infomøde referat - Kulturstyrelsen

kulturstyrelsen.dk

infomøde referat - Kulturstyrelsen

REFERAT

MØDETITEL

Digitalisering af Bygningsfredningsarkivet – informations- og spørgemøde

TID OG STED

9. oktober 2012 kl. 13.00-15.00, Kulturstyrelsen, H C Andersens Boulevard 2, 1553

København V

DAGSORDEN

13.00 Velkommen

13.10 Introduktion til arkivet

13.20 Besigtigelse af arkivet

14.00 Udbudsbetingelserne

14.10 Kravspecifikationen

14.20 Spørgsmål

10. OKTOBER 2012

KULTURSTYRELSEN

CENTER FOR BIBLIOTEK, MEDIER OG

DIGITALISERING

H.C. ANDERSENS BOULEVARD 2

1553 KØBENHAVN V

TELEFON 33 73 33 73

MØDEDELTAGERE

Fra udbyder:

Kim Minor Funk, Styrelsen for Slotte og Ejendomme

Vibe Ødegaard, Kulturstyrelsen

Kristine Hoff Meyer, Kulturstyrelsen

POST@KULTURSTYRELSEN.DK

WWW.KULTURSTYRELSEN.DK

Repræsentanter fra:

Dansk Scanning

Scanning.dk

Iron Mountain A/S

Data Scanning A/S

Recall A/S

Konkat

Det Kongelige Bibliotek

Statens Arkiver

FORHINDREDE

Ingen

REFERENT

Kristine Hoff Meyer

DIREKTE 33 74 51 74

KHM@KULTURSTYRELSEN.DK


1. Under besigtigelsen af arkivet blev der spurgt til, hvordan Kulturstyrelsen

havde målt arkivet op, og hvordan man definerer en hyldemeter.

Kulturstyrelsen har opereret med et cirka mål indtil nu, men spørgsmålet giver anledning

til en præcisering.

Kulturstyrelsen definerer en hyldemeter som 100 cm kompakt arkivmateriale.

Kulturstyrelsen vil hurtigst muligt foretage en ny opmåling af arkivet baseret på

denne definition, og vender tilbage med mere information i uge 43.

2. Leverandørerne udtrykte ønske om selv at få lov at opmåle arkivet og foretage

en mere grundig besigtigelse.

Kulturstyrelsen vil gerne imødekomme dette ønske. Allerede efter mødet fik leverandørerne

derfor adgang til arkivet og mulighed for at måle op.

Der afholdes endnu en besigtigelse med mulighed for opmåling d. 26. oktober kl.

13-15. Leverandører, som ønsker at benytte sig af denne mulighed, kan kontakte

Kristine Hoff Meyer på khm@kulturstyrelsen.dk.

3. Hvor mange sager er der i arkivet?

Det ved Kulturstyrelsen ikke. Sagerne varierer meget i størrelse, og kan fylde alt

fra et ganske tyndt læg til flere hyldemeter. I pilotprojektet er scannet ca. 130 hyldemeter,

hvilket har resulteret i ca. 11.400 journalsager.

4. Kan Statens Arkiver byde på opgaven, selvom de har gennemført et pilotprojekt?

Giver det dem ikke en fordel?

Konkurrencen er åben, så Statens Arkiver kan byde på opgaven. Kulturstyrelsen

gør hvad der er muligt for at eliminere evt. konkurrencefordele, som Statens Arkiver

måtte have.

5. Findes der en rapport om resultatet af pilotprojektet?

Nej, der er ikke udarbejdet en rapport på basis af pilotprojektet. De erfaringer,

som Kulturstyrelsen har gjort sig, har dannet baggrund for udformning af ud-

SIDE 2


udsmaterialet. Desuden svarer Kulturstyrelsen gerne på spørgsmål om pilotprojektet.

Spørgsmål sendes skriftligt til khm@kulturstyrelsen.dk.

6. Kan Leverandørerne få adgang at se det allerede digitaliserede materiale?

Ja, Kulturstyrelsen vil gerne give adgang til at se de digitaliserede dokumenter,

som er resultatet af pilotprojektet.

