Kom godt i gang med Fakturering - DLBR IT

it.dlbr.dk

Kom godt i gang med Fakturering - DLBR IT

Kom godt i gang med Fakturering

Dette hæfte er en introduktion til Fakturering.

Fakturering udgør sammen med Bogføring og Status- og efterposteringer registreringsdelen i DLBR

ØkonomiIT på pc. Endvidere er det muligt at sende en eFaktura – introduktionen hertil er i dette hæfte.

Hæftet indeholder mange skærmbilleder - og uddrag af skærmbilleder - for at illustrere programmets

vigtigste funktioner. For at komme i gang med fakturering vælges det lodrette faneblad Registrering.

Dernæst vælges det vandrette faneblad Fakturering.

Udgivet September 2006

Redaktør Videncentret for Landbrug

Tryk Videncentret for Landbrug

Udgiver Videncentret for Landbrug, Økonomi

Support Se www.dlbr.dk/it eller ring på 7015 5015.

2


Indholdsfortegnelse

Indholdsfortegnelse

Oprettelse af kunde ...................................................................... 5

Standardbetalingsbetingelser ..................................................... 7

Opret produkter ............................................................................ 8

Indtast faktura ............................................................................. 10

Udskriv faktura ........................................................................... 13

Send eFaktura ............................................................................. 15

Genveje m.m. .............................................................................. 17

Summering ................................................................................... 17

Saldo ............................................................................................ 18

Tilbud, ordrebekræftelse, følgeseddel, kreditnota, afregning ... 19

Opsætning .................................................................................... 21

Taster ........................................................................................... 22

Funktionstaster ............................................................................. 22

Genvejstaster ............................................................................... 23

Offentlige krav til eFakturaer ...................................................... 24

Hvad er en elektronisk faktura? .................................................... 24

Hvem er omfattet af kravet om elektronisk faktura? ...................... 24

Hvilke nye tiltag er der til fakturaen? ............................................. 24

EAN-nummer (den elektroniske postadresse) .............................. 24

Hvilke forskellige muligheder er der? ............................................ 25

3


Oprettelse af kunde

Oprettelse af kunde

Du opretter en kunde ved at vælge Rediger og Rediger/opret

kunder, eller brug o i feltet Kundenummer og klik på knappen

Ny. Du kan også taste det kundenummer du vil bruge til den nye

kunde i feltet Kundenummer og tast e. Så får du en dialogboks,

hvor du kan vælge mellem Opret, Vis kunder og Annullér. Som

kundenummer kan du eksempelvis bruge kundens telefonnummer.

Figur 1: Opret/rediger kunde

I 3. linie i adresse kan du udfylde enten postnummer eller bynavn.

Ikke udfyldt felt påsættes automatisk.

Du kan udfylde CVR nr. med 8 cifre. (Det kan også bruges til

momsnummer, hvis dette skulle være anderledes end dit CVR

nr.) EAN nr. er begrænset til 13 cifre, og skal kun bruges, hvis du

skal sende en eFaktura. Du bliver bedt om at gentage EAN nr.

Du vil opleve, at der er mange check på, om EAN nr. er det rigtige.

Grunden til dette er, at EAN nr. er den elektronisk post

adr. på kunden – er EAN forkert, vil en anden eller ingen

modtage fakturaen.

5


Oprettelse af kunde

6

Momsnummeret er til udenlandsk handel. Du har også mulighed

for at bruge feltet til CHR nr. ved handel med dyr. Dette felt skal

ikke bruges til dit danske moms nr.

Du har mulighed for at sætte et kryds i Elektronisk faktura, hvis

du ønsker at lave elektroniske faktura til denne kunde. Der er

dog nogle krav/check på om denne kunde kan være elektronisk:

• Udfyldt EAN nr. på kunden

• Udfyldt CVR nr. på kunden (valgfrit)

• Udfyldt Bank/Giro under fanebladet Ejendom – Medlemsoplysninger

• Udfyldt CVR nr. på medlem i MENU/administration – rediger/opret

medlem

I kontonummer skrives kontonummer fra kasseregistrering, hvorpå

ind- og udbetalinger fra kunden skal registreres. Brug o til at

se hvilke konti der allerede er i brug. Når du vælger et nyt kontonummer,

skal du svare JA til at tilvælge dette på ejendomsniveau.

Herefter bliver der spurgt, om kontoteksten skal rettes til

navnet på kunden. Svar JA, og kontoteksten får kundens navn,

som står i 1. linie i faktureringsnavn. Husk derfor altid at udfylde

Faktureringsnavn inden du vælger kontonummer.

