Dagsorden - KAB

kab.bolig.dk

Dagsorden - KAB

#JobInfo Criteria=KABside1#

Dagsorden

Avedøre Boligselskab

Møde den 7. februar 2013

Udsendt den 31. januar 2013

Organisationsbestyrelsen:

Administrationen:

Afbud:

Referent:

Indholdsfortegnelse

Organisationsbestyrelsesmøde

torsdag den 7. februar 2013, kl. 19.00

i selskabslokalerne, Store Hus,

Sadelmagerporten 2, Hvidovre

1. Forretningsorden for organisationsbestyrelsen ............................................................................... 3

2. Referater fra organisationsbestyrelsesmødet den 26. september 2012 og ekstraordinært

organisationsbestyrelsesmøde den 25. oktober 2012 ....................................................................... 3

3. Revisionsprotokollat ............................................................................................................................ 3

Sager til beslutning ....................................................................................................................................... 3

4. Udskillelse af institutionslejemål fra boligafdelingerne ................................................................. 3

5. Avedøre Stationsby Nord, Byggelegepladsen Regnbuen – istandsættelse .................................. 5

6. Børneinstitutionen Ræven – anden anvendelse/opsigelse ............................................................. 6

7. Samarbejdsrelationer – Avedøre Boligselskab og Hvidovre Kommune om

udlejningsaftale og institutionslejemål m.v. ..................................................................................... 7

Sager til orientering ...................................................................................................................................... 8

8. AAU-studerende – semesterprojekt-rapport – Avedøre Stationsby ............................................. 8

9. Styringsdialog og fællesmøde 2012 ................................................................................................... 9

10. Grundkapitalen nedsat fra 14 til 10 procent ................................................................................... 10

11. Næste møde ........................................................................................................................................ 10

12. Eventuelt .............................................................................................................................................. 10

1/10


Dagsorden

Avedøre Boligselskab

Møde den 7. februar 2013

Udsendt den 31. januar 2013

#JobInfo Criteria=KABside1#

Bilag 1: Forretningsorden for organisationsbestyrelsen ......................................................................... 3

Bilag 2: Procesplan samt bilag .................................................................................................................... 4

Bilag 3: Brev fra advokatfirmaet Poul Schmith angående procesplan, tidsplan og

honoraroverslag ............................................................................................................................................ 4

Bilag 4: Brev fra Hvidovre Kommune angående anvendelse af Rævens lokaler ................................ 7

Bilag 5: Anvisningsaftale mellem Hvidovre Kommune og Avedøre Boligselskab ............................ 8

Bilag 6: Administrativ samarbejdsaftale mellem Hvidovre Kommune og KAB ................................. 8

Bilag 7: Kriterier for anvisning af bolig ..................................................................................................... 8

Bilag 8: Referat fra styringsdialogmøde .................................................................................................... 9

Bilag

9: Referater fra fællesmøde................................................................................................................ 9

2/10


Dagsorden

Avedøre Boligselskab

Møde den 7. februar 2013

Udsendt den 31. januar 2013

#JobInfo Criteria=KABside1#

1. Forretningsorden for organisationsbestyrelsen

Der er ikke foretaget ændringer i forretningsordenen siden den 27. maj 2009.

Bilag 1: Forretningsorden for organisationsbestyrelsen

Det indstilles,

at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning.

2. Referater fra organisationsbestyrelsesmødet den 26. september 2012 og ekstraordinært organisationsbestyrelsesmøde

den 25. oktober 2012

Referat fra organisationsbestyrelsesmøde afholdt den 26. septemer 2012 er udsendt den 10.

oktober 2012. Referat fra ekstraordinært organisationsbestyrelsesmøde den 25. oktober 2012

er udsendt den 1. november 2012.

Det indstilles,

at referaterne godkendes og efterfølgende underskrives af formanden.

3. Revisionsprotokollat

Der har ikke været indføjelser i revisionsprotokollen siden organisationsbestyrelsesmødet

den 30. maj 2012.

Det indstilles,

at organisationsbestyrelsen tager revisionsprotokollen til efterretning.