Nogle få af PDF filerne er uploadet til styrelsens websted ”Fredede og Bevaringsværdige

Bygninger”. Man kan derfor starte med at kigge på følgende links:

Rådmand Halds Gård, Århus:

https://www.kulturarv.dk/fbb/sagvis.pub?sag=1097113

Hotel Frederiksværk:

https://www.kulturarv.dk/fbb/sagvis.pub?sag=5525865

Havnepakhuset i Dragør:

https://www.kulturarv.dk/fbb/sagvis.pub?sag=3595137

Det fulde materiale findes endnu kun lokalt i styrelsen. Hvis Leverandøren gerne

vil have adgang til at browse igennem det fulde materiale, kan man få adgang til

dette i forbindelse med besigtigelse af arkivet d. 26. oktober 2012 kl. 13-15. Tilmelding

til Kristine Hoff Meyer, khm@kulturstyrelsen.dk.

7. Hvilke dele af arkivet ønsker Kulturstyrelsen digitaliseret, hvis man ikke

kan få det hele for 3 millioner? Må Leverandøren selv bestemme?

Nej, Kulturstyrelsen vil udpege, hvilke dele der skal digitaliseres. Der må ikke sorteres

i materialet. Kulturstyrelsen ønsker at få digitaliseret hele kommuner ad gangen,

dvs. alt materiale indenfor en kommune. Vi starter fra en ende af med Københavns

Kommune.

Bemærk at Københavns Kommune ikke er pakket i arkivkasser, og derfor kan

kræve ekstra opmærksomhed i forbindelse med transport. Kulturstyrelsen har ikke

ressourcer til at rydde op i arkivet før udlevering til digitalisering. Materialet afhentes,

som det er, og leveres tilbage i samme orden.

SIDE 3


8. Der blev spurgt ind til opgaven med gennemsyn for oplysninger af personlig

karakter. Hvilken grad af tolerance har Kulturstyrelsen – er det godt

nok, hvis Leverandøren fanger 80 %, 90 % - eller er kravet at materialet er

100 % renset for personoplysninger?

Ja, kravet er at materialet er 100 % renset for personoplysninger. Bemærk Kontraktens

afsnit 2.3.3.

9. Hvad er erfaringerne fra pilotprojektet med hensyn til gennemsyn for

personoplysninger? Hvordan er det gjort, og hvor meget tid har det taget?

Hvor meget materiale har man fundet, som er blevet undtaget for offentliggørelse?

I pilotprojektet er alle dokumenter manuelt gennemlæst. Statens Arkiver oplyser

at det har taget ca. 1 time per arkivkasse. Resultatet fra pilotprojektet er, at ca. 5 %

af de skannede dokumenter er markeret med ”Må ikke offentliggøres” i metadata.

10. Der blev spurgt til, hvorfor Kulturstyrelsen har valgt tildelingskriteriet

”Laveste pris”?

Kulturstyrelsen har valgt tildelingskriteriet ”Laveste pris” fordi vi har vurderet, at

opgaven og den ønskede kvalitet er så velbeskrevet i kravspecifikationen, at det er

vanskeligt at finde målbare kvalitetskriterier, som kunne udsættes for konkurrence.

11. Er der krav til tidsplanen ud over at projektet skal påbegyndes senest 1.

februar 2013?

Nej, det står Leverandørerne frit for at planlægge projektets tidsplan, så det passer

til deres specifikke produktionsapparat.

12. Hvorfor er der ikke krav til opbevaring af materialet, mens det er i Leverandørens

varetægt?

Kulturstyrelsen har valgt ikke at stille helt specifikke krav til Leverandørernes opbevaringslokaler.

I kravspecifikationens afsnit 11 ”Sikkerhed og korrekt behandling

af arkivalierne” er der et generelt formuleret krav om at Leverandøren udviser

den størst mulige agtpågivenhed mens arkivalierne er i dennes varetægt.

SIDE 4


I kontraktens afsnit 5.2 ”Kundens kontrol og godkendelse” specificeres det, at

Kulturstyrelsen kan aflægge uanmeldt besøg hos Leverandøren med henblik på at

kontrollere, at arkivalierne håndteres og opbevares betryggende.

Kristine Hoff Meyer

Projektleder

SIDE 5

More magazines by this user
Similar magazines