Guide til Outlook 2007

asb.dk

Guide til Outlook 2007

IKT - Advanced Multimedia Group

Guide til Outlook 2007

September 2009

DIB, NEK & WAG


IKT - Advanced Multimedia Group

September 2009

DIB, NEK & WAG

Indholdsfortegnelse

Kom godt i gang med Outlook 2007 .......................................................................................................... 1

E-mails .................................................................................................................................................................... 2

Mappestruktur ..................................................................................................................................................................... 2

Reading Pane ..................................................................................................................................................................... 3

Out-of-Office ....................................................................................................................................................................... 3

Signatur ................................................................................................................................................................................... 4

Arkivering ............................................................................................................................................................................... 5

Autoarkivering .................................................................................................................................................................... 6

Åbent Arkiv ........................................................................................................................................................................... 7

Spam ........................................................................................................................................................................................ 8

Organisering af E-mail ved hjælp af Regler ................................................................................................... 9

Organisering ved hjælp af Søgemapper ........................................................................................................ 11

RSS-Feeds ........................................................................................................................................................................... 12

Kalenderen ........................................................................................................................................................ 14

Deling af Kalender ........................................................................................................................................................ 14

Åben delt Kalender ...................................................................................................................................................... 15

Mødeindkaldelse ........................................................................................................................................................... 16

Opdatering af en Event ............................................................................................................................................. 17

Flere Kalendere .............................................................................................................................................................. 17

Publiceringstid ................................................................................................................................................................. 17

Tid tilgængelig i Kalenderen .................................................................................................................................. 18

Tilføjelse af Helligdage i Kalender ...................................................................................................................... 19

Kontakter ............................................................................................................................................................ 19

Tilføj Kontakter ................................................................................................................................................................. 19

Visning af Kontaktpersoner ...................................................................................................................................... 21

Importer Kontakter ........................................................................................................................................................ 21

Global Adresseliste ....................................................................................................................................................... 23

Søg i Kontaktpersoner ................................................................................................................................................. 23

Noter ..................................................................................................................................................................... 24

Ny Note ................................................................................................................................................................................ 24

Visning af Noter ............................................................................................................................................................... 24

Kategorisering .................................................................................................................................................................. 24

Søg i Noter .......................................................................................................................................................................... 24


IKT - Advanced Multimedia Group

September 2009

DIB, NEK & WAG

Opgaver .............................................................................................................................................................. 25

Oprettelse af Opgaver ............................................................................................................................................... 25

Follow-up ............................................................................................................................................................................ 27

Søgning i Opgaver og Follow-up ........................................................................................................................ 27

Tilpasning af Outlook ..................................................................................................................................... 28

Kalender og To-do-Bar .............................................................................................................................................. 28

Kategorier ........................................................................................................................................................................... 28

Flytning af Elementer .................................................................................................................................................. 28

Indstillinger ......................................................................................................................................................... 29


Kom godt i gang med Outlook 2007

Side 1 af 29

IKT - Advanced Multimedia Group

September 2009

DIB, NEK & WAG

Outlook 2007 er grafisk set væsentligt forbedret i forhold til Outlook 2003. Det er derfor sandsynligt, at du

hurtigt vil blive glad for at anvende Outlook 2007, selvom det måske vil virke en lille smule fremmed de

første par dage på kontoret.

I modsætning til f. eks Word og Excel er menuen fra Office 2003 bevaret i Outlook 2007. Der er ikke noget

bånd med Office‐knap i de forskellige menuer som du kan se på billedet nedenfor.

Nederst til venstre kan den ønskede menu vælges. Genvejen til at navigere rundt mellem de forskellige

arbejdsområder (f.eks. mail eller kalender) er hhv. Ctrl+1 og Ctrl+2. Men ellers kan du også bare klikke på

den ønskede menu.

På knappen New kan diverse nye elementer oprettes:


E-mails

Side 2 af 29

IKT - Advanced Multimedia Group

September 2009

DIB, NEK & WAG

Oprettes en ny e‐mail ser det lidt anderledes ud end i Outlook 2003. Særligt bemærkes det, at her er

båndet og Office‐knappen integreret. I båndet findes diverse funktioner, og det anbefales, at du bruger tid

på lige at se dem igennem. Ved at holde markøren over funktionerne fremkommer en lille beskrivelse af de

forskellige funktioner.

En ny funktionalitet i Outlook 2007 er, at tekst‐editoren næsten fungerer på samme måde som i Word

2007. Det er derved blevet lettere at lave flot opsatte e‐mails. Samtidig kan funktioner som Attach File og

Signature let tilgås direkte fra fanebladet Message i båndet.

Det røde flag i menuen på billedet ovenfor giver adgang til at oprette en opgave i Tasks direkte fra mailen.

Dette kan hjælpe til, at man ikke glemmer at følge op på en vigtig e‐mail midt i en travl hverdag.

Mappestruktur

Mappestrukturen i Outlook 2007 har ikke forandret sig væsentligt.

Ligesom i Outlook 2003 findes den øverst til venstre og fungerer

som træstruktur. Selve struktureringen af mapper er nem at gå til.

Der kan oprettes flere mapper i indbakken, og undermapperne

kan hjælpe til med at holde styr på de mange e‐mails. Mapper

tilføjes ved at højre‐klikke på den mappe, som den nye mappe

ønskes under. Herefter beder Outlook om, at den nye mappe

navnegives.


Reading Pane

Reading pane giver mulighed for, at en e‐mails indhold kan

ses i et panel uden, at e‐mailen behøver åbnes. Ønskes det

at placere panelet et andet sted, eller helt fjerne det, kan

dette gøres via knappen View � Reading Pane �

Right/Bottom/Off.

Der er også mulighed for yderligere at tilpasse vinduets

størrelse. Dette gøres blot ved at placere musen mellem de

paneler, man ønsker at tilpasse. Herefter tilpasses

panelernes

funktionen.

størrelse ved at anvende træk‐og‐slip

Out-of-Office

Side 3 af 29

IKT - Advanced Multimedia Group

September 2009

DIB, NEK & WAG

Out‐of‐office‐assistenten er en funktion, der svarer automatisk på dine e‐mails når du ikke selv kan.

Funktionen findes ved at trykke på knappen tools � Out of Office Assistant.

Assistenten aktiveres ved at vælge I am curently Out of the Office og deaktiveres igen ved at vælge I am

curently In the Office. I øvrigt vil der komme en boble frem i nederste højre hjørne, hver gang Outlook 2007

åbnes for at minde om, at Out‐of‐office‐assistenten er aktiveret.

Det automatiske svar der ønskes sendt til modtageren angives under AutoReply... Et eksempel på hvordan

sådan et autosvar kan udformes er angivet i figuren overfor.


Signatur

Side 4 af 29

IKT - Advanced Multimedia Group

September 2009

DIB, NEK & WAG

I Outlook er der mulighed for at opsætte en signatur, der kan anvendes som standardsignatur; dvs. hver

gang, der sendes en e‐mail vil den være forsynet med en personlig signatur. Signaturen opstilles ved at gå

ind i menupunktet Tools � Options.

Dialogboksen Options fremkommer nu. Vælg 3. fane Mail Format:

Klik her på knappen Signatures…

Klik her på knappen New

Giv din signatur et

navn, fx ASB new logo:


Den personlige signatur kan derefter opstilles efter ønske i editeringsfeltet.

Side 5 af 29

IKT - Advanced Multimedia Group

September 2009

DIB, NEK & WAG

Hvis det ønskes at gøre signaturen til standardsignatur, (dvs. at signaturen automatik bliver tilføjet i alle de

e‐mails, der skrives) gøres dette ved at vælge signaturen ASB new logo i menuen New messages. Denne

indstilling finder du oppe i højre hjørne af det vindue, du nu er i.

Du kan også vælge signaturen til Replies/forwards. (Dette er dit eget valg – og du kan altid gå tilbage og

ændre det senere).

Klik OK to gange og du er herefter klar til at afprøve din nye signatur ved at oprette en ny e‐mail.

Der henvis endvidere til en mere detaljeret manual over hvordan ASB‐Signaturen opstilles på

http://helpdesk.asb.dk/

Arkivering

Det kan være nødvendigt at arkiverer e‐mails på

grund af pladsmangel. Dette gøres ved at gå ind

på menupunktet File � Archive.

