Dagsorden - KAB
Dagsorden - KAB
Dagsorden - KAB
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
#JobInfo Criteria=<strong>KAB</strong>side1#<br />
<strong>Dagsorden</strong><br />
Avedøre Boligselskab<br />
Møde den 7. februar 2013<br />
Udsendt den 31. januar 2013<br />
Organisationsbestyrelsen:<br />
Administrationen:<br />
Afbud:<br />
Referent:<br />
Indholdsfortegnelse<br />
Organisationsbestyrelsesmøde<br />
torsdag den 7. februar 2013, kl. 19.00<br />
i selskabslokalerne, Store Hus,<br />
Sadelmagerporten 2, Hvidovre<br />
1. Forretningsorden for organisationsbestyrelsen ............................................................................... 3<br />
2. Referater fra organisationsbestyrelsesmødet den 26. september 2012 og ekstraordinært<br />
organisationsbestyrelsesmøde den 25. oktober 2012 ....................................................................... 3<br />
3. Revisionsprotokollat ............................................................................................................................ 3<br />
Sager til beslutning ....................................................................................................................................... 3<br />
4. Udskillelse af institutionslejemål fra boligafdelingerne ................................................................. 3<br />
5. Avedøre Stationsby Nord, Byggelegepladsen Regnbuen – istandsættelse .................................. 5<br />
6. Børneinstitutionen Ræven – anden anvendelse/opsigelse ............................................................. 6<br />
7. Samarbejdsrelationer – Avedøre Boligselskab og Hvidovre Kommune om<br />
udlejningsaftale og institutionslejemål m.v. ..................................................................................... 7<br />
Sager til orientering ...................................................................................................................................... 8<br />
8. AAU-studerende – semesterprojekt-rapport – Avedøre Stationsby ............................................. 8<br />
9. Styringsdialog og fællesmøde 2012 ................................................................................................... 9<br />
10. Grundkapitalen nedsat fra 14 til 10 procent ................................................................................... 10<br />
11. Næste møde ........................................................................................................................................ 10<br />
12. Eventuelt .............................................................................................................................................. 10<br />
1/10
<strong>Dagsorden</strong><br />
Avedøre Boligselskab<br />
Møde den 7. februar 2013<br />
Udsendt den 31. januar 2013<br />
#JobInfo Criteria=<strong>KAB</strong>side1#<br />
Bilag 1: Forretningsorden for organisationsbestyrelsen ......................................................................... 3<br />
Bilag 2: Procesplan samt bilag .................................................................................................................... 4<br />
Bilag 3: Brev fra advokatfirmaet Poul Schmith angående procesplan, tidsplan og<br />
honoraroverslag ............................................................................................................................................ 4<br />
Bilag 4: Brev fra Hvidovre Kommune angående anvendelse af Rævens lokaler ................................ 7<br />
Bilag 5: Anvisningsaftale mellem Hvidovre Kommune og Avedøre Boligselskab ............................ 8<br />
Bilag 6: Administrativ samarbejdsaftale mellem Hvidovre Kommune og <strong>KAB</strong> ................................. 8<br />
Bilag 7: Kriterier for anvisning af bolig ..................................................................................................... 8<br />
Bilag 8: Referat fra styringsdialogmøde .................................................................................................... 9<br />
Bilag<br />
9: Referater fra fællesmøde................................................................................................................ 9<br />
2/10
<strong>Dagsorden</strong><br />
Avedøre Boligselskab<br />
Møde den 7. februar 2013<br />
Udsendt den 31. januar 2013<br />
#JobInfo Criteria=<strong>KAB</strong>side1#<br />
1. Forretningsorden for organisationsbestyrelsen<br />
Der er ikke foretaget ændringer i forretningsordenen siden den 27. maj 2009.<br />
Bilag 1: Forretningsorden for organisationsbestyrelsen<br />
Det indstilles,<br />
at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning.<br />
2. Referater fra organisationsbestyrelsesmødet den 26. september 2012 og ekstraordinært organisationsbestyrelsesmøde<br />
den 25. oktober 2012<br />
Referat fra organisationsbestyrelsesmøde afholdt den 26. septemer 2012 er udsendt den 10.<br />
oktober 2012. Referat fra ekstraordinært organisationsbestyrelsesmøde den 25. oktober 2012<br />
er udsendt den 1. november 2012.<br />
Det indstilles,<br />
at referaterne godkendes og efterfølgende underskrives af formanden.<br />
3. Revisionsprotokollat<br />
Der har ikke været indføjelser i revisionsprotokollen siden organisationsbestyrelsesmødet<br />
den 30. maj 2012.<br />
Det indstilles,<br />
at organisationsbestyrelsen tager revisionsprotokollen til efterretning.<br />
Sager til beslutning<br />
4. Udskillelse af institutionslejemål fra boligafdelingerne<br />
Organisationsbestyrelsen besluttede på organisationsbestyrelsesmødet den 30. maj 2012 at<br />
acceptere tilbud fra advokat Janne Vejlesby fra Kammeradvokaten på udarbejdelse af procesdokument/forundersøgelse.<br />
De samlede omkostninger, herunder eventuelle omkostninger til<br />
3/10
<strong>Dagsorden</strong><br />
Avedøre Boligselskab<br />
Møde den 7. februar 2013<br />
Udsendt den 31. januar 2013<br />
#JobInfo Criteria=<strong>KAB</strong>side1#<br />
tinglysningsoplysninger og landinspektør m.v., aftaltes godkendt af forretningsføreren, indenfor<br />
en nærmere aftalt ramme.<br />
Sagen omhandler eventuel udskillelse af institutionslejemål fra de to afdelinger Avedøre Stationsby<br />
Syd og Avedøre Stationsby Nord.<br />
Afdeling Avedøre Stationsby Syd<br />
Viben – børneinstitution, Bødkerporten 8, 2650 Hvidovre<br />
Mågen – børneinstitution, Karetmagerporten 8, 2650 Hvidovre<br />
Lægecenter (tidligere børneinstitution), Trædrejerporten 8, 2650 Hvidovre<br />
Avedøre Stationsby Nord<br />
Byggelegepladsen Regnbuen, Avedøre Tværvej 5, 2650 Hvidovre<br />
Det er organisationens ønske, at disse lejemål udskilles og fremover eksisterer som selvstændige<br />
almene afdelinger under boligorganisationen.<br />
Advokat Janne Vejlesby har udarbejdet ”Procesplan for tilvejebringelse af beslutningsgrundlag<br />
for udskillelse….” af 12. november 2012. Procesplanen opridser og uddyber de fokusområder,<br />
som advokatfirmaet mener i første omgang bør afdækkes, med henblik på at afklare<br />