Leveringsnavn og –adresse kan anvendes på Følgesedler. Feltet

udfyldes kun, hvis adressen skal afvige fra faktureringsadressen.

Det er muligt at få udskrevet leveringsnavn og -adresse på faktura,

afregning eller kreditnota. Vær opmærksom på rudekuverten

ved brug af leveringsnavn og –adresse.

Hvis betalingsbetingelser udfyldes, vil disse oplysninger automatisk

blive påsat fakturaen. Du kan vælge en af dine standardbetalingsbetingelser.

Oplysninger om betalingsbetingelser kan altid

rettes på den enkelte faktura. Se oprettelse af standardbetalingsbetingelser.

Saldo og Vælg STEF-periode udfyldes kun, hvis der findes en

saldo på kunden ved oprettelse.


Standardbetalingsbetingelser

Standardbetalingsbetingelser

Du kan oprette 9 standardbetalingsbetingelser via Rediger – Rediger/opret

standardbetalingsbetingelser. Retter du senere i oplysningerne,

vil denne rettelse slå igennem hos alle de kunder,

som anvender denne standardbetalingsbetingelse.

Figur 2: Opret/rediger standardbetalingsbetingelser

I betalingsdage skriver du antal kreditdage fra fakturadato/løbende

måned.

I tekstfelterne kan skrives information om betalingsbetingelserne.

Denne tekst vil stå nederst på fakturaen sammen med rentesatsen.

Bemærk: Betalingsbetingelserne er alene en information til kunden.

Programmet kan ikke beregne rente på de udestående fordringer

7


Opret produkter

Opret produkter

8

Du opretter et produkt ved at vælge Rediger og Rediger/opret

produkter, eller tast o i feltet produkt.

Klik på Ny og tast produktets nummer. I feltet konto skriver du

det kontonummer som produktet skal bogføres på i kasseregistrering,

o viser din kontoplan.

Klik på søjlen Tekst. Nu sorteres listen i alfabetisk orden.

Der kan sorteres på alle søjler.

Klik her for at skjule/slette produkter.

Genvejstaster virker også her!

Figur 3: Opret/rediger produkt

Klik her for søgning i produkterne

Når du skal overføre et eller flere produkter til fakturaen skal

markering sættes i Vælg ud for de produkter, du skal bruge. Tryk

OK. Herefter overføres oplysningerne til fakturaen. Du kan efterfølgende

ændre i tekst, enhed eller pris, hvis du ønsker det.

I Produktoversigten kan du også redigere, søge efter produkter,

slette og skjule produkter. I skjul produkter kan du få vist produktnumre,

der ikke har været anvendt siden en valgt dato.


Opret produkter

Det er muligt at søge på alle fire ting!

Figur 4: Søg i produkter

Skjulte produkter vises med kursiv skrift ved tryk på t. t skifter

mellem vis udvalgte og vis alle.

9


Indtast faktura

Indtast faktura

10

Når du står i kundenummer, tryk på o, så vises en oversigt over

alle kunderne. Marker kunden og klik OK. Brug derefter q, så

springer markøren til produkt, som også kan vælges via o. Udfyld

antal og ret eventuelt i tekst/pris - og gå videre til næste linie.

Når du er færdig med fakturaen, skal denne lukkes. Brug igen q.

Markøren står nu i Fakturadato. Default udfyldes datofeltet med

datoen for sidst lukkede faktura. Ønskes datoen ændret, tast da

ny dato. Klik på Luk.

Figur 5: Faktura hovedbilledet

Når fakturaen er lukket, bliver posteringerne overført til kasseregistrering,

og fakturaen kan udskrives. Der kan ikke ændres i en

lukket faktura. Der er lagt en forsendelsesstatus ind oppe i højre

hjørne (punkt nr. 4), i dette tilfælles er fakturaen „Ikke sendt“. Du

vil se, at der vil være følgende muligheder for status på forsendelse:

• Åben

• Ikke udskrevet – (fakturaen IKKE elektronisk)

• Udskrevet – (fakturaen IKKE elektronisk)

• Ikke sendt – (fakturaen elektronisk)

• Sendt – (fakturaen elektronisk)


Indtast faktura

Endvidere har du mulighed for at skrive en personreference

(punkt nr.1) og et ordre nr. (punkt nr. 2) med på faktura – disse

vil ses på udskriften. Du vil også kunne udfylde med „Kundens

konto“ (punkt nr. 3), dette kan være et krav til en eFaktura.

Ønsker du at se fakturaen, inden den lukkes, tryk på printer ikonet.

I udskriftsbilledet nederst til højre sætter du markering i Åbne.