Sager til beslutning

4. Udskillelse af institutionslejemål fra boligafdelingerne

Organisationsbestyrelsen besluttede på organisationsbestyrelsesmødet den 30. maj 2012 at

acceptere tilbud fra advokat Janne Vejlesby fra Kammeradvokaten på udarbejdelse af procesdokument/forundersøgelse.

De samlede omkostninger, herunder eventuelle omkostninger til

3/10


Dagsorden

Avedøre Boligselskab

Møde den 7. februar 2013

Udsendt den 31. januar 2013

#JobInfo Criteria=KABside1#

tinglysningsoplysninger og landinspektør m.v., aftaltes godkendt af forretningsføreren, indenfor

en nærmere aftalt ramme.

Sagen omhandler eventuel udskillelse af institutionslejemål fra de to afdelinger Avedøre Stationsby

Syd og Avedøre Stationsby Nord.

Afdeling Avedøre Stationsby Syd

Viben – børneinstitution, Bødkerporten 8, 2650 Hvidovre

Mågen – børneinstitution, Karetmagerporten 8, 2650 Hvidovre

Lægecenter (tidligere børneinstitution), Trædrejerporten 8, 2650 Hvidovre

Avedøre Stationsby Nord

Byggelegepladsen Regnbuen, Avedøre Tværvej 5, 2650 Hvidovre

Det er organisationens ønske, at disse lejemål udskilles og fremover eksisterer som selvstændige

almene afdelinger under boligorganisationen.

Advokat Janne Vejlesby har udarbejdet ”Procesplan for tilvejebringelse af beslutningsgrundlag

for udskillelse….” af 12. november 2012. Procesplanen opridser og uddyber de fokusområder,

som advokatfirmaet mener i første omgang bør afdækkes, med henblik på at afklare

og tilvejebringe et beslutningsgrundlag for at gå videre med projektet.

Advokat Janne Vejlesby har ved brev af den 7. januar 2013 fremsendt Procesplan samt tidsplan

og honoraroverslag for udskillelse af institutionslejemål. Det skal bemærkes, at der er tale

om et ”forsigtigt og foreløbigt bud” på en tidsplan og honoraroverslag, idet de fokusområder,

der er påpeget i procesplanen, endnu ikke er fuldt ud belyste.

Det er aftalt med advokat Janne Vejlesby, at hun deltager i organisationsbestyrelsesmødet

med henblik på en præsentation af procesplanen og uddybning af de enkelte faser samt den

foreløbige tidsplan og honoraroverslag.

Bilag 2: Procesplan samt bilag

Bilag 3: Brev fra advokatfirmaet Poul Schmith angående procesplan, tidsplan og honoraroverslag

Det indstilles,

at organisationsbestyrelsen drøfter sagen og træffer beslutning om det videre forløb.

4/10


Dagsorden

Avedøre Boligselskab

Møde den 7. februar 2013

Udsendt den 31. januar 2013

#JobInfo Criteria=KABside1#

5. Avedøre Stationsby Nord, Byggelegepladsen Regnbuen – istandsættelse

Bygningen bærer præg af mange års slid og en absolut minimal vedligeholdelse. Indvendig

vedligeholdelse såvel som udvendig vedligeholdelse påhviler Regnbuen/Hvidovre Kommune

i henhold til nuværende lejekontrakt fra 1983.

For at sikre, at bygningens samlede tilstand var tilstrækkeligt belyst, blev der i august 2010

udarbejdet en tilstandsrapport af arkitekt Ebbe T. Høyer.

Med udgangspunkt i denne rapport er der udarbejdet budget over de nødvendige arbejder,

der skal foretages for dels at afhjælpe de arbejdsmiljømæssige krav og dels bringe bygningen

i forsvarlig stand.

Der har de sidste par år været afholdt en lang række møder mellem Hvidovre Kommune og

Avedøre Boligselskab, afdeling Nord med det formål at indgå aftale om istandsættelse af

bygningen og finansieringen heraf, og i samme forbindelse eventuel indgåelse af ny lejeaftale.

Hvidovre Kommune har flere gange under forhandlingerne ændret holdning, hvorfor indgåelse

af aftale har været længe undervejs. I forbindelse med forhandlingerne har kommunen

forespurgt om muligheden for at gøre en eventuel ny lejeaftale uopsigelig i en periode på for

eksempel 5-10 år.

Organisationsbestyrelsen besluttede den 25. oktober 2012, at en ny lejeaftale med Hvidovre

Kommune/Regnbuen kunne gøres uopsigelig for lejer og udlejer i mindst 10 år betinget af, at

det var til brug for byggelegepladsen.

Hvidovre Kommune har dog endelig ved udgangen af 2012 meddelt, at kommunen ønsker

selv at forestå istandsættelsesarbejdet og afholde udgifterne hertil. Dermed bortfalder behovet

for indgåelse af ny lejeaftale, og den eksisterende lejeaftale fortsætter uændret.

Hvidovre Kommune påtænker at igangsætte istandsættelsesarbejderne i marts 2013. Arbejderne

udføres i henhold til tilstandsrapport udarbejdet af arkitekt Ebbe T. Høyer. Det lokale

ejendomskontor vil med den nødvendige bistand fra arkitekten følge sagens gennemførelse.

Udover selve bygningen findes på grunden en mindre garage. Denne er i arkitektens tilstandsrapport

foreslået nedrevet og en ny genopført. Da garagen ikke anvendes, og der ikke

er behov for en ny, har Hvidovre Kommune forespurgt, om Avedøre Boligselskab kan godkende,

at garagen ikke genopføres. Kommunen ønsker i stedet at anvende midlerne til en

nødvendig renovering af afløbs- og kloakinstallationen. Kloakarbejder er ikke medtaget i tilstandsrapporten.

Det skal bemærkes, at der på ejendommen er tinglyst en nedrivningsdeklaration, hvorefter

bygningerne skal nedrives og fjernes med tre måneders varsel og uden udgift for Hvidovre

5/10


Dagsorden

Avedøre Boligselskab

Møde den 7. februar 2013

Udsendt den 31. januar 2013

#JobInfo Criteria=KABside1#

Kommune, når kommunalbestyrelsen måtte ønske det. Endvidere fremgår det af lejekontrakten,

at ved lejemålets eventuelle ophør tilbageleveres ejendommen i den vedligeholdelsestilstand,

som den på dette tidspunkt er og forefindes i.

Det indstilles,

at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning og endvidere træffer beslutning

om, hvorvidt det kan godkendes, at garagebygning ikke genopføres.

6. Børneinstitutionen Ræven – anden anvendelse/opsigelse

Organisationsbestyrelsen blev på mødet den 30. maj 2012 orienteret om, at Hvidovre Kommunalbestyrelse

på mødet den 27. marts 2012 besluttede at nedlægge institutionen ”Ræven”,

og at kommunen ønskede at indlede forhandlinger med Avedøre Boligselskab om opsigelse

af lejemålet.

Lejemålet er ifølge kontrakten uopsigeligt indtil den 1. april 2019.

Hvidovre Kommune har i 2012 inviteret til møder med henblik på drøftelse af kommunens

ønske om opsigelse af lejemålet. KAB har deltaget heri, og der er drøftet nærmere retningslinjer

for, hvordan der kunne udarbejdes beskrivelse af forskellige scenarier i forhold til kommunens

ønske om opsigelse. Herunder også forslag til, hvordan kommunen kunne yde økonomisk

kompensation til Avedøre Boligselskab for en opsigelse før kontraktudløb.

Det har været hensigten, at scenarierne skal indgå i eventuelle forhandlinger mellem Avedøre

Boligselskab og Hvidovre Kommune om opsigelse af kontrakten før uopsigelighedsperiodens

udløb.

Hvidovre Kommune har i januar 2013 oplyst, at situationen nu er forandret. Det har vist sig,

at kommunen har et reelt behov for lokalerne, og kommunen ønsker derfor primært at undersøge,

om der er mulighed for at fortsætte lejemålet, dog med en anden anvendelse.

En ændret anvendelse kan aftales ved et tillæg til den gældende lejeaftale. Dette skal ikke

godkendes af långiver, Nykredit, men kan alene besluttes af udlejer – Avedøre Boligselskab.

Hvidovre Kommune har den 29. januar 2013 fremsendt brev med anmodning om boligselskabets

godkendelse af en ændret anvendelse.