Dialogboksen Archive (som vist i figuren til

højre) fremkommer, og det kan nu vælges

hvilke mapper og evt. undermapper, der skal

arkiveres.

Det kan yderligere vælges, hvor langt tilbage

Outlook skal arkivere. Som standard er dette sat

til tre måneder.

Til sidst er der mulighed for at vælge Position og

Filename på det, der skal arkiveres.


Autoarkivering

Side 6 af 29

IKT - Advanced Multimedia Group

I Outlook er der også muligt at indstille programmet til selv at foretage arkiveringen automatisk.

Aktiveringen af dette findes under menupunktet Tools � Options.

Dialogboksen Options fremkommer nu. Vælg 3. fane Other:

Klik her på knappen AutoArchive…

September 2009

DIB, NEK & WAG


Dialogboksen AutoArchive frem‐

kommer nu. I denne kan autoarkivering

opstilles som det ønskes. Figuren til

højre viser de indstillinger, der er sat

som standard af Outlook 2007.

Endvidere kan der vælges om gamle

emner skal flyttes til en bestemt

mappe, eller om de permanent skal

slettes.

Side 7 af 29

IKT - Advanced Multimedia Group

September 2009

DIB, NEK & WAG

Åbent Arkiv

For at åbne et arkiv der er gemt som en separat fil, åbnes dialogen Data File Management fra menuen File.


Dialogboksen Account Settings fremkommer nu. Vælg 2. fane Data Files:

Side 8 af 29

IKT - Advanced Multimedia Group

September 2009

DIB, NEK & WAG

Klik Add under fanebladet Data Files, vælg hvilken type arkiv der er tale om, og find derefter arkivfilen.

Arkivet lægger sig herefter som en mappe i træstrukturen.

Spam

De e‐mails, som Outlook mener er junk eller spam flyttes automatisk til mappen Junk E‐mail/Uønsket Mail.

Det centrale ASB‐spamfilter fanger meget spam, som aldrig når frem. Alligevel sker det til tider (og for nogle

mere end andre), at noget ryger igennem. Outlook har indbygget et junk/spam‐filter, som flytter spam til

mappen Junk E‐mail i træstrukturen.

Tjek jævnligt denne mappes indhold for at sikre, at intet vigtigt går tabt.

Niveauet for sortering af

spam kan indstilles ved

at højreklikke på en

hvilken som helst e‐

mail, vælge Junk E‐mail

og vælge Junk E‐mail

Options.

Det er også muligt at

højreklikke på en e‐mail

og under menuen Junk

E‐mail blokere eller

acceptere for valgte

afsender eller domæne.


Organisering af E-mail ved hjælp af Regler

Side 9 af 29

IKT - Advanced Multimedia Group

September 2009

DIB, NEK & WAG

Outlook kan sættes op til automatisk at organisere indgående mails fra personer eller grupper ind i

bestemte mapper eller undermapper. Til at sætte organiseringen op skal der opsættes regler. Dette gøres

igennem menuen Tools � Rules and alerts.

Dialogboksen Rules and Alerts fremkommer nu. Vælg New Rule under det første faneblad E‐mail Rules.


Side 10 af 29

IKT - Advanced Multimedia Group

September 2009

DIB, NEK & WAG

Dialogboksen Rules Wizard fremkommer nu. Under Step 1: Select a template or from a blank rule er der

blandt andet mulighed for at flytte e‐mails fra en bestemt person til en bestemt mappe. Move messages

from someone to a folder markeres med musen.

I samme dialogboks under Step 2: Edit the rule description klikkes der på people or distribution list.

Dialogboksen Rule Address springer op og indeholder det aktuelle adressekartotek, hvor den ønskede

person, gruppe eller organisation kan udvælges.

Herefter klikkes på specified som findes lige under people or distribution list. Dialogboksen Rules and Alerts

springer op. Her vælges den ønskede mappe man vil anvende til opbevaring af de før udvalgte personer

eller grupper fra adressekartoteket.

Til sidst trykkes på knappen udfør for, at reglen kan træde i kræft.

Som eksempel kan følgende regel vises. Denne indebærer, at beskeder der kommer fra gruppen ”ikt amg” bliver

automatisk lagt ind i mappen ”Interne Kurser”

Den nye regel træder først i kræft fra det øjeblik, der trykkes på knappen udfør. Hvis det ønskes, at reglen

skal køres på e‐mails, der allerede ligger i indbakken, kan dette gøres i dialogboksen Rules and Alerts (Som


Side 11 af 29

IKT - Advanced Multimedia Group

September 2009

DIB, NEK & WAG

tidligere nævnt ligger denne i menuen Tools � Rules and alerts) ved at trykke på ”Run Rules Now...” (For

vejledning se forrige side).

I samme dialogboks er det muligt at aktivere eller deaktivere, ændre eller helt slette regler, som man ikke

vil anvende længere.

Organisering ved hjælp af Søgemapper

Søgemapper kan være endnu et trin hen imod en optimal organisering af e‐mails. Søgemapper kan fx

oprettes til at vise alle ikke‐læste e‐mails eller til at oprette en søgemappe, der viser alle e‐mails, som har

vedhæftede filer. Der er mange muligheder.

For at oprette en søgemappen højre‐klikkes der på mappen ”Search Folder” og ”New Search Folder...”

vælges.

Dialogboksen New Search Folder fremkommer nu. I dette eksempel vælges det at opsætte en søgemappe,

som skal vise alle ikke‐læste e‐mails. Dette gøres ved at markere Unread mail og herefter trykkes OK.

Nu ses den nye mappe i træstrukturen.


Side 12 af 29

IKT - Advanced Multimedia Group

September 2009

DIB, NEK & WAG

Det er vigtigt at understrege, at e‐mails ikke flyttes til de oprettede mapper; der er udelukkende tale om

søgning som opdateres.

RSS-Feeds

RSS‐feeds er ”beskeder”, der udsendes automatisk fra en lang række kilder. De fleste nyhedssider, blogs

m.v. tilbyder RSS‐feeds, og med funktionen i Outlook modtager brugeren automatisk besked, når der er nyt

fra en nyhedskilde, blog, m.v. såfremt denne er tilmeldt.

Dette gøres under menuen File � Data File Management. (Eller ved at højre‐klikke på mappen RSS‐kilder i

træstrukturen og vælge Add a new RSS feed.)

Dialogboksen Account Settings fremkommer nu. Vælg New under 3. fane RSS Feeds.


Her angives den såkaldte RSS‐kilde.

Side 13 af 29

IKT - Advanced Multimedia Group

September 2009

DIB, NEK & WAG

Herefter klikkes på Add for at tilføje stien til feed’et. Her kræves det dog, at man faktisk kender den

adresse, hvorfra udbyderen sender feeds.

For at finde adressen til feed’et, skal man gå til udbyderens hjemmeside.

Eksempel:

Åbn Internet Explorer og gå til www.dr.dk – vælg Nyheder og evt. en specifik nyhedskategori. Klik på RSS‐

ikonet på værktøjslinjen . Her ses det rå feed fra pågældende nyhedskategori. Kopier linket fra

adresselinjen, og kopier det ind i Add‐boksen under RSS feeds i Data file management. Nu hentes de

seneste feeds ind. Nyheder vil tikke ind og blive gjort opmærksom på af Outlook ligesom andre e‐mails – de

læses fra RSS Feeds‐mappen i træstrukturen.

Når et feed tilføjes, modtages rigtig mange nyheder, som figurerer som ulæst post. Højreklik på feed‐

mappen og vælg Mark all as read for at løse dette problem.


Kalenderen

Side 14 af 29

IKT - Advanced Multimedia Group

September 2009

DIB, NEK & WAG

Oprettes en aftale i kalenderen fremkommer nedenstående bånd og editor. Funktionerne er meget som de

kendes fra Outlook 2003 – blot meget mere visuelt tilgængelige.

Deling af Kalender

Det er muligt for dig at give andre tilladelse til at se din kalender. For at dele en kalender med andre skal

der ændres på nogle indstillinger;

Gå ind i din kalender ved at skifte over på kalenderen i nederste venstre hjørne, som vist nedenfor.

Når du er inde i kalenderen skal du tjekke, at der er sat et flueben i kalender under My Calendars.


Side 15 af 29

IKT - Advanced Multimedia Group

September 2009

DIB, NEK & WAG

Når fluebenet er sat, så højre‐klik på Kalender og vælge Change Sharing Permissions som vist nedenfor.

Et vindue kommer frem. Klik på Add for at tilføje en person eller en gruppe fra Exchange‐kartoteket. Find

den eller de personer du søger og klik OK, samt Apply.

Nu har du delt din kalender med andre!

Åben delt Kalender

Hvis man har rettigheder til at se en kalender, kan denne åbnes ved at klikke på linket Open a shared

calendar, som findes under Other Calendars i venstre side.


Side 16 af 29

IKT - Advanced Multimedia Group

September 2009

DIB, NEK & WAG

Indtast navn eller brugernavn på den person hvis kalender, det ønskes at se og klik OK. Herefter kan de to

kalendere ses ved siden af hinanden.

Mødeindkaldelse

Du kan indkalde dig selv og dine kolleger til et møde gennem Outlook‐kalenderen.

Når du er i kalenderen som ovenfor, kan du sende en mødeindkaldelse ved at klikke på New og vælge

Meeting Request. Et nyt vindue vil herefter komme frem.

I vinduet tilføjer du mødedeltagerne ved at indtaste deres e‐mail eller brugernavn i feltet To, som vist

nedenfor.

Herefter trykker du på knappen Scheduling. Ved tryk på knappen fremkommer en oversigt over,

hvornår du selv har huller i kalenderen. Hvis du skal arrangere et møde og gerne vil se, hvornår dine

kolleger har tid, så skal du tilføje dem på listen over mødedeltager som vist nedenfor.

Resten af mødeindkaldelsen udfyldes efter behov og til sidst trykkes på Send.


Opdatering af en Event

Side 17 af 29

IKT - Advanced Multimedia Group

September 2009

DIB, NEK & WAG

Når du fx har lavet en mødeindkaldelse, vil den fremgå som en event i din kalender. Efter at have oprettet

en event i kalenderen kan der redigeres i den, hvis der er behov for dette.

Find den pågældende event i kalenderen og dobbelt‐klik på den, så mødeindkaldelsen igen kommer frem.

Lave ændringerne og send indkaldelsen ud igen. Sig ja til at sende opdateringen ud til de andre deltagere.

Flere Kalendere

Det er muligt at have flere kalendere fremvist samtidig, så de ligger ”oven på hinanden”. Gå ind i

kalenderen og klik på den lille pil på kalenderens fane i toppen som vidst nedenfor.

Herefter bør de to kalendere kunne ses ”oven i hinanden”

Publiceringstid

Du kan selv angive hvor langt ud i fremtiden, du vil vise din kalender til andre. Dette indstilles ved at gå ind

under Tools � Options � Calendar options � Free/Busy options.


Side 18 af 29

IKT - Advanced Multimedia Group

September 2009

DIB, NEK & WAG

Herefter åbner et nyt vindue, hvor du under Publish XX month(s) of my calendar… kan udfylde, hvor mange

måneder frem i tiden du vil have din kalender tilgængelig for andre. Som standard er den sat til to

måneder.

Herefter trykker du OK tre gange for at lukke alle vinduer igen.

Tid tilgængelig i Kalenderen

Under Tools � Options � Calendar options kan du indstille din kalender således, at du ikke er til rådighed

for møder og indkaldelser uden for din normale arbejdsuge. Dette gøres ved at sætte flueben ud for de

dage, hvor du er til rådighed for møder og indkaldelser. Ønsker du fx ikke at få mødeindkaldelser i

weekenden fjernes fluebenet ved lørdag og søndag som vidst nedenfor.


Tilføjelse af Helligdage i Kalender

Side 19 af 29

IKT - Advanced Multimedia Group

September 2009

DIB, NEK & WAG

Det er muligt at sætte andre landes helligdage ind i din kalender. Dette gøres ved at gå ind under Tools �

Options � Calendar options � Add Holidays. I den liste der kommer frem, finder du det land hvis

helligdage, du vil have vist og trykker derefter OK for at lukke alle vinduer.

Kontakter

Outlook 2007 kan organisere kontaktoplysninger; alt fra kolleger, kunder, venner og familie. Personens e‐

mail, navn, adresse, fødselsdato etc. kan tilføjes til den enkelte kontaktperson. Herved er alle oplysninger

omkring den enkelte samlet et sted i Outlook.

Tilføj Kontakter

Kontaktpersoner kan let oprettes fra fx en modtaget e‐mail. Dette gøres ved hjælp af træk‐og‐slip

funktionen. Den modtagne e‐mail trækkes ned i venstremenuen Contacts.

Derefter fremkommer automatisk et vindue, hvori uddybende informationer om kontakten kan udfyldes.


Side 20 af 29

IKT - Advanced Multimedia Group

September 2009

DIB, NEK & WAG

En anden måde at tilføje kontaktpersoner på er blot ved at klikke på Contacts og herefter New oppe i

venstre hjørne af skærmen. Efterfølgende popper nedenstående vindue op.

Alle felter der findes relevante udfyldes, og hvis man har et billede af den pågældende person, kan dette

også tilføjes. Til sidst trykkes Save & Close. Den nye kontaktperson vil herefter være at finde under

Contacts.

Det skal bemærkes, at eftersom en kontaktperson også er et element i Outlook, kan man herfra vælge

Follow up – hvis man eksempelvis skal huske at ringe til en person – eller kategorisere kontaktpersonen. Se

mere om Follow up i afsnittet derom.


Visning af Kontaktpersoner

Side 21 af 29

IKT - Advanced Multimedia Group

September 2009

DIB, NEK & WAG

De gemte kontaktpersoner kan vises på forskellige måder i Outlook. Visningsmåden samt sorteringen af

kontakterne kan ændres efter behov ved hjælp af Current View rammen, som er placeret til venstre.

Importer Kontakter

I nogle tilfælde kan det være, at en kontaktperson ikke behøves at

blive tastet ind helt fra bunden af. Der er meget normalt at sende et

såkaldt vCard ud. vCard hedder netop den filtype som anvendes til at

gemme kontaktpersoner med.

Det vil nu blive vidst hvordan sådan et vCard importeres ind i

Outlook.

Først åbnes menuen File � Import and Export.


Side 22 af 29

IKT - Advanced Multimedia Group

September 2009

DIB, NEK & WAG

Dialogboksen Import and Export Wizard fremkommer nu. Vælg nr. fire fra oven Import an iCalendar (.ics) or

vCalendar file (.vcs) og tryk next.

Efterfølgende kommer en Outlook browser op, hvor kontaktpersonens vCard markeres. Tryk herefter Open.

Kontaktpersonen vil herefter være til at finde under Contacts i Outlook.

Hint:

Træk‐og‐slip funktionen kan selvfølgelig også anvendes ved blot at trække og slippe vCard filen ind i

Contacts.


Global Adresseliste

Side 23 af 29

IKT - Advanced Multimedia Group

September 2009

DIB, NEK & WAG

Den globale adresseliste er tilknyttet Exchange‐serveren og indeholder samtlige ansatte på ASB som har en

e‐mail adresse.

Den globale adresseliste tilgås ved at skrive en ny e‐mail, og klikke på To…

Dialogboksen Select Names: Global Address List fremkommer nu. Herfra højre‐klikkes på en person og

denne tilføjes til den personlige kontaktliste.

Der kan herefter drages nytte af de forskellige kategoriseringer, follow‐ups, m.v.. som findes i Outlook.

Søg i Kontaktpersoner

Med tiden kan det være, at man har tilføjet mange kontaktpersoner. Derfor kan det blive nyttigt hurtigt og

nemt at kunne finde frem til den ønskede kontaktpersons oplysninger. Outlook har to smarte søgefelter.

Det ene er lokaliseret under Contacts øverst til højre.

Det andet er til at finde lige under menulinjen. Positionen afhænger dog af, hvor man befinder sig i

Outlook.


Noter

Side 24 af 29

IKT - Advanced Multimedia Group

September 2009

DIB, NEK & WAG

Du kan lave noter i Outlook, hvis du lige har brug for at nedskrive en huskeseddel. Gå ind i Notes ved at

klikke på menuen i nederste venstre hjørne som vidst nedenfor.

Ny Note

Når du er inde i Notes, kan du lave en ny note ved at trykke New � Note eller ved blot at dobbelt‐klikke på

det hvide felt i midten. En gul boks vil åben sig, hvori du kan skrive din note. Når du er færdig med at skrive

det, du skal huske, trykker du bare på det hvide område i midten, og noten gemmes og kan nu ses i det

hvide felt.

Visning af Noter

Når du vil læse en note, går du ind i menuen Notes som vidst ovenfor og dobbelt‐klikker på den note, du vil

læse. Når noten er åben, kan du redigere i den eller slette den ved at trykke på krydset i øverste højre

hjørne af noten. Skal noten ikke slettes men blot lukkes igen, så klik på det store hvide område, så vil noten

igen lukke sig.

Kategorisering

Du kan kategorisere dine noter efter farver for bedre at kunne skelne imellem dem. Marker en eller flere

noter, som skal have samme farvekategori og tryk på knappen til kategorisering

den farve og kategori, som noterne skal have.

Vælg herefter

For at ændre kategorinavne og farver se under afsnittet Tilpasning af Outlook.

Søg i Noter

Du kan søge i dine noter ved at indtaste et søgeord i feltet Search Noter.


Opgaver

Side 25 af 29

IKT - Advanced Multimedia Group

September 2009

DIB, NEK & WAG

I menuen Tasks kan du oprette opgaver. Du kan selv angive, hvornår disse opgaver skal være færdige. Hvis

en deadline overskrides bliver opgaven rød. Du kan fx også tildele andre opgaver, hvis du er teamleder og

gerne vil anvende Outlook til at uddelegere arbejdsopgaver. Hvis du dobbelt‐klikker på en oprettet opgave

åbnes opgaven som en selvstændig side, hvor uddybende data kan indtastes.

Oprettelse af Opgaver

Det er muligt at oprette opgaver i Outlook. For at kunne dette, kræver det, at du går ind i den del af

Outlook, som hedder tasks. Du finder tasks i nederste venstre hjørne, som vidst nedenfor.

Der findes to slags elementer, som kan gå ind under kategorien Opgaver.

‐ Opgaver: bliver oprettet direkte i Outlook

‐ Follow‐up: bliver lavet ud fra e‐mails.

Når du skal oprette en ny opgave, er det vigtigt, at du står i menuen Tasks som vidst ovenfor. Herefter

vælger du New � Task i øverste venstre hjørne. Et nyt vindue vil åbne, hvori du kan udfylde opgaven.

Der findes mange muligheder, når opgaven skal oprettes og udfyldes. Nedenfor kan du se et udsnit af de

indstillinger, som er mulige.


Side 26 af 29

IKT - Advanced Multimedia Group

September 2009

DIB, NEK & WAG

Opgaven udfyldes først med et emne, samt en start‐ og slutdato. I det store tekstfelt kan der laves en

beskrivelse af, hvad opgaven går ud på. Husk altid at trykke på Save & close, inden opgaven lukkes.

Derudover er der flere forskellige indstillinger, som kan laves:

‐ Assign Task: bruges hvis en eller flere personer skal tildeles opgaven. Tryk på knappen og indsæt de

pågældende personer i feltet To..., som kommer frem over emnefeltet.

‐ Mark Complete: Bruges til at markere, at opgaven er færdiggjort. Opgaven vil herefter forsvinde fra

listen med opgaver.

‐ Recurrence: Bruges hvis opgaven skal laves gentagende gange, fx fire gange om året. Tryk på

knappen og indstil det ønskede interval.

‐ Categorize: Opgaven kan kategoriseres med en farve, så det bliver muligt at skelne mellem

opgaverne. Tryk på knappen og vælg en farve, som passer til opgavens art. (Se mere om

kategorisering under afsnittet Tilpasning af Outlook)

‐ Follow Up: Der kan sættes en tidsfrist, som indikerer, at der skal tages handling i forhold til opgaven

fx inden for en dag eller en uge. Klik på knappen og sæt den ønskede tidsfrist.

‐ % Complete: Der kan løbende redigeres i opgaven og dens færdighedsgrad ved at ændre på

procentsatsen i boksen. Dette kan give et overblik over, hvor langt du eller andre er med opgaven i

forhold til en given deadline.

For at se en allerede oprettet opgave dobbelt‐klikkes der på den pågældende opgave i listen over opgaver

under Tasks. Du kan ligeledes åben en opgave, redigere i den og lukke den igen på samme måde.


Follow-up

Side 27 af 29

IKT - Advanced Multimedia Group

September 2009

DIB, NEK & WAG

Som tidligere nævnt kan der også laves såkaldte follow‐up opgaver. Disse kan fx bruges, hvis du modtager

en e‐mail, som du lige skal tjekke op på senere.

Når du er i din indbakken og har læst din e‐mail, kan du højre‐klikke på den pågældende e‐mail og vælge

Follow‐up. Hefter vil du kunne se dine follow‐up opgaver to steder; både under Tasks, hvor du også ser

dine andre opgaver, men de vil også fremkomme i nederste højre hjørne af din Outlook, hvor de vil være

listet under din kalender og dine aftaler.

Søgning i Opgaver og Follow-up

Du kan søge i dine opgaver og follow‐up emails ved at indtaste et søgeord i søgefeltet under Tasks, som vist

nedenfor.


Tilpasning af Outlook

Side 28 af 29

IKT - Advanced Multimedia Group

September 2009

DIB, NEK & WAG

Du kan nemt tilpasse Outlook, så den passer til dine behov. Nedenfor beskrives forskellige muligheder for

at tilpasse Outlook.

Kalender og To-do-Bar

Du kan tilpasse visningen af kalender, aftaler og to‐do‐listen i højre side af Outlook. Dette gøres under View

� To Do‐Bar � Options. Her kan du selv vælge, hvor lange måneder af kalenderen, som skal være synlig,

hvor mange aftaler du vil have vist, og om du vil have din to‐do‐liste synlig eller ej. Tilpas indstillinger efter

ønske og tryk OK.

Kategorier

For at kunne holde styr på de mange forskellige ting du arbejder med, kan det være en god idé at

kategorisere forskellige elementer med farvekoder. Du kan give alle elementer i Outlook en

farvekategorisering; herunder e‐mails, aftaler, opgaver, noter, kontakter osv.

Outlook har på forhånd lavet nogle farver, som viser forskellige kategorier, men ønskes der andre navne og

farve kan disse ændres ved at klikke på kategoriserings‐ikonet i menulinjen for oven.

Vælg All Categories… og klik derefter på en af kategorierne. For at ændre navnet på en kategori skal den

givne kategori markeres, hvorefter der klikkes på Rename. Farven kan også ændres ved at vælge en ny

farve i højre side af boksen, så kommer op. Når du er færdig med at lave ændringer, trykker du på OK.

Herefter kan du gå i gang med at kategorisere alle dine elementer i Outlook, så du får et bedre overblik vha.

farverne.

Flytning af Elementer

I Outlook er det nemt at konvertere et element til noget andet. Hvis du fx har modtaget en e‐mail, der

beskriver en opgave, som skal løses, kan du bare trække e‐mailen over i din to‐do‐liste i højre side, og så har

du lavet en follow‐up, så du kan huske at kigge på opgaven senere. Kræver et element i to‐do‐listen et

møde, kan du trække elementet op på en given dag i din kalender, og så laver den automatisk en

mødeindkaldelse, som du kan fylde ud og sende.

Outlook 2007 er designet til at kunne lave træk‐og‐slip på næsten alle elementer, så prøv dig frem, hvis du

har et element, som du gerne vil have også figurerer andre steder!


Indstillinger

Indstillingerne i Outlook 2007 er samlet i menuen Options.

Her kan stort set alle indstillinger findes.

Indstillinger relateret til din mailkonto findes dog her:

Rigtig god fornøjelse med Outlook 2007!

Side 29 af 29

IKT - Advanced Multimedia Group

September 2009

DIB, NEK & WAG

More magazines by this user
Similar magazines