Ministerområdets kommunikationspolitik (pdf) - Forsvarsministeriet

Koncernens kommunikationspolitikGælder for alle myndigheder under Forsvarsministeriet

IndholdsfortegnelseForord v/ forsvarsminister Søren GadeSide 31. En fælles politik for kommunikationSide 42. FokusområdeIntern kommunikationSide 103. FokusområdeSamarbejde med eksterne medierSide 134. FokusområdeKrisekommunikationSide 165. FokusområdeInternet Side 191

ForordSom politisk ansvarlig chef for Forsvarsministerietskoncern er jeg glad for at kunne præsentere denførste fælles kommunikationspolitik i vores koncern.Effektiv og rettidig kommunikation er afgørende ivores dagligdag både internt og eksternt.Vi er en af landets største arbejdspladser med cirka27.000 ansatte og cirka 60.000 frivillige fordelt overstore dele af landet og i mange af verdens brændpunkter.Det stiller nogle særlige krav til den måde,vi kommunikerer med hinanden på. Effektiv internkommunikation er især nødvendig i en tid med storeorganisationsforandringer for at undgå usikkerhedog utryghed.Opgaverne inden for Forsvarsministeriets koncernspænder vidt og berører mange menneskers dagligdag.Derfor har mange interesse i vores arbejde. Detgiver stor bevågenhed i offentligheden og pressen.Opmærksomheden er i de senere år blevet større,blandt andet på grund af Forsvarsministeriets stadigtstigende internationale engagement.Vi har derfor selv et stort ansvar for og pligt til atfortælle danskerne, at vi løser en central opgavefor samfundet - vi arbejder for fred og sikkerhedherhjemme og i udlandet. Skatteborgerne skal medandre ord vide, hvilken service vi leverer for de cirka20 mia. kr., der er tildelt vores område på finanslovenhvert år.Kommunikation har været på dagsordenen i de senereår. Vi er blevet betydeligt bedre. En fælles kommunikationspolitiker et godt redskab til, at vi kanblive endnu bedre til at kommunikere internt og eksternt,både i de enkelte myndigheder og på tværsaf koncernen. Jeg vil fremover uddele en kommunikationspristil enheder, der har gjort en markantforskel for kommunikationen internt eller eksternt.Søren GadeForsvarsministerForsvarsminister Søren Gade3

1En fællespolitik for kommunikationI Forsvarsministeriets koncern arbejder vi for fredog sikkerhed herhjemme og i udlandet. Voresopgaver spænder lige fra danske soldaters deltagelsei internationale opgaver til at sikre danskterritorium på landjorden, i luften og på havet. Vibidrager til at sikre samfundets robusthed over forulykker og katastrofer - skabt af for eksempel terror,storm eller strømsvigt. Vi arbejder også medsejladssikkerhed, miljøovervågning, forureningsbekæmpelseog redningstjeneste.Opgaverne påvirker sikkerheden og hverdagen forbåde medarbejdere og befolkningen i Danmark ogi de lande, hvor der udføres internationale opgaver.Det kræver en stærk opgaveløsning – herunderat sikre en effektiv kommunikation over for omverdenensamt inden for og mellem koncernensmyndigheder.Derfor har vi en fælles politik for, hvordan vi ønskerat kommunikere i hver enkelt myndighed, mellemmyndighederne og med omverdenen. Politikkensikrer på en gang koordination og mangfoldighedpå tværs af koncernen.VisionForsvarsministeriet skal som koncern udvikle sigtil at være en effektivt kommunikerende enhed påalle niveauer. Vi sikrer, at vores medarbejdere ogomverdenen har et godt kendskab til og forståelsefor vores mål, opgaver og resultater.Ekstern kommunikation: Omverdenen kan forventeen klar, hurtig og åben kommunikation inden forkoncernens virkefelt.Intern kommunikation: Både medarbejdere ogmyndigheder i koncernen skal deltage i en klar,hurtig og åben kommunikation.MissionKommunikationspolitikken har til formål at sikreen klar og fælles forståelse for målet med voreskommunikation. Kommunikation er et redskabtil at skabe kendskab til og forståelse for voresarbejde. Vi skal løbende udvikle og styrke kommunikationeninternt i organisationen og medomverdenen. Formidling og dialog skal være ennaturlig del af alle chefers og medarbejdereshverdag.Vi vil være anerkendt for at have en aktiv dialogpå tværs af ministerområdet og med omverdenen.Vi vil skabe dynamisk webkommunikation og effektivkrisekommunikation. Vi vil styrke en fællesidentitet i vores koncern ved at skabe bedresammenhæng og koordination i vores decentraleorganisation.Politikken bliver revideret i 2007.4

Principper for god kommunikationDe grundlæggende principper rummer koncernens holdning til, hvordan viønsker at kommunikere.123456Vi har en aktiv dialogVi skaber engagement, arbejdsglæde og ansvarlighed med en god intern og eksterndialog. Vi ønsker at kommunikere med medarbejderne først - især om beslutninger,der vedrører dem. Vi deler vores viden og opsøger den viden, andre stiller til rådighed,for at skabe bedre resultater.Vi er åbneVi er tilgængelige - med respekt for de særlige hensyn, der gælder for offentligemyndigheder og i særdeleshed for forsvaret. Vi viser vilje og evne til at kommunikere– også i situationer, hvor omverdenen efterspørger informationer, der ikkeumiddelbart er til vores fordel.Vi er offensiveVi tager initiativ og er selv med til at sætte dagsordenen både internt og eksternt.Vi er årvågne og forebygger rygte- og mytedannelser. Vi følger op på misforståelserog giver vores version af sagen.Vi er troværdigeVores troværdighed er afgørende for medarbejdernes og omverdenens tillid tilos. Der er derfor sammenhæng mellem ord og handling. Og vi formidler korrektog rettidigt.Vi er til at forståVi kommunikerer, så det er til at forstå for andre end os selv. Det er vores ansvar,at andre kan forstå vores budskaber. Derfor bruger vi et klart, præcist ogkorrekt sprog.Kommunikation er en integreret del af opgaveløsningenVores kommunikation har altid et formål. Kommunikation skal tænkes tidligt ind iforbindelse med arbejdet med for eksempel nye lovforslag, projekter og opgaver. Viovervejer hvorfor, hvad, med hvem, hvordan og hvornår, vi kommunikerer.5

Alle har et medansvarAlle myndigheder har ansvar for, at kommunikationeninden for deres myndighedsområde lever optil kravene i kommunikationspolitikken. Ansvaretfor kommunikation følger ansvaret for opgaven.Kommunikation er ikke kun et ansvar for ledereog kommunikationsspecialister. Alle medarbejderehar et medansvar for kommunikation. Ledendemedarbejdere har et særligt ansvar for at skabeeffektiv intern og ekstern kommunikation og for atvise vejen med det gode eksempel.Vores målgrupperForsvarsministeriets koncern løser mange forskelligeopgaver. Derfor er der også stor forskel på,hvem den enkelte myndighed kommunikerer med.Princippet er, at vi kommunikerer, så det er til atforstå for andre end os selv. Kommunikationenskal derfor målrettes til målgruppen.Prioritering af og relationen til de forskellige målgrupperer forskellig fra myndighed til myndighedog kan fastlægges yderligere af de enkelte myndighederi de decentrale kommunikationsstrategier.Her er nævnt nogle af de målgrupper, vi har fælles:Fælles målgrupper:BorgereFolkevalgtePressenMedarbejdereKommende medarbejdereFamilier til medarbejdereOpinionsdannereAndre offentlige myndighederUdenlandske samarbejdspartnereUddannelse og udviklingBåde interne og eksterne samarbejdspartnere stillerkrav til vores evne til dialog og kommunikation.Derfor skal vi løbende forbedre den interneog eksterne kommunikation. Det kræver træning,efteruddannelse og i den forbindelse også mod tilat afprøve nye måder at kommunikere på.6

Måling og opfølgningKommunikation kan og bør måles. Målinger giver oset indblik i, hvor effektiv vores kommunikation er. Viskal dokumentere, hvor langt dels den enkelte myndighedog dels koncernen er kommet med implementeringenaf kommunikationspolitikken. Målingog opfølgning er således afgørende for politikkensreelle implementering, succes og videre udvikling.Som hovedregel bør man lave måling eller evalueringaf specifikke kommunikationsaktiviteter.Målinger kan være ressourcekrævende, men selvmed et stramt budget vil der ofte være mulighedfor mindre målinger og evalueringer. Det er bedreat måle i det små, hvor det ’kun’ koster arbejdstidfrem for slet ikke at måle.Måling og opfølgning af kommunikation kan indgåi styringsrelationerne mellem departementet og deunderliggende myndigheder.OpbygningKommunikationspolitikken: er delt i to. Den førstedel udstikker de overordnede rammer og principperfor effektiv kommunikation. I den anden del ervisionen og principperne udmøntet i en række strategiskudvalgte fokusområder. Det er de områder, vivil sætte særligt fokus på i 2006 og 2007. For hvertfokusområde angiver vi først koncernens holdningtil god kommunikation. Herefter er der opstillet målfor, hvordan vi kan omsætte holdningen i praksis.Kommunikationspolitikkens fokusområder er:Intern kommunikationSamarbejde med eksterne medierKrisekommunikationInternetHandlingsplanen: beskriver de aktiviteter, Forsvarsministerietog de underliggende myndighederi fællesskab eller hver for sig sætter i gangi de kommende år for at realisere visionen forkommunikationspolitikken. Prioritering, ansvar ogtidsplan for aktiviteterne fremgår af handlingsplanenfor kommunikation 2006 -2007.Der bliver løbende udarbejdet vejledninger med’best practices’ for kommunikation. Vejledningernebliver offentliggjort på det koncernfælles intranet(KFI) og på myndighedernes egne intranet.7

Hvem er omfattetKommunikationspolitikken gælder for alle myndighederunder Forsvarsministeriet. Den udgør dermedet fælles grundlag for kommunikationen – også forde politikker og strategier, der fastlægges decentralti de enkelte myndigheder.I dele af Forsvarsministeriets koncern - for eksempelForsvarets Efterretningstjeneste, de indsatte enheder– herunder specialoperationsstyrkerne og ForsvaretsAuditørkorps – er kommunikationen i vissetilfælde begrænset af de grundlæggende hensyntil funktionsvilkår, personalets sikkerhed og samarbejdspartnerei ind- og udland. Der er naturligvisogså hensyn til personsager, kommercielt fortroligeforhold og igangværende operationer.Forsvarsministeriet skal som koncern udvikle sig til at være en effektivt kommunikerende enhed på alle niveauer8

Kommunikationspolitikkens strategiske fokusområder er:Intern kommunikationSamarbejde med eksterne medierKrisekommunikationInternet9

2FokusområdeIntern kommunikationHoldningForsvarsministeriets mange myndigheder, forskelligartedeopgaver og forskellige medarbejdergrupperkræver fokus på koordination. Den interne kommunikationskal styrke samarbejde og videndeling omblandt andet fælles mål, så koncernen fremstår somen helhed. En velfungerende intern kommunikationøger engagement, arbejdsglæde, omstillingsparathedog ansvarlighed blandt medarbejderne i koncernen.Den interne kommunikation sikrer, at myndighederog medarbejdere har viden til internt og eksternt atagere og tage medansvar for opgaveløsningen. Deninterne kommunikation er således forudsætningenfor en effektiv opgaveløsning. Samtidig danner dengrundlag for den eksterne kommunikation. Medarbejderneer ’ambassadører’ for koncernen og bidragergennem kontakten til omverdenen til eksterntat skabe et godt kendskab til og forståelse for voresopgaver og resultater.Intern kommunikation er også ledelsesmæssigt etstyringsredskab og derfor et ledelsesansvar lige fraden individuelle samtale og faglige sparring til dengenerelle information fra topledelsen.Intern kommunikation handler om kommunikationeninternt i en myndighed og mellem myndigheder,der indgår i Forsvarsministeriets koncernområde.Det betyder123Vi arbejder med følgende mål for intern kommunikation:Vi kommunikerer rettidigt, klart og forståeligtVi kommunikerer, så det er til at forstå for andre end os selv. Vi kommunikerer målrettet og differentiererindholdet af hensyn til modtageren.Vi gør information tilgængeligInformation om, hvad der sker i koncernen, skal være let tilgængelig for medarbejdere og myndigheder.Alle medarbejdere skal have den nødvendige indsigt i eget sagsområde og være velinformeret inden foreget myndighedsområde.Vi koordinerer vores aktiviteterNår vi skal træffe en beslutning og sætte aktiviteter i værk, skal vi overveje, om andre myndigheder kanbidrage til opgaveløsningen, og om beslutningen har konsekvenser for andre myndigheder.10

Det gør vi1Sådan vil vi nå målene:Vi kommunikerer rettidigt, klart og forståeligt. Det indebærer:Vi arbejder med sprog. Den enkelte myndighed kan udarbejde en sprogpolitik på baggrundaf overordnede koncernfælles retningslinjer for sprogbrug, brug af forkortelser m.m.2Vi anvender illustrationer til at understøtte vores budskaber og skabe overblik over pointerne.Vi gør information tilgængelig. Det indebærer:Vi har behov for på sigt at etablere et koncernfælles net - som supplement til myndighedernesegne net, hvor vi kan dele koncernfælles viden og informationer.Myndighederne sikrer, at relevant information er tilgængelig der.Vi sørger for, at medarbejdere, der ikke har adgang til det elektroniske netværk i dagligdagen,tilgodeses på anden måde. Myndighederne må vurdere, hvilke kanaler der i det konkrete tilfældebør anvendes.Vi anvender klassifikationer med omtanke, da de vanskeliggør informationsudveksling mellemmyndigheder og medarbejdere.3Vi anfører en kontaktperson i mails, breve, annoncer, intranet mv., så det er let for modtagerenat kontakte os.Vi koordinerer vores aktiviteter. Det indebærer:Vi sikrer kendskab til myndighedernes mål og beslutninger på tværs af koncernen.Vi sikrer, at koncernens og myndighedernes interne kommunikation indgår i forskellige målinger.Vi udgiver en årlig pjece til internt brug. Den skal give et hurtigt overblik over de enkelte myndighedersopgaver. Pjecen er tilgængelig på myndighedernes intranet.11

AnsvarForsvarsministeriet sikrer, at de konkrete koncernfællesaktiviteter bliver sat i gang.Ledelsen i den enkelte myndighed har ansvar forat sikre, at den interne kommunikation i myndighedenlever op til principperne i den koncernfælleskommunikationspolitik. Myndighederne kan supplereden fælles kommunikationspolitik med uddybenderetningslinjer.Alle medarbejdere har ansvar for aktivt at dele relevantinformation med hinanden, også på tværs afmyndighederne. Medarbejderne har også pligt tilat opsøge relevant information i opgaveløsningen.Både medarbejdere og myndigheder i koncernen skal deltage i en klar, hurtig og åben kommunikation12

3FokusområdeSamarbejde med eksterne medierHoldningDer er en naturlig interesse i samfundet for Forsvarsministerietsvirkefelt. Vi er samtidig en af Danmarksstørste arbejdspladser med mange frivilligetilknyttet vores organisation. Det betyder, at vi haren særlig pligt til at informere om vores arbejde.Medierne er en vigtig kilde til formidling af viden omvores aktiviteter til både politikere, borgere, medarbejdere,ledere og andre interesserede. Mediernesomtale har således stor betydning for borgerneskendskab til vores mål, opgaver og resultater oger også vigtig for vores omdømme i den brede offentlighed.Målet er derfor at få det bedst muligesamarbejde med medierne.Vi ønsker at skabe og udvikle gode relationer tilmedierne, også i de situationer, hvor vi er udsatfor kritik. Vi ønsker således at give journalister debedst mulige betingelser for at formidle stoffet tiloffentligheden.I dele af Forsvarsministeriets koncern er kommunikationeni visse tilfælde begrænset af de grundlæggendehensyn til funktionsvilkår, personaletssikkerhed og samarbejdspartnere i ind- og udland.Der er naturligvis også hensyn til personsager,kommercielt fortrolige forhold og igangværendeoperationer.Det betyder1234Vi arbejder med følgende mål for samarbejdet med eksterne medier:Vi er tilgængeligeTilgængelighed og hurtighed er forudsætninger for et godt samarbejde med medierne. Vi er en offentlig koncern,der gør det let for medierne at få viden og informationer om vores mål, opgaver og resultater. Vi er tilgængelige- med respekt for de særlige hensyn, der gælder for offentlige myndigheder og i særdeleshed for forsvaret.Vi tilbyder medierne rettidige og fyldestgørende oplysningerVi leverer konkret og rettidig information, både når det drejer sig om faktuelle oplysninger, baggrundsinformationer,udtalelser, aktindsigt mv. Vi tager også selv initiativ til at holde offentligheden orienteret. Udgangspunkteter naturligvis ikke blot, hvad vi gerne vil fortælle, men også de emner, omverdenen interesser sig for.Vi prioriterer samarbejdet med medierne som en ledelsesopgaveLedelsen sikrer, at samarbejdet med medierne er en prioriteret opgave i det daglige arbejde. Det skalske i samarbejde med de presseansvarlige. Som chef tegner man sin enhed udadtil over for pressen.Vi koordinerer pressearbejdet interntVi informerer og koordinerer internt om verserende sager for at forberede os på mulige spørgsmål framedierne. For at få et godt beredskab er det nødvendigt, at vi er på forkant med, hvad der aktuelt kaninteressere medierne.13

Det gør vi1Sådan vil vi nå målene:Vi er tilgængelige. Det indebærer:Forsvarsministeriets koncern skal i videst muligt omfang altid være i stand til at kommunikere med ogvia medierne.Når en journalist henvender sig, sørger vi for, at den rette person ringer tilbage til journalisten.Vi svarer hurtigst muligt på spørgsmålet og så vidt muligt inden deadline.2Vi er indstillet på at afkorte kommandovejene, hvis omverdenens krav på information kræver hurtig aktion.Vi tilbyder rettidige og fyldestgørende oplysninger. Det indebærer:Kontakt til pressen bør overvejes ved begyndelsen af nye opgaver og projekter af de medarbejdere,der har ansvaret for at løse opgaven.Vi synliggør ministeriets og myndighedernes generelle holdning til aktuelle sager på koncernens hjemmesiderog i pressemeddelelser.Vi understøtter et højt vidensniveau om virkefeltet for Forsvarsministeriets koncern.Vi stiller gerne baggrundsinformation til rådighed for interesserede medier.3Vi servicerer medier med generel eller specifik interesse i Forsvarsministeriets område.Vi prioriterer samarbejdet med medierne som en ledelsesopgave. Det indebærer:Vi prioriterer også gode kommunikationsevner, når nye ledere skal ansættes eller forfremmes.Ledere kan formidle budskaber, så de fremstår klart og relevant for offentligheden.4Som chef må man gå aktivt ind i håndteringen af konkrete sager. Når der er behov for det, erdet så vidt muligt cheferne, der udtaler sig til medierne.Vi koordinerer pressearbejdet internt. Det indebærer:Et godt samarbejde med medierne forudsætter, at der er en klar arbejds- og ansvarsdeling og klareprocedurer. Medarbejderne skal vide, hvad de skal gøre, hvis de bliver kontaktet af en journalist. Detgælder på tværs af koncernen og i de enkelte myndigheder.Hver enkelt myndighed har internt klare procedurer for pressehåndtering og klar ansvarsfordeling.14