Vælg den faktura du vil se og klik på Udskriv eller Vis udskrift.

Figur 6: Udskriv faktura

Her vælger du om produkt nr. og kundens

moms nr. skal med på udskriften.

Her vælger du mellem

lukkede/åbne fakturaer.

Der kan laves et følgebrev til fakturaen med b + T. Dette skal laves

inden fakturaen lukkes. Du kan også skrive eventuel information

i Tekst-kolonnen.

Dækker fakturaen en periode, kan denne skrives i felterne Periode.

Du kan også skrive dato ud for hver enkelt fakturalinie.

M står for momskode. Er koden 1 (salg) eller 2 (køb) lægges der

25% moms til beløbet. 0 betyder ingen moms af beløbet på den

linie.

Under Funktioner kan du starte ny nummerering af faktura. Du

vælger selv det fakturanummer, programmet skal starte med.

Har du en „engangskunde“ som du ikke ønsker at oprette i kundelisten,

kan du skrive 0 i Kundenr. Så åbnes felterne til faktureringsnavn

og adresse på fakturaen. Engangskunder er altid tilknyttet

konto 8999 99.

11


Indtast faktura

12

Brug frit kunde 0

Figur 7: Faktura for engangskunder

Du har mulighed for at se status på din faktura – Rediger – Vælg

lukket faktura.

Figur 8: Vælg lukket faktura

Mulighed for at få status på den enkelte faktura.

Her kan du se om dine fakturaer er sendte, udskrevne eller om

de er skjulte.


Udskriv faktura

Udskriv faktura

Klik på printeren og de fakturaer, som ikke er udskrevet endnu

vises. Marker den/de fakturaer, du ønsker at udskrive. Vælg herefter

under Formular hvilken type formular, du vil udskrive med.

Det er muligt at skjule en faktura fra udskriftbestillingsbilledet.

Eksempelvis her hvor der er både en faktura og en kreditnota –

vil du nu have mulighed for at skjule dem.

Figur 9: Rediger udskrifter

Markering i Fortrykt formular (punkt 1) betyder, at du udskriver

på brevpapir eller formular, hvor der er fortrykte felter. Når du

vælger Fortrykt formular, kan du vælge mellem forskellige indbetalingskorttyper

nederst i billedet. Du har nu mulighed for at få

udskrevet en faktura med hele OCR linie (punkt 3), den nederste

linie på et Girokort eller kun midterste del (punkt 2). Begge muligheder

er til en kortart +71.

Hvis du også markerer i Fortrykt hoved (punkt 4), bliver dit navn,

adresse, tlf. nr. , fax nr. og email-adresse ikke skrevet øverst på

fakturaen.

Tlf. nr., fax nr., CVR-nr. og email-adresse hentes fra Hovedmenu

– Administration – Medlemmer – Rediger. Bank/giro nr. kommer

fra fanen Ejendom – Medlemsoplysninger i økonomiprogrammet.

Du kan indsætte logo (punkt 5) på udskriften. I udskriftsbilledet

under fanen Formular skal du vælge Udskriftsegenskaber – Logo

definition. Du udpeger det ønskede logo under Søg efter logo.

13


Udskriv faktura

14

Logoet skal være i fil-formatet bitmap (bmp). Programmerne

Paint og Microsoft Photo Editor kan gemme billeder i dette format.

Der kan ændres på logoets størrelse og placering ved at angive/ændre

værdier i højde-, bredde- og margenfelterne.

Ved at trykke på udskriftsegenskaber kommer denne dialog

frem.

Figur 10: Indstillinger for logo

Du har mulighed for at udskrive, så udskriften tager højde for en

rudekuvert. Vælg Udskriv til rudekuvert. Der er muligt at skrive

leveringsadresse med ud på faktura. Du skal bare være opmærksom

på, at du ikke både kan udskrive leveringsadresse og

tage højde for rudekuvert.

Under Udskriftsegenskaber kan du også flytte på placering af data

på indbetalingskort, hvis din printer ikke skriver korrekt i felterne.


Send eFaktura

Send eFaktura

Ændringerne her er primært, at der er kommet en helt ny udskrift

– nemlig Elektronisk faktura (punkt 1). Du vil hurtigt finde ud af,

at denne udskriftstype er sat op på samme måde som Alm. faktura.

Figur 11: Send eFaktura

Ideen er, at du kun skal have vist de elektroniske fakturaer, når

du først har valgt elektronisk faktura til venstre i figur 11. Du kan

stadig vælge mellem lukkede og åbne.

Med Send knappen (punkt 2), kan du sende din elektroniske faktura.

