X-Phone entry Bedienhandbuch - netQtel GmbH

Ausgabe 09/07
Handbuch
XPhone Entry

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Alle Rechte vorbehalten.
1. Einleitung 1
Weitergabe und Vervielfältigung dieses Handbuchs oder von Teilen daraus sind, zu
welchem Zweck und in welcher Form auch immer, ohne die ausdrückliche schriftliche
Genehmigung durch die C4B Com For Business AG nicht gestattet. In dieser
Dokumentation enthaltene Informationen können ohne vorherige Ankündigung
geändert und ergänzt werden.
Keine Gewährleistung. Dieses Handbuch wird Ihnen wie vorgelegt zur Verfügung gestellt.
Die C4B Com For Business AG übernimmt keine Gewährleistung bezüglich der Genauigkeit
oder Nutzung dieses Handbuchs. Jeglicher Gebrauch des Handbuchs oder der darin
enthaltenden Informationen erfolgt auf Risiko des Benutzers. Das Handbuch kann
Ungenauigkeiten technischer oder anderer Art sowie typografische Fehler enthalten.
Das Handbuch basiert auf: XPhone Entry, Stand Juli 2007
Microsoft®, Windows®, Word®, Excel®, Access® und Outlook® sind eingetragene
Warenzeichen der Microsoft Corporation.
Notes® ist ein eingetragenes Warenzeichen der Lotus Development Corporation.
HICOM®, HiPath®, Optiset® und OptiPoint® sind eingetragene Warenzeichen der
Siemens AG.
Das Telefonbuch Deutschland: Copyright © TVG Telefon- und Verzeichnisverlag GmbH &
Co. KG
TwixTel Telefonbuch Schweiz ist ein Produkt der Twix AG
XPhone® ist ein eingetragenes Warenzeichen der C4B Com For Business AG.
Andere in dieser Dokumentation erwähnte Hard- und Softwarenamen sind
Handelsnamen und/oder Marken der jeweiligen Hersteller.

2 1. Einleitung
Inhalt
1 Einleitung 4
1.1 Was ist XPhone Entry? 4
1.2 XPhone Entry Systemvoraussetzungen 4
1.3 Hinweise zum Handbuch 5
1.4 Vorbereitung der XPhone Entry Installation 5
2 Programmoberfläche 6
2.1 Ansichten 6
2.2 Bedienung 7
3 Telefonieren mit XPhone Entry 8
3.1 Wählen 8
3.1.1 Manuelle Rufnummerneingabe 8
3.1.2 Kontaktsuche aus der Anrufsteuerung 8
3.2 Rufannahme 9
3.3 Gespräch beenden / trennen 9
3.4 Gespräche weiterleiten / übergeben 9
3.5 Rückfragen und Makeln 10
4 Anruferidentifizierung 11
4.1 Anrufer beim Telefonklingeln erkennen 11
4.2 Anruferidentifizierung über Popup 11
4.3 Kontaktdatensatz automatisch öffnen 11
5 Journale 12
5.1 Gespräche erfassen 12
5.2 Journal Erledigt 12
5.3 Journal Unerledigt 12
5.4 Anrufe in Abwesenheit 12
5.5 Aus Journalen wählen 12
5.6 Papierkorb 12
5.7 Kompaktjournal 13

1. Einleitung 3
6 Persönliches Adressbuch 14
6.1 Kontakte im XPhone Entry Adressbuch suchen 14
6.2 Kontakte in Kurzwahlliste übernehmen 14
6.3 Anruflisten erstellen 14
6.4 Adressbucheinträge neu anlegen 15
6.5 Neue Rufnummer übernehmen 15
7 Favoriten 16
7.1 Favoriten aufrufen 16
7.2 Rufnummern aus Kontakten übernehmen 16
7.3 Rufnummern manuell in Favoriten einfügen 16
7.4 Favoriten einrichten 16
8 Hilfe 18
9 Anhang 19

4 1. Einleitung
1 Einleitung
1.1 Was ist XPhone Entry?
XPhone Entry ist eine leistungsfähige Lösung, die dem Anwender alle wichtigen CTI-
Funktionen in einer intuitiv bedienbaren Oberfläche zur Verfügung stellt. XPhone Entry
wird ausschließlich in Verbindung mit ausgewählten Siemens HiPath Systemen
ausgeliefert.
Mögliche Upgrades
Wenn Sie eine Erweiterung des Leistungsumfangs Ihres XPhone Clients wünschen, finden
Sie unter www.c4b.de weitere Informationen, z.B. zur
Integration von CTI in Ihren Microsoft Outlook oder Lotus Notes Client
Anbindung vorhandener Kontaktdatenbanken (bis zu zehn, z.B. Microsoft Outlook /
Exchange, Lotus Notes / Domino, SQL, LDAP, Telefonbuch-CDs usw.)
erweiterte Telefoniefunktionen, z.B. Konferenzen, Anruf vorbereiten
Messaging Funktionen: Anrufnotizen, E-Mail, Fax und Brief aus Anruf erstellen
integriertes Regelwerk zur Automatisierung von Prozessen, z.B. automatisches Ausführen
eines DDE-Kommandos oder Öffnen einer Websiet in Abhängigkeit von einem
Telefonereignis
Wählen und Kontaktsuche aus allen Windows Anwendungen über Hotkeys
usw.
1.2 XPhone Entry Systemvoraussetzungen
Client PC
Microsoft Windows 2000 / XP Professional / Vista*
TAPI Treiber
CPU > 500 Mhz
256 MB RAM
100 MB HD
* setzt Windows Vista kompatiblen TAPI-Treiber voraus