og tilvejebringe et beslutningsgrundlag for at gå videre med projektet.<br />
Advokat Janne Vejlesby har ved brev af den 7. januar 2013 fremsendt Procesplan samt tidsplan<br />
og honoraroverslag for udskillelse af institutionslejemål. Det skal bemærkes, at der er tale<br />
om et ”forsigtigt og foreløbigt bud” på en tidsplan og honoraroverslag, idet de fokusområder,<br />
der er påpeget i procesplanen, endnu ikke er fuldt ud belyste.<br />
Det er aftalt med advokat Janne Vejlesby, at hun deltager i organisationsbestyrelsesmødet<br />
med henblik på en præsentation af procesplanen og uddybning af de enkelte faser samt den<br />
foreløbige tidsplan og honoraroverslag.<br />
Bilag 2: Procesplan samt bilag<br />
Bilag 3: Brev fra advokatfirmaet Poul Schmith angående procesplan, tidsplan og honoraroverslag<br />
Det indstilles,<br />
at organisationsbestyrelsen drøfter sagen og træffer beslutning om det videre forløb.<br />
4/10
<strong>Dagsorden</strong><br />
Avedøre Boligselskab<br />
Møde den 7. februar 2013<br />
Udsendt den 31. januar 2013<br />
#JobInfo Criteria=<strong>KAB</strong>side1#<br />
5. Avedøre Stationsby Nord, Byggelegepladsen Regnbuen – istandsættelse<br />
Bygningen bærer præg af mange års slid og en absolut minimal vedligeholdelse. Indvendig<br />
vedligeholdelse såvel som udvendig vedligeholdelse påhviler Regnbuen/Hvidovre Kommune<br />
i henhold til nuværende lejekontrakt fra 1983.<br />
For at sikre, at bygningens samlede tilstand var tilstrækkeligt belyst, blev der i august 2010<br />
udarbejdet en tilstandsrapport af arkitekt Ebbe T. Høyer.<br />
Med udgangspunkt i denne rapport er der udarbejdet budget over de nødvendige arbejder,<br />
der skal foretages for dels at afhjælpe de arbejdsmiljømæssige krav og dels bringe bygningen<br />
i forsvarlig stand.<br />
Der har de sidste par år været afholdt en lang række møder mellem Hvidovre Kommune og<br />
Avedøre Boligselskab, afdeling Nord med det formål at indgå aftale om istandsættelse af<br />
bygningen og finansieringen heraf, og i samme forbindelse eventuel indgåelse af ny lejeaftale.<br />
Hvidovre Kommune har flere gange under forhandlingerne ændret holdning, hvorfor indgåelse<br />
af aftale har været længe undervejs. I forbindelse med forhandlingerne har kommunen<br />
forespurgt om muligheden for at gøre en eventuel ny lejeaftale uopsigelig i en periode på for<br />
eksempel 5-10 år.<br />
Organisationsbestyrelsen besluttede den 25. oktober 2012, at en ny lejeaftale med Hvidovre<br />
Kommune/Regnbuen kunne gøres uopsigelig for lejer og udlejer i mindst 10 år betinget af, at<br />
det var til brug for byggelegepladsen.<br />
Hvidovre Kommune har dog endelig ved udgangen af 2012 meddelt, at kommunen ønsker<br />
selv at forestå istandsættelsesarbejdet og afholde udgifterne hertil. Dermed bortfalder behovet<br />
for indgåelse af ny lejeaftale, og den eksisterende lejeaftale fortsætter uændret.<br />
Hvidovre Kommune påtænker at igangsætte istandsættelsesarbejderne i marts 2013. Arbejderne<br />
udføres i henhold til tilstandsrapport udarbejdet af arkitekt Ebbe T. Høyer. Det lokale<br />
ejendomskontor vil med den nødvendige bistand fra arkitekten følge sagens gennemførelse.<br />
Udover selve bygningen findes på grunden en mindre garage. Denne er i arkitektens tilstandsrapport<br />
foreslået nedrevet og en ny genopført. Da garagen ikke anvendes, og der ikke<br />
er behov for en ny, har Hvidovre Kommune forespurgt, om Avedøre Boligselskab kan godkende,<br />
at garagen ikke genopføres. Kommunen ønsker i stedet at anvende midlerne til en<br />
nødvendig renovering af afløbs- og kloakinstallationen. Kloakarbejder er ikke medtaget i tilstandsrapporten.<br />
Det skal bemærkes, at der på ejendommen er tinglyst en nedrivningsdeklaration, hvorefter<br />
bygningerne skal nedrives og fjernes med tre måneders varsel og uden udgift for Hvidovre<br />
5/10
<strong>Dagsorden</strong><br />
Avedøre Boligselskab<br />
Møde den 7. februar 2013<br />
Udsendt den 31. januar 2013<br />
#JobInfo Criteria=<strong>KAB</strong>side1#<br />
Kommune, når kommunalbestyrelsen måtte ønske det. Endvidere fremgår det af lejekontrakten,<br />
at ved lejemålets eventuelle ophør tilbageleveres ejendommen i den vedligeholdelsestilstand,<br />
som den på dette tidspunkt er og forefindes i.<br />
Det indstilles,<br />
at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning og endvidere træffer beslutning<br />
om, hvorvidt det kan godkendes, at garagebygning ikke genopføres.<br />
6. Børneinstitutionen Ræven – anden anvendelse/opsigelse<br />
Organisationsbestyrelsen blev på mødet den 30. maj 2012 orienteret om, at Hvidovre Kommunalbestyrelse<br />
på mødet den 27. marts 2012 besluttede at nedlægge institutionen ”Ræven”,<br />
og at kommunen ønskede at indlede forhandlinger med Avedøre Boligselskab om opsigelse<br />
af lejemålet.<br />
Lejemålet er ifølge kontrakten uopsigeligt indtil den 1. april 2019.<br />
Hvidovre Kommune har i 2012 inviteret til møder med henblik på drøftelse af kommunens<br />
ønske om opsigelse af lejemålet. <strong>KAB</strong> har deltaget heri, og der er drøftet nærmere retningslinjer<br />
for, hvordan der kunne udarbejdes beskrivelse af forskellige scenarier i forhold til kommunens<br />
ønske om opsigelse. Herunder også forslag til, hvordan kommunen kunne yde økonomisk<br />
kompensation til Avedøre Boligselskab for en opsigelse før kontraktudløb.<br />
Det har været hensigten, at scenarierne skal indgå i eventuelle forhandlinger mellem Avedøre<br />
Boligselskab og Hvidovre Kommune om opsigelse af kontrakten før uopsigelighedsperiodens<br />
udløb.<br />
Hvidovre Kommune har i januar 2013 oplyst, at situationen nu er forandret. Det har vist sig,<br />
at kommunen har et reelt behov for lokalerne, og kommunen ønsker derfor primært at undersøge,<br />
om der er mulighed for at fortsætte lejemålet, dog med en anden anvendelse.<br />
En ændret anvendelse kan aftales ved et tillæg til den gældende lejeaftale. Dette skal ikke<br />
godkendes af långiver, Nykredit, men kan alene besluttes af udlejer – Avedøre Boligselskab.<br />
Hvidovre Kommune har den 29. januar 2013 fremsendt brev med anmodning om boligselskabets<br />
godkendelse af en ændret anvendelse.<br />
Kommunen ønsker at anvende lokalerne til ”Ungekontakten” – en kombineret administrativ<br />
og pædagogisk enhed – som i dag holder til i Bødkerporten 1 (SALUS). Dette gældende fra<br />
maj 2013.<br />
6/10
<strong>Dagsorden</strong><br />
Avedøre Boligselskab<br />
Møde den 7. februar 2013<br />
Udsendt den 31. januar 2013<br />
#JobInfo Criteria=<strong>KAB</strong>side1#<br />
Ønsket er uddybende beskrevet i brevet tillige med alternative scenarier, som kan indgå i<br />
eventuelle forhandlinger mellem Avedøre Boligselskab og Hvidovre Kommune, om en opsigelse<br />
af lejeaftalen før udløb. Dette dog kun tænkt som et alternativ, ifald der ikke kan godkendes<br />
anden anvendelse af lokalerne.<br />
Hvidovre Kommunes brev vedlægges som bilag.<br />
Bilag 4: Brev fra Hvidovre Kommune angående anvendelse af Rævens lokaler<br />
Det indstilles,<br />
at organisationsbestyrelsen drøfter sagen og herunder træffer beslutning om eventuel godkendelse<br />
af en ændret anvendelse af lejemålet eller alternativt eventuelt nedsætter et forhandlingsudvalg<br />
til sagens videre forløb.<br />
7. Samarbejdsrelationer – Avedøre Boligselskab og Hvidovre Kommune om udlejningsaftale<br />
og institutionslejemål m.v.<br />
På mødet den 26. september 2012 besluttede organisationsbestyrelsen, at der på mødet i februar<br />
2013 skal indledes drøftelser omkring samarbejdsrelationer mellem Avedøre Boligselskab<br />
og Hvidovre Kommune, herunder om udlejningsaftale, institutionslejemål og økonomi<br />
m.v.<br />
Til brug herfor vedlægges efter aftale med formand Steen Jørgensen kopi af gældende anvisningsaftale<br />
mellem Hvidovre Kommune og Avedøre Boligselskab, administrativ samarbejdsaftale<br />
mellem Hvidovre Kommune og <strong>KAB</strong> om anvisningsaftalen for afdelingerne i Avedøre<br />
Boligselskab og Hvidovre Kommunes ”Kriterier for anvisning af bolig”.<br />
Anvisningsaftalen udløber den 31. december 2013. Aftalen blev indgået for en 3-årig periode<br />
med henvisning til det forestående kommunalvalg i 2013.<br />
Anvisningsaftalen medførte følgende nye tiltag:<br />
Antallet af særligt anviste unge i hybler og ungdomsboliger må højest være 10 i hver<br />
afdeling.<br />
Hvidovre Kommune deltager sammen med ejendomsledere fra Avedøre Boligselskab<br />
og <strong>KAB</strong> i en arbejdsgruppe for at styrke samarbejdet mellem parterne.<br />
Oprettelse/oplysning om direkte kontaktpersoner i boligområdet i Hvidovre Kommune,<br />
hvortil boligselskabets personale kan rette henvendelse i beboersager.<br />
7/10
<strong>Dagsorden</strong><br />
Avedøre Boligselskab<br />
Møde den 7. februar 2013<br />
Udsendt den 31. januar 2013<br />
#JobInfo Criteria=<strong>KAB</strong>side1#<br />
<strong>KAB</strong> tilbyder hjælp til markedsføringsinitiativer, såfremt Hvidovre Kommune får<br />
udlejningsproblemer.<br />
Den nedsatte arbejdsgruppe har afholdt ni møder, og næste møde er aftalt til den 8. februar<br />
2013. Arbejdsgruppen har behandlet følgende emner:<br />
Formidling af diverse informationsmateriale mellem kommune og boligselskab (bl.a.<br />
handicap- og ældreegnede boliger, hybler og ungdomsboliger, afdelingerne og ejendomskontorerne).<br />
Udlejningstiltag, brug af forskellige medier, annoncering.<br />
Fremvisning af boliger, og materiale til ansøgere.<br />
Tomme boliger – istandsættelsesniveau, og syn af boliger.<br />
Udviklingen i antallet af ledige boliger.<br />
Det skal bemærkes, at antallet af ledige familieboliger samlet set har udgjort ca. 20 i den seneste<br />
3-4 måneders periode. I den førliggende halvårsperiode var tallet omkring 45-50.<br />
Bilag 5: Anvisningsaftale mellem Hvidovre Kommune og Avedøre Boligselskab<br />
Bilag 6: Administrativ samarbejdsaftale mellem Hvidovre Kommune og <strong>KAB</strong><br />
Bilag 7: Kriterier for anvisning af bolig<br />
Det indstilles,<br />
at organisationsbestyrelsen træffer beslutning om det videre forløb, herunder om eventuelt<br />
nedsættelse af udvalg samt evaluering m.v.<br />
Sager til orientering<br />
8. AAU-studerende – semesterprojekt-rapport – Avedøre Stationsby<br />
<strong>KAB</strong> har siden oktober 2012 haft kontakt med en gruppe studerende fra Aalborg Universitets<br />
afdeling i København (By-, Energi- og Miljøplanlægning).<br />