Kommunen ønsker at anvende lokalerne til ”Ungekontakten” – en kombineret administrativ

og pædagogisk enhed – som i dag holder til i Bødkerporten 1 (SALUS). Dette gældende fra

maj 2013.

6/10


Dagsorden

Avedøre Boligselskab

Møde den 7. februar 2013

Udsendt den 31. januar 2013

#JobInfo Criteria=KABside1#

Ønsket er uddybende beskrevet i brevet tillige med alternative scenarier, som kan indgå i

eventuelle forhandlinger mellem Avedøre Boligselskab og Hvidovre Kommune, om en opsigelse

af lejeaftalen før udløb. Dette dog kun tænkt som et alternativ, ifald der ikke kan godkendes

anden anvendelse af lokalerne.

Hvidovre Kommunes brev vedlægges som bilag.

Bilag 4: Brev fra Hvidovre Kommune angående anvendelse af Rævens lokaler

Det indstilles,

at organisationsbestyrelsen drøfter sagen og herunder træffer beslutning om eventuel godkendelse

af en ændret anvendelse af lejemålet eller alternativt eventuelt nedsætter et forhandlingsudvalg

til sagens videre forløb.

7. Samarbejdsrelationer – Avedøre Boligselskab og Hvidovre Kommune om udlejningsaftale

og institutionslejemål m.v.

På mødet den 26. september 2012 besluttede organisationsbestyrelsen, at der på mødet i februar

2013 skal indledes drøftelser omkring samarbejdsrelationer mellem Avedøre Boligselskab

og Hvidovre Kommune, herunder om udlejningsaftale, institutionslejemål og økonomi

m.v.

Til brug herfor vedlægges efter aftale med formand Steen Jørgensen kopi af gældende anvisningsaftale

mellem Hvidovre Kommune og Avedøre Boligselskab, administrativ samarbejdsaftale

mellem Hvidovre Kommune og KAB om anvisningsaftalen for afdelingerne i Avedøre

Boligselskab og Hvidovre Kommunes ”Kriterier for anvisning af bolig”.

Anvisningsaftalen udløber den 31. december 2013. Aftalen blev indgået for en 3-årig periode

med henvisning til det forestående kommunalvalg i 2013.

Anvisningsaftalen medførte følgende nye tiltag:

Antallet af særligt anviste unge i hybler og ungdomsboliger må højest være 10 i hver

afdeling.

Hvidovre Kommune deltager sammen med ejendomsledere fra Avedøre Boligselskab

og KAB i en arbejdsgruppe for at styrke samarbejdet mellem parterne.

Oprettelse/oplysning om direkte kontaktpersoner i boligområdet i Hvidovre Kommune,

hvortil boligselskabets personale kan rette henvendelse i beboersager.

7/10


Dagsorden

Avedøre Boligselskab

Møde den 7. februar 2013

Udsendt den 31. januar 2013

#JobInfo Criteria=KABside1#

KAB tilbyder hjælp til markedsføringsinitiativer, såfremt Hvidovre Kommune får

udlejningsproblemer.

Den nedsatte arbejdsgruppe har afholdt ni møder, og næste møde er aftalt til den 8. februar

2013. Arbejdsgruppen har behandlet følgende emner:

Formidling af diverse informationsmateriale mellem kommune og boligselskab (bl.a.

handicap- og ældreegnede boliger, hybler og ungdomsboliger, afdelingerne og ejendomskontorerne).

Udlejningstiltag, brug af forskellige medier, annoncering.

Fremvisning af boliger, og materiale til ansøgere.

Tomme boliger – istandsættelsesniveau, og syn af boliger.

Udviklingen i antallet af ledige boliger.

Det skal bemærkes, at antallet af ledige familieboliger samlet set har udgjort ca. 20 i den seneste

3-4 måneders periode. I den førliggende halvårsperiode var tallet omkring 45-50.

Bilag 5: Anvisningsaftale mellem Hvidovre Kommune og Avedøre Boligselskab

Bilag 6: Administrativ samarbejdsaftale mellem Hvidovre Kommune og KAB

Bilag 7: Kriterier for anvisning af bolig

Det indstilles,

at organisationsbestyrelsen træffer beslutning om det videre forløb, herunder om eventuelt

nedsættelse af udvalg samt evaluering m.v.

