Vejledning for kreditorer i Betalingsservice web - Nets

Betalingsservice webBrugervejledning for kreditorer iBetalingsservice webOktober 2014Nets Denmark A/SLautrupbjerg 102750 BallerupCVR-nr.: 20 01 61 75

Brugervejledning for kreditorer i Betalingsservice webIndhold........................................................................................................................................... 11 Sådan fungerer Betalingsservice web .................................................................................... 31.1 Opbygning og systematik af Betalingsservice web ........................................................... 32 Log ind på Betalingsservice web ........................................................................................... 42.1 Kort om NemID Medarbejdersignatur og Nets Rettighedsstyrring ...................................... 42.2 Log på serveren .......................................................................................................... 42.2.1 Vælg login .............................................................................................................. 42.3 Log ind med NemID medarbejdersignatur ...................................................................... 52.4 Log ind med Chipkort .................................................................................................. 62.4.1 Indtast PIN-kode ..................................................................................................... 63 Kom i gang med at indtaste data .......................................................................................... 73.1 Oprettelse af indbetalere .............................................................................................. 73.1.1 Kundenummer ........................................................................................................ 73.1.2 Valg af betalingsdag................................................................................................. 73.2 Oprettelse af opkrævningsarter .................................................................................... 83.2.1 Navnet på opkrævningsarten .................................................................................... 93.2.2 Nummeret på opkrævningsarten ............................................................................... 93.2.3 Opkrævningens beløbsstørrelse ................................................................................. 93.2.4 'Fast beløb' eller 'Individuelt beløb' ............................................................................ 94 Lær systemet at kende ..................................................................................................... 114.1 Registrering af data ................................................................................................... 114.1.1 Opkrævningsarter .................................................................................................. 114.1.2 Indbetalere ........................................................................................................... 134.1.2.1 Opret ny indbetaler ......................................................................................... 144.1.3 Ændring af stamoplysninger .................................................................................... 154.1.4 Ændring af en indbetalers navn (genbrug af kundenr.) ............................................... 154.1.5 Kobling mellem opkrævningsart og indbetaler ........................................................... 164.1.5.1 Redigering af opkrævninger ............................................................................. 174.1.5.2 Fjern opkrævningsart fra indbetaler .................................................................. 184.1.5.3 Tilføjelse/sletning af opkrævningsart til alle dine kunder på en gang ..................... 184.1.6 Faste tekstlinjer .................................................................................................... 194.1.7 Importér indbetalere .............................................................................................. 204.1.7.1 Opbygning af CSV-fil ....................................................................................... 204.1.7.2 Landekode ..................................................................................................... 204.1.7.3 Postnr. .......................................................................................................... 204.1.7.4 Adresse2 ....................................................................................................... 204.1.7.5 Der må ikke være semikolon ( ; ) i dine data ..................................................... 204.1.8 Eksportér indbetalere ............................................................................................. 224.2 Rapporter ................................................................................................................ 224.2.1 Indtastede opkrævninger ........................................................................................ 234.2.2 Kvittering for kommende opkrævninger .................................................................... 234.2.3 Betalingsstatus ...................................................................................................... 244.2.3.1 Egen status .................................................................................................... 254.2.3.2 ”Betalt / ikke betalt” ....................................................................................... 254.2.3.3 Output .......................................................................................................... 264.2.4 Posteringsoversigt ................................................................................................. 265 Kreditorinformation .......................................................................................................... 275.1 Vælg PBS nummer ved login (kun hvis du har flere PBS numre) ..................................... 275.2 Skift PBS nummer (uden at logge ud) .......................................................................... 276 Værd at vide .................................................................................................................... 287 Kontakt os ....................................................................................................................... 28side 2 af 28

