Kom godt i gang med Fakturering - DLBR IT

Kom godt i gang med Fakturering
Dette hæfte er en introduktion til Fakturering.
Fakturering udgør sammen med Bogføring og Status- og efterposteringer registreringsdelen i DLBR
ØkonomiIT på pc. Endvidere er det muligt at sende en eFaktura – introduktionen hertil er i dette hæfte.
Hæftet indeholder mange skærmbilleder - og uddrag af skærmbilleder - for at illustrere programmets
vigtigste funktioner. For at komme i gang med fakturering vælges det lodrette faneblad Registrering.
Dernæst vælges det vandrette faneblad Fakturering.
Udgivet September 2006
Redaktør Videncentret for Landbrug
Tryk Videncentret for Landbrug
Udgiver Videncentret for Landbrug, Økonomi
Support Se www.dlbr.dk/it eller ring på 7015 5015.
2

Indholdsfortegnelse
Indholdsfortegnelse
Oprettelse af kunde ...................................................................... 5
Standardbetalingsbetingelser ..................................................... 7
Opret produkter ............................................................................ 8
Indtast faktura ............................................................................. 10
Udskriv faktura ........................................................................... 13
Send eFaktura ............................................................................. 15
Genveje m.m. .............................................................................. 17
Summering ................................................................................... 17
Saldo ............................................................................................ 18
Tilbud, ordrebekræftelse, følgeseddel, kreditnota, afregning ... 19
Opsætning .................................................................................... 21
Taster ........................................................................................... 22
Funktionstaster ............................................................................. 22
Genvejstaster ............................................................................... 23
Offentlige krav til eFakturaer ...................................................... 24
Hvad er en elektronisk faktura? .................................................... 24
Hvem er omfattet af kravet om elektronisk faktura? ...................... 24
Hvilke nye tiltag er der til fakturaen? ............................................. 24
EAN-nummer (den elektroniske postadresse) .............................. 24
Hvilke forskellige muligheder er der? ............................................ 25
3

Oprettelse af kunde
Oprettelse af kunde
Du opretter en kunde ved at vælge Rediger og Rediger/opret
kunder, eller brug o i feltet Kundenummer og klik på knappen
Ny. Du kan også taste det kundenummer du vil bruge til den nye
kunde i feltet Kundenummer og tast e. Så får du en dialogboks,
hvor du kan vælge mellem Opret, Vis kunder og Annullér. Som
kundenummer kan du eksempelvis bruge kundens telefonnummer.
Figur 1: Opret/rediger kunde
I 3. linie i adresse kan du udfylde enten postnummer eller bynavn.
Ikke udfyldt felt påsættes automatisk.
Du kan udfylde CVR nr. med 8 cifre. (Det kan også bruges til
momsnummer, hvis dette skulle være anderledes end dit CVR
nr.) EAN nr. er begrænset til 13 cifre, og skal kun bruges, hvis du
skal sende en eFaktura. Du bliver bedt om at gentage EAN nr.
Du vil opleve, at der er mange check på, om EAN nr. er det rigtige.
Grunden til dette er, at EAN nr. er den elektronisk post
adr. på kunden – er EAN forkert, vil en anden eller ingen
modtage fakturaen.
5

Oprettelse af kunde
6
Momsnummeret er til udenlandsk handel. Du har også mulighed
for at bruge feltet til CHR nr. ved handel med dyr. Dette felt skal
ikke bruges til dit danske moms nr.
Du har mulighed for at sætte et kryds i Elektronisk faktura, hvis
du ønsker at lave elektroniske faktura til denne kunde. Der er
dog nogle krav/check på om denne kunde kan være elektronisk:
• Udfyldt EAN nr. på kunden
• Udfyldt CVR nr. på kunden (valgfrit)
• Udfyldt Bank/Giro under fanebladet Ejendom – Medlemsoplysninger
• Udfyldt CVR nr. på medlem i MENU/administration – rediger/opret
medlem
I kontonummer skrives kontonummer fra kasseregistrering, hvorpå
ind- og udbetalinger fra kunden skal registreres. Brug o til at
se hvilke konti der allerede er i brug. Når du vælger et nyt kontonummer,
skal du svare JA til at tilvælge dette på ejendomsniveau.
Herefter bliver der spurgt, om kontoteksten skal rettes til
navnet på kunden. Svar JA, og kontoteksten får kundens navn,
som står i 1. linie i faktureringsnavn. Husk derfor altid at udfylde
Faktureringsnavn inden du vælger kontonummer.
Leveringsnavn og –adresse kan anvendes på Følgesedler. Feltet
udfyldes kun, hvis adressen skal afvige fra faktureringsadressen.
Det er muligt at få udskrevet leveringsnavn og -adresse på faktura,
afregning eller kreditnota. Vær opmærksom på rudekuverten
ved brug af leveringsnavn og –adresse.
Hvis betalingsbetingelser udfyldes, vil disse oplysninger automatisk
blive påsat fakturaen. Du kan vælge en af dine standardbetalingsbetingelser.
Oplysninger om betalingsbetingelser kan altid
rettes på den enkelte faktura. Se oprettelse af standardbetalingsbetingelser.
Saldo og Vælg STEF-periode udfyldes kun, hvis der findes en
saldo på kunden ved oprettelse.

Standardbetalingsbetingelser
Standardbetalingsbetingelser
Du kan oprette 9 standardbetalingsbetingelser via Rediger – Rediger/opret
standardbetalingsbetingelser. Retter du senere i oplysningerne,
vil denne rettelse slå igennem hos alle de kunder,
som anvender denne standardbetalingsbetingelse.
Figur 2: Opret/rediger standardbetalingsbetingelser
I betalingsdage skriver du antal kreditdage fra fakturadato/løbende
måned.
I tekstfelterne kan skrives information om betalingsbetingelserne.
Denne tekst vil stå nederst på fakturaen sammen med rentesatsen.
Bemærk: Betalingsbetingelserne er alene en information til kunden.
Programmet kan ikke beregne rente på de udestående fordringer
7

Opret produkter
Opret produkter
8
Du opretter et produkt ved at vælge Rediger og Rediger/opret
produkter, eller tast o i feltet produkt.
Klik på Ny og tast produktets nummer. I feltet konto skriver du
det kontonummer som produktet skal bogføres på i kasseregistrering,
o viser din kontoplan.
Klik på søjlen Tekst. Nu sorteres listen i alfabetisk orden.
Der kan sorteres på alle søjler.
Klik her for at skjule/slette produkter.
Genvejstaster virker også her!
Figur 3: Opret/rediger produkt
Klik her for søgning i produkterne
Når du skal overføre et eller flere produkter til fakturaen skal
markering sættes i Vælg ud for de produkter, du skal bruge. Tryk
OK. Herefter overføres oplysningerne til fakturaen. Du kan efterfølgende
ændre i tekst, enhed eller pris, hvis du ønsker det.
I Produktoversigten kan du også redigere, søge efter produkter,
slette og skjule produkter. I skjul produkter kan du få vist produktnumre,
der ikke har været anvendt siden en valgt dato.

Opret produkter
Det er muligt at søge på alle fire ting!
Figur 4: Søg i produkter
Skjulte produkter vises med kursiv skrift ved tryk på t. t skifter
mellem vis udvalgte og vis alle.
9

Indtast faktura
Indtast faktura
10
Når du står i kundenummer, tryk på o, så vises en oversigt over
alle kunderne. Marker kunden og klik OK. Brug derefter q, så
springer markøren til produkt, som også kan vælges via o. Udfyld
antal og ret eventuelt i tekst/pris - og gå videre til næste linie.
Når du er færdig med fakturaen, skal denne lukkes. Brug igen q.
Markøren står nu i Fakturadato. Default udfyldes datofeltet med
datoen for sidst lukkede faktura. Ønskes datoen ændret, tast da
ny dato. Klik på Luk.
Figur 5: Faktura hovedbilledet
Når fakturaen er lukket, bliver posteringerne overført til kasseregistrering,
og fakturaen kan udskrives. Der kan ikke ændres i en
lukket faktura. Der er lagt en forsendelsesstatus ind oppe i højre
hjørne (punkt nr. 4), i dette tilfælles er fakturaen „Ikke sendt“. Du
vil se, at der vil være følgende muligheder for status på forsendelse:
• Åben
• Ikke udskrevet – (fakturaen IKKE elektronisk)
• Udskrevet – (fakturaen IKKE elektronisk)
• Ikke sendt – (fakturaen elektronisk)
• Sendt – (fakturaen elektronisk)

Indtast faktura
Endvidere har du mulighed for at skrive en personreference
(punkt nr.1) og et ordre nr. (punkt nr. 2) med på faktura – disse
vil ses på udskriften. Du vil også kunne udfylde med „Kundens
konto“ (punkt nr. 3), dette kan være et krav til en eFaktura.
Ønsker du at se fakturaen, inden den lukkes, tryk på printer ikonet.
I udskriftsbilledet nederst til højre sætter du markering i Åbne.
Vælg den faktura du vil se og klik på Udskriv eller Vis udskrift.
Figur 6: Udskriv faktura
Her vælger du om produkt nr. og kundens
moms nr. skal med på udskriften.
Her vælger du mellem
lukkede/åbne fakturaer.
Der kan laves et følgebrev til fakturaen med b + T. Dette skal laves
inden fakturaen lukkes. Du kan også skrive eventuel information
i Tekst-kolonnen.
Dækker fakturaen en periode, kan denne skrives i felterne Periode.
Du kan også skrive dato ud for hver enkelt fakturalinie.
M står for momskode. Er koden 1 (salg) eller 2 (køb) lægges der
25% moms til beløbet. 0 betyder ingen moms af beløbet på den
linie.
Under Funktioner kan du starte ny nummerering af faktura. Du
vælger selv det fakturanummer, programmet skal starte med.
Har du en „engangskunde“ som du ikke ønsker at oprette i kundelisten,
kan du skrive 0 i Kundenr. Så åbnes felterne til faktureringsnavn
og adresse på fakturaen. Engangskunder er altid tilknyttet
konto 8999 99.
11

Indtast faktura
12
Brug frit kunde 0
Figur 7: Faktura for engangskunder
Du har mulighed for at se status på din faktura – Rediger – Vælg
lukket faktura.
Figur 8: Vælg lukket faktura
Mulighed for at få status på den enkelte faktura.
Her kan du se om dine fakturaer er sendte, udskrevne eller om
de er skjulte.

Udskriv faktura
Udskriv faktura
Klik på printeren og de fakturaer, som ikke er udskrevet endnu
vises. Marker den/de fakturaer, du ønsker at udskrive. Vælg herefter
under Formular hvilken type formular, du vil udskrive med.
Det er muligt at skjule en faktura fra udskriftbestillingsbilledet.
Eksempelvis her hvor der er både en faktura og en kreditnota –
vil du nu have mulighed for at skjule dem.
Figur 9: Rediger udskrifter
Markering i Fortrykt formular (punkt 1) betyder, at du udskriver
på brevpapir eller formular, hvor der er fortrykte felter. Når du
vælger Fortrykt formular, kan du vælge mellem forskellige indbetalingskorttyper
nederst i billedet. Du har nu mulighed for at få
udskrevet en faktura med hele OCR linie (punkt 3), den nederste
linie på et Girokort eller kun midterste del (punkt 2). Begge muligheder
er til en kortart +71.
Hvis du også markerer i Fortrykt hoved (punkt 4), bliver dit navn,
adresse, tlf. nr. , fax nr. og email-adresse ikke skrevet øverst på
fakturaen.
Tlf. nr., fax nr., CVR-nr. og email-adresse hentes fra Hovedmenu
– Administration – Medlemmer – Rediger. Bank/giro nr. kommer
fra fanen Ejendom – Medlemsoplysninger i økonomiprogrammet.
Du kan indsætte logo (punkt 5) på udskriften. I udskriftsbilledet
under fanen Formular skal du vælge Udskriftsegenskaber – Logo
definition. Du udpeger det ønskede logo under Søg efter logo.
13

Udskriv faktura
14
Logoet skal være i fil-formatet bitmap (bmp). Programmerne
Paint og Microsoft Photo Editor kan gemme billeder i dette format.
Der kan ændres på logoets størrelse og placering ved at angive/ændre
værdier i højde-, bredde- og margenfelterne.
Ved at trykke på udskriftsegenskaber kommer denne dialog
frem.
Figur 10: Indstillinger for logo
Du har mulighed for at udskrive, så udskriften tager højde for en
rudekuvert. Vælg Udskriv til rudekuvert. Der er muligt at skrive
leveringsadresse med ud på faktura. Du skal bare være opmærksom
på, at du ikke både kan udskrive leveringsadresse og
tage højde for rudekuvert.
Under Udskriftsegenskaber kan du også flytte på placering af data
på indbetalingskort, hvis din printer ikke skriver korrekt i felterne.

Send eFaktura
Send eFaktura
Ændringerne her er primært, at der er kommet en helt ny udskrift
– nemlig Elektronisk faktura (punkt 1). Du vil hurtigt finde ud af,
at denne udskriftstype er sat op på samme måde som Alm. faktura.
Figur 11: Send eFaktura
Ideen er, at du kun skal have vist de elektroniske fakturaer, når
du først har valgt elektronisk faktura til venstre i figur 11. Du kan
stadig vælge mellem lukkede og åbne.
Med Send knappen (punkt 2), kan du sende din elektroniske faktura.
Når du trykker på denne knap, skal du være HELT sikker
på, at EAN nr. er det rigtige – check heller en gang for meget.
For at du kan sende en eFaktura, skal du have anskaffet dig en
ePostkasse. Programmet kaldes Ec Web Client, der bruges til
forsendelse af elektroniske fakturaer. Bestil via dit lokale kontor
eller på www.landscentret.dk/DLBRIT.
Ved bestilling af ePostkasse får du mulighed for at sende elektroniske
fakturaer. Uden ekstra omkostninger kan dette program
også bruges til kommunikation mellem DLBR Bogføring og
DLBR Ø90 Online, og dermed kan du frit transportere data.
Hvis ikke du har lyst til at sende elektroniske fakturaer, og fortsat
bruger Læs Ind Bureau, er dette også muligt. Du kan udskrive en
„Papir“ udgave af en elektronisk faktura, som nu indeholder de
rigtige oplysninger (punkt 3). Det er også her, du kan udskrive en
kopi til eget brug.
15

Send eFaktura
16
Figur 12: Eksempel på faktura

Genveje m.m.
Genveje m.m.
Hvis du lige har lukket en faktura giver b+ N mulighed for at
vælge blandt ikke lukkede fakturaer på alle kunder. Klik på Annuller,
hvis du vil have en ny tom faktura på samme kunde.
b+ F viser alle fakturaer på den valgte kunde. I dette billede kan
du sætte markering i Vis alle kunder. Så vises alle fakturaer. Du
kan sortere data i billedet ved at klikke på kolonnernes overskrift.
Vil du se en faktura - marker denne - og klik OK.
Der er en række søgefunktioner i kunde- og produktdialogen.
Ved at klikke på knappen Søg fremkommer en række felter, hvor
det er muligt at indtaste søgeværdier.
På kunder kan der søges i felterne: Kundenr., kundenavn og
kontonr.
For produkter er søgefelterne: Produktnr., tekst, pris og kontonr.
Summering
Normalt overføres alle fakturalinierne enkeltvis til kasseregistrering.
Vælges Summering under Funktioner, bliver posteringer
summeret pr. kontonummer. Dvs. alle produkter, som hører til
samme kontonummer, overføres til en linie i kasseregistrering.
Teksten i kasseregistrering vil være kontoens tekst og ikke produktteksten.
Husk at fravælge summering igen, hvis ikke du vil
anvende summering på næste faktura. Summering skal vælges/fravælges
inden fakturaen lukkes.
17

Genveje m.m.
18
Saldo
Du kan få vist saldooversigt på kunden ved at taste b + U, se
nedenstående.
Figur 13: Vis saldooversigt for kunde

Tilbud, ordrebekræftelse, følgeseddel, kreditnota, afregning
Tilbud, ordrebekræftelse, følgeseddel, kreditnota, afregning
Du har mulighed for at laves tilbud. Denne funktion kan genanvendes,
når du skal lave en ordrebekræftelse, følgeseddel eller
faktura. Tilsvarende kan en ordrebekræftelse ophøjes til følgeseddel/faktura
og følgeseddel til faktura.
Når du vælger en kunde, hvorpå der findes et tilbud, ordrebekræftelse
eller følgeseddel, fremkommer der en boks med disse,
som du kan vælge fra.
Hvis et fakturabeløb bliver negativt, vil der automatisk blive skrevet
kreditnota på udskriften. Er fakturabeløbet negativt, fordi du
har købt noget hos en kunde, kan du sætte markering i feltet Afregning,
så vil udskriften få teksten Afregning.
Figur 14: Afregning
Marker her for Afregning
Husk. Selvom der er valgt afregning, skal beløbene indtastes
med minus foran, hvis det er et køb.
19

Tilbud, ordrebekræftelse, følgeseddel, kreditnota, afregning
20
Tilbud/ordrebekræftelse/følgeseddel kan slettes, hvis du ikke ønsker
at anvende denne til en faktura. Vælg blankettypen i boksen
og vælg derefter Rediger – Slet. Tilbud/ordrebekræftelse/følge-
seddel bliver automatisk slettet, hvis den er anvendt til f.eks. faktura.
Figur 15: Slet tilbud

Opsætning
Opsætning
Under Opsætning kan du vælge mellem forskellige opsætninger
af skærmbilledet. Du kan også lave din egen opsætning ved at
vælge Opsætning – Rediger.
Disse felter vises ikke i
skærmbilledet
Disse pile bruges til at
flytte det markerede felt
>>og

Taster
Taster
22
Musen kan bruges overalt, men du kan også bruge tastaturet
alene.
Funktionaliteten er i det store hele Windows-standard med enkelte
specielle tilretninger, som gælder for DLBR ØkonomiIT.
Funktionstaster
• Markøren er enten en lodret streg, der blinker i feltet, eller en
stiplet firkant omkring en knap, et faneblad eller et felt.
• Enter (numerisk) springer videre til næste felt.
• f opdaterer, men bliver stående i feltet.
• v springer mellem alle felter. Hvis du bliver ved med at tabulere,
bevæger markøren sig ud på de vandrette og lodrette faneblade.
• q -tasten springer mellem kundenr., produktnr. og fakturadato.
• o, vis muligheder. Kan bl.a. bruges i Kundenr. og Produkt,
hvorefter de oprettede kunder/produkter vises. I kontonr. felter
vil du få vist de anvendte konti.
• l er brugervejledningen.
• t skifter mellem Viser alle/Viser udvalgte i kundelisten og produktlisten.

Taster
Genvejstaster
Generelle ......................................... b +
Slet ................................................... D
Udskriv ............................................. P
Fortryd .............................................. Z
Rediger/opret konto .......................... R
Periode ............................................. H
Bemærkninger, følgebrev ................. T
Klip ................................................... X
Kopier ............................................... C
Indsæt .............................................. V
Faktura ............................................ b +
Kopier fra følgeseddel mv. ................ K
Kopier faktura ................................... A
Åben ny, tom faktura mv. .................. N
Rediger/opret kunde ......................... O
Rediger/opret produkt ....................... G
Kundesaldo ...................................... U
Vælg lukket faktura ........................... F
Indsæt linie ....................................... I
a + det understregede bogstav, der er vist i menuerne, kan bruges
som genvej.
23

Offentlige krav til eFakturaer
Offentlige krav til eFakturaer
24
Dette bilag kan du læse, for at få en bedre forståelse for Elektroniske
fakturaer.
Fra 1. feb. 2005 modtager det offentlige kun elektroniske regninger.
Hvad er en elektronisk faktura?
En elektronisk faktura er en regning, som er omformet til et bestemt
dataformat, så det kan indlæses direkte i de offentlige
økonomisystemer. Dermed er den „gamle“ papir faktura blevet
omdannet til en elektronisk faktura. Kravet om elektronisk fakturering
dækker over alle former for regninger, f.eks. fakturaer,
kreditnotaer og betalingsanmodninger.
Det format, som alle offentlige institutioner skal kunne modtage i,
hedder „OIOXML elektronisk regning“.
Hvem er omfattet af kravet om elektronisk faktura?
Da elektronisk fakturering blev indført den 1. februar 2005, kunne
alle offentlige institutioner udelukkende modtage regninger i elektronisk
format. Dvs. institutioner i stat, amt og kommune, såsom
ministerier, sygehuse, skoler eller renovationsdepoter mv. Det
berører alle leverandører til det offentlige. Det offentlige har mulighed
for at tilbageholde det tilgodehavende, som leverandøren
måtte have til det offentlige, indtil der er leveret en elektronisk
faktura.
Hvilke nye tiltag er der til fakturaen?
Det offentlige kræver, at der pr. 1. feb. 2005 er kommet følgende
nye oplysninger på fakturaen, hvis der skal handles med det offentlige:
• EAN nummer (den elektroniske postadresse).
• Alle offentlige myndigheder har et EAN-nummer.
• Det er et 13 cifret nummer, som entydigt identificerer en enhed
(fx en institution).
• Ordre- eller rekvisitionsnummer.
• Person- eller anden reference.
• Internt konteringsnummer. (Skal kun med, hvis kunden oplyser
det ved ordreafgivelse).

Offentlige krav til eFakturaer
Hvilke forskellige muligheder er der?
Der findes ikke et bestemt system, som skal bruges for at lave
en elektronisk regning. Der kan frit vælges mellem 3 måder at
sende en elektronisk regning på:
• Læs Ind-bureau
• Fakturaportal
• Elektronisk fakturasystem
Ligegyldigt hvilke af disse der vælges, skal den elektronisk faktura
forbi et såkaldt VANS-netværk (et elektronisk posthus). VANS
netværket er grundstenen i hele ideen omkring elektronisk fakturering,
da netværket står for at modtage disse elektroniske regninger
og sørger for at sende regningerne videre til rette offentlige
myndigheder. Grunden til at dette netværk skal virke som
mellemled er, at de offentlige institutioner ikke har samme sende/modtage-moduler.
Men ved hjælp af VANS-netværket konverteres
OIOXML-filen til et format, som den pågældende offentlige
myndighed kan modtage.
25