infomøde referat - Kulturstyrelsen

REFERAT
MØDETITEL
Digitalisering af Bygningsfredningsarkivet – informations- og spørgemøde
TID OG STED
9. oktober 2012 kl. 13.00-15.00, Kulturstyrelsen, H C Andersens Boulevard 2, 1553
København V
DAGSORDEN
13.00 Velkommen
13.10 Introduktion til arkivet
13.20 Besigtigelse af arkivet
14.00 Udbudsbetingelserne
14.10 Kravspecifikationen
14.20 Spørgsmål
10. OKTOBER 2012
KULTURSTYRELSEN
CENTER FOR BIBLIOTEK, MEDIER OG
DIGITALISERING
H.C. ANDERSENS BOULEVARD 2
1553 KØBENHAVN V
TELEFON 33 73 33 73
MØDEDELTAGERE
Fra udbyder:
Kim Minor Funk, Styrelsen for Slotte og Ejendomme
Vibe Ødegaard, Kulturstyrelsen
Kristine Hoff Meyer, Kulturstyrelsen
POST@KULTURSTYRELSEN.DK
WWW.KULTURSTYRELSEN.DK
Repræsentanter fra:
Dansk Scanning
Scanning.dk
Iron Mountain A/S
Data Scanning A/S
Recall A/S
Konkat
Det Kongelige Bibliotek
Statens Arkiver
FORHINDREDE
Ingen
REFERENT
Kristine Hoff Meyer
DIREKTE 33 74 51 74
KHM@KULTURSTYRELSEN.DK

1. Under besigtigelsen af arkivet blev der spurgt til, hvordan Kulturstyrelsen
havde målt arkivet op, og hvordan man definerer en hyldemeter.
Kulturstyrelsen har opereret med et cirka mål indtil nu, men spørgsmålet giver anledning
til en præcisering.
Kulturstyrelsen definerer en hyldemeter som 100 cm kompakt arkivmateriale.
Kulturstyrelsen vil hurtigst muligt foretage en ny opmåling af arkivet baseret på
denne definition, og vender tilbage med mere information i uge 43.
2. Leverandørerne udtrykte ønske om selv at få lov at opmåle arkivet og foretage
en mere grundig besigtigelse.
Kulturstyrelsen vil gerne imødekomme dette ønske. Allerede efter mødet fik leverandørerne
derfor adgang til arkivet og mulighed for at måle op.
Der afholdes endnu en besigtigelse med mulighed for opmåling d. 26. oktober kl.
13-15. Leverandører, som ønsker at benytte sig af denne mulighed, kan kontakte
Kristine Hoff Meyer på khm@kulturstyrelsen.dk.
3. Hvor mange sager er der i arkivet?
Det ved Kulturstyrelsen ikke. Sagerne varierer meget i størrelse, og kan fylde alt
fra et ganske tyndt læg til flere hyldemeter. I pilotprojektet er scannet ca. 130 hyldemeter,
hvilket har resulteret i ca. 11.400 journalsager.
4. Kan Statens Arkiver byde på opgaven, selvom de har gennemført et pilotprojekt?
Giver det dem ikke en fordel?
Konkurrencen er åben, så Statens Arkiver kan byde på opgaven. Kulturstyrelsen
gør hvad der er muligt for at eliminere evt. konkurrencefordele, som Statens Arkiver
måtte have.
5. Findes der en rapport om resultatet af pilotprojektet?
Nej, der er ikke udarbejdet en rapport på basis af pilotprojektet. De erfaringer,
som Kulturstyrelsen har gjort sig, har dannet baggrund for udformning af ud-
SIDE 2

udsmaterialet. Desuden svarer Kulturstyrelsen gerne på spørgsmål om pilotprojektet.
Spørgsmål sendes skriftligt til khm@kulturstyrelsen.dk.
6. Kan Leverandørerne få adgang at se det allerede digitaliserede materiale?
Ja, Kulturstyrelsen vil gerne give adgang til at se de digitaliserede dokumenter,
som er resultatet af pilotprojektet.
Nogle få af PDF filerne er uploadet til styrelsens websted ”Fredede og Bevaringsværdige
Bygninger”. Man kan derfor starte med at kigge på følgende links:
Rådmand Halds Gård, Århus:
https://www.kulturarv.dk/fbb/sagvis.pub?sag=1097113
Hotel Frederiksværk:
https://www.kulturarv.dk/fbb/sagvis.pub?sag=5525865
Havnepakhuset i Dragør:
https://www.kulturarv.dk/fbb/sagvis.pub?sag=3595137
Det fulde materiale findes endnu kun lokalt i styrelsen. Hvis Leverandøren gerne
vil have adgang til at browse igennem det fulde materiale, kan man få adgang til
dette i forbindelse med besigtigelse af arkivet d. 26. oktober 2012 kl. 13-15. Tilmelding
til Kristine Hoff Meyer, khm@kulturstyrelsen.dk.
7. Hvilke dele af arkivet ønsker Kulturstyrelsen digitaliseret, hvis man ikke
kan få det hele for 3 millioner? Må Leverandøren selv bestemme?
Nej, Kulturstyrelsen vil udpege, hvilke dele der skal digitaliseres. Der må ikke sorteres
i materialet. Kulturstyrelsen ønsker at få digitaliseret hele kommuner ad gangen,
dvs. alt materiale indenfor en kommune. Vi starter fra en ende af med Københavns
Kommune.
Bemærk at Københavns Kommune ikke er pakket i arkivkasser, og derfor kan
kræve ekstra opmærksomhed i forbindelse med transport. Kulturstyrelsen har ikke
ressourcer til at rydde op i arkivet før udlevering til digitalisering. Materialet afhentes,
som det er, og leveres tilbage i samme orden.
SIDE 3

8. Der blev spurgt ind til opgaven med gennemsyn for oplysninger af personlig
karakter. Hvilken grad af tolerance har Kulturstyrelsen – er det godt
nok, hvis Leverandøren fanger 80 %, 90 % - eller er kravet at materialet er
100 % renset for personoplysninger?
Ja, kravet er at materialet er 100 % renset for personoplysninger. Bemærk Kontraktens
afsnit 2.3.3.
9. Hvad er erfaringerne fra pilotprojektet med hensyn til gennemsyn for
personoplysninger? Hvordan er det gjort, og hvor meget tid har det taget?
Hvor meget materiale har man fundet, som er blevet undtaget for offentliggørelse?
I pilotprojektet er alle dokumenter manuelt gennemlæst. Statens Arkiver oplyser
at det har taget ca. 1 time per arkivkasse. Resultatet fra pilotprojektet er, at ca. 5 %
af de skannede dokumenter er markeret med ”Må ikke offentliggøres” i metadata.
10. Der blev spurgt til, hvorfor Kulturstyrelsen har valgt tildelingskriteriet
”Laveste pris”?
Kulturstyrelsen har valgt tildelingskriteriet ”Laveste pris” fordi vi har vurderet, at
opgaven og den ønskede kvalitet er så velbeskrevet i kravspecifikationen, at det er
vanskeligt at finde målbare kvalitetskriterier, som kunne udsættes for konkurrence.
11. Er der krav til tidsplanen ud over at projektet skal påbegyndes senest 1.
februar 2013?
Nej, det står Leverandørerne frit for at planlægge projektets tidsplan, så det passer
til deres specifikke produktionsapparat.
12. Hvorfor er der ikke krav til opbevaring af materialet, mens det er i Leverandørens
varetægt?
Kulturstyrelsen har valgt ikke at stille helt specifikke krav til Leverandørernes opbevaringslokaler.
I kravspecifikationens afsnit 11 ”Sikkerhed og korrekt behandling
af arkivalierne” er der et generelt formuleret krav om at Leverandøren udviser
den størst mulige agtpågivenhed mens arkivalierne er i dennes varetægt.
SIDE 4

I kontraktens afsnit 5.2 ”Kundens kontrol og godkendelse” specificeres det, at
Kulturstyrelsen kan aflægge uanmeldt besøg hos Leverandøren med henblik på at
kontrollere, at arkivalierne håndteres og opbevares betryggende.
Kristine Hoff Meyer
Projektleder
SIDE 5