Brugervejledning for kreditorer i Betalingsservice web1 Sådan fungerer Betalingsservice webNår du benytter Betalingsservice web, slipper du for aktivt at sende en leverance medbetalingsoplysninger til Betalingsservice.Det er derfor vigtigt at du inden fristen har sikret dig at alle dine data er opdateret og korrekte. Nattenmellem den 9. sidste og den 8. sidste bankdag kl. 02.00, overfører Nets dine data til Betalingsservice,med henblik på dannelse af den kommende måneds opkrævninger.Via en internetapplikation indtaster du alle dine opkrævningsoplysninger. Betalingsservice henter engang om måneden dine opkrævningsoplysninger fra Betalingsservice web og sender opkrævninger tildine kunder/medlemmer.Hvis din kunde har indgået aftale om via Betalingsservice, opkræves beløbet automatisk og nemt viaBetalingsservice. Er der ikke en betalingsaftale via Betalingsservice, sørger Nets for at sende etindbetalingskort.Din kunde kan lave en aftale med sit pengeinstitut om at indbetalingskortet skal leveres elektronisk tildin kundes netbank.BetalingsoversigtIndbetalingskortDin virksomhedElektroniskindbetalingskort1.1 Opbygning og systematik af Betalingsservice webFor at komme i gang med Betalingsservice web, skal du have en NemID medarbejdersignatur og sætteNets Rettighedsstyring op. Det anbefales, at du herefter sætter dig ind i Betalingsservice websopbygning inden du går i gang med at indtaste oplysninger om indbetalere og opkrævninger.Når du har ændringer (nye indbetalere, ophørte indbetalere, ændret opkrævningsbeløb eller lignende),taster du dette i Betalingsservice web.Vigtige meddelelser fra Netsangående Betalingsservice webDu kan altid klikke ”Afslut” forat lukke applikationenside 3 af 28

Brugervejledning for kreditorer i Betalingsservice web2 Log ind på Betalingsservice webFor at få adgang til Betalingsservice web, skal du anvende en NemID medarbejdersignatur og have satNets Rettighedsstyring op.Indtil videre kan du også fortsat logge på med chipkort, hvis du allerede har et aktivt chipkort.2.1 Kort om NemID Medarbejdersignatur og Nets RettighedsstyrringFor at kunne anvende Betalingsservice web kræver det en NemID medarbejdersignatur – hvis dinvirksomhed eller forening endnu ikke har en NemID medarbejdersignatur kan det bestilles påhttps://www.medarbejdersignatur.dk/produkter/nemid_medarbejdersignatur/ Man kan både anvendemulighederne med nøglefil og nøglekort.Når du har fået en NemID medarbejdersignatur, skal du sættes op til Betalingsservice web i NetsRettighedsstyrring. Det er den i din virksomhed eller forening, som er NemID administrator, der kanlave denne opsætning. Se en guide til hvordan herHvis du er ny kunde på Betalingsservice web – skal du først ansøge viahttps://betalingsservice.nets.eu Er du eksisterende kunde skal du ligeledes have gennemgået antihvidvaskbehandlingen (ligeledes på https://betalingsservice.nets.eu) før du kan logge ind med NemIDmedarbejdersignatur2.2 Log på serverenÅbn internetsiden https://www.nets.eu og på siden for Betalingsservice web, skal du klikke på ”logind”.2.2.1 Vælg loginDu vil nu se nedenstående sideVælg venligst om du vil logge indmed NemID eller Chipkort – klik påden ene af de sorte knapper.Til venstre herfor kan du læse mereom NemID Medarbejdersignatur ogNets Rettighedsstyrring.side 4 af 28

Brugervejledning for kreditorer i Betalingsservice web2.3 Log ind med NemID medarbejdersignaturAdressen i din browser ændresundervejs i dit login, men du erfortsat på en sikker Nets serverVælg venligst om du vil brugenøglekort eller nøglefil som logind. Valget afhænger af hvilkenNemID medarbejdersignatur duhar.Herefter vil du blive bedt om at taste dine koder – hvis du bruger nøglekort skal du først taste dinefaste oplysninger og herefter en nøgle fra nøglekortet.Hvis du bruger nøglefil skal du blot vælge dit signatur (CPR skal IKKE udfyldes) og klikke OK – herefterskal du indtaste din faste kode i pop op boksen.Herefter har du som vanligt adgang til Betalingsservice webside 5 af 28

Brugervejledning for kreditorer i Betalingsservice web2.4 Log ind med ChipkortDu får nu følgende billede (billedet kan variere i forskellige browsere):Vælg det rigtigecertifikat og klikpå ”OK”.2.4.1 Indtast PIN-kodeDet er muligt, at nedenstående billede kun bliver vist nederst i din kommandolinje med teksten ”SmartCard PIN”. I dette tilfælde klik på elementet i kommandolinjen og billedet bliver vist på skærmen.1. Indtast PIN-kodendu har modtagetmed posten iforbindelse medbestilling af ditchipkort.2. Klik herefter på”OK”Du får nu adgang til Betalingsservice web.side 6 af 28