Når du trykker på denne knap, skal du være HELT sikker

på, at EAN nr. er det rigtige – check heller en gang for meget.

For at du kan sende en eFaktura, skal du have anskaffet dig en

ePostkasse. Programmet kaldes Ec Web Client, der bruges til

forsendelse af elektroniske fakturaer. Bestil via dit lokale kontor

eller på www.landscentret.dk/DLBRIT.

Ved bestilling af ePostkasse får du mulighed for at sende elektroniske

fakturaer. Uden ekstra omkostninger kan dette program

også bruges til kommunikation mellem DLBR Bogføring og

DLBR Ø90 Online, og dermed kan du frit transportere data.

Hvis ikke du har lyst til at sende elektroniske fakturaer, og fortsat

bruger Læs Ind Bureau, er dette også muligt. Du kan udskrive en

„Papir“ udgave af en elektronisk faktura, som nu indeholder de

rigtige oplysninger (punkt 3). Det er også her, du kan udskrive en

kopi til eget brug.

15


Send eFaktura

16

Figur 12: Eksempel på faktura


Genveje m.m.

Genveje m.m.

Hvis du lige har lukket en faktura giver b+ N mulighed for at

vælge blandt ikke lukkede fakturaer på alle kunder. Klik på Annuller,

hvis du vil have en ny tom faktura på samme kunde.

b+ F viser alle fakturaer på den valgte kunde. I dette billede kan

du sætte markering i Vis alle kunder. Så vises alle fakturaer. Du

kan sortere data i billedet ved at klikke på kolonnernes overskrift.

Vil du se en faktura - marker denne - og klik OK.

Der er en række søgefunktioner i kunde- og produktdialogen.

Ved at klikke på knappen Søg fremkommer en række felter, hvor

det er muligt at indtaste søgeværdier.

På kunder kan der søges i felterne: Kundenr., kundenavn og

kontonr.

For produkter er søgefelterne: Produktnr., tekst, pris og kontonr.

Summering

Normalt overføres alle fakturalinierne enkeltvis til kasseregistrering.

Vælges Summering under Funktioner, bliver posteringer

summeret pr. kontonummer. Dvs. alle produkter, som hører til

samme kontonummer, overføres til en linie i kasseregistrering.

Teksten i kasseregistrering vil være kontoens tekst og ikke produktteksten.

Husk at fravælge summering igen, hvis ikke du vil

anvende summering på næste faktura. Summering skal vælges/fravælges

inden fakturaen lukkes.

17


Genveje m.m.

18

Saldo

Du kan få vist saldooversigt på kunden ved at taste b + U, se

nedenstående.

Figur 13: Vis saldooversigt for kunde


Tilbud, ordrebekræftelse, følgeseddel, kreditnota, afregning

Tilbud, ordrebekræftelse, følgeseddel, kreditnota, afregning

Du har mulighed for at laves tilbud. Denne funktion kan genanvendes,

når du skal lave en ordrebekræftelse, følgeseddel eller

faktura. Tilsvarende kan en ordrebekræftelse ophøjes til følgeseddel/faktura

og følgeseddel til faktura.

Når du vælger en kunde, hvorpå der findes et tilbud, ordrebekræftelse

eller følgeseddel, fremkommer der en boks med disse,

som du kan vælge fra.

Hvis et fakturabeløb bliver negativt, vil der automatisk blive skrevet

kreditnota på udskriften. Er fakturabeløbet negativt, fordi du

har købt noget hos en kunde, kan du sætte markering i feltet Afregning,

så vil udskriften få teksten Afregning.

Figur 14: Afregning

Marker her for Afregning

Husk. Selvom der er valgt afregning, skal beløbene indtastes

med minus foran, hvis det er et køb.

19


Tilbud, ordrebekræftelse, følgeseddel, kreditnota, afregning

20

Tilbud/ordrebekræftelse/følgeseddel kan slettes, hvis du ikke ønsker

at anvende denne til en faktura. Vælg blankettypen i boksen

og vælg derefter Rediger – Slet. Tilbud/ordrebekræftelse/følge-

seddel bliver automatisk slettet, hvis den er anvendt til f.eks. faktura.

Figur 15: Slet tilbud


Opsætning

Opsætning

Under Opsætning kan du vælge mellem forskellige opsætninger

af skærmbilledet. Du kan også lave din egen opsætning ved at

vælge Opsætning – Rediger.

Disse felter vises ikke i

skærmbilledet

Disse pile bruges til at

flytte det markerede felt

>>og


Taster

Taster

22

Musen kan bruges overalt, men du kan også bruge tastaturet

alene.