TK-System ab Version
HiPath 3000 V7
HiPath 2000 V2
HiPath 500 V6
HiPath 1200 V3
HiPath 1100 V7
1.3 Hinweise zum Handbuch
Aufbau
1. Einleitung 5
Dieses Handbuch führt Sie durch die Funktionalitäten von XPhone Entry. Die
Beschreibungen zu den einzelnen Arbeitsgängen sind schrittweise aufgebaut, so dass Sie
jede Aktion leicht nachvollziehen können. Gesondert gekennzeichnete Tipps und
Hinweise geben Ihnen Anregungen, wie Sie eine bestimmte Funktionalität optimal
einsetzen können.
Formatierungen
Bezeichnungen von Funktionen, Schaltflächen, Dialogen und Menüs sind in blau
gedruckt, damit sie jederzeit als solche erkennbar sind. Die Symbole aus der
Bedienoberfläche sind im Text mit gekennzeichnet.
Mit * gekennzeichnete Kapitel beziehen sich auf den kombinierten Einsatz mehrerer
XPhone Desk Lösungen.
1.4 Vorbereitung der XPhone Entry Installation
Legen Sie die XPhone Desk CD in das CD-ROM Laufwerk Ihres Rechners. Die Installation
wird automatisch gestartet.
Haben Sie diese Funktion deaktiviert, gehen Sie vor wie folgt:
a) Öffnen Sie den Windows Explorer und wechseln Sie in das CD-ROM-Laufwerk Ihres
Rechners.
b) Wählen Sie auf der XPhone Desk CD das Verzeichnis c.
c) Öffnen Sie die Datei Setup.exe.
d) Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit Ok.
e) Folgen Sie den Anweisungen des Installationsprogramms.

6 2. Programmoberfläche
2 Programmoberfläche
2.1 Ansichten
Vollansicht
Der Nutzer kann zwischen der Vollansicht und der Kompaktansicht wählen. Die
Vollansicht teilt sich auf in
Übersicht der Ordner (Anrufjounale, angeschlossene Datenbanken)
der jeweilige Ordnerinhalt
die Telefonie
Kompaktansicht
XPhone Entry lässt sich auch in einer reduzierten Ansicht, der Kompaktansicht, nutzen.
Je nach Leitungsstatus stehen kontextabhängig alle Telefonfunktionen sowie weitere
Funktionen zur Verfügung. Der Vorteil dieser Darstellung: das kleine Fenster stört nicht
bei der laufenden Anwendung, dennoch sind alle Telefoniefunktionen sofort greifbar. In
diesem Modus ist auch die Kontaktsuche erreichbar, zusätzlich steht ein Kompaktjournal
mit den letzten 20 Telefonaten zur Verfügung.

2.2 Bedienung
Die Bedienung der Kompaktansicht (Anrufsteuerung) kann erfolgen über
2. Programmoberfläche 7
Tastaturbefehle: Mit Hilfe der Pfeiltasten können Sie nach rechts bzw. links zwischen den
einzelnen Funktionen navigieren. Mit den Pfeiltasten nach oben bzw. unten wechseln
Sie den Bereich innerhalb des Fensters. Das Auslösen einer Funktion erfolgt durch
Drücken der Eingabetaste.
Mausklick: Alle Funktionen können auch per Mausklick ausgelöst werden.
Tipp: Im unteren Rand des Fensters wird die jeweilig ausgewählte Funktion angezeigt
und erklärt. Zusätzlich erläutern Tooltipps die jeweilige Funktion.
Ansicht wechseln / Anwendung aufrufen
Sie können eine bestimmte Ansichtsart als Standard festlegen.
a) Öffnen Sie den Menüpunkt Extras und wählen Sie Optionen.
b) Unter Allgemein legen Sie im DropDown Menü Bevorzugte Ansicht die Standardansicht
fest.
Telefoniefunktionen, erweiterte Funktionen
Die Symbole für Telefoniefunktionen und erweiterte Funktionen und ihre Bedeutung
entnehmen Sie bitte dem XPhone Entry ShortGuide im Anhang.

8 3. Telefonieren mit XPhone Entry
3 Telefonieren mit XPhone
Entry
3.1 Wählen
3.1.1 Manuelle Rufnummerneingabe
Rufnummern können über die Tastatur in das Eingabefeld der Anrufsteuerung
(Kompaktansicht) eingetragen werden. Die Wahl wird durch Klick auf den grünen Hörer
oder Drücken der Eingabetaste gestartet.
3.1.2 Kontaktsuche aus der Anrufsteuerung
Wesentlