adir[1] - Software Innovation

Arbejdsdirektoratet
Arbejdsdirektoratet er en af de mest visionære
og fremsynede offentlige institutioner. Man har
allerede massive erfaringer med elektronisk
sags- og dokumenthåndtering og med implementeringen
af 360°, tager man endnu et stort
skridt mod ægte digital forvaltning.
Industri: Stat
Løsning: ESDH
Produkt: 360°
Udfordringen
Direktoratet har siden 1998 opbygget en meget omfattende
ESDH-løsning, som er grundstenen for al sagsbehandling
i direktoratet. Løsningen omfatter - ud over dokumenthåndtering
- understøttelse af sagsgange, vidensdeling
m.v., og opfattes som en af de mest velfungerende løsninger
inden for offentlig forvaltning. Løsningen er baseret
på DocuLive og er blevet implementeret og videreudviklet
i et tæt samarbejde mellem Arbejdsdirektoratet og Software
Innovation. Målet med digitaliseringen var at skabe
et højere service- og effektivitetsniveau - en proces, der
så småt startede i 1992 med indførelsen af en elektronisk
journal.
“Men dengang satte vi bare strøm til papiret,” siger Janne
Hallengren, chefkonsulent i Arbejdsdirektoratet. “Vi ændrede
i princippet ikke ved arbejdsgangene, og alle dokumenter
lå fortsat i fysiske sagsmapper. Der var en skarp
arbejdsdeling mellem på den ene side journalafdelingen,
som sørgede for sagsoprettelser, stamdata samt journalisering
med stikord af al indgående og udgående post - og
på den anden side sagsbehandlerne, som udelukkende tog
sig af udarbejdelse af beslutningsgrundlag og afgørelser.”
I foråret 2001 lancerede Arbejdsdirektoratet så anden generation
af DocuLive-løsningen. Hvor den første løsning kun
lagrede den udgående korrespondance digitalt, så scannes
al indgående post nu hver morgen - og de velkendte fysiske
sagsmapper er forsvundet fra kontorerne.
Digitaliseringens fordele
En af de virkeligt store fordele ved digitaliseringen er
den let tilgængelige vidensbase med alle oplysninger
om sagerne. Systemet indekserer automatisk søgeord
fra dokumenterne, og sagsbehandlerne kan selv sætte
yderligere søgeord til. Medarbejdere, som arbejder på en
konkret sag, kan dermed lynhurtigt finde frem til tidligere
lignende sager og se efter handlingsmønstre og afgørelser
- og måske genbruge dele af korrespondancen, så der ikke
skal begyndes forfra hver gang.
Kulturforandring
Med indførelsen af elektronisk dokumenthåndtering
Arbejdsdirektoratet har det overordnede ansvar
for administrationen af lovgivningen om
en række forsørgelsesydelser, der udbetales
af a-kasser og kommuner i forbindelse med
ledighed, sygdom, tilbagetrækning fra arbejdsmarkedet
m.v. Desuden har direktoratet
ansvaret for ferielovgivningen.
oplevede direktoratet en stor kulturforandring. Arbejdsgange
og rollefordelinger, der havde udviklet sig langsomt
over årtier, blev pludseligt ændret radikalt fra dag til dag.
Medarbejdere, som tidligere udelukkende havde arbejdet
med journalarbejde, skulle nu til at behandle sager - og
sagsbehandlerne skulle nu selv være ansvarlige for registrering
af stamoplysninger og korrespondance i sagerne.
“Jeg havde nok undervurderet den menneskelige faktor i
en så stor omvæltning,” siger Janne Hallengren. “Men i dag
oplever jeg en stor opbakning til den digitale forvaltning
blandt medarbejderne”.

Arbejdsdirektoratet
Virkeliggørelse af visioner
Arbejdsdirektoratet i Danmark har således længe haft et
meget velfungerende elektronisk sagsbehandlingssystem.
Men det elektroniske stoppede tidligere ved døren, og kommunikation
med omverdenen måtte stadig foregå via papir.
Dette passede dårligt med direktoratets målsætning om at
forbedre samarbejdet med alle sine eksterne kontakter.
I samarbejde med Software Innovation beskrev Arbejdsdirektoratet
i 2002 visionen om, hvordan de ønskede deres
verden skulle se ud om tre år. De beskrev nogle mål for,
hvordan de ville samarbejde og kommunikere omkring
arbejdsmarkedsforhold med borgere og med offentlige
og private virksomheder tre år frem i tiden. Baseret på
interviews med en række forskellige brugere, både internt
og eksternt, blev der lavet en internetbaseret prototype/
visionsdemo, som visualiserede, hvordan kommunikation
og samarbejde kunne foregå.
Første fase af Arbejdsmarkedspladsen er udviklet på Software
Innovations løsningsfamilie 360° og dækker over en
internetbaseret samarbejdsportal rettet mod A-kasserne,
hvor der gives adgang til de enkelte sager og dokumenter
via Internettet. Løsningen binder dokumenthåndtering
og relationshåndtering sammen, og integrerer de eksisterende
systemer i direktoratet. Sagsbehandlerne i de
enkelte A-kasser tilbydes personlig adgang - via internetportalen
- til relevante sager i Arbejdsdirektoratets sagssystem.
Løsningen vil ud over grundlæggende adgang til sagsdokumenter
og tilknyttede oplysninger åbne for sagsbehandlernes
adgang til Arbejdsdirektoratets videnssystemer/vidensbank,
sagsbehandler-vejledning, lov- og
regelsamling m.v.
Software Innovation er med sine ca. 550 ansatte Nordens ledende Enterprise Content Management (ECM)-selskab. Vi hjælper virksomheder med
at styre, opfange, håndtere, lagre og dele information. Med over 20 års erfaring og kompetence på området, satser vi målrettet på at bistå kunderne
med at håndtere den kraftige vækst i informationsmængderne. Vi tilbyder tjenester og produkter (360° Suiten, MultiMark og ProArc) inden for områderne
informations- og dokument-håndtering samt samarbejde.
Nærum Hovedgade 10 2850 Nærum Telf. +45 45 58 88 88 info@software-innovation.dk www.software-innovation.dk