Gruppen af studerende (Landinspektører og By-, Miljø- og Energiingeniører) har henover efteråret<br />
arbejdet med et projekt om fremtidige muligheder i Avedøre Stationsby.<br />
De studerende har oplyst, at de gerne vil stille deres arbejde til rådighed, såfremt det måtte<br />
have interesse for organisationsbestyrelsen.<br />
8/10
<strong>Dagsorden</strong><br />
Avedøre Boligselskab<br />
Møde den 7. februar 2013<br />
Udsendt den 31. januar 2013<br />
#JobInfo Criteria=<strong>KAB</strong>side1#<br />
Det kunne være i form af den udarbejdede rapport eller eventuelt ved deltagelse i et møde eller<br />
seminar på et senere tidspunkt.<br />
De studerende har som eksamensbesvarelse på 3. semester udarbejdet en rapport med temaet<br />
”Byernes planlægning og arealforvaltning” (122 sider). Rapporten kan eftersendes til de<br />
bestyrelsesmedlemmer, der måtte ønske det.<br />
Det indstilles,<br />
at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning.<br />
9. Styringsdialog og fællesmøde 2012<br />
Den endelige styringsrapport samt bestyrelsens ønsker til dagsordenspunkter blev fremsendt<br />
til Hvidovre Kommune den 18. juni 2012.<br />
Styringsdialogmøde blev herefter afholdt i Hvidovre Kommune den 8. november 2012.<br />
I mødet deltog: Steen Jørgensen, Jørgen Brangstrup og Bitten Dufour, Avedøre Boligselskab<br />
Henning B. Holtov, <strong>KAB</strong>.<br />
Fra Hvidovre Kommune deltog:<br />
Margit Halberg, borgercenterchef, Helga Jørgensen, afdelingsleder, Jens Schelde, arkitekt,<br />
Teknisk Forvaltning, Tom A. Rasmussen, konsulent, Juridisk tilsyn.<br />
Referat af dialogmøde er modtaget medio januar 2013 og er fremsendt til mødedeltagerne.<br />
Der afholdtes fællesmøde med de almene boligselskaber i Hvidovre Kommune den 5. december<br />
2012. Referat af fællesmødet er ligeledes modtaget medio januar 2013.<br />
Til organisationsbestyrelsens orientering vedlægges referaterne som bilag.<br />
Bilag 8: Referat fra styringsdialogmøde<br />
Bilag 9: Referater fra fællesmøde<br />
Det indstilles,<br />
at organisationsbestyrelsen eventuelt drøfter mødets forløb og tager orienteringen til efterretning.<br />
9/10
<strong>Dagsorden</strong><br />
Avedøre Boligselskab<br />
Møde den 7. februar 2013<br />
Udsendt den 31. januar 2013<br />
#JobInfo Criteria=<strong>KAB</strong>side1#<br />
10. Grundkapitalen nedsat fra 14 til 10 procent<br />
Folketinget har nu vedtaget en nedsættelse af den kommunale grundkapital fra 14 til 10 procent<br />
for almene boliger. Loven træder i kraft den 1. december 2012 og gælder for støttetilsagn<br />
til almene boliger, der er givet eller gives i perioden 1. juli 2012 til og med 31. december 2016.<br />
Kommunerne og regeringen indgik i juni 2012 den årlige aftale. Kommunerne og regeringen<br />
blev her enige om at understøtte kommunernes muligheder for at føre en aktiv boligpolitik.<br />
Landsbyggefonden forestår udlån af grundkapitallån til offentligt støttet byggeri, hvor almene<br />
boligorganisationer er bygherrer. Den lavere grundkapital kan gøre det lettere at bygge i<br />
disse år, hvor der er lavkonjunktur, for da er byggeomkostninger og grundpriser lavere.<br />
Det indstilles,<br />
at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning.<br />
11. Næste møde<br />
Organisationsbestyrelsesmøde<br />
Onsdag den 29. maj, kl. 19.00 i afdeling Syd Regnskabsmøde<br />
Torsdag den 30. maj, efter repræsentantskabsmødet Valgmøde<br />
Repræsentantskabsmøde<br />
Torsdag den 30. maj, kl. 19.00 i afdeling Syd<br />
12. Eventuelt<br />
10/10