Sager til orientering

8. AAU-studerende – semesterprojekt-rapport – Avedøre Stationsby

KAB har siden oktober 2012 haft kontakt med en gruppe studerende fra Aalborg Universitets

afdeling i København (By-, Energi- og Miljøplanlægning).

Gruppen af studerende (Landinspektører og By-, Miljø- og Energiingeniører) har henover efteråret

arbejdet med et projekt om fremtidige muligheder i Avedøre Stationsby.

De studerende har oplyst, at de gerne vil stille deres arbejde til rådighed, såfremt det måtte

have interesse for organisationsbestyrelsen.

8/10


Dagsorden

Avedøre Boligselskab

Møde den 7. februar 2013

Udsendt den 31. januar 2013

#JobInfo Criteria=KABside1#

Det kunne være i form af den udarbejdede rapport eller eventuelt ved deltagelse i et møde eller

seminar på et senere tidspunkt.

De studerende har som eksamensbesvarelse på 3. semester udarbejdet en rapport med temaet

”Byernes planlægning og arealforvaltning” (122 sider). Rapporten kan eftersendes til de

bestyrelsesmedlemmer, der måtte ønske det.

Det indstilles,

at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning.

9. Styringsdialog og fællesmøde 2012

Den endelige styringsrapport samt bestyrelsens ønsker til dagsordenspunkter blev fremsendt

til Hvidovre Kommune den 18. juni 2012.

Styringsdialogmøde blev herefter afholdt i Hvidovre Kommune den 8. november 2012.

I mødet deltog: Steen Jørgensen, Jørgen Brangstrup og Bitten Dufour, Avedøre Boligselskab

Henning B. Holtov, KAB.

Fra Hvidovre Kommune deltog:

Margit Halberg, borgercenterchef, Helga Jørgensen, afdelingsleder, Jens Schelde, arkitekt,

Teknisk Forvaltning, Tom A. Rasmussen, konsulent, Juridisk tilsyn.

Referat af dialogmøde er modtaget medio januar 2013 og er fremsendt til mødedeltagerne.

Der afholdtes fællesmøde med de almene boligselskaber i Hvidovre Kommune den 5. december

2012. Referat af fællesmødet er ligeledes modtaget medio januar 2013.

Til organisationsbestyrelsens orientering vedlægges referaterne som bilag.

Bilag 8: Referat fra styringsdialogmøde

Bilag 9: Referater fra fællesmøde

Det indstilles,

at organisationsbestyrelsen eventuelt drøfter mødets forløb og tager orienteringen til efterretning.

9/10


Dagsorden

Avedøre Boligselskab

Møde den 7. februar 2013

Udsendt den 31. januar 2013

#JobInfo Criteria=KABside1#

10. Grundkapitalen nedsat fra 14 til 10 procent

Folketinget har nu vedtaget en nedsættelse af den kommunale grundkapital fra 14 til 10 procent

for almene boliger. Loven træder i kraft den 1. december 2012 og gælder for støttetilsagn

til almene boliger, der er givet eller gives i perioden 1. juli 2012 til og med 31. december 2016.

Kommunerne og regeringen indgik i juni 2012 den årlige aftale. Kommunerne og regeringen

blev her enige om at understøtte kommunernes muligheder for at føre en aktiv boligpolitik.

Landsbyggefonden forestår udlån af grundkapitallån til offentligt støttet byggeri, hvor almene

boligorganisationer er bygherrer. Den lavere grundkapital kan gøre det lettere at bygge i

disse år, hvor der er lavkonjunktur, for da er byggeomkostninger og grundpriser lavere.

Det indstilles,

at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning.

11. Næste møde

Organisationsbestyrelsesmøde

Onsdag den 29. maj, kl. 19.00 i afdeling Syd Regnskabsmøde

Torsdag den 30. maj, efter repræsentantskabsmødet Valgmøde

Repræsentantskabsmøde

Torsdag den 30. maj, kl. 19.00 i afdeling Syd

12. Eventuelt

10/10

More magazines by this user
Similar magazines