj / Udskriftsstyring.
SIDE 64

Saldobalance
Ved klik på knappen ’Saldobalance’ fremkommer et afgrænsningsbillede:
Herfra vises saldobalance for den eller de angivende perioder.
KOMPAS FOR WINDOWS
I feltet ’Valgte perioder(r)’ markerer du den periode der ønskes, eller du kan ved at holde
museknappen nede, markere flere perioder af gangen.
Det er også muligt at afgrænsepr. dato – fra og til dato.
Husk, at sætte markerer feltet med flueben, for at kunne
dato-afgrænse.
Diverse
Denne knapfunktion giver mulighed for at kunne starte eksterne programmer op, medens
der arbejdes i WinKompas SQL, og som skal have tilknytning de forskellige kartoteker.
F.eks. hvis der i Finanskartoteket er behov for et specielt udvidet database, hvilket ikke kan
programmeres i WinKompas SQL, men at der skal benyttes et andet eksternt program.
Denne specielt programmerede database, ville kunne lægges ind i WinKompas SQL, og
hentes frem med knapfunktionen ’Diverse’.
I den interne manual (F1) vil der være en mere uddybende forklaring omkring funktionens
muligheder.
SIDE 65

KOMPAS FOR WINDOWS
Regnskab- og momsperioder
I afsnittet Opstart / Registrering blev det beskrevet, hvordan du opsætter regnskabsår og
momsperioder for et nyoprettet regnskab. Nu har du oprettet et regnskabsår og
momsperioder for det nye firma.
Regnskabsåret består af en åbningsperiode. I denne periode kan der kun bogføres gennem
Primokladde. Perioden benyttes desuden af WinKompas SQL til at danne primosaldi. De
almindelige månedsperioder, normalt 12 måneder, der benyttes til indtastning af bilag,
salgsordrer, indkøb m.m. og en Ultimoperiode hvortil der kun kan bogføres gennem
Ultimokladden.
Perioder
Ved at vælge menupunktet Kørsler / Finanskørsler / Perioder, aktiveres et vindue, hvori
du kan se perioderne i det nyoprettede regnskab:
I dette eksempel, vil du kunne se, at regnskabsåret er 1/1-2003 til 31/12-2003, som består
af en åbningsperiode (d. 1. januar 2003) og 12 perioder: Januar, Februar, …..., December.
SIDE 66

Momsperioder
KOMPAS FOR WINDOWS
Under menupunktet Kørsler / Finanskørsel / Momsperioder kan du her se
momsperioderne i det nyoprettede regnskabsår.
Det er også her man ændre momsperioder, f.eks. hvis der betales kvartals-moms, og det
fremover skal betales månedligt.
Hvis Told og Skat også skulle ændre forfaldsdatoen for betalingen, kan det ændres under
menupunktet Opsætning / Momsforfald.
Der er i afsnittet om Finanskørsler, en mere uddybende beskrivelse af
funktionsmulighederne af regnskab- og momsperioder.
SIDE 67

KOMPAS FOR WINDOWS
Daglig bogføring
WinKompas SQL er designet til at give struktur og overblik i det daglige arbejde i
bogholderiet.
• Klik på menupunktet Kladder / Finanskladde:
• Her vælges den ønskede kladde der skal bogføres i.
• Er der oprettet flere kladder, kan man vælge iblandt disse ved at trykke på .
• Finanskladder oprettes ved at klikke på knappen ’Tilføj’ . Du kan læse mere om
oprettelse af kladde i afsnittet Opret / Tilføj ny kladde.
Generelt for Finans-, Primo- og Ultimokladde indeholder disse kladder forskellige felter
og knapfunktioner til brug i den daglige bogføring. Disse beskrives i afsnittet om
Feltbeskrivelse af Finanskladden.
SIDE 68

Bogføring i kassekladde
KOMPAS FOR WINDOWS
Her foretages den daglige bogføring af diverse bilag og betalinger vedrørende finans-,
debitor- og kreditorbilag.
• Klik på menupunktet Kladder / Finanskladde, og vælg kladden Finans, herefter
aktiveres Finans Arbejdskladde:
Ved åbning af kladden, åbnes samtidig de tidligere indtastede posteringer, som ikke er
bogførte, men kun gemt.
Generelt for Finans-, Primo- og Ultimokladde indeholder disse flere felter og kolonner
end der kan vises samtidig. Efterhånden som der indtastes data i felterne, ruller disse mod
venstre, således at de skjulte felter kommer frem.
• Indtast dine posteringer (indbetalinger, kreditorbetalinger osv.) i finanskladden. De
forskellige felter i posteringslinien er beskrevet tidligere i dette afsnit.
Bemærk: Mens der arbejdes i kladden, kan der hentes en liste over kontoens posteringer
ved at trykke på eller klikke på knappen ’Posteringer’.
I kolonnen ’Bilag’ kan der åbnes en oversigt over åbne bilag ved at taste eller
:
• Ved feltet ’Beskrivelse’ kan der manuelt skrives en tekst, men der kan også benyttes
en Autotekst.
Ved at bruge Autotekst vil man kunne mindske indtastningsarbejdet ved postering i
finanskladden.
SIDE 69

KOMPAS FOR WINDOWS
Autotekster oprettes under Opsætning / Opsætning / Diverse / Autotekst. Læs mere
om Autotekster i kapitlet System / Opsætning.
• Når alle posteringer er indtastet i kassekladden, udføres der et tjek af kladden - ved at
klikke på knappen ’Check’.
Ret eventuelle fejl hvis det meddeles, og gentag med ’Check’.
• Udskriv kassekladden ved at klikke på knappen ’Udskriv’.
Bemærk: Det er muligt at genudskrive bogførte kladder, ved at klikke på Kladder og vælg
Arkivkladder. Du kan læse om arkivkladder i afsnittet Genudskriv Kladde
• Bogfør kladden ved at klikke på knappen ’Bogfør’.
Både driftskonti og statuskonti bogføres med en primopostering.
Efter bogføringen af kladden, kan bevægelserne ses på den periode, som er benævnt
’Åbning’.
SIDE 70

Primotal
KOMPAS FOR WINDOWS
Primotal i finansmodulet kan indlægges ved regnskabsårets start eller midt i et
regnskabsår.
Forudsætningen for at indlægge primotal er, at regnskabet og system-oplysninger er
oprettet. Der skal også være oprettet en kladde til finans-posteringer af typen
'Primokladde'.
Denne kladde oprettes i menupunktet Kladder / Finanskladde / Primo.
Indlæg primotal for regnskabsåret
Nedenstående beskriver, hvordan der indlægges en åbningsbalance, når der ikke har
været oprettet et regnskabsår forud for det aktuelle. Metoden kan også anvendes til at
foretage primoposteringer, hvis der skal ske ændring af de primotal, som er opstået ved
overførsel fra det gamle regnskabsår.
• Klik på menupunktet Kladder / Finanskladde, og der vil fremkomme følgende ’Finans
Arbejdskladde’ vindue. Der vælges kladde af typen 'Primokladde' (her benævnt
'Primo'):
• Indtast primotal i finanskladden. Der kan kun benyttes den første dato i regnskabsåret.
I overstående eksempel er dette d. 01-01-2002.
• Udskriv og bogfør kladden. Der udføres automatisk et check af kladden ved
bogføringen.
• Efter bogføring af kladden, kan bevægelserne ses på den periode, som er benævnt
’Primo’.
Både driftkonti og statuskonti bogføres med en primopostering.
Bemærk: Feltet ’Moms’ i finanskladden efterlades blankt, da der ikke er moms på en
åbningsbalance, og feltet ’Modkonto’ i finanskladden angives kun for poster, som er ført i
fremmed valuta.
Det bemærkes endvidere, at primotal på debitorer og kreditorer indlægges på de respektive
kundenr. samt leverandørnr.,og ikke på "Samlekonto debitorer" og "Samlekonto kreditorer".
SIDE 71

KOMPAS FOR WINDOWS
Indlæggelse af primotal for debitorer og kreditorer sker også på Primokladden.
Fordelen ved at benytte finanskladden til alle posteringerne er, at der så kan opnås balance
for primoposteringerne.
Efter bogføringen af finanskladden kan bevægelserne ses på de enkelte konti, som saldo
og på de tilknyttede perioder under kontoplanen med bevægelsessaldo under perioden
'Primo':
Indlæg ultimotal som poster i regnskabsåret
Nedenstående beskriver, hvordan der efterposteres til et afsluttet regnskabsår.
Fremgangsmåden er næsten identisk med afsnittet Indlæg primotal for regnskabsåret.
• Hvis det nye regnskabsår er oprettet, sættes systemdato tilbage til sidste dato i det
regnskabsår, som der ønskes efterposteringer til. (Tast evt. )
• Der vælges Finanskladde af typen 'Ultimo Kladde'. Hvis den ikke findes, oprettes
kladden under Kladder / Finanskladde. I ultimo-kladden kan der kun posteres på den
sidste dato i regnskabet.
• Der kan bogføres med moms osv., fuldstændig som på almindelige daglige
posteringer.
Hvis der skal posteres på debitorer og kreditorer, skal dette ske i finans-ultimokladden.
• Når kladden er færdig og balancerer, udskrives og bogføres den.
• Når ultimo-posteringerne er bogførte, kan bevægelserne ses i Finans-kontoplanen, ved
at klikke på knappen ’Perioder’:
SIDE 72

Feltbeskrivelse af Finanskladden
KOMPAS FOR WINDOWS
I menupunktet Kladder / Finanskladde henter du Finanskladden frem. I kladden er der
forskellige felter og knapfunktioner, som beskrives i det følgende:
Felter i Finanskladden
SALDOLINIE
Saldo
Her vises den totale saldo efter hver ny postering, der afsluttes.
Kasse
Her vises kassebeholdningen efter bogføring af kassekladden.
Bankkonto
Her vises indestående i banken, efter hver ny postering, der afsluttes.
Girokonto
Her vises det indestående på girokontoen.
Afstemnings konti ved oprettelse af kladde, kan opsættes efter eget ønske. I dette tilfælde
er der valgt Kasse, Bank og Giro.
KONTOINFORMATIONSLINIE
Denne linie benyttes til meddelelse til brugeren, om fejlmeddelelser, konto-navn,
kundenavn osv.
SIDE 73

KOMPAS FOR WINDOWS
POSTERINGSLINIER
Dato
Bilagets dato indtastes. Her kan tastes ’S’ for systemdato, ’D’ for dags dato eller der kan
indtastes en valgfri posteringsdato.
Type
Vælg kontotype. Ved at klikke på knappen kan der her vælges imellem Finans, Debitor
eller Kreditor, alt efter hvilken type postering det vedrører.
Feltet bevirker, at der kan skiftes mellem modulerne Finans, Debitor og Kreditor på samme
kladde (gælder kun i finanskladde).
Muligheden fastsættes i Opsætning / Systemopsætning / Generelt med ’Ja’ eller ’Nej’ til
’Vis debitor og kreditor’.
Afhængig af den valgte kontotype, vil næste kolonne ’Kontonummer’ åbne for finans-,
debitor- eller kreditorkartoteket.
Vælges der debitor eller kreditor, vil der være mulighed for ’åbenpost redigering’ ved
betalinger.
Konto
Indtast kontonummeret. Tast eller klik på knappen for at hente listen over
kontonumrene.
Der er også mulighed for at søge på debitoren, ved at taste / efterfulgt af forbogstav eller
en del af navnet. Husk, at typen skal stå til Debitor.
Kender man kun fakturanummeret, kan man ved at taste + efterfulgt af fakturanr., søge
efter debitoren.
Bilag
Med standard opsætning foreslår systemet selv bilagsnummer. Ændring af bilagsnr. når
man arbejder i kladden sker ved at klikke på knapfunktionen ’Ret bilagsserie’.
Det er muligt at strukturere sin bogføring således, at alle bilag, som vedrører en bestemt
aktivitet, f.eks. debitorbetalinger, kreditorbetalinger, indkøbsbilag, får sin egen nummerserie
og eventuelt også sin egen kladde.
Sammenhængen imellem Kilde og Bilagsnummer styres af Opsætning / Opsætning /
Diverse / Kilde resp. Bilagsserier.
Beskrivelse
Her indtastes en passende bogføringstekst, eller man kan benytte sig af programmets
mulighed for autotekst. Ved at taste * (stjerne) og
i feltet, gentages den forrige bogføringstekst.
Er der oprettet standard tekster (autotekst), kan man ved at klikke på knappen , hente
listen over autotekster. Der kan læses mere i afsnittet om Autotekst, samt hvordan
autotekster oprettes.
SIDE 74

KOMPAS FOR WINDOWS
Debet / Kredit
Indtast beløb i et af felterne. Angives der minus (-) foran beløbet, bliver beløbet automatisk
overført til den modsatte kolonne.
Modkonto
Her indtastes kontonummeret for modkontoen. Herved er det muligt at modpostere direkte,
uden at der skal oprettes en ny linie i kladden.
Moms
Momskoden fremkommer automatisk, hvis der er angivet en momskode på kontoen. Hvis
momskoden ikke udfyldes vil programmet benytte koderne, som er oprettet i kartotekerne
som standard.
Dimensioner
Kolonnerne for Afdeling, Bærer, Formål og Projekt bruges til at opnå mulighed for at
finde information om de forskellige konti's posterings-fordeling. Læs om oprettelse af
dimensioner i afsnittet Dimensioner.
Valuta
Her angives valutaen. Valutakoden kan evt. udpeges med tasten , såfremt kontoen er
oprettet med valutakode. Hvis ikke valutakoden udfyldes vil programmet benytte koderne
som er oprettet som standard.
Kurs
Fremkommer automatisk ved valg af valutakode.
Antal
Her indtastes antallet af varer.
Afdeling / Bærer / Formål / Projekt
Benyttes en af disse dimensioner, kan der ved tryk på tasten eller knappen
fremkaldes en liste over Afdeling, Bærer, Formål eller Projekt. Der udpeges den dimension
som posteringen tilhører.
Forfald
Dette felt bruges til manuel registrering af fakturaer til debitorer eller købsfakturaer fra
kreditorer.
Bemærk: Feltet ’Kode’ skal stå til Faktura, hvis forfald skal beregnes automatisk på
baggrund af betalingsbetingelsen på enten Debitor eller Kreditor.
Købsfakturanr.
Her indtastes kreditorens fakturanummer.
Kortart
Her indtastes korttype, bruges til kørslen Godkend betalinger.
BetalingsID
Her indtastes betalingsid, bruges til kørslen Godkend betalinger.
SIDE 75

KOMPAS FOR WINDOWS
Kode
Her indtastes den kode som fortæller hvilken type posteringen skal have, eks. Faktura,
Betaling, Kursregulering o.s.v.
Faktura bruges til at beregne forfaldsdato. Kursregulering bruges til at regulere en debitor
eller kreditor konto.
Kasserabat
Såfremt kunden er oprettet med kasserabat, overføres denne automatisk til feltet, eller hvis
virksomheden opnår kasserabat fra leverandøren, kan denne manuelt indtastes i feltet.
LINIE-INFORMATIONSFELTER
Viser informationer om moms, valuta og åbenpostredigering for aktuel eller udpeget
kladdelinie.
SIDE 76

Knapfunktioner i Finanskladden
Der er følgende knapfunktioner til brug i Finanskladden:
Check
KOMPAS FOR WINDOWS
Denne funktion kontrollere alle posteringer der er indtastet i kladden, inden der bogføres.
Ved fejl vil denne lille boks fremkomme, og meddele antal fejl
i kladden.
Fejlen vil blive vist med fremhævet skrift på informationslinien, samt posteringslinien vil
være markeret med rød farve. Derved kan man med det samme finde og rette fejlen:
Ved eventuelle fejl, rettes disse i kladden, og der foretages endnu et tjek af kladden med
knappen ’Check’.
Næste fejl
Er der flere fejl i kladden vil denne knap bladre frem til næste fejl, indtil alle fejl har været
vist.
Udskriv
Udskriver kladden på valgfri printer. Man kan også vælge at få kladden vist på skærmen
inden udskrift, eller sende via mail.
Simuler
Denne funktion viser kladdens linier som bogføringsposter, inden kladden bogføres:
SIDE 77

KOMPAS FOR WINDOWS
Bogfør
Denne knap bogfører kladdens poster. Såfremt der er fejl i kladden ved bogføring, vil der
fremkomme en fejlmeddelelse på skærmen. Benytte knappen ’Check’ for fejlfinding og
kontrol af kladden, inden der bogføres.
Kladdeimport
Der er her mulighed for at indlæse en fil fra Giro eller Bank i forbindelse med registreringer
af indbetalinger.
Der kan bl.a. indlæses fra OCR Betaling, BetalingsService (PBS), DataLøn, og
MygindLØN.
Felter med knappen kan der søges efter evt. kontonummer eller fil- og stinavn. Der kan
også trykkes for at fremkalde en søgeliste i feltet.
Posteringer
Når der arbejdes i kladden, kan informationer om posteringer vedr. aktuel linies
kontonummer vises i en posteringsliste, ved at klikke på knappen ’Posteringer’. Listen kan
også aktiveres med .
Ret bilagsserie
Her er det muligt at rette bilagsserien, såfremt der er behov for at rette bilagsserienummeret
tilbage eller frem under selve indtastningen af bilag i kladden, uden at skulle gå til selve
opsætningen af bilagsnumre.
Hvis en linie i kladden slettes, efter at det automatiske bilagsnummer er hentet til linien, vil
det pågældende bilagsnummer blive sprunget over ved indtastning af ny linie.
I redigeringsboksen indtastes det næste bilagsnummer, der ønskes anvendt, og der klikkes
på ’OK’ for at vende tilbage til linien.
SIDE 78

Opret / tilføj ny kladde
I dette afsnit beskrives hvorledes du opretter en ny arbejdskladde.
KOMPAS FOR WINDOWS
Bemærk: Fremgangsmåden er gældende for Finans-, Debitor-, Ordre-, Kreditor-, Lager- og
Projektkladde.
• Klik på menupunktet Kladder og vælg derefter den type kladde der skal oprettes, eks.
Finanskladde (viste eksempel, benævnt Kladde Finans).
• Klik derefter på knappen ’Tilføj’ for at oprette nye kladde. Herefter vil der fremkomme
et indtastningsvindue:
• Indtast det ønskede kladdenavn for den nye kladde.
Ved ’Kladdetype’ skal der vælges Normal-, Primo- eller Ultimokladde, alt efter hvilken
type kladde der ønskes oprettet.
• Udpeg den ønskede type og tast for at overføre.
• Klik på knappen ’OK’ for at gemme den første del af oprettelsen.
• Herefter fremkommer nedenstående vindue, hvorefter opsætningen af den nye kladde
skal foretages:
SIDE 79

KOMPAS FOR WINDOWS
Modkonti
Her angives kontonummeret for de konti, hvis saldo man ønsker at se i den respektive
kladde under brug. Der kan angives op til fem forskellige konti. De fem konti kan også
bruges som modpostkonto ved posteringer i kladden. Der refereres så til dem ved at anføre
henholdsvis A, B, C, D eller E (eller hvad der er bestemt) i feltet modpostkonto under
indtastning af posteringer.
Ved at klikke på knappen fremkommer listen med konti, udpeg og tryk for at
overføre kontoen.
Ved feltet ’Bogstav’, bestemmes hvilket bogstav der skal bruges for hver
afstemningskonto. F.eks. kan man bruge bogstavet ’B’ for bankkonto og ’G’ for girokonto
o.s.v..
Bilagsserie
Her kan angives en kilde som relaterer til kladden. Ved at klikke på knappen
fremkommer en liste med valgmuligheder. Vælg kilde og tryk på for at overføre
kilden.
SIDE 80

KOMPAS FOR WINDOWS
Ved ’Bilagsnummer’ fremkommer der automatisk den bilagsserie der skal benyttes, fordelt
på de 3 felter ’Næste’, ’Mindste’ og ’Største bilagsnr.’.
Bilagsserie oprettes under Opsætning / Opsætning / Diverse / Bilagsserie.
Bemærk: Tilknytningen af kilde vil bestemme, hvilken bilagsserie posteringerne i kladden
skal nummereres efter.
Nyt bilag ved ny linie
Her bestemmes om der skal bruges nyt bilagsnummer for hver linie i kladden, eller om der
skal bruges nyt for hver gang kladden balancerer. I feltet kan der udfyldes med enten Nej,
Ja eller Manuelt:
Nej - posteringer uden modpostkonto vil få samme bilagsnummer, indtil
der er ført lige meget i debet og kredit, men posteringer med
modpostkonto vil få nyt nummer for hver linie.
Ja - der vil være nyt bilagsnummer for hver linie i kladden.
Manuelt - vælges der manuelt, skal man selv indtaste et bilagsnr. for
hver nyt bilag der indtastes.
Gentagelse – angives et fast interval, hvis f.eks. man skal bogføre de samme posteringer
hver måned. Posteringerne vil ikke blive slettet efter bogføringen. Datofeltet i kladden bliver
talt op med det tidsinterval, der angives som gentagelsesmodel. Klik på knappen i feltet,
og vælg typen for den ønskede model.
Standard kode – her vælges hvilken type kode, som kladden skal tilknyttes. Ved at klikke
på pilen i højre side af feltet fremkommer en liste med flere typer koder.
Nedlæg ved bogføring – Ja / Nej spørgsmål:
Nej – bibeholder kladden efter posteringer er bogført, så der
kan indtastes nye posteringer. Feltet bibeholdes blankt.
Ja – kladden slettes automatisk, når posteringerne er bogført. Feltet markeres ved
at klikke én gang på feltet:
Gentag felter – alle felter på forrige i kladdelinie, vil blive gentaget på ny linie.
Generer beløb – markeres dette felt, vil det indtastede beløb i kredit automatisk overføre
samme beløb i debet på næste linie, når der bogføres to linier på et bilag.
Flere valutaer pr. konto – dette felt markeres med flueben, såfremt man ønsker at
bogfører flere forskellige valutaer på den samme finanskonto.
Efter oplysningerne er indtastet i kladdeopsætningen, gemmes kladden med knappen
’Gem’ – herefter er den nyoprettede kladde klar til brug.
SIDE 81

KOMPAS FOR WINDOWS
Genudskriv kladde (Arkivkladde)
Der er mulighed for at genudskrive bogførte (arkiverede) kladder. Udskriften vil være en
kopi af kladden, som den så ud, da den blev bogført.
Fremgangsmåden er gældende for udskrivning af Finanskladde, Debitor-kladde og
Kreditorkladde.
Genudskrivningen sker fra menupunktet Kladder / Arkivkladder.
• Klik på menupunktet Kladder / Arkivkladder, vælg den ønskede Kladde, herefter vil
der fremkomme et vindue med de bogførte kladder:
• Markér den/de kladder, der ønskes genudskrevet og klik på ’Udskriv’.
SIDE 82

Finansudskrifter
KOMPAS FOR WINDOWS
I menupunktet Udskrifter / Finansudskrifter (eller tast ) er der som standard lagt
en lang række fast definerede udskrifter.
De udskriftspunkter der er markeret med ’4’, viser at der er
yderligere underpunkter.
Generelt for de fleste udskrifter, er at de inden udskrivning kan afgrænses på adskillige
parametre. F.eks. kontointerval, datointerval, vælge sortering, printer og bakkevalg.
Der er i dette afsnit vist et eksempel på ’Udskrivning af en åbningsbalance’.
Udskrifterne ’Momsangivelse’ (herunder Moms) og ’Standardanalyse’ beskrives i dette
afsnit, da disse har et andet afgrænsningsvindue, end de øvrige udskrifter.
Moms / Momsangivelse
Når der skal udskrives momsangivelse, er der følgende afgrænsnings-muligheder:
Medtag primoposter – udskrives via printer.
Udvidet momsrapport – udskrives kun via MS-Excel.
Der klikkes på knappen ’Udskriv’ og der vælges om Momsangivelsen skal vises på skærm,
udskrives til printer eller sendes via e-mail.
Såfremt det er en udvidet momsrapport der skal udskrives, klikkes på knappen ’MS-Excel’.
SIDE 83

KOMPAS FOR WINDOWS
Standard analyse
Denne funktion giver mulighed for at lave en regnskabsanalyse på baggrund af din
kontoplan, til beregning af regnskabsnøgletal, og som primært foretages af revisorer.
Det er muligt at beregne værdien af Nøgletal, som er hentet ud fra Konto-opsætningen.
Analysen og beregning af nøgletalsværdi foretages fra menupunktet Udskrifter /
Finansudskrifter / Standard analyse:
SIDE 84

Eks. på en udskrift af åbningsbalance
KOMPAS FOR WINDOWS
Når du vil have en udskrift af åbningsbalancen, foretages der en udskrift af primobalancen.
Primobalancen udskrives for det regnskabsår, som system-datoen refererer til. Du kan altså
få udskrevet tidligere års primobalance ved at ændre systemdato.
Udskriften foretages fra menupunktet Udskrifter / Finansudskrifter / Balancer /
Primobalance:
Du kan sætte udvalgskriterier f.eks. hvis du kun har indlagt statuskonti, kan du afgrænse fra
første til sidste konto i status.
Du kan vælge at få 'Vis' på skærm, og bagefter udskrive til printeren, sende udskriften via
’Mail’, hertil skal feltet ’Send til E-mail’ udfyldes med en mail adresse.
SIDE 85

KOMPAS FOR WINDOWS
Finanskørsler
I menupunktet Kørsler / Finanskørsler (eller tast ) er der som standard lagt nogle
faste kørsler.
Herunder foretages budgettering, vedligeholdelse af regnskabs- og momsperioder,
oprettelse af nyt regnskabsår samt mulighed for at kunne konsolidér regnskaber.
Konsolidér regnskaber
Her er det muligt at sammenlægge flere regnskaber i et firma (konsolidér regnskab). Det
konsoliderede regnskab vil bestå af posteringer og evt. budgetposteringer fra de
sammenkørte regnskaber pr. konto og valuta.
Konsolideringen kan foretages for et vilkårligt antal firmaer. Disse firmaer kan være placeret
i forskellige biblioteker på harddisken.
De firmaer der skal indgå i konsolideringen skal angives i menupunktet Værktøj /
Databaseopsætning i feltet ’Konsolidér i’.
Selve konsolideringen foretages fra menupunktet Kørsler / Finanskørsler / Konsolidér
regnskaber.
Felter og knapfunktioner i punktet ’Konsolidér regnskaber’, samt fremgangsmåden ved
konsolidering, er beskrevet mere uddybende i den interne manual (F1).
SIDE 86

Budgetter
KOMPAS FOR WINDOWS
Her indtastes de aktuelle budgettal, såfremt der køres med budgettering. Budgetter
oprettes i dette menupunkt Kørsler / Finanskørsler / Budgetter:
• Der klikkes på knappen ’Tilføj’ for at oprette budgetmodel, hertil vil der fremkomme et
indtastningsvindue, hvori budgetnavn og periode angives:
• Når budgetnavn og perioden er angivet, gemmes der med knappen OK. Herefter skal
der foretages en opsætning af budgettet, dette foretages under fanebladet
’Opsætning’.
• Selve indtastningen af budgettet foretages ved at markere budgettet, og klikke på
knappen ’Vælg’.
Faneblade og knapfunktioner samt en mere uddybende forklaring på oprettelse af
budgetter, er beskrevet i den interne manual (F1).
SIDE 87

KOMPAS FOR WINDOWS
Momsperioder
Når du opretter et nyt regnskabsår (læs afsnittet om Perioder), vil systemet automatisk
oprette momsperioden med den tidligere angivne momsperiode.
Momsperioderne ses under Kørsler / Finanskørsler / Momsperioder:
Knapfunktioner til brug ved Momsperioder:
Ændre
Funktionen giver mulighed for at ændre momsafregningsterminerne, f.eks. fra kvartalsvis til
halvårlig.
Markér den momsperiode der skal ændres, og klik på knappen ’Ændre’.
SIDE 88
Udpeg den ønskede moms- periode, og
gem ændringen med knappen OK.
Åben
Benyttes til at åbne en lukket momsperiode – og det skal bemærkes, at det kun er
momsperioder som har status ’Lukket’, der kan åbnes.
Luk
Med denne funktion kan man lukke en momsperiode, så der ikke længere kan posteres i
pågældende periode.
Momsperioderne skal selvfølgelig først lukkes, når ALT for perioden er bogført.

Perioder
KOMPAS FOR WINDOWS
I menupunktet Kørsler / Finanskørsler / Perioder er det muligt at oprette, ændre, og
overføre regnskabs perioder.
Dog skal det bemærkes, at oprettelse af nyt regnskabsår samt overførsel af ultimotal fra
gammelt regnskabsår til nyt regnskabsår, kan ikke foretages når der er flere brugere inde i
det pågældende regnskab samtidig.
Der kan dog godt være flere brugere inde i WinKompas SQL, blot det er i et andet
regnskab.
Endvidere skal brugeren, der skal oprette eller overføre regnskabsår, have tildelt disse
rettigheder. Dette sker under Værktøj / Brugerrettigheder.
Knapfunktioner til brug ved Regnskabsperioder:
Nyt År
Bruges til at oprette et nyt regnskabsår.
Overfør
Denne knapfunktion giver mulighed for at overføre sidste årsresultat til det indeværende år.
Selvom regnskabet er overført til Nyt År, har du stadig mulighed for at bogføre i gammelt
regnskabsår.
Dette kræver at sidste regnskabsperiode bliver åbnet igen. Systemet spærrer automatisk
for den sidste regnskabsperiode, når der bliver oprettet et nyt regnskabsår.
De regnskabsperioder der skal bogføres i, kan åbnes ved at markere en eller flere perioder,
og klikke på knappen ’Åben’.
Overførelsen til nyt år kan foretages lige så ofte, der findes behov for dette.
SIDE 89

KOMPAS FOR WINDOWS
Bemærk: Hvis du bogfører tilbage i gammelt år, vil de berørte driftkonti på saldobalancen i
kolonnen 'År til dato' samt saldoen på finanskontoen ikke stemme overens med de faktiske
tal, førend der igen er blevet overført til nyt år.
Åben
Har du fået spærret en periode og mangler at ajourføre nogle posteringer i denne, kan den
stadig åbnes igen. Perioden kan ikke åbnes, såfremt den har status ’Lukket’.
Spærret
Vil du undgå en bogføring i en bestemt periode for en kortere eller længere tid, kan du
ændre denne periode til ’Spærret’. Det er kun de åbne perioder der kan spærres.
Luk periode
Med denne knapfunktion, lukker du for en regnskabsperiode. Når du klikker på
knapfunktionen, vil der fremkomme en advarsel, som du skal være opmærksom på.
Har du fortrudt handlingen, skal du klikke på knappen ’Nej’ for at annullere.
VIGTIGT!
Vær opmærksom på, at hvis du lukker en periode eller et år, er det ikke muligt, at åbne
regnskabet igen. Hvis du ønsker at have denne mulighed, skal du spærre perioden eller
året i stedet for.
SIDE 90

Standardkontoplan
KOMPAS FOR WINDOWS
Kontonr: Kontonavn: Type Moms Fra konto
1000 ** DRIFTSREGNSKAB ** Overskrift .
1004 ** INDTÆGTER ** Overskrift .
1010 ALM. VARESALG Drift Salgsmoms
1020 DIVERSE SALG Drift Salgsmoms
1030 EXPORTSALG Drift .
1050 SERVICEYDELSER Drift Salgsmoms
1110 FRAGT mm. m/MOMS. Drift Salgsmoms
1115 FRAGT mm. u/MOMS Drift .
1150 SALGSRABATTER Drift .
1500 >>> VARESALG IALT > VAREFORBRUG IALT ADMINISTRATION IALT >IALT PERSONALE OMK

KOMPAS FOR WINDOWS
3310 V EDLIGEHOLD FIRMAFACILI Drift Købsmoms
3320 EJENDOMSSKAT Drift .
3340 FYRINGSOLIE Drift Købsmoms
3360 ELEKTRICITET Drift Købsmoms
3370 EJENDOMSFORSIKRING Drift .
3375 ERHV. FORSIKRING Drift .
3380 ANDRE LOKALE UDGIFTER Drift Købsmoms
3390 >>LOKALEOMK. IALT > AUTODRIFT IALT >REPRÆSENTATION IALT>REJSE OG OPHOLD IALTANNONCER OG REKLAME I Sumkonto . 4300
4380 >> OMKOSTNINGER IALT > IALT AFSKRIVNING > RESULTAT FØR RENTER < Sumkonto . 1000
4450 ** DIVERSE INDTÆGTER ** Overskrift .
4500 * RENTER OG GEBYRER * Overskrift .
4510 RYKKERGEBYRER Drift .
4610 RENTE INDT. DEBITORER Drift .
4620 ANDRE INDTÆGTER Drift .
4630 > DIVERSE INDTÆGTER IALT Sumkonto . 4450
4690 ** DIVERSE UDGIFTER ** Overskrift .
4700 *** RENTEUDGIFTER *** Overskrift .
4705 LÅNEOMKOSTNINGER Drift .
4710 RENTER KASSEKREDIT Drift .
4720 RENTER KREDITORER Drift .
4730 STEMPELOMK. OG LIGN. Drift .
4740 RENTER UDEN FRADRAGSRET Drift .
4750 >DIVERSE UDGIFTER IALT< Sumkonto . 4690
4800 * DIFFERENCE KONTI * Overskrift .
4810 ØRE AFRUNDING Drift .
4820 KURSDIFFERENCE Drift .
SIDE 92

KOMPAS FOR WINDOWS
4830 ANDEN DIFFERENCE Drift .
4840 >> DIFFERENCE IALT >> KONTANTER IALT IALT VARELAGER VÆRDI < Sumkonto . 5100
5700 **TILGODEHAVENDE FRA SAL Overskrift .
5710 DEBITORER (samlekonto) Status .
5720 TILGODE IØVRIGT Status .
5725 LØNFORSKUD UDB. Status .
5726 LØNFOSKUD RETUR Status .
5730 >> IALT TILGODEHAVENDER Sumkonto . 5700
5760 > OMSÆTNINGSAKTIVER IAL Sumkonto . 5000
5780 ** ANLÆGSAKTIVER ** Overskrift .
5800 ** DRIFTMATERIEL ** Overskrift
5810 MASKINER PRIMO Status .
5815 MASKINERKØB I ÅRET Status .
5820 - AFSKREVET Status Købsmoms
5825 > MASKINER IALT Sumkonto . 5800
5829 ** INVENTAR ** Overskrift .
5830 INVENTAR PRIMO Status .
5835 INVENTARKØB I ÅRET Status Købsmoms
5840 - AFSKREVET INVENTAR Status .
5845 >INVENTAR IALT Sumkonto . 5829
5849 ** AUTOMOBIL ** Overskrift .
5850 AUTOMOBIL PRIMO Status .
5855 AUTOMOBIL KØB I ÅRET Status .
5860 - AFSKREVET AUTO Status .
5865 >AUTOMOBILER Sumkonto . 5849
5869 ** BYGNINGER ** Overskrift .
5870 VÆRKSTEDS-BYGNING Status .
5875 KONTORBYGNING Status .
5880 - AFSKRIVNING BYGNINGER Status .
5885 >BYGNINGER IALT Sumkonto . 5869
5890 >>ANLÆGSAKTIVER IALT

KOMPAS FOR WINDOWS
6105 *** PRIVAT I ALT *** Sumkonto . 6000
6109 **EGENKAPITAL** Overskrift .
6110 INDSAT FRA PRIVAT ->FIRMA Status .
6200 INVENTAR FRA PRIVAT Status .
6500 EGENKAPITAL PRIMO Status .
6505 MIDLERTIDIG TAB /VINDING Sumkonto . 1000
6600 >> EGENKAPITAL IALT GÆLD IALT KREDITORER < Sumkonto . 6900
7000 * MOMS OG AFGIFTER * Overskrift .
7005 EU MOMS Status .
7006 ERHVERVELSE EU-KØB Status .
7010 INDGÅENDE MOMS (KØB) Status .
7020 UDGÅENDE MOMS (SALG) Status .
7024 SKYLDIG MOMS PRIMO Status .
7030 AFREGNET MOMS Status .
7065 OLIE AFGIFT Status .
7070 EL AFGIFT Status .
7075 KULAFGIFT Status .
7080 GASAFGIFT Status .
7085 VANDAFGIFT Status .
7090 Co2 AFGIFT Status .
7094 > MOMS IALT < Sumkonto . 7000
7095 >> KORTFRISTET GÆLD IALT Sumkonto . 6900
7100 ** LANGFRISTET GÆLD ** Overskrift .
7158 PANTEBREV 1 Status .
7180 ** LANGFRISTET GÆLD IALT * Sumkonto . 7100
7500 ### PASSIVER IALT ### Sumkonto . 5900
7599 Overskrift .
7600 ----- BALANCE KONTROL ------ Sumkonto . 5000
SIDE 94

DEBITOR / ORDRE
KOMPAS FOR WINDOWS
Kapitlet om Debitor / Ordre indeholder følgende menupunkter, som ses ved at klikke på
Debitor / Ordre i Outlook baren:
Debitorer
Debitorer indeholder Debitorkartoteket.
Ordrer indeholder salgsordrer kartoteket.
Kontant Faktura – her kan udskrives fakturaer.
Abonnement Faktura – her er det muligt med interval-afgrænsning, der
fortæller hvornår faktura skal udskrives, enten daglig / ugentlig /
månedlig.
Debitorkladde bruges til manuel indtastning af fakturaer, hvis
ordremodulet ikke benyttes samt til bogføring af indbetalinger fra
debitorer.
Ordrekladde bruges til at tilføje nye varelinier til åbne ordrer.
Debitor modulet består af Debitorkartotek, Debitorkladde, Debitorudskrifter og
Debitorkørsler. I det følgende beskrives Debitor modulet.
Debitorkartoteket
I Debitorkartoteket kan man oprette, finde, ændre og slette kunde-informationer.
For at få adgang til kartoteket har du følgende muligheder:
Klik på menupunktet Kartoteker / Debitorer, eller klik på Debitor i
Outlook baren og derefter på Debitorer, eller du kan taste
.
SIDE 95

KOMPAS FOR WINDOWS
Følgende skærmbillede vil fremkomme:
Oprettelse af Debitor
I dette afsnit beskrives forledes man opretter en debitor i Debitorkartoteket.
I afsnittet ’Brug af Generelle funktioner’ under kapitlet Programstruktur, kan du læse om
redigering og sletning af en debitor.
Åben Debitorkartoteket ved at klikke på Kartoteker / Debitorer, eller taste ,
hvorefter du har følgende muligheder for at oprette en ny debitor/kartotekskort:
• Vælg menuen Rediger ved at højreklikke med musen, og vælg funktionen Opret,
eller tryk på
eller tast .
• Indtast dernæst debitorens oplysninger, og som minimum skal følgende felter
udfyldes:
Debitornummer
Må være 20 karakterer lang og må kun bestå af tal.
Navn
Angiv her navn på debitoren, evt. firmanavn. Max. 40 karakterer.
Adresse 1, 2, 3
Her angives debitorens adresse. Max. 40 karakterer.
SIDE 96

Postnr.
KOMPAS FOR WINDOWS
Der kan søges i feltet med knappen . Overfør postnr. til feltet, ved at markere
postnummeret og taste . Max. 20 karakterer.
Bynavn
Hentes automatisk efter indtastning af postnr.
Spærret
Valgfelt Ja/Nej. Hvis debitor er spærret, vil det blive oplyst i forbindelse med udskrivning af
tilbud, ordrebekræftelse, følgeseddel og faktura.
Nedenstående felter findes under fanebladet ’Opsætning’, og skal også udfyldes!
Gruppering
Her indtastes den for debitor valgte gruppe. Der kan oprettes uendelig antal grupper, hvilket
giver brugeren mulighed for at gruppere debitorerne efter eget valg.
Nye debitorgrupper oprettes under Opsætning / Opsætning / Bogførings- grupper /
Debitorgrupper.
Momskode
Vælg momskode på debitoren i forbindelse med salg. Momskoder oprettes under
Opsætning / Opsætning / Moms.
Valuta
Vælg den valuta som debitoren handler i. Hvis der ikke angives nogen valutakode, vælger
systemet automatisk kurs 100 (standard). Valutakoder oprettes under Opsætning /
Opsætning / Diverse / Valuta.
Sprog
Feltet skal være udfyldt. Vælg det sprog der skal benyttes ved Tilbud, Ordrer m.m. Som
standard kan der vælges mellem Dansk eller Engelsk, men der kan oprettes flere sprog
efter behov.
Sprog oprettes under menupunktet Værktøj / Sprogtilpasninger.
Efter endt indtastning gemmes debitor med , eller med for at gemme
debitor og fortsætte med at oprette nye debitorer.
SIDE 97

KOMPAS FOR WINDOWS
Faneblade i Debitorkartoteket
Informationerne (kartotekskortene) om de enkelte kunder, er opdelt på 9 skærmbilleder
med hvert sit faneblad:
Fanebladet Stamdata
Under fanebladet 'Stamdata' oprettes og vedligeholdes debitors stamdata, samt den
debitorens aktuelle saldo vises.
Debitornr.
Her angives et alfanumerisk debitor-nummer på max. 20 karakterer.
Navn
Her angives debitorens navn / firmanavn. Max 40 karakterer.
Adresse 1, Adresse 2, Adresse 3
Her angives kundens firmanavn og adresse. Max. 40 tegn i alle felter.
Postnr.
Her angives postnummer eller der tages fra ”dropdown”-listen med . Udpeg postnr. og
overføre ved at trykke på .
Hvis postnr. ikke findes i listen, skal det oprettes under Opsætning / Opsætning / Diverse
/ Postnumre.
By
Indsættes automatisk, når feltet ’Postnr.’ er udfyldt.
Land
Der anføres debitorens hjemland.
Attention
Her angives navnet på kontaktpersonen hos kunden.
SIDE 98

KOMPAS FOR WINDOWS
Spærret
Der kan vælges JA eller NEJ til om debitoren er spærret. Hvis en debitor er spærret, vil der
fremkomme en meddelelse om, at debitoren er spærret i forbindelse med udskrivning af
tilbud, ordrebekræftelse, faktura m.m..
E-mail
Her anføres debitorens e-mail adresse, f.eks. salg@fk-data.dk.
Hjemmeside
Her anføres debitorens hjemmeside f.eks. www.fk-data.dk.
Saldo
Der kan ikke anføres en saldo, idet denne er et resultat af bogføringen.
Kreditmax.
Her anføres maksimum beløb, som debitoren må skylde på varekøb.
Telefon
Her angives kundens telefonnummer på max. 20 karakterer.
Telefax
Her angives kundens faxnummer på max. 20 karakterer.
Mobiltelefon
Angiv evt. mobilnummer på kontaktpersonen. Max. 20 karakterer.
Fanebladet Opsætning
Under fanebladet 'Opsætning' tilføjes / vises debitors opsætning med gruppe, kategori,
handelsbetingelser osv.:
SIDE 99

KOMPAS FOR WINDOWS
Gruppering
Her vælges den gruppe som debitor skal figurere i. Der skal som minimum være oprettet én
debitorgruppe. Debitorgrupper oprettes under Opsætning / Opsætning /
Bogføringsgrupper / Debitorgrupper.
På debitorgruppe bestemmes hvilke konti i kontoplanen, der skal bruges til at bogføre
varesalg (omsætning), rabat og vareforbrug. Det bestemmes også hvilken samlekonto
debitorgruppens saldo bogføres på.
Prislister
Her vælges hvilken prisliste debitoren skal beregnes efter ved salg. Hvis prislistesystemet
ikke skal bruges, kan man undlade at oprette prislister.
Prislister oprettes under Opsætning / Opsætning / Handel / Prislister.
Prislisten hænger sammen med lagerkartoteket, idet de enkelte varer kan være tilknyttet
prislisterne. Der findes 2 slags prislister: Salgspris og Købspris.
Ved oprettelse af prisliste, vælges hvilken type prisliste der skal oprettelse (eks.
Salgsprislister). Klik på knappen ’Tilføj’ for at oprette prislister.
Betaling
Her vælges hvilken betalingsfrist, der skal gælde for debitoren. Betalings-betingelsen kan
overskrives i forbindelse med fakturering.
Betalingsbetingelser oprettes under Opsætning / Opsætning / Diverse /
Betalingsbetingelser.
Betalingskoderne er opdelt i 2 typer (Netto og Løbende måned). Derved kan
betalingsfristen sættes enten til Netto + dage eller Løbende måned + dage.
Levering
Her vælges hvilken leveringsmåde der skal anvendes for debitoren.
Under menupunktet Opsætning / Opsætning / Diverse / Levering oprettes de forskellige
leveringstyper.
Der klikkes på knappen ’Tilføj’ for at oprette en leveringstype.
Kategori
Her vælges hvilken kategori der skal gælde for debitoren. Debitorkategori oprettes under
Opsætning / Opsætning / Handel / Debitorkategori:
SIDE 100

KOMPAS FOR WINDOWS
Debitorkategori hænger nøje sammen med rabatter, idet der kan oprettes rabatkoder, som
kan gælde for de enkelte debitorkategorier. Rabatter oprettes under Opsætning /
Opsætning / Handel / Salgsrabatter.
Salgsrabatter kan oprettes med tilknytning for debitorkategori og afgrænses til enkelte
varenumre eller til hele lagerkategorier.
Rente
Her vælges hvilken rentebetingelse, der skal gælde for debitoren. Rente-betingelser
oprettes under Opsætning / Opsætning / Diverse / Rente.
Momskode
Her vælges den momskode, som skal gælde ved salg til debitoren. Moms-koder oprettes
under Opsætning / Opsætning / Moms / Moms.
Momskoder oprettes for alle de typer ekspeditioner, som er nødvendige. Momskode kan
være af typerne Udgående, Indgående, SalgEU, Varekøb-EU, Import og Export. På
momskoden specificeres også, hvilken status-konto momsen skal placeres på.
Valuta
Her vælges den valuta, som der handles i med debitoren. Valuta oprettes (og
vedligeholdes) under Opsætning / Opsætning / Diverse / Valuta.
Valuta indeholder også konto for, hvor kursdifferencer skal placeres. For hver valuta er der
en liste, hvor den daglige kursnotering kan anføres.
I afsnittet Valuta under kapitlet System / Opsætning, kan du læse om oprettelse af valuta.
Sprog
Her vælges sprog, som debitorens dokumenter skal udskrives på. Som standard kan der
vælges dansk eller engelsk, men der kan oprettes flere sprog efter behov.
Oprettelse af flere sprog sker under Værktøj / Sprogtilpasning. Når der klikkes på
knappen ’Tilføj’, vil der fremkomme et indtastningsvindue, hvori navnet på det nye sprog
indtastes. Der gemmes med OK knappen.
Momsnr.
Her anføres debitorens momsnummer (eller CVR-nr.). Hvis der f.eks. handles med
debitorer inden for EU, skal dette nummer kendes, ellers skal man trække moms af
varesalget.
SIDE 101

KOMPAS FOR WINDOWS
EU landekoder
Her vælges debitorens landkode. Landekoder oprettes under menupunktet Opsætning /
Opsætning / Diverse / EU Landekoder.
Når kartoteket for EU Landekoder er aktiveret, klikkes der på knappen ’Tilføj’, og herefter
vil der fremkomme et indtastningsvindue, hvori EU Landekoden oprettes:
SIDE 102
Udfyld de relevante felter og gem med ’Ok’.
EU Trans.kode
Her vælges den transaktionskode, som er gældende for debitoren. EU transaktionskode
oprettes under menupunktet Opsætning / Opsætning / Diverse / EU Transaktionskoder.
Når kartoteket for EU Transaktionskoder er aktiveret, klikkes der på knappen ’Tilføj’ og der
vil fremkomme et lille indtastningsvindue, hvori den nye kode oprettes.
Bank, Giro
Her anføres debitorens bank- og evt. girokontonummer.
Udfyld de relevante felter og gem med
’Ok’.
Sælger
Her vælges den medarbejder, som er tilknyttet debitoren som sælger. Sælger
(medarbejderen) oprettes under Opsætning / Opsætning / Diverse / Medarbejder:
Medarbejdere oprettes af hensyn til relationer i forbindelse med salg og indkøb. På
medarbejder er også oplysning om afdelingstilknytning.
Agent
Her vælges hvilken agent, som er tilknyttet debitoren. Agent oprettes under menupunktet
Opsætning / Opsætning / Diverse / Agent.
Faktura til
Vælg fakturakonto og -adresse hvis denne er forskellig fra adressen på
leveringsadressen. Der kan vælges mellem de øvrige debitorer. Dette felt kan benyttes ved
indkøbskæder, grossister, agenter m.m..
Når debitoren er oprettet med en 'Faktura til', vil ordreoprettelse kræve bekræftelse:

KOMPAS FOR WINDOWS
Svares ’JA’, vil debitoren i Salgsordrekartoteket
blive sat ind i feltet 'Leveringsoplysninger'
og fakturakunden ind i feltet
’Faktureringskunde’.
Rapportgruppe
Anvendes hvis der skal bruges forskellig fakturaformular for kunderne. Ikke omtalt her, men
har sammenhæng med udskriftstyring.
Reservér varer
Her vælges om debitorens ordre skal reserveres på lageret:
'Nej' - der reserveres ikke.
'Oprettelse' - reserveres på lager når ordre oprettes.
'Tilbud' - varen reserveres ved afgivelse af tilbud.
'Bekræftelse' - reservering hvis ordren bekræftes.
'Følgeseddel' - varen reserveres, når følgeseddel udskrives).
I sidste tilfælde vil varen jo også fysisk blive leveret, men i den situation kan man desuden
vælge, om der skal ske fysisk opdatering af varelager, eller om dette først skal ske, når
fakturaen udskrives.
Sidste rykker
Fortæller om debitoren har fået tilsendt rykker, og hvilken type rykker.
Dimensioner
Herunder Afdeling, Bærer, Formål og Projekt. Her vælges mellem de oprettede
dimensioner, hvis man benytter en eller flere af dimensionerne.
Uanset hvilken dimension der er tale om, oprettes denne under Opsætning / Opsætning /
Dimensioner.
SIDE 103

KOMPAS FOR WINDOWS
Fanebladet Rabatter
Fanebladet 'Rabatter' vil indeholde linier med mængderabatter som er gældende for
debitoren. F.eks. særaftaler, evt. slutrabat, som altid skal overføres til salgsordre.
På hver rabatlinie kan der vælges om rabat skal være gældende for en bestemt vare eller
alle varer i en bestemt kategori. Der anføres også, hvor
stort et kvantum der skal udløse rabatten, samt med hvilken % den ydes.
Rabatter oprettes ved at klikke på knappen ’Tilføj’, og der vil fremkomme et
indtastningsvindue.
Felterne i indtastningsvinduet er beskrevet i den interne manual .
Med knapfunktionen ’Redigér’ kan du evt. ændre rabatsatsen, og ønsker du at slette den
oprettede rabat, klikkes på knapfunktionen ’Slet’.
Fanebladet Diverse
Fanebladet ’Diverse’ indeholder først og fremmest formationer, der automatisk bliver indsat
af systemet:
Her vises periodiske kørsler som rente og rykkerkørsler, samt dato for evt. rettelser af
debitors data.
Det er også muligt at lave et Notat på debitoren. Skærmbilledet skal stå i redigeringsmode
(tast ), før der kan indtastes en bemærkning. Det indtastede notat gemmes med
.
Når du har hentet debitoren frem i salgsordrekartoteket, vil ikonet for ’Debitorer
notater’ være fremhævet.
SIDE 104