Funktionaliteten er i det store hele Windows-standard med enkelte

specielle tilretninger, som gælder for DLBR ØkonomiIT.

Funktionstaster

• Markøren er enten en lodret streg, der blinker i feltet, eller en

stiplet firkant omkring en knap, et faneblad eller et felt.

• Enter (numerisk) springer videre til næste felt.

• f opdaterer, men bliver stående i feltet.

• v springer mellem alle felter. Hvis du bliver ved med at tabulere,

bevæger markøren sig ud på de vandrette og lodrette faneblade.

• q -tasten springer mellem kundenr., produktnr. og fakturadato.

• o, vis muligheder. Kan bl.a. bruges i Kundenr. og Produkt,

hvorefter de oprettede kunder/produkter vises. I kontonr. felter

vil du få vist de anvendte konti.

• l er brugervejledningen.

• t skifter mellem Viser alle/Viser udvalgte i kundelisten og produktlisten.


Taster

Genvejstaster

Generelle ......................................... b +

Slet ................................................... D

Udskriv ............................................. P

Fortryd .............................................. Z

Rediger/opret konto .......................... R

Periode ............................................. H

Bemærkninger, følgebrev ................. T

Klip ................................................... X

Kopier ............................................... C

Indsæt .............................................. V

Faktura ............................................ b +

Kopier fra følgeseddel mv. ................ K

Kopier faktura ................................... A

Åben ny, tom faktura mv. .................. N

Rediger/opret kunde ......................... O

Rediger/opret produkt ....................... G

Kundesaldo ...................................... U

Vælg lukket faktura ........................... F

Indsæt linie ....................................... I

a + det understregede bogstav, der er vist i menuerne, kan bruges

som genvej.

23


Offentlige krav til eFakturaer

Offentlige krav til eFakturaer

24

Dette bilag kan du læse, for at få en bedre forståelse for Elektroniske

fakturaer.

Fra 1. feb. 2005 modtager det offentlige kun elektroniske regninger.

Hvad er en elektronisk faktura?

En elektronisk faktura er en regning, som er omformet til et bestemt

dataformat, så det kan indlæses direkte i de offentlige

økonomisystemer. Dermed er den „gamle“ papir faktura blevet

omdannet til en elektronisk faktura. Kravet om elektronisk fakturering

dækker over alle former for regninger, f.eks. fakturaer,

kreditnotaer og betalingsanmodninger.

Det format, som alle offentlige institutioner skal kunne modtage i,

hedder „OIOXML elektronisk regning“.

Hvem er omfattet af kravet om elektronisk faktura?

Da elektronisk fakturering blev indført den 1. februar 2005, kunne

alle offentlige institutioner udelukkende modtage regninger i elektronisk

format. Dvs. institutioner i stat, amt og kommune, såsom

ministerier, sygehuse, skoler eller renovationsdepoter mv. Det

berører alle leverandører til det offentlige. Det offentlige har mulighed

for at tilbageholde det tilgodehavende, som leverandøren

måtte have til det offentlige, indtil der er leveret en elektronisk

faktura.

Hvilke nye tiltag er der til fakturaen?

Det offentlige kræver, at der pr. 1. feb. 2005 er kommet følgende

nye oplysninger på fakturaen, hvis der skal handles med det offentlige:

• EAN nummer (den elektroniske postadresse).

• Alle offentlige myndigheder har et EAN-nummer.

• Det er et 13 cifret nummer, som entydigt identificerer en enhed

(fx en institution).

• Ordre- eller rekvisitionsnummer.

• Person- eller anden reference.

• Internt konteringsnummer. (Skal kun med, hvis kunden oplyser

det ved ordreafgivelse).


Offentlige krav til eFakturaer

Hvilke forskellige muligheder er der?

Der findes ikke et bestemt system, som skal bruges for at lave

en elektronisk regning. Der kan frit vælges mellem 3 måder at

sende en elektronisk regning på:

• Læs Ind-bureau

• Fakturaportal

• Elektronisk fakturasystem

Ligegyldigt hvilke af disse der vælges, skal den elektronisk faktura

forbi et såkaldt VANS-netværk (et elektronisk posthus). VANS

netværket er grundstenen i hele ideen omkring elektronisk fakturering,

da netværket står for at modtage disse elektroniske regninger

og sørger for at sende regningerne videre til rette offentlige

myndigheder. Grunden til at dette netværk skal virke som

mellemled er, at de offentlige institutioner ikke har samme sende/modtage-moduler.

Men ved hjælp af VANS-netværket konverteres

OIOXML-filen til et format, som den pågældende offentlige

myndighed kan modtage.

25

More magazines by this user
Similar magazines