Dokumentenmanagement mit System TABCOLOR® - Mappei

TABCOLOR
Dokumentenmanagement
mit System
®
Große Aktenmengen Platz sparend und sicher organisieren.

TABCOLOR ® - Dokumentenmanagement mit System
Zeitersparnis durch TABCOLOR ®
Zeitgewinn:
bis zu 50 Prozent im Bereich Dokumentation und Verwaltung
Dokumentation und Verwaltung (120 Minuten)
Kommunikation (72 Minuten)
Reisen/Besprechungen (24 Minuten)
Informationserzeugung (120 Minuten)
Informationsverarbeitung (144 Minuten)
Anteile der Tagesarbeitszeit bei
8 Stunden täglich (480 Minuten)
* Durchschnittswert bei der Umstellung einer typischen
Arbeitsplatzorganisation auf das MAPPEI-System.
Mit MAPPEI:
45-60 Minuten*
zusätzliche
Wertschöpfung
bzw. weniger
Verschwendung
pro Sachbearbeiter,
bezogen auf einen
8-Stunden-Tag.
Das sind rund
180 Stunden
im Jahr.
Zeitbedarf:
in Minuten bei 300 Vorgängen mit je 5 Dokumenten,
Anlegen, Ablegen, 1.200 Zugriffen, 75 Rückgriffen
Anlegen eines Ordnungsmittels
Das Anlegen eines Ordnungsmittels beinhaltet die einzelnen Tätigkeiten von
der Aufnahme bis zur Beschriftung und Kennzeichnung. Bei der Anlage wird
noch kein Vorgang/Dokument abgelegt.
Ablage eines Vorgangs
Bei der Ablage eines Vorgangs werden 2 Varianten betrachtet.
1. Ablage in neu anzulegenden Ordnungsmitteln
Wird im Rahmen der Nutzung von Ordnungsmitteln für einen neuen Vorgang
auch eine neue Mappe bzw. ein neuer Ordner angelegt, so entfällt
das Aufnehmen einer vorhandenen Mappe oder eines vorhandenen
Ordners. Daher muss diese Konstellation separat betrachtet werden.
2. Ablage in vorhandenen Ordnungsmitteln
Besteht bei der Ablage für den abzulegenden Vorgang bereits ein
Ordnungsmittel, so muss dieses vor der Ablage zunächst gesucht und aufgenommen
werden.
Zugriff auf einen bestehenden Vorgang
Unter Zugriff auf einen bestehenden Vorgang wird das Hinzufügen und somit
ggf. das Abheften von weiteren Dokumenten zu einem Vorgang verstanden.
Rückgriff auf einen bestehenden Vorgang
Mit dem Rückgriff ist der Arbeitsablauf gemeint, der dafür notwendig ist, an
ein bestimmtes Dokument eines Vorgangs zu gelangen. Es findet hier kein Abheften
statt, sondern nur eine Informationsaufnahme.
Raumgewinn durch TABCOLOR ® : bis zu 40 Prozent!

Optimale Raumausnutzung mit TABCOLOR. Alle Akten im Blick und für jeden leicht zu finden.
Durch die seitliche Markierung und Zugänglichkeit der TABCOLOR-Mappen lässt sich die Fläche bis zu einer Höhe von mehr als
2 Metern zur Ablage einsetzen - das entspricht bis zu 8 Registraturreihen übereinander. In der Regel ist selbst hierbei keine
Leiter für den Zugriff erforderlich.
Der Vorteil gegenüber anderen Systemen: eine optimale Raumausnutzung, mit der sich mehr als doppelt so viele Vorgänge
unterbringen lassen wie bei einem Schubladensystem, bei dem nur 4 Registraturreihen übereinander möglich sind.
Durch die einfache und einheitliche TABCOLOR-Organisation wird die Arbeit mit den Akten auch für abteilungsfremde
Mitarbeiter oder Stellvertreter enorm erleichtert.

Das System für Sicherheit und geringe Suchzeiten.
TABCOLOR bietet Sicherheit durch leichten Zugriff auf alle Informationen zu jeder
Zeit. Aufgrund der leichten visuellen Erfassung des Ordnungsprinzips und der
Übersichtlichkeit sind die Suchzeiten sehr gering.
Alle Codierungsetiketten bestehen aus Ziffern oder Buchstaben mit zugeordneten
Farbfeldern. Hierdurch entstehen Farbblöcke, z. B. bei der Organisation nach den
ersten 3 Buchstaben eines Namens.
Falschablagen fallen sofort auf.
Nicht nur eine gerade gesuchte Mappe ist dank des farbigen Archivierungssystems
schnell zu erkennen, auch eine falsch abgelegte Mappe fällt dem
Betrachter direkt ins Auge. Durch die Farbcodierung am Mappenrand ergeben
sich im Regal logische Farbreihen, in deren Ordnung eine Falschablage sofort
sichtbar ist.
Out-Mappen - klares Signal für entnommene Mappen.
Mappen mit der Aufschrift ,,OUT” kennzeichnen die Position von in der
Bearbeitung befindlichen Akten. Mit Hilfe der Out-Mappen behält jeder Mitarbeiter
den Überblick über fehlende Mappen. Der Name des Mitarbeiters, der
die Akte entnommen hat, und das Datum der Entnahme können in einem Einsteckfach
in der Out-Mappe (z. B. durch einen Entnahmebeleg) vermerkt
werden, so dass auch der Aufenthaltsort sofort ersichtlich ist. Die Out-Mappen
sind mit einem transparenten Steckfach für zwischenzeitlich hinzukommende
Dokumente versehen. Umständliche Vorablagen sind somit nicht erforderlich.
Etiketten nach Wunsch - Anfertigung von Ihnen oder direkt von MAPPEI.
Die Daten für die Farbcodierung der Mappen werden direkt aus dem EDV-
System generiert. Die Etiketten lassen sich wahlweise mit der TABCOLOR-PRINT-
Software von Ihnen selbst erstellen, oder sie werden direkt von MAPPEI angefertigt.
In diesem Fall erhalten Sie die arbeitsfertig mit Etiketten beklebten
Mappen, in die Sie sofort Ihre Unterlagen einsortieren können.
Produkte für individuelle Lösungen.
Ganz gleich, ob dünn, dick oder ausziehbar, mit oder ohne Unterteilungen
bzw. Registerblättern, mit Heftungen oder Klarsichttaschen etc. - MAPPEI stellt
Ihnen ein breites Programm an Mappen zur Verfügung, aus dem Sie die für
Ihre Anforderungen ideale Lösung wählen. Zusammen mit Leitkarten, unterschiedlichen
Etiketten (Ziffern-, Buchstaben-, Klassifizierungs-, Monats-, Jahresund
Farbcodierungsetiketten), Ordnungsboxen und einer Vielzahl an weiterem
Zubehör profitieren Sie so auf Ihre ganz individuelle Art und Weise von den
Vorteilen des TABCOLOR-Systems.
Ob direkt auf dem Schreibtisch oder im Regal - für die perfekte Lagerung Ihres
TABCOLOR-Systems empfehlen wir die robusten Lateralboxen, die Ihre Akten
bestens stabilisieren. Dafür sorgen die Bodenrillen der Boxen, die ein Durchrutschen
oder Kippen Ihrer Mappen verhindern. So gewährleisten die Lateralboxen
einen sicheren Stand und schaffen zudem ein aufgeräumtes Gesamtbild.

TABCOLOR ® – Logik in Farbe
Beispiel: Organisation anhand des Kriteriums
Geburtstag, des Anfangsbuchstaben des Nachnamens
sowie des Zusatzetikettes ,,letztes
Behandlungsjahr”
Farbige Ordnung gemäß Ihren individuellen Ordnungskriterien.
Farben sind von Menschen viel schneller und einfacher wahrnehmbar als
Buchstaben oder Zahlen. Aus diesem Grund wurde das TABCOLOR-System
entwickelt. Dieses basiert auf dem Zusammenspiel von Farben, Buchstaben
und Zahlen - dabei richtet sich die Farbcodierung Ihres TABCOLOR-Systems
selbstverständlich nach Ihren individuellen Ordnungskriterien.
Die Gestaltung der Etiketten und somit der gesamten Organisation erfolgt in
alphabetischer, numerischer oder alphanumerischer Form (u. a. ist auch eine
Organisation anhand des Geburtsdatums z. B. von Patienten im Krankenhaus
möglich). Die codierten Informationen werden auf dem Etikett zusätzlich in
Langschrift integriert.
Mit Hilfe von TABCOLOR haben Sie all Ihre abgelegten Dokumente immer im
Überblick. Die Farbblöcke dienen dabei der groben Orientierung und mittels
der Einzelcodes lässt sich der zu bearbeitende Vorgang sofort finden oder
ablegen. Durch diese deutlich sichtbare Kennzeichnung jeder Mappe werden
die Suchzeiten minimiert. Hierin besteht ein großer Vorteil im Vergleich zum
Aufwand im Bereich der Aktenorganisation mit Ordnern oder Hängeregistraturen.
Schnelles und sicheres Finden mit TABCOLOR-FIND.
Ein praktisches Tool für Ihre individuelle Dokumentenorganisation ist die
Docu-Find-Software, die ein schnelles und sicheres Finden aller Akten
garantiert. Dafür werden alle Akten mit einem Barcode oder RFID-Label
versehen - einer unverwechselbaren Identifizierungsmöglichkeit, mit der
sich Aufbewahrungsort, Aktenweitergabe, Bearbeitungsdauer und Nutzungsfrequenz
zuverlässig nachverfolgen lassen. Auch für eine eventuelle spätere
Digitalisierung kann diese zusätzliche Kennzeichnung als Basis dienen.
Ein Klick genügt, und schon wissen Sie, wo sich die gesuchte Akte aktuell
befindet und wer sie zuletzt bearbeitet hat.
Überall Platz sparend.
Durch das Format der TABCOLOR-Mappen können Sie sowohl Ihre Möbel im
Büro als auch Ihre Archivkapazitäten in der Regel optimal nutzen.
TABCOLOR-Mappen können u. a. in Holz- oder Stahlschränken, in Regalen oder
Rollregalsystemen oder auch im Paternoster Platz sparend untergebracht
werden.
Sprechen Sie mit uns! MAPPEI entwickelt intelligente Lösungen für Ihren Erfolg.
Sie möchten effizienter arbeiten, Suchzeiten minimieren und mehr Platz in
Ihrem Büro und Archiv schaffen? Sprechen Sie uns an - wir beraten sie gern.

Deutschland
MAPPEI-Organisationsmittel GmbH & Co. KG
Eiserfelder Straße 316
57080 Siegen
Telefon +49 (0) 2 71/23 88-0
Telefax +49 (0) 2 71/23 88-1 99
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Österreich
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