AnsvarForsvarsministeriet varetager al kontakt vedrørendeministeren og om overordnede politiske ogøkonomiske forhold.Det er den enkelte myndigheds øverste chefs ansvarat fastsætte regler for, hvem der på myndighedensvegne svarer på principielle spørgsmål frajournalister.Den medieansvarlige enhed/medarbejder i myndighedernehar ansvaret for sparring og koordineringaf medieaktiviteter i og mellem myndighederne.Som medarbejdere har vi et medansvar for, atkommunikationen virker inden for vores ansvarsområde.Derfor kan man som medarbejder udtalesig faktuelt inden for eget sagsområde – også tilpressen – i henhold til forvaltningsloven og reglerneom tavshedspligt. (Link: Se også JustitsministerietsVejledning om offentligt ansattes ytringsfrihed).Man skal i forbindelse med en henvendelsefra pressen dog altid underrette sin nærmeste chefog den presseansvarlige i egen organisation.Der er tale om en ret til at udtale sig, ikke en pligt.Til gengæld har vi som medarbejdere pligt til athenvise til en person, der vil og kan udtale sig, hvisikke vi selv kan eller vil. Det kan være den nærmestechef. Det er nærmere beskrevet i den koncernfællesvejledning ’Samarbejde med medierne.’Omverdenen kan forvente en klar, hurtig og åben kommunikation15

4FokusområdeKrisekommunikationHoldningNår en hændelse er af uforudset og/eller usædvanligkarakter og må forventes enten at have betydeligpolitisk eller mediemæssig interesse, opstårder ofte et akut behov for kommunikation. Det kanmedføre efterspørgsel af information blandt andetfra offentligheden og medierne i en sådan grad, atkommunikationsopgaven ikke længere kan varetagesaf basisorganisationen alene. Derudover ermedierne en afgørende samarbejdspartner i krisesituationer,da vi blandt andet gennem mediernekan formidle, hvad danskerne skal gøre i den konkretesituation. Vi skal derfor til enhver tid værebedst muligt forberedt på at kunne kommunikerei en krisesituation.Vi kommunikerer i krisesituationer åbent, hurtigtog troværdigt internt såvel som eksternt. Ledelsenmå have fuldt overblik over, hvad der meldes ud tilmedierne. Derfor er det de udpegede talsmændog evt. topledelsen, som udtaler sig.Når en større krise opstår, kan den øvrige kommunikationspolitiksuspenderes, og procedurernefor krisekommunikation træder i kraft.Det betyder123Sådan Vi arbejder vil vi med nå målene: følgende mål for krisekommunikation:Vi er tilgængelige. proaktive Det indebærer:Forsvarsministeriets Vi informerer så meget koncern som muligt skal i - videst så hurtigt muligt som omfang muligt. altid I en være krisesituation i stand til prioriterer at kommunikere vi at levere med løbende ogvia og præcis medierne. information til offentligheden via hjemmesider, pressen mv.Vi er tilgængeligeVi gør det så let som muligt for medier, pårørende med flere at få overblik, viden og informationer om denpågældende krisesituation.Vi prioriterer information af medarbejderneOgså i kriser skal vi sikre, at medarbejderne er vidende og parate til at tage et medansvar for opgaveløsningen.Samtidig bidrager medarbejderne gennem kontakten til omverdenen til at skabearbejdspladsens profil og image.16

Det gør vi1Sådan vil vi nå målene:Vi er proaktive. Det indebærer:Vi frigiver oplysninger positive, såvel som negative, i takt med, at vi selv afdækker fakta omkringden konkrete hændelse.Vi fastlægger strategi, pressepolitik og budskaber for håndtering af den konkrete krise.23I krisesituationer er det primært de udpegede talsmænd og evt. topledelsen, der udtaler sig.De udpegede talsmænd meddeles beføjelser.Vi er tilgængelige. Det indebærer:Vi etablerer et beredskab, så vi hurtigt kan behandle henvendelser fra medier, borgere ogpårørende i kriseperioden.Ledelsen er en del af svarberedskabet.Vi prioriterer information af medarbejderne. Det indebærer:Medarbejderne får før eller senest samtidig med, at medierne orienteres, som minimum densamme information.Eventuelle direkte berørte medarbejdere orienteres først og om muligt mundtligt.17