Fanebladet Levering
KOMPAS FOR WINDOWS
Under fanebladet ’Levering’ vises debitoren hvortil varen skal leveres til. Benyttes hvis
leveringsadressen er forskellig fra faktureringsadressen. Kan overskrives i forbindelse med
fakturering.
Der kan søges efter en debitor med eller klikke på knappen .
Når debitoren er valgt, vil systemet automatisk hente stamdataene på debitoren.
Fanebladet Kontaktpersoner
Under fanebladet ’Kontaktpersoner’ kan du oprette, redigere og slette kontaktpersoner
som er registeret til debitoren.
Kontaktpersoner oprettes ved at klikke på knappen ’Tilføj’. I indtastnings-vinduet tilføjes
kontaktpersonen med evt. e-mail adresse, telefonnr. osv.
Med knappen ’Redigér’ kan du ændre i oplysningerne, ved at markere den kontaktperson
hvori oplysninger skal redigeres. Ønsker du at slette en kontaktperson, gøres dette med
knapfunktionen ’Slet’.
Fanebladet Dokumenter
Under fanebladet ’Dokumenter’ – kan man gemme dokumenter på den enkelte debitor.
Dokumenter oprettes med knappen ’Tilføj’, hvorefter der vil fremkomme et
indtastningsvindue.
Titel
Her angives navnet på dokumentet.
Resume
Her kan angives en bemærkning på dokumentet, eller evt. hvad dokumentet indeholder.
SIDE 105

KOMPAS FOR WINDOWS
Sti- og filnavn
Her har du mulighed for at gemme Sti- og Filnavn på dokumentet, det er derved nemmere
at finde dokumentet igen. Ved blot at dobbelt-klikke på Sti- og Filnavnet, hentes
dokumentet frem på skærmen.
Fanebladet Kontakthistorik
Under fanebladet ’Kontakthistorik’ er du oprette, redigere eller slette sine aftaler med
kunden.
Aftaler oprettes ved at klikke på knappen ’Tilføj’, og der vil fremkomme et
indtastningsvindue. Felterne i indtastningsvinduet er beskrevet i den interne manual .
Med knapfunktionen ’Redigér’ kan du ændre i oplysningerne på aftalen, og ønsker du at
slette den oprettede aftale, klikkes på knapfunktionen ’Slet’.
Fanebladet Valgfri
Under fanebladet ’Valgfri’, har man mulighed for at oprette yderligere oplysninger. Det kan
bruges helt efter eget valg. Der kan oprettes Tekst felter, Valgfri felter og Tal Felter.
SIDE 106

Oprettelse af en Valgfri Tekster
KOMPAS FOR WINDOWS
Proceduren er den samme for Valgfri Tekst, Valgfri Tal og Valgfrie Felter, dog kan der ved
Valgfrie Felter oprettes yderligere valgmuligheder.
• Vælg menupunktet Værktøj / Sprog Editor, så ’Sprog Editor’ åbnes.
• Klik derefter på menupunktet Kartoteker / Debitor (mens ’Sprog Editor’ er åbnet),
således at tekstfelterne fra Debitorkartoteket overføres til Sprog Editor. Luk derefter
kartoteket ned.
• I ’Sprog Editor’ kan du under kolonnen ’Text’ finde den ønskede tekst der skal ændres
(eks. Valgfri Tekst 1).
Brug evt. piletasterne eller scrollebaren for at bladre frem og tilbage mellem teksterne.
• Markér den ønskede valgtekst som skal ændres, og teksten vil kunne ses i
redigeringsfeltet. Her rettes valgteksten til den ønskede tekst.
• Klik på knappen ’Opdatér’ for at gemme ændringen, og luk skærm-billedet med ’Sprog
Editor’ ned.
• Det er vigtigt at du lukker både kartoteket og Sprog Editor ned, når du har rettet en
valgtekst, for at systemet kan opdatere ændringen.
• Du kan tjekke ændringen ved at åbne Debitorkartoteket / vælg fanebladet ’Valgfri’.
SIDE 107

KOMPAS FOR WINDOWS
Knapfunktioner i Debitorkartoteket
Liste
Viser en liste på skærmen med debitorer i nummerorden. Når listen er fremme, kan der
trykkes for at afgrænse listen:
Indtast søgekriterier og aktivere søgningen ved at klikke på knappen ’OK’ eller trykke på
. I feltet ’Søg på’ har man mulighed for at søge på En del af feltet, Hele feltet eller
Start af feltet.
Det er muligt at gemme et ubegrænset antal søgninger, som så kan vælges fra listen. Feltet
’Søgebetegnelse’, og derefter klik på knappen 'Gem'.
De gemte listesøgninger kan slettes, hvis de ikke mere skal bruges. Dette gøres i
Søgningsbilledet, hvor den gemte opsætning fremkaldes og slettes ved klik på knappen
’Slet’.
Saldo
Ved at klikke på knapfunktionen ’Saldo’ i debitorkartoteket bliver den aktuelle aldersfordelte
saldo vist for debitoren. Hvis debitoren har forfalden saldo, vil dette blive vist med en rød
farve.
Derudover er der mulighed for at vælge mellem opgørelsesmetoderne ’Åbenpost’ eller
’Saldometoden for en given forfaldsdato. Forfaldsdatoen er der mulighed for selv at angive i
feltet ’Opgjort pr.’.
Bemærk: De to opgørelsesmetoder giver nødvendigvis ikke den samme aldersfordeling, så
derfor kan de ikke sammenlignes.
SIDE 108

KOMPAS FOR WINDOWS
Når der er afgrænset på debitor saldofordeling, vil der fremkomme et skærmbillede over
debitorens saldofordeling:
Perioder
Ved at klikke på knapfunktionen ’Perioder’ bliver debitorens aktuelle saldo vist fordelt på
perioder og kilder.
SIDE 109

KOMPAS FOR WINDOWS
Posteringer
Ved at klikke på knapfunktionen ’Posteringer’ eller tryk på funktionstast på debitoren,
bliver posteringerne vist på debitoren:
Der er 4 knapper på Posteringer:
1. Åbne poster – her kan du kan vælge mellem at se alle poster for debitoren eller kun de
åbne poster.
2. Zoom – bruges til at vise en enkelt af posterne detaljeret. Du udpeger en postering og
klikker på Zoom for at få vist hvilke transaktioner, der hænger sammen med den valgte
postering.
De zoom'ede kontoposteringer kan herefter omposteres, eller der kan udskrives en
posteringsliste med alle de kontoposteringer, som debitor-bevægelsen hænger sammen
med:
Omposter – vil systemet oprette en kladde til Finans og en til Lager. Når kladderne
er bogført, vil den oprindelige postering være udlignet.
Vis – udskriver en posteringsliste (detaljeret) som kun viser posteringerne med det
pågældende revisionsspor (i det viste eksempel er revisionssporet '40').
3. Vis Faktura – giver mulighed for at se og genudskrive en bestemt faktura.
4. Udlignet – her gives mulighed for at se hvilken faktura, der er blevet udlignet med
betalingen.
SIDE 110

Salg
KOMPAS FOR WINDOWS
Knapfunktionen ’Salg’ lister varelinierne for de salgstransaktioner, der er foregået med
debitoren. Der er mulighed for at få listet alle varelinierne eller fordelt på lagerafgang eller
lagertilgang:
På samme måde som for posteringer kan der zoom'es på udvalgt linie, hvorved de
sammenhængende posteringer kan ses og der vil også herfra kunne genudskrives en
faktura.
Statistik
Ved at klikke på knapfunktionen ’Statistik’ på en udvalgt debitor, vises statistik over alle
fakturaer, betalinger, kreditnotaer m.m. Der kan sorteres som periodevis, varegruppe eller
med varebeskrivelse:
Udskrifter
Som standard i WinKompas SQL ligger der i knapfunktionen ’Udskrifter’ i Debitor
kartoteket, en defineret udskriftslayout til Debitorkontoudtog.
SIDE 111

KOMPAS FOR WINDOWS
Ved at klikke på ’Debitorkontoudtog’ har du her mulighed for at udskrive kontoudtog for
debitorer. Der vil fremkomme et skærmbillede med flere afgrænsningsmuligheder:
Der kan afgrænses på debitor, gruppering samt vælge om der skal udskrives kontoudtog
for åbne eller alle poster.
Hvis der anvendes åbenpostudligning, kan der vælges at medtage ’Åben post’ og ellers er
det bedre at bruge ’Alle poster’.
Markeres feltet ’Alle poster’ vil der fremkomme endnu et afgrænsningsfelt, hvori det er
muligt at afgrænse på ’Dato’.
Knapfunktioner og felter til brug ved afgrænsning ved udskrivning af Debitor kontoudtog, er
beskrevet i den interne manual (F1)
Debitorkontoudtog kan også udskrives fra menupunktet Udskrifter / Debitorudskrifter /
Kontoudtog.
Ordrer
Knapfunktionen ’Ordrer’ giver mulighed for på den pågældende debitor, at få en oversigt
over alle åbne/arkiverede ordre enten alle ordre eller sorteret pr. ordrestatus.
For hver ordre, der bliver udpeget, kan de enkelte ordrelinier ses i nederste halvdel af
skærmbilledet.
SIDE 112

Diverse
KOMPAS FOR WINDOWS
Denne knapfunktion giver mulighed for at kunne starte eksterne programmer op, medens
der arbejdes i WinKompas SQL, og som skal have tilknytning til de forskellige kartoteker.
F.eks. hvis der i Debitorkartoteket er behov for et specielt udvidet database, hvilket ikke kan
programmeres i WinKompas SQL, men at der skal benyttes et andet eksternt program.
Denne specielt programmerede database, ville kunne lægges ind i WinKompas SQL, og
hentes frem med knapfunktionen ’Diverse’.
I den interne manual (F1) vil der være en mere uddybende forklaring omkring funktionens
muligheder.
SIDE 113

KOMPAS FOR WINDOWS
Debitorkladden
Debitorkladden benyttes til manuel indtastning af fakturaer, hvis ordre-modulet ikke
benyttes.
Det er muligt at oprette flere kladder, hvis man ønsker at opdele sine posteringer i andre
kladder med andre kildeangivelser og nummerserier.
Det er også muligt at genudskrives bogførte (arkiverede) debitorkladder. Dette gøres under
menupunktet Kladder / Arkivkladder / Debitorkladder. Udskriften vil være en kopi af
kladden, som den så ud, da den blev bogført.
Læs mere i afsnittet om Genudskriv Kladde (arkivkladde) under kapitlet FINANS.
Inden gennemgang i brugen af debitorkladden, vil vi her beskrive knapfunktioner og felter i
debitorkladden.
Brug af debitorkladden
• Klik på menupunktet Kladder / Debitorkladde, eller klik på Debitor / Ordre i Outlook
baren og vælg derefter Debitorkladde:
Er der oprettet flere kladder, kan der bladres frem med piltasterne til den ønskede kladde.
Hvis debitorkladderne ikke er oprettet, skal disse oprettes ved at klikke på knappen ’Tilføj’.
Læs mere i afsnittet om Opret / Tilføj ny kladde under kapitlet FINANS.
• Vælg den arbejdskladde du ønsker at arbejde i, ved at markere kladden og dobbelt
klikke eller klik på knappen ’Vælg’, således at arbejdskladden åbnes, klar til indtastning
af bilag:
SIDE 114

KOMPAS FOR WINDOWS
Bemærk: At der findes felter skjult i højre side af skærmen. Klik nogle gange på højre
piletast i nederste højre hjørne på bundlinien af vinduet. Herved fremkommer yderligere
felter. Felterne vil også komme ind i ruden efterhånden, som der trykkes efter
udfyldelse.
Selve posteringsvinduet kan også udvides ved at placere musen på højre linie i vinduet.
Hold venstre museknap nede, medens vinduet udvides ved at flytte musen.
• Indtast dine posteringer (indbetalinger, kreditorbetalinger o.s.v.) i kladden.
De forskellige felter i posteringslinien, er beskrevet i afsnittet ’Felter i Debitorkladden’.
• I kolonnen ’Bilag’ åbnes en oversigt over åbne bilag, ved at taste eller
når du står i feltet.
• Der kan hentes en liste frem over kontoens posteringer med tasten , når du står på
den aktuelle linies kontonummer.
• Ved feltet ’Beskrivelse’ kan der manuelt skrives en tekst, men der kan også benyttes
en Autotekst. Ved at bruge Autotekst vil man kunne mindske indtastningsarbejdet ved
postering i finanskladden.
Autotekster oprettes under Opsætning / Opsætning / Diverse / Autotekst. Læs mere
om Autotekster i kapitlet System / Opsætning.
• Når alle posteringer er indtastet, udføres der et tjek af kladden, ved at klikke på
knappen ’Check’.
Knapfunktionen ’Check’ kontrollere om kladdens posteringer er indtastet korrekt.
• Ret eventuelle fejl som meddeles, og gentag ’Check’.
• Udskriv debitorkladden ved at klikke på knappen ’Udskriv’.
• Bogfør derefter kladden ved at klikke på ’Bogfør’.
SIDE 115

KOMPAS FOR WINDOWS
Felter i Debitorkladden
Debitorkladden indeholder flere felter/kolonner end der kan vises samtidig. Efterhånden
som der indtastes data i felterne, ruller disse mod venstre, således at de skjulte felter
kommer frem på skærmen.
Dato
Bilagets dato indtastes. Ved systemdato trykkes ’S’ eller ’D’ for dags dato.
Debitor
Indtast debitornummeret. Kan nummeret ikke huskes, kan man fremkalde listen over
debitorerne, ved at trykke på tasten eller , eller ved at klikke på til
højre for debitorfeltet. Når kontoen er valgt, vises debitornavn i informationslinien.
Bilag
Bilagsnummeret tælles automatisk op ved hver linie. Hvilken metode der ønskes anvendt er
angivet ved oprettelse af kladden i Kladder / Debitor-kladde / fanebladet ’Opsætning’ /
feltet ’Kilde’.
Bilagsnummeret kan overskrives.
Beskrivelse
Her angives bogføringsteksten (max. 40 tegn). Ved indtastning af bilag i kladden benyttes
ofte den samme tekst i beskrivelsesfeltet. Disse tekster kan oprettes som Autotekst. Læs
mere i afsnittet om Autotekst under kapitlet System / Opsætning.
Debet, Kredit
Her indtastes beløb. Hvis beløbet er i fremmede valuta, er det beløbet i den fremmede
valuta, der skal indtastes. Beløbet ses omregnet til DKK i toppen af skærmen /
informationslinien.
1. Angives minus foran beløbet, bliver beløbet automatisk overført til den modsatte
kolonne.
2. Der må ikke indtastes punktum for tusinde.
3. Decimalpunkt er komma. Hvis der angives flere end 2 decimaler efter kommaet, vil
de resterende kun kunne ses, når cursoren står i beløbsfeltet.
Modkonto
Her tastes kontonummeret på modkontoen. Herved er det muligt at mod-postere direkte,
uden at der skal oprettes en ny linie i kladden. De af stemningskonti, som er angivet i
saldolinien i kladden, kan hentes ved at taste det bogstav, som der i kladdeopsætningen er
bestemt for henholdsvis 1. 2. 3. 4. og 5. konto. Modkontonavnet vises i informationslinien.
Moms
Momskoden fremkommer automatisk, hvis der er angivet en momskode på kontoen i feltet
’Moms’ under Kontoplan. Momskoden kan ændres.
SIDE 116

KOMPAS FOR WINDOWS
Valuta
Her angives valutaen. Valutakoden kan evt. udpeges ved brug af tasten eller
.
Kurs
Kursen fremkommer automatisk ved valg af valutakode. Kursen kan overskrives.
Antal
Her indtastes antallet af varer.
Afdeling
Hvis der benyttes ’Afdeling’ (afdelingsregnskab) udpeges den afdeling, som posteringen
tilhører. Tryk evt. eller for at fremkalde listen over afdelinger og udpeg
den ønskede afdeling.
Det samme er gældende for Bærer, Formål og Projekt.
Forfald
Dette felt benyttes med manuel registrering af købsfakturaer fra kreditorer. Her angives
forfaldsdatoen på bilaget. Datoen anvendes bl.a. til forfalds-lister, renteberegning,
udbetalingslister samt likviditetsberegning.
Kode
Her indtastes den kode, som fortæller hvilken type, posteringen skal have. F.eks. Faktura,
Betaling, Kurs-regulering, Renter, Kreditnota o.s.v.
Kasserabat
Såfremt debitoren er oprettet med kasserabat i Debitorkartoteket, overføres denne
automatisk til feltet ’Kasserabat’ i kladden, eller hvis virksomheden opnår kasserabat fra
leverandøren, kan denne manuelt indtastes i feltet.
SIDE 117

KOMPAS FOR WINDOWS
Knapfunktioner i Debitorkladden
Check
Når bilagene er indtastet, skal debitorkladden checkes om indtastnings-arbejdet er korrekt
udført. I forbindelse med check af kladden, checkes der også på, om der er balance i
kladdelinierne.
Er dette ikke tilfældet, vises fejlen med fremhævet skrift på informations-linien, samt
posteringslinien vil være markeret med rød farve:
Ved eventuelle fejl, rettes disse i kladden, og der foretages endnu et tjek af kladden med
knappen ’Check’.
Næste fejl
Her kan klikkes på knappen for at finde evt. fejl i kladden. Ret eventuelle yderligere fejl og
kør ’Check’ igen.
Udskriv
Udskriver kladden på valgfri printer. Man kan også vælge at få kladden vist på skærmen
inden udskrift, eller sende via mail. Hvis kladden ikke udskrives inden bogføringen, kan den
senere udskrives som arkivkladde.
Simuler
Denne funktion viser de posteringer, som en bogføring af kladdens linier vil resultere i.
Bogfør
Denne funktion bruges til at bogføre kladden. Efter endt bogføring er linierne slettet fra
indtastningskladden.
Kladdeimport
Her er det muligt at importere til kladden via Betalingsservice, Mygind Løn, DataLøn, OCR
betaling – herunder kan der vælges forskellig OCR systemer.
Dog kan man i Debitor og Kreditor kladden ikke bruge DataLøn og Mygind Løn.
SIDE 118

Posteringer
KOMPAS FOR WINDOWS
Ved at klikke på knappen ’Posteringer’, vises alle de transaktioner der er foretaget på den
valgte konto. Posteringsskærmbilledet har yderligere en Zoom-knap til at se en detaljeret
posteringsliste.
Ret bilagsserie
Her er det muligt at ændre næste nummer i den automatiske bilagsserie, når man indtaster
data i kladden, uden at skulle gå til selve opsætningen af bilagsnumre.
Hvis en linie i kladden slettes, efter at det automatiske bilagsnummer er hentet til linien, vil
det pågældende bilagsnummer blive sprunget over ved indtastning af ny linie.
I redigeringsbilledet indtastes det
næste bilagsnummer, der ønskes
anvendt, og der klikkes på ’OK’ for at
vende tilbage til linien.
SIDE 119

KOMPAS FOR WINDOWS
Debitorudskrifter
I menupunktet Udskrifter / Debitorudskrifter (eller tast ) er der som standard
lagt en lang række fast definerede udskrifter.
SIDE 120
Herefter vil der fremkomme nogle udskrifts valgmuligheder, og
ved at markere musen på de markerede piltaster, vil der
fremkomme yderligere udskriftsmuligheder.
Generelt for disse udskrifter er, at de kan inden udskrivningen afgrænses på adskillige
parametre. F.eks. kontointerval, datointerval, vælge sortering, printer og bakkevalg.
Udskrifterne kan vises på skærm, sendes via e-mail i forskellige formater eller udskrives
direkte til printer.
Der er i dette afsnit vist et eksempel på ’Udskrift af debitor rykkerliste’.
Der henvises til den interne manual for en mere uddybende forklaring på
debitorudskrifterne.
Udskriften ’Kontoudtog’ beskrives i det følgende, da denne har et andet
afgrænsningsvindue end de øvrige udskrifter.

Kontoudtog
KOMPAS FOR WINDOWS
Under menupunktet Udskrifter / Debitorudskrifter / Kontoudtog, kan du udskrive
kontoudtog til debitorerne:
Der kan vælges at udskrive kontoudtog for åbne poster eller for alle poster.
Hvis der anvendes åbenpostudligning, kan der vælges ’Åben post’, og ellers er det bedre at
bruge ’Alle poster’.
Markeres feltet ’Alle poster’ vil der fremkomme endnu et afgrænsningsfelt, hvori det er
muligt at afgrænse på ’Dato’, samt der kan fravælges nul-konti og afgrænses på debitor,
saldo og valuta.
Når afgrænsningsfelterne er udfyldte, klikkes der på knappen ’Udskriv kontoudtog’.
I den interne manual (F1) kan du læse mere om afgrænsning og udskrivning af debitor
kontoudtog.
Debitorkontoudtog kan også udskrives direkte fra Debitorkartoteket, fra knapfunktionen
’Udskrifter’.
SIDE 121

KOMPAS FOR WINDOWS
Eks. på en udskrift af debitor rykkerliste
Ønsker du at få en liste over debitorer, som ikke har indbetalt skyldige beløb, kan du
udskrive denne via Udskrifter / Debitorudskrifter / Rykkerliste Herefter vil følgende
printermenu fremkomme:
Der kan afgrænses på debitor og gruppering, og ligeledes kan der sorteres på
debitornummer eller navn. Listen indeholder saldo, forfaldent beløb og årets køb.
Ved at klikke på knappen 'Vis' fremkommer udskriften på skærmen, inden man evt. ønsker
at udskrive rykkerlisten.
SIDE 122

Debitorkørsler
KOMPAS FOR WINDOWS
I menupunktet Kørsler / Debitorkørsler (eller tast ) er der som standard lagt
nogle faste kørsler. Herunder foretages renteberegning, rykkerkørsel, masseudligning af
debitorposteringer, samt udligning af små saldi.
Renteberegning
Her foretages rentetilskrivningskørsel. Kørslen er opdelt i 3 områder – Afgrænsning,
Beregning og Handling:
Afgrænsning: Her afgrænses på dato for hvornår rentetilskrivningen skal opgøres pr.. Debitoren
anføres og der kan evt. afgrænses på debitorgrupper. Der afgrænses yderligere på den/de
rentekoder som skal benyttes ved renteberegningen.
Beregning: Her markeres om beregningen skal foretages ud fra Rentedage, Forfalden saldo
eller Dags dag rente.
Handling: Rentetilskrivningen sættes i gang, ved at gennemfører punkterne fra Hent til Bogfør.
Rentesatser oprettes under Opsætning / Opsætning / Diverse / Rente.
Der kan læses om Rentetilskrivningen og Renteberegningsprincipper i den interne manual
(F1).
SIDE 123

KOMPAS FOR WINDOWS
Masseudligning
Med denne funktion er det muligt at foretage automatisk udligning af posterne til debitorer,
frem for at anvende manuel åbenpostudligning. Dette kan benyttes, hvis man ikke har
anvendt åbenpostredigering hidtil, eller fordi man ønsker at foretage rykkerkørsel på
debitorer.
Det er også praktisk, hvis man har fået importeret eller konverteret data fra andre systemer.
Masseudligning ligger under Kørsler / Debitorkørsler / Masseudligning.
Viste eksempel (skærmbillede) er for Debitorposteringer:
Skærmbilledet til masseudligning er opdelt i 3 områder:
• Afgrænsning
• Valgmuligheder
• Handling
Afgrænsning
Der kan afgrænses på Debitor fra – til, samt Valutakode. F.eks. hvis alle debitorer skal
hentes, så indtast den første debitor i første felt (afgrænsning fra) og ingenting i andet felt
(afgrænsning til).
Valgmuligheder
Feltet ’Dan udligningsinformation’ markeres (med flueben) såfremt det ønskes, at man
efter en masseudligning skal kunne se hvordan posterne blevet udlignet.
Hvis feltet forbliver blankt, vil det ikke være muligt at se eks. hvilken faktura der er udlignet
med en betaling eller kreditnota.
Handling
Herunder er der følgende knapfunktioner:
Hent: Intervallet vises i kundelisten, ud fra den ønskede afgrænsning.
Udlign: Der startes på udligning. Dialogen har også en funktion, så man kan få
ophævet først.
SIDE 124

KOMPAS FOR WINDOWS
Selve udligningen foregår på den måde, at den ældste betaling bruges til at udligne
den ældste faktura, og så fremdeles, indtil alle indbetalinger har udlignet fakturaer. De
resterende beløb, som
ikke er udlignet eller som kun delvist er udlignet, kan så vises på udskrifter.
Ophæv: Der ophæves alle markerede udligninger.
I menupunktet Opsætning / Systemopsætning / Generelt / vælg Udligningsmetode, kan
man opsætte systemet til automatisk at udligne åbne poster ved bogføring af kladde.
Rykkerkørsel
Med denne funktion har du en omfattende rykkerprocedure, som dækker fra den første
rykkerskrivelse, og helt frem til sagen må videregives til inkasso.
Det anbefales, at rykkerkørsel gennemføres med faste intervaller, som f.eks. kan være hver
14. dag eller månedsvis.
Det vil det være en god idé, hvis tekster der opsættes, beskriver fristernes længde, så der
ikke senere kan blive tvivl om de gældende regler.
Teksterne til rykkerbrevene angives under fanebladet ’Opsætning’ i menupunktet
Debitorkørsler / Rykkerkørsel:
Der kan læses mere om Rykkerkørsel i den interne manual (F1).
SIDE 125

KOMPAS FOR WINDOWS
Udligning af små saldi
Denne kørsel er beregnet til at udligne små differencer, der er opstået under indtastning af
en betaling eller andet. Dette gælder også for udenlandske debitorer.
F.eks. kan der være en del saldi, der udviser 10, 20, 30 og 50 ører, og disse ønskes fjernet,
da de er med til at udløse kontoudtog og dermed rykkere.
Udligningen foretages fra menupunktet Kørsler / Debitorkørsler / Udligning af små saldi:
• Der kan afgrænses på en enkelt eller flere debitorer. Eller der kan afgrænses på
debitorgrupper.
• I feltet ’Saldo’ indtastes et beløb, eks. 0,50 og kørslen startes herefter. Alle debitorer
der har en saldo på 50 øre eller derunder, medtages ved denne kørsel.
HUSK, at det indtastede beløb, gælder både for debet og kredit saldi.
• Den posteringstekst som tilføjes i feltet ’Beskrivelse’, vil blive vist på et kontoudtog
samt på en posteringsliste.
• Der skal angives en ’Kilde’ hvorfra bilagsnummeret skal hentes fra.
• I feltet ’Kontonr.’ angives den finanskonto, hvor øre-differencer skal posteres på.
• Hvis feltet ’Åben post’ markeres (flueben), vil man efter udligningen kunne se hvordan
øredifferencerne er blevet afrundet. Eks. hvis der er flere øredifferencer på en debitor,
sammenlægges disse under et bilag, som så ville kunne ses ved en Åbenpost
redigering.
• Når afgrænsningen er foretaget, hentes debitorer frem med knappen Hent.
• De debitorer der skal medtages til udligningen, skal være markeret med ’flueben’ i feltet
’Medtag’.
• Kørslen igangsættes og bogføres samtidig med knappen ’Bogfør’.
SIDE 126

Rabat- og prislistesystem
WinKompas SQL har et meget fleksibelt rabat- og prisliste-system:
KOMPAS FOR WINDOWS
• Der kan bestemmes en fast slutrabat på de enkelte debitorer.
• Der kan gives procentvis rabat til enkeltdebitorer på bestemte varenumre eller
lagerkategorier.
• Der kan gives procentvis rabat til debitorer tilhørende bestemte debitorkategorier på
bestemte varenumre eller lagerkategorier.
• Der kan oprettes prislister over lageret, som kan tilknyttes de enkelte debitorer.
Samme principper anvendes til brug for indkøbssystemet.
Foruden det automatiske system, er der også mulighed for i hvert enkelt tilfælde, at
bestemme både pris og rabat når ordren oprettes.
Fast slutrabat på debitor
På debitorkartotekets faneblad ’Rabatter’ findes et felt ’Slutrabat pct.’. Når feltet er udfyldt
med en værdi, vil der ved oprettelse af ordre blive fratrukket en slutrabat:
For at der ikke uden videre skal kunne gives slutrabat på alle varer, hænger dette felt
sammen med en parameter på Lagerkartoteket, som bevirker at man kan udelukke f.eks.
slagtilbud fra at blive solgt med slutrabat.
Parameter ’Tillad slutrabat’ ligger
under Lagerkartotekets faneblad
’Opsætning’:
SIDE 127

KOMPAS FOR WINDOWS
Procentvis rabat til enkeltdebitor
Der kan specificeres en bestemt rabat på varenumre. Dette bestemmes på
debitorkartotekets faneblad ’Rabatter’, hvor der kan oprettes de ordninger, som skal gælde
den enkelte debitor:
Rabatten oprettes med varenummer eller med lagerkategori og datointerval for den periode
som rabatten kan være aktiv.
Lagerkategori oprettes under Opsætning / Opsætning / Handel / Lagerkategori.
Lagerkategori tilknyttes den enkelte vare på Lagerkartotekets faneblad ’Opsætning’:
På lagerkartotekets faneblad Opsætning er der desuden en parameter, som kan forhindre
at der ligeledes ydes linierabat for den pågældende vare. Hvis man ønsker det, kan det
blive muligt i forbindelse med ordrer, at ændre på de parametre der gælder for varen, ved
at udfylde feltet ’Tillad linierabat’.
SIDE 128

KOMPAS FOR WINDOWS
Svares der JA til at feltet ’Tillad linierabat’ skal være synligt på ordre-linierne, vil det være
muligt på den enkelte varelinie, at bestemme om der skal tillades linierabat eller ej:
Feltet vises kun på ordrelinien, hvis det er markeret i ’Felter til visning’ der hentes frem
ved at højreklikke på musen, når du står på ordrelinien.
Procentvis rabat til debitorkategori
Der kan gives procentvis rabat til bestemte kategorier af debitorer. Først skal
debitorkategorier oprettes, dette sker under Opsætning / Opsætning / Handel /
Debitorkategorier:
Ved at klikke på knappen ’Tilføj’ har du her mulighed for at oprette debitor-kategorier.
Derefter skal debitorkategori tilknyttes de enkelte debitorer, som skal være omfattet af
rabatten. Dette sker på debitorkartotekets faneblad Opsætning:
SIDE 129

KOMPAS FOR WINDOWS
Selve rabatordningen oprettes under Opsætning / Opsætning / Handel / Salgsrabatter
(eller Indkøbsrabatter):
Den viste salgsrabat vil give en linierabat til kunder af kategorien ’Deb-1’, når de køber
varenummer ’emballage’ i mindst 100 stk. Handelen skal ske inden for tidsrummet 1/5 til
31/10-2003.
Hvis man ønsker at debitorkategorien skal have rabat for en hel kategori af varer, skal der
oprettes lagerkategorier.
Dette gøres under Opsætning / Opsætning / Handel / Lagerkategori:
Ved at klikke på knappen ’Tilføj’ har du her mulighed for at oprette lager-kategorier.
Når lagerkategori er oprettet skal den tilknyttes de varer, som ønskes ensartet
kategoriseret. Dette gøres på Lagerkartotekets faneblad ’Opsætning’:
SIDE 130

KOMPAS FOR WINDOWS
Derefter vil man kunne oprette en salgsrabat under Opsætning / Opsætning / Handel /
Salgsrabatter:
Man er nødt til at oprette en rabatlinie for hver enhedsbetegnelse, som anvendes på varer
knyttet til kategorien, medmindre man netop ønsker at bruge enhedsbetegnelsen, som
afgrænsende faktor for rabatgivning inden for kategorien.
De enkelte varer kan også være undtaget for rabatgivning. Dette sker på lagerkartotekets
faneblad ’Opsætning’, hvor det kan bestemmes om varen må medtages til linierabat.
Prislister
Oprettelse af prislister har flere formål:
• Pris kan være afhængig af forskellige antal (om der sælges 10, 25 eller 100 pr. ordre)
• Pris kan være afhængig af forskellig enhed (enkeltstyk eller i kasser á)
• Pris kan fastsættes i forskellig valuta (DKK, EUR, US$ osv.)
• Prislistestruktur er uafhængig af gruppering og kategorier
Først oprettes en prisliste, og det bestemmes om den skal bruges til salg eller i forbindelse
med indkøb. Dette gøres under Opsætning / Opsætning / Handel / Prislister:
Prislisten oprettes ved at klikke på knappen ’Tilføj’, og der angives et navn og en
prislistetype. Standardavance er beregnet til brug for indlæsning af prisdisketter (ASCII).
SIDE 131

KOMPAS FOR WINDOWS
Der er to måder at håndtere de varelinier som skal være tilknyttet prislisten:
1. Prislistelinien kan oprettes direkte på lagerkartoteket under fanebladet Priser. Klik på
knappen ’Tilføj’ og nedenstående oprettelsesvindue vil fremkomme:
2. Prislistelinier kan også oprettes under Kørsel / Lagerkørsel / Juster prislister.
Med kørslen Justér prislister kan man nemt og hurtigt få oprettet prisliste-linier på
varerne. Der kan tilknyttes linier til varerne, fjernes linier fra varerne og foretages
rettelser. Alle de tilknyttede prislistelinier kan bagefter ses på lagerkartoteket under de
enkelte varer.
Ved selve tilknytningen af linier til lageret, påsættes den pris, der er anført som standardsalgspris/indkøbspris
på lagerkartoteket (pris pr. enhed).
Priserne justeres på en anden kørsel: Kørsler / Lagerkørsel / Juster salgspriser:
Kørslen benyttes både til justering af prislisteliniers priser, og til lagerets standardsalgspriser.
Når der er valgt en prisliste, så er det prislistelinier der justeres.
SIDE 132

KOMPAS FOR WINDOWS
Der oprettes prislister og justeres priser pr. enhed for de forskellige antal, valutaer osv.,
som der ønskes at kunne håndtere i salgssituationen.
For at prislisterne skal kunne bruges, skal de tilknyttes de enkelte debitorer. Dette gøres
direkte på debitorkartoteket under fanebladet ’Opsætning’.
WinKompas SQL vil altid finde den rabatordning, som er bedst for debitoren.
SIDE 133

KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 134

Ordre (Salg)
KOMPAS FOR WINDOWS
Ordremodulet består af Ordrekartotek, Ordrekladde, Ordreudskrifter og Ordrekørsler. I
ordremodulet kan du oprette ordrer/ordrelinier til brug for senere fakturering eller for kontant
fakturering, udskrive tilbud/ ordre-bekræftelser.
Arbejdsgang i Ordre
For at kunne arbejde med salgsordrer, er der en række forhold om, hvordan den generelle
behandling skal være, f.eks. om der tillades negativt lager, om evt. rabat skal føres på
separat konto eller sammen med vare-salget.
Nedenstående diagram giver en oversigt over hvilke moduler, oplysninger der kædes
sammen til håndtering af salgsordre.
Men der er også en del opsætning for at kunne håndtere arbejdsgangen i salget. Det er
særligt 3 områder, som skal sættes op:
Kilder – som bestemmer hvilke nummerrækker, der skal bruges til ordre, faktura og
kreditnota.
Ordrestatus – som indikerer hvilket trin i behandlingen en ordre befinder sig på.
Dokumenter – som bestemmer hvilke formularer, der skal benyttes i ordre-handlingen.
SIDE 135

KOMPAS FOR WINDOWS
► Kilder
Her bestemmes hvilke kilder, der skal levere nummerrækkefølge til salgshåndteringen. For
hvert trin i ordrehåndteringen kan du tildele en kilde, som bestemmer hvilken nummerserie
funktionen skal have.
• For at få adgang til oprettelse af kilder, klikkes på menupunktet Opsætning /
Systemopsætning:
• Herefter klikkes på følgende mapper: Salg / Arbejdsgang / Kilde / Salgsordre
• Mapperne åbnes ved at klikke med musen på den lille firkant med + og lukkes igen ved
klik på -.
Der er i kapitlet System / Opsætning beskrevet om oprettelse af kilde i afsnittet Kilde.
SIDE 136

KOMPAS FOR WINDOWS
I det viste eksempel vil nye ordrer blive nummereret ud fra kilden ’SalgsOrdre’:
Kilden ’SalgsOrdre’ har så tilknyttet en bilagsserie, hvor nummerintervallet er bestemt,
således at ved oprettelse af en ordre, tildeles denne automatisk et ordrenr.
Kilder oprettes under Opsætning / Opsætning / Diverse / Kilde.
Bilagsserien skal være oprettet, før den kan tilknyttes kilden, og bilags-serier oprettes under
Opsætning / Opsætning / Diverse / Bilagsserier.
En bilagsserie kan godt være tilknyttet flere kilder, og den samme kilde kan godt være
tilknyttet flere af trinene i ordrehåndteringen. På den måde kan Tilbud, Bekræftelse og
Følgeseddel så behandles i samme nummerserie, hvorimod ordrenummer og
fakturanummer hver kan have sin egen nummerrække.
Hvis Kreditnota skal have samme bilagsserie som Faktura, skal kilden være ens.
► Ordrestatus
De forskellige trin i ordrebehandlingen kan beskrives som:
Ordre oprettelse
Tilbudsgivning
Bekræftelse af pris og levering
Følgeseddel (levering)
Fakturering (anmodning om betaling)
Restordre
For en del ordres vedkommende, vil der måske kun være Ordreoprettelse og Fakturering,
og for andre ordrer vil der også være en eller flere af de mellemliggende rutiner.
SIDE 137

KOMPAS FOR WINDOWS
Under menupunktet Opsætning / Opsætning / Handel / Ordrestatus kan der oprettes
benævnelse for de enkelte stadier i ordrebehandlingen:
► Dokumenter
Der skal udskrives forskellige dokumenter ved ekspeditionen af salgsordrer. F.eks.
følgeseddel og faktura.
Ved leveringen af WinKompas SQL medfølger de nødvendige udskriftsrapporter, som kan
håndtere de almindelige standard formularer, men der kan også oprettes egne udskrifter
ved hjælp af rapportsystemet Seagate Crystal Reports®.
Crystal Reports kan købes som en option til WinKompas SQL.
Bemærk: Fakturalayouts, der medfølger som standard, er tilpasset bestemte blanketter,
der kan bestilles gennem din forhandler eller direkte hos FK-DATA A/S.
Hvilke udskrifter der kan anvendes, ses under Værktøj / Udskriftsstyring:
SIDE 138

KOMPAS FOR WINDOWS
Listen her omfatter de faste rapporter, der bliver anvendt i forbindelse med en salgsordre.
F.eks. tilbud, ordrebekræftelse, følgeseddel og faktura. Det er brugeren selv, der angiver
hvilke udskriftslayouts, der skal anvendes til de enkelte rapporter.
F.eks. angivelse af fakturalayout:
Udfor Rapporten ’Faktura’ vælger man i feltet ’Filnavn’, det fakturalayout, der skal
anvendes. Klik på knappen ’Gennemse’ for at søge efter filnavn.
Dette layout vil så blive anvendt til alle debitorer, med mindre der oprettes rapportgrupper
med andre layouts.
Der kan oprettes lige så mange rapportgrupper, som man ønsker. Der kan dog kun
tilknyttes én rapportgruppe pr. debitor.
Se evt. i den interne manual (F1) omkring oprettelse af rapportgrupper.
SIDE 139

KOMPAS FOR WINDOWS
Ordrekartoteket
Ordrekartoteket benyttes til at registrere kundernes bestillinger til videre ekspedition,
udskrive tilbud, ordrebekræftelser, følgesedler samt fakturaer.
Ordrekartoteket findes under Kartoteker / Ordrer, eller du kan klikke på Ordre i Outlook
baren og derefter på Ordrer (eller tast ).
Nedenstående vises et skærmbillede fra Salgsordrekartoteket:
Opret en salgsordre
I dette afsnit beskrives forledes man opretter en ny salgsordre i Ordre-kartoteket.
I afsnittet ’Brug af Generelle funktioner’ under kapitlet Programstruktur, kan du læse om
redigering og sletning af en ordre.
Åben Salgsordrekartoteket ved at klikke på Kartoteker / Ordrer / Ordrer, eller tast
, hvorefter du har følgende oprettelsesmuligheder:
• Vælg menuen Rediger ved at højreklikke med musen, og vælg funktionen Opret,
eller tryk på
eller tast .
• Der hentes automatisk et Ordrenr. ved oprettelse af ny salgsordre. Dette skal blot være
opsat i systemet, og dette gøres under Opsætning / Diverse / Bilagsserier, samt
under Systemopsætning / Salg / Arbejdsgang / Kilde / Salgsordre / vælg Ordrenr.
SIDE 140

KOMPAS FOR WINDOWS
• Herefter skal debitorens kontonr. indtastes. Der kan søges efter debitoren på flere
forskellige måder:
1. Søg efter debitor med .
2. Eller der kan søges med eller .
3. Eller søg efter debitor ved at indtaste debitornummer i feltet eller
søg efter navn ved at anvende / efterfulgt af navnet.
Selve fremgangsmåden for udførelse af en salgsfakturering er beskrevet i ’Direkte
Fakturering’ i afsnittet Ordre / Salgsfakturering. Herunder vil du også kunne læse om
Fakturering i flere tempi.
Funktioner der kan bruges ved salgsfakturering:
Opret en linie
Når alle felter er passeret, kommer markøren automatisk til en ny linie.
For at hoppe direkte ned på en ny linie/næste linie klikkes på det sted, hvor den nye/næste
linien skal oprettes eller der trykkes .
Indsæt linie
Der er mulig for at indsætte en linie imellem eksisterende varelinier. Stil markøren der, hvor
linien skal indsættes og tryk på tasten .
Slet en linie
Nedenstående beskriver, hvordan du sletter en linie i salgsordren.
• Markér linien med eller klik på den grå firkant til venstre for den
linie, som du ønsker at slette.
• Højreklik på musen og vælg ’Slet’, hvorefter følgende meddelelse fremkommer:
• Klik på knappen ’OK’ for at bekræfte at linien kan slettes.
Rettelse af eksisterende ordre
Rettelse sker ved at klikke på knappen , herved vises de allerede oprettede
salgsordrer, rul ned til den ønskede ordre og tast hvorefter ordren åbnes.
SIDE 141

KOMPAS FOR WINDOWS
Faneblade i Ordrekartoteket
Informationerne (kartotekskortene) består af 5 sider med hvert sit faneblad:
Fanebladet Ordrehoved
Under fanebladet ’Ordrehoved’ vises ordrens stamoplysninger. Siden indeholder ikke
interne oplysninger som evt. udenforstående ikke må se, f.eks. ordrens kostpris.
Ordrenr.
Ordre nummeret kommer fra en Kilde, der henviser til en Bilagsserie. Se
beskrivelsen under Kilder.
Debitornr.
Her angives debitorens kontonummer. De øvrige debitoroplysninger hentes fra
debitorkartoteket.
Hvis debitoren har en 'Faktureringskunde’ fremkommer følgende vindue:
SIDE 142
Svares JA vil debitoren blive indsat i
'Sendt til' felterne, og fakturerings-kunden
bliver ordregiver.
Ordredato
Dette felt kan bruges til indtastning af datoen, for kundens bekræftelse af ordren.
Leveringsdato / uge
Leveringsdato eller uge for levering af ordren angives her.
Rekvisitionsnr.
Kundens rekvisitionsnummer for ordren kan angives i dette felt.
Status
Ordren kan tildeles en bestemt status. F.eks når ordren oprettes, kan der angives status
’OrdreModtaget’, eller hvis der er udsendt tilbud ’TilbudAfgivet’. Ordrestatus oprettes i
Opsætning / Opsætning / Handel / Ordrestatus, men hvis der for regnskabet er valgt
standardopsætning, er de forskellige statusdefinitioner allerede oprettede.

KOMPAS FOR WINDOWS
Er reserveret
Her ses om feltet 'Reservér' på den enkelte vare i Lagerkartoteket er opdateret. Hvornår
selve opdateringen skal ske, er brugerbestemt og angives på den enkelte debitor i
Debitorkartoteket i feltet 'Reservér varer'.
Rapportgruppe
Der er mulighed for at vælge en anden rapportgruppe inden udskrivningen.
Rapportgruppen styrer hvilke udskriftslayouts, der skal anvendes til ordren og for hvilken
debitor- eller kreditordokumenter der anvendes.
Opsætning sker under Værktøj / Udskriftsstyring.
Sælger
Her vises navnet eller initialerne på sælgeren, som er ansvarlig for ordren. Sælgeren kan
ændres.
Betaling
Her vises debitorens betalingsbetingelser.
Levering
Her vælges den leveringstype, hvormed debitoren normalt skal have sine varer leveret.
Leveringstypen kan overskrives ved fakturering.
Leveringstyperne oprettes i menupunktet Opsætning / Opsætning / Diverse / Levering.
E-mail
Såfremt der er oprettet en mailadresse på debitoren i debitorkartoteket, vil denne
mailadresse fremkomme på debitoren ved oprettelse af ny salgsordre.
Denne mailadresse kan bruges såfremt følgeseddel, tilbud, faktura eller bekræftelse skal
mailes til kunden.
Fanebladet Leveringsoplysninger
Under fanebladet ’Leveringsoplysninger’ angives leveringsadressen hvis den er forskellig
fra fakturaadressen.
Hvis der i Debitorkartotekets felt ’Faktura til’ er angivet en fakturerings-kunde, hentes
denne automatisk frem ved oprettelse af salgsordre. Der vil fremkomme en boks, hvori der
spørges om du ønsker at bruge den påsatte faktura kunde. Svares der ’Nej’, har du
mulighed for at hente en anden faktureringskunde frem. Der kan søges med når du
står i feltet ’Faktureringskunde’.
SIDE 143

KOMPAS FOR WINDOWS
Fanebladet Ordredata
Under fanebladet ’Ordredata’ vises ordrens leveringsdata, priser, moms osv.
Prislister
Her fremkommer den prisliste, der er angivet på debitoren i debitorkartoteket. Selvom der
angives en anden prisliste, end den der er angivet på debitoren, vil det stadig være den
prisliste, der er oprettet på debitoren i debitorkartoteket, der fremkommer næste gang, der
oprettes en ordre på denne debitor.
Hvis feltet 'Prisliste' skal ændres på ordren, skal dette foretages, inden ordrelinierne
oprettes. Hvis prislisten ændres, efter at ordrelinierne er oprettet, vil ændringen kun gælde
for efterfølgende ordrelinier.
Valuta
Valutaen hentes fra debitorkartoteket. Hvis valutaen ønskes ændret, skal dette foretages
inden ordrelinierne oprettes. Ændres valutaen efter at ordrelinierne er oprettet, vil
ændringen kun gælde for efterfølgende ordre-linier.
Moms
Her vises den momskode, som er valgt på kundekartoteket og som normalt bruges i
forbindelse med salg til kunden. Hvis der angives en momskode på selve
salgsordrelinierne, vil momskoden på salgsordrelinierne overskrive momskoden i dette felt.
Kasserabat
Her kan der vælges, om der skal fratrækkes kasserabat på kunden. Skal kunden have en
fast kasserabat, oprettes dette i debitorkartoteket under fanebladet Rabatter.
EU-landekode
Her vælges debitorens landkode.
Landekoder oprettes under Opsætning / Opsætning / Diverse / EU Landekoder.
EU Trans.kode
Her vælges den transaktionskode, som er gældende for debitoren.
EU transaktionskode oprettes under Opsætning / Opsætning / Diverse / EU
Transaktionskoder.
Kategori
Vælg den kategori som debitoren skal tilhøre. F.eks. Eksport, Indenlandske, etc.
Sprog
Her angives, hvilket sprog tilbud, ordrebekræftelser og fakturaer skal udskrives på.
SIDE 144

Agent
Her fremgår hvilken evt. agent, der er involveret i tilbuddet, ordren, etc.
KOMPAS FOR WINDOWS
Dimensioner
Herunder Afdeling, Bærer, Formål og Projekt. Her vælges mellem de oprettede
dimensioner, hvis man benytter en eller flere af dimensionerne.
Fanebladet Diverse
Under fanebladet ’Diverse’ holdes der styr på eventuelle ændringer i ordrens stamdata.
Her ses kun oplysninger om, hvornår ordren er oprettet / ændret, og af hvilken bruger.
Det er også muligt at lave et Notat som vil komme med ud på fakturaen. Teksten vil stå før
varelinie på fakturaen.
Notatfeltet skal stå i redigeringsmode (tast ), før der kan indtastes en
bemærkning. Det indtastede notat gemmes med .
Fanebladet Valgfri
Under fanebladet ’Valgfri’ kan man oprette yderligere oplysninger. Det kan bruges helt efter
eget valg.
SIDE 145

KOMPAS FOR WINDOWS
Oprettelse af en Valgfri Tekster
Proceduren er den sammen for Valgfri Tekst, Valgfri Tal og Valgfrie Felter, dog har du ved
Valgfrie Felter mulighed for at oprette yderligere valgmuligheder til Valgfrie Felter.
• Vælg menupunktet Værktøj og derefter ’Sprog Editor’, så skærmbilledet for ’Sprog
Editor’ åbnes.
• Klik derefter på menupunktet Kartoteker / Ordrer (mens ’Sprog Editor’ er åbnet),
således at tekstfelterne fra Ordrekartoteket overføres til Sprog Editor. Luk derefter
kartoteket ned.
• I ’Sprog Editor’ kan du under kolonnen ’Text’ (eks. Valgfri Tekst 1), finde den ønskede
tekst der skal ændres.
Brug evt. piletasterne eller scrollebaren for at bladre frem og tilbage mellem teksterne.
• Markér den ønskede valgtekst som skal ændres (eks. Valgfri Tekst 2), og teksten vil
kunne ses i redigeringsfeltet. Her rettes valgteksten til den ønskede tekst.
• Klik på knappen ’Opdatér’ for at gemme ændringen.
• Luk skærmbilledet med ’Sprog Editor’ ned.
• Herefter kan du tjekke ændringen, ved at åbne Ordrekartoteket og vælge fanebladet
’Valgfri’.
VIGTIGT!
Det er vigtigt, at du lukker både kartoteket og ’Sprog Editor’ ned, når du har rettet en valgfri
tekst, for at systemet kan opdatere ændringen.
SIDE 146

Knapfunktioner i Ordrekartoteket
Liste
KOMPAS FOR WINDOWS
Viser en liste på skærmen med den samlede oversigt med de salgsordrer der er i
Ordrekartoteket. Når der klikkes på en bestemt ordre i denne liste, hentes ordren frem.
Tilbud
Efter indtastning af salgsordrelinier i salgsordre kartoteket, kan der klikkes på knappen
’Tilbud’ for at udskrive et tilbud til den pågældende kunde. Denne funktion er ikke åben ved
Kontant Faktura og Abonnement Faktura.
Ved udskrivning kan tilbudet vises på skærm (Vis), udskrives til printer (Udskriv), eller
sendes via e-mail (Mail).
Bekræftelse
Efter indtastning af salgsordrelinier i salgsordre kartoteket kan der klikkes på knappen
’Bekræftelse’ for at udskrive en ordrebekræftelse til den pågældende kunde.
Følgeseddel
Efter indtastning af salgsordrelinier i salgsordre kartoteket kan der klikkes på ’Følgeseddel’
knappen for at udskrive en følgeseddel til den pågældende kunde.
Faktura
Efter indtastning af salgsordrelinier i salgsordrekartoteket, kan der klikkes på ’Faktura’
knappen for at udskrive en faktura til den pågældende kunde.
SIDE 147

KOMPAS FOR WINDOWS
Udskrifter
Hvis der ønskes flere udskrifter end dem der er oprettet som standarder, kan disse oprettes
under menupunktet Værktøj / Udskriftsstyring – vælg mappen Salgsordre.
Arkiv
Når punktet ’Arkiv’ aktiveres, ændres topteksten i vinduet til – ’Salgsordre [Arkiv] +
fakturanummeret’. Skærmteksten ændrer ligeledes farve.
Der kan søges på almindeligvis efter en ordre. Der søges igennem alle fakturaopdaterede
ordrer (der kan findes flere fakturaer på samme ordre).
Diverse
Denne knapfunktion giver mulighed for at kunne starte eksterne programmer op, medens
der arbejdes i WinKompas SQL, og som skal have tilknytning til de forskellige kartoteker.
F.eks. hvis der i Salgsordrekartoteket er behov for et specielt udvidet database, hvilket ikke
kan programmeres i WinKompas SQL, men at der skal benyttes et andet eksternt
program. Denne specielt programmerede database, ville kunne lægges ind i WinKompas
SQL, og hentes frem med knapfunktionen ’Diverse’.
I den interne manual (F1) vil der være en mere uddybende forklaring omkring funktionens
muligheder.
SIDE 148

Ikoner til brug i Ordrekartoteket
Følgende ikoner er forbundet med ordrelinierne på en salgsordre:
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21
1. Zoom linier (F11) – derved vises flere varelinier i skærmbilledet.
2. Komprimér linier – varelinier med samme varenr. lægges sammen.
3. Kopier linier – linier fra en anden ordre kan kopieres til aktuel ordre.
4. Medtag alle linier – alle linier på ordren medtages.
5. Afmarkér alle linier – alle afmarkerede linier vises i en anden farve.
KOMPAS FOR WINDOWS
6. Deltotal – summen omfatter de varelinier, som ligger før linien, men efter en forrig
deltotallinie.
7. Subtotal – summen omfatter alle varelinier, som ligger før linien.
8. Text – indsætter ekstra tekstlinie på varelinien.
9. Find serienr. vare (F12) – aktiveres hvis serienummer skal overføres til varelinien via
håndscanner.
10. Logbog – her vises information om bilagsnr. og spornummer, samt alle udskrevne
formularer vedr. kunden.
11. Debitor Notater – her vises evt. notater på debitoren.
12. Disponeringsoversigt – her vises den enkelte vares beholdning og alle ordre/indkøb,
på baggrund af de valgte ordrestatus.
Under Opsætning / Opsætning / Handel / Ordrestatus / feltet ’Vises
i Disponeringsoversigt’ – skal stå til Ja.
13. Disponer vare – hvis feltet ’Lever’ er markeret, vises det antal af varen der er
tilrådighed på nuværende tidspunkt i henhold til lageret.
14. Undersøg for manglende vare – undersøger om alle varerne på ordren kan leveres,
hvis ikke fremkommer systemet med leveringsdato.
15. Genberegn linier – under Opsætning / Systemopsætning / Salg, kan der opsættes
om man ønsker at Genberegne priser, kostpris, rabat. Ordren bliver genberegnet efter
de valgte parametre.
SIDE 149

KOMPAS FOR WINDOWS
16. Tilbagelever – hvis der er lavet en følgeseddel, hvor lageret er blevet opdateret, d.v.s.
at varen er leveret. Kan man trykke på ikonet ’Tilbagelever’ og feltet ’Leveret’ bliver sat
tilbage til udgangspunktet og lageret bliver fratrukket det leveret antal.
17. Ordretotaler – ved at klikke på dette ikon, fremkommer et skærm-billede der viser
saldo, ordrens totaler, dækningsbidrag og afgiftstotal.
Ordretotaler fremkommer også ved fakturering af salgsordre.
Felter og funktioner i Ordretotaler er beskrevet i afsnittet Ordretotaler.
18. Udfoldet stykliste – når du står på ordrelinien, og har hentet en vare frem, der er
registreret som en stykliste (ikonet vil være fremhævet), vil det være muligt at
udfolde styklisten/varen.
19. Sorter Ordrelinier – med dette ikon kan du få en mere overskuelig oversigt over dine
ordrelinier.
Der kan sorteres ud fra alle de felter som er til visning på ordrelinien.
Eksempel:
Der sorteres på ’Pris’ og sorteringen skal være stigende.
Alle de indtastede ordrelinier vil blive sorteret på prisen. Den første ordrelinie vil starte
med den laveste pris, og der sluttes med den højeste pris.
20. Ændring af ordretype – kan benyttes til at skifte ordretype (Salgsordre, Kontant faktura
eller Abonnement), når du står i en igangværende salgs-fakturering. Debitoroplysninger
vil blive overført til den nye ordretype.
21. Massekopi – ved at klikke på dette ikon, får du mulighed for at lave en kopi af
eksisterende ordre, samt vælge om ordrelinierne skal overføres til den nye kopi.
Der er mulighed for at lave op til 100 massekopier af eksisterende ordre.
SIDE 150

Ordretotaler
KOMPAS FOR WINDOWS
I dette afsnit beskrives felter og funktioner i Ordretotaler, som fremkommer ved fakturering
af salgsordre.
Saldo (DKK) – viser aktuel saldo på debitoren før faktura er bogført.
Vægt i alt – viser den beregnede vægt af den samlede ordre.
Rumfang i alt – viser den beregnede rumfang af ordrens varer.
Afgift i alt – viser beløbet for afgifter, som er opkrævet sammen med ordren.
Dækningsbidrag / grad – viser dækningsbidrag i stamvaluta og i %. Beregning af
dækningsbidraget vedr. den aktuelle faktura, sker ud fra liniebeløbet minus evt. slutrabat og
minus kostpris for de varer, som indgår i ordren.
Beregning af dækningsgraden vedr. den aktuelle faktura, sker ud fra kostprismetoden eller
salgsprismetoden.
Fakturadato – viser fakturadatoen. Kan ændres.
Betaling – viser betalingsbetingelsen, som debitoren er oprettet med. Kan ændres inden
fakturaen udskrives.
Forfald – viser forfaldsdatoen for fakturaen.
Kurs – når der oprettes ny ordre, kan man manuelt ændre kursen, så den beregner
ordretotaler efter den nye kurs, dog kun i Danske kroner.
Liniebeløb – viser fakturaens nettobeløb (sum af varelinierne).
Slutrabat – her indtastes eventuelt slutrabat i % eller kroner. Hvis der er angivet en fast
slutrabat, vil denne procent blive foreslået som slutrabat.
Momspligtigt gebyr – her kan indtastes gebyr, som der skal betales moms af. (f.eks. fragt)
SIDE 151

KOMPAS FOR WINDOWS
Momsfrit gebyr – her kan indtastes gebyr, som der skal betales og uden momspålæggelse
(f.eks. porto).
Moms – momsbeløb vedrørende fakturaen.
Afrundet beløb – her indtastes beløbet, som der evt. skal afrundes med. (minus (-) foran
beløbet nedrunder)
Total – fakturaens totale bruttobeløb.
Rapportgruppe – her vises den rapportgruppe (layout) som debitoren er oprettet med
(hentes fra Debitorkartoteket). Kan ændres inden udskrivning af faktura.
Printerinformation – her udvælges printer, bakkevalg, antal kopier.
SIDE 152

Ordre / Salgsfakturering
Der findes 3 typer af ordrer:
KOMPAS FOR WINDOWS
Du vil også kunne finde ovennævnte undermenuer, ved at klikke på menupunktet
Kartoteker / Ordrer.
På værktøjslinien ligger der følgende ikon , som kan benyttes til at ændre ordretype, når
du står i en igangværende salgsfakturering.
Ordrer
Dette ændringsvindue vil fremkomme, hvori
der kan vælges mellem Salgsordrer,
Kontant Faktura eller Abonnement.
Her har vi valgt at beskrive hvordan en almindelig salgsfakturering foretages via
Ordrekartoteket og kan i princippet ske på 2 måder:
1) Direkte fakturering, hvor ordren oprettes og faktura udskrives
straks.
2) Fakturering i flere tempi. Ordreoprettelse, tilbudsgivning, ordre-
bekræftelse og efterfølgende udskrivning af følgeseddel og faktura.
SIDE 153

KOMPAS FOR WINDOWS
Direkte Fakturering
• Tast eller med for at oprette en ny ordre. Udvælgelse af debitor kan
ske på flere forskellige måder:
1. Søg efter debitor med .
2. Søg efter debitor med eller .
3. Eller søg efter debitor ved at indtaste debitornummer i feltet eller
søg efter navn ved at anvende / efterfulgt af navnet.
• Ret eventuelt i de oplysninger som hentes fra kundekartoteket.
• Derefter skiftes til varelinierne med tasten .
• Nu vælges det ønskede varenummer, enten ved at indtaste dette, ved at åbne
rullemenu eller søg med .
• Udfyld derefter de relevante felter, og afslut linien med at taste . Dette
opdaterer linien og den kan derefter udfaktureres, eller der kan tilføjes nye linier.
Bemærk: Ved at højreklikke på musen, får man mulighed for at indsætte eller slette linier.
OBS! Felterne på varelinien er beskrevet i afsnittet om Feltbeskrivelse i dette kapitel.
• Efter indtastning af varelinier, klikkes der på knappen ’Faktura’ eller tast .
Herefter fremkommer et vindue med Ordretotaler (beskrevet i afsnittet om Ikoner til brug i
Ordrekartoteket), hvor det er muligt at tilføje fragt / porto og tjekke ordretotalens saldo.
• Du har mulighed for at gå videre til udskrivning af faktura, eller bogføre uden at fortage
en udskrift. Klik på en af følgende muligheder.
• Herefter er der mulighed for at vælge mellem ’Vis’ (på skærm) eller ’Udskriv’ (til
printer), samt vælge anden printer og ændre bakkevalg og ønsket format.
Du kan også sende via e-mail. Der kan først klikkes på ’Mail’ når mailadresse er
udfyldt.
SIDE 154

KOMPAS FOR WINDOWS
• Forinden udskrivning kan man se fakturaen på sin skærm, ved at klikke på knappen
’Vis’. Efter visning kan man fortsætte med at rette på faktura, inden den udskrives.
NB!
Når der klikkes på ’Faktura’ og ’Udskriv’ bliver fakturaen opdateret, og kan ikke mere
ændres!
Bemærk: At den udfakturerede ordre nu kan hentes frem fra Arkiv, hvorfra der kan dannes
en ny ordre, en kreditnota eller fakturaen kan genudskrives.
• Efter endt fakturering lukkes ordrekartoteket med .
SIDE 155

KOMPAS FOR WINDOWS
► Fakturering i flere tempi
• Tast for at oprette en ny ordre, eller for at finde en allerede
oprettet, men ikke faktureret ordre.
• Ved skal der udvælges en debitor. Udvælgelse af debitor kan ske på flere
forskellige måder.
1. Søg efter debitor med .
2. Søg efter debitor med eller .
3. Eller søg efter debitor ved at indtaste debitornummer i feltet eller
søg efter navn ved at anvende / efterfulgt af navnet.
• Ret eventuelt i de oplysninger som hentes fra kundekartoteket.
• Derefter skiftes til varelinierne med tasten .
• Nu vælges det ønskede varenummer, enten ved at indtaste dette, eller ved at åbne
rullemenu.
• Udfyld derefter de relevante felter, og afslut linien med at taste . Dette
opdaterer linien og den kan derefter gemmes, eller der kan tilføjes nye linier. Ved
højreklik får du mulighed for at indsætte linie eller slette linie.
OBS! Felterne på ordrelinien er beskrevet i afsnittet om Felter på Ordrelinien i dette
kapitel.
• Ved løbende indtastning af nye ordrelinier på den samme ordre, gemmes disse, når
man forlader Ordrekartoteket ved at taste .
• Forinden fakturering, gives der mulighed for at udskrive tilbud, ordre-bekræftelse,
følgeseddel. Disse aktiviteter kan sættes op til at ændre ordrestatusfeltet, så man kan
følge ordren igennem sagsforløbet.
Det er muligt, at foretage a’conto faktureringer, hvor man fakturerer de indtastede linier,
uanset om der er linier med restordre på. Restordrene vil forblive åbne på ordren og
kan udfaktureres senere.
Bemærk: Feltet ’Leveret’ på ordrelinien, er afgørende for, hvor meget der faktureres vedr.
den pågældende ordrelinie. Delfakturering sker altså ved, at feltet ’Leveret’ sættes til et
antal lavere end feltet ’Bestilt’
F.eks. ’Bestilt’ 10 og ’Leveret’ 5. Der udfaktureres altså kun 5 stk. af den pågældende vare.
• Udskrivning af fakturaen sker som nævnt i Direkte Fakturering!
SIDE 156

Kontant Faktura
KOMPAS FOR WINDOWS
Anvendes til registrering af kontantsalg, idet der sker en ekstra bogføring ved faktureringen.
Selve betalingstransaktionen sker nemlig samtidig med, at fakturaen bogføres.
• Klik på menupunktet Kartoteker / Ordrer / Kontant Faktura eller tast .
Følgende indtastningsvindue vil fremkomme:
• Tryk for at oprette ny kontant faktura.
• Indtast de ønskede data – kundenavn, adresse m.m.
Er kunden oprettet i debitorkartoteket, overføres debitorens data i feltet ’Debitor
oplysninger’, når debitornummeret er indtastet. Søg evt. med for at finde
debitoren.
• Brug -tasten for at flytte sig fra felt til felt.
• Ret eventuelt i de oplysninger som hentes fra kundekartoteket.
• Derefter skiftes til varelinierne ved at taste .
OBS! Felterne på varelinien er beskrevet i afsnittet om Feltbeskrivelse.
• Nu vælges det ønskede varenummer, enten ved at indtaste dette, eller ved at søge
med eller .
• Udfyld derefter de relevante felter, og afslut linien med at taste . Dette
opdaterer linien, og den kan derefter udfaktureres, eller der kan tilføjes nye linier.
Bemærk: Ved højreklik med musen får man mulighed for at indsætte eller slette linier.
SIDE 157

KOMPAS FOR WINDOWS
• Efter indtastning af varelinier, klikkes der på knappen ’Faktura’ eller tast .
Herefter fremkommer et vindue med Ordretotaler (beskrevet i afsnittet om Ikoner til brug i
Ordrekartoteket), hvor det er muligt at tilføje fragt / porto og tjekke ordretotalens saldo.
• Du har mulighed for at gå videre til udskrivning af faktura, eller bogføre uden at fortage
en udskrift. Klik på en af følgende muligheder.
• Herefter er der mulighed for at vælge mellem ’Vis’ (på skærm) eller ’Udskriv’ (til
printer), samt vælge anden printer og ændre bakkevalg og ønsket format.
Du kan også sende via e-mail. Der kan først klikkes på ’Mail’, når mail-adressen er
udfyldt.
NB!
Når der klikkes på knappen ’Faktura’ bliver fakturaen opdateret, og kan ikke mere ændres!
Bemærk: At den udfakturerede ordre nu kan hentes frem fra Arkiv, hvorfra der kan dannes
en ny ordre, kreditnota eller fakturaen kan genudskrives.
• Efter endt fakturering lukkes ordrekartoteket med , eller du kan fortsætte
med at oprette ny kontant faktura.
Abonnement Faktura
Anvendes til opkrævninger med faste intervaller (f.eks. kontingent eller service
abonnementer).
Abonnementsordre har et ekstra faneblad, hvor interval oplysningerne kan anføres, f.eks.
ugentlige opkrævninger som i viste eksempel:
Fanebladet ’Abonnement’ indeholder 3 opsætninger:
SIDE 158
Interval – her fastsættes den grundlæggende hyppighed af abonnementsfakturaen.
Interval opsætning – her fastsættes opdeling af interval og specifikke datoer,
ugedage, måneder eller år.
Fakturadato – her anføres fakturadato for abonnementet. I feltet ’Slutdato’ kan der
evt. angives en dato for abonnementets udløb.

KOMPAS FOR WINDOWS
• Abonnementskartoteket hentes frem ved at klikke på menupunktet Kartoteker / Ordrer
/ Abonnement Faktura, eller tast .
• For at oprette en ny abonnementsordre, tastes .
• Find den ønskede debitor, der skal oprettes abonnement på. Der kan søges med
eller .
Debitoren skal være oprettet i Debitorkartoteket, før der kan laves abonnement faktura.
• Klik derefter på fanebladet ’Abonnement’ og fastsæt intervalopsætningen for
abonnementsordren.
• Fakturadato anføres.
Felterne ’Startdato’ og ’Næste faktureringsdato’ skal manuelt oprettes første gang.
Når fakturaen er bogført, vil faktureringsdatoen automatisk blive beregnet ud fra
intervalopsætningen, og ændret til Næste faktureringsdato.
• Når intervalopsætningen er fastsat, skiftes til ordrelinien med og udfyldes med
den/de ønskede varer.
• Der udskrives og bogføres ved at klikke på knappen ’Faktura’. Inden udskrivning af
abonnementsfakturaen, skal du vælge at få den vist på skærmen med knappen ’Vis’.
Bemærk: Hvis der foretages ændringer i intervalopsætningen på en abonnementsordre, vil
datoen for ’Næste fakturering’ automatisk blive beregnet og ændret.
SIDE 159

KOMPAS FOR WINDOWS
Felter på Ordrelinien (salgsordre)
I det følgende beskrives ordreliniernes felter til brug ved Direkte fakturering, Fakturering i
flere tempi, Kontant Faktura eller Abonnement Faktura.
Der findes felter skjult i højre side, disse vil fremkomme ved at klikke nogle gange på
knappen . Felterne vil også blive vist efterhånden, som der trykkes efter felterne.
Det er muligt at flytte rundt på felterne, efter eget ønske.
SIDE 160
Klik på feltet, f.eks. på Varenr., og der vil komme en oversigt
over de felter der er markeret til visning (fra ’Felter til visning’).
Udpeg det ønskede felt, som indsættes i stedet for ’Varenr.’, dog
vil ordrelinien udvides, så der er plads til feltet ’Varenr.’.
Ved at højre-klikke på musen, har du her
mulighed for at hente listen frem med ’Felter til
visning’.
Her kan du markere (med flueben) de felter som
skal vises på ordrelinierne.
Brug piletasterne eller scrollebare Knappen markere alle felter på én
gang, og alle felterne vil blive vist på ordrelinien,
ellers skal du manuelt markere de felter der
ønskes vist.
Beskrivelse af ordreliniernes felter
Varenr.
Her udfyldes varenummeret – søg evt. med eller . Der skal angives et
varenummer, feltet kan ikke efterlades blankt.
Kontonr.
Feltet udfyldes med et finanskontonummer, der udpeges fra kontoplanen. Søg evt. med
eller , eller du kan få listen med kontoplanen frem med . Såfremt feltet
ikke udfyldes, vil varen automatisk blive bogført på den omsætningskonto, der er oprettet
på varen.
Levering
Her angives datoen for levering af varen. Feltet udfyldes automatisk med systemdatoen
(dags dato), men kan rettes manuelt.

KOMPAS FOR WINDOWS
Lokation
Et varenummer kan være fordelt på flere fysiske lokationer. Dobbelt-klik på feltet og vælg
lokation, hvis varen skal tilgå en anden lokation end den, som er foreslået via
Lagerkartoteket under fanebladet ’Opsætning’.
Feltet ’Lokation’ kan enten undlades eller forlanges udfyldt. Dette bestemmes under
Opsætning / Systemopsætning / Generelt / Lokation.
Bestilt
Her angives det antal enheder, der bestilles. Feltet skal være udfyldt. Antal af decimaler i
dette felt stammer fra feltet ’Decimaler’ i Lagerkartoteket. Men på udskrifter kan der som
standard kun vises 2 decimaler. Dette har man dog mulighed for at ændre, dog kræves det
at man har rapport-værktøjet Crystal Reports®, for at kunne ændre i
standardopsætningen.
Levér
Udfyldes automatisk, systemet vil foreslå det samme antal, som er udfyldt i feltet ’Bestilt’ på
ordrelinien, eller med det antal, der kan leveres. Kan rettes. Feltet kan også bruges, hvis
man benytter serienummerstyring. Såfremt der er oprettet serienumre, kan serienummer
kartoteket hentes frem med .
Pris
Á-pris på varen, som hentes fra Lagerkartoteket. Prisen kan ændres. Hvis varens pris
ændres i Lagerkartoteket efter, at salgsordrelinien er oprettet, bliver prisen ikke automatisk
ændret på eksisterende salgsordrelinier, dette skal så gøres manuelt.
Enhed
Overføres automatisk fra Lagermodulet med den enhed som varen er angivet med, f.eks.
Stk., kg., pose o.s.v.. Der kan vælges en anden enhed, som konverterer antallet af grundenhed
til et multipla.
%
Her indtastes en rabatprocent (uden fortegn). Bogføring af linierabat i finansmodulet styres
efter opsætningen under Opsætning / System-
opsætning / Salg i feltet ’Bogfør rabat’, hvor det kan bestemmes, om rabatten skal føres
separat eller på omsætningskontoen.
Rabatten bliver ligeledes udregnet som beløb og fremkommer i næste felt
"Rabat".
Valutabeløb
Her vises totalbeløbet på ordrelinien.
Moms
Momskode på debitoren (salgsmoms) vil fremkommer på varelinien, men kan rettes. Hvis
varen derimod har en momskode, vil det være denne som anvendes, hvorved forskellige
varer kan have forskellig momssats. Ved debitormoms som eksport anvendes denne kode.
Beskrivelse
Indeholder beskrivelse som varen er oprettet med i lagerkartoteket i beskrivelsesfeltet.
Beskrivelsen kan ændres direkte på ordrelinien.
SIDE 161

KOMPAS FOR WINDOWS
Leveret
Viser antal, som allerede er leveret for den aktuelle ordrelinie. Der kan ikke rettes i dette
felt, som derimod justeres automatisk, når der faktureres helt eller delvist, eller når der
udstedes følgeseddel med 'Ja' til at opdatere lager. Efter udskrivning af følgeseddel
opdateres dette felt med det antal, der er leveret.
Faktureret
Viser antal, som allerede er faktureret for den aktuelle ordrelinie. Behandles på samme
måde som feltet 'Leveret'.
Debitornr.
Debitornr. bruges i forbindelse med lager, hvor du har mulighed for at lægge oplysninger
om hvad varen hedder hos kunden, og det er så kundens varenr. der vil blive vist i dette
felt.
Batch nr.
Her kan man indtaste det Batch nr., som varen tilhører.
Afdeling
Her kan angives den afdeling, som lagerfragangen vedrører. Afdelings-koden overføres
ligeledes til finans-, kreditor- samt lagerkartoteket, og kan benyttes som
afgrænsningskriterie. Feltet ’Afdeling’ kan enten undlades eller forlanges udfyldt.
Dette bestemmes i Opsætning / Systemopsætning / Generelt / Afdeling.
Bærer
Her kan angives den bærer, som lagerfragangen vedrører. Bæreren overføres ligeledes til
finans-, kreditor- samt lagerkartoteket, og kan benyttes som afgrænsningskriterie. Feltet
’Bærer’ kan enten undlades eller forlanges udfyldt.
Dette bestemmes i Opsætning / Systemopsætning / Generelt / Bærer.
Formål
Her kan angives det formål, som lagerfragangen vedrører. Formålet overføres ligeledes til
finans-, kreditor- samt lagerkartoteket, og kan benyttes som afgrænsningskriterie. Feltet
’Formål’ kan enten undlades eller forlanges udfyldt. Dette bestemmes i Opsætning /
Systemopsætning / Generelt / Formål.
Projekt
Her kan angives det projekt, som lagerfragangen vedrører. Projektet overføres ligeledes til
finans-, kreditor- samt lagerkartoteket, og kan benyttes som afgrænsningskriterie.
Feltet ’Projekt’ kan enten undlades eller forlanges udfyldt. Dette bestemmes i Opsætning /
Systemopsætning / Generelt / Projekt.
Kostpris
Kostprisen på varen bliver vist. Hvis der i Opsætning / Systemopsætning / Salg / vælg
punktet ’Tillad ændring af kostprisen’, er markeret, at kostpris må ændres, kan der rettes
i kostprisen, og det vil så være den rettede kostpris, der vil danne grundlag for bogføring af
vareforbrug og vareafgang.
Notat før
Her skrives en tekst, som ønskes med på fakturaen over selve varelinien. Der kan skrives
en tekst direkte på feltet i ordrelinien, eller såfremt der skal laves en længere bemærkning,
kan du taste og klikke i feltet ’Notat før’.
SIDE 162

KOMPAS FOR WINDOWS
Notat efter
Samme fremgangsmåde som beskrevet i ’Notat før’, dog kun at teksten vil stå på fakturaen
efter selve varelinien.
Tillad linierabat
En markering af dette afkrydsningsfelt bevirker, at ordrelinien kan indgå i linierabat. Feltet
vises kun på ordrelinien, hvis det er markeret i ’Felter til visning’ der hentes frem ved at
højre-klikke på musen, når du står på ordrelinien.
Tillad Slutrabat
En markering af dette afkrydsningsfelt bevirker, at ordrelinien kan indgå i slutrabat. Feltet
vises kun på ordrelinien, hvis det er markeret i ’Felter til visning’ der hentes frem ved at
højre-klikke på musen, når du står på ordrelinien.
Medtag
En markering af dette afkrydsningsfelt bevirker, at faktura vil medtage linien. Feltet er som
standard markeret, medmindre ordrelinien desuden figurerer i ordrekladden. Feltet vises
kun på ordrelinien, hvis det er markeret i ’Feltet til visning’ der hentes frem ved at højreklikke
på musen, når du står på ordrelinien.
Selvstændig pakke
En markering af dette afkrydsningsfelt bevirker, at denne ordrelinie vil blive fragtberegnet
særskilt. På Lagerkartoteket / feltet ’separat forsendelse’ kan de enkelte varer markeres,
hvis de skal afsendes i særskilt pakke.
Feltet vises kun på ordrelinien, hvis det er markeret i ’Feltet til visning’ der hentes frem
ved at højre-klikke på musen, når du står på ordrelinien.
Vægt
Her vises vægten pr. enhed. Vægten hentes fra lagerkartoteket hvis feltet ’Vægt’ er udfyldt
på den aktuelle vare. Feltet vises kun på ordrelinien, hvis det er markeret i ’Feltet til
visning’ der hentes frem ved at højre-klikke på musen, når du står på ordrelinien.
Rumfang
Her vises rumfanget pr. enhed. Hentes fra lagerkartoteket, hvis feltet ’Rumfang’ er udfyldt
på den aktuelle vare. Feltet vises kun på ordrelinien, hvis det er markeret i ’Feltet til
visning’ der hentes frem ved at højre-klikke på musen, når du står på ordrelinien.
Afgiftsbeløb
Her vises summen af afgifter, som er pålagt liniebeløbet. Feltet vises kun på ordrelinien,
hvis det er markeret i ’Feltet til visning’ der hentes frem ved at højre-klikke på musen, når
du står på ordrelinien.
Toldposition
Her vises varens toldposition. Feltet vises kun, hvis der i menupunktet Opsætning /
Systemopsætning / Lager / Brug Intrastat er markeret med ’Ja’. Feltet kan rettes.
Toldpositionsnummeret er Toldvæsenets varekategori. Toldpositionsnumrene består af 8
cifre (kun tal, ingen mellemrum, punktum, etc.). Det samme toldpositionsnummer anvendes
ofte til flere forskellige varer. Feltet benyttes i forbindelse med Intrastat.
Ref.
Et felt hvor man kan indsætte evt. reference til et indkøb af varen. Feltet vises kun på
ordrelinien, hvis det er markeret i ’Feltet til visning’, der hentes frem ved at højreklikke på
musen, når du står på ordrelinien.
SIDE 163

KOMPAS FOR WINDOWS
Multipla Faktor
Feltet vises på linien, hvis man under Opsætning / Systemopsætning / Generelt /
Multipla faktor har sagt ’Ja’ til visning. Feltet hænger sammen med varekartoteket, idet
værdi indsat i feltet vil blive overført til linien. På varekartoteket føres antal på lager i
multipla a’ (faktoren), men der sælges i grundenheden. Linieprisen bliver altså beregnet af
Levér antal gange faktor gange salgspris (salgspris på varekartoteket er i enhedsprisen).
A-pris (incl. moms)
Her vises á-prisen på varen incl. moms. Feltet vises kun på ordrelinien, hvis det er markeret
i ’Feltet til visning’ der hentes frem ved at højre-klikke på musen, når du står på
ordrelinien.
Medarbejder
Her angives den medarbejder, som er angivet i feltet ’Sælger’ i Ordreoplysninger under
fanebladet ’Ordrehoved’. Kan rettes. Medarbejder/Sælger oprettes i menupunktet
Opsætning / Opsætning / Diverse / Medarbejder.
Parameter 1
Vises om der er angivet parameter (eks. farver / specielle varemærker / størrelser) på
varen. Hvis der er oprettet flere muligheder af parametre, kan listen hentes frem, når du
står i feltet ’Parameter 1’ ved at klikke på knappen eller på . Udpeg den ønskede
parameter og tryk på for at overføre til ordrelinien.
Feltet ’Parameter 1’ vises kun på ordrelinien, hvis det er markeret i ’Feltet til visning’ der
hentes frem ved at højre-klikke på musen, når du står på ordrelinien.
Parameter 2
Samme fremgangsmåde som er beskrevet under ’Parameter 1’.
Tillad Afgift
Er feltet ’Tillad Afgift’ ikke er markeret, bliver afgifterne ikke medtaget på ordrelinien. Feltet
vises kun på ordrelinien, hvis det er markeret i ’Feltet til visning’ der hentes frem ved at
højre-klikke på musen, når du står på ordrelinien.
Fast linie (kun på Abonnement)
Bruges til Abonnement Faktura. Hvis der er indtastet linie i ordrekladden, bliver denne linie
liggende efter udfakturering, hvis feltet ’Fast linie’ er markeret, således samme ordrelinie
udfaktureres næste gang.
Linietotaler
I dette felt vil du kunne se det totale beløb for de ordrelinier, som er indtastet. Systemet
opdaterer linietotalen, ved hver indtastet ordrelinie. Feltet ligger i toppen af ordrekartoteket,
og der kan ikke rettes i feltet.
SIDE 164

Dan Ordre ud fra arkiverede ordre
KOMPAS FOR WINDOWS
Med denne knapfunktion har du mulighed for at danne en ny ordre ud fra en eksisterende
ordre.
For at danne en ny ordre findes salgsordren frem i arkivet:
• Klik på menupunktet Kartoteker / Ordrer, eller tast for at aktiverer
salgsordrekartoteket.
• Tryk på knappen ’ARKIV’ og find den ønskede arkiverede ordre, der skal dannes på
ny. Du kan søge efter ordren med .
• Klik på knappen ’Dan ordre’, og arkivbilledet forlades. Samtidig bliver der dannet en ny
ordre (en kopi) på baggrund af den udvalgte arkiverede salgsordre.
• Angiv nyt ordrenummer medmindre systemet er sat til automatisk, at tildele nyt
ordrenummer ved oprettelse af ny salgsordre.
• Den nye ordre kan redigeres, f.eks. hvis der skal tilføjes en ekstra vare på ordrelinie.
• Klik derefter på knappen ’Faktura’ eller tast , for at udskrive. Der vil
fremkomme et vindue med Ordretotaler (beskrevet i afsnittet om Ordretotaler). Her har du
mulighed for at tjekke den totale saldo, og der kan påføres fragt/porto, inden fakturaen
udskrives.
• Ved udskrivning af fakturaen, vil der være mulighed for at vælge mellem ’Vis’ (på
skærm) eller ’Udskriv og Bogfør’ (udskriver til printer og bogføre samtidig fakturaen), samt
vælge printer og ændre bakkevalg og format.
• Du kan også sende via e-mail. Der kan først klikkes på ’Mail’, når mail-adressen er
udfyldt.
• Afslut ved taste , derefter lukkes ordrekartoteket ned.
SIDE 165

KOMPAS FOR WINDOWS
Dan kreditnota ud fra arkiverede ordre
Med denne knapfunktion har du mulighed for at danne en kreditnota ud fra en eksisterende
ordre.
For at danne en kreditnota findes salgsordren frem i arkivet:
• Klik på menupunktet Kartoteker / Ordrer, eller tast for at aktiverer
salgsordrekartoteket.
• Tryk på knappen ’ARKIV’, og find den ønskede arkiverede ordre, der skal krediteres.
Du kan søge efter ordren med .
• Klik på knappen ’Dan kreditnota’ og arkivbilledet forlades. Samtidig bliver der dannet
en kreditnota af den udvalgte arkiverede faktura.
• Nyt kreditnota-nummer angives, medmindre systemet er sat til automatisk at tildele ny
nummer ved oprettelse af ny kreditnota.
• I feltet ’Bestilt’ på ordrelinien, skal der stå minus (-) foran antallet, og der vil ligeledes i
feltet ’Levér’ automatisk fremkomme et minus foran antallet.
Bemærk: At der i begge felter ’Bestilt’ og ’Levér’ står minus til antal, ellers vil det være en
faktura der laves.
• Kreditnotaen kan nu udskrives, eller der kan redigeres i kreditnotaen, f.eks. hvis der
skal tilføjes en tekst ”Kreditering af faktura nr.” i notat-feltet ().
• Klik derefter på knappen ’Faktura’ eller tast , for at udskrive kreditnotaen. Der
vil på udskriften stå Kreditnota.
• Der vil fremkomme et vindue med Ordretotaler (beskrevet i afsnittet om Ordretotaler). Her
har du mulighed for at tjekke om den totale saldo er korrekt, inden kreditnotaen
udskrives.
• Du har mulighed for at gå videre til udskrivning af kreditnotaen ved at trykke på
’Udskriv’, eller bogføre uden at fortage en udskrift.
• Ved udskrivning af kreditnotaen, vil der være mulighed for at vælge mellem ’Vis’ (på
skærm) eller ’Udskriv’ (til printer), samt vælge printer og ændre bakkevalg og format.
Du kan også sende via e-mail. Der kan først klikkes på ’Mail’, når mail-adressen er
udfyldt.
• Afslut ved at taste , derefter lukkes ordrekartoteket ned.
SIDE 166

Genudskriv faktura
KOMPAS FOR WINDOWS
Det er muligt at genudskrive en faktura på 2 forskellige måder, via Debitor-kartoteket og
Ordrekartoteket.
Genudskriv faktura fra Debitorkartoteket
For at genudskrive faktura, findes salgsordren frem fra menupunktet Kartoteker /
Debitorer.
• Debitoren hentes frem – der kan søges med eller .
• Klik på knappen ’Posteringer’.
• Markér den salgsfaktura der ønskes udskrevet, og klik på knappen ’Vis faktura’.
Ved genudskrivningen vil der være mulighed for at vælge mellem ’Vis’ (på skærm) eller
’Udskriv’ (til printer), samt vælge printer og ændre bakkevalg og format.
Du kan også sende via e-mail. Der kan først klikkes på ’Mail’, når mail-adressen er
udfyldt i feltet ’Send til E-mail’.
Genudskriv faktura fra Salgsordrekartoteket
For at genudskrive faktura, findes salgsordren frem fra menupunktet Kartoteker / Ordrer.
• Når salgsordrekartoteket er åbnet, klikkes på knappen ’Arkiv’ – knappen vil herefter
være fremhævet.
• Søg efter debitoren (fakturaen) ved at klikke på knappen ’Liste’, derved vises de
arkiverede ordre i listeform.
Der kan også søges på .
• Når debitoren er hentet frem, klikkes på knappen ’Faktura’.
Ved genudskrivningen vil der være mulighed for at vælge mellem
’Vis’ (på skærm), ’Udskriv’ (til printer) samt vælge printer og ændre bakkevalg og
format.
Du kan også sende via e-mail med knappen ’Mail’.
• Efter udskrivningen klikkes på knappen ’Arkiv’ for at afslutte denne funktion, og
komme tilbage til de igangværende ordrer.
• Den genudskrevne salgsfaktura får betegnelsen ’Faktura’ ligesom den oprindelige
salgsfaktura.
Genudskrivningen på debitoren registreres i Logbogen (ikonet ), som kan hentes
frem på debitoren i salgsordrekartoteket (som ’Arkiv’).
SIDE 167

KOMPAS FOR WINDOWS
Ordrekladde
Ordrekladden benyttes til at tilføje nye linier til bestående ordrer. I ordre-kladden er det
nemt og simpelt at tilføje nye varelinier til åbne ordrer, og man kan udskrive følgeseddel
over en enkelt linie, f.eks. fordi man kører med periodemæssig fakturering frem for at
fakturere ordrerne efterhånden, som de er registeret.
Brug af ordrekladden
• Klik på menupunktet Kladder / Ordrekladde, eller tast .
• Vælg den arbejdskladde du ønsker at arbejde i, ved at markere kladden og dobbelt
klikke eller klik på knappen ’Vælg’, således at arbejdskladden åbnes.
Er der oprettet flere ordrekladder, kan der bladres frem med piltasten til den ønskede
kladde.
Hvis ordrekladden ikke er oprettet, skal denne oprettes først. I afsnittet Opret / Tilføj
ny kladde under kapitlet FINANS beskrives hvorledes du opretter en kladde.
• Når du har valgt den kladde der ønskes at arbejde i, fremkommer et skærmbillede med
Ordrekladde, klar til indtastning af bilag.
Selve posteringsvinduet kan også udvides ved at placere musen på højre linie i vinduet.
Hold venstre museknap nede, medens vinduet udvides ved at flytte musen.
SIDE 168

KOMPAS FOR WINDOWS
• Indtast ordrenummer - søg evt. på eller eller klik på knappen i feltet.
• Indtast varenummer. Der kan evt. søges med eller eller klik på knappen
i feltet.
• Anfør kontonr., antal til bestilt og levering m.m..
OBS! Kladdens felter og knapfunktioner er beskrevet i afsnittende Felter i Ordrekladden
samt Knapfunktioner i Ordrekladden.
• Når ordren er indtastet, er der mulighed for at udskrive en følgeseddel, ved at på
knappen ’Følgeseddel’, på den eller de markerede ordrelinier.
• Ved udskrivning af følgeseddel, vil nedenstående vindue fremkomme:
• Hvis der svares Ja til at ’Opdater lagerbeholdning’, vil varekartoteket være
nedskrevet i lagerantal, men værdien af lageret for den pågældende vare er stadig
bogført med oprindelig antal.
Hvis en vare returneres forinden faktura er udstedt, skal der blot udskrives en
følgeseddel igen (Levér antal = 0). Antal på lager opskrives herved i varekartoteket.
• Såfremt der ikke køres med Lagerbeholdning, kan man bestemme om ovenstående
vindue skal fremkomme med meddelelsen ”Opdater lagerbeholdning?”.
• Dette ændres under Systemopsætning / Salg / Følgeseddel ved at sætte
markeringen i feltet ’Nej’.
• Opdatér kladden ved at klikke på knappen ’Opdatér’.Opdateringen fjerner blot linierne
fra kladden og overfører dem til selve ordren, som derefter kan ses i ordremodulet.
Integration til ordremodulet:
Når en linie er oprettet i kladden, kan den straks ses på selve ordren i ordrekartoteket.
Linien vil have en markering på ordren, der angiver, at den ikke medtages, indtil kladdens
linier er ’Opdateret’, eller indtil den på selve ordren markeres til ’Medtag’. Herefter kan
linien så ikke mere ses i ordrekladden.
SIDE 169

KOMPAS FOR WINDOWS
Knapfunktioner i Ordrekladden
Vis ordre
Viser de linier i kladden, som har samme ordrenr. som den markerede linie.
Følgeseddel
Når ordren er indtastet, er der mulighed for at udskrive en følgeseddel for den eller de
markerede linier.
Udskrivning af følgesedlen igangsættes ved at klikke på knappen ’Følgeseddel’. Der vil
fremkomme følgende boks:
Opdatér
SIDE 170
Svares JA vil lagerbeholdningen blive opdateret med
det samme.
Svares NEJ vil varen stadig stå som disponibel på
lageret. Lagerbeholdningen vil først blive opdateret
ved bogføring af ordren.
Denne funktion bruges til at opdaterer kladden, hvorefter ordrelinierne fjernes fra kladden.
Udfoldet stykliste
Med denne funktion kan der foretages en redigering af en stykliste, mens der arbejdes i
kladden.
Når du står på kladdelinien og har hentet varen frem, der er registeret som en stykliste, kan
du klikke på knappen ’Udfold stykliste’.

KOMPAS FOR WINDOWS
Dette felt er afgørende for hvorvidt det er muligt, at slette og tilføje ny linier i styklisten, samt
ændre i styklisten. Er feltet markeret (med flueben) kan der kun rettes i Antal og Pris på de
eksisterende styklistelinier. Fjernes markeringen, kan der tilføjes ekstra linier til styklisten.
I Lagerkartoteket / fanebladet ’Opsætning’ / feltet ’Reserverer stykliste-linier’ angives
hvilken mulighed der skal være til ’Udfoldet stykliste’.
Ja – der kan kun ændres i Antal og Pris på eksisterende stykliste. Nej – der kan
ændres og tilføjes ny linie til styklisten.
Produceres – styklisten kan ikke ændres, den skal produceres via
styklisteproduktionen.
SIDE 171

KOMPAS FOR WINDOWS
Felter i Ordrekladden
Kladden indeholder flere felter/kolonner end der kan vises samtidig. Efterhånden som der
indtastes data i felterne, ruller disse mod venstre, således at de skjulte felter kommer frem
på skærmen.
Debitor
Her vises debitornummeret til den ordrelinie, som netop er i focus.
Navn
Her vises debitornavnet til den ordrelinie, som netop er i focus.
Varenr.
Her indtastes varenummeret – søg evt. med eller .
Kontonr.
Finanskontonummeret kan indtastes her.
Lokation
Et varenr. kan være fordelt på flere fysiske lokationer. Dobbeltklik på feltet og vælg lokation,
hvis varen skal tilgå en anden lokation end den, som er foreslået via lagerkartoteket. Man
kan enten undlade eller forlange at feltet er udfyldt. Dette bestemmes i Opsætning /
Systemopsætning / Generelt / Lokation.
Bestilt
Her angives antal bestilte enheder.
Enhed
Her vælges enhed – eks. Stk., Kg, Pose, Kasse osv.
Pris
A pris – kan hentes fra prislisten, og kan ændres.
Rabat
Her kan angives et rabatbeløb. Ved indtastning af rabatbeløb udregnes rabatprocenten
automatisk.
Valutabeløb
Her vises totalbeløbet på ordrelinien.
Beskrivelse
Her kan angives en beskrivelse.
Leveret
Her vises antallet af leverede enheder. Efter udskrivning af følgeseddel opdateres dette felt
med det antal, der er leveret.
SIDE 172

Batch nr.
Her kan indtastes batchnummer.
Dimensioner
Her vises evt. Afdeling, Bærer, Formål og Projekt.
KOMPAS FOR WINDOWS
Notat Før
Der er mulighed for at angive en valgfri tekst på den enkelte varelinie. Dette notat vil blive
udskrevet før ordrelinien (varelinien) på formularerne.
Notat Efter
Samme som Notat før – dog udskrives teksten efter ordrelinierne.
Tillad Slutrabat
En markering af dette afkrydsningsfelt bevirker, at ordrelinien kan indgå i slutrabat.
Feltet vises kun på ordrelinien, hvis det er bestemt i Opsætning / System-opsætning /
Salg / Arbejdsgang / Opsætning af linier.
Vægt
Her kan angives vægten pr. enhed.
Rumfang
Her kan angives rumfanget pr. enhed.
Afgiftsbeløb
Her vises summen af afgifter, som er pålagt liniebeløbet.
Ref. Indkøbsnr.
Et felt hvor man kan indsætte evt. reference til et indkøb af varen.
A-pris (incl. moms)
A-pris har momsen lagt oveni, bruges til Kontant Faktura.
SIDE 173

KOMPAS FOR WINDOWS
Ordreudskrifter
I menupunktet Udskrifter / Ordreudskrifter (eller tast ), er der som standard
lagt en lang række fast definerede udskrifter.
Der vil fremkomme nogle udskriftsvalgmuligheder:
SIDE 174
Det punkt er der markeret med en piltast, viser at der er yderligere
udskriftsmuligheder under dette punkt.
Generelt for disse udskrifter er, at de kan inden udskrivningen
afgrænses på adskillige parametre. F.eks. kontointerval,
datointerval, vælge sortering, printer og bakkevalg.
Udskrifterne kan vises på skærm, herfra sendes via e-mail i
forskellige formater eller der kan udskrives direkte til printer.
Der er i dette afsnit vist et eksempel på ’Udskrift af Ordreliste’.
Der henvises til den interne manual (F1) for en mere uddybende forklaring på
ordreudskrifterne.
Udskriften ’Genudskriv fakturaer’ beskrives i det følgende, da denne har et andet
afgrænsningsvindue end de øvrige udskrifter.
Genudskriv fakturaer
Under menupunktet Udskrifter / Ordreudskrifter / Genudskriv fakturaer, kan du udskrive
flere fakturaer samtidig.
• Der kan afgrænses på debitorer, fakturanummer, ordretype (Salgsordre, Kontant faktura,
Abonnement) samt dato (fakturadato).
• I felterne ’Debitor’ og ’Fakturanr.’ kan der søges med .

• Det er muligt at sortere efter fakturanr., navn eller postnr.
Sorteringen vil fremgå på listen når ordrerne hentes frem.
KOMPAS FOR WINDOWS
• Når afgrænsningen er foretaget, klikkes på knappen ’Hent’, for at hente de aktuelle
ordre frem.
• Såfremt nogle af ordrerne der fremkommer på listen, ikke skal udskrives, skal feltet
’Medtag’ afmarkeres (flueben fjernes).
• Klik på knappen ’Udskriv’ for at igangsætte genudskrivningen af de markerede ordrer.
Ved genudskrivning af enkelt faktura, henvises til afsnittet Genudskriv faktura i kapitlet
Ordre / Salg.
Eks. på en udskrift af Ordreliste
Ønskes en udskrift af ordreliste, som vil vise en liste over de ordrer, der ligger i
Ordrekartoteket, klar til at blive faktureret, foretages denne udskrift ved at klikke på
Udskrifter / Ordreudskrifter / Ordreliste.
Herefter vil følgende printermenu fremkomme:
Der kan sorteres på
Ordrenummer, Sælger,
Send til, Fak. Debitor,
Status.
Du kan vælge at få vist
udskriften på skærmen
(Vis), og derefter
udskrive til printeren via
ikonet , som sidder i
toppen af ’Vis-vinduet’.
Det er også muligt at
udskrive direkte til
printeren med knappen
’Udskriv’.
Udskriften kan sendes via e-mail i forskellige formater. Feltet ’Send til E-mail’ være udfyldt
med en mailadresse, førend knappen ’Mail’ gøres aktiv.
SIDE 175

KOMPAS FOR WINDOWS
Ordrekørsler
I menupunktet Kørsler / Ordrekørsler (eller tast ) er der som standard, lagt
nogle faste kørsler:
Massefakturering
Denne kørsel kan bruges til at udføre funktioner på flere ordrer ad gangen f.eks. tilbud,
bekræftelse, følgeseddel, faktura eller følgeseddel + faktura.
Det er muligt at udskrive flere fakturaer m.m. på én gang, således at man ikke skal ind i
Ordrekartoteket, og derfra udfakturere hvert salg en for en.
I den interne manual (F1) kan du læse mere om massefakturering, heri er felter og
fremgangsmåde beskrevet.
SIDE 176

Abonnement massefakturering
KOMPAS FOR WINDOWS
Denne kørsel bruges til at udføre Abonnement massefakturering – d.v.s. hvis kunden skal
faktureres for et abonnement månedlig eller årligt. Det kan også være hvis en kunde f.eks.
får tilsendt en bestemt vare ugentligt.
I Ordrekartoteket / Abonnement Faktura / fanebladet ’Abonnement’, tilknyttes kunden til
Abonnement massefakturering.
Her skal der markeres om abonnementet skal faktureres eks. ugentligt, månedlig eller
årligt.
HUSK, at ved indtastning af ordrelinie i Abonnement Faktura, skal feltet
’Fast linie’, være markeret, således at ordrelinien bliver liggende efter udfakturering, så
den medtages næste gang der faktureres:
Ved udskrivning af Abonnement massefakturering er det muligt at udskrive til flere
kunder ad gangen, ved hjælp af afgrænsning på Debitor, Gruppe eller Kategori.
Kørslen foretages fra menupunktet Kørsler / Ordrekørsler / Abonnement
massefakturering.
Der henvises til den interne manual (F1) for beskrivelse af fremgangs-måden for
Abonnement massefakturering.
SIDE 177

KOMPAS FOR WINDOWS
Opdater Debitorinformationer
Der er mulighed for at opdatere fanebladet ”Ordrehoved” i Ordrekartoteket, hvis der er
foretaget ændringer i selve Debitorkartoteket. F.eks. hvis debitoren har fået ny adresse,
eller betalingsbetingelserne er ændret, vil denne opdatering foretage rettelser på de åbne
salgsordrehoveder.
Vær opmærksom på, at det kun er de åbne salgsordrer, som vil blive opdateret. Hvis f.eks.
der oprettes en ny salgsordre på baggrund af en arkiveret salgsordre, skal denne kørsel
evt. foretages igen, hvis den nye salgsordre skal opdateres i forhold til ændringer, der er
foretaget, siden salgsordren er arkiveret.
Ændring af debitorinformationer foretages fra menupunktet Kørsler / Ordrekørsler /
Opdater Debitorinformationer:
Der afgrænses på evt. debitor eller gruppe, og salgsordrerne inden for det afgrænsede
interval, hentes frem ved at klikke på knappen ’Hent’.
De felter der ønskes opdateret markeres (med flueben). Der er flere felter end i viste
eksempel. Der kan klikkes på piletasterne eller scrollebaren for at bladre frem og tilbage.
Knappen ’Anvend’ igangsætter kørslen, og opdatere informationerne.
SIDE 178

Sorter ordrelinier
KOMPAS FOR WINDOWS
Med denne funktion har du mulighed for sortere ordrelinierne i en anden rækkefølge end
indtastningsrækkefølgen.
Denne kørsel kan med fordel benyttes, hvis man har mange ordrelinier på hver ordre, og
gerne vil have en mere overskuelig oversigt til fakturering.
Sortering af ordrelinier foretages fra menupunktet Kørsler / Ordrekørsler / Sorter
ordrelinier:
• Der kan afgrænses på Ordrenr., Debitor, Ordre status eller Gruppe (debitorgrupper). Der
kan søges i felterne med eller ved at klikke på knappen .
• Endvidere afgrænses der for ’Ordretype’: Salgsordrer og/eller Abonnement.
• I feltet ’Sorterings felt’ vælges hvilken type der skal sorteres efter, samt om
rækkefølgen skal være stigende eller faldende.
F.eks. hvis der vælges at sorter efter varenr. og rækkefølgen er sat til stigende, vil man
få en liste over de afgrænsede ordrelinier, hvor listen vil starte med det laveste varenr.
og slutte med det højeste varenr. (stigende).
• Når afgrænsningen er foretaget, klikkes på knappen ’Hent’, som henter de aktuelle
ordrelinier frem, ud fra den valgte afgrænsning.
• Der markeres i feltet ’Medtag’ for de ordrelinier, der ønskes med i sorteringen.
• HUSK, at Salgsordrekartoteket skal være lukket ned under kørslen, ellers vil
ordrelinierne ikke blive sorteret.
• Der klikkes på knappen ’Sorter’ for at igangsætte sorteringen af ordrelinierne.
Bemærk: At der i Salgsordrekartoteket er et ikon , som også sortere ordrelinier. Dette
ikon kan kun sorterer på den aktuelle kunde, hvorimod denne ordrekørsel kan håndtere
sortering på flere kunder.
SIDE 179

KOMPAS FOR WINDOWS
Opdater ordrelinier
Med denne funktion har du mulighed for at foretage en masseopdatering af ordrelinierne,
hvis der er ændret pris, kostpris eller rabat i Lagerkartoteket.
Under menupunktet Kørsler / Ordrekørsler / Opdater ordrelinier, foretages opdateringen
af ordrelinierne.
• Der kan afgrænses på Ordrenr., Debitor, Ordre status eller Gruppe (debitorgrupper). Der
kan søges i felterne med eller ved at klikke på knappen .
• Endvidere afgrænses der for ’Ordre type’: Salgsordrer og/eller Abonnement.
• I feltet ’Opdatering’ vælges hvilken type der skal opdateres, om det er Prisen, Kostpris
eller Rabat.
• Når afgrænsningen er foretaget, klikkes på knappen ’Hent’, som henter de aktuelle
ordrelinier frem, ud fra den valgte afgrænsning.
• Der markeres i feltet ’Medtag’ for de ordrelinier, der skal opdateres.
• Der klikkes på knappen ’Opdater’ for at igangsætte opdateringen af ordrelinierne.
SIDE 180

Ordrekopi til flere kunder
KOMPAS FOR WINDOWS
Er det ofte de samme varer, der går igen på ordrerne, kan disse med fordel kopieres. Der
kan f.eks. oprettes en standard ordre med tekster og varer, der meget tit bliver benyttet på
fakturaer, som så kan bruges til at kopiere til flere kunder (f.eks. ved abonnementer).
Denne kørsel foretages fra menupunktet Kørsler / Ordrekørsler / Ordrekopi til flere
kunder:
Både ordren, der kopieres FRA og den nye kunde, der kopieres TIL, skal være oprettet i
systemet, d.v.s. at ordren skal være oprettet i Salgsordre-kartoteket og den nye kunde skal
være oprettet i Debitorkartoteket.
• Der kan afgrænses på Debitor, Gruppe eller Kategori. Der kan søges i felterne med
eller ved at klikke på knappen .
• I feltet ’Kopiering af ordre’ angives det ordrenummer der skal kopieres FRA.
Der kan søges i feltet med eller ved at klikke på knappen .
• Ved at markerer (med flueben) feltet ’Efterberegning af ordrelinier’ vil systemet
automatisk genberegne priser og rabatter på alle de nye ordrer, efter ordrekopiering.
• Når afgrænsningen er foretaget, klikkes på knappen ’Hent’, som henter de aktuelle
debitorer frem, hvortil ordren skal kopieres til.
• Marker de debitorer der skal medtages i ordrekopieringen.
Feltet ’Medtag’ skal være markeret med flueben.
• Der klikkes på knappen ’Kopier’ for at igangsætte ordrekopieringen.
SIDE 181

KOMPAS FOR WINDOWS
Restordre udligning
Med denne kørsel, kan du lave en automatisk tildeling af restordre til ordre-linierne, hvis der
er disponible antal på lager.
Eks. hvis kunden har bestilt 10 stk. plastkasser, og der bliver leveret 5 stk., derved ligger 5
stk. i restordre. Når varen er købt hjem igen og indkøbet er bogført, kan man benytte denne
kørsel, til at hente de ordrer frem som har varen i restordre.
Kørslen foretages fra menupunktet Kørsler / Ordrekørsel / Restordre udligning:
Når du henter de aktuelle ordrer frem (knappen Hent), vil du få en oversigt over alle de
ordrelinier, der indeholder en restordre. Du får samtidig mulighed for at se, hvor meget der
er disponibelt.
Hvis der ikke er en disponibel beholdning, kan denne ordre-linie ikke opdateres på ordren.
Du kan læse om fremgangsmåden af Restordre udligning, i den interne manual (F1).
SIDE 182

KOMPAS FOR WINDOWS
Ordrekomponenter eller relationer mellem ordre-systemet og
bogføring
Resultatet af en oprettet ordre er, at der er valgt en debitor og nogle varelinier, og at dette
kan udskrives på en Faktura (anmodning om betaling).
Bogføringssystemet sørger så for, at salget registreres korrekt, og at det kan kontrolleres
om betalingen kommer ind. For den sidste del af salget er der så mulighed for at køre
renteberegning og rykkerprocedure, hvis debitor ikke overholder de fastsatte betingelser.
Disse procedurer vil vi ikke komme nærmere ind på her, men i stedet for se på de
parametre, som bestemmer hvordan fakturaen behandles af bogføringsdelen.
Der er flere punkter i ordren, som danner posteringer til bogføringen:
Debitoren vedr. gældsposten.
Varelinierne vedr. varesalg, vareforbrug, vareafgang, rabat og afgifter.
Ordretotaler vedr. slutrabat, fragt og gebyr.
Debitorposten
Til brug for debitorposterne oprettes samlekonto i Finans. Der kan oprettes flere samlekonti,
så de oprettede debitorgrupper kan have hver sin samle-konto. Konto oprettes i
Finanskartoteket, og debitorgruppens samlekonto bestemmes under Opsætning /
Opsætning / Bogføringsgrupper / Debitorgrupper:
I eksemplet er alle grupperne bestemt til at blive bogført på den samme samlekonto (5710).
Det vil altid være dette kontonummer der posteres på, men for de kontonumre der er
angivet til Omsætning, Rabat og Vareforbrug er der en anden mulighed, idet der findes
tilsvarende opsætning på Lagergrupper. Der skal altså tages stilling til, om der skal
benyttes de kontonumre, som er anført på debitorgruppen, eller om dem på lagergruppen
skal anvendes.
Dette bestemmes under Opsætning / Systemopsætning / Debitorer / Bogfør efter:
SIDE 183

KOMPAS FOR WINDOWS
Hvis der vælges at bogføre efter debitorgruppe, vil alle varelinierne i en ordre blive ført på
samme konto, men hvis der vælges at bogføre efter lagergruppe, kan omsætning, rabat og
vareforbrug være forskellig konto for hver varelinie, hvis varerne er tilknyttet forskellige
lagergrupper.
Varelinieposterne
Hver varelinie, som har en kostpris får bogført en værdi for Vareafgang. Da lagerets værdi
er i status vil kontoen normalt ligge samme sted.
Konto for Vareafgang bestemmes under Opsætning / Opsætning / Bogføringsgrupper /
Lagergrupper:
Når der er bogført Vareafgang, vil lagersummen (statusværdien) være i overensstemmelse
med de resterende varers værdi.
På lagergruppen er der desuden konti for regulering og afvigelse. For Omsætning, Rabat
og Vareforbrug kan det bestemmes, om bogføring skal ske efter debitorgruppe eller efter
lagergruppe, jf. tidligere.
Bogføring af salgspris (omsætning) og rabat bestemmes desuden under Opsætning /
Systemopsætning / Salg / Bogfør rabat:
Her kan det bestemmes, om rabat på varelinie skal bogføres separat. Ved at bogføre
rabatten separat, kan det ses i regnskabet, hvad den egentlige omsætning repræsenterer,
og hvor meget rabat der er ydet.
Varelinie med afgift(er)
Hvis der er oprettet afgifter til en vare, vil vareliniens pris være pålagt afgiftsbeløbet, men
afgiften vil blive bogført separat.
SIDE 184

Afgifter oprettes under Opsætning / Opsætning / Diverse / Afgifter:
KOMPAS FOR WINDOWS
Der oprettes afgifter for Salg og for Køb. For Salgsafgifter bevirker ’Auto notat’, at der
genereres en meddelelse på fakturaen (som notat efter varelinien) med information om de
afgifter, som er med i varebeløbet.
De oprettede afgifter skal være tilknyttet på Lagerkartoteket:
På varen Afgiftstest er der som vist tilknyttet en afgift Punktafgift, og i salgsprisen er
afgiften inkluderet (svaret ’Ja’ til priser inkl. afgift). Afgiftssatsen er angivet på
Afgiftskartoteket (her med kr. 2,00 pr. enhed (Stk)). En varelinie kunne så angive f.eks. 10
Stk a’ 9,00 med en pris på kr. 110,00 (altså stykprisen angivet uden afgift, men afgift
medtaget i linietotal). På ordren indgår afgiften så i liniebeløbet og dermed i
momsberegningen.
Fra en linie med afgift vil der altså være et varesalg, et eller flere afgiftsbeløb og et
momsbeløb. Hvis der ydes rabat på en linie med afgift, vil afgiftsbeløbet være undtaget
rabatberegningen. Vareafgang og vareforbrug vil ikke være påvirket af afgiften, idet
kostprisen ikke angives med afgifter, som skal bæres fra.
Momsen
For hver varelinie vil der ske bogføring af moms, hvis varelinien er pålagt en momskode.
Momskode oprettes under Opsætning / Opsætning / Moms / Moms.
Systemet tillader altså, at der kan være linier uden moms, og at der kan være differencieret
moms på varekartoteket.
SIDE 185

KOMPAS FOR WINDOWS
Momskoder er tilknyttet de enkelte varer, men også de enkelte debitorer/ kreditorer. Det
automatiske momsforslag på salgsordrer/indkøb tager udgangspunkt i kundens momskode.
Ordretotalposter
Ordretotalerne omfatter:
• Linietotal, som bogføres ud fra de enkelte liniers information om beløb, rabat, afgift
og moms.
• Total, som bogføres på debitorkonto.
• Slutrabat, som bogføres på den konto, som er angivet under menupunktet
Opsætning / Opsætning / Diverse / Systemkonti.
• Momspligtigt gebyr
• Momsfrit gebyr
Bogføres på de konti, som er angivet under Opsætning / Opsætning / Diverse /
Systemkonti.
• Moms, som er en sum af alle momsandele fra linier og gebyr.
• Afrundet beløb, som bogføres på den konto, som er angivet under menupunktet
Opsætning / Opsætning / Diverse / Systemkonti. (Øredifference)
Gebyrerne i momsfrit gebyr og momspligtigt gebyr anvendes til forsendelsesomkostninger,
som skal belastes varemodtager. Der er tre muligheder for beslutning om dette gebyr:
• Manuel indtastning af et gebyr.
• Delvis automatisk med beregning og indsættelse af gebyret.
• Fuldautomatisk beregning og indsættelse af gebyret.
For at de automatiske funktioner kan anvendes, skal der være oprettet
Leveringsbetingelser. Dette sker under Opsætning / Opsætning / Diverse / Levering.
Leveringsbetingelserne tilknyttes de enkelte debitorer, og medtages som forslag i
forbindelse med oprettelse af ordre. Det kan så ændres efter behov.
På de enkelte leveringsbetingelser er der et felt som indikerer, om fragtgebyrer til
leveringsmåden skal momses.
For hver leveringskode er der en fragttabel. Denne vises ved at dobbelt-klikke på den
ønskede leveringskode, her ses den aktuelle leveringsmåde:
SIDE 186

KOMPAS FOR WINDOWS
Tabellen for ’Fragtmand’ viser f.eks.: at alle pakker på 5 kg, skal pålægges et gebyr på kr.
48,-.
Under Opsætning / Systemopsætning / Salg / Beregning af fragt bestemmes om der
skal ske automatisk beregning af fragtgebyr:
SIDE 187

KOMPAS FOR WINDOWS
Hvis der er valgt Automatisk, vil gebyret blive sat ind på ordren enten i momspligtigt gebyr
eller momsfrit gebyr ud fra koden på ’Levering’. Før beløbet indsættes, vil feltet blive
nulstillet. Dette betyder, at man ikke selv kan indsætte et gebyr i feltet.
Hvis der er valgt Manuel fragtberegning, vil der på værktøjslinien blive vist et ikon (en rød
lastvogn). Når der klikkes på ikonet, vil der blive tilføjet et fragtgebyr på ordren. Gebyret
beregnes ud fra Levering og den tilknyttede fragttabel.
Bemærk: For at fragttabellerne kan give et brugbart gebyr, er det vigtigt, at alle varer har
oplysning om vægt og volume. Dette fremgår af lager-kartotekets stamdata.
SIDE 188

Den komplette bogføring
KOMPAS FOR WINDOWS
En udskrift over bogføringen af en enkelt faktura kan ses på Udskrifter / Finansudskrifter
/ Posteringsliste / Detaljeret liste. Som afgrænsning på udskriften kan bruges ”Spor”.
Spornummer kan ses på den arkiverede ordre (på ordre som er faktureret og derfor kan
gennemses i ordresystemets arkivdel).
Posteringerne kommer fra en faktura med en enkelt salgslinie hvor linie-beløbet er kr. 500,-.
Der er ydet en slutrabat på 10 % og pålagt et momset fragtgebyr på kr. 100,-. Total på
faktura er derefter kr. 687,50.
I eksemplet er der 9 transaktioner i bogføringen. Hvis varen havde fået pålagt afgifter ville
der være flere transaktioner for varelinien.
Det absolut mindste antal transaktioner en faktura kan være på, er 2:
Denne faktura omfatter et eksportsalg uden rabatter, gebyrer og moms-posteringer. Hvis
der havde været tale om salg af varer med en kostpris, ville der yderligere komme 2
transaktioner pr. varelinie for vareforbrug og vareafgang.
SIDE 189

KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 190

KREDITOR / INDKØB
KOMPAS FOR WINDOWS
Kapitlet om Kreditor / Indkøb indeholder følgende menupunkter, som ses ved at klikke på
Kreditor / Indkøb i Outlook baren:
Kreditorer
Kreditorer indeholder Kreditorkartoteket. Her oprettes og vedligeholdes
dine kreditorer.
Indkøb indeholder Indkøbskartoteket. Her kan udskrives indkøbsordre,
rekvisitioner, registrering af senere levering af ordre.
Kreditorkladde bruges til manuel indtastning af indkøbsfakturaer, hvis
indkøbsmodulet ikke benyttes.
Kreditor modulet består af Kreditorkartotek, Kreditorkladde, Kreditor- udskrifter og
Kreditorkørsler. I det følgende beskrives Kreditor modulet.
Kreditorkartoteket
I Kreditorkartoteket kan man oprette, finde, ændre og slette leverandører informationer.
For at få adgang til kartoteket, har du følgende muligheder:
Klik på menupunktet Kartoteker / Kreditorer, eller klik på Kreditor /
Indkøb i Outlook baren og derefter på Kreditorer, eller du kan taste
.
Følgende skærmbillede af kreditorkartoteket vil fremkomme:
SIDE 191

KOMPAS FOR WINDOWS
Oprettelse af Kreditor
I det følgende beskrives hvorledes man opretter en kreditor i Kreditorkartoteket.
I afsnittet ’Brug af Generelle funktioner’ under kapitlet Programstruktur, kan du læse om
redigering og sletning af en kreditor.
Åben Kreditorkartoteket ved at klikke på Kartoteker / Kreditorer, eller tast .
Når kreditorkartoteket er åbnet, har du følgende muligheder for at oprette en ny kreditor /
kartotekskort:
• Vælg menuen Rediger ved at højreklikke med musen, og vælg funktionen Opret,
eller tryk på
eller tryk på
• Indtast dernæst oplysninger om kreditoren, og som minimum skal følgende felter
udfyldes:
Kreditornummer
Må være 20 karakterer lang og må kun bestå af tal.
Navn
Angiv her navn på kreditoren, evt. firmanavn. Max. 40 karakterer.
Adresse 1, 2, 3
Her angives kreditorens adresse. Max. 40 karakterer.
SIDE 192

Postnr.
KOMPAS FOR WINDOWS
Der kan søges i feltet med knappen . Overfør postnr. til feltet, ved at markere
postnummeret og taste . Max. 20 karakterer.
Bynavn
Hentes automatisk efter indtastning af postnr.
Nedenstående felter findes under fanebladet ’Opsætning’, og skal også udfyldes!
Gruppering
Her indtastes den for kreditoren valgte gruppe. Der kan oprettes uendelig antal grupper,
hvilket giver brugeren mulighed for at gruppere kreditorerne efter eget valg.
Nye kreditorgrupper oprettes under Opsætning / Opsætning / Bogførings grupper /
Kreditorgrupper.
Momskode
Her vælges den for kreditoren passende momskode. Nye momskoder oprettes under
Opsætning / Opsætning / Moms / Moms.
Valuta
Her vælges den valuta som kreditoren handler i. Hvis der ikke angives nogen valutakode,
vælger systemet automatisk kurs 100.
Der kan oprettes uendelig antal valuta under Opsætning / Opsætning / Diverse / Valuta.
Bemærk: Standardvaluta kurs 100,- kan ikke slettes eller kursændres.
Sprog
Vælg det sprog der skal benyttes ved indkøbsrekvisitioner m.m. Som standard findes
Dansk og Engelsk, men der kan oprettes flere sprog efter behov. Sprog oprettes under
menupunktet Værktøj / Sprogtilpasninger.
Efter endt indtastning gemmes kreditor med , eller på for at gemme og
fortsætte med ny oprettelse.
Med gemmes kreditor og der afsluttes, således kreditorkartoteket lukkes.
SIDE 193

KOMPAS FOR WINDOWS
Faneblade i Kreditorkartoteket
Informationerne (kartotekskortene) om de enkelte kreditorer er opdelt på 8 skærmbilleder
med hvert sit faneblad:
Fanebladet Stamdata
Under fanebladet ’Stamdata’ oprettes og vedligeholdes kreditors stamdata. Det er også her
man kan se den aktuelle saldo hos kreditoren.
Kreditornummer
Må være max. 20 karakterer lang, og kun bestå af tal.
Navn
Kan bestå af indtil 40 karakterer.
Adresse 1 + 2 + 3
Her angives kreditorens adresse. Alle felterne i adressen er 40 karakterer.
Postnr.
Feltet er på 20 karakterer.
Bynavn
Hentes automatisk efter indtastning af postnr.
Land
Der anføres kreditorens hjemland.
Kontakt
Her angives navnet på kontaktpersonen hos kreditoren.
Spærret
Her svares henholdsvis JA eller NEJ til om der skal være adgang til at foretage indkøb hos
kreditoren.
SIDE 194

KOMPAS FOR WINDOWS
E-mail
Her anføres kreditorens e-mail adresse, f.eks. salg@fk-data.dk. Hvis man ønsker at
foretage en e-mail fletning (masseudsendelse af e-mails) med kreditorkartoteket, er det
selvfølgelig en betingelse, at e-mail adressen er angivet i dette felt.
Hjemmeside
Her anføres kreditorens hjemmeside f.eks. www.fk-data.dk.
Saldo
Her vises kreditorens aktuelle saldo i DKK med minus foran beløbet. Hvis der er en
forfalden saldo til kreditoren, bliver feltet oplyst med rødt.
Kreditmax.
Her anføres maksimum beløb, der kan opnås hos kreditoren. Der anføres et minus (-) foran
beløbet, da det er kredit. Ønskes der ikke at anvende kreditmax. skal feltet ikke udfyldes.
Telefon
Her angives kreditorens telefonnummer på max. 20 karakterer.
Fax
Her angives kreditorens faxnummer på max. 20 karakterer.
Mobiltelefon
Her angives evt. mobiltelefonnummer på kontaktpersonen. Nummeret må max. være på 20
karakterer.
Fanebladet Opsætning
Under fanebladet ’Opsætning’ tilføjes / vises kreditorens opsætning af moms og
valutakoder, samt øvrige handelsbetingelser.
SIDE 195

KOMPAS FOR WINDOWS
Gruppering
Her indtastes den for kreditoren valgte gruppe. Der kan oprettes uendelig antal grupper,
hvilket giver brugeren mulighed for at gruppere kreditorerne efter eget valg.
Nye kreditorgrupper oprettes under Opsætning / Opsætning / Bogføringsgrupper /
Kreditorgrupper.
Prislister
Vælg den prisliste som kreditoren benytter. En kreditor kan kun tilknyttes én prisliste.
Betaling
Vælg betalingsbetingelse fra kreditoren. Betalingsbetingelsen kan overskrives i forbindelse
med oprettelse af indkøbsordrer.
Levering
Her vælges den leveringsmåde, hvormed kreditoren normalt leverer varer. Leveringsmåden
kan overskrives i forbindelse med indkøbsregistrering.
Kategori
Vælg hvilken kategori som kreditoren skal tilhører. F.eks. EU, Indland, osv.
Det er også muligt at benytte i forbindelse med oprettelse af indkøbs-rabatter. Det er
herved muligt at angive en rabatsats for den pågældende kategori af kreditorer.
Moms
Her vælges den for kreditoren passende momskode i forbindelse med køb. Udenlandske
kreditorer skal også oprettes med momskode.
Bestilt
Her angives om feltet ’Bestilt’ i Lagerkartoteket, skal opdateres, når der indtastes
indkøbslinier.
Bemærk: At dette valg ikke hænger sammen med selve indkøbsstatus på ordren.
Valuta
Her vælges en valuta som kreditor handler i. Hvis der ikke angives en valutakode, vælger
systemet automatisk kurs 100, og valutakoden forbliver blank.
Sprog
Vælg det sprog der skal benyttes ved indkøbsrekvisitioner m.m. Som standard findes
Dansk og Engelsk.
Momsnr.
Angiv kreditorens momsnummer (CVR-nummer) med landekodebogstaver foran (DK, GB,
etc.)
EU Landekode
For at kunne opgøre EU-moms korrekt i forbindelse med samhandel mellem andre EUlande,
skal der angives en EU Landekode. Feltet skal dog ikke udfyldes, hvis både
virksomheden og kreditoren er fra samme EU-land.
EU Transaktionskode
Angiv her forsendelsesmåden, hvis feltet EU Landekoden er udfyldt.
SIDE 196

KOMPAS FOR WINDOWS
Bankkontonr.
Her kan evt. angives kreditorens bankkontonummer eller gironummer. Max. 20 tegn.
Bruges i forbindelse med kørslen ’Godkend betalinger’. Kan evt. bruges som et
oplysningsfelt til manuelt betaling.
Banknavn
Her kan evt. angives kreditorens bank, til intern oplysning.
Bankformat
Vælg hvilken type bankformat kreditoren benytter (eks. Danske Bank). Bruges i forbindelse
med kørslen ’Godkend betalinger’.
Vor konto
Her angives virksomhedens kontonummer, der er registreret hos kreditoren. Bruges i
forbindelse med kørslen ’Godkend betalinger’.
Kortart
Her angives koden for hvilken type indbetalingskort, der benyttes ved betaling til kreditor.
Bruges i forbindelse med kørslen ’Godkend betalinger’. Kan evt. bruges som et
oplysningsfelt til manuelt betaling.
Giro
Angiv evt. kreditorens girokontonummer. Max. 20 karakterer.
Indkøber
Her angives navnet på den person, der primært står for indkøb hos denne kreditor.
Agent
Vælg evt. agent, hvis en sådan benyttes.
Rapportgruppe
Der er her mulighed for at vælge rapportgruppe. Rapportgruppen styre hvilken
udskriftslayout, der skal anvendes til ordrer m.m.
Afdeling
Hvis der benyttes ’Afdelingsregnskab’, skal der her angives den ’Afdeling’, som kreditoren
primært er tilknyttet. Tast evt. for at kalde listen over afdelinger og udpeg den
ønskede afdeling.
Bærer
Her angives den ’Bærer’, som kreditoren primært er tilknyttet. Tast evt. for at
kalde listen over bærere og udpeg den ønskede bærer.
Formål
Hvis der benyttes ’Formål’, udpeges det formål som kunden primært er tilknyttet. Tast evt.
for at kalde listen over formål og udpeg det ønskede formål.
Projekt
Hvis der benyttes ’Projekter’, udpeges det projekt som kunden primært er tilknyttet. Tast
evt. for at kalde listen over projekter og udpeg det ønskede projekt.
Dimensionerne (Afdeling/Bærer/Formål/Projekt) oprettes i menupunktet Opsætning /
Opsætning / Dimensioner.
SIDE 197

KOMPAS FOR WINDOWS
Fanebladet Rabatter
Under fanebladet ’Rabatter’ – findes dine rabataftaler med Kreditoren.
Her angives en eventuel slutrabat i % (procent), som er fast gældende ved køb hos denne
kreditor. Procenten vil blive foreslået som slutrabat på den enkelte indkøbsordre.
Udover indkøbsrabatkartoteket, der ligger under Opsætning / Opsætning / Handel /
Indkøbsrabatter, kan der oprettes indkøbsrabatter på den enkelte kreditor i
kreditorkartoteket.
Systemet vil altid kun yde én rabat, nemlig den mest optimale indkøbs-rabat.
F.eks. er der oprettet en indkøbsrabat i indkøbsrabatkartoteket, der vil give 10 % rabat på
en bestemt vare, og der samtidig i kreditorkartoteket er oprettet en indkøbsrabat til samme
vare, som vil give 13 % i rabat, vil der blive givet 13 % i rabat på denne bestemte vare, da
det er den mest optimale indkøbsrabat.
Der er også mulighed for at angive kasserabat, som gives af kreditoren. Kasserabat
oprettes i menupunktet Opsætning / Opsætning / Diverse / Kasserabat.
SIDE 198

Fanebladet Diverse
KOMPAS FOR WINDOWS
Under fanebladet ’Diverse’ vises informationer om Sidste køb og Korrektioner, der
automatisk bliver indsat i systemet. Her kan man bl.a. se:
Dato for Sidste køb og sidste købsbeløb
Dato for oprettelse af kreditoren
Hvilken bruger der har oprettet kreditoren
Dato for ændring af data på kreditoren
Endvidere er det muligt at skrive notat på kreditoren, ved at dobbeltklikke på feltet ’Notat’,
når skærmbilledet står i redigeringsmode () eller ved oprettelse af ny kreditor
.
Det indtastede notat gemmes med .
Når du henter kreditoren frem i Indkøbskartoteket, vil ikonet for ’Kreditor notater’ være
fremhævet, såfremt der er oprettet et notat på kreditoren.
Fanebladet Kontaktpersoner
Under fanebladet ’Kontaktpersoner’ – vises oversigt over de oprettede kontaktpersoner
hos kreditoren:
Ved at klikke på ’Tilføj’ kan der oprettes kontaktpersoner med e-mail adresse, telefonnumre
osv.
Ved ændring / rettelse af oplysninger på kontaktpersonen, klikkes der på knappen
’Rediger’.
Såfremt kontaktpersonen skal slettes, bruges knappen ’Slet’.
SIDE 199

KOMPAS FOR WINDOWS
Fanebladet Dokumenter
Under fanebladet Dokumenter er det muligt, at gemme dokumenter på den enkelte kreditor.
F.eks. hvis man har modtaget tilbud eller prisliste fra kreditoren via e-mail.
Ved at klikke på knappen ’Tilføj’ har man mulighed for at oprette dokumenter på kreditoren.
Titel
Her angives titel på dokumentet
Resume
Her angives en beskrivelse af dokumentets indhold.
Sti- og filnavn
Her har du mulighed for at gemme Sti- og Filnavn på dokumentet, det er derved nemmere
at hente dokumentet frem igen. Ved blot at dobbelt-klikke på sti- og filnavnet, hentes
dokumentet frem på skærmen.
Fanebladet Kontakthistorik
Under fanebladet ’Kontakthistorik’ – er der mulighed for at oprette sine aftaler med
leverandøren.
For at oprette aftaler klikkes på knappen ’Tilføj’. Rettelse af eksisterende aftale foretages
ved at klikke på knappen ’Rediger’, eller dobbeltklikke på den aftale der skal ændres.
Såfremt en aftale skal slettes, bruges knappen ’Slet’.
SIDE 200

Fanebladet Valgfri
KOMPAS FOR WINDOWS
Under fanebladet ’Valgfri’ – er der mulighed for at oprette yderligere oplysninger. Det kan
bruges helt efter eget valg. Der kan oprettes Tekst felter, Valgfri felter og Tal Felter.
Oprettelse af en Valgfri Tekster
Proceduren er den sammen for Valgfri Tekst, Valgfri Tal og Valgfrie Felter, dog har du ved
Valgfrie Felter mulighed for at oprette yderligere valgmuligheder til Valgfrie Felter.
• Vælg menupunktet Værktøj og derefter ’Sprog Editor’, så skærmbilledet for ’Sprog
Editor’ åbnes.
• Klik derefter på menupunktet Kartoteker / Kreditorer (mens ’Sprog Editor’ er åbnet),
således at tekstfelterne fra Kreditorkartoteket overføres til Sprog Editor. Luk derefter
kartoteket ned.
• I ’Sprog Editor’ kan du under kolonnen ’Text’ (eks. Valgfri Tekst 1), finde den ønskede
tekst der skal ændres.
Brug evt. piletasterne eller scrollebaren for at bladre frem og tilbage mellem teksterne.
SIDE 201

KOMPAS FOR WINDOWS
• Markér den ønskede valgtekst, som skal ændres, og teksten vil kunne ses i
redigeringsfeltet. Her rettes valgteksten til den ønskede tekst.
• Klik på knappen ’Opdatér’ for at gemme ændringen.
• Luk skærmbilledet med ’Sprog Editor’ ned.
• Herefter kan du tjekke ændringen, ved at åbne Kreditorkartoteket og vælge fanebladet
’Valgfri’.
Bemærk: Det er vigtigt at du lukker både kartoteket og Sprog Editor ned, når du har rettet
en valgtekst, for at systemet kan opdatere ændringen.
SIDE 202

Knapfunktioner i Kreditorkartoteket
KOMPAS FOR WINDOWS
Samtlige knapfunktioner har relation til den kreditor, der vises i kartoteks-billedet:
Liste
Ved at klikke på knapfunktionen ’Liste’ vises en liste med kreditorer i nummerorden, på
skærmen. Når listen er fremme, trykkes for at afgrænse / søge i listen:
Saldo
I feltet ’Søg på’ er der mulighed for at
søge på:
En del af feltet,
Hele feltet eller
Start af feltet.
Der kan gemmes et ubegrænset antal
søgninger, som så kan vælges på
listen. Søgefunktionen giver en
ubegrænset mulighed for at finde
kreditorerne.
Ved at klikke på knapfunktionen ’Saldo’ i kreditorkartoteket, har man her mulighed for at
vælge afgrænse på den enkelte kreditor, eller efter en kreditorgruppe.
Derudover kan der vælge mellem opgørelsesmetoderne ’Åbenpost’ eller ’Saldometoden for
en given forfaldsdato. Forfaldsdatoen kan angives i feltet ’Opgjort pr.’.
Når afgræsning er
foretaget, vil der
fremkomme et
skærmbillede over
kreditorens
saldofordeling.
SIDE 203

KOMPAS FOR WINDOWS
Perioder
Ved at klikke på knapfunktionen ’Perioder’, vises bevægelserne fordelt på perioder og
kilder.
Posteringer
Ved at klikke på knapfunktionen ’Posteringer’ eller tryk på på kreditoren, bliver
posteringerne vist på kreditoren:
Der er yderligere 4 knapfunktioner under ’Posteringer’:
1. Åbne poster – her kan du kan vælge mellem at se alle poster hos kreditoren eller kun de
åbne poster.
2. Zoom – bruges til at vise en enkelt af posterne detaljeret. Du udpeger en postering og
klikker på Zoom for at få vist hvilke transaktioner, der hænger sammen med den valgte
postering.
SIDE 204

KOMPAS FOR WINDOWS
Den zoom'ede postering viser alle de kontoposteringer, som kreditor-bevægelsen hænger
sammen med. Hertil er der yderligere 2 funktioner:
Omposter – her vil systemet oprette en kladde til Finans og en kladde til Lager. Når
kladderne er bogført, vil den oprindelige postering være udlignet.
Vis – her udskrives en posteringsliste (detaljeret) som kun viser posteringerne med
det pågældende revisionsspor.
3. Vis Faktura – giver mulighed for at se og genudskrive en bestemt faktura.
4. Udlignet – giver mulighed for at se hvilken faktura, der er blevet udlignet med
betalingen.
Indkøbt
Denne funktion lister lagerposteringerne for de indkøbstransaktioner, der er foregået med
kreditoren.
Der kan zoom’es på udvalgt linie, hvorved de sammenhængende posteringer kan ses. Det
er også muligt at få vist en arkiveret indkøbsordre med knapfunktionen ’Vis arkiv ordre /
indkøb’.
SIDE 205

KOMPAS FOR WINDOWS
Statistik
Ved denne funktion kan der vises udskrift af statistik over alle fakturaer, betalinger,
kreditnotaer m.m. på den valgte kreditor periodevis.
Der kan kun vises en udskrift af statistik, hvis man bruger Indkøbsmodulet.
Udskrifter
Som standard i WinKompas SQL ligger der i knapfunktionen ’Udskrifter’ en defineret
udskriftslayout til Kreditorkontoudtog.
Ved at klikke på ’Kreditorkontoudtog’ har du her mulighed for at udskrive kontoudtog på
kreditorer. Der vil fremkomme et skærmbillede med flere afgrænsningsmuligheder:
SIDE 206

KOMPAS FOR WINDOWS
Der kan afgrænses på kreditor, gruppering samt vælge om der skal udskrives kontoudtog
for kun åbne poster eller alle poster.
Hvis der anvendes åbenpostudligning, kan der vælges at medtage ’Åben post’ og ellers er
det bedre at bruge ’Alle poster’.
Markeres feltet ’Alle poster’ vil der fremkomme endnu et afgrænsningsfelt, hvori det er
muligt at afgrænse på ’Dato’.
Knapfunktioner og felter i Kreditorkontoudtog, er beskrevet i den interne manual (F1).
Kreditorkontoudtog kan også udskrives fra menupunktet Udskrifter / Kreditorudskrifter /
Internt kontoudtog.
Indkøb
Her er der mulighed for at se åbne og arkiverede indkøbsordre for den pågældende
kreditor. På indkøbsordre er der mulighed for at få vist alle indkøbsordre, eller
indkøbsordre pr. indkøbsstatus.
SIDE 207

KOMPAS FOR WINDOWS
Diverse
Denne knapfunktion giver mulighed for at kunne starte eksterne programmer op, medens
der arbejdes i WinKompas SQL, og som skal have tilknytning til de forskellige kartoteker.
F.eks. hvis der i Kreditorkartoteket er behov for et specielt udvidet database, hvilket ikke
kan programmeres i WinKompas SQL, men at der skal benyttes et andet eksternt
program.
Denne specielt programmerede database, ville kunne lægges ind i WinKompas SQL, og
hentes frem med knapfunktionen ’Diverse’.
I den interne manual (F1) vil der være en mere uddybende forklaring omkring funktionens
muligheder.
SIDE 208

Kreditorkladden
KOMPAS FOR WINDOWS
Kreditorkladden benyttes til manuel indtastning af købsfakturaer, hvis indkøbsmodulet ikke
benyttes.
Det er muligt at oprette flere kladder, hvis man ønsker at opdele sine posteringer i andre
kladder med andre kildeangivelser og nummerserier.
Brug af kreditorkladden
• Klik på menupunktet Kladder / Kreditorkladde, eller klik på Kreditor / Indkøb i
Outlook baren og derefter på Kreditorkladde:
Hvis kreditorkladderne ikke er oprettet, skal disse oprettes ved at klikke på knappen ’Tilføj’.
Læs mere i afsnittet om Opret / Tilføj ny kladde under kapitlet FINANS.
• Vælg den arbejdskladde du ønsker at arbejde i, ved at markere kladden og dobbelt
klikke eller klik på knappen ’Vælg’, således at arbejdskladden åbnes:
Er der oprettet flere kreditorkladder, kan der bladres frem med pile-tasterne til den
ønskede kladde.
• Når du har valgt den kladde der ønskes at arbejde i, fremkommer et skærmbillede med
Kreditor arbejdskladde, klar til indtastning af bilag:
SIDE 209

KOMPAS FOR WINDOWS
Bemærk: At der findes felter skjult i højre side af skærmen. Klik nogle gange på højre
piletast i nederste højre hjørne på bundlinien af vinduet. Herved fremkommer yderligere
felter. Felterne vil også komme ind i ruden efterhånden, som der trykkes efter
udfyldelse.
Selve posteringsvinduet kan også udvides ved at placere musen på højre linie i vinduet.
Hold venstre museknap nede, medens vinduet udvides ved at flytte musen.
• Indtast dine posteringer (indbetalinger m.m.) i kladden.
Felterne i posteringslinien er beskrevet i afsnittet ’Felter i Kreditor-kladden’.
• I kolonnen ’Bilag’ kan der med åbnes en oversigt over åbne poster.
Bemærk: Det er muligt at få information om posteringer vedr. aktuel linies kontonummer,
med tasten , derved fremkommer en liste over kontoens posteringer.
• Ved feltet ’Beskrivelse’ kan der manuelt skrives en tekst, men der kan også benyttes
en Autotekst. Ved at bruge Autotekst vil man kunne mindske indtastningsarbejdet ved
postering i finanskladden.
Autotekster oprettes under Opsætning / Opsætning / Diverse / Autotekst. Læs mere
om Autotekster i kapitlet System / Opsætning.
• Når alle posteringer er indtastet, udføres der et tjek af kladden, ved at klikke på
knappen ’Check’.
Knapfunktionen ’Check’ kontrollere om kladdens posteringer er indtastet korrekt.
• Ret eventuelle fejl som meddeles, og gentag med ’Check’.
• Udskriv kreditorkladden ved at taste på knappen ’Udskriv’.
• Bogfør derefter kladden ved at klikke på ’Bogfør’.
Det er muligt at genudskrive bogførte (arkiverede) kreditorkladder. Dette gøres under
menupunktet Kladder / Arkivkladder / Kreditorkladder. Udskriften vil være en kopi af
kladden, som den så ud, da den blev bogført.
Læs mere i afsnittet om Genudskriv Kladde (arkivkladde) under kapitlet FINANS.
SIDE 210

Felter i Kreditorkladden
KOMPAS FOR WINDOWS
Kreditorkladden indeholder flere felter/kolonner end der kan vises samtidig. Efterhånden
som der indtastes data i felterne, ruller disse mod venstre, således at de skjulte felter
kommer frem på skærmen.
Dato
Bilagets dato indtastes. Ved systemdato trykkes ’S’ eller ’D’ for dags dato.
Kreditor
Indtast kreditornummeret. Kan kreditornummeret ikke huskes, skal man fremkalde listen
over kreditorerne, ved at trykke på tasten eller , eller ved at klikke på
til højre for kreditorfeltet. Når konto er valgt, vises kreditornavn i informationslinien.
Bilag
Bilagsnummeret tælles automatisk op ved hver linie. Hvilken metode der ønskes anvendt er
angivet ved oprettelse af kladden i Kladder / Kreditor-kladde / fanebladet ’Opsætning’ /
feltet ’Kilde’. Bilagsnr. kan overskrives.
Beskrivelse
Her angives bogføringsteksten (max. 40 tegn). Ved indtastning af bilag i kladden benyttes
ofte den samme tekst i beskrivelsesfeltet. Disse tekster kan oprettes som Autotekst. Læs
mere i afsnittet om Autotekst.
Debet, Kredit
Her indtastes beløb. Hvis beløbet er i fremmede valuta, er det beløbet i den fremmede
valuta, der skal indtastes. Beløbet ses omregnet til DKK i toppen af skærmen /
informationslinien.
1. Angives minus foran beløbet, bliver beløbet automatisk overført til den modsatte
kolonne.
2. Der må ikke indtastes punktum for tusinde.
3. Decimalpunkt er komma. Hvis der angives flere end 2 decimaler efter kommaet, vil
de resterende kun kunne ses, når cursoren står i beløbsfeltet.
Modkonto
Her tastes kontonummeret på modkontoen. Herved er det muligt at mod-postere direkte,
uden at der skal oprettes en ny linie i kladden. De af stemningskonti, som er angivet i
saldolinien i kladden, kan hentes ved at taste det bogstav, som der i kladdeopsætningen er
bestemt for henholdsvis 1. 2. 3. 4. og 5. konto. Modkontonavnet vises i informationslinien.
Valuta
Her angives valutaen. Valutakoden kan evt. udpeges ved brug af tasten eller
.
SIDE 211

KOMPAS FOR WINDOWS
Moms
Momskoden fremkommer automatisk, hvis der er angivet en momskode på kontoen i feltet
’Momskode’ under Finanskontoplanen / fanebladet ’Opsætning’. Momskoden kan
ændres.
Kurs
Kursen fremkommer automatisk ved valg af valutakode. Kursen kan overskrives.
Antal
Her indtastes antallet af varer.
Afdeling
Hvis der benyttes ’Afdeling’ (afdelingsregnskab) udpeges den afdeling, som posteringen
tilhører. Tryk evt. eller for at fremkalde listen over afdelinger og udpeg
den ønskede afdeling.
Det samme er gældende for Bærer, Formål og Projekt.
Forfald
Dette felt benyttes med manuel registrering af købsfakturaer fra kreditorer. Her angives
forfaldsdatoen på bilaget. Datoen anvendes bl.a. til forfalds-lister, renteberegning,
udbetalingslister samt likviditetsberegning.
Købsfakturanr.
Her kan angives kreditorens fakturanummer.
Kortart
Her kan man angive koden for hvilken type indbetalingskort, der benyttes ved betaling til
kreditor.
BetalingsID
Her kan angives kreditorens betalingsinformation, koden for hvilken type indbetalingskort
samt kreditorens betalingsid.
Kode
Hvis feltet ’Kode’ står til Faktura, så vil forfaldsdatoen automatisk blive beregnet på
baggrund af Kreditor betalingsbetingelser.
Kasserabat
Her vises den kasserabat som der er oprettet ved indkøb hos kreditoren.
Kasserabat oprettes i menupunktet Opsætning / Opsætning / Diverse / Kasserabat.
SIDE 212

Knapfunktioner i Kreditorkladden
Check
KOMPAS FOR WINDOWS
Når bilagene er indtastet, skal kreditorkladden checkes om indtastnings-arbejdet er korrekt
udført. I forbindelse med check af kladden, checkes der også på, om der er balance i
kladdelinierne.
Såfremt der skulle være fejl i kladden, vises fejlene på informationslinien:
Alternativt kan man søge efter næste fejl ved at klikke på knappen ’Næste fejl’.
Næste fejl
Her kan klikkes på knappen ’Næste fejl’ for at finde evt. fejl i kladden. Ret eventuelle
yderligere fejl og kør ’Check’ igen.
Udskriv
Når evt. fejl er korrigeret, vælges knappen ’Udskriv’ for at få bogførings-journalen
udskrevet.
Hvis kreditorkladden ikke udskrives inden bogføringen, kan den senere udskrives som
arkivkladde fra menupunktet Kladder / Arkivkladder / Kreditorkladder.
Simuler
Denne funktion viser de posteringer, som en bogføring af kladdens linier vil resultere i.
Bogfør
Denne funktion bruges til at bogføre kladden. Efter endt bogføring er linierne slettet fra
indtastningskladden.
SIDE 213

KOMPAS FOR WINDOWS
Posteringer
Ved at klikke på knappen ’Posteringer’, vises alle de transaktioner der er foretaget på den
valgte konto.
Posteringsskærmbilledet har yderligere en Zoom-knap til at se en detaljeret posteringsliste.
Ret bilagsserie
Her er det muligt at ændre næste nummer i den automatiske bilagsserie, når man indtaster
data i kladden, uden at skulle gå til selve opsætningen af bilagsnumre.
Hvis en linie i kladden slettes, efter at det automatiske bilagsnummer er hentet til linien, vil
det pågældende bilagsnummer blive sprunget over ved indtastning af ny linie.
I redigeringsboksen indtastes det næste bilagsnummer, der ønskes anvendt, og der klikkes
på ’OK’ for at vende tilbage til linien.
SIDE 214

Kreditorudskrifter
KOMPAS FOR WINDOWS
I menupunktet Udskrifter / Kreditorudskrifter (eller tast ) er der som standard
lagt en lang række fast definerede udskrifter.
Der er på nogle af udskrifterne yderligere udskrifts-muligheder, disse
fremkommer ved at klikke på de udskrifter der er markeret med en
pil.
Generelt for disse udskrifter er, at de kan inden udskrivningen afgrænses på adskillige
parametre. F.eks. kontointerval, datointerval, vælge sortering, posteringsafgrænsning,
gruppering og printervalg.
Udskrifterne kan vises på skærm (Vis), eller sendes via mail i forskellige formater, hertil
skal feltet ’Send til E-mail’ være udfyldt, før knappen ’Mail’ bliver aktiv.
Der kan udskrives direkte til printer med knappen ’Udskriv’.
Der henvises til den interne manual (F1) for en mere uddybende beskrivelse på kreditorudskrifterne.
Der er i dette afsnit vist et eksempel på ’Udskrift af Betalingsliste’.
Eks. på en udskrift af Betalingsliste:
Du har mulighed for at udskrive en liste over kreditorposteringer, som endnu ikke er
markeret som godkendt, og som ikke er udlignet i åbenpost system.
Udskriften foretages fra menupunktet Udskrifter / Kreditorudskrifter / Betalingsliste.
Følgende printermenu vil fremkomme:
I viste eksempel er der
afgrænset på kreditorer
(fra og til) samt på
dato.
Der kan også
afgrænses efter
kreditorgrupper og
valuta.
SIDE 215

KOMPAS FOR WINDOWS
Mail
Udskriften kan sendes via mail. Feltet ’Send til E-mail’ skal være udfyldt med en
mailadresse, før knappen bliver aktiv.
Vis
Knapfunktionen viser udskriften på skærmen. Herfra kan der udskrives til printer ved at
klikke på printer-ikonet øverst i venstre hjørne af udskriften.
Udskriv
Sender udskriften til det ønskede printer
Annuller
Afslutter handlingen og lukker menupunktet Kreditorudskrifter ned.
Ved at klikke på knappen Vis, fremkommer nedenstående udskrift på kreditor betalingsliste,
ud fra de afgrænsede kriterier.
SIDE 216

Kreditorkørsler
KOMPAS FOR WINDOWS
I menupunktet Kørsler / Kreditorkørsler (eller tast ) er der som standard lagt
nogle faste kørsler.
Her foretages masseudligning af kreditorposter, klargøring af kreditor-betaling og udligning
af små kursdifferencer.
Godkend betalinger
Her er det muligt at udvælge kreditorregninger til betaling. Betalings-
markerede regninger kan udskrives, og systemet opretter automatisk en kreditorkladde
’Betaling’ som efterfølgende kan checkes, udskrives og bogføres.
Felterne vedrørende Bankinformation i Kreditorkartoteket / fanebladet ’Opsætning’
integreres med Godkend betalinger.
Felterne er beskrevet i afsnittet Faneblade
i Kreditorkartoteket / fanebladet
’Opsætning’.
De oplysninger der er anført som Bankinformation på kreditoren, overføres automatisk på
indkøbsoplysninger, ved oprettelse af ny indkøbsordre på den aktuelle kreditor.
Selve kørslen af kreditorbetalinger foretages fra menupunktet Kørsler / Kreditorkørsler /
Godkend betalinger:
SIDE 217

KOMPAS FOR WINDOWS
Felter og knapfunktioner er beskrevet i den interne manual (F1) under Kørsler /
Kreditorkørsler.
• Afgrænsningen foretages enten på Kreditor eller Medarbejder, hvor der kan afgrænses
fra og til.
• Såfremt systemet skal sortere efter en forfaldsdato, angives denne dato i feltet
’Forfaldsdato’.
• I feltet ’Overfør via’ vælges om kreditorbetalingerne skal overføres via kladde eller et
bankformat.
Der er som standard oprettet 4 bankformater: Danske Bank, Jyske Bank, Nordea og
Sydbank.
• Der skal angives hvordan systemet skal sorter kundelisten, når denne hentes frem. Der
er 3 sorteringsmuligheder: Kreditor + Forfaldsdato, Forfaldsdato eller på Medarbejder.
• I feltet ’Kladde’ kan der angives en kladde, hvortil betalingerne skal overføres til.
Såfremt der ikke angives en kladde, vil systemet automatisk oprette en kreditorkladde
ved navn ’Betaling + dato’.
• Når afgrænsningen er foretaget, klikkes på knappen ’Hent’ for at få vist de aktuelle
kreditorer i kundelisten Afventede betalinger, herefter har du følgende muligheder med
knapfunktionerne:
Godkend – godkender den markerede kreditor.
Afvent – den enkelte kreditor stå på afventning af betaling.
Godkend alle – godkender alle kreditorer til betaling, som overføres i kundelisten fra
Afventede betalinger til Godkendte betalinger.
SIDE 218

KOMPAS FOR WINDOWS
Afvent alle – handlingen fortrydes og alle kreditorer der stå til godkendte, overføres til
Afventede betalinger.
Udskriv – denne funktion kan benyttes til at udskrive betalinger til en check, og de
markerede linier bliver lagt over i kladden.
Dette forudsætter, at der er en printer som kan printe checks ud.
• Når godkendelsen af betalinger er foretaget, klikkes på knappen ’Overfør’, og der
overføres til kladden.
• Overføres der til bankformat (feltet ’Overfør via’ skal være udfyldt med et bankformat),
klikkes på fanebladet, for det valgte bankformat – eks. Danske Bank:
Alle de Faste oplysninger skal udfyldes:
Registreringsnummer – her angives virksomhedens reg.nr. hos banken.
Kontonummer – her angives virksomhedens kontonr. hos banken.
Filnavn – der angives et filnavn, som bankoplysningerne bliver gemt under.
Modkonto – angiv den finanskonto, hvorfra betalingen skal trækkes fra. Dette overføres
automatisk til kladden, hvorfra du vil kunne se modkontoen på betalingen.
SIDE 219

KOMPAS FOR WINDOWS
Ikoner til brug ved bankformat
1 2 3 4 5
1. Summer alle – ved at klikke på dette ikon, summeres alle kreditorens betalinger til en
enkelt posteringslinie med det samlede betalingsbeløb.
2. Summer ingen – fjerner summeringen, således at alle betalinger, sendes som enkelte
posteringer (linier).
3. Rediger kreditor – indtastning af faste bankoplysninger på kreditoren. Oplysningerne
kan ændres ved at klikke på ikonet.
4. Rediger posten – skal posteringen ændres, klikkes på dette ikon – det kan f.eks. være
ændring af betalingsdatoen, beløbet, betalingsID eller adviseringsteksten.
5. Kontroller kreditor og posteringer – er feltet markeret (med flueben)
medtages/godkendes betalingen. Systemet kontrollerer hver enkelt linie, og godkendes
linien markeres feltet med flueben.
Såfremt linien ikke godkendes vil denne være markeret med rød farve, herefter skal
enten posten eller kreditor ændres.
Knappen Overfør – overfører oplysningerne til banken samt til kladden ’Betaling’, såfremt
der ikke er angivet en anden kladde i feltet ’Kladde’ under fanebladet Godkendelse.
SIDE 220

Masseudligning
KOMPAS FOR WINDOWS
Frem for at anvende manuel åbenpostudligning, kan man foretage automatisk udligning af
kreditorposter ved at benytte Masseudligning.
Dette kan benyttes, hvis man ikke har anvendt åbenpostredigering hidtil, eller hvis man har
fået importeret eller konverteret data fra andre systemer.
Selvom man kører efter saldometoden, kan man samtidig bruge åbenpost-metoden. Der er
forskellige udskrifter, som kan udføres ud fra åbne poster eller alle poster.
I menupunktet Opsætning / Systemopsætning / Generelt / vælg Udligningsmetode, kan
man opsætte systemet til automatisk at udligne åbne poster ved bogføring af kladde:
Masseudligning foretages fra menupunktet Kørsler / Kreditorkørsler / Masseudligning.
Skærmbilledet til masseudligning er opdelt i 3 områder:
• Afgrænsning
• Handling
• Kundeliste
SIDE 221

KOMPAS FOR WINDOWS
Afgrænsning
Der kan afgrænses på Kreditor - fra og til, samt Valutakode. F.eks. hvis alle kreditorer skal
hentes, så indtast den første kreditor i første felt (afgrænsning fra) og ingenting i andet felt
(afgrænsning til).
Handling
Herunder er der følgende knapfunktioner:
Hent: Intervallet vises i kundelisten, ud fra den ønskede afgrænsning.
Udlign: Der startes på udligning. Selve udligningen foregår på den måde, at den
ældste betaling bruges til at udligne den ældste faktura, og så fremdeles, indtil alle
indbetalinger har udlignet fakturaer.
De resterende beløb, som ikke er udlignet eller som kun delvist er udlignet, kan så
vises på udskrifter.
Ophæv: Der ophæves alle markerede udligninger.
Feltet ’Dan udligningsinformation’ markeres (med flueben) såfremt det ønskes, at man
efter en masseudligning skal kunne se hvordan posterne blevet udlignet. Hvis feltet forbliver
blankt, vil det ikke være muligt at se eks. hvilken faktura der er udlignet med en betaling
eller kreditnota.
Udligning af små saldi
Her er det muligt at udligne små kursdifferencer, der er opstået under indtastning af en
betaling eller andet. Dette gælder også for udenlandske kreditorer.
Der posteres på samlekonto i Finans, samt på øredifference-kontoen. Den posteringstekst
som tilføjes, vil blive vist på et kontoudtog samt på en posteringsliste.
I kapitlet Debitorkørsler / afsnittet Udligning af små saldi, kan du læse om kørslen, da
det er samme fremgangsmåde med udligningen for både Debitorer og Kreditorer.
Du kan også læse om udligning af små saldi i den interne manual (F1).
SIDE 222

Indkøb
KOMPAS FOR WINDOWS
Indkøbsmodulet består af Indkøbskartotek, Indkøbsudskrifter og Indkøbs-kørsler. I det
følgende beskrives Indkøbsmodulet.
Indkøbsmodulet benyttes til at oprette og vedligeholde indkøbsordrer, samt til udskrivning af
forespørgsler, rekvisitioner, kvitteringer og bogføring af indkøb. Du har også mulighed for at
registrere indkøb til senere levering.
Indkøbskartoteket
For at få adgang til Indkøbskartoteket, klikkes på Kartoteker / Indkøb, eller klik på
Kreditor / Indkøb i Outlook baren og derefter på Indkøb. Følgende skærmbillede af
indkøbskartoteket vil fremkomme:
Opret en indkøbsordre
I dette afsnit beskrives forledes man opretter en ny indkøbsordre i Indkøbskartoteket.
I afsnittet ’Brug af Generelle funktioner’ under kapitlet Programstruktur, kan du læse om
redigering, sletning og kopiering af en indkøbsordre.
Åben Indkøbskartoteket ved at klikke på Kartoteker / Indkøb, eller tast .
• Vælg menuen Rediger ved at højreklikke med musen, og vælg funktionen Opret,
eller tryk på
eller tryk på .
SIDE 223

KOMPAS FOR WINDOWS
• Der hentes automatisk et Indkøbsnr. ved oprettelse af ny indkøbsordre. Dette skal blot
være opsat i systemet, og dette gøres under Opsætning / Diverse / Bilagsserier,
samt under Systemopsætning / Indkøb / Arbejdsgang / Kilde / vælg
Indkøbsordrenr.
• Herefter skal kreditorens kontonr. Indtastes. Der kan søges efter kontonummeret på
flere måder:
1. Søg efter kreditor med ,
2. Eller der kan søges med eller .
3. Eller søg efter kreditoren ved at indtaste kreditornummer eller søg efter navn ved at
anvende / efterfulgt af navnet.
• Efter indtastning af kreditornr. hentes alle relevante informationer om kreditoren.
Selve fremgangsmåden for udførelse af en indkøbsordre er beskrevet i ’Direkte
Fakturering’ i afsnittet Indkøbskartotekets håndtering. I dette afsnit vil du også kunne
læse om Registrering i flere tempi.
Funktioner der kan bruges ved indkøbsordre:
Opret en linie
Når alle felter er passeret, kommer markøren automatisk til en ny linie.
For at hoppe direkte ned på en ny linie/næste linie klikkes på det sted, hvor den nye/næste
linien skal oprettes eller der trykkes .
Indsæt linie
Der er mulig for at indsætte en linie imellem eksisterende varelinier. Stil markøren der, hvor
linien skal indsættes og tryk på tasten .
Slet en linie
Nedenstående beskriver, hvordan du sletter en linie i salgsordren.
• Markér linien med og højreklik på musen og vælg ’Slet’, hvorefter
følgende meddelelse fremkommer:
SIDE 224
Klik på knappen ’OK’ for at bekræfte at linien kan slettes.
Rettelse af eksisterende indkøbsordre
Rettelse af indkøbsordre sker ved at klikke på knappen , herved vises de allerede
oprettede indkøbsordrer, rul ned til den ønskede ordre og tast hvorefter ordren
åbnes. Tast derefter for at ændre eller tilføje nye informationer til ordren.
Når indkøbsordren er ændret, gemmes med eller .

Faneblade i Indkøbskartoteket
Indkøbskartoteket består af 5 faneblade med hvert sit skærmbillede:
Fanebladet Indkøbshoved
Under fanebladet ’Indkøbshoved’ – ses indkøbsordrens stamoplysninger.
KOMPAS FOR WINDOWS
Når der oprettes en ny indkøbsordre, skal ’Kreditornummer’ angives – der er mulighed for
at søge efter en kreditor med eller knappen når du står i feltet. Kreditoren udpeges
og overføres til kreditornummer-feltet ved at taste eller dobbeltklikke på den
udvalgte kreditor.
Herefter vil felterne under kreditoroplysninger automatisk blive udfyldt. Oplysningerne
hentes fra Kreditorkartoteket.
Fanebladet Leveringsoplysninger
Under fanebladet ’Leveringsoplysninger’ – registreres leveringsdata på debitoren.
Leveringsoplysninger kan udfyldes
med debitorens leverings-dresse,
hvortil varen skal sendes.
Der kan søges med eller
.
SIDE 225

KOMPAS FOR WINDOWS
Fanebladet Indkøbsdata
Under fanebladet ’Indkøbsdata’ – vises indkøbsordrens leveringsdata, priser, moms,
betalingsinformation osv.
Felter i fanebladet ’Indkøbsdata’ er forudfyldt med data fra kreditoren, men kan rettes efter
behov for indkøbet.
Prislister
Her vælges eventuel prisliste, som gælder for kreditoren.
Valuta
Standardvaluta for kreditoren. Valutaen hentes fra kreditorkartoteket. Hvis valutaen ændres
skal dette foretages inden indkøbslinierne oprettes.
Moms
Her vises den momstype, som er valgt på kreditorkartoteket, og som normalt bruges i
forbindelse med køb hos kreditoren.
Kasserabat
Ydes der kasserabat fra kreditoren og dette er angivet i Kreditorkartoteket, vil denne rabat
automatisk fremkomme ved oprettelse af indkøbsordre. Kasserabat kan ændres.
EU Landekode
For at kunne opgøre EU-moms korrekt i forbindelse med samhandel mellem andre EUlande,
skal der angives en EU Landekode. Feltet skal dog ikke udfyldes, hvis både
virksomheden og kreditoren er fra samme EU land.
EU Transkode
Angiv her forsendelsesmåde, hvis feltet EU Landekode er udfyldt.
Varemodtag.
Bruges hvis der er flere steder til varemodtagelse.
Kategori
Kan benyttes i forbindelse med oprettelse af indkøbsrabatter. Det er herved muligt at
angive en rabatsats for den pågældende kategori af kreditor.
SIDE 226

KOMPAS FOR WINDOWS
Sprog
Som standard er systemet oprettet med Dansk og Engelsk. Kan ændres under Værktøj /
Sprogtilpasninger.
Agent
Her angives den agent der er tilknyttet til kreditoren.
Vor konto
Her angives evt. vores kontonummer hos kreditoren. Hvis feltet er udfyldt på kreditor,
sættes det automatisk ind i ordren.
Momsnr.
Her vises kreditorens momsnummer (CVR-nummer). Dette felt skal være udfyldt ved køb
hos udenlandske kreditorer indenfor EU.
Dimensioner
Her anføres tilknytninger til Afdeling, Bærer, Formål og Projekt. Hvorvidt disse felter skal
udfyldes eller kan efterlades blank, angives i menupunktet Opsætning /
Systemopsætning / Generelt – henholdsvis Afdeling, Bærer, Formål og Projekt.
Fanebladet Diverse
Under fanebladet ’Diverse’ – holder bl.a. styr på eventuelle ændringer i indkøbsordrens
stamdata.
Bemærkninger
Her kan der oprettes notater. For at der kan skrives i bemærkningsfeltet, skal indkøbskartoteket
stå i ’Oprette-mode’ (Ctrl+N) eller Rette-mode’ (Ctrl+E).
• Der klikkes på feltet ’Bemærkninger’, og der kan nu skrives notater.
• Teksten vil blive indsat før ordrelinierne på formularen ved udskrivning.
Korrektioner
Indeholder oplysninger om hvilken bruger, der har oprettet / ændret indkøbsordren og
datoen for dette. Systemet opdaterer automatisk felterne under ’Korrektioner’, når der
foretages ændringer samt oprettelser.
SIDE 227

KOMPAS FOR WINDOWS
Fanebladet Valgfri
Under fanebladet ’Valgfri’ – kan der oprettes yderligere oplysninger til brug ved
indkøbsordren. De valgfrie tekster / tal felter kan bruges helt efter eget ønske.
Oprettelse af en Valgfri Tekster
Proceduren er den sammen for Valgfri Tekst, Valgfri Tal og Valgfrie Felter, dog har du ved
Valgfrie Felter mulighed for at oprette yderligere valgmuligheder til Valgfrie Felter.
• Vælg menupunktet Værktøj og derefter ’Sprog Editor’.
• Klik derefter på menupunktet Kartoteker / Indkøb (mens ’Sprog Editor’ er åbnet),
således at tekstfelterne fra Indkøbskartoteket overføres til Sprog Editor. Luk derefter
kartoteket ned.
• I ’Sprog Editor’ kan du under kolonnen ’Text’ (eks. Valgfri Tekst 1), finde den ønskede
tekst der skal ændres. Brug evt. piletasterne eller scrollebaren for at bladre frem og
tilbage mellem teksterne.
• Markér den ønskede valgtekst som skal ændres, og teksten vil kunne ses i
redigeringsfeltet. Her rettes valgteksten til den ønskede tekst.
• Klik på knappen ’Opdatér’ for at gemme ændringen, og luk skærmbilledet med ’Sprog
Editor’ ned.
Herefter kan du tjekke ændringen, ved at åbne Indkøbskartoteket og vælge fanebladet
’Valgfri’.
Bemærk: Det er vigtigt at du lukker både kartoteket og Sprog Editor ned, når du har rettet
en valgtekst, for at systemet kan opdatere ændringen.
SIDE 228

Knapfunktioner i Indkøbskartoteket
Liste
KOMPAS FOR WINDOWS
Ved at bruge denne knapfunktion bliver indkøbsordrekartoteket vist i listeform. Når der
klikkes på en bestemt indkøbsordre i denne liste, hentes ordren frem.
Forespørgsel
Når indkøbsordren er indtastet, er der mulighed for at udskrive eller få vist en forespørgsel.
Rekvisition
Her kan der udskrives en rekvisition, når indkøbsordren er indtastet.
Kvittering
Her kan der udskrives en kvittering når indkøbsordren er indtastet. Når der udskrives en
kvittering, vil systemet spørge om Lagerbeholdningen skal opdateres.
Hvorvidt lagerbeholdningen skal opskrives på dette tidspunkt bestemmes under
Opsætning / Systemopsætning / Indkøb / Kvittering.
Opdatér
Bogføring af indkøbsordren foretages ved at klikke på knappen ’Opdater’. Derved
fremkommer en boks (Indkøbstotaler), hvori der evt. kan indtastes fragt/gebyr, samt hvis
der skal være fordeling på indkøbets omkostning.
Ved at klikke på ikonet udfor feltet ’Omkostningsbeløb’, er det muligt at overføre det
samlede indkøbsbeløb fra andre indkøb. Det kunne eks. være fragtomkostningerne, der
bliver indtastet på en separat indkøbsordre.
Udskrifter
Hvis der ønskes flere udskrifter end der er oprettet som standarder, kan man oprette flere
under Værktøj / Udskriftsstyring – vælg fanebladet
Indkøb.
SIDE 229

KOMPAS FOR WINDOWS
I den interne manual (F1) kan du læse om definition af udskrifter.
Arkiv
Giver mulighed for at se bogførte indkøb. Der klikkes på knappen ’Arkiv’ og derefter på
knappen ’Liste’, for at søge efter bogførte indkøbsordre.
Endvidere er det muligt at danne ny indkøbsordre eller kreditnota ud fra en eksisterende
indkøbsordre.
Fremgangsmåden er beskrevet i afsnittende Dan Indkøbsordre og Dan Kreditnota.
Diverse
Denne knapfunktion giver mulighed for at kunne starte eksterne programmer op, medens
der arbejdes i WinKompas SQL, og som skal have tilknytning til de forskellige kartoteker.
F.eks. hvis der i Indkøbskartoteket er behov for et specielt udvidet database, hvilket ikke
kan programmeres i WinKompas SQL, men at der skal benyttes et andet eksternt
program.
Denne specielt programmerede database, ville kunne lægges ind i WinKompas SQL, og
hentes frem med knapfunktionen ’Diverse’.
I den interne manual (F1) vil der være en mere uddybende forklaring omkring funktionens
muligheder.
SIDE 230

Ikoner til brug i Indkøbskartoteket
KOMPAS FOR WINDOWS
På værktøjslinien i Indkøbskartoteket, er der følgende ikoner for nogle specielle funktioner,
der kan udføres i forbindelse med indkøbsordren.
1 2 3 4 5 6 7 8 9
1. Zoom linier – viser flere indkøbslinier i skærmbilledet.
2. Komprimér linier – sammenlægger linier der er oprettet med samme varenummer.
3. Kopier linier – kopier alle varelinier til anden indkøbsordre.
4. Logbog – viser forløbet for indkøbsordren med dato, tidspunkt, bilags-nummer samt
den bruger, der har foretaget udskriften. En udskrift vises i logbogen, selvom den kun
er udskrevet til skærmen.
5. Kreditor Notater – giver mulighed for at se kreditorens notater. Ikonet er fremhævet,
såfremt der er notat på kreditoren.
6. Disponeringsoversigt – viser en oversigt over indkøbene på den udvalgte kreditor.
7. Tilbagelever – hvis man har modtaget varerne, men ønsker at tilbage-levere den, så
kan dette gøres ved at bruge denne funktion.
8. Samling af indkøbsordre – hvis der er lavet f.eks. flere rekvisitioner til kreditor, kan
disse samles til en indkøbsordre. Det er kun de åbne indkøb, som ikke er bogførte der
kan lægges sammen.
9. Indkøbstotaler – ved at klikke på ikonet, vises en statistik over indkøbsordrens totaler.
SIDE 231

KOMPAS FOR WINDOWS
Indkøbstotaler
I dette afsnit beskrives felter og funktioner i Indkøbstotaler. Vinduet fremkommer ved
opdateringen af en indkøbsordre. Heri er det muligt at rette eller tilføje oplysninger til
indkøbsfakturaen, såsom at tilføje fragt/porto eller ændre evt. betalingsbetingelse eller
bogføringstekst.
Saldo (DKK) – viser den samlede saldo hos kreditoren, før ny indkøbs-ordre bogføres.
Vægt i alt – her vises den beregnede vægt af den samlede ordre.
Rumfang i alt – her vises den beregnede rumfang af ordrens varer.
Afgift i alt – her vises beløbet for afgifter, som er opkrævet sammen med indkøbet.
Omkostningsbeløb – her indtastes det beløb der skal fordeles på indkøbs-linierne. Det
indtastede beløb er altid i danske kroner, selvom indkøbet er i udenlandsk valuta.
Ved at klikke på ikonet er det muligt at overføre det samlede indkøbs-beløb fra andre
indkøb. Det kunne f.eks. være fragtomkostningerne, der bliver indtastet på en separat
indkøbsordre.
Omkostningsprocent – I stedet for at indtaste et omkostningsbeløb, kan der indtastes en
procent af det samlede indkøb. Procenten bliver beregnet af det danske beløb.
Hvis indkøbet beløber sig til 100.000 kr. og der indtastes 10 procent, bliver omkostningen
10.000 kr. for dette indkøb.
Fordel på – fordeling af indkøbets omkostning, kan fordeles efter Valuta-beløb, Antal, Vægt
eller Rumfang. Fordelingen sker på baggrund af indkøbslinierne, samt den valgte
fordelingsnøgle.
Købsfakturanr. – viser købsfakturanummer, såfremt dette er indtastet i indkøbshoved,
ellers kan det indtastes i dette felt.
Fakturadato – viser fakturadato for indkøbsordren. Kan ændres.
SIDE 232

Betaling – betalingsbetingelse hos kreditoren. Kan ændres.
Forfald – viser forfaldsdatoen på fakturaen. Beregnes ud fra fakturadato og
betalingsbetingelse.
KOMPAS FOR WINDOWS
Kurs – når der oprettes ny indkøbsordre, kan man manuelt ændre kursen, så den beregner
indkøbstotaler efter den nye kurs, dog kun i Danske kroner.
Liniebeløb – viser indkøbsordrens nettobeløb (sum af indkøbslinierne).
Slutrabat – her indtastes eventuelt slutrabat i % eller kroner. Hvis der er angivet fast
slutrabat, vil denne procent blive foreslået som slutrabat.
Momspligtigt gebyr – her kan indtastes gebyr (f.eks. fragt), som der skal betales moms af.
Momsfrit gebyr – her kan indtastes gebyr (f.eks. porto), som der skal betales men uden
momspålæggelse.
Moms – viser momsbeløb af indkøbsordren.
Afrundet beløb – her kan evt. indtastes et beløb, som der skal afrundes med (minus (-)
foran beløbet nedrunder).
Total – viser indkøbsordrens totale bruttobeløb.
Bogføringstekst – indsætter automatisk en bogføringstekst. Kan ændres. Denne
bogføringstekst ville kunne ses som beskrivelse på en Finans posteringsliste:
Kontonummer – her kan evt. angives et kontonr. fra Finanskontoplanen.
Der kan søges efter kontonummeret ved at klikke på knappen . Udpeg det ønskede
kontonummer, og tast for at overføre kontonummeret til feltet.
SIDE 233

KOMPAS FOR WINDOWS
Bogfør – knapfunktionen bogfører indkøbsfakturaen. Ved bogføring vil der fremkomme en
boks:
SIDE 234
Hertil besvares, om salgspriser skal opdateres på
lageret.
Hvorvidt systemet skal komme med denne forespørgsel, bestemmes under menupunktet
Opsætning / Systemopsætning / Indkøb:
Luk – denne knapfunktion lukker Indkøbstotaler og vender tilbage til selve indkøbsordren,
uden at bogføre.

Indkøbskartotekets håndtering
KOMPAS FOR WINDOWS
Indkøbsregistrering foretages via indkøbskartoteket. Indkøbsregistreringen kan foretages
direkte eller i flere tempi, samt der er mulighed for at danne en ny indkøbsordre/kreditnota
af en arkiveret indkøbsordre.
► Direkte registrering – hvor indkøbsordren oprettes, når varen modtages. Kvittering kan
udskrives og indkøbet kan opdateres med det samme (bogføring finder sted).
► Registrering i flere tempi – ordreoprettelse, udskrivning af forespørgsel og rekvisition.
Derefter ved varemodtagelse, udskrivning af kvittering og opdatering af kreditor og lager.
► Dan ny indkøbsordre – på baggrund af en aktiveret indkøbsordre.
► Dan ny kreditnota – på baggrund af en arkiveret indkøbsordre.
Direkte registrering
Ved direkte registrering forstås at indkøbsordren først oprettes, når varen modtages.
Kvittering kan udskrives og indkøbet opdateres – dvs. at bogføringen finder sted med
samme.
• Tast for at oprette en ny indkøbsordre. Udvælgelse af kreditor kan ske på
flere forskellige måder:
1. Søg efter kreditor med .
2. Søg efter kreditor med eller .
3. Eller søg efter kreditor ved at indtaste kreditornummer i feltet eller
søg efter navn ved at anvende / efterfulgt af navnet.
• Ret eventuelt i de oplysninger som hentes fra kreditorkartoteket, og skift derefter over
til varelinierne ved at taste .
• Nu vælges det ønskede varenummer, enten ved at indtaste dette eller ved at åbne
rullemenu (F4).
• Udfyld derefter de relevante felter, og afslut linien med , for at forsætte til ny
varelinie.
• Når man har indtastet de ønskede linier, klikkes på knappen ’Opdater’ eller tast
, hvilket starter registreringen.
Eks.
Der kan indsættes kreditors fakturanummer
som tekst.
SIDE 235

KOMPAS FOR WINDOWS
Registrering i flere tempi
Ved registrering i flere tempi, forstås at man foretager salgsordren over flere tempi.
Ordreoprettelse – udskrivning af forespørgsel – rekvisition.
• Tast for at oprette en ny ordre, eller for at finde en allerede
oprettet, men ikke faktureret ordre.
• Ved skal der udvælges en kreditor. Udvælgelse af kreditor kan ske på flere
forskellige måder:
1. Søg efter kreditor med .
2. Eller søg efter kreditor med eller .
3. Der kan også søges efter kreditor ved at indtaste kreditornummer i feltet eller søg
efter navn ved at anvende / efterfulgt af navnet.
• Ret eventuelt i de oplysninger som hentes fra kreditorkartoteket.
• Derefter skiftes til varelinierne ved at taste , og der vælges det ønskede varenr.
enten ved at indtaste dette, eller ved at åbne rullemenu/listen (F4).
• Udfyld derefter de relevante felter og afslut linien med tasten . Dette
opdaterer linien, og den kan derefter gemmes, eller der kan tilføjes nye linier.
Højreklik på musen og der kan indsættes og slettes linier.
• Ved løbende indtastning af nye ordrelinier på den samme ordre, gemmes disse, når
man forlader indkøbskartoteket ved at taste .
Bemærk: At feltet ’Leveret’ på varelinien, er afgørende for, hvor meget der faktureres vedr.
den pågældende varelinie. Delfakturering/opdatering sker altså ved, at feltet ’Leveret’
sættes til et antal lavere end feltet ’Bestilt’. F.eks. ’bestilt’ 10 og ’leveret’ 5. Der
faktureres/opdateres altså kun 5 stk. af den pågældende vare.
• Opdatering af fakturaen sker ved at klikke på knappen ’Opdater’ eller tast ,
hvilket starter registreringen:
SIDE 236
Her kan der anføres leverandørens
fakturanummer.
Bemærk: At den opdaterede indkøbsordre nu kan hentes frem fra arkiv, hvorfra der kan
dannes en ny indkøbsordre eller en kreditnota.
Efter endt registrering lukkes ordrekartoteket med .

Dan indkøbsordre ud fra arkiveret ordre
KOMPAS FOR WINDOWS
Med denne knapfunktion har du mulighed for at danne en ny indkøbsordre ud fra en
eksisterende ordre.
For at danne en ny indkøbsordre findes den arkiverede ordre frem:
• Klik på menupunktet Kartoteker / Indkøb, eller tast for at aktiverer
indkøbskartoteket.
• Tryk på knappen ARKIV, og find den ønskede arkiverede ordre, der skal dannes påny.
Du kan søge efter ordren med .
• Klik på knappen ’Dan indkøb’, og arkivbilledet forlades. Samtidig bliver der dannet en
ny ordre (en kopi) på baggrund af den udvalgte arkiverede indkøbsordre.
• Angiv nyt indkøbsnummer medmindre systemet er sat til automatisk, at tildele nyt
indkøbsnummer ved oprettelse af ny indkøbsordre.
• Der kan nu redigeres i den nye indkøbsordre.
• Klik derefter på knappen ’Opdatér’ eller tast , for at udskrive. Der vil
fremkomme et vindue med Indkøbstotaler, hvori det er muligt at tjekke den totale
saldo, og der kan påføres fragt/porto.
• Når systemet opdatere indkøbsordren, vil der fremkomme et vindue, hvori der spørges
om salgspriser på lageret skal opdateres samtidig.
Når der svares Ja eller Nej, vil system opdatere
indkøbsordren.
Afslut ved at taste , derefter lukkes indkøbskartoteket ned.
SIDE 237

KOMPAS FOR WINDOWS
Dan Kreditnota ud fra arkiveret indkøbsordre
Med denne knapfunktion har du mulighed for at danne en kreditnota ud fra en eksisterende
indkøbsordre.
For at danne en kreditnota findes indkøbsordren frem i arkivet:
• Klik på menupunktet Kartoteker / Indkøb, eller tast for at aktiverer
indkøbskartoteket.
• Tryk på knappen ARKIV, og find den ønskede arkiverede indkøbs-ordre, der skal
krediteres. Du kan søge efter ordren med .
• Klik på knappen ’Dan kreditnota’ og arkivbilledet forlades. Samtidig bliver der dannet
en kreditnota af den udvalgte arkiverede indkøbs-ordre.
• Nyt kreditnota-nummer angives, medmindre systemet er sat til automatisk at tildele ny
nummer ved oprettelse af ny kreditnota.
• I feltet ’Bestilt’ på indkøbslinien, skal der stå minus (-) foran antallet, og der vil
ligeledes i feltet ’Levér’ automatisk fremkomme et minus foran antallet.
Bemærk: At der i begge felter ’Bestilt’ og ’Levér’ står minus til antal, ellers vil det være en
indkøbsordre der laves.
• Kreditnotaen opdateres ved at klikke på knappen ’Opdatér’.
Afslut ved at taste , derefter lukkes indkøbskartoteket ned.
SIDE 238

Indkøbsudskrifter
KOMPAS FOR WINDOWS
I menupunktet Udskrifter / Indkøbsudskrifter (eller tast ) er der som standard
lagt en lang række fast definerede udskrifter.
Generelt for disse udskrifter er, at de kan inden udskrivningen afgrænses på adskillige
parametre. F.eks. kontointerval, datointerval, vælge sortering, posteringsafgrænsning,
gruppering og printervalg.
Udskrifterne kan vises på skærm (Vis), eller sendes via mail i forskellige formater, hertil
skal feltet ’Send til E-mail’ være udfyldt, før knappen ’Mail’ bliver aktiv.
Der kan udskrives direkte til printer med knappen ’Udskriv’.
For en mere uddybende forklaring på Kreditorudskrifterne, henvises til den interne manual
(F1).
Der er i dette afsnit vist et eksempel på ’Restordre pr. Indkøb’.
SIDE 239

KOMPAS FOR WINDOWS
Eksempel på en udskrift af Restordrer pr. indkøb
Ønsker du at få en udskrift vedr. indkøbsrestordrer, foretages denne udskrift ved at klikke
på Udskrifter / Indkøbsudskrifter / Restordrer pr. indkøb.
Der vil fremkomme en printermenu, hvori der afgrænses:
SIDE 240
Der kan vælges at
afgrænse på
Indkøbsnr., Kreditor,
Varemodtag., Indkøber
og Status.
Mail
Udskriften kan sendes via mail. Feltet ’Send til E-mail’ skal være udfyldt med en
mailadresse, før knappen bliver aktiv.
Vis
Knapfunktionen viser udskriften på skærmen. Herfra kan der udskrives til printer ved at
klikke på printerikonet øverst i venstre hjørne af udskriften.
Udskriv
Sender udskriften til det ønskede printer
Annuller
Afslutter handlingen og lukker menupunktet Indkøbsudskrifter ned.

Indkøbskørsler
KOMPAS FOR WINDOWS
I menupunktet Kørsler / Indkøbskørsler (eller tast ), kan man foretage
massefakturering samt opdatere kreditorinformationer.
Massefakturering
Denne kørsel bruges hvis man skal lave flere udskrifter på én gang, f.eks. Rekvisitioner,
således at man ikke skal ind i Indkøbskartoteket og derfra udfakturere hver indkøbsordre én
efter én.
Masseudskrivningen kan også foretages som: Forespørgsel, Kvittering, Faktura eller
Kvittering + Faktura.
Massefaktureringen sker via menupunktet Kørsler / Indkøbskørsler / Massefakturering:
Skærmbilledet til massefakturering er opdelt i 4 afsnit:
• Afgrænsning
• Funktion
• Handling
• Indkøbsordreliste
Afgrænsning
Der kan afgrænses på Indkøb (Indkøbsordrenr.), Kreditor, Varemodtagelse og Status
(Indkøbsstatus). F.eks. hvis alle kreditorer skal hentes, så indtast den første kreditor i første
felt (afgrænsning fra) og ingenting i andet felt (afgrænsning til).
Funktion
Her markeres hvilken type funktion, som skal massefaktureres.
SIDE 241

KOMPAS FOR WINDOWS
Handling
Herunder er der følgende knapfunktioner:
Hent: Henter alle indkøbsordre ind i indkøbsordrelisten, ud fra den afgrænsede kriterie.
Start: Igangsætter massefaktureringen.
Marker alt: Alle indkøbsordre bliver markeret (flueben) i feltet ’Medtag’, og medtages
ved massefaktureringen.
Afmarker alt: Alle indkøbsordre afmarkeres, herefter kan man manuelt markere de
indkøbsordrer, der skal medtages i massefaktureringen. De indkøbsordrer der ikke skal
medtages, skal feltet ’Medtag’ være blank.
Indkøbsordreliste
Viser alle de aktuelle indkøbsordre ud fra den afgrænsede kriterium.
I feltet ’Medtag’ kan du vælge/fravælge om indkøbsordren skal med i massefaktureringen.
SIDE 242

Opdater kreditorinformationer
KOMPAS FOR WINDOWS
Der er mulighed for at opdatere indkøbsordrehovedet, hvis der er foretaget ændringer i
selve kreditorkartoteket. F.eks. hvis kreditoren har fået ny adresse eller
betalingsbetingelserne er ændret, vil denne opdatering foretage rettelser på de åbne
indkøbsordrehoveder.
Hvis der oprettes en ny indkøbsordre på baggrund af en arkiveret indkøbs-ordre, skal
denne kørsel foretages igen, hvis den nye indkøbsordre skal opdateres i forhold til
ændringer, der er foretaget, siden indkøbsordren er arkiveret.
Ændring af kreditorinformationer foretages fra menupunktet Kørsler / Indkøbskørsler /
Opdater Kreditorinformationer:
Der afgrænses på evt. kreditor eller gruppe, og indkøbsordrerne inden for det afgrænsede
interval, hentes frem ved at klikke på knappen ’Hent’.
De felter der ønskes opdateret markeres (med flueben). Der er flere felter end i viste
eksempel. Der kan klikkes på piletasterne eller scrollebaren for at bladre frem og tilbage.
Knappen ’Anvend’ igangsætter kørslen, og opdatere informationerne.
SIDE 243

KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 244

LAGER
KOMPAS FOR WINDOWS
Kapitlet om Lager indeholder følgende menupunkter, som ses ved at klikke på Lager i
Outlook baren:
Lager indeholder lagerkartoteket. Her oprettes og vedligeholdes
lagervarerne.
Lagerkladde bruges til korrektion af lagerantal, samt til bogføring af
korrektionerne.
Udover de viste menupunkter består Lager modulet også af Lagerudskrifter og
Lagerkørsler. I det følgende beskrives hele Lager modulet.
Lagerkartotek
Lagerkartoteket anvendes til at registrere og lagerstyre varer, der sælges og købes af dit
firma.
Lagerkartoteket bruges også til at holde styr på serviceydelser, idet det er muligt at vælge
om enheder på lageret er varer eller ydelser.
Hvis du vælger at registrere en enhed som en ydelse, så vil der ikke være lagerstyring på
serviceenheden.
Lagerkartoteket findes under menupunktet Kartoteker, klik derefter
på Lager, eller klik på Lager i Outlook baren.
Følgende skærmbillede af lagerkartoteket vil fremkomme:
SIDE 245

KOMPAS FOR WINDOWS
Opret en Vare/Ydelse
I dette afsnit beskrives forledes man opretter en vare/ydelse i Lager-kartoteket.
I afsnittet ’Brug af Generelle funktioner’ under kapitlet Programstruktur, kan du læse om
redigering og sletning af en vare/ydelse.
• Åben Lagerkartoteket ved at klikke på menupunktet Kartoteker / Lager, og tast
derefter for at kunne oprette en ny vare / lagerkartotekskort.
• Indtast dernæst det varenummer som du ønsker at oprette samt oplysninger om varen.
I lagerkartotekets felt ’Status’ vælges, om det skal være typen Vare eller Ydelse:
Vare – en vare er en fysisk lager enhed, der kan lægges på lager og trækkes fra lager.
Ydelse – en ydelse vælges, hvis der ikke er tale om en fysisk vare, men derimod timesatser
o.lign., hvor der på lageret ikke skal registreres lagerbeholdning.
For at afslutte/gemme oprettelsen, kan der trykkes eller klik på Gem ikonet.
Ved oprettelse af en vare/ydelse, skal følgende felter minimum være udfyldt:
Varenummer
Varenummeret kan være alfanumerisk og op til 20 tegn.
Varetekst
Der kan tastes en varetekst på max. 255 tegn.
Enhed
Kan være op til 20 karakterer lang. Der kan oprettes nye enheds-betegnelser under
Opsætning / Opsætning / Diverse / Enheder.
Salgspris
Den her indtastede salgspris vil blive benyttet ved fakturering, såfremt der ikke er oprettet
specielle prislister under Opsætning / Opsætning / Handel / Prisliste.
Kostpris
Denne pris vil blive benyttet til beregning af vareforbrug og vil blive foreslået ved oprettelse
af indkøbslinier.
Nedenstående felt ’Gruppering’ findes under fanebladet ’Opsætning’, og skal også
udfyldes!
Gruppering
Her vælges varens gruppering. Der kan oprettes nye grupper under Opsætning /
Opsætning / Bogføringsgrupper / Lagergrupper.
Efter endt indtastning gemmes varen med og for at afslutte eller
for at gemme og fortsætte med nye vareoprettelser.
SIDE 246

Faneblade i Lagerkartoteket
KOMPAS FOR WINDOWS
Informationerne om de enkelte varer er opdelt på 8 skærmbilleder med hvert sit faneblad:
Fanebladet Stamdata
Under fanebladet ’Stamdata’ – findes varens stamdata og beholdning på lager:
Varenr.
Her angives et alfanumerisk varenummer på max. 20 karakterer.
Varebeskrivelse
Varebeskrivelse angives i feltet under Varenr. Her indtastes en varetekst på max. 255
karakterer.
Alternativ Varenr.
Feltet kan bruges hvis man ønsker at indtaste en alfanumerisk søgning på varen. Dette kan
så bruges ved indtastning af varenummer, både ved indkøb og salg i feltet varenummer på
ordrelinien.
EAN Varenummer
Fungerer på samme måde som alternativ, dog bliver der ikke beregnet det checkciffer med
indtastning af enten 7 eller 12 ciffer. Det fulde stregkode-nummer skal indtastes.
Henvisningsnr.
Henvisnings varenummer benyttes, hvis et varenummer direkte kan erstattes af et andet
varenummer, såfremt varenummeret ikke kan leveres eller udgår. I dette felt angives hvilket
varenummer, der skal benyttes som alternativt varenummer.
Hvis der ikke benyttes henvisnings varenumre, efterlades feltet blankt.
Lokation
Her vælges hvilken lokation, varen lagerføres på. Når man står i feltet lokation, kan der
klikkes på for at udpege den ønskede lokation. Lokationer oprettes under Opsætning /
Opsætning / Diverse/ Lokationer.
SIDE 247

KOMPAS FOR WINDOWS
Enhed
Her vælges hvilken enhed (eks. stk., pose, flaske), der gælder for varen, når der sælges af
den. Enheder oprettes under Opsætning / Opsætning / Diverse / Enhed.
Vægt, Rumfang og Decimaler
Udfyldes med relevante data for varen. Decimaler angiver antallet af decimaler, som
varebeholdningen skal angives med.
Status
Her vælges mellem: Vare, Ydelse, Udgået, Stykliste, og Vare Sæt.
Når der vælges stykliste eller varesæt, vil lokalmenu knappen Stykliste blive åben, og et
klik på denne giver mulighed for at specificere styklisten. På styklisten specificeres hvilke
varer, der skal indgå for hver sammensat enhed. Der kan også vælges udskrifter over den
oprettede stykliste.
Spærret
Der kan vælges mellem JA eller NEJ. Der angives Nej, hvis der må sælges af varen.
Placering
Nærmere specifikation af placering på lokationen.
Salgspris incl. Moms
Salgsprisen tillagt moms i henhold til den momskode som er angivet som salgsmoms på
fanebladet ’Opsætning’. Beløbet beregnes og indsættes automatisk.
Salgspris
Her indtastes varens salgspris. Det er denne salgspris, der vil fremkomme i
ordremodulet.
Kostpris
Her indtastes varens kostpris. Det er denne kostpris, der vil blive benyttet til
udregning af vareforbrug, og foreslået som indkøbspris. WinKompas SQL udregner altid
vareforbruget i finansmodulet efter princippet ’Fast kostpris’.
Princippet vælges i Opsætning / Systemopsætning / Generelt / Lagerprincipper.
Avance
Avance% beregnet ud fra en metode, som bestemmes under Opsætning /
Systemopsætning / Lager/ Avanceberegning, hvor der kan vælges Kostprismetoden
eller Salgsprismetoden.
Avance% kan skjules fra skærmbilledet når kartoteket ikke er i Edit-mode. Dette
bestemmes under Opsætning / Systemopsætning / Lager / Skjul kostpris.
Avancetype
Hvis der vælges Avance = Salgspris – Kostpris kan der indtastes en salgspris, som
derefter automatisk opdaterer feltet med Avance%.
I forbindelse med kørslen Justér lagerværdi, vil salgsprisen blive ændret i forhold til den
kostprisjustering, der bliver foretaget. Dog kan man under kørslen fravælge opdatering af
salgspriser.
Hvis der vælges Salgspris = Kostpris + Avance kan der indtastes en avance%, som
derefter automatisk opdaterer feltet med Salgspris.
SIDE 248

KOMPAS FOR WINDOWS
Priser incl. Afgift
Dette felt relaterer til, om der er tilknyttet afgifter til varen. (gælder kun for den beregnede
salgspris).
Ja – salgspris inkluderer afgifterne. Afgifterne afbæres ved køb/salg.
Nej – salgspris er ikke tillagt afgifter. Afgifterne tillægges ved køb/salg.
Felter som kun opdateres ved bogføring:
Beholdning
Aktuel lagerbeholdning.
Reserveret
Her vises det antal enheder af varen, som er i ordre (salgsordre). Dette vises kun for
salgsordre, hvor feltet ’Reserveret’ = JA i salgsordre-kartoteket.
Bestilt
Her vises det antal enheder af varen, som er bestilt (indkøbsordre). Dette vises kun for
indkøbsordre, hvor feltet ’Bestilt’ = JA i indkøbsordre-kartoteket.
Disponibel
Her vises den aktuelle disponible lagerbeholdning. Feltet udregnes som:
Beholdning - Reserveret. Feltet korrigeres i forbindelse med fakturaopdatering af
henholdsvis salgs- eller indkøbsordrekartoteket.
Lagerværdi
Her ses lagerbeholdningens værdi. Lagerværdien udregnes som:
Beholdning * Kostpris. Feltet ’Værdi’ vil altid vise den korrekte lagerværdi.
SIDE 249

KOMPAS FOR WINDOWS
Fanebladet Opsætning
Under fanebladet ’Opsætning’ – vises varens gruppering og momskoder.
Gruppering
Her vælges den gruppe, som varen tilhører. Dette felt skal altid være udfyldt, da en vare
ikke kan oprettes i lagerkartoteket uden, at varen tilhører en gruppe.
Ved bogføring vil varen automatisk blive posteret på den valgte gruppe (varesamlekonti) –
dvs., at dette felt sammenkæder lagerkartoteket med finansmodulet.
Varegrupper oprettes under Opsætning / Opsætning / Bogførings-grupper/
Lagergrupper:
En vare der er oprettet med en varegruppe, bør ikke blive overført til en anden varegruppe,
så længe der findes en beholdning på varen. Det anbefales i stedet for at oprette varen på
ny og tildele varen den nye varegruppe.
Foruden de konti der bestemmer hvilken konto salgsomsætningen m.m. skal føres på,
findes også konti for behandling af genindkøb samt afgang af varer.
Regulering anvendes i forbindelse med værdimæssig lagerjustering (Lager-kørsler),
Tilgang ved indkøb og Afgang er modkonto for Vareforbrug.
Konto for Afvigelse anvendes, når der indkøbes, og indkøbsprisen er anderledes end ved
sidste indkøb, eller der konstateres kursdifference.
Kategori
Her vælges lagerkategori. Lagerkategori har relation til rabatordninger.
Lagerkategori oprettes under Opsætning / Opsætning / Handel / Lagerkategori.
SIDE 250

KOMPAS FOR WINDOWS
Købsmoms
Feltet forlanges ikke udfyldt. Den momskode, der er oprettet på Kreditoren, bliver benyttet
og overført til feltet ’Moms’ på indkøbslinien.
Men i tilfælde af, at varen er momsfri eller der anvendes differencemoms, skal der være en
momskode på varen. Denne momskode skal i disse tilfælde så være oprettet med
henholdsvis ’0’ i feltet ’Momssats’ eller med den differencierede momssatsen. Det vil så i
tilfælde af momspligtigt indkøb (altså ikke momsfri import) være varens moms %, der
anvendes på indkøbslinien.
Salgsmoms
Feltet forlanges ikke udfyldt. Den momskode, der er oprettet på debitoren, bliver benyttet og
overført til feltet ’Moms’ på salgslinien.
Men i tilfælde af at varen er momsfri eller der anvendes differencemoms, skal der være en
momskode på varen. Denne momskode skal i disse tilfælde så være oprettet med
henholdsvis ’0’ i feltet momssats eller med den differencierede momssats. Det vil så i
tilfælde af momspligtigt salg (altså ikke momsfri eksport) være varens moms%, der
anvendes på salgslinien.
Kreditornr.
Oplysningsfelt hvor kreditorens kreditornummer kan angives.
Kreditors varenr.
Her er det muligt at indtaste kreditorens varenummer.
Debitornr.
Oplysningsfelt hvor et evt. standardiseret nummer som debitor evt. bruger for varen kan
angives. (F.eks. et EAN (stregkode) nummer).
Debitor varenr.
Dette felt kan bruges til at indtaste debitorens varenummer.
Toldposition
Her indtastes varens toldpositionsnummer. Toldpositionsnummeret er Toldvæsenets
varekategori. Toldpositionsnumrene består af 8 cifre (kun tal, ingen mellemrum, punktum,
etc.).
Det samme toldpositionsnummer anvendes ofte til flere forskellige varer. Feltet benyttes i
forbindelse med Intrastat.
Serienummer
Med serienummerstyring holder systemet styr på, at du ikke benytter samme serienummer
flere gange på det samme varenummer. Når du senere vil sælge en vare, kan du ved et
tastetryk få en oversigt (feltet ’Levér’ i ordrelinien) over de serienumre, der er tilgængelig på
varenummeret.
Om der skal bruges serienummer i forbindelse med varen, bestemmes i følgende felter:
Serienummer ved Salg
Serienummer ved Køb
Hertil kan der angives JA, NEJ eller OPRET.
SIDE 251

KOMPAS FOR WINDOWS
Dimensioner
Hvis der benyttes dimensionsregnskab, skal der her angives de dimensioner, som varen
primært er tilknyttet.
F.eks. angivelse af afdeling tryk evt. på eller for at kalde listen over
afdelinger og udpeg den ønskede afdeling.
Tillad linierabat
Standardmarkeret til JA men kan ændres til NEJ, hvorefter denne vare ikke kan indgå i
linierabat ved salgsordre.
Tillad slutrabat
Standardmarkeret til JA men kan ændres til NEJ, hvorefter denne vare ikke kan indgå i
slutrabat ved salgsordre.
Separat forsendelse
Kan markeres JA eller NEJ. Hvis ’JA’, vil der i forbindelse med automatisk fragtberegning
blive beregnet fragt ud fra, at denne vare sendes i særskilt pakke. Hvis ’NEJ’, vil varen blive
sammenlagt med andre varer til en samlet pakke.
Standard antal
Her er det muligt at tilføje et standard antal på en vare. F.eks. hvis varen sælges med 10
stk., vil dette blive foreslået ved fakturering af varen på varelinien i salgsordrekartoteket.
Dette kan manuelt rettes ved selve faktureringen.
Fanebladet Priser
Under fanebladet ’Priser’ – vises varens prisgruppering.
Her tilknyttes varen til salgs- og indkøbsprislister. Foruden de generelle oplysninger om
prisen for forskellige antal indeholder prislisterne også information om, hvilket datointerval
prisen skal være gældende.
Forinden dette kan ske, skal prislisterne være oprettet under Opsætning / Opsætning /
Handel / Prislister.
SIDE 252

Fanebladet Diverse
KOMPAS FOR WINDOWS
Under fanebladet ’Diverse’ vises dato for evt. ændringer på vare, opsætning eller
stamdata.
Gruppe
Oplysningsfelt. Benyttes til Internet-handel, hvis man har lavet en løsning omkring
gruppering der kan foretages enten via kommafil eller med eksterne programmer til at
sortere på grupperne. Grupperne oprettes under Opsætning / Opsætning / Diverse /
Internet Grupper.
URL
Oplysningsfelt. Kan benyttes til eventuelt udlæsning til en hjemmeside, hvor man under
beskrivelsen af den pågældende vare, vil kunne referere til en anden side, hvor der er
beskrevet en mere detaljeret beskrivelse af varen.
Korrektioner
Her vil systemet vise oplysninger om hvilken bruger der har oprettet varen, hvornår, samt
vise dato for ændringer og hvilken bruger der har foretaget rettelsen.
Billede
Her angives hvor eventuelle lagerbilleder er placeret på harddisken. Dobbeltklik i feltet,
hvorefter du vælger bibliotek og filnavn. Billederne vises ved at klikke på knappen ’Vis
Grafik’. For at udskrive billedet klikkes på printer-ikonet i værktøjslinien.
Notat
Her kan du skrive bemærkninger vedrørende varen.
SIDE 253

KOMPAS FOR WINDOWS
Fanebladet Dokumenter
Under fanebladet ’Dokumenter’ – her er det muligt at oprette dokumenter vedrørende den
enkelte vare. F.eks. varebeskrivelse til kunder eller prislister fra leverandøren.
Klik på knappen ’Tilføj’ for at oprette nye dokumenter på varen.
Ved at udfylde feltet ’Sti- og filnavn’ vil det være nemmere at finde og hente dokumentet
frem igen, ved blot at dobbelt-klikke på sti- og filnavnet, hentes dokumentet frem på
skærmen.
Fanebladet Notathistorik
Under fanebladet ’Notathistorik’ – kan der angives notat på den enkelte vare. F.eks.
hvilken kunde der har købt varen samt hvilken leverandør der leverer varen.
Klik på knappen ’Tilføj’ for at oprette notater på varen.
SIDE 254

Fanebladet Valgfri
KOMPAS FOR WINDOWS
Under fanebladet ’Valgfri’ – er der mulighed for at oprette yderligere oplysninger om varen.
De valgfrie tekster kan bruges efter eget ønske.
Oprettelse af en Valgfri Tekster
Proceduren er den sammen for Valgfri Tekst, Valgfri Tal og Valgfrie Felter.
• Vælg menupunktet Værktøj og derefter ’Sprog Editor’, så skærmbilledet for ’Sprog
Editor’ åbnes.
• Klik derefter på menupunktet Kartoteker / Lager (mens ’Sprog Editor’ er åbnet),
således at tekstfelterne fra Lagerkartoteket overføres til Sprog Editor. Luk derefter
kartoteket ned.
• I ’Sprog Editor’ kan du under kolonnen ’Text’ (eks. Valgfri Tekst 1), finde den ønskede
tekst der skal ændres. Brug evt. piletasterne eller scrollebaren for at bladre frem og
tilbage mellem teksterne.
SIDE 255

KOMPAS FOR WINDOWS
• Markér den ønskede valgtekst som skal ændres, og teksten vil kunne ses i
redigeringsfeltet. Her rettes valgteksten til den ønskede tekst.
• Klik på knappen ’Opdatér’ for at gemme ændringen.
• Luk skærmbilledet med ’Sprog Editor’ ned.
• Herefter kan du tjekke ændringen, ved at åbne Lagerkartoteket og vælge fanebladet
’Valgfri’.
Bemærk: Det er vigtigt at du lukker både kartoteket og Sprog Editor ned, når du har rettet
en valgtekst, for at systemet kan opdatere ændringen.
Fanebladet Parametre
Under fanebladet ’Parametre’ – kan man opsætte parametre, hvis leverandøren sælger
den samme vare i flere forskellige varianter, såsom farve eller størrelser.
Parametre oprettes ved at hente den aktuelle vare frem i Lagerkartoteket, og tast
(redigeringsmode). Parametre skrives direkte i felterne Parameter 1 og 2. Der gemmes med
.
Hvis de samme parametre skal være gældende for flere, kan disse indtastes som standard
tekster under menupunktet Opsætning / Opsætning / Diverse / Standard tekster.
Derved kan man hente de oprettede standard tekster frem ved at taste .
SIDE 256

Knapfunktioner i Lagerkartoteket
Der er følgende funktionsknapper i lagerkartotekets lokalmenu:
Liste
KOMPAS FOR WINDOWS
Ved klik på knappen ’Liste’, vises den samlede lageroversigt. Listningen kan være
afgrænset med filterfunktionen.
På listningen kan der oprettes søgninger. Dette gøres ved at fremkalde søgefunktionen
med .
Med søgefunktionen kan der oprettes og gemmes forskellige søgninger, som afgrænser
listningen og bestemmer sorteringsrækkefølgen. Der kan f.eks. listes bestemte lokationer
eller afdelinger m.m..
De gemte søgninger kan frit vælges på den tomme linie øverst på listen, hvor der i højre
side er et trekantsmærke. Ved at klikke på trekantsmærket vises de gemte søgninger, der
kan vælges mellem.
Beholdning
Ved klik på knapfunktionen ’Beholdning’ vises beholdningen for de enkelte lokationer, som
varen er forbundet med.
Beholdningen kan nedbrydes til de enkelte posteringer, der er sket på lokationen.
SIDE 257

KOMPAS FOR WINDOWS
Posteringer
Ved klik på knappen Posteringer er der mulighed for at få en oversigt over alle
lagerposteringer på den valgte vare, dvs. samtlige fakturerede salgs-ordrer og
indkøbsordrer.
Posteringsbilledet har yderligere en Zoom-knap. Ved klik på knappen Zoom i billedet
Posteringer, vises en detaljeret posteringsliste, hvor der er mulighed for at ompostere det
udvalgte bilag eller der kan udskrives en detaljeret posteringsliste.
Ordrelinier
Ved klik på Ordrelinier vises alle oprettede, men ikke fakturaopdaterede ordre- og
indkøbslinier samt linier i lagerkladden.
Afgift
Her angives de afgifter, der skal opkræves/afbæres af pågældende vare ved h.h.v.
salg/køb. Der åbnes et vindue, hvor der kan vælges mellem afgifter for Salg og Køb.
Afgifter oprettes under Opsætning / Opsætning / Diverse / Afgifter.
Bemærk: Der kan ikke specificeres afgifter til styklister.
Indgår i
Hvis varen indgår i en stykliste eller et varesæt, fremstår ordret ’Indgår i’ med fed skrift på
knapfunktionen, og der kan vises hvilke styklister eller varesæt, som den aktuelle vare
indgår i ved at klikke på knappen ’Indgår i’.
Serienr.
Her vises hvilke serienumre, der er brugt i forbindelse med salg og køb af varen.
SIDE 258

Statistik
KOMPAS FOR WINDOWS
Som standard i WinKompas SQL ligger der under denne knapfunktion 2 valgmuligheder for
statistikker:
Indkøbt – ved at vælge denne funktion, vil du kunne få en indkøbsstatistik. Der kan
afgrænses på periode.
Salg – ved at vælge denne funktion vises her salgsstatistik på varen. Der kan vises
salg pr. periode.
Udskrifter
Hvis der ønskes flere udskrifter end der er oprettet som standarder, kan man oprette flere
under Værktøj / Udskriftsstyring – vælg fanebladet Lager.
I den interne manual (F1) kan du læse om definition af udskrifter.
Diverse
Herunder knapfunktionen er der som standard lagt 3 ekstra databaser, der kan benyttes når
der er hentet en vare frem i Lagerkartoteket:
Beskrivelse – her indsættes de udenlandske betegnelser for hvert sprog. Ved salg til
en kunde, der er oprettet med sproget Engelsk, vil varebeskrivelsen fra dette sprog så
blive udskrevet på fakturaen.
Debitor varenummer – bruges til udskrifter, hvor kundens varenummer kommer med
på faktura eller følgeseddel.
Kreditor varenummer – bruges hvis man udskriver en indkøbs rekvisition eller evt.
en forespørgsel, hvor kreditoren ønsker, at man bruger dennes varenummer, i stedet
for virksomhedens egne.
Endvidere er det også muligt at starte andre eksterne programmer op, f.eks. hvis der er
behov for et specielt udvidet database, hvilket ikke kan programmeres i WinKompas SQL.
Denne specielt programmerede database, ville kunne lægges ind i WinKompas SQL, og
hentes frem med knapfunktionen ’Diverse’.
I den interne manual (F1) vil der være en mere uddybende forklaring omkring funktionens
muligheder.
SIDE 259

KOMPAS FOR WINDOWS
Lagerkladden
Denne kladde benyttes til regulering af varelageret i de situationer, hvor der ikke opdateres
via en faktura eller indkøbsfaktura, samt til korrektion af lagerantal, hvis indkøbsmodulet
ikke benyttes.
Brug af Lagerkladden
Bemærk: At der findes felter skjult i højre side af skærmen. Klik nogle gange på højre
piletast i nederste højre hjørne på bundlinien af vinduet. Herved fremkommer yderligere
felter. Felterne vil også komme ind i ruden efterhånden, som der trykkes efter
udfyldelse.
Selve posteringsvinduet kan også udvides ved at placere musen på højre linie i vinduet.
Hold venstre museknap nede, medens vinduet udvides ved at flytte musen.
• For at få adgang til lagerkladde, klik på menupunktet Kladder / Lagerkladde.
• Vælg den arbejdskladde du ønsker at arbejde i, ved at markere kladden og dobbelt
klikke eller klik på knappen ’Vælg’.
• Er der oprettet flere oprettet flere lagerkladder, kan der bladres frem med piletasterne
til den ønskede kladde.
Hvis lagerkladden ikke er oprettet, skal disse oprettes ved at klikke på knappen ’Tilføj’.
Læs mere i afsnittet Opret / Tilføj ny kladde under kapitlet FINANS.
• Når du har valgt den kladde der ønskes at arbejde i, fremkommer et skærmbillede med
Lager arbejdskladde, klar til indtastning af bilag:
Bemærk: At det er muligt at bevæge sig fra felt til felt ved at trykke på , tasten
eller ved at klikke i feltet med musen. For at gå tilbage til et felt ved hjælp af
tastaturet tastes .
• Indtast bilagslinier i kladden
SIDE 260

KOMPAS FOR WINDOWS
• Vælg knappen ’Check’ for at få kontrolleret om kladdens posteringer er indtastet
korrekt.
• Ret eventuelle fejl som meddeles, og gentag ’Check’.
• Udskriv lagerkladden med knappen ’Udskriv’.
• Bogfør kladden ved at trykke på ’Bogfør’.
Felter i Lagerkladden
Saldo
Her vises totalen af de indtastede linier.
Tilgang
Her vises total antal styk i tilgang fra posteringslinierne.
Afgang
Her vises antal styk i afgang fra posteringslinierne.
Posteringslinien
Lagerkladden indeholder flere felter/kolonner end der kan vises samtidig. Efterhånden som
der indtastes data i felterne, ruller disse mod venstre, således at de skjulte felter kommer
frem på skærmen.
Levering
Her angives bilagets dato. Ved dagsdato trykkes ’D’ eller ’S’ for system-datoen.
Bilag
Bilagsnummeret indsættes automatisk. Hvilken metode der ønskes anvendt er angivet ved
oprettelse af kladden under Kladder / Lagerkladde / fanebladet ’Opsætning’ / feltet
’Kilde’. Bilagsnummeret kan overskrives.
Varenr.
Her angives varenummeret på varen. Der kan søges med eller klik på knappen .
Lokation
Her kan angives hvilken lokation varen lagerføres på. Der kan søges med eller klik på
knappen .
SIDE 261

KOMPAS FOR WINDOWS
Tilgang
Indtast antallet som lageret skal justeres op med.
Afgang
Indtast antallet som lageret skal nedjusteres med.
Enhed
Viser den enhed som varen er oprettet med, f.eks. stk., kg., l, m, o.s.v.
Beskrivelse
Her indsættes automatisk varebeskrivelse på varen, som hentes fra Lager-kartoteket.
Batch nr.
Her angives evt. batch nummer.
Afdeling
Her kan vælges den afdeling, som posteringen skal gælde.
Bærer
Her kan vælges den bærer, som posteringen skal gælde.
Formål
Her kan vælges det formål, som posteringen skal gælde.
Projekt
Her kan vælges det projekt, som posteringen skal gælde.
Kostpris
Felt til at angive kostpris, såfremt den ikke skal være lagerkartotekets standardkostpris.
Hvis kostprisen ændres i forhold til standardprisen, vil differencen blive behandlet enten
som prisdifference, eller som justering af standard-kostprisen ud fra en gennemsnitspris (ny
lagerværdi divideret med nyt antal).
Kontonr.
Her kan evt. angives et finans-kontonummer. Der kan søges med eller klik på
knappen .
Parameter 1
Er der oprettet parametre på den aktuelle vare (eks. Hvis varen sælges i flere forskellige
varianter), kan der søges i feltet med eller ved at klikke på knappen . Udpeg den
ønskede parameter og tast for at overføre til posteringslinien.
Parameter 2
Samme fremgangsmåde, som beskrevet i ’Parameter 1’.
SIDE 262

Knapfunktioner i Lagerkladden
Check
KOMPAS FOR WINDOWS
Når bilagene er indtastet, skal lagerkladden checkes. Her bruges knapfunktionen ’Check’,
som kontrollerer om indtastningsarbejdet er korrekt udført. Er dette ikke tilfældet, vises
fejlen med fremhævet skrift på informations-linien, samt posteringslinien vil være markeret
med rød farve:
Ved eventuelle fejl, rettes disse i kladden, og der foretages endnu et Check af kladden.
Næste fejl
Såfremt systemet viser flere fejl i kladden, kan der klikke på ’Næste fejl’, for at viser næste
fejl efterhånden som der rettes i kladden. Der køres endnu et ’Check’, når fejlene er rettet.
Udskriv
Vælg knappen ’Udskriv’ for at få bogføringskladden printet ud på valgfri printer.
Lagerkladden skal udskrives inden bogføringen, da kladden tømmes ved bogføring.
Bogfør
For at bogføre kladden, klikkes på knappen ’Bogfør’. Efter endt bogføring er linierne slettet
fra indtastningskladden.
Posteringer
Viser de transaktioner (posteringer), der er foretaget på det varenummer, som curseren
befinder sig på.
Posteringsbilledet har yderligere en Zoom-knap til at se en detaljeret posteringsliste.
SIDE 263

KOMPAS FOR WINDOWS
Lagerposteringer i Finans
Lagerposteringer omfatter:
Tilgang på lager (ved indkøb af salgsvarer)
Fragang på lager (ved salg af lagervarer)
Justering på lager (ved kostprisændring eller rettelse af lagerantal)
Lagerkartoteket kan indeholde varer, styklister og ydelser. Det der er interessant for
lagerbeholdningens værdi, er de varer, som indkøbes med videresalg for øje. Salg af
service eller timelønsarbejde lagerføres ikke, idet man ikke hjemkøber arbejdstimer til
videresalg.
Hvis et lagerkort er markeret med status Vare eller Stykliste, vil der ved både indkøb og
salg ske en antalsmæssig regulering på lagerkortet. Hvis et lagerkort er markeret med
status Ydelse, vil der ikke ske regulering af antallet på lagerkortet. I alle situationer vil der
dog være lagerposteringer med antal købt eller solgt.
Hvis et lagerkort er markeret med en kostpris, vil der blive genereret en
lagertilgang/lagerafgang samt vareforbrug. Dette sker altså også på en vare som er
markeret med status Ydelse, selvom denne ikke føres med en lagerværdi. Det der er
vigtigt, hvis man bruger kostpris på ydelser er, at varetilgang og varefragang ikke føres på
de konti, som medtages i den sum, som viser lagerværdien, idet summen af lagerkortene
derved vil blive forskellig fra den finansielle værdi.
► Tilgang på lager
Tilgang på lager opnås gennem Indkøb. Der oprettes en indkøbsordre og denne opdateres.
Hvilken konto der bruges til debitering af varetilgang bestemmes på lagergruppe eller på
kreditorgruppe.
Under Opsætning / Systemopsætning / Kreditor / Bogfør efter bestemmes om
varetilgang skal ske efter angivelse på kreditorgruppe eller efter angivelse på lagergruppe:
Kontonummeret fremgår af oplysningerne på gruppekortet:
SIDE 264

KOMPAS FOR WINDOWS
Som modpost til indkøbet ses først og fremmest Kreditorposteringen, som placeres på
Kreditorgruppens samlekonto.
De opnåede linierabatter ved indkøbet placeres i henhold til oplysninger på gruppekortet.
Slutrabat (rabat som ikke kan henføres til de enkelte varelinier på indkøbet) samt pålagte
gebyrer bogføres på konti som er bestemt af systemkonti. Disse sættes under menupunktet
Opsætning / Opsætning / Systemkonti.
► Fragang på lager
Fragang på lageret opnås gennem salgsordrer og samtidig med fragang, posteres også
vareforbrug (udgiften til købet af de solgte varer).
De to posteringer balancerer, idet lagerets værdi krediteres og driftskontoen for vareforbrug
debiteres. Forbrugskontoen kan enten være bestemt af debitorgruppe eller lagergruppe:
Hvilken der skal bruges, bestemmes under menupunktet Opsætning / System-opsætning
/ Debitorer / Bogfør efter:
Men konto for vareafgang (altså den postering som nedskriver lager-værdien), bestemmes
udelukkende på lagergruppekortet:
Vareafgang og Vareforbrug beregnes på grundlag af lagerkortets angivelse af kostpris
(standardkostpris for varen). Hvis der ingen kostpris er (0,00) vil posteringen ikke finde
sted.
SIDE 265

KOMPAS FOR WINDOWS
Justering på lager
Justering på lager kan være nødvendigt hvis:
1. Varens indkøbspris er ændret i forhold til tidligere indkøb
2. Lageroptælling afslører difference i antal på lager
Når der indkøbes varer, vil dette automatisk ske til den standardkostpris, som findes på
lagerkortet. Hvis varen har ændret kostpris, anføres den nye pris på indkøbslinien.
Når indkøbet bogføres tilføres lagerkortet det indkøbte antal og lager-værdien opskrives
med antallet ganget med lagerkortets standardpris. Prisdifferencen bogføres separat:
I eksemplet er der en standardkostpris på kr. 10,00 og der indkøbes yderligere 10 stk. til
lager, men nu til en kostpris på kr. 20,00. Prisdifferencen bliver således i alt kr. 100,00 og
lageret opskrives kun med den oprindelige pris.
Det kontonummer prisdifferencen føres på, er en driftskonto som er bestemt af
Lagergruppen:
Det er feltet ’Afvigelse’ som indeholder den driftskonto hvor indkøbs-differencen bogføres.
Fordelen ved at prisdifferencen er bogført uden for lagerværdi er, at man ikke påvirker de
varer som lå på lageret indkøbt til den gamle pris.
Hvis de nyindkøbte 10 sælges uden at der har fundet lagerjustering sted, vil vareforbruget
blive bogført med kr. 10,00 pr. stk.
Herefter vil driften (vareforbrug + indkøbsdifference) være debiteret med i alt kr. 200
(svarende til kostprisen af de 10).
Hvis der foretages en lagerjustering (på grund af årsregnskab eller som en løbende rutine
gennem året), kan dette ske som en gennemsnitskostpris eller til seneste kostpris
(nyanskaffelsesværdi). Dette vil umiddelbart give en fortjeneste, idet man har en
lagerværdiforøgelse (man kan siges, at have tjent på indkøbet til den lave pris):
SIDE 266

KOMPAS FOR WINDOWS
Efter bogføring af lagerværdiændringen ses følgende posteringer (sammen med de
posteringer som opstod ved indkøbet):
Statuskontiene 5110 + 5130 (kr. 300) + den lagerværdi som fandtes i forvejen (kr. 100) =
(400,00) er nu identisk med nyanskaffelsesværdien af de 20 stk. som er på lageret. I driften
ses at vi har tjent 100,00 på grund af værdistigningen på lageret.
Der er endnu ingen solgt af den pågældende vare, men nu sælger vi så alle 20 idet vi kun
ser på de transaktioner, som vedrører lageret og vareforbruget:
Vareforbruget bogføres med den nye værdi som varen har, altså svarende til at hele lageret
var indkøbt til den høje pris.
Det som er interessant er, at udgiften til varen bliver korrekt, og det kan ses, når vi
medregner de resterende poster som indgår i driften sammen med vareforbrug:
Idet prisdifferencen da varen var steget ved det næste indkøb blev debiteret med 100,00 og
lagerjusteringen som opskrev beholdningen til nykøbsværdi krediterede 200,00. Alt i alt er
der altså blevet debiteret kr. 300,00 som vareforbrug hvilket svarer til den faktiske
omkostning (10 stk a’ 10,00 + 10 stk. a’ 20,00).
SIDE 267

KOMPAS FOR WINDOWS
På status-siden ses lagerværdien også at opnå det rigtige resultat:
Det oprindelige varekøb på 10 stk. a’ 10,00 er ikke vist i posteringslisten, men ville have
været på konto 5110. Saldoen på 5110 (for denne vare) vil så være kr. 200,00.
Dertil kommer så lagerjusteringen på 200,00 altså en lagermæssig værdi for varen på i alt
400,00 (20 stk. a’ 20,00). På konto 5290 har vi så lagerafgang på 400,00 idet vi sælger alle
20 stk. og ny lagerværdi for varen altså 0,00.
Konklusionen med hensyn til indkøbsdifference og lagerjustering er enkel:
Ved at gennemse kontoen for indkøbsdifferencer, kan man konstatere om der er behov for
lagerjustering af varer, som har ændret indkøbspris. Kontoen viser prisændringen, så den
ikke bare forsvinder i glemselen, og man kan jo tage det når der er ledige stunder, eller én
gang om måneden osv.
På lagerkladde kan der bogføres ændringer til lagerantal. Disse ændringer genererer
tilsvarende posteringer til lagerjustering.
Til den årlige statusopgørelse benyttes lageroptællingskladden.
SIDE 268

Lageroptællingskladde
Denne kladde benyttes, når der skal ske lageroptælling i WinKompas SQL.
KOMPAS FOR WINDOWS
Inden der påbegyndes lageroptælling, vil det være hensigtsmæssigt at bogføre alle købsfakturaer
og salgsordrer, der er leveret, eller hvor varen er stillet til side, således at de ikke
indgår i lageroptællingen.
Brug af Lageroptællingskladde
Fremgangsmåden ved lageroptælling er, at man kan foretage en afgrænsning af lageret og
udskrive en optællingsliste.
Når optælling har fundet sted, kan man indrapportere det optalte antal og få justeret
lagerværdien derefter. Der kan også blot indtastes i kladdelinierne uden forudgående
udvælgelse.
Lageroptælling foretages fra menupunktet Kladder / Lageroptælling.
• Vælg den optællingskladde du ønsker at arbejde i, ved at markere kladden og dobbelt
klikke eller klik på knappen ’Vælg’.
Er der oprettet flere kreditorkladder, kan der bladres frem med piletasterne til den
ønskede kladde.
Hvis kreditorkladderne ikke er oprettet, skal disse oprettes ved at klikke på knappen
’Tilføj’ og der vil fremkomme en indtastningsboks, hvori den nye kladde oprettes med
et kladdenavn, og der klikkes på knappen Ok for at gemme.
• Når du har valgt optællingskladde der ønskes at arbejde i, fremkommer et
skærmbillede med kladden, klar til indtastning af bilag:
• Afgræsningen foretages. Der kan afgrænses på enten Varenr., Gruppe, Lokation,
Placering (vareplacering), som ønskes med i lageroptælling.
I felterne kan der søges med eller ved at klikke på knappen .
SIDE 269

KOMPAS FOR WINDOWS
• I feltet ’Sortering’ har du mulighed for at vælge en sorteringstype der fremgår på
lageroptællingslisten, efter varerne er hentet frem. Der kan søges i feltet med knappen
efter sorteringsform.
• I feltet ’Komprimér’ (Fjern forskel =0) markeres hvorvidt man ønsker om alle varer,
hvor beholdningsforskellen er 0, dvs. at der ingen bevægelser er mellem optalt og
beholdning(antal), skal medtages i optællingen. Bevægelserne medtages ved
markering (med flueben).
• Under ’Hent varer’ har du følgende muligheder for markering:
Sæt optalt til antal på lager – funktionen hænger sammen med knappen ’Hent varer’
og feltet ’Optalt d.’. Hvis man vælger denne funktion og indsætter dato for
optællingsdagen i feltet ’Optalt d.’, og trykker på knappen ’Hent varer’, så bliver alle
varerne overført til optællingskladden med deres nuværende lagerantal, således at der
blot skal korrigeres for de varer, som differerer i forhold til nuværende lagerantal.
En vare pr. lokation – hvis der bruges lokation i den daglige drift, vil denne funktion
bevirke, at der bygges optællingslinier for hver lokation varerne findes på.
Kun vare med negativ beholdning – tager kun varer der på opgørelses-tidspunktet
har negativ beholdning på lageret.
En linie pr. parametre – er der oprettet parametre på varen, vil vare optræde x-antal
gange pr. parametre kombination på udskriften.
• Feltet ’Optalt d.’ skal udfyldes med en dato, før lageroptællings-kladden kan bogføres.
Når feltet bliver udfyldt med en dato, så bliver felterne ’Beholdning(antal), Beholdningsforskel
og Værdiforskel opgjort pr. denne dato.
• I feltet ’Bogføring’ markeres (med flueben) såfremt man ønsker at der skal opdateres
på Vareafgang og Varetilgang ved lageroptælling.
• Når man har foretaget afgrænsningen, og har afkrydset de funktioner man vil bruges,
trykkes på knappen ’Hent varer’. Herved hentes de varer, som skal indgå i
lageroptællingen.
• Herefter kan man udskrive en liste til brug for optælling i sammen rækkefølge, som
varerne er vist i kladden. Der klikkes på knapfunktionen ’Udskriv optællingsliste’.
• Knapfunktionen ’Udskriv’ kan bl.a. benyttes såfremt man har oprettet egne
selvdefinerede udskrifter, eller man ønsker en mere detaljeret udskrift af lager
optællingskladden.
• Bogfør kladden ved at trykke på knappen ’Bogfør’. Bogføring kan ikke vælges, uden at
udskrift af kladde har fundet sted.
SIDE 270

Felter i Lageroptællingskladden
KOMPAS FOR WINDOWS
Optællingskladden indeholder flere felter/kolonner end der kan vises samtidig. Efterhånden
som der indtastes data i felterne, ruller disse mod venstre, således at de skjulte felter
kommer frem på skærmen.
Varenr.
Her vises eller indtastes varenummer.
Optalt
Her indtastes den optalte mængde på varen.
Enhed
Her vises varens enhed. Det er ikke muligt at lave enhedskonvertering under
lageroptælling.
Beholdning(antal)
Her vises varens lagerantal i forhold til datoen indtastet i "Optalt d."
Beholdningsforskel
Her vises forskellen mellem det optalte antal og beholdning(antal).
Konvertering
Her vises konverterings-enheden for varen. Hentes fra lagerkartoteket.
Værdiforskel
Beholdningsforskel ganget med varens kostpris giver værdiforskel. Denne værdi bruges til
at korrigere lagersaldoen, når der vælges bogføring.
Beskrivelse
Varens beskrivelse.
Kostpris
Felt til at angive kostpris, såfremt den ikke skal være lagerkartotekets standardkostpris.
Afdeling
Her kan vælges den afdeling, som posteringen skal gælde.
Bærer
Her kan vælges den bærer, som posteringen skal gælde.
Formål
Her kan vælges det formål, som posteringen skal gælde.
Projekt
Her kan vælges det projekt, som posteringen skal gælde.
SIDE 271

KOMPAS FOR WINDOWS
Parameter 1
Er der oprettet parametre på den aktuelle vare (eks. Hvis varen sælges i flere forskellige
varianter), kan der søges i feltet med eller ved at klikke på knappen . Udpeg den
ønskede parameter og tast for at overføre til kladdelinien.
Parameter 2
Samme fremgangsmåde, som beskrevet i ’Parameter 1’.
Bundlinierne
Lagerværdi
Hele optællingskladdens lagerværdi før lageroptællingen
Ny lagerværdi
Hele optællingskladdens lagerværdi efter lageroptællingen.
Ændringer
Forskellen mellem Lagerværdi og Ny lagerværdi.
SIDE 272

Knapfunktioner i Lageroptællingskladden
Komprimer
KOMPAS FOR WINDOWS
Funktionen bruges til at sammenlægge linier med optælling, hvor en vare er indtastet to
gange med forskelligt antal. Denne vare bliver samlet til én linie.
Hent varer
Hvis dette felt er afmærket, så forsvinder alle varer, hvor der
ingen bevægelser er mellem optalt og beholdning(antal).
Denne funktion henter varer fra lageret til optællingskladden, ud fra de valgte
afgrænsninger. Således slipper man for at indtaste varenummer selv. Dog er det muligt selv
at tilføje flere varer manuelt til optællings-kladden.
Udskriv optællingsliste
Med denne knapfunktion kan man udskrive en liste til brug for optælling i samme
rækkefølge, som varerne er vist i kladden. Optællingslisten kan også vises på skærmen.
Udskriv
Denne udskrift viser den optalte mængde samt viser den nye lagerværdi.
Bogfør
Bogfører lageroptællingen på Lager og Finans på baggrund af optællingslinierne pr. optalt
dato.
Lageret bliver reguleret pr. vare og pr. lokation med en post med antal og beløb.
Finansbogføringen bliver posteret med en post pr. lagergruppe.
De benyttede konti i forbindelse med finansbogføringen findes under menupunktet
Opsætning / Opsætning / Bogføringsgrupper / Lager-grupper, herunder Reguleringskontoen,
Varetilgangskonto og Vare-afgangskonto, disse konti vil blive brugt under
bogføringen.
Hvis kladden ønskes slettet uden bogføring, svares der ’NEJ’ til bogføring og ’JA’ til at
slette kladden.
SIDE 273

KOMPAS FOR WINDOWS
Lagerudskrifter
I menupunktet Udskrifter / Lagerudskrifter (eller tast ), er der som standard
lagt en lang række fast definerede udskrifter.
SIDE 274
På de udskrifter der er markeret med en piltast, henvises til at der
er yderligere udskrifts-muligheder.
Generelt for disse udskrifter er, at de kan inden udskrivningen afgrænses på adskillige
parametre. F.eks. kontointerval, datointerval, vælge sortering, printer og bakkevalg.
På alle udskrifterne vil der være følgende udskrivningsmuligheder:
Mail
Udskriften kan sendes via e-mail i forskellige formater, dog skal feltet ’Send til E-mail’
være udfyldt med en mailadresse, førend knappen ’Mail’ gøres aktiv.
Vis
Viser udskriften på skærmen. Herfra kan der udskrives til printeren, ved at klikke på ikonet
, som sidder i toppen af ’Vis-vinduet’.
Udskriv
Udskriver direkte til den valgte printer.
Annuller
Annullere handlingen, og lukker menupunktet Lagerudskrifter ned.

Eks. på en udskrift af Lager optællingsliste
KOMPAS FOR WINDOWS
Ønsker du at få en udskrift af Lager optællingsliste, der viser disponible vareantal,
reserveret og bestilt, samt kolonner for notering af optalt varer, foretages denne udskrift ved
at klikke på Udskrifter / Lagerudskrifter / Kontrollister / Optælling.
Herefter vil følgende printermenu fremkomme:
Der kan afgrænses på varenr., gruppering, kategori, toldposition, lokation og beholdning.
Du kan vælge at få udskriften vist på skærm, udskrive direkte til printer eller sende
udskriften via mail.
SIDE 275

KOMPAS FOR WINDOWS
Lagerkørsler
I menupunktet Kørsler / Lagerkørsler (eller tast ) er der som standard lagt
nogle faste kørsler.
Her foretages kørsler som, justering af lagerværdi, opdatering af stykliste-produktion,
justering af salgspriser og prislister samt intrastat eksport.
Justér lagerværdi
Lagerjusteringskørslen kan foretages så ofte som ønsket, på varer som har ændret
indkøbspris, eller den kan køres generelt på hele lageret i forbindelse med årsafslutningen.
Hvilket princip der vælges i forbindelse med årsafslutningen, er op til revisionen, som ud fra
den gældende lovgivning om årsregnskab, har valgt at bruge nogle bestemte principper.
Disse kan f.eks. være, at lageret ultimo opgøres til nyanskaffelsespris, eller at lageret
opgøres til gennemsnits-kostpris.
Der dannes finansposteringer i forbindelse med en lagerjustering, og der dannes
posteringslinier i lagermodulet på justeringerne.
Feltet 'Kostpris' samt feltet 'Værdi' i lagerkartoteket korrigeres efter en
lagerjusteringskørsel.
Lagerjusteringer foretages fra menupunktet Kørsler / Lagerkørsler / Justér lagerværdi:
Felter i skærmbilledet ’Justér Lagerværdi’ er beskrevet i den interne manual (F1).
• Der kan afgrænses på en enkelt eller flere varenumre. Eller der kan afgrænses på
varegrupper.
SIDE 276

KOMPAS FOR WINDOWS
• Ved ’Status’ angives om det er Varenummer eller Stykliste, der skal foretages justering
på.
• I feltet ’Til Dato’ indtastes den dato som justeringskørslen skal bogføres på.
• I felterne ’Opdater finans’ og ’Opdater salgspriser’ markeres om disse skal
opdateres ved bogføring af lagerjusteringerne. Feltet skal være markeret (med flueben)
før der opdateres.
• Efter afgrænsningen er foretaget, trykkes på knappen 'Hent', og de omhandlede
varenumre listes frem i reguleringskladden.
• Ved ’Udfyld ny kostpris’ markeres en af følgende muligheder:
Procenttillæg - Her kan angives en procentsats, som feltet 'Kostpris' i lagerkartoteket skal op-
eller nedskrives. Ved nedskrivning angives minus foran procentsatsen.
Først ind Først ud – beregner feltet ’Værdi’ i Lagerkartoteket.
Ved bogføring af lagerreguleringskladden, vil feltet ’Kostpris’ og ’Værdi’ under
Lagerkartoteket vise den nye kostpris og værdi.
Sidste indkøbspris – beregner lagerværdien ud fra den sidst benyttede kostpris.
Gennemsnitspris – beregner kostprisen for en stykliste, ud fra kostprisen af de medgående
varer.
Til feltet ’Gennemsnitspris’, fremkommer et ekstra felt hvori der angives det maksimale antal
poster som skal medtages i kørslen, d.v.s. hvor mange indkøbsposter den skal tælle tilbage fra
og medtage.
• Efter markering af ’Udfyld ny kostpris’ klikkes på knappen ’Udfyld’, herved beregnes og
udfyldes felterne for Ny kostpris, Ny værdi og Ændring.
• Når beregningen er foretaget, vises de nye lagerværdier i feltet ’Ny værdi’ i
reguleringskladden nederst del af skærmen:
• Klik på knappen ’Udskriv’ for at udskrive reguleringskladden for kontrol, inden den
bogføres.
• Reguleringskladden bogføres med knappen ’Bogfør’, og de nye kostpriser og
lagerværdier opdateres.
SIDE 277

KOMPAS FOR WINDOWS
Styklisteproduktion
Denne kørsel opretter en beholdning på selve styklisten. Det vil sige, at der overføres
enheder (beholdning) fra de underliggende varer, der indgår i styklisten. Herefter er det
muligt at sælge styklisten.
Inden styklisteproduktionen kan foretages, skal styklisten være oprettet som en vare i
Lagerkartoteket, hvor status sættes til Stykliste. Dernæst skal der angives på styklisten
hvilke vare, der skal indgå i denne stykliste, dette sker også i lagerkartoteket.
Kørslen foretages fra menupunktet Kørsler / Lagerkørsler / Stykliste-produktion:
Dan styklisteproduktion
Felter i skærmbilledet ’Styklisteproduktion’ er beskrevet i den interne manual (F1).
• Hent styklisten ved at indtaste varenr. i feltet ’Varenr.’. Der kan søges med eller
i feltet for at kalde listen over varenumre.
• Der kan evt. angives en lokation, hvor styklisten skal placeres.
• I feltet ’Produktionsantal’ angives hvor mange enheder, styklisteproduktionen skal
danne.
• Klik herefter på knappen ’Hent’, så de varer der indgår i styklisten, bliver overført til
styklistelinierne.
• Klik på knappen ’Udfyld’ og det angivne produktionsantal bliver overført til styklistelinierne
- beregning af styklistebehovet. Dette er dog kun en simulering. Der beregnes
totalt forbrug samt kost- og salgspriser.
’Procenttillæg’ - hvis styklistebehovet ønskes opskrevet med en procentsats, f.eks. for
at tage højde for spild, angives der en procentsats.
• Klik herefter på knappen ’Udfyld’ og feltet 'Kostbeløb' på styklistelinierne vil da blive
incl. dette spild.
• For at få bogført styklisteproduktionen skal der klikkes på knappen ’Bogfør’.
SIDE 278

KOMPAS FOR WINDOWS
Efter bogføring vil beholdningen på selve styklisten blive opskrevet og beholdningerne på
de varer, der indgår i styklisten, vil blive nedskrevet.
Bilagsserien, der skal benyttes til styklisteproduktionen, er angivet med en kilde i
menupunktet Opsætning / Systemopsætning / Lager / vælg punktet Produktion.
Vær opmærksom på, at kostprisen på selve styklisten ikke bliver opdateret ved bogføring af
Styklisteproduktionen. Kostprisen skal angives manuelt eller allerbedst i kørslen ’Justér
lagerværdi’ med markering i funktionen 'Styklisteværdi', vil kunne danne kostprisen ud fra
kostpriserne på de medgående varer, så man ikke er nødt til at beregne det manuelt.
Justér Salgspriser
Salgsprisjustering kan foretages så ofte som ønsket. Årsagen til pris-justering er som oftest,
at indkøbsprisen er ændret, eller som et led i den almindelige prisudvikling på markedet.
Der er to muligheder for justering af salgspriser:
• Justering af salgspriser på Prislister tilknyttet varekartoteket.
• Justering af salgspris på varekartoteket. (Standardsalgsprisen).
Justering af salgspriser/prislister foretages fra menupunktet Kørsler / Lagerkørsler /
Justér salgspriser:
Fremgangsmåden for kørslen samt feltbeskrivelse, kan du læse om i den interne manual
(F1).
SIDE 279

KOMPAS FOR WINDOWS
Justér Prislister
Gennem ’Juster Prislister’ opnås en nemmere vedligeholdelse af de prislistehenvisninger,
som fremgår af lagerkartoteket for de enkelte varer. Der opnås samtidig et større overblik,
end tilfældet vil være, hvis man opdaterer prislisterne direkte på lagerkartoteket.
Justér Prislister anvendes til 3 formål:
• At tilknytte et udvalg af varer til en prisliste.
• At fjerne et udvalg af varer fra prislisten.
• At foretage ændring af gyldighedsperiode, antal, enhed og/eller valutakode på
prislistelinierne
Justering af prislister foretages fra menupunktet Kørsler / Lagerkørsler / Justér Prisliste:
Fremgangsmåden ved tilknytning af varer til prislisten og fjernelse af varer fra prislisten,
samt beskrivelse af felterne, er beskrevet i den interne manual (F1).
SIDE 280

Intrastat eksport
KOMPAS FOR WINDOWS
Til opfyldelse af statistikkravene om samhandel mellem EU-landene kan der genereres
’Intrastat’, som kan afleveres på diskette eller via mail til ’Danmarks Statistik’.
Til brug for Told- & Skats krav om information kan der desuden udskrives ’Listesystem’.
Udskrifterne findes under Lagerudskrifter / Intrastat / Intrastat-posteringer samt under
Debitorudskrifter / Told & Skatteliste.
Generering af intrastat statistik som diskfile sker under menupunktet Kørsler /
Lagerkørsler / Intrastat eksport:
Fremgangsmåden for Intrastat rapportering er beskrevet i den interne manual (F1).
SIDE 281

KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 282

PROJEKT
KOMPAS FOR WINDOWS
Kapitlet om Projektstyring indeholder følgende menupunkter, som ses ved at klikke på
Projekt i Outlook Baren:
Projekt indeholder projektkartotek, hvori projekter oprettes og
vedligeholdes.
Medarbejder bruges til at oprette og vedligeholde medarbejdere som
bl.a. bruges til tidsregistreringer i projektet.
Projektkladde benyttes til indtastning af forbrug, og selve
tidsregistreringen på projekterne.
For at få adgang til Projektmodulet, skal du under menupunktet Opsætning /
Systemopsætningen / Projekt / vælg derefter punktet ’Benyt udvidet projektstyring’,
svarer 'Ja' til at bruge projektstyring, og derefter genstarte WinKompas SQL.
Projektkartotek
Projektkartoteket bruges til at registrere det faktiske materialeforbrug, samt den faktiske
tidsforbrug på de aktuelle sager. Dette giver således et hurtigt og nemt overblik over
projekternes økonomiske status, samt overblik over evt. åbne ordre og indkøb.
I forbindelse med projektmodulet, kan følgende foretages:
• Indtastning af forbrug, direkte på sagen eller via sagskladden.
• Mulighed for at lave tidsregistreringer på medarbejderne.
• Direkte fakturering af forbrugt tid og materialer fra projektmodulet.
• Mulighed for at flere forkalkulationer pr. projekt.
• Budgetopfølgning og efterkalkulation.
• Avanceret statistikoversigt på projekterne, i 3 selvvalgte niveauer, med delresultater.
• Registrering af faktisk forbrug, samt udfaktureringstid i timer, minutter eller en selvvalgt
enhedsfaktor.
SIDE 283

KOMPAS FOR WINDOWS
Projektkartoteket findes under menupunktet Kartoteker / Projekt / vælg Projekt, eller tast
:
Opret et projekt
I dette afsnit beskrives forledes man opretter et projekt i Projektkartoteket.
I afsnittet ’Brug af Generelle funktioner’ under kapitlet Programstruktur, kan du læse om
redigering og sletning af et projekt.
Åben Projektkartoteket ved at klikke på Kartoteker / Projekt / vælg Projekt, eller tast
, hvorefter Projektkartoteket åbnes.
• Tast for at oprettet et projekt/kartotekskort. Du har også mulighed for at taste
eller tast for opret.
• Indtast dernæst et projektnummer. Såfremt det ønskes, kan systemet opsættes til
automatisk at indsætte et projektnummer ved oprettelsen. Dette angives i menupunktet
Opsætning / Systemopsætning / Projekt / Kilde.
• Dernæst indtastes et valgfrit projektnavn.
• I feltet ’Kundenr.’, kan debitoren hentes frem. Ved at klikke på eller tast i
feltet, kan der søges efter debitor.
• De øvrige debitoroplysninger overføres automatisk, når kundenummer hentes frem.
Debitoroplysningerne hentes fra Debitorkartoteket. Der kan tilføjes eller ændres i
debitoroplysningerne.
• De valgfrie felter kan frit benyttes til egne formål.
Teksterne kan ændres under menupunktet Værktøj / Sprogtilpasninger.
SIDE 284

KOMPAS FOR WINDOWS
• Under fanebladet ’Diverse’ udfyldes der evt. en fast pris. Denne er kun til internt
oplysning, der er ikke noget tjek på om projektet overskrider det indtastede.
• Fanebladet ’Budget’ benyttes til at lave et budget på de forskellige bærer, så der
senere kan laves en efterkalkulation med det faktiske forbrug.
• ’Under projekter’ bruges til at tilkoble yderligere projekter, som skal faktureres til
samme kunde, eller hvis hovedprojekter er stort og uoverskuelige, kan disse splittes op
i mindre projekter, og så samles på ét projekt.
• Ved at klikke på fanebladet ’Projektlinier’, har du her mulighed for at redigere
indtastede tidsregistreringer eller oprette nye.
• På fanebladet ’Forkalkulation’ kan man oprette alle de forskellige kombinationer af
forkalkulationer, som man måtte ønske, for til sidst at overføre den valgte kalkulation til
budgetsiden.
Efter endt indtastning gemmes projektet med og for at afslutte eller
for at gemme og fortsætte med nye projekt-oprettelser.
Funktioner der kan bruges i Projektkartoteket:
Når Projektkartoteket er åbnet, kan man ved at klikke på knappen på værktøjslinien,
fremkalde listen over de funktionstaster, der kan benyttes i projektkartoteket.
SIDE 285

KOMPAS FOR WINDOWS
Faneblade i Projektkartoteket
Informationerne om de enkelte projekter er opdelt på 6 skærmbilleder med hvert sit
faneblad:
Fanebladet Stamdata
Under fanebladet ’Stamdata’ findes projektets stamdata.
Projektnr.
Under Opsætning / Systemopsætning / Projekt / Kilde kan du sætte systemet op til, at
hente et fortløbende nr. til projektet. Hvis ikke du benytter denne mulighed, skal du selv
indtaste det ønskede nr.
Projektnavn
Her kan der indtastes en tekst på max. 255 karakterer, som kort indikerer projektet.
Kundenr.
Indtast kundens kontonr. eller find denne ved at klikke på knappen . Du behøver dog ikke
at indtaste et kundenr., hvis du evt. ønsker at registrere timer, som ikke er relateret til en
bestemt kunde, men som alligevel skal ajourføres i systemet.
Navn
Kundens navn bliver automatisk overført når du henter kunden frem.
Adresse 1, 2, 3
Adressen på kunden.
Postnr.
Postnr. I den by kunden bor. Indtaster du et postnr. Som endnu ikke er oprettet i systemet,
vil den spørge om dette skal oprettes.
By
Byen hentes automatisk når postnr.-feltet forlades.
Land
Bor kunden i et andet land end Danmark, kan du skrive dette her.
SIDE 286

KOMPAS FOR WINDOWS
Attention
Er der tilknyttet en bestemt kontaktperson kan du skrive navnet på denne her, eller hentet
en af de kontaktpersoner, som du har oprettet på kunden fra debitorkartoteket af. Dette
gøres ved at klikke på knappen .
Telefon
Telefonnummeret på kunden.
Fax
Fax nummeret på kunden
Mobiltlf.
Kundens mobiltelefonnr.
Valgfrie felter
Har du brug for ekstra oplysninger i forbindelse med oprettelse af projekter, kan du benytte
disse 4 yderligere felter til dette. Du kan ændre teksterne til noget mere sigende, under
menupunktet Værktøj / Sprogtilpasninger.
Fanebladet Diverse
Under fanebladet ’Diverse’ vises projektdata, såsom Fast pris samt korrektionsdata.
Fast pris
Har du aftalt en fast pris med kunden, kan denne pris indtastes her. Vær dog opmærksom
på, at der ikke er nogen kontrol af, om projektet overstiger denne pris.
Start dato
Bliver automatisk sat til systemdatoen. Dette behøver dog ikke at være den dag projektet
rent faktisk påbegyndes, hvorfor det ville være klogt at ændre denne. Det har dog ikke
nogen praktisk betydning for projektet.
Slut dato
Fortæller hvornår projektet slutter eller burde slutte. Du kan stadig registrere på sagen efter
denne dato.
SIDE 287

KOMPAS FOR WINDOWS
Status
Indukerer om der kan ajourføres linier på projektet eller ej:
Åben – Projektet kan ajourføres med alle former for registreringer.
Spærret – Opstår der situationer, hvor der f.eks. i en periode ikke må tilføres nye belastninger
på et projekt kan denne spærres. Når du så tillader at der kommer nye registreringer på projektet
kan denne igen åbnes.
Lukket – Når projektet er helt færdigt. Der er ikke mere der skal lægges på projektet, og alt er
udfaktureret, så kan du lukke for projektet. Når du har lukket
Korrektioner
Her vil systemet vise oplysninger om, hvilken bruger der har oprettet projektet, og hvornår
samt hvilken dato der sidst er lavet ændringer og hvilken bruger der har foretaget rettelsen.
Notat
Her kan du indtaste et notat til det pågældende projekt.
Fanebladet Budget
Under fanebladet ’Budget’ kan du sammenholde et budget med det faktiske forbrug.
Når du skal lave et budget, kan du enten bruge fanebladet ’Forkalkulation’, eller du kan
indtaste en linie for hver af de bærer der er oprettet i systemet. Der kan kun indtastes den
samme bærer én gang, og listen vil derfor blive reduceret for hver budgetlinier der
indtastes.
Du har mulighed for at lave et budget både med forventet antal og beløb.
Der er også følgende knapfunktioner der kan benyttes under fanebladet Budget:
Hent alle bærer – Har du mange bærer oprettet i systemet, og du skal have en værdi på
de fleste typer, kan du benytte denne knap til at hente alle bærer på én gang. Nu kan du så
indtaste på de linier du skal bruge, og slette resten ved at markere linien og trykke på
.
SIDE 288

KOMPAS FOR WINDOWS
Hent faktiske data – Når du vil have en oversigt over, hvordan projektet ser ud, kan du
klikke på denne knap, og systemet vil hente de faktiske data, som er registreret på dette
projekt. Her vil den så beregne en difference i beløb og i antal.
Kopier budget – Hvis du allerede har lavet et projekt, der minder om det du er i gang med,
kan du kopiere budgettet fra dette andet projekt.
Indtast nummeret for det projekt du vil kopiere
fra, eller klik på og få en oversigt over alle
projekter. Herefter kan du så tilpasse linierne til
det aktuelle projekt.
Posteringer – Når du står på en af budgetlinierne, kan klikke på denne knap, som så viser
en oversigt over, hvilke steder denne aktuelle bærer optræder. Dette kan bl.a. bruges til
uddybende forklaring på, hvorfor sagen gik godt/dårligt i henhold til det budgetterede.
Fanebladet Under projekter
Under fanebladet ’Under projekter’ kan du tilknytte ekstra projekter til hovedprojektet.
Dette kan evt. benyttes til at gøre et projekt mere overskuelige, eller hvis der kommer et
tillægs-projekt til et allerede startet projekt, så kan dette kobles på som et underprojekt.
Den daglige registrering foregår således på det aktuelle underprojekt, men alle budgettal,
faktisk forbrug og udfaktureringer bliver summeret sammen på hovedprojektet, så du der
kan se det samlede resultat.
Tilføj – Du kan tilføje alle de underprojekter du har lyst til, dog vil et underprojekt kun kunne
tildeles til ét projekt ad gangen. Når et projekt er tilknyttet et andet projekt, kan dette ikke
længere vælges under knappen ’Tilføj’.
Rediger – Denne knap giver mulighed for at redigere i notatet på underprojektet.
Slet – Har du fået tilknyttet et underprojekt, som ikke skulle have været der, kan du
markere underprojektet, og klikke på knappen ’Slet’. Du kan ikke slette et underprojekt, når
der er lavet posteringer på dette.
Åben – Når du markøren står på et underprojekt, kan du springe til dette projekt ved at
klikke på knappen ’Åben’. Nu kan du så arbejde videre på dette underprojekt.
SIDE 289

KOMPAS FOR WINDOWS
Fanebladet Projektlinier
Under fanebladet ’Projektlinier’ kan du tilføje, redigere og slette projektlinier (registrering af
tidsforbrug). Det er ligeledes her du kan overføre linier til fakturering og arkiv.
Der er følgende knapfunktioner der kan benyttes under fanebladet Projekt-linier:
Tilføj – Du kan tilføje en tidsregistrering på projektet direkte når du har projektet fremme på
skærmen:
Ordrenummer – Hvis du på forhånd ved, hvilken ordre denne registering tilhører (forudsætter
at du kører med faste ordrer) kan du tilføre dette nummer her.
SIDE 290
Varenummer – Her indtastes det varenr. der skal benyttes, såfremt registreringen skal
viderefaktureres. Du kan vælge varenr. ved klikke på .
Medarbejder – Er der en bestemt medarbejder, der skal knyttes til denne registrering, kan du
indtaste denne her.
Dato – Når du tilføjer en ny projektlinier, vil datoen automatisk blive udfyldt med
systemdatoen.
Start tid – Starttiden vil ligeledes blive udfyldt med den aktuelle dato og tid lige nu og her. Det
er denne linier der bliver brugt til beregning af antallet i faktisk forbrug og forslag til
faktureringsantallet. I både datoen og klokken kan du trykke på ’S’ for at få feltet udfyldt med
den aktuelle dato og tid.

KOMPAS FOR WINDOWS
Stop tid – Når du indtaster i dette felt vil systemet beregne det faktiske forbrug og kopiere
dette til feltet ’Antal til ordren’. Det er denne linier der bliver brugt til beregning af antallet i
faktisk forbrug og forslag til faktureringsantallet. I både datoen og klokken kan du trykke på ’S’
for at få feltet udfyldt med den aktuelle dato og tid.
Brugt tid [Minutter] – Når du har stoppet tiden, vil systemet beregne den faktiske tid som
ligger imellem start og slut. Hvis du retter i antallet her, vil stoptiden blive genberegnet, så den
passer overens med antallet.
Antal til ordren – Dette felt indeholder det antal, som evt. bliver brugt til fakturering af den
aktuelle projektlinie. Antallet bliver automatisk sat til det samme som den først beregnede
’Faktiske antal’, men det kan ændres.
Kostpris – Når du henter en varer frem, vil kostprisen automatisk blive overført fra lageret.
Selv om du ikke har brugt et varenr. vil vi anbefale at denne kostpris bliver udfyldt, da det er
denne pris, som bliver brugt til beregning af faktisk forbrug i kr. Jo mere præcis denne kostpris
er, jo mere korrekt bliver den endelige efterkalkulation også.
Salgspris – Denne pris bliver ligeledes overført fra lageret når du henter et varenr. frem. Det
er denne pris der bliver brugt i forbindelse med fakturering af disse aktuelle projektlinier via
ordremodulet.
Fakturerbar – Dette er kun et statistikfelt, om den aktuelle projektlinie er fakturerbar eller ej.
Det kan f.eks. være at der er linier, som ikke skal medtages på en ordre, men de skal stadig
registreres for at give et korrekt billede af den tid der er brugt på projektet.
Afdeling – Hører denne projektlinier til en afdeling.
Bærer – Hvilken art/bærer skal denne projektlinie belaste.
Formål – Skal der tilknyttes et formål til denne linie?
Notat – Indtast evt. en kort beskrivelse af det udførte arbejde.
Rediger
Hvis du ikke har fuldført en registrering, kan du redigere denne, og så her indtaste de
manglende oplysninger.
Slet
Har du fået lavet en linie, som alligevel ikke skal bruges, kan du markere denne, og klikke
på knappen ’Slet’.
Opdater projektlinier
Så længe projektlinierne ligger synlig i projektlinielisten, kan du gøre ved dem, hvad du
måtte ønske, men når du har tilpasset en linie og ikke ønsker at der skal ’pilles’ ved denne
igen, så kan du klikke på knappen ”Opdater projektlinier”.
Hertil fremkommer følgende spørgsmål:
SIDE 291

KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 292
Nej – svares der ’Nej’, vil annulleres handlingen.
Ja – alle linier der er udfyldt korrekt, vil blive lagt i arkiv, så der ikke længere kan
redigere eller slette dem. De linier hvorpå der er et gyldigt ordrenr. og et varenr., vil
blive lagt over i ordremodulet, så linierne er klar til at blive faktureret.
Bemærk: Linier der bliver lagt i arkiv, skal have udfyldt start- og slut-tidspunktet.
Arkiv
Når du har opdateret projektlinierne, kan du finde dem igen under arkiv knappen. Her kan
du kun kigge på linierne, men du kan ikke ’pille’ ved dem, da det er arkiveret. For at komme
ud af arkivfunktionen, skal du klikke på knappen ’Arkiv’ igen.
Fanebladet Forkalkulation
Under fanebladet ’Forkalkulation’ kan du lave alle de forkalkulationer, med de forskellige
kombinationsmuligheder der måtte forekomme ved f.eks. et bestillingsarbejde.
Hvad forventer du at det vil koste, at udføre et bestemt arbejde med den ene eller den
anden medarbejder?
Der er følgende knapfunktioner der kan benyttes under fanebladet Forkalkulation:
Tilføj
Klik på denne knap for at tilføje en ny kalkulation.

KOMPAS FOR WINDOWS
Rediger
Du kan til en hver tid gå ind og redigere en forkalkulation. Alle tal i forkalkulationen bliver
opdateret når du gemmer igen.
Slet
Skal du ikke længere bruge en kalkulation, kan du slette denne.
Kopiér
Har du først oprettet en forkalkulation, og du skal lave en næsten magen til, kan du kopiere
den kalkulation, hvorpå markøren står.
Indtast blot det nye navn. Og der
bliver lavet en kopi af alle linier.
Nu kan du i ro og mag tilpasse
denne nye kalkulation med de få
ændringer, der måtte være.
Kopiér til budget
Når kunden på et tidspunkt accepterer et tilbud, som du evt. har lavet på baggrund af en
forkalkulation, kan du finde denne kalkulation frem, og overføre dette til dit budget. Her vil
den først slette et evt. allerede indtastet budget, og så samler den alle de bærer, som er
ens og overfører et samlet budgettal i kr. og antal.
Opret ny kalkulation
Når projektet er oprettet, har du mulighed for at oprette kalkulationer, dette gøres ved at
klikke på knappen ’Tilføj’ under fanebladet ’Forkalkulation’, derefter fremkommer følgende
skærmbillede:
Navn
Indtast det navn / tekst på den kalkulation, som du vil oprette. Her kan du bruge op til 30
karakterer.
SIDE 293

KOMPAS FOR WINDOWS
Notat
Indtast evt. en lille forklaring til, hvis der evt. er noget specielt i forbindelse med de
efterfølgende linier. Forudsætter priserne et eller andet? Der er taget forbehold for… osv.
Hent alle bærer
Du kan klikke på denne knap og få overført alle de bærer, som du har oprettet i systemet.
Dette er kun en fordel, såfremt du normalt skal benytte alle bærer til en forkalkulation. Du
kan selvfølgelig slette linierne igen.
Del total
Har du brug for at lave mellemresultatet (deltotaler) kan du med fordel benytte denne knap.
Deltotaler bliver vist med en anden farve og laver en sammentælling af alle de ovenstående
linier, fra forrige deltotal.
Du kan benytte den samme bærer op til flere gange, når du vil lave en forkalkulation, for
netop at kunne udpensle kalkulationen, så du får et bedre overblik.
Når du gemmer Forkalkulationen vil den totale kost- og salgspris blive beregnet, og vist på
kalkulationslinierne. Der gemmes med knappen ’Gem’.
Vær opmærksom på at du ikke skal benytte antal på de linier hvor du ikke ønsker at den
skal tælle antallet med i den samlede total. Normalt vil det kun være på arbejdstimerne du
vil benytte antallet, så du senere vil kunne lave en opfølgning på det faktiske forbrug. Her vil
det ikke være interessant at få de ovenstående 2 vinduer med i budgettet!
SIDE 294

Knapfunktioner i Projektkartoteket
Der er følgende funktionsknapper i projektkartotekets lokalmenu:
Liste
KOMPAS FOR WINDOWS
Ved klik på knappen ’Liste’, hentes en liste frem med alle oprettede projekter.
På listningen kan der oprettes søgninger. Dette gøres ved at fremkalde søgefunktionen
med :
Saldo
Med søgefunktionen kan der oprettes
og gemmes forskellige søgninger, som
afgrænser listningen, og bestemmer
sorteringsrækkefølgen.
Der kan f.eks. listes bestemte valgfrie
felter m.m..
Med knapfunktionen ’Saldo’ har du her mulighed for at få vist en saldo-balance på
skærmen, for den angivne periode.
SIDE 295

KOMPAS FOR WINDOWS
Feltet ’Uden nulkonti’ er afgørende for, hvordan man ønsker visningen af saldobalancen:
Markering af feltet – saldobalancen vises kun med overskriftskonti, og med den
samlede saldo for overskriftskontoen.
Afmarkering af feltet – viser saldobalancen med alle finanskonti, uanset om der er
saldo på kontiene.
Det er muligt at få saldobalancen udskrevet til printer, ved at bruge knappen ’Kopier til
udklipsholder’, når saldobalancen vises på skærmen.
Udskriv
Under menupunktet Værktøj / Udskriftsstyring / Projekt, kan der oprettes selvdefinerede
udskrifter, hvor det så er muligt at hente disse frem under denne knapfunktion.
I den interne manual (F1) vil der være beskrivelse, hvordan man opretter en
’Brugerdefineret udskrift’, denne beskrivelsen kan hentes frem, når du står i menupunktet
Værktøj / Udskriftsstyring.
Posteringer
Ved klik på knappen ’Posteringer’ er der mulighed for at få en detaljeret oversigt over alle
projektposteringer.
Den detaljerede posteringsoversigt kan vises med projekt-, finans-, og lagerlinier.
Der klikkes på fanebladet for den ønskede visning. I eksemplet er der valgt fanebladet
’Finans’ for visning af finanslinier:
Ønskes posteringsoversigten udskrevet til printer, kan linierne for projekt, finans eller lager
kopieres til Excel og derfra udskrives til printer.
Opret ny ordre
Når der er oprettet projektlinier på en kunde, kan du overføre linierne til fakturering med
knapfunktionen ’Opret ny ordre’.
Ved at klikke på knapfunktionen vil systemet automatisk hente Salgsordre-kartoteket frem
med den angivne kunde fra projektkartoteket, samt angive nyt ordrenummer.
SIDE 296

KOMPAS FOR WINDOWS
For at kunne overføre aktuelle linier til en ordre, skal du stå på projektlinierne og have
markeret de linier, som skal overføres. Herefter vil følgende meddelelse fremkomme, som
skal besvares:
Ja – de oprettede projektlinier fra Projektkartoteket overføres til Salgsordrelinierne,
hvorefter der kan udfaktureres.
Nej – projektlinierne vil ikke blive overført til Salgsordrelinierne. Det er dog muligt at
foretage en salgsordrefakturering på kunden, hvor man manuelt indtaster
ordrelinierne.
Opret nyt indkøb
Knapfunktionen ’Opret nyt indkøb’ henter Indkøbskartoteket frem til brug ved oprettelse af
ny indkøbsordre på det aktuelle projekt, og overføre automatisk de dimensioner, der er
oprettet på projektet.
Når kreditor hentes frem i Indkøbskartoteket, vil systemet automatisk indsætte projektnr.
under fanebladet ’Indkøbsdata’, dette bevirker at du ikke selv skal huske, hvem du skal
bestille til. Ligeledes vil kundens oplysninger bliver lagt over på leveringsoplysningerne, så
varerne evt. kan leveres direkte til kundens bopæl.
Statistik
Med knapfunktionen ’Statistik’ har du mulighed for at få vist statistik over hvorledes
arbejdet fordeler sig på den enkelte medarbejder, ud fra en given periode.
Ved at klikke på knapfunktionen ’Statistik’ på et udvalgt projekt, har du mulighed for at
vælge den ønskede afgrænsning, og når afgrænsningen er foretaget, klikkes på knappen
’Hent’, som henter alle de aktuelle projekter inden for den angivne afgrænsning:
SIDE 297

KOMPAS FOR WINDOWS
Felter og funktionsmuligheder er beskrevet i den interne manual (F1).
Diverse
Med denne knapfunktion er det muligt at starte andre eksterne programmer op, f.eks. hvis
der er behov for et specielt udvidet database, hvilket ikke kan programmeres i WinKompas
SQL.
Denne specielt programmerede database, ville kunne lægges ind i WinKompas SQL, og
hentes frem med knapfunktionen ’Diverse’.
I den interne manual (F1) vil der være en mere uddybende forklaring omkring funktionens
muligheder.
SIDE 298

Felter på projektlinien
KOMPAS FOR WINDOWS
Der findes felter skjult i højre side af projektlinien, disse vil fremkomme ved at klikke nogle
gange på knappen .
Det er muligt at flytte rundt på felterne, efter eget ønske.
Klik på feltet, f.eks. på Kontonr., og der vil komme en oversigt over de
felter der er markeret til visning (fra ’Felter til visning’).
Udpeg det ønskede felt, som indsættes i stedet for ’Kontonr.’, dog vil
ordrelinien udvides, så der er plads til feltet ’Kontonr.’.
Ved at højreklikke på musen, har du her
mulighed for at hente listen frem med
’Felter til visning’.
Her kan du markere (med flueben) de felter
som skal vises på ordrelinierne.
Brug piletasterne eller scrollebaren.
Knappen markere alle felter på én gang, og alle felterne vil blive vist på
ordrelinien, ellers skal du manuelt markere de felter der ønskes vist.
SIDE 299

KOMPAS FOR WINDOWS
Medarbejder kartotek
Medarbejderkartoteket benyttes til at oprette og vedligeholde dine medarbejdere, som du vil
bruge i forbindelse med projektstyring. Det er ligeledes her du opdaterer standardpriserne
på medarbejderne.
Medarbejderkartoteket findes under menupunktet Kartoteker / Projekt / vælg derefter
Medarbejder, eller tast :
Opret medarbejder (projekt)
I dette afsnit beskrives forledes man opretter et projekt i Projektkartoteket.
I afsnittet ’Brug af Generelle funktioner’ under kapitlet Programstruktur, kan du læse om
redigering og sletning af et projekt..
Åben Projektkartoteket ved at klikke på Kartoteker / Projekt / vælg Projekt, eller tast
, hvorefter du har følgende muligheder for at oprette ny projekt /kartotekskort:
• Vælg menuen Rediger ved at højreklikke med musen, og vælg funktionen Opret,
eller tryk på
eller tast
eller tast .
• Indtast et medarbejdernummer eller initialerne på medarbejderen.
• Dernæst udfyldes de relevante stamdata-oplysninger på medarbejderen. Felterne er
beskrevet i afsnittet om Faneblade i Medarbejder-kartoteket / fanebladet Stamdata.
SIDE 300

KOMPAS FOR WINDOWS
• I feltet ’Postnr.’ kan der søges efter postnummer ved at klikke på . Udpeg postnr. fra
listen og tast for at overføre til feltet.
• Under fanebladet ’Priser’ kan der evt. oprettes en fast pris eller forskellige priser, der
skal tilknyttes til de forskellige bærer, som virksomheden ønsker at lave statistik på.
Priser oprettes med knappen ’Tilføj’.
• Gem oprettelsen af medarbejderen med , eller tast for at gemme
og lukke medarbejderkartoteket.
• Skal du fortsætte med at oprette nye medarbejdere, kan du taste for at
gemme og fortsætte med nye oprettelser.
Funktioner til brug i Medarbejderkartoteket:
Når Medarbejderkartoteket er åbnet, kan man ved at klikke på knappen på
værktøjslinien, fremkalde listen over de funktionstaster, der kan benyttes i
medarbejderkartoteket.
SIDE 301

KOMPAS FOR WINDOWS
Faneblade i Medarbejderkartoteket
Informationerne om de enkelte projekter er opdelt på 2 skærmbilleder med hvert sit
faneblad:
Fanebladet Stamdata
Under fanebladet ’Stamdata’ oprettes / findes medarbejderens stamdata.
Medarbejder
Her skal du indtaste det medarbejder-nummer, som denne er tildelt. Her kan du vælge et
nummer eller evt. initialerne på medarbejderen.
Titel
Her kan angives hvilken titel medarbejderen har.
Navn
Her angives medarbejderens navn (hele navnet).
Gade
Medarbejderens adresse
Postnummer
Postnr. hvor medarbejderen bor. Indtaster du et postnummer som ikke findes i
WinKompas SQL, vil systemet spørge om denne skal oprettes.
By
Når du har indtastet et postnummer, vil byen automatisk blive opdateret.
Land
Hvis medarbejderen ikke er bosat i Danmark, kan du her indtaste dennes hjemland.
SIDE 302

KOMPAS FOR WINDOWS
E-mail
Medarbejderens e-mail adresse. Har du indtastet en e-mail i dette felt, kan du dobbeltklikke
på musen i feltet, hvorefter du kan skrive og sende en mail til denne adresse.
Afdeling
Skal udfyldes hvis medarbejderen tilhører en bestemt afdeling, der skal benyttes på alle
registreringer, som foretages når denne medarbejder benyttes. Uanset om afdelingen
indtastes eller ej, vil du under den daglige registrering kunne indtaste/ændre på denne
afdeling.
Telefon (hjemme)
Oplysning om medarbejderens private telefonnummer.
Mobiltelefon
Oplysning om medarbejderens mobiltelefonnummer.
Personsøger
Såfremt medarbejderen har personsøger, kan dette nummer indtastes her.
Notat
Hvis der er en speciel bemærkning om medarbejderen, kan denne indtastes her. Det er kun
en intern oplysning, og kommer ikke med ud på diverse udskrifter.
Fanebladet Priser
Når der skal registreres timer på et projekt, hvor man ønsker at benytte en medarbejder, vil
det være en fordel, at man automatisk får systemet til at foreslå den korrekte kostpris, som
det har kostet virksomheden at have denne medarbejder til at udføre det pågældende
arbejde.
Til dette formål kan du på hver medarbejder tilføje alle de forskellige priser, som denne kan
foretage i tilknytning til de forskellige bærer, som virksomheden ønsker at lave statistik på.
SIDE 303

KOMPAS FOR WINDOWS
I det følgende beskrives de funktionsmuligheder der er under fanebladet Priser:
Tilføj
Når du vil tilføje nye standardpriser for medarbejderen kan du trykke på knappen ’Tilføj’.
Herefter vil følgende indtastningsbillede fremkomme:
Bærer – Her skal du vælge den bærer, som skal have tilføjet nogle standard priser. Ved at
klikke på knappen kan du få en oversigt over alle de bærer, som endnu ikke er tilføjet på
medarbejderen. Der er kun mulighed for at tilknytte den samme bærer én gang.
Varenummer – Indtast det varenummer som evt. senere skal benyttes til udfakturering, når du
vil lave en faktura/opgørelse til kunden.
Når varenummeret hentes, vil kost- og salgsprisen automatisk blive ajourført med de priser,
som står på dette varenummer i Lagerkartoteket.
Du kan få en oversigt over Lagerkartoteket, ved at klikke på knappen . Du behøver ikke at
tilføje et varenummer, denne bliver kun brugt til en senere fakturering. Indtastes varenummeret
ikke, vil du ikke have mulighed for at udfakturere disse linier. Du kan dog manuelt tilrette
projektlinierne inden du sender dem til arkiv eller til en faktura.
Beskrivelse – Denne tekst bliver automatisk overført fra Lageret, når vare-nummeret bliver
indtastet.
Kostpris – Når varenummeret indtastes bliver kostprisen automatisk hentet fra Lagerkartoteket.
Såfremt der bliver brugt en ’Dummy vare’ (en standard-vare) til udfakturering, skal du ændre
kostprisen, så den bliver så tæt på virkeligheden som mulig, da det er denne kostpris, der bliver
brugt til beregning af de aktuelle omkostninger på de enkelte sager.
Jo tættere denne pris kommer på de faktiske omkostninger på den valgte bærer, des mere
realistisk et billede vil du få af sagerne.
Salgspris – Denne pris bliver ligeledes automatisk hentet fra Lagerkartoteket, når
varenummeret indtastes. Denne pris bliver brugt til ud-fakturering, når og hvis du senere vil
overføre de aktuelle linier til en ordre.
Redigér
Med knapfunktionen ’Redigér’ kan du ændre på en eksisterende prislinie. Marker linien
eller dobbeltklikke på linien, hvorefter du har mulighed for at rette.
Slet
Har du indtastet nogle linier, som ikke længere skal bruges på denne medarbejder, kan du
markere en eller flere linier, og trykke på knappen ’Slet’.
SIDE 304

KOMPAS FOR WINDOWS
Hent alle bærer
Ved at klikke på knappen ’Hent alle bærer’, kan du få overført alle bærer på én gang, frem
for at skulle tilføje dem enkeltvis. Her kan du så redigere de enkelte linier en for en.
Kopier
Har du allerede oprettet forskellige prissatser på én medarbejder, og disse priser skal
bruges som udgangspunkt til øvrige medarbejdere, kan du med fordel benytte denne
funktionsknap:
Indtast medarbejder nr., som du vil kopiere
priserne fra.
Der kan søges ved at klikke på knappen
Når du har trykket på knappen ’Ok’, vil denne medarbejders priser, blive overført til den
nuværende medarbejder. Nu kan du så tilpasse de få ændringer, som der evt. måtte være
på nogle af priserne.
Bemærk: Såfremt du havde oprettet nogle linier i forvejen, vil disse linier blive overskrevet
med dem du kopierer fra.
.
SIDE 305

KOMPAS FOR WINDOWS
Knapfunktioner i Medarbejderkartoteket
Liste
Denne knap giver en liste over alle de medarbejdere du har oprettet. Her kan du stille
markøren på den ønskede medarbejder, og dennes oplysninger kommer så frem på
skærmen.
Posteringer
Når du har en medarbejder fremme, vil et tryk på knappen ’Posteringer’, give en
posteringsoversigt over alle de projektlinier, hvor medarbejderen optræder:
Udskriv
Her vil der kunne udskrives diverse medarbejder relaterede udskrifter. Under menupunktet
Værktøj / Udskriftsstyring, kan du tilføje ekstra udskrifter, som du gerne vil bruge i
forbindelse med medarbejderkartoteket.
Statistik
Du har mulighed for, på den enkelte medarbejder at få en statistik på hvordan han arbejde
fordeler sig, inden for en given periode:
Felter og funktionsmuligheder er beskrevet i den interne manual (F1).
SIDE 306

Diverse
KOMPAS FOR WINDOWS
Hvis du ønsker en speciel funktion, som skal udføres på/fra medarbejder- kartoteket, kan
fra denne knap få denne funktion aktiveret. Dette kræver dog at du enten selv kan
programmere eller at du kan få andre til dette.
Selve opsætningen / tilknytning af denne specielle programmering skal sættes op under
menupunktet Opsætning / Opsætning / Eksterne data.
SIDE 307

KOMPAS FOR WINDOWS
Projektkladde
Projektkladden benyttes til indtastning af forbrug og tidsregistreringer på projekterne.
I afsnittet Projektkladde vil vi beskrive hvordan projektkladde bruges samt gennemgå
faneblade og knapfunktioner i Projektkladden.
Det er muligt at oprette flere kladder, hvis man ønsker at opdele sine posteringer i andre
kladder med andre kildeangivelser og nummerserier.
Eller der kan oprettes en kladde til hver medarbejder, så disse kan indtaste hver deres
egne registreringer.
Brug af Projektkladden
• Klik på menupunktet Kladder / Projektkladde, eller klik på Projekt i Outlook baren og
vælg derefter Projektkladde:
Er der oprettet flere kladder, kan der bladres frem med piltasterne til den ønskede kladde.
Hvis der ikke er oprettet projektkladde (hvilket der ikke er første gang denne tages i brug),
klikkes på knappen ’Tilføj’ for at oprette ny projektkladde. Læs mere i afsnittet om Opret /
Tilføj ny kladde under kapitlet FINANS.
• Vælg den projektkladde du ønsker at arbejde i, ved at markere kladden og dobbelt
klikke eller klik på knappen ’Vælg’, således at kladden åbnes, klar til indtastning af
bilag:
SIDE 308

KOMPAS FOR WINDOWS
Selve posteringsvinduet kan også udvides ved at placere musen på højre linie i vinduet.
Hold venstre museknap nede, medens vinduet udvides ved at flytte musen.
Der findes felter skjult i højre side af skærmen. Klik nogle gange på højre piletast nederst i
højre hjørne på bundlinien af vinduet. Herved fremkommer yderligere felter. Felterne vil
også vises efterhånden, som der trykkes .
SIDE 309

KOMPAS FOR WINDOWS
Knapfunktioner i Projektkladden
Udskriv
Vælg knapfunktionen ’Udskriv’ for at få projektkladden udskrevet til printeren. Her vil den
vise alle de linier, som du i forvejen kan se på skærmen. Denne udskrift kan bruges til
kontrol af indtastningen.
Der kan også vælges at få udskriften vist på skærmen (Vis), og derefter udskrive den til
printeren via ikonet , som er i toppen af ’Vis-vinduet’.
Udskriften kan også sendes via e-mail i forskellige formater. Feltet ’Send til E-mail’ være
udfyldt med en mailadresse, førend knappen ’Mail’ gøres aktiv.
Opdatér
Når der er indtastet linier som hører til de forskellige projekter skal disse ajourføres på de
respektive projekter, således at du evt. senere kan udfakturere disse igen til kunderne.
Ligeledes vil du herefter på projekterne kunne se, hvordan resultatet ser ud (hvor meget har
sagen kostet ind til nu?).
Så længe linierne ligger i projektkladden, vil de ikke have nogen indflydelse på selve
projektet.
SIDE 310

Felter i Projektkladden
KOMPAS FOR WINDOWS
Projektkladden indeholder flere felter/kolonner end der kan vises samtidig. Efterhånden
som der indtastes data i felterne, ruller disse mod venstre, således at de skjulte felter
kommer frem på skærmen.
Projekt
Alle linier skal tilknyttes et projekt, ellers kan linierne ikke ajourføres.
Ordrenummer
Hvis I kører med standard ordrer på jeres kunder, og denne registrering skal
viderefaktureres, kan dette ordrenr. Indtastes med det samme.
Medarbejder
Hvilken medarbejder har arbejdet på dette projekt.
Dato
Denne dato bliver automatisk tildelt med systemdatoen, og fortæller kun, hvornår den
aktuelle linie er blevet dannet/indtastet.
Startdato
Bliver ligeledes automatisk udfyldt med systemdatoen, men kan selvfølgelig ændres til den
dag, hvor arbejdet faktisk fandt sted. Har du mange linier på en bestemt dag, vil det være
en fordel at du retter systemdatoen til denne dag, da du så er fri for at skulle rette
startdatoen på alle linierne.
Du retter systemdatoen med tasterne .
Starttid
Hvornår startede arbejdet? Bliver ligeledes automatisk udfyldt med klokken i
indtastningsøjeblikket. Denne start tid har kun betydning for beregningen af det faktiske
forbrug, men det er også det faktiske forbrug, der er grundlaget for beregningen af
projektet.
Slutdato
Her indtastes den dag, hvor arbejdet slutter. Hvis det er samme dag som start dagen, kan
du her nøjes med at skrive ’S’ for at få indsat systemdatoen.
Sluttid
Her indtastes hvornår arbejdet sluttede.
Varenummer
Er der forbrugt nogle varer i forbindelse med denne registrering, kan du her vælge
varenummeret fra lageret. Systemet vil så automatisk overføre kost- og salgspriser fra
lageret til linien.
SIDE 311

KOMPAS FOR WINDOWS
Brugt tid
Dette antal er beregningsantallet til projektet. Hvad er det faktiske forbrug på det aktuelle
projekt. Dette antal er beregnet på baggrund af startdatoen og start tiden kontra slutdatoen
og slut tiden. Hvis du ikke har indtastet de rigtige datoer og tider, er det ikke noget problem.
Indtast det antal som du vil have registreret, og systemet vil så bruge denne tid i stedet.
Antal
Her indtastes det antal, som evt. skal bruges til viderefakturering. Antallet bliver automatisk
identisk med ’Brugt tid’, men kun første gang. Rettes Brugt tid, forbliver antallet med det
der nu står i feltet.
Kostpris
Har du tilknyttet et varenummer til linien, vil den reelle kostpris blive lagt ind på linien. Det er
denne kostpris der bliver brugt til beregning af udgiften på sagen.
Salgspris
Salgsprisen bliver ligeledes hentet fra lageret, såfremt der er tilknyttet en vare på linien.
Denne pris bliver brugt til en evt. viderefakturering.
Afdeling
Hvis du kører med dimensionsregnskab, og har delt dine medarbejdere op i forskellige
afdelinger, kan du i dette felt vælge, hvilken afdeling denne tilhører.
Bærer
Hele projektstyringen er koblet op på bærer. Alle registreringer skal have tildelt en bærer for
at kunne arkiveres / lægges på en ordre.
Formål
Når du kører med dimensionsregnskab, kan du på linierne bestemme, om der
bogføringsmæssigt skal sættes en yderligere identifikation af, hvad formålet har været med
denne registrering.
Notat
Tilføj et lille notat på den aktuelle linie, som vil følge denne postering, alle steder, hvor
denne kan ses.
Fakturerbar
Dette felt har kun betydning for evt. selvdefinerede udskrifter. Dette felt kan så bruges til at
tjekke op på om den registrering kan viderefaktureres, eller om det har været en intern
udgift i forbindelse med det, der er blevet lavet på projektet.
SIDE 312

SYSTEM / OPSÆTNING
KOMPAS FOR WINDOWS
Kapitlet om System / Opsætning indeholder følgende menupunkter, som ses ved at klikke
på System i Outlook baren:
Systemopsætning - hvor alle systemparametre bliver sat. En del af
disse skal være udfyldt, mens andre er valgfri.
Valuta – her kan man oprette og vedligeholde valuta-kurser.
Udover de viste menupunkter fra Outlook baren, kan man også finde følgende to
menupunkter Momsforfald og Opsætning, ved at klikke på Opsætning i menulinien:
Momsforfald – her er der mulighed for at tilpasse beregningen af moms-periodernes
forfaldsdato ud fra de regler, som Told og Skattestyrelsen fastsætter.
Opsætning – her udfyldes alle systemtabeller.
Momsforfald
I menupunktet Opsætning / Momsforfald har du her mulighed for at tilpasse beregningen
af momsperiodernes forfaldsdato, ud fra de regler der fastsættes af Told og
Skattestyrelsen.
SIDE 313

KOMPAS FOR WINDOWS
Ændring af momsforfaldsdato
Ændring af momsforfaldsdatoen foretages manuelt:
• Der vælges først om det er Halvårlig, Kvartalsvis eller Månedlige angivelser (faneblad).
• Herefter indtastes der en aktiv dato for hvornår den nye forfaldsdato skal gælde fra,
samt hvor mange måneder og dato for hvornår den nye forfaldsdato skal være.
• Klik derefter på knappen ’Beregn forfald’, så systemet opdatere moms-forfaldsdatoen.
• Efter beregning af forfaldsdatoen, lukkes skærmbilledet med knappen ’Luk’.
Opsætning
Når regnskabets kontoplan er oprettet, skal de generelle program-tilpasninger defineres.
► MANGLER I OPSÆTNING AF DE OBLIGATORISKE PARAMETRE, VIL BETYDE, AT
DER IKKE KAN BOGFØRES I PROGRAMMET.
Ved de parametre, som skal være udfyldt, vil dette være oplyst!
Alle systemtilpasninger sker fra menupunktet Opsætninger / Opsætninger, som har
følgende undermenuer, der i det følgende beskrives:
SIDE 314

Bogføringsgrupper
Her defineres grupperinger af debitorer, kreditorer og varer.
Debitorgrupper
KOMPAS FOR WINDOWS
Det er her du bestemmer, hvordan integrationen mellem debitormodulet og finansmodulet
skal være.
Fordelingen på de forskellige finanskonti styres af feltet ’Gruppering’ i Debitorkartoteket.
Der skal som minimum oprettes én debitorgruppe, idet den enkelte debitor SKAL tilknyttes
en debitorgruppe.
Når du vil bogføre varesalg, kan der enten bogføres efter debitorgrupper eller lagergrupper.
Dette bestemmes i Opsætning / Systemopsætning / Debitor i punktet ’Bogfør efter’.
Felterne Omsætning, Rabat, Vareforbrug, Navn og Samlekonto, Kontant SKAL udfyldes.
Når du opretter den enkelte debitor, SKAL der tilknyttes en debitorgruppe.
Selvom du vælger at bogføre varesalg efter debitorgrupper, skal der alligevel være oprettet
mindst én lagergruppe.
SIDE 315

KOMPAS FOR WINDOWS
Bogføring efter bestemt debitorgruppe
Hvis du vil have systemet til at bogføre varesalg efter debitorgrupper, skal du først oprette
de forskellige debitorgrupper i menupunktet Bogførings-grupper/ Debitorgrupper.
Alle felter bortset fra Notat SKAL udfyldes.
Når du opretter den enkelte debitor, SKAL der tilknyttes en debitorgruppe. Der skal derfor
som minimum være oprettet én debitorgruppe.
Dernæst skal der i Opsætning / Systemopsætning / Debitor i punktet ’Bogfør efter’
markeres, at der skal bogføres efter debitorgrupper.
Når du bogfører varesalg, kontrollerer programmet, hvilken debitorgruppe, der er tilknyttet
den enkelte debitor, og bogfører herefter.
Der skal dog også være oprettet mindst én lagergruppe, idet der SKAL figurere en
lagergruppe på hver enkelt vare.
Bogføring efter bestemt lagergruppe
Opret den/de respektive lagergrupper i menupunktet Bogføringsgrupper/ Lagergrupper,
som der skal bogføres efter. De enkelte grupper tilknyttes varerne.
Dernæst skal der i Opsætning / Systemopsætning / Debitor i punktet ’Bogfør efter’
markeres, at der skal bogføres efter lagergrupper.
Selvom du vælger at bogføre varesalg efter lagergrupper, skal der alligevel være oprettet
mindst én debitorgruppe i menupunktet Bogføringsgrupper / Debitorgrupper, idet der
SKAL figurere en debitorgruppe på debitoren i debitorkartoteket.
Kreditorgrupper
Det er her du bestemmer, hvordan integrationen mellem kreditormodulet og finansmodulet
skal være.
Fordelingen af de forskellige finanskonti styres af feltet ’Gruppering’ i Kreditorkartoteket.
Der skal som minimum oprettes én kreditorgruppe, idet den enkelte kreditor SKAL tilknyttes
en kreditorgruppe.
Når du vil bogføre varekøb, kan der enten bogføres efter kreditorgrupper eller lagergrupper.
Dette bestemmes i Opsætning / Systemopsætning / Kreditor i menupunktet ’Bogfør
efter’.
Bogføring efter bestemt kreditorgruppe
Hvis du vil have systemet til at bogføre varekøb efter kreditorgrupper, skal du først oprette
de forskellige kreditorgrupper i menupunktet Bogføringsgrupper/ Kreditorgrupper.
SIDE 316

Alle felter bortset fra Notat SKAL udfyldes.
Når du opretter den enkelte kreditor, SKAL der tilknyttes en kreditorgruppe.
Der skal derfor som minimum være oprettet én kreditorgruppe.
KOMPAS FOR WINDOWS
Dernæst skal der i Opsætning / Systemopsætning / Kreditor i punktet ’Bogfør efter’,
markeres, at der skal bogføres efter kreditorgrupper.
Når du bogfører varekøb, kontrollerer programmet hvilken kreditorgruppe, der er tilknyttet
den enkelte kreditor og bogfører herefter.
Der skal dog også være oprettet mindst én lagergruppe, idet der SKAL figurere en
lagergruppe på hver enkelt vare.
Bogføring efter bestemt lagergruppe
Opret den/de respektive lagergrupper i menupunktet Opsætning/ Bogføringsgrupper/
Lagergrupper, som der skal bogføres efter.
De enkelte grupper tilknyttes varerne.
Dernæst skal der i Opsætning / Systemopsætning / Kreditor i punktet ’Bogfør efter’,
markeres, at der skal bogføres efter lagergrupper.
Når du bogfører varekøb, kontrollerer programmet hvilken lagergruppe, der er tilknyttet den
enkelte vare, og bogfører herefter.
Selvom du vælger at bogføre varekøb efter lagergrupper, skal der ligeledes være oprettet
mindst en kreditorgruppe i menupunktet Bogføringsgrupper / Kreditorgrupper, idet der
SKAL figurere en kreditorgruppe på kreditoren i kreditorkartoteket.
Alle felter på nær Notat på kreditorgruppen SKAL udfyldes.
Lagergrupper
Her bestemmer du, hvordan integrationen mellem varemodulet og finansmodulet skal være.
Fordelingen af de forskellige finanskonti ved varesalg/varekøb styres enten af lagergruppen
eller af debitorgruppen/kreditorgruppen.
Hvilken af delene bestemmes i Opsætning / Systemopsætning / Debitor i feltet ’Bogfør
efter’, og under Opsætning/ Systemopsætning / Kreditor i punktet ’Bogfør efter’.
Bogføring efter bestemt lagergruppe
Hvis du udelukkende vil bogføre varesalg/varekøb efter lagergrupper, skal du oprette de
respektive lagergrupper i menupunktet Opsætning/ Bogføringsgrupper/ Lagergrupper.
Alle felter SKAL udfyldes bortset fra feltet Notat.
SIDE 317

KOMPAS FOR WINDOWS
Angiv i Opsætning / Systemopsætning / Debitor i punktet ’Bogfør efter’, at der skal
bogføres efter lager-grupper.
Tilknyt lagergruppe til varerne i Lagerkartoteket i feltet ’Gruppering’.
Selvom du vælger at bogføre varesalg/varekøb efter lagergrupper, skal der oprettes mindst
én debitorgruppe og mindst én kreditorgruppe, idet der på henholdsvis debitor og kreditor
skal tilknyttes en gruppe i feltet ’Gruppering’.
Når du bogfører varesalg, kontrollerer programmet hvilken lagergruppe den enkelte
debitor/kreditor tilhører, og bogfører salget/ købet på de konti der gælder for gruppen.
Bogføring efter bestemt debitorgruppe
Der skal være oprettet mindst én lagergruppe, idet der SKAL figurerer en lagergruppe på
hver enkelt vare.
Angiv i Opsætning/ Systemopsætning under mappen Debitor i ’Bogfør efter’, at der skal
bogføres efter debitorgrupper.
Tilknyt debitorgruppe til debitorerne i Debitorkartoteket i feltet ’Gruppering’.
Når du bogfører varesalg kontrollerer programmet hvilken debitorgruppe, der er tilknyttet
den enkelte debitor, og bogfører herefter efter denne gruppe.
Bogføring efter bestemt kreditorgruppe
Der skal være oprettet mindst én lagergruppe, idet der SKAL figurere en lagergruppe på
hver enkelt vare.
Angiv i Opsætning/ Systemopsætning under mappen Kreditor i ’Bogfør efter’, at der skal
bogføres efter kreditorgrupper.
Tilknyt kreditorgruppe til kreditorerne i Kreditorkartoteket i feltet ’Gruppering’.
Når du bogfører varekøb, kontrollerer programmet hvilken kreditorgruppe, der er tilknyttet
den enkelte kreditor, og bogfører herefter.
SIDE 318

Moms
KOMPAS FOR WINDOWS
Hvis du ikke har valgt standard-opsætningen eller kopieret fra demo-regnskabet, vil det
være nødvendigt at oprette de aktuelle momskoder, før du kan begynde at anvende
WinKompas SQL.
Momskoder skal oprettes i menupunktet Opsætning / Opsætning / Moms / Moms, før du
kan begynde at anvende WinKompas SQL.
I Finans-, Debitor- og Kreditorkartotekerne påføres momskoden på den respektive konto.
Ligeledes er det muligt i lagerkartoteket at påføre en momskode på hver vare, således at
der kan benyttes vareafhængige momssatser.
Som standard er der oprettet nogle momskoder, hvis du vil anvende andre, har du også
mulighed for at oprette yderligere momskoder.
OBS! Momskoder skal være oprettet før end der kan bogføres.
Opret momskode
• Ved at klikke på menupunktet Opsætning / Opsætning / Moms / Momskoder, vil
følgende skærmbillede blive aktiveret:
• Herefter klikkes på knappen ’Tilføj’, for at få adgang til at oprette momskoder.
SIDE 319

KOMPAS FOR WINDOWS
• Udfyld de relevante felter, som i det følgende beskrives.
• Husk, at gemme oprettelsen med knappen ’Ok’.
Momskode
Her angives navnet (max. 20 tegn) sådan, som det skal fremstå i feltet 'Moms' i alle
kartotekerne (Kontoplan, Debitor, Kreditor og Lager), hvor koden vælges. F.eks. -
Købsmoms.
Betegnelse
Her angives betegnelsen for momstypen. (Max. 40 tegn). F.eks.: Moms af varekøb
(indgående moms).
Sats
Her skal angives momssats i procent, f.eks. 25,00.
Momstype
Angiv under hvilken kategori momsbeløbet skal figurere i momsangivelsen. (Udgående,
Indgående, EU-moms, etc.) Momstyperne du her kan vælge imellem er fastprogrammeret i
WinKompas SQL.
SIDE 320

KOMPAS FOR WINDOWS
Statuskonto
Her angives statuskonto for momskoden. Dobbeltklik i feltet, og vælg konto ved at klikke på
kontonavnet.
Erhvervelse
Den finanskonto, EU-erhvervelsesmoms vedrørende EU-køb skal bogføres på. Dette felt
skal kun udfyldes for momskoder vedrørende EU. Beløbet i dette felt vil blive momsangivet
som 'Moms af EU-varekøb'. Ved køb af varer indenfor EU skal der tillægges moms til
varekøbsfakturaen. Denne moms bogføres automatisk således:
Feltet 'Statuskonto' bliver debiteret. Denne konto bør være en anden end den, der bruges til
den almindelige moms.
Feltet 'Erhvervelse' bliver krediteret.
Andel
Her kan angives en procentandel, hvis en del af momsen ønskes bogført på driftskonto.
Driftskonto
Her angives en driftskonto for momskoden, hvis en procentandel af momsbeløbet skal
bogføres i driften. Dobbeltklik i feltet og vælg konto ved at klikke på kontonavnet.
Notat
Skriv eventuelle notater vedrørende momsgruppen eller opsætningen.
SIDE 321

KOMPAS FOR WINDOWS
Handel
Her defineres de parametre, som vedrører salg og køb.
Prislister
Her oprettes individuelle prislister, f.eks. en prisliste for hver oprettet debitorgruppe.
Salgsrabatter / Indkøbsrabatter
Det er også muligt at oprette salgsrabatter og indkøbsrabatter på de forskellige grupper af
debitorer og kreditorer.
Kategori – herunder Debitor / Kreditor / Lager
For at kunne definere salgs- og købsrabatter er det nødvendigt at indtaste debitor-, kreditor-
og varekategorier.
Ordrestatus
Ved hjælp af ordrens status er det nemt at få overblik over, hvor langt en ordre er kommet i
virksomheden. Er den leveret? Er den faktureret? osv. Dette styres af de status, som
defineres her. Det har også en sammen-hæng til udskrifter, som opsættes under
Opsætning / Systemopsætning / Salg / Arbejdsgang / Ordrestatus.
F.eks. hvis der udskrives et tilbud, så vil ordrestatus ændres til den status, der er valgt
under Systemopsætningen.
Indkøbsstatus
Ved hjælp af indkøbsordrens status er det nemt at få overblik over hvor langt en ordre er
kommet i virksomheden. Er den leveret? Er den faktureret? Osv. Dette styres af de status,
som defineres her.
Det har også en sammenhæng til udskrifter, som opsættes under Opsætning /
Systemopsætning / Salg / Arbejdsgang / Indkøbsstatus.
F.eks. hvis der udskrives et tilbud, så vil indkøbsstatus ændres til den status, der er valgt
under Systemopsætningen.
SIDE 322

Dimensioner
KOMPAS FOR WINDOWS
Programmets transaktioner kan posteres og rapporteres opdelt i følgende dimensioner:
Afdeling, Bærer, Formål og Projekt.
Disse defineres under menupunktet Opsætning / Opsætning / Dimensioner / vælg
derefter ønskede dimension.
• Klik på knappen ’Tilføj’, således at det lille vindue fremkommer (herunder er valgt
Afdeling):
• Felterne udfyldes og der gemmes med knappen ’Ok’.
Husk, at aktivere dimensionerne (afdeling, bærer, formål og/eller projekt) under
Opsætning / Systemopsætningen / Generelt. De skal være markeret i feltet Vis.
SIDE 323

KOMPAS FOR WINDOWS
Diverse
Indeholder mange undermenuer. Kun nogle udvalgte undermenuer er beskrevet i dette
kapitel, de øvrige er beskrevet i den interne manual (F1).
SIDE 324

Autotekst
KOMPAS FOR WINDOWS
Hvis du bruger den samme beskrivelsestekst, hver gang der bogføres i kassekladden på en
kunde eller en finanskonto, kan du med fordel benytte autotekster.
Opret autotekst
Oprettelse af autotekster foretages fra menupunktet Opsætning / Opsætning / Diverse /
Autotekst:
• For at oprette en ny autotekst, klikkes på knappen ’Tilføj’ eller ved at bruge
genvejstasterne .
• Herefter vil følgende indtastningsbillede fremkomme:
• Indtast den nye tekst og klik på knappen ’Ok’.
• Når der er oprettet autotekster, kan du i kassekladden benytte genvejs-tasterne
eller tast , når du står i beskrivelsesfeltet i kladden.
SIDE 325

KOMPAS FOR WINDOWS
Bilagsserier
Bilagsserier, Kilder og Kladder hænger sammen i systemet. Inden du kan oprette de
forskellige bogføringskladder, skal der defineres bilagsserier, og efterfølgende skal
bilagsserierne tilknyttes en kilde, og kilden sættes på en kladde.
F.eks. til brug for den daglige bogføring oprettes en bilagsserie ’Dagligpost' som tilknyttes
kilden 'Administration', og kladden 'Dagligkladde'. Metoden giver en stor fleksibilitet, som
kan tilfredsstille alle opdelinger af administrationen.
En bilagsserie kan kun anvendes, hvis den er tilknyttet en kilde. En kilde kan være tilknyttet
en kladde eller en systemfunktion. Bilagsserier, Kilder, Kladder og Systemkonti oprettes
under menupunktet Opsætning / Opsætning.
Opret bilagsserie
Bilagsserier oprettes til f.eks. Ordre, Faktura, Følgesedler, Kreditnota, Tilbud,
Ordrebekræftelser, Indkøbsfaktura, Ind- og Udbetalinger m.v.
Her angives alle startnumre for systemets bilagsserier. Du kan altså oprette så mange
forskellige bilagsserier, som du ønsker, hvilket bevirker, at alle de funktioner eller personer,
som danner posteringer, tildeler bilagsnummer fra egen bilagsserie.
Med Funktioner menes eks. Faktura, Indkøbsfaktura, Ind- og Udbetalinger, Kursdifferencer,
Løn, daglige poster osv.
Der er forskel på de forskellige funktioner i forhold til opsætningen. F.eks. hvis der skal ske
en Automatisk nummerering af ordre i forbindelse med oprettelse af nye ordrer, skal der
også oprettes en bilagsserie til ordre-numre.
Denne bilagsserie skal så tilknyttes en kilde, og kilden angives efterfølgende i menupunktet
Opsætning / Systemopsætning under fanebladet Salg / Arbejdsgang / Kilde / Ordrenr.
Bilagsserier som Faktura, Ordrebekræftelse, Tilbud, Følgeseddel skal ligeledes tildeles en
kilde. Der skal så i menupunkterne Opsætning / Systemopsætning under fanebladet Salg
/ Arbejdsgang / Kilde i Tilbud, Bekræftelse, Følgeseddel og Faktura angives hvilke
kilder
Bilagsserierne oprettes og vedligeholdes i menupunktet Opsætning / Opsætning /
Diverse / Bilagsserier.
SIDE 326

KOMPAS FOR WINDOWS
• For at oprette en ny bilagsserie, skal du klikke på knappen ’Tilføj’. Herefter
fremkommer følgende indtastningsvindue, hvori felter udfyldes og der gemmes ved at
klikke på knappen ’Ok’.
Bilag
Navnet på bilagsserien (max. 20 tegn).
Beskrivelse
Beskrivelse af bilagsserien.
Næste
Her angives det næste bilagsnummer, der skal benyttes i denne nummer-serie.
Minimum
Mindste bilagsnummer der må benyttes i denne nummerserie. Når systemet når til
Maximum, vil den starte forfra med dette nummer.
Maximum
Største bilagsnummer der må benyttes i denne nummerserie. Når systemet når til dette
bilagsnr. vil den starte forfra med det nr. der er indtastet i minimum.
Ved angivelse af minimum og maximum på bilagsserierne kan man undgå, at det samme
bilagsnummer bliver benyttet på flere nummerserier, hvis dette ikke ønskes.
Notat
Der kan angives et notat til bilagsserien.
SIDE 327

KOMPAS FOR WINDOWS
Kilde
Kilderne bevirker, at alle poster og dokumenter har en nummermæssig henvisning til en
bilagsserie. Fordelen ved at henvise gennem kilder er, at det så er muligt at lade forskellige
kilder arbejde med samme bilagsserie.
Som eksempel på dette kan nævnes, at der tilknyttes en kilde for salgs-faktura og en anden
kilde for salgskreditnota, men disse kan, hvis det ønskes, pege på samme bilagsserie,
hvorved faktura og kreditnota vil blive udstedt fra samme nummerinterval.
Hvis det modsætningsvis ønskes, at kreditnota skal være en anden
nummerserie end faktura, knyttes forskellige bilagsserier til de to kilder.
Kilderne benyttes også ved indtastning af finansbilag, debitorbilag o.s.v. Der kan oprettes
en kilde med tilknyttet bilagsserie til f.eks. dagligpost, løn kontor, kasse-1, kursdifferencer,
indbetalinger, hvor der ønskes benyttet en separat nummerserie. Også til de automatiske
nummereringer af faktura o.s.v. skal der være en kilde med tilknyttet bilagsserie.
Opret kilde
Kilderne oprettes og vedligeholdes i menupunktet Opsætning / Opsætning / Diverse /
Kilde:
• Klik på knappen ’Tilføj’ for at oprette kilde. Følgende indtastningsvindue fremkommer:
SIDE 328

KOMPAS FOR WINDOWS
Kilde
Her angives et valgfrit navn på kilden (max. 20 tegn). F.eks. Kontor, Lager, Salgsafdeling,
SalgsFaktura, Kreditnota, Indkøbsnummer o.s.v.
Beskrivelse
Her anføres en nærmere beskrivelse af kilden.
Bilag
Her tilknyttes en bilagsserie til kilden. Ved klik på tasten , når du står i feltet, åbnes et
vindue, hvor der kan vælges mellem oprettede bilagsserier.
Momsforslag
Her angives enten ‘Ja’ eller ‘Nej’ til, om der skal foreslås momskode på posteringslinien ved
brug af denne kilde. Moms og satser oprettes under menupunktet Opsætning /
Opsætning / Moms.
For kilder som anvendes til fakturanummer, tilbudsnummer og andre lignende
nummerserier, er momskode ikke relevant.
Kildetype
Her vælges mellem ’Kladde’ eller ’Autonummerering’. Hvis kilde og dermed tilknyttet
bilagsserie skal anvendes til bilagsnummerering i kassekladde, vælges ’Kladde’.
Hvis kilde og dermed tilknyttet bilagsserie skal anvendes til den fortløbende nummerering af
faktura, kreditnota, indkøbsnummer o.s.v., vælges ’Autonummerering’.
Kilder som er af typen Kladde kan vælges ved indtastning i kladde, og kilder af typen
Autonummerering kan vælges i menupunktet Opsætning / Systemopsætning / mappen
’Debitor’ og ’Kreditor’ / Autonummer.
Tab til
Her angives enten ’Debet’ eller ’Kredit’. Bevirker at markøren placerer sig i debet- eller
kreditkolonnen som et forslag, når der oprettes posteringer i en kladde, som har angivet
denne kilde.
For kilder som anvendes til fakturanummer og lignende, er dette ikke relevant. For
posteringer til kontoplanen kan dette forslag ignoreres, idet der på den enkelte konto kan
være angivet et forslag om debet eller kredit.
Notat
Der kan angives et notat vedr. kilden.
Bemærk:
Bilagsserier oprettes i menupunktet Opsætning / Opsætning / Diverse / Bilagsserier.
Kilde tilknyttes bilagsserie under menupunktet Opsætning / Opsætning / Diverse / Kilde.
SIDE 329

KOMPAS FOR WINDOWS
Rente
I menupunktet Opsætning / Opsætning / Diverse / Rente oprettes og vedligeholdes
rentesatser, respitdage og gebyr.
Dette kartotek anvendes i forbindelse med rentetilskrivningen, der foretages i menupunktet
Kørsler / Debitorkørsler / Renteberegning.
• Klik på knappen ’Tilføj’ for at oprette nye rentesatser. Herefter vil der fremkomme et
indtastningsbillede.
• Indtast oplysninger om rente, beskrivelse, respitdage m.m.
Felterne fra indtastningsbilledet, er beskrevet på næste side.
• Når de forskellige rentesatser er oprettet, skal der til den enkelte debitor i
Debitorkartoteket tilknyttes en rentesats i feltet 'Rente' under fanebladet 'Opsætning'.
Rente
Her angives en kodetekst for renten, som bliver brugt internt i systemet.
SIDE 330

KOMPAS FOR WINDOWS
Beskrivelse
Beskrivelse af rentesatsen. Det er denne tekst der i givent fald kommer med ud på din
faktura til kunden.
Sats pr. måned
Procentsatsen bliver beregnet pr. måned.
Respit
Det antal dage der tillægges forfaldsdatoen inden der konstateres, om der skal betales
renter. Ofte angives 4-5 dage, idet der som regel går nogle dage, inden betalingen er
registreret i regnskabet. Er fakturaen + respit-dagene stadig forfalden på
opgørelsestidspunktet, vil der blive beregnet rente af fakturaen fra forfaldsdatoen.
Eksempel:
F.eks. hvis en faktura har forfaldsdato den 20. i måneden, og der er angivet 5 respitdage,
og renteberegningen foretages f.eks. den 25. i måneden, vil der ikke blive
tilskrevet renter, selvom betalingen ikke har fundet sted. Foretages renteberegningen
derimod den 26. i måneden, vil der blive tilskrevet renter, hvis betalingen ikke har
fundet.
Forfalden
Hvis det forfaldne beløb bliver mindre end beløbet angivet i dette felt, tilskrives der ikke
rente.
Gebyr
Hvis man ønsker at pålægge gebyr, skal gebyrbeløbet angives her, og det vil blive pålagt,
når der tilskrives renter.
Konto
Finanskontoen for renteindtægt. Der kan søges i feltet med .
Notat
Valgfrit notat.
SIDE 331

KOMPAS FOR WINDOWS
Standard tekster
Under indtastning af tekst- og notatfelter overalt i systemet, har du mulighed for at benytte
standard tekster, f.eks. hvis du bruger den samme tekst når der laves faktura. Ved at
benytte standard tekster, kan du med tasterne få en oversigt over alle de
oprettede standard tekster i systemet.
Opsætningen af standard tekster findes under menupunktet Opsætning / Opsætning /
Diverse / Standard tekster:
• For at tilføje en ny standard tekst, skal du klikke på knappen ’Tilføj’, herefter vil der
fremkomme et indtastningsbillede.
• Indtast den nye tekst og tryk på knappen ’Ok’.
Bemærk: Det eneste sted disse standard tekster ikke kan benyttes, er i kladderne. Her skal
du i stedet benytte dig af Autoteksterne..
SIDE 332

Valuta
KOMPAS FOR WINDOWS
Valutakurserne til brug for varetagelse af indkøb og salg, oprettes og vedligeholdes i Valuta
kartoteket.
Som minimum skal Standardvaluta DKK skal være oprettet. Kursen er sat til 100, og må
ikke ændres eller slettes.
Bemærk: Når der først er sket bogføring, kan standardvaluta ikke ændres til en anden
valuta.
Opret valutakode
Oprettese af valutakurser foretages fra menupunktet Opsætning / Opsætning / Diverse /
Valuta:
• Ved at klikke på knappen ’Tilføj’, har man her mulighed for at oprette ny valutakode.
Følgende skærmbillede vil fremkomme:
SIDE 333

KOMPAS FOR WINDOWS
Valuta
Her indtastes et alfanumerisk valutakode, eks. EUR, DKK, NKR. Max. 3 tegn.
Det anbefales, at der anvendes de officielle valutakoder (DKK for Danske kr., EUR for Euro
osv). Hermed er man sikret 3 tegn i valutakoden.
Samtidig er der væsentlig større sandsynlighed for, at WinKompas SQL kan levere data til
andre systemer uden konvertering af valutakoder.
Navn
Her indtastes den danske tekst for valutakoden. F.eks. Norske kroner.
Konto
Her angives finanskontoen, hvor evt. kursdifference skal føres. Ved at klikke på den lille
firkant til højre for feltet, fremkommer en liste over de oprettede finanskontonumre, og ved
at dobbeltklikke på det ønskede kontonr. overføres denne til feltet ’Konto’.
Notat
Valgfrit notat på valutaen.
Når felterne er udfyldt, skal den aktuelle kurs lægges ind:
• Klik på knappen ’Tilføj’ i det samme skærmbillede, hvori du oprettede valutakoden.
Herefter vil følgende vindue fremkomme:
Dato
Første gyldighedsdato for kursen.
Købskurs / Salgskurs
Her angives kursen i forhold til DKK, som = 100.
Notat
Her kan indtastes en kommentar til kursen.
SIDE 334

Vedligeholdelse af Valutakurs
KOMPAS FOR WINDOWS
Skal du opdaterer kursen, f.eks. EUR, skal du dobbeltklikke på valutaen EUR i Valuta
kartoteket, så følgende vindue aktiveres:
• Klik på knappen ’Rediger’, og der vil fremkomme et nyt indtastnings-billede:
• Indtast aktuel dato og nye kurser for henholdsvis køb og salg af EUR. Derved vil den
aktuelle kurs blive anvendt i forbindelse med posteringer, indkøb, salg m.m.
SIDE 335

KOMPAS FOR WINDOWS
• I menupunktet Opsætning / Systemopsætning / Generelt, er det muligt at bestemme
om indtastning af valuta skal være tilladt eller spærres.
Systemopsætning
Ved åbning af menupunktet Opsætning / Systemopsætning vises følgende billede:
I denne menu gives der mulighed for at indtaste nye parametre, eller redigering af de
eksisterende parametre.
For de brugere som har behov for en mere individuel opsætning af programmet henvises til
den interne manual (F1).
Efterfølgende gives en kort beskrivelse af de vigtigste af disse parametre:
SIDE 336

Finans
KOMPAS FOR WINDOWS
Autonummer
Der vælges Autonummerering, hvis der skal anvendes fortløbende nummerering, eks. til
faktura, kreditnota, salg- og indkøbsnr.
Generelt bruges autonummerering ikke i Finans, da kontonumrene er oprettet af revisoren.
Åbenpost
Her angives den kilde, der benyttes ved åbenpostredigering. Kilden henter bilagsnummer
fra bilagsserier.
Konsolidering
Her angives den kilde der benyttes ved konsolidering. Kilden henter bilagsnummer fra
bilagsserier.
Fordeling
Her angives om det skal benyttes fordelingskonti ved bogføring.
Antal
Her angives om ’Antal’-feltet skal vises i indtastningskladderne.
SIDE 337

KOMPAS FOR WINDOWS
Debitorer
Autonummer
Der vælges Autonummerering, hvis der skal anvendes fortløbende nummerering, eks. til
faktura, kreditnota, salg- og indkøbsnr.
Rente
Herunder opsættes de rentesatser, man ønsker at benytte ved rentekørsler. Det er muligt at
definere sats, respitdage, minimumssaldo og gebyrer.
Bogfør efter
Denne markering bestemmer om varesalg skal posteres efter varegrupper eller
debitorgrupper. Se mere om dette under opsætning af bogføringsgrupper.
SIDE 338

Kreditor
KOMPAS FOR WINDOWS
Autonummer
Der vælges Autonummerering, hvis der skal anvendes fortløbende nummerering, eks. til
faktura, kreditnota, salg- og indkøbsnr.
Betaling
Her defineres den kilde, som skal angives ved bogføring af kreditorbetalinger, dette styrer
samtidig bilagsnumrene, via opsætningen af bilagsserier.
Bogfør efter
Her defineres det om varekøb skal bogføres efter varegruppe, eller kreditorgruppe. Se
mere herom i opsætningen af bogføringsgrupper.
SIDE 339

KOMPAS FOR WINDOWS
Lager
Autonummer
Der vælges Autonummerering, hvis der skal anvendes fortløbende nummerering, eks. til
faktura, kreditnota, salg- og indkøbsnr.
Justering
Her defineres hvilken kilde, der skal benyttes ved bogføring af lagerjusteringer. Dette styrer
samtidig bilagsnumrene via opsætningen i bilagsserier.
Produktion
Her bestemmes der hvilken formular, der skal benyttes. Denne formular hentes fra Værktøj
/ Udskriftstyring.
Lageroptælling
Her bestemmes kilde for tildeling af bilagsnummer ved lageroptælling.
Skjul kostpris
Her bestemmes om feltet ’Kostpris’ i Lagerkartoteket skal være synlig. Svares der Ja kan
feltet ikke ses i lagerkartoteket, dog kun ved redigering ().
Avanceberegning
Her angives hvilken beregningsmetode avancen skal beregnes efter; Kostpris eller
Salgspris-metoden.
Lagerbogføring i finans
Her angives om der skal ske en finansmæssig bogføring fra lageret. Svares der Nej bliver
kostprisen ikke bogført i finans.
Auto parameter
Besvares dette felt med Ja, vises alle parametre typer ved indtastning af varen på ordren.
Auto serienummer
Her bestemmes om systemet automatisk skal fremkomme med et indtastningsvindue til
serienummer, ved oprettelse af vare.(ordre)
SIDE 340

Salg
Arbejdsgang
Herefter følger en række opsætninger, som skal besvares:
KOMPAS FOR WINDOWS
Sæt Levér
Her angives om feltet ’Levér’ på ordrelinien, skal sættes lig med feltet ’Bestilt’, samt feltet
’Levering’ ved restordre.
Negativ lager
Må lagerbeholdningen blive negativ ved fakturering og lagerjustering.
Følgeseddel
Skal lager opdateres ved følgeseddel, eller først ved fakturering.
Debitor i leveringsfelter
Her angives om debitoren skal overføres til leveringsoplysningsfelterne ved oprettelse af en
ny ordre.
Restordrer
Her angives om restordrer skal med ud på udskriften, således at kunden kan se om der er
varer i restordre.
Bogfør rabat
Ved markering i feltet ’Separat’, bestemmer man at en ydet kunderabat skal posteres
særskilt i finansmodulet.
SIDE 341

KOMPAS FOR WINDOWS
Advarsel ved rabat
Her angives om der skal fremkomme en advarsel ved aktivering af linierabat.
Bevar slutrabat ved genberegning
Genberegning af slutrabat sker i forbindelse med sletning eller tilføjelse af varelinier på
ordren, hvis sletningen eller tilføjelsen sker efter angivelse af slutrabat. Slutrabat angives på
sidste side på ordren.
Genberegningen sker efter:
Behold % - slutrabatbeløbet omregnes ud fra den %, der er anført i slutrabat%-feltet.
Behold beløb - slutrabatbeløb bibeholdes og slutrabat% omregnes.
Tillad ændring af kostpris
Ved JA tillades ændring af kostpris i forbindelse med oprettelse af ordrelinier.
Beregning af fragt
Her bestemmes om fragten skal beregnes manuelt eller automatisk. Hvis systemet
opsættes til automatisk beregning, skal leveringsmetoden være udfyldt med evt. beløb,
vægt eller rumfang. Dette opsættes under menupunktet Opsætning / Opsætning / Levering.
Behold liniens pris
Her angives om den indtastede pris på ordrelinien, skal beholdes ved antalsændring.
Udskrift via e-mail modtager
Her angives hvilken type kunde (faktureringskunde eller leveringskunde) som skal modtage
udskrift via e-mail.
Overføre valgfri felter
Her angives om de valgfrie felter fra debitor, skal overføres til en ny ordre på debitoren.
Genberegning af linier
Her angives om ordrelinierne skal genberegnes inden bogføring, d.v.s. at systemet vil
opdatere linierne til den aktuelle pris, hvis der eksempelvis er foretaget en prisændring.
Bogfør ikke leveret linier
Her bestemmes om det skal være tilladt at bogføre en ordre, selvom der ligger linier (varer)
der ikke er leveret.
Vis ordrekladdelinier på ordren
Her angives om ordrekladdelinier skal hentes ind på ordren, så man har mulighed for at se
kladdelinierne inden opdatering.
Overskredet kreditmax.
Her bestemmes om man ønsker en advarsel, hvis debitorens kreditmax. er overskredet.
Meddelelsen vil fremkomme ved hver ordrelinie.
Vis notat
Her angives om man ønsker at systemet automatisk, skal vise evt. notat på debitor/vare, så
snart de vælges.
SIDE 342

KOMPAS FOR WINDOWS
Mappen Salg / Arbejdsgang er inddelt med to undermapper Kilde og Ordrestatus:
Kilde
I denne mappe defineres hvilke kilder, der skal benyttes ved bogføring af almindelig salgsordre,
kontant- samt abonnementsfaktura. Endvidere bestemmes der samtidig hvilke
bilagsnumre, som benyttes via opsætningen af bilagsserier.
Ordrestatus
I denne mappe defineres hvilken status, ordren skal tildeles efter de enkelte aktiviteter.
SIDE 343

KOMPAS FOR WINDOWS
Indkøb
► Arbejdsgang
Herefter følger en række opsætninger som skal besvares bl.a. med JA / NEJ / Spørg
bruger eller besvares på anden vis.
Sæt Levér
Her angives om feltet ’Levér’ på ordrelinien, skal sættes lig med feltet ’Bestilt’, samt feltet
’Levering’ ved restordre.
Kvittering
Her angives om lagerbeholdningen skal justeres ved en kvittering.
Restordrer
Bogføring af rabatter
Her angives om linierabatter skal bogføres netto eller brutto.
Advarsel ved rabat
Her angives om der skal fremkomme en advarsel ved aktivering af linierabat.
Bevar ved slutrabatgenberegning
Genberegning af slutrabat sker i forbindelse med sletning eller tilføjelse af varelinier på
indkøbsordren, hvis sletningen eller tilføjelsen sker efter angivelse af slutrabat. Slutrabat
angives på sidste side på indkøbsordren.
SIDE 344

Genberegningen sker efter:
KOMPAS FOR WINDOWS
Behold % - slutrabatbeløbet omregnes ud fra den %, der er anført i slutrabat%-feltet.
Behold beløb - slutrabatbeløb bibeholdes og slutrabat% omregnes.
Advarsel ved manglende fakturanr.
Her angives om man ønsker en advarsel, såfremt indkøbsfakturanummeret ikke er
indtastet.
Opdater Salgspriser på lageret
Her angives om salgsprisen skal opdateres på lageret, ved ændring af kostprisen på en
indkøbsvarelinie.
Behold liniens pris
Her angives om den indtastede pris på indkøbsordrelinien, skal beholdes ved
antalsændring.
Overføre valgfri felter
Her angives om de valgfrie felter fra kreditoren, skal overføres til en ny indkøbsordre.
Bogfør ikke leveret linier
Her bestemmes om det skal være tilladt at bogføre en indkøbsordre, selvom der ligger linier
(varer) der ikke er leveret.
Vis notat
Her angives om man ønsker at systemet automatisk, skal vise evt. notat på kreditor/vare,
så snart de vælges.
Mappen Indkøb / Arbejdsgang er inddelt med to undermapper Kilde og Ordrestatus:
Kilde
I denne mappe defineres hvilke kilder, der skal benyttes ved bogføring. Dette styrer
samtidig hvilke bilagsnumre, som benyttes via opsætningen af bilagsserier.
SIDE 345

KOMPAS FOR WINDOWS
Ordrestatus
I denne mappe defineres hvilken status, ordren skal tildeles efter de enkelte aktiviteter.
SIDE 346

Generelt
KOMPAS FOR WINDOWS
Der er her mulighed for at angive forskellige parametre, hvor der enten skal angives JA /
NEJ, eller besvares på anden vis. Disse beskrives i det følgende:
JA / NEJ spørgsmål
Følgende felter hvortil der skal besvares med enten Ja eller Nej.
Afdeling
Bevares der Ja, skal feltet Afdeling udfyldes og ved bogføring, vil systemet checke for om
det pågældende felt er udfyldt korrekt.
Svares der ’Nej’, vil systemet ikke foretage tjek ved bogføring, selvom man kan bruge feltet.
Bærer
Hvis ’Ja’ skal feltet Bærer udfyldes, og ved bogføring vil systemet checke for om det
pågældende felt er udfyldt korrekt.
Svares der ’Nej’, vil systemet ikke foretage tjek ved bogføring, selvom man kan bruge feltet.
Formål
Hvis ’Ja’ skal feltet Formål udfyldes, og ved bogføring vil systemet checke for om det
pågældende felt er udfyldt korrekt.
Svares der ’Nej’, vil systemet ikke foretage tjek ved bogføring, selvom man kan bruge feltet.
SIDE 347

KOMPAS FOR WINDOWS
Projekt
Hvis ’Ja’ skal feltet Projekt udfyldes, og ved bogføring vil systemet checke for om det
pågældende felt er udfyldt korrekt.
Svares der ’Nej’, vil systemet ikke foretage tjek ved bogføring, selvom man kan bruge feltet.
Moms
Her angives om feltet skal indtastes med en momskode, og om systemet skal checke for
om det pågældende felt, er udfyldt korrekt ved bogføring.
Lokation
Hvis ’Ja’ skal feltet Lokation udfyldes, og ved bogføring vil systemet checke for om det
pågældende felt er udfyldt korrekt.
Svares der ’Nej’, vil systemet ikke foretage tjek ved bogføring, selvom man kan bruge feltet.
Enhed
Hvis ’Ja’ skal feltet Enhed udfyldes, og ved bogføring vil systemet checke for om det
pågældende felt er udfyldt korrekt.
Svares der ’Nej’, vil systemet ikke foretage tjek ved bogføring, selvom man kan bruge feltet.
Batch nr.
Hvis ’Ja’ skal feltet Batch nr. udfyldes, og ved bogføring vil systemet checke for om det
pågældende felt er udfyldt korrekt.
Svares der ’Nej’, vil systemet ikke foretage tjek ved bogføring, selvom man kan bruge feltet.
Multipla Faktor
Hvis ’Ja’ vises feltet på lagerkartoteket og på varelinier i forbindelse med salg / køb samt
kladder.
Opslag ved udskrivning
Dette felt er afgørende for, om man vil have mulighed for at kunne vælge i mellem de
bogførte værdier, eksempel datoer, ved udskrifter.
Vis den sidste viste post
Her angives om den sidste post, skal hentes frem når kartoteket åbnes igen.
Nedenstående punkter besvares på anden vis, og beskrives i det følgende:
Valuta
Her angives om det skal være muligt at ændre på de oprettede valutakoder. Der besvares
med ’Tillad redigering’ eller ’Spærret’.
Udligningsmetode
Her angives hvilke åben post metode systemet skal køre efter. Der kan vælges mellem
’Åben post’ eller ’Saldometoden’.
System type
Her kan angives om programmet skal checke på en finansopsætning eller for fuld program.
Standardvaluta
Her angives den standardvaluta, der skal anvendes i WinKompas SQL SQL - DKK.
SIDE 348

KOMPAS FOR WINDOWS
Egen EU landekode
Her vælges den EU landekode, som firmaet selv har. Ved at klikke på , som er i feltet
’Egen EU landekode’, har man her mulighed for at udpege en EU landekode.
OCR-betalinger
Denne mappe er opdelt med to undermapper:
FIK – Fælles Indbetalingskort
Her defineres opsætningen af Bank-OCR linien til brug på faktura-girokort. Herunder
er der fire punkter som skal udfyldes.
PTG – Postens TotalGiro
Her defineres opsætningen af Giro-OCR linien til brug på faktura-girokort. Herunder
er der to punkter som skal udfyldes.
SIDE 349

KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 350

DATABASE HÅNDTERING
KOMPAS FOR WINDOWS
Under Databaseopsætning kan du oprette og vedligeholde regnskaber, samt kopiere data
fra et regnskab til et andet.
Ligeledes er der mulighed for med Server Administration at foretage sikkerhedskopiering,
komprimer databasen samt indlæsning af ny database.
Opret et nyt regnskab
Nedenstående beskriver, hvordan du opretter et nyt regnskab:
• Klik på Værktøj i menulinien og derefter på Databaseopsætning, således at
databasevinduet aktiveres:
• Klik på knappen ’Tilføj’ for at oprette nyt regnskab, herefter fremkommer et skærmbillede
af databaseopsætningen:
• Udfyld de relevante felter, såsom firmanavn, adresse, telefonnr., bank- og girokonti, email
adresse m.m.
Som minimum udfyldes feltet ’Firma’ under Firmaoplysninger.
SIDE 351

KOMPAS FOR WINDOWS
Bemærk: Du flytter til næste felt ved at trykke på , eller ved at klikke på
feltet med musen. Du flytter et felt tilbage ved at trykke på , eller ved at klikke
på feltet med musen.
• Feltet ’SQL Server’ foreslår selv server-navnet, men hvis der findes flere SQL Server
installeret i et udtræk, kan der peges på disse server, ved at angive servernavnet.
• Feltet ’Database’ udfyldes automatisk, men kan også bestemmes af dig. Ved at klikke
på knappen udfor Database, henter systemet en eksisterende database.
• Feltet ’Database placering’ udfyldes automatisk, men kan også bestemmes af dig.
Ved at klikke på knappen udfor Database, henter systemet en eksisterende
database.
• Feltet ’Standard placering’ udfyldes automatisk, men kan bestemmes af dig. Klik på
knappen for at fremkalde listen med database bibliotek, og udvælg evt. en ny
placering.
• Programmet vil automatisk tildele regnskabet et filnavn udfra det valgte
regnskabsnavn.
• Når du har indtastet de relevante oplysninger, skal du klikke på OK-knappen.
• Klik derefter igen på OK når meddelelsen ”Database er kompatibel” fremkommer, og
luk databasevinduet helt ned.
• Nu har du oprettet et nyt regnskab, som ikke indeholder nogen data, men før du kan
komme i gang med at oprette kontoplan, debitorer, kreditorer osv., skal det nyoprettede
regnskab gøres aktivt med en regnskabsperiode og momsterminer.
• Dette sker ved at klikke på menupunktet Filer / Vælg firma.
• Klik på det nyoprettede regnskab, derved fremkommer følgende skærmbillede:
SIDE 352

KOMPAS FOR WINDOWS
Her skal det nyoprettede regnskab gøres aktivt med en regnskabsperiode og
momsterminer.
• Hvis standard kontoplan ønskes, lades afmærkningen stå.
• Ønsker du ikke at bruge standardkontoplanen, kontrolleres der at afkrydsningsfeltet for
’Brug standard kontoplan’ ikke er markeret. Da kan den oprettes fra starten af, eller
kopieres fra et andet regnskab.
• I feltet ’Brug standard opsætning’ anbefaler vi at du lader afmærkningen stå, således
du får standardopsætningen med, ellers skal du selv foretage al opsætning af
systemet, eks. bilagserienr., betalingsbetingelser, kilder osv.
• Anfør regnskabsårets begyndelsesdato, momsafregningstermin og momsperiodens
startdato.
• Klik derefter på ’Fortsæt’, og nedenstående billede fremkommer:
SIDE 353

KOMPAS FOR WINDOWS
• Klik ’OK’ for godkendelse af de valgte datoer. Nu er dine regnskabs- og momsperiode
oprettet.
Herefter skal de ønskede kartoteker oprettes, Finanskontoplan, såfremt standard
kontoplanen er fravalgt, Debitorer, Kreditorer osv.
Det er ikke nødvendigt at oprette alle kartoteker, men kun dem man ønsker at benytte,
f.eks. Finans, Debitor og Lager.
Kopiér data fra eksisterende regnskaber
Efter oprettelse af et nyt regnskab kan du kopiere data fra eksisterende regnskaber til det
nyoprettede firma.
Nedenstående beskriver, hvordan du kopierer data fra et eksisterende regnskab til dit
nyoprettede firma.
• Klik på ’Værktøj’ i menulinien og på ’Databaseopsætning’.
• Klik på knappen ’Brugerdef.’ og derefter på punktet ’Kopier’, for at kopiere data fra en
database til en anden, og der fremkommer et vindue – Datakopiering:
SIDE 354

Felterne "Kopier fra" og "Kopier til" udfyldes:
KOMPAS FOR WINDOWS
I "Kopier fra" angives hvilken database, der ønskes at kopiere fra.
I feltet til højre angives sti og navnet på en database. Ved at dobbelt-klikke på feltet,
fremkommer stifindervinduet, og der kan klikkes på en database.
I "Kopier til" angives hvilken database, der ønskes at kopiere til.
I feltet til højre angives sti og navnet på en database. Ved at dobbelt-klikke på feltet
fremkommer stifindervinduet, og der kan klikkes på den netop oprettede database.
Der kan vælges op til 8 tabeller, som kan kopieres:
• Kontoplan
• Debitorer
• Kreditorer
• Posteringer - Alle foretagne posteringer i regnskabet
• Lagerkartoteket
• Ordrekartoteket
• Indkøbskartoteket
• Opsætning - Alle opsætninger, brugerrettigheder m.m.
Det anbefales at kopiere Opsætningen fra et eksisterende regnskab til et nyt, da man kan
spare meget tid ved ikke selv at skulle opsætte alle disse parametre - det er hurtigere at
ændre parametrene end at oprette alle selv. Efter kopiering af et andet regnskabs
opsætning anbefales det at gå til Opsætnings-menuen for at tilpasse parametrene efter
dine behov.
Der klikkes på kassen ud for de punkter, der ønskes kopieret. Herefter klikkes på knappen
’Start’ for at starte kopieringen.
Du kan læse mere om datakopiering i afsnittet om ’Andre funktioner’.
SIDE 355

KOMPAS FOR WINDOWS
Rediger firmaoplysninger
Nedenstående beskriver, hvordan du ændrer oplysningerne i et regnskab:
• Klik på ’Værktøj’ og ’Databaseopsætning’ for at starte Database-opsætningen.
• Find frem til det firma du ønsker at redigere, klik én gang på firmaet for at markerer det.
• Klik derefter på knappen ’Redigér’ og foretag de ønskede rettelser i
firmaoplysningerne.
• Klik på ’OK’ for at gemme og dermed lukke ’Databaseopsætningen’.
SIDE 356

Slet et regnskab
Nedenstående beskriver, hvordan du sletter et eksisterende regnskab:
• Klik på menupunktet ’Værktøj’ og vælg ’Databaseopsætning’.
KOMPAS FOR WINDOWS
• Klik på det regnskab der skal slettes, således at regnskabet bliver markeret.
• Klik herefter på knappen ’Slet’, hvorefter følgende meddelelse vil fremkomme:
• Klik på ’OK’. Som en sikkerhed, vil der komme endnu en meddelelse om regnskabet
ønskes slettet.
• Klik ’OK’ for at bekræfte sletning af regnskabet. Regnskabet er nu slettet i WinKompas
SQL.
• Regnskabet skal også slettes ude i Stifinder, således regnskabet slettes helt fra
computeren. F.eks. under ’Denne computer’ eller hvor regnskabet er placeret.
Regnskabet ligger som standard i:
C:\Programmer\fk-data\WinKompas3\MSSQL$Winkompas\Data
SIDE 357

KOMPAS FOR WINDOWS
Andre funktioner
Foruden de nævnte funktioner, er der følgende funktioner i ved at klikke på knappen
’Brugerdef.’ i Databaseopsætning:
Omdøb
Denne funktion giver mulighed for at omdøbe det regnskab som er markeret.
Når der klikkes på ’Omdøb’ åbnes et lille indtastningsboks, hvori det nye regnskabsnavn
indtastes. Der gemmes ved at klikke på knappen ’Ok’.
Bemærk: At ved ændring af firmanavnet, vil databasenavnet ikke blive ændret.
Kopier
Det er muligt at kopiere kartoteker fra en database til anden ved hjælp af ”Kopi funktionen”.
Klik på knapfunktionen ’Kopier’, og der fremkommer en boks – Datakopiering:
Herefter dobbeltklikkes på den blanke linie til højre for ’Kopier til’, og udpeg den database,
der ønskes kopieret til, ved at dobbeltklikke på navnet.
SIDE 358
Dobbeltklik på den
blanke linie til højre for
’Kopier fra’. Udpeg
den database, der
ønskes kopieret fra,
ved at dobbeltklikke
på navnet.

KOMPAS FOR WINDOWS
Marker (med flueben) de moduler og evt. opsætning / posteringer, der ønskes kopieret. Klik
på ’Start’. Når kopieringen er afsluttet, vil systemet spørge, om datakopiering ønskes
afsluttet.
I afsnittet ’Kopier data fra eksisterende regnskaber’ kan du læse mere om datakopiering.
Nulstil
Denne knapfunktion nulstiller regnskabets posteringer. HUSK at tage en sikkerhedskopi
inden der nulstilles, for er funktionen igangsat er der ingen vej tilbage!
Når valget er foretaget fremkommer en form, hvor der kan afkrydses hvilke dele af
regnskabet der ønskes nulstillet.
Finans, Debitorer og Kreditorer:
Dette sletter posteringer for alle 3
moduler.
Lager, Ordrer og Indkøb:
Dette sletter posteringer, og for ordrer
og indkøb slettes også hoveder og
varelinier.
Budgetter:
Dette sletter oprettede budgetposter.
Bilagsserier:
Dette sætter alle bilagsserier tilbage til
laveste værdi (angivet på bilagsserierne).
Bemærk: En nulstilling af bilagsserierne skal hænge sammen med, at posteringerne er
slettet, idet man ellers risikerer at få redundante bilagsnummereringer, fakturanumre m.m..
Tilpas
Databasen tilpasses og evt. konverteringer foretages. Denne funktion bruges kun hvis der
er en mistanke om, at programmet ikke er opdateret korrekt.
Der henvises til den interne manual () for en mere uddybende vejledning.
SIDE 359

KOMPAS FOR WINDOWS
Server Administration
Med Server Administration kan du bl.a. foretage sikkerhedskopiering, komprimer
databasen og indlæsning af ny database m.m.
Du finder Server Administration således:
• Klik på menupunktet ’Værktøj’ og vælg derefter punktet ’Server Administration’.
• Du kan og vælge at klikke direkte på ikonet i værktøjslinien, for Server
Administration.
Ved opstart af Server Administration henter systemet automatisk de bruger-databaser der
ligger på Serveren.
Programmet giver følgende muligheder:
Server
► Opret database fra sikkerhedskopi
Her er det muligt at få oprettet en database samtidig med at sikkerheds-kopien indlæses. I
feltet ’Sikkerhedskopi’ hentes den ønskede sikkerheds-kopi frem, og i feltet ’Database’
foreslår systemet selv databasenavnet, så den er identisk med navnet på
sikkerhedskopien. I feltet ’Placering’ vælges hvor man ønsker at placerer
sikkerhedskopien.
SIDE 360

KOMPAS FOR WINDOWS
HUSK, at feltet ’Tilføj til WinKompas’ skal være markeret, ellers vil sikkerhedskopien ikke
blive kopieret ind i WinKompas SQL.
► Indstillinger
Her indstilles hvor meget hukommelse SQL Serveren må bruge, når den kører. Hvis der
ikke sættes en begrænsning, vil SQL Serveren bruge al den ram, som den kan få fat i, og
dermed sløve de øvrige programmer ned.
Databaser
► Tilkobling af database
Dette punkt bruges når der skal lægges en database ind i WinKompas SQL. Hvis
databasen f.eks. er lavet hos FK-DATA A/S, og skal ligges ind på kundens maskine, så skal
dette punkt bruges, hvis regnskabet ikke findes i forvejen.
I WinKompas SQL under menupunktet ’Værktøj / Databaseopsætning’ kan man tilføje et
nyt regnskab, og i feltet ’Databasenavn’ findes en lille knap til højre, klik på den og alle
databaser som er tilkoblet, vil fremkomme i dette vindue, her kan du vælge den nye
database man har fået tilsendt.
En anden mulighed er at oprette regnskabet:
1. Stop SQL serveren, og kopier filer ind i kataloget.
(regnskabsnavn.mdf samt regnskabsnavn.log)
2. Start derefter SQL serveren igen.
3. HUSK, at WinKompas SQL skal være lukket ned ved sådan en operation, samt at
filerne ikke må være skrivebeskyttet.
SIDE 361

KOMPAS FOR WINDOWS
► Frakobling af database
Dette punkt bruges hvis man har slettet et regnskab, og ikke ønsker at bruge dette
regnskab mere. Databasen vil ikke automatisk blive slette og man bliver derfor nødsaget til
at frakoble regnskabet fra SQL-serveren. Derefter kan man efterfølgende slette databasen
manuelt fra stifinder.
Kan også bruges hvis man ønsker at opdatere med nye regnskabsfiler. Så kan man vælge
denne funktion, at frakoble databasen og derefter tilkoble, når filerne er på plads.
► Komprimer
Komprimer databasen, bruges hvis man har konverteret data eller kopieret store mængder
data ind i databasen.
► Genopbyg indeks
Genopbygger alle indeks i systemet, skal kun bruges hvis man har en mistanke om at
systemet ikke kører optimalt.
► Sikkerhedskopier database
Det er muligt at lave backup af data, selvom der arbejdes i WinKompas SQL, for at undgå
tab af data, som følge af maskinnedbrud eller harddiskfejl.
Sti til backup af dine data:
C:\programmer\fk-data\WinKompas3\MSSQL$Winkompas\Data\WKbackup
Der er mulighed for at lave en ændringsbackup af en eksisterende backup, således at
programmet tager en backup af de sidste ændringer der er lavet i systemet.
► Genindlæs database
Her genindlæses backup. Dette foretages under menupunktet Værktøj / Server
Administration / vælg fanebladet Databaser og derefter punktet ’Genindlæs database’.
► Flyt Database
Det er muligt at flytte databasens placering til en anden ønsket placering.
► SQL afvikling mod database
Bruges til at trække data ud af WinKompas via SQL sproget.
Afslut
Ved at klikke på Afslut, lukkes Server Administration. Der kan også klikkes på ikonet for
Afslut.
SIDE 362

Ikoner
Der er følgende ikoner som er forbundet med Server Administration:
1 2 3 4 5
1. Frakobling af database
2. Tilkobling af database
3. Sikkerhedskopier database
4. Genindlæs database
5. Afslut
Ikonernes funktioner er beskrevet i afsnittet om Databaser.
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 363

KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 364

KOMPAS FOR WINDOWS
Fakturatilpasning / Crystal Report
Fakturatilpasning med rapportværktøjet Crystal Report fra
Seagate software.
Fra KOMPAS for Windows version 1.4.2 kan tilpasning af rapporter ske med Crystal
Report version 8.0 eller derover. Denne gennemgang af fakturatilpasning, er kun tænkt som
en meget grundlæggende indføring i arbejdet med tilpasning af rapporter.
Før der foretages ændringer, anbefales det, at den oprindelige standard-faktura kopieres til
et nyt navn, og at den nye fil sættes ind på Udskrifts-styringen.
• Klik på Værktøj i menulinien, vælg Udskriftsstyring og klik på fanebladet Salgsordre
og udpeg ’Faktura’.
Crystal Report
Den fil, der skal åbnes for tilpasning med Crystal Report, er normalt placeret på drev C:
(hvis styresystemet er Windows 95 eller 98), eller på drev E: (hvis det er Windows NT eller
Windows 2000) eller på en anden selvvalgt drevbetegnelse, som er oprettet i forbindelse
med drift på netværk.
Stien for en standardinstallation:
\Programmer\fkdata\Winkompas3\Reports
SIDE 365

KOMPAS FOR WINDOWS
Når filen er åbnet vises den øverste del, som indeholder de faste oplysninger samt
kundeoplysninger og selve fakturalinierne (varelinierne) og totalerne i bunden af udskriften.
Når fakturaen er indlæst i Crystal Report, findes der mange muligheder for at designe sin
egen faktura. Nedenstående vil der blive gennemgået nogle af de almindelige områder at
kunne designe en faktura,
SIDE 366

KOMPAS FOR WINDOWS
Højre Klik
Når der højre klikkes på musen når cursoren står på et felt, kommer nedenstående
muligheder frem:
Field:
Fortæller hvilke felt man befinder sig på.
Edit Formula
Når der klikkes her, vil der i det viste tilfælde fremkomme et formula editeringsbillede, som
indeholder den formel. Det punkt fremkommer kun hvis der i feltnavnet på udskriften er et
”@” foran navnet.
SIDE 367

KOMPAS FOR WINDOWS
I den viste formel bliver linierne sammentrukket, hvis der ikke står noget i linierne, f.eks.
hvis ’Adresse2’ ikke er udfyldt, kommer det ikke med på udskriften og linien mellem
Adresse1 og postby bliver trukket sammen.
Format Field
Under formattet ’Field’ kan man ændre en række parametre for feltet, samt indsætte
formler, som bestemmer under hvilke omstændigheder feltet skal vises:
På en række felter, har vi bestemt at indholdet (og teksten) kun skal udskrives, såfremt der
er et indhold (altså at feltet er udfyldt af brugeren).
Dette er tilfældet ønsker vi kun at ”sælger” skal fremkomme på fakturaen hvis der indtastet
en sælger på ordren.
Ved at klikke på X-2 og skrive nedenstående formel, så vil sælger og navnet på sælgeren
kun fremme hvis der er indtastet en sælger på ordren. X-2 bliver rød når der findes en
formel.
Formelen fortæller hvis felt Ordres.SalesRep er lig med ingen ting så skal den undertrykke
selve teksten ”Sælger”.
SIDE 368

Ændring af font og skriftstørrelse
KOMPAS FOR WINDOWS
Flytning og sletning af felter
Felterne på rapporten kan flyttes ved at placere musecursoren på feltet og holde venstre
museknap nede, mens man flytter musen indtil feltet befinder sig på en ny ønsket placering.
Sletning af et felt kan ske ved at man placerer musecursoren på feltet og foretager et enkelt
klik på venstre musetast. Derved bliver feltet markeret. Et tryk på ’Delete’ vil derefter fjerne
feltet fra rapporten.
Indsæt en ny tekst
En ny tekst kan indsættes i rapporten. Der vælges ’Insert’ på Crystal Reports menulinie, og
i listen som fremkommer vælges blot ’Textobjekt’. Når Textobjekt er valgt, flyttes cursoren til
det punkt, hvor teksten ønskes placeret. Et tryk på venstre museknap sætter feltet på
rapporten i edit mode, klar til at man kan skrive den ønskede tekst.
SIDE 369

KOMPAS FOR WINDOWS
Indsæt nyt felt eller tegn linier og bokse
Indsættelse at et nyt felt
Ønskes der at indsætte et nyt felt på fakturaen så skal punktet Field Object vælges. Klik
med musen i plus tegnet til venstre for Database Fields og endnu engang på det
efterfølgende plus.
Nu fremkommer en liste over de felter der kan bruges på fakturaen. Felt hvor der et hak til
venstre for feltnavnet er i brug på rapporten.
’Orders+navn’ – stammer fra ordrehovedet
’Customers+navn’ – er felter der kan bruges fra faktureringskunden
’Shiptocustomers+navn’ – er leveringskundens felter
’Company+navn’ – henter fra database opsætningen
’Lines+navn’ – er felter der findes på fakturalinierne
’Inventory+navn’ – er felter fra lagerkartoteket
’Unit+navn’ – stammer fra enhedstabellen
’Payment+navn’ stammer fra betalingsbetingelsestabellen
’Cash-discount+navn’ – stammer fra kasserabattabellen.
SIDE 370

KOMPAS FOR WINDOWS
Der trykkes på -tasten eller klik med musen på det felt som ønskes overført til
rapporten.
Tegning af linier og indsættelse af kasse gøres ved enten at vælge linie eller boks. Efter
man har tegnet en linie eller indsat en boks kan der højre- klikkes på linien eller boksen, og
derved finde mulighed for at opsætte nogle parameter for disse elementer.
NB!
Husk at omdøbe navnet på fakturalayout inden du gemmer dine rettelser. Dette gøres
under ’Filer\ Saves as’ og husk der ikke må stå et hak i ”Save data with report”.
SIDE 371

KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 372

Appendiks 1
Anvendelse af standardopsætning
Hvis den medfølgende standardkontoplan og opsætning skal anvendes:
KOMPAS FOR WINDOWS
1. Opret nyt regnskab under menupunktet Værktøj / Databaseopsætning med knappen
’Tilføj’.
2. Felterne udfyldes med firmanavn, adresse m.m.
3. Placering af regnskab – Det er ikke nødvendigt at angive placering, hvis data-placering
skal følge standard.
Dine data vil automatisk blive placeret under:
C:\programmer\fk-data\WinKompas3\MSSQL$Winkompas\Data
4. Klik på ’Tilpas’ og følg dialogen. Klik ’Ok’ når meddelelsen ’Database er kompatibel’
fremkommer og luk databasevinduet.
5. Vælg regnskab under Filer / Vælg firma / Vælg firma og klik på det nye regnskab. Da
regnskabet er nyt, vil systemet herefter vise et vindue med regnskabsopsætning.
Bemærk, at afkrydsningsfelterne for 'Anvend Standardkontoplan' og 'Anvend
Standardopsætning' er markerede.
6. Anfør regnskabsårets begyndelsesdato, antal perioder (måneder) i regnskabsåret,
momsafregningstermin og momsperiodens startdato. Klik på ’Fortsæt’ og klik på ’Ok’
for de valgte datoer.
7. Nu vil regnskabets finansdel være klar til brug, men hvis der ønskes opdeling på
Afdeling eller andre dimensioner, skal der oprettes Afdeling, Bærer, Formål og Projekt
under menupunktet Opsætning / Opsætning / Dimensioner.
8. Opret medarbejdere, debitorer, kreditorer, lokationer og lagervarer. Medarbejdere og
Lokationer oprettes under menupunktet Opsætning / Opsætning / Diverse/
Medarbejder h.h.v. Lokationer.
Debitorer, Kreditorer og Lagervarer oprettes under Kartoteker i menulinien.
9. Nu kan de øvrige moduler anvendes. Hvis der ønskes oprettet lagerantal på det
eksisterende lager, gøres dette under Kladder / Lagerkladde. Der anføres Tilgang for
de enkelte varer. Når posteringerne bogføres, vil værdien blive posteret på 'Almindeligt
Varekøb' og 'Lager Justering', hvilket senere kan omposteres i forbindelse med
oprettelse af primotal for regnskabet.
10. Gå til Opsætning / Opsætning / Diverse / Bilagsserier og foretag justering af de
nummerintervaller, som passer til situationen og opret eventuelle yderligere
nummerserier til brug ved forskellige arbejdspladser.
SIDE 373

KOMPAS FOR WINDOWS
11. Gå til Opsætning / Opsætning / Diverse / Kilde og opret kilde til eventuelt nyoprettede
bilagsserier.
12. Så er alt klar til brug, men gennemgå Opsætning / Systemopsætning for at sætte de
forskellige parametre, så de passer til firmaets normale procedurer og politik. Afslut
dette med kontrol af opsætningen. Klik på knappen ’Check’ og justér evt. fejl.
SIDE 374

Anvendelse af egen opsætning
Appendiks 2
KOMPAS FOR WINDOWS
Oprettelse af regnskab uden at bruge den medfølgende kontoplan og systemopsætning
som udgangspunkt:
1. Opret nyt regnskab under menupunktet Værktøj / Databaseopsætning / klik på
knappen ’Tilføj’.
2. Felterne udfyldes med firmanavn, adresse m.m..
3. Placering af regnskab – Det er ikke nødvendigt at angive placering, hvis
dataplaceringen skal følge standard.
Dine data vil automatisk blive placeret under:
C:\programmer\fk-data\WinKompas3\MSSQL$Winkompas\Data
4. Klik på ’Tilpas’ og følg dialogen. Klik ’OK’ når meddelelse 'Databasen er kompatibel'
fremkommer, og luk databasevinduet.
5. Vælg regnskab i Filer / Vælg firma / Vælg Firma og klik på det nye regnskab. Da
regnskabet er nyt, vil systemet herefter vise et vindue med regnskabsopsætning.
Bemærk at afkrydsningsfelterne for 'Anvend Standardkontoplan' og 'Anvend
Standardopsætning' er markerede. Da standard ikke ønskes, vælges disse
markeringer fra, ved at klikke med venstre musetast på dem.
Vi anbefaler dog, at man nøjes med at fravælge standardkontoplan. Derved bevares
alle opsætningerne som automatiske bogføringsgrupper, kladder, valuta, kilder,
bilagsserier m.m. Disse skal så blot tilpasses individuelt i eget regnskab.
6. Anfør regnskabsårets begyndelsesdato, antal perioder (måneder) i regnskabsåret,
momsafregningstermin og momsperiodens startdato. Klik på ’Fortsæt’ og klik på ’Ok’
for de valgte datoer.
7. Opret egen kontoplan med overskrifter, driftskonti, statuskonti og sumkonti. Kontoplan
kan eventuelt importeres fra et andet system.
8. Opret/tilpas Debitorgrupper, Kreditorgrupper og Lagergrupper. Mindst en gruppe for
hver. Grupperne oprettes under Opsætning / Opsætning / Bogføringsgrupper.
9. Opret/tilpas momskoder. Mindst koder for indgående og udgående moms, men evt.
også EU-moms. Momskoder oprettes under Opsætning / Opsætning / Moms.
SIDE 375

KOMPAS FOR WINDOWS
10. Opret/tilpas Handels-relationer. Opret mindst en kategori for debitorer, kreditorer og
lager og opret statuskoder for salg og indkøb. Oprettelse sker under Opsætning /
Opsætning / Handel.
11. Opret/tilpas kladder til bogføring. Oprettelsen sker under Opsætning / Opsætning /
Diverse / Kladder.
12. Opret/tilpas valutakoder. Standardvaluta DKK er automatisk i systemet med kurs 100,
men andre valutaer, f.eks EUR skal oprettes. Aktuel kurs for de enkelte valutaer
indsættes også under Opsætning / Opsætning / Diverse / Valuta.
13. Opret/tilpas rentebetingelser for debitorer under Opsætning / Opsætning / Diverse /
Rente.
14. Opret/tilpas bilagsserier til posteringer, fakturaer m.m. Opret mindst en serie for
almindelig postering gennem kladder, og en for autonummerering af f.eks. fakturaer og
kørsler.
SIDE 376

Abonnement faktura..............................158
Abonnement massefakturering.............177
Autotekst...............................................325
Bilagsserier...........................................326
Bogfør bilag
Finanskladde....................................69
Debitorkladde .................................114
Kreditorkladde................................209
Lagerkladde....................................260
Lageroptællingskladde...................269
Ordrekladde....................................168
Bogføringsgrupper
Debitorgrupper................................315
Kreditorgrupper...............................316
Lagergrupper..................................317
Budgetkørsel...........................................87
Crystal Report.......................................365
Direkte fakturering
Salgsordre......................................154
Indkøbsordre..................................235
Dokumenter (salgsordre)......................138
Fakturering/Registrering i flere tempi
Salgsordre......................................156
Indkøbsordre..................................236
Fast slutrabat på debitor.......................127
Find kartotekskort...................................43
Flyt database ........................................360
Fragang på lager...................................265
Frakobling af database.........................362
Fortryd handling......................................43
Genindlæs database.............................362
Genopbyg indeks..................................362
STIKORDSREGISTER
KOMPAS FOR WINDOWS
Genudskriv arkivkladde (Finans)................ 82
Debitor, se under Finans
Kreditor, se under Finans
Genudskriv faktura
Debitorkartotek................................. 167
Ordrekartotek.................................... 167
Ordreudskrifter.................................. 174
Genvejstaster (ikoner)............................... 35
Global søgning.......................................... 36
Godkend betalinger................................. 217
Importér kladde......................................... 78
Indkøbstotaler.......................................... 232
Integration med MS-Office........................ 29
Intrastat................................................... 281
Justér lagerværdi .................................... 276
Justér prislister........................................ 280
Justér salgspriser.................................... 279
Justering på lager.................................... 266
Kilder
Salgsordre ........................................ 136
Systemopsætning............................. 328
Komprimer database............................... 362
Konsolidér regnskab ................................. 86
Kontant faktura........................................ 157
Kontoudtog
Debitorkartotek................................. 111
Debitorudskrifter............................... 121
Kreditorkartotek................................ 206
Kopiér
data fra eksisterende regnskab........ 354
kartotekskort....................................... 42
SIDE 377

KOMPAS FOR WINDOWS
Luk
Momsperiode.......................................88
Regnskabsperiode ..............................90
Massefakturering
Abonnement (Ordre) .........................158
Indkøbskørsler...................................241
Ordrekørsler......................................176
Masseudligning
Debitorkørsler....................................124
Kreditorkørsler...................................221
Momsangivelse (udskriv)...........................83
Momsforfald.............................................313
Momskoder..............................................319
Momsperioder............................................67
Finanskørsler.......................................88
Nulstil poster............................................359
Omdøb regnskabsnavn............................358
Opdatér
Debitorinformationer..........................178
Kreditorinformationer.........................243
Ordrelinier..........................................180
Opret
autotekst............................................325
bilagsserie .........................................326
database fra sikkerhedskopi..............360
debitor..................................................96
dimensioner.......................................323
finanskonti...........................................54
indkøbsordre......................................223
kilder..................................................328
kartotekskort........................................42
kladde..................................................79
kreditor...............................................192
medarbejder (projekt)........................300
momskode.........................................319
ny kalkulation.....................................293
nyt regnskab......................................351
password (kodeord).............................21
prislister.............................................131
projekt................................................284
rentesatser.........................................330
salgsordre..........................................140
valutakurser.......................................333
vare/ydelse........................................246
Ordrekopi til flere kunder..........................181
Ordreliniernes felter .................................160
SIDE 378
Ordrestatus............................................137
Ordretotaler...........................................151
Overfør regnskabsperiode ......................89
Parametre (opsætning).........................256
Perioder (regnskabsperioder).................66
Finanskørsler....................................89
Procentvis rabat
til debitor.........................................128
til debitorkategori............................129
Rediger
Firmaoplysninger............................356
Kartotekskort.....................................43
Regnskabsopsætning .............................22
Renteberegning.....................................123
Restordre udligning...............................182
Ret bilagsserie
Finanskladde ....................................78
Debitorkladde..................................119
Kreditorkladde.................................214
Rykkerkørsel.........................................125
Saldobalance (udskriv)............................65
Server Administrator .............................360
Sikkerhedskopi......................................362
Slet
kartotekskort.....................................44
regnskab.........................................357
Sortér ordrelinier ...................................179
Spær regnskabsperiode..........................90
Standard analyse....................................84
Standard tekster....................................332
Styklisteproduktion................................278
Tilgang på lager ....................................264
Tilkobling af database...........................361
Tilpas database (regnskab)...................359

Udlign små saldi
Debitor...............................................126
Kreditor (se Debitor)..........................222
Valuta.......................................................333
Ændre
Momsforfaldsdato..............................314
Momsperioder......................................88
Valutakurs..........................................335
Åben
Momsperiode.......................................88
Regnskabsperiode ..............................90
KOMPAS FOR WINDOWS
SIDE 379