Brugervejledning for kreditorer i Betalingsservice web3 Kom i gang med at indtaste dataOprettelsen af opkrævninger i Betalingsservice web består af 2 step:Oprettelse af indbetalereOprettelse af opkrævningsarterDu kan altid klikke påer ud for.ud for et felt. Ved klik på ikonet fremkommer en hjælpetekst til det felt, det3.1 Oprettelse af indbetalereIndbetalere er foreningens eller virksomhedens ”kunder”. Alle dine kunder oprettes i Betalingsserviceweb, uanset om de er tilmeldt Betalingsservice eller ej.3.1.1 KundenummerIndbetalers kundenr. er det nummer, som identificerer indbetaler (din kunde) i Betalingsservice.Kundenummeret skal indbetaler bruge sammen med PBS-nr. og debitorgruppenr. (er altid=00001) forat tilmelde sig Betalingsservice.Indbetaler tilmelder sig ved at give disse oplysninger til sit pengeinstitut.Kundenummeret er op til 15 tegn langt og kan bestå af tegnene 0 til 9 og A til Å (kun storebogstaver).Bemærk! Da kundenummeret er det nummer, der entydigt identificerer indbetaler i Betalingsservice,kan dette nummer ikke ændres, når en indbetaler først er oprettet.Hvis du har oprettet en indbetaler med forkert kundenummer, er du nødt til først at slette indbetalerog herefter oprette indbetaler på ny.3.1.2 Valg af betalingsdagDen valgte betalingsdag vil omfatte alle dine kunder.Falder den valgte betalingsdato på en helligdag eller i en weekend, rykkes forfaldsdatoen automatisktil efterfølgende bankdag.Som standard er betalingsdagen den 1. i måneden.side 7 af 28

Brugervejledning for kreditorer i Betalingsservice web3.2 Oprettelse af opkrævningsarterInden du går i gang med at taste i Betalingsservice web, anbefales det, at du nøje overvejer, hvilkeforskellige opkrævninger du har, og hvilke (sigende) tekster de skal have. Navn på opkrævningsarterkan dog nemt rettes efterfølgende.Eksempel:I en idrætsforening kan opkrævningsarter fx være:Foreningens seniorer skal opkræves 500,00 kr. den 1. maj og den 1. november. Foreningens junioreropkræves ligeledes den 1. maj og den 1. november, men opkræves 250,00 kr. Passive medlemmeropkræves en gang om året den 1. februar.Ud over de 3 former for medlemskontingenter har foreningen behov for at opkræve ”skabsleje” (75,00kr. som opkræves 1. maj) og et beløb for udlejning af sportsudstyr. Dette opkræves hver måned.side 8 af 28

Brugervejledning for kreditorer i Betalingsservice web3.2.1 Navnet på opkrævningsartenNavnet for opkrævningsarten findes i kolonnen tekst og kan være på op til 40 tegn. Du kan brugebåde tal og bogstaver. Teksten kan til enhver tid ændres. Ændringer vil slå igennem på alle deopkrævninger, der er dannet med den pågældende opkrævningsart.Eksempel:For Anders Andersen vil opkrævningerne se således ud:Den 1. maj vil Anders Andersen blive opkrævet 500,00 kr. i kontingent og 75,00 kr. i skabsleje i etsamlet beløb. På betalingsoversigten eller indbetalingskortet vil opkrævningerne blive specificeret.3.2.2 Nummeret på opkrævningsartenNummeret på opkrævningsarten skal have en værdi mellem 0 til 99999. Det samme nummer kan ikkebenyttes til flere opkrævningsarter.I oversigten over opkrævningsarter er det muligt at sortere efter ”Kundenummer”. Du kan derfor medfordel benytte dette nummer til at systematisere dine opkrævninger.Vær opmærksom på, at nummeret på opkrævningsarten bestemmer, i hvilken rækkefølge de enkelteopkrævningsarter vil blive præsenteret på din kundes betalingsoversigt eller indbetalingskort.Nummeret kan til enhver tid ændres. Ændringer vil slå igennem på alle de opkrævninger, der erdannet med den pågældende opkrævningsart.3.2.3 Opkrævningens beløbsstørrelseOpkrævningens beløbsstørrelse skal ligge i intervallet 0,00 til 9.999.999,99.3.2.4 'Fast beløb' eller 'Individuelt beløb'Når du opretter en opkrævningsart kan du vælge mellem ”Samme beløb for alle indbetalere” (Fast)eller ”Individuelt beløb for modtager” (Individuelt) Når en opkrævningsart først er oprettet, kan denikke ændres.Hvis opkrævningsarten er sat op med ”Individuelt beløb for modtager”, kan du benytte sammeopkrævningssart til at opkræve flere indbetaler med forskelligt beløb.Individuelt beløb kan fx bruges til opkrævning af 'a conto-varme' i en ejendom, hvor beløbet ofte erforskelligt fra beboer til beboer. Til opkrævning af husleje bør oprettes én opkrævningsart med 'Fastbeløb' for hver type lejlighed, som findes i ejendommen.side 9 af 28

Brugervejledning for kreditorer i Betalingsservice webHvis opkrævningsarten er sat op med 'Fast beløb', vil alle indbetalere, som opkræves via denneopkrævningsart, blive opkrævet samme beløb.På samme måde bør en idrætsforening oprette én opkrævningsart med 'Fast beløb' for hverkontingenttype, som findes.Eksempel: Seniorer : 500,00 kr.Juniorer : 350,00 kr.Passive medlemmer : 150,00 kr.Opkrævningerne kan nu dannes ved at klikke på en indbetaler og tilføje de relevanteopkrævningsarter.side 10 af 28

Brugervejledning for kreditorer i Betalingsservice web4 Lær systemet at kendeBetalingsservice web er struktureret i 5 hovedområder, som er angivet øverst i skærmbilledet.4.1 Registrering af dataMenupunktet ”Registrering af data” indeholder alle de funktioner, som du skal bruge til atvedligeholde indbetalere og opkrævninger:OpkrævningsarterIndbetalereFaste tekstlinjerImportér indbetalereEksportér indbetalere4.1.1 OpkrævningsarterNår du klikker på Opkrævningsarter, får du følgende billede:Vælg her, for atredigere betalingsdagenog klik derefter på ”Gem”Klik her, hvis du viloprette nyopkrævningsartNår du har valgt ”Sammebeløb for alleindbetalere” skal duangive et beløb.En opkrævningsartoprettes ved at udfyldealle felter og klikke på”Gem og Luk”side 11 af 28

Brugervejledning for kreditorer i Betalingsservice webNår du har valgt ”Individueltbeløb for indbetaler” skalbeløbet først angives når dutilknytter opkrævningsarten tilen indbetaler.En opkrævningsartoprettes ved at udfyldealle felter og klikke på”Gem og Luk”Når dine opkrævningsarter er dannet, vil oversigten over opkrævningsarter kunne se således ud:Betegnelserne ”Fast ogIndividuel” svarer til valgene”Samme beløb for alleindbetalere” og ”Individueltbeløb for indbetalere”Slet opkrævningsart vedat klikke påDu kan ændreopkrævningsarten ved atklikke påDer vil være enmarkering i de måneder,du har bestemt at dinekunder skal opkræves.side 12 af 28

4.1.2 IndbetalereBrugervejledning for kreditorer i Betalingsservice webNår du klikker på indbetalere, får du nedenstående billede:Klik her for at oprette nyindbetalerDu kan ændre stamoplysninger foren indbetaler ved at klikke påNår dine kunder er oprettet, kan du til enhver tid se en oversigt over disse. Første gang du klikker dighertil, vil oversigten være blank.side 13 af 28

Brugervejledning for kreditorer i Betalingsservice web4.1.2.1 Opret ny indbetalerEn indbetaler oprettes ved at udfylde alle felter. Herefter kan du klikke på ”Gem og luk” og kommetilbage til oversigten. Du kan også klikke på ”Gem og gå til opkrævninger”, hvor du får mulighed formed det samme at tilkoble opkrævningsarter til den nye indbetaler.Adresse 1 skal altid udfyldes.Adresse 2 skal altid udfyldes, hvis der er tale om udenlandsk kunde.Adresse 3 og adresse 4 kan udfyldes, hvis du ønsker det.Bemærk! Det er meget vigtigt, at adressen altid er korrekt. Betalingsservice bruger denne adresse tilat udskrive papir indbetalingskort til de af dine kunder, der ikke er tilsluttet til Betalingsservice.side 14 af 28

Brugervejledning for kreditorer i Betalingsservice web4.1.3 Ændring af stamoplysningerSkriv postnr., byenudfyldes derefterautomatisk.Du kan finde en oversigtover landekoder påwww.nets.eu/da underBetalingsserviceweb/VejledningerHer kan du indtasteegne oplysninger4.1.4 Ændring af en indbetalers navn (genbrug af kundenr.)Når navnet på en eksisterende kunde rettes, kommer der 2 valgbokse til syne under navnet:side 15 af 28

Brugervejledning for kreditorer i Betalingsservice webHvis du vil ændre en indbetalers navn, bliver du bedt om at tage stilling til om:Eksisterende indbetaler har ændret navn, eller fordi navnet er stavet forkert.Du kan uden problemer ændre navnet, hvis der blot er tale om, at den eksisterende indbetalerhar ændret navn, fx fordi vedkommende er blevet gift, eller hvis navnet tidligere har væretstavet forkert.Et kryds i feltet: "Eksisterende indbetaler har ændret navn eller navnet er stavet forkert"betyder, at du kan ændre navnet uden at en eventuel betalingsaftale afmeldes.Ny indbetaler til samme kundenr. (genbrug af kundenr.) - betyder, at en eventuel aftale omBetalingsservice for det pågældende kundenr. automatisk vil blive slettet i Betalingsservicesregister.4.1.5 Kobling mellem opkrævningsart og indbetalerNår opkrævningsarter og indbetalere er oprettet, dannes opkrævningerne ved at tilknytteopkrævningsarter på indbetalere:Klik på ”Registrering af data” og dernæst ”Indbetalere”. Du får et billede som dette:Du kan redigereopkrævninger forindbetaler ved at klikke påside 16 af 28

Brugervejledning for kreditorer i Betalingsservice web4.1.5.1 Redigering af opkrævningerTilføj opkrævningsart af typen ”Samme beløb til alle indbetalere” (Fast):1. Vælg opkrævningsart2. Klik ”Tilføj”3. Klik ”Luk og gå til indbetalerstamkort”Tilføj opkrævningsart af typen ”Individuelt beløb til indbetaler” (Individuelt):1. Vælg opkrævningsart2. Klik ”Tilføj”3. Klik på ikonet med blyanten for atangive beløb4. Skriv beløb5. Klik på ikonet med fluebenfor at acceptere beløbetDu kan vælge at tilføje flere opkrævningsarter til samme indbetalere ved at gentage en afovenstående procedurer.Opkrævninger for den pågældende indbetaler er nu dannet. Indbetaler vil automatisk blive opkrævet ide valgte måneder, år efter år, indtil du foretager korrektioner.side 17 af 28

Brugervejledning for kreditorer i Betalingsservice web4.1.5.2 Fjern opkrævningsart fra indbetalerVil du fjerne en opkrævningsart, som er tilkoblet, fjerner du den blot ved at klikke på ”pågældende opkrævning.” ud for denDu kan fjerne enopkrævningsart fra enindbetaler ved at klikke påBemærk! Du fjerner blot opkrævningsarten fra den pågældende indbetaler, du sletter ikke din kunde.4.1.5.3 Tilføjelse/sletning af opkrævningsart til alle dine kunder på en gangDet er også muligt at tilføje en opkrævningsart til samtlige af dine kunder på en gang.Dette gøres ved at klikke på ”Registrering af data” og derefter ”opkrævningsarter”.Klik herefter påDen pågældende opkrævningsart vil blive tilføjet alle dine kunder. En opkrævningsart fjernes fra alledine kunder ved at slette opkrævningsarten.Bemærk! Kun opkrævningsarter med ”Fast beløb” kan tilføjes samtlige.side 18 af 28

Brugervejledning for kreditorer i Betalingsservice web4.1.6 Faste tekstlinjerFaste tekstlinjer benyttes til at give en fælles besked til alle dine kunder. Du kan oprette fastetekstlinjer ved at klikke på ”Redigering af data”/”Faste tekstlinjer”.Klik på ”Rediger faste tekstlinjer”For at få adgang til at taste dineinformationer.Skriv din tekstherAfslut med atklikke ”Gem”.Bemærk! Den tekst, du skriver, kommer ud på betalingsoversigten/indbetalingskortet til samtligeindbetalere, som opkræves, indtil du sletter teksten. Meddelelser må ikke være af reklamerende art.I billedet kan du altid se, de tekstlinjer du sidst har gemt. Der kan maximalt skrives 100 linjer medhver 60 tegn. Du bliver faktureret efter gældende prisliste pr. linje pr. opkrævning.side 19 af 28

Brugervejledning for kreditorer i Betalingsservice web4.1.7 Importér indbetalereDu kan importere følgende oplysninger:1. Kundenr.2. Indbetalers navn3. Adresse 14. Adresse 25. Adresse 36. Adresse 47. Postnr.8. By9. Landekode10. Telefon11. E-mail12. Egen tekst 113. Egen tekst 214. Egen tekst 315. Egen tekst 44.1.7.1 Opbygning af CSV-filHvis du ønsker at importere dine indbetalere fra et andet system, skal du danne en CSV-fil.(Semikolon separeret fil). Filen skal indeholde alle 15 kolonner med overskrift - også selv om eneller flere kolonner er tomme.Overskrifterne skal hedde:Kundenr;Navn;Adresse1;Adresse2;Adresse3;Adresse4;Postnr;By;Landekode;Telefon;Email;EgenTekst1;EgenTekst2;EgenTekst3;EgenTekst44.1.7.2 LandekodeLandekoden skal være en valid landekode i overensstemmelse med Nets’ landekodetabel. Landekodefor Danmark = DK. Hvis landekoden IKKE er udfyldt/blankt, vil det blive betragtet som DK ved import.Bemærk Grønland og Færøerne betragtes som udenlandske adresser. Landekode for Grønland = GL oglandekode for Færøerne er FO. Oversigt over landekoder finder på nets.eu/da under Betalingsserviceweb.4.1.7.3 Postnr.Hvis landekode = DK (eller blank), skal feltet være et validt dansk postnr.Hvis landekode ≠ DK må postnr. ikke være udfyldt (hvis landekodefeltet er blankt, betragtes det somDK)4.1.7.4 Adresse2Hvis landekode = DK (eller landekodefeltet er blankt) behøver feltet ikke at være udfyldtHvis landekode ≠ DK, skal feltet være udfyldt.4.1.7.5 Der må ikke være semikolon ( ; ) i dine dataSemikolon bruges af systemet til at markere at et nyt felt begynder. Det er derfor vigtigt, at der ikkebruges semikolon i dine data. Fx må Adresse1 ikke hedde: ”Skovgade 27; 2. tv.”. I stedet skal der ståSkovgade 27, 2. tv.side 20 af 28

Brugervejledning for kreditorer i Betalingsservice webFeltSkaludfyldesHøjest antaltilladte tegnTilladte tegnKundenr. JA 15 A til Å og 0 til 9Navn JA 35 Alle danske tegn undtagen semikolon ( ; )Adresse1 JA 35 Alle danske tegn undtagen semikolon ( ; )Adresse2 (3) JA/NEJ 35 Alle danske tegn undtagen semikolon ( ; )Adresse3 NEJ 35 Alle danske tegn undtagen semikolon ( ; )Adresse4 NEJ 35 Alle danske tegn undtagen semikolon ( ; )Postnr. (2) JA 4 0 til 9 Kun valide danske postnumreBy NEJ Intet krav Alle danske tegn undtagen semikolon ( ; )Landekode (1) JA 2 A til Z Kun valide 2-cifrede landekoderTelefonnr. NEJ 16 Alle danske tegn undtagen semikolon ( ; )Email NEJ 32 Alle danske tegn undtagen semikolon ( ; )Egen tekst 1 NEJ 35 Alle danske tegn undtagen semikolon ( ; )Egen tekst 2 NEJ 35 Alle danske tegn undtagen semikolon ( ; )Egen tekst 3 NEJ 35 Alle danske tegn undtagen semikolon ( ; )Egen tekst 4 NEJ 35 Alle danske tegn undtagen semikolon ( ; )Se her hvordan du gør:Klik på ”Registrering af data”og herefter ”Importerindbetalere”.side 21 af 28

Brugervejledning for kreditorer i Betalingsservice webDu kommer nu til dette billede:Klik herefter på ”Browse ellerVælg fil” (afhængigt af dinbrowser) for at finde den CSVfil,du har dannetNår du har fundet din fil påcomputeren, klikker du på”Importer indbetalere”4.1.8 Eksportér indbetalereMed eksportfunktionen kan alle faste oplysninger om dine kunder eksporteres til fx Microsoft Excel.Eksport sker ved at klikke på ”Registrering af data” og derefter ”Eksporter indbetalere”. Du kanogså klikke på ikonetpå oversigtsbilledet over indbetalere.Afhængigt af din browser og programmerne på din computer, enten gemmes filen direkte (hvor dinehentede filer normalt er placeret) eller også får du et valg om gemme filen på din computer.Klik på ”Gem” for at gemme en såkaldt CSV-fil (semikolon-separeret fil), som kan åbnes fx via Excel.4.2 RapporterMenupunktet indeholder forskellige rapporter og kvitteringer fra Betalingsservice:Indtastede opkrævningerKvittering for kommende opkrævningerBetalingsstatusPosteringsoversigtside 22 af 28

Brugervejledning for kreditorer i Betalingsservice web4.2.1 Indtastede opkrævningerHer kan du danne en rapport, der giver overblik over de opkrævninger, du har dannet. Det vil sige,hvilke opkrævninger, der fremover vil blive dannet, hvis der ikke ændres i data.Rapporten kan dannes på flere niveauer. Rapporten dannes ved at klikke på ”Rapporter” og herefter”Indtastede opkrævninger”. Herefter vælges de oplysninger, du ønsker at se i rapporten.4.2.2 Kvittering for kommende opkrævningerHver måned efter at Betalingsservice har hentet dine opkrævningsoplysninger, vil du under dettemenupunkt kunne finde den seneste kvittering for de opkrævninger, som Betalingsservice harmodtaget.Bemærk, at denne kvittering kun lagres i Nets og er synlig i Betalingsservice web og opdateresløbende, indtil næste gang Betalingsservice modtager (henter) betalingsoplysninger.Hvis du ønsker at gemme disse kvitteringer, skal du huske selv at gemme filen eller printe den ud.side 23 af 28

Brugervejledning for kreditorer i Betalingsservice web4.2.3 BetalingsstatusFra dette menupunkt kan du få et overblik over status på alle dine opkrævninger. Vælg ”Rapporter”og derefter ”Betalingsstatus”. Vælg dine søgekriterier i billedet og klik på ”Vis status”.Bestem om du vil se oversigtenmed eller udenopkrævningsarterVælg dine søgekriterier i billedet og klikpå ”Vis status”Se tabellen herunder forhvilken status din opkrævningkan haveHer kan du skrive din egenstatusside 24 af 28

Brugervejledning for kreditorer i Betalingsservice webStatusLeveret til Betalingsservice(Lev. Til BS)Betalt via Betalingsservice(Betalt via BS)Betalt via indbetalingskort(Betalt via FI)Afvist af indbetalerAfmeldt betalingsaftaleTilbageført af pengeinstitutBeskrivelseUmiddelbart efter at Nets har hentet opkrævningsoplysninger ogleveret disse til Betalingsservice vil opkrævninger for den pågældendemåned blive tilføjet listenDin kunde har betalt via BetalingsserviceDin kunde har indbetalt via et indbetalingskortDin kunde har bedt sit pengeinstitut om at afvise betalingen, enteninden betalingsdagen eller senest den 7. i betalingsmåneden.Din kunde eller din kundes pengeinstitut har afmeldt betalingsaftaleninden betalingsdagen.Din kundes pengeinstitut har tilbageført betalingen senest 2 dageefter betalingsdagen: Årsagen kan være manglende dækning på din kundes konto, eller Tilbageførslen i henhold til ”Generelle regler for kreditorer iBetalingsservice”.Betalinger der har været gennemført og efterfølgende er afvist/tilbageført, vil det faktisk indbetalte beløb på din konto være detsamme som det hævede beløb.Umiddelbart efter at Nets har hentet opkrævningsoplysninger og leveret disse til Betalingsservice, vilopkrævninger for den pågældende måned blive tilføjet listen med status = ”Lev. til BS”. Herefter vilbilledet løbende blive opdateret med seneste status.Bemærk: Statusoplysningerne gemmes i 5 år plus løbende kalenderår, så længe du, som kreditor, erkunde i Betalingsservice web. Alle data slettes efter at du, som kreditor, ophører med at benytteBetalingsservice web. Dette uanset om ophør sker, fordi du har opsagt aftalen med Nets, eller Nets haropsagt aftalen med dig.Du kan ikke rette i feltet ”status”, men du kan skrive din egen kommentar i feltet ”Egen status”.4.2.3.1 Egen statusKolonnen ”Egen status” er en kolonne, du kan benytte til at skrive egen tekst. Dette kan bl.a. værerelevant i følgende situation:En indbetaler afviser (ved en fejl) en opkrævning via Betalingsservice. Efterfølgende modtager dubetalingen kontant direkte fra indbetaler. I statusbilledet vil status være ”Afvist”, og dette vil ikkeændre sig ved, at indbetaler betaler kontant.Du har derfor mulighed for at udfylde feltet ud for den pågældende opkrævning med fx ”Kontant”, sådu på den måde kan se, at opkrævningen er betalt.På samme måde er det nyttigt at benytte feltet, hvis en indbetaler, der har modtaget etindbetalingskort, betaler kontant i stedet for at benytte indbetalingskortet.”Egen status” udfyldes ved at klikke på ikonet .4.2.3.2 ”Betalt / ikke betalt”Når du skal udskrive en rapport, kan du enten vælge en enkelt betalingsstatus, eller du kan vælge atfå vist alle betalte eller alle ikke betalte opkrævninger.Vær her opmærksom på, at betalte indbetalingskort, hvor indbetaler har rettet i beløbet, vil figureresom betalte, selv om det betalte beløb er forskellig fra det opkrævede beløb.side 25 af 28

Brugervejledning for kreditorer i Betalingsservice web4.2.3.3 OutputDu kan danne 2 forskellige rapporter:Status uden opkrævningsarterStatus med opkrævningsarterDu kan herudover vælge om du vil printe eller eksportere data.Klik på print-ikonet for at udskrive og på eksport-ikonet for at eksportere4.2.4 PosteringsoversigtPosteringsoversigten afspejler posteringer på din bankkonto. Dog fremgår Nets’ fakturering for brugenaf Betalingsservice og Betalingsservice web ikke af denne oversigt.For hver linje i posteringsoversigten findes en detailoversigt over de bagvedliggende opkrævninger.Klik på ”Rapporter”, ”Vis posteringsoversigt”. Her får du nedenstående billede, hvor du vælger denperiode, som du ønsker at se.Listen kan ikke benyttes som bogføringsgrundlag. Det er dit ansvar, som kreditor, selv at gemmebogføringsdata i eget system.Bemærk: Posteringsoplysningerne gemmes i 5 år plus løbende kalenderår, så længe du er kunde iBetalingsservice web. Alle data slettes efter at du, som kreditor, ophører med at benytteBetalingsservice web. Dette uanset om ophør sker, fordi du har opsagt aftalen med Nets, eller Nets haropsagt aftalen med dig.Klik på ”Vis oversigt” og dine posteringer vil blive vist. Skærmbilledet består af 2 dele:Posteringsoversigt, der afspejler posteringer på din bankkontoDetailposteringer, der viser de bagvedliggende opkrævningerDetailposterne vises for den posteringslinje, der er markeret med rødt. En ny postering og deunderliggende detailposter vises ved at klikke påside 26 af 28

Brugervejledning for kreditorer i Betalingsservice webDetailvisning for markeret linje5 KreditorinformationPunktet kreditorinformation indeholder de informationer Nets har registreret om dig som kreditor.Under dette menupunkt kan du også skifte mellem forskellige PBS numre, hvis din virksomheds CVRnummer er tilknyttet flere PBS numre (og du logger ind med NemID medarbejdersignatur.5.1 Vælg PBS nummer ved login (kun hvis du har flere PBS numre)Hvis du har adgang til flere PBS numre via det CVR nummer som er tilknyttet din NemIDmedarbejdersignatur vil du se et billede som nedenstående, når du har logget indHer kan du se det CVRnummer du er logget ind medVælg det PBS nummer, du vilarbejde på.Når PBS nummeret er valgtskal du klikke på ”StartBetalingsservice web”5.2 Skift PBS nummer (uden at logge ud)Hvis du via din NemID medarbejdersignatur har adgang til flere PBS numre, behøver du ikke længerelogge ud og ind igen – men du kan simpelthen skifte det PBS nummer, du vil arbejde på.side 27 af 28

Brugervejledning for kreditorer i Betalingsservice webNår du er logget ind og arbejder på et PBS nummer, kan du skifte til et andet via menuen”Kreditorinformation”2. Klik på ”Skift PBS nummer”1. Klik på menuen”Kreditorinformation”Herefter kommer du igen ud på forsiden og kan vælge et PBS nummer, som vist i afsnit 5.16 Værd at videUnder menupunktet ”Værd at vide” finder du links til vores hjemmeside, der kan hjælpe dig til at findede dokumenter, du måtte have behov for.Vejledningen for kreditorer – Betalingsservice og indbetalingskort findes der beskrivelse af: Definitioner og ordliste Din kundes tilslutningsaftale om Betalingsservice Oprettelse af betalingsaftaler Brug af betalingsaftaler Afmelding af betalingsaftaler Din kundes afvisninger og tilbageførsler i Betalingsservice Fakturering af Nets´ydelserRegler Generelle regler for kreditorer i Betalingsservice Kreditorregler for indbetalingskort Generelle regler for kreditorer i Betalingsservice web Generelle regler for debitorer i Betalingsservice Debitorregler for Elektronisk indbetalingskort7 Kontakt os”Kontakt os” henviser til vores hjemmeside, hvor igennem du kan kontakte os, hvis du har behov forhjælp eller har spørgsmål til Betalingsservice web.side 28 af 28