AnsvarSom udgangspunkt gennemføres Forsvarsministerietskommunikation i en decentral struktur.Krisekommunikation gennemføres som udgangspunktbedst tæt på hændelsen, hvor der er kendskabtil enheden og dens opgaver. Dette principgælder også enheder, der er udsendt i internationaleoperationer.Uanset på hvilket niveau krisen håndteres, vil detmedføre et ønske om en kommentar fra forsvarsministereneller den øverste chef i myndigheden.Denne opgave koordineres mellem pressechefen idepartementet og kommunikationsenheden i denpågældende myndighed.Den enkelte myndighedschef er ansvarlig for, atmedarbejderne modtager den nødvendige uddannelseog tilpasser organisationen, så myndighedenkan håndtere krisekommunikation, eventuelt støttetaf andre myndigheder.I en krisesituation prioriterer vi at levere præcis information til offentligheden18

Fokusområde5 InternetHoldningVores hjemmesider formidler aktuel og opdateretviden og information til borgerne om den enkeltemyndighed og dens opgaver. Internettet er detsamlende medie i ekstern kommunikation, idetpressemeddelelser, nyheder, billeder, video etc. kanpubliceres på nettet.Myndighedernes egne hjemmesider viser og skabersammenhæng mellem koncernens myndigheder ogafspejler samtidig mangfoldigheden i koncernen.Hjemmesiderne fremstår professionelt og er af højkvalitet. Der er sammenhæng mellem visionen ogressourcerne, så en målrettet udvikling af hjemmesidernekan realiseres. Hjemmesiderne bliver udvikleti forhold til brugernes behov og koncernensog den teknologiske udvikling.Vores hjemmesider formidler aktuel og opdateret viden og information til borgerne19

Det betyder12Vi arbejder med følgende mål for krisekommunikation:Vi arbejder mod et ensartet udtryk og opbygning af myndighedernes hjemmesiderDerved skærpes samhørigheden mellem koncernens myndigheder og medarbejdere, og brugernegenkender myndighederne som en del af Forsvarsministeriets myndighedsområde.Vi vil blandt andet arbejde ud fra kriterierne i IT- og Telestyrelsens årlige måling ’Bedst på nettet’Den består af følgende web-konventioner:BrugervenlighedFokus på struktur og formidling, der tager udgangspunkt i brugerens behov.NytteværdiPålideligt og nyttigt indhold i forhold til brugerens behov og hjemmesidens formål.ÅbenhedHjemmesiden er åben og imødekommende over for brugerens behov. Afsendere viser åbent og ærligt,hvem de er, og på hvilket grundlag, der træffes beslutninger, så brugeren kan identificere, hvilkenslags organisation, det handler om.Teknisk tilgængelighedFokus på tilgængelighed på nettet dels for handicappede, dels for folk med andre browsere endInternet Explorer, styresystemer og andre terminaler end pc’er.345Brugernes vurderingTilfredshedsundersøgelser.Vi leverer faktuel og opdateret viden på nettetAlle myndigheder har faktuelle og opdaterede informationer på deres hjemmesideVi sætter brugeren i centrumBrugernes behov og adfærd på hjemmesiderne danner grundlaget for udviklingen. Brugervenlighed sikresved at skabe sammenhæng mellem struktur, design og indhold, hvilket blandt andet sker ved, at der gennemføressystematiske målgruppeanalyser og målinger af brugeradfærd.Vi arbejder for at få flere brugere på vores hjemmesiderVed at arbejde målrettet med brugervenlighed, tilgængelighed, åbenhed og nytteværdi øges antallet afbrugere, så Forsvarsministeriets og de underliggende myndigheders målgrupper hurtigt og effektivt kanindhente faktuel viden og information.20

Det gør viSådan vil vi nå målene:1Vi arbejder mod et ensartet udtryk og opbygning af myndighedernes hjemmesider.Det indebærer:Tilhørsforholdet til koncernen bliver understreget med et fælles grundelement: En myndighed underForsvarsministeriet. Linjen står på forsiden af hjemmesiden. Vi arbejder således mod et ensartet udtrykDer udarbejdes koncernfælles minimumskrav til navigation, linkstruktur og informationsarkitektur.Hermed arbejder vi mod en ensartet opbygning.23Vi vil blandt andet arbejde ud fra kriterierne i IT- og Telestyrelsens årlige måling’Bedst på nettet’. Det indebærer:Bedst på Nettet indgår hvert år som en del af koncernstyringsredskabet ’Klare mål’. Bedst på Nettet eren hjælp og rettesnor til at øge brugervenligheden på myndighedernes hjemmesider.Vi prioriterer information af medarbejderne. Det indebærer:Myndighederne sikrer, at indholdet på hjemmesiden er konkret, seriøst og tilgængeligt, uanset om derer tale om nyheder, fakta, gode historier eller dialog.Der er en klar deling af viden og information mellem Forsvarsministeriet og de underliggendemyndigheder.Forsvarsministeriets hjemmeside er en overordnet indgang til koncernen. Brugerne på www.fmn.dkkan få svar på overordnede politiske problemstillinger direkte på hjemmesiden og kan hurtigt kommevidere til myndighedernes egne hjemmesider.Myndighederne kan i fællesskab udvikle funktioner til for eksempel:Nyhedsbokse med nyheder fra øvrige myndighederIndhold: Nyheder, fakta, gode historier eller dialogService- og selvbetjeningsløsninger - herunder fælles publikationer,nyhedsabonnering, tilmelding til kurser, ledige stillinger mv.21

45Vi sætter brugeren i centrum. Det indebærer:Der udvikles redskaber til at analysere hhv. målgrupper og brugeradfærd på nettet, som tilpassesmyndighedernes behov.Brugervenligheden sikres ved at skabe sammenhæng mellem struktur, design og indhold baseretpå blandt andet systematiske målgruppeanalyser og målinger af brugeradfærd.Vi arbejder for at få flere brugere på vores hjemmesider. Det indebærer:Vi fastlægger, hvem målgrupperne er for vores hjemmesider. Vi målretter løbende hjemmesidernetil brugernes og vores egne behov.Myndighederne følger løbende udviklingen på deres hjemmeside og følger op på, om de ønskederesultater opnås.22

AnsvarForsvarsministeriet har ansvaret for at etablereog lede W-netværket. Det er et netværk for webmastereog portaladministratorer i koncernen.Formålet er at udveksle viden, erfaringer og ideermellem myndighederne på Forsvarsministerietsområde om elektronisk kommunikation. Fokus erprimært webkommunikation og dermed ikke denbagvedliggende teknologi. W-netværket er ogsåfølgegruppe for en række koncernfælles hjemmeside-og intranetprojekter.Myndighedschefen har det overordnede ansvarfor, at myndighedens hjemmesider lever op tilden koncernfælles politik på området, og at deretableres en effektiv web organisation med klareprocedurer og ansvarsfordeling.Myndighederne er selv ansvarlige for udvikling oguddannelse af egne webmedarbejdere og for opbygning,opdatering og drift af egne hjemmesider.Forsvarets Mediecenter kan med tiden udbyde ogkoordinere relevante webkurser i samarbejde medW-netværket.Kommunikation er et redskab til at skabe kendskab og forståelse for vores arbejde23

FotografierForsvarsministerietForsvaretBeredskabsstyrelsenChristian AlsingGrafisk designGoodmorning Technologywww.gmtn.dkPublikationen findes på Forsvarsministerietshjemmeside www.fmn.dk24

Kommunikationspolitikken gælder for alle myndigheder i Forsvarsministeriets koncern.Den er udarbejdet af K-netværket med repræsentanter fra Forsvarsministeriets departement ogunderliggende myndigheder: Forsvarskommandoen, Beredskabsstyrelsen, Hjemmeværnskommandoen,Forsvarets Efterretningstjeneste, Forsvarets Auditørkorps, Farvandsvæsenet, Forsvarets Oplysnings- ogVelfærdstjeneste, Forsvarets Interne Revision og Militærnægteradministrationen.ForsvarsministerietHolmens Kanal 421060 København KTlf.: 33 92 33 20Fax: 33 32 06 55Mail: fmn@fmn.dkWeb: www.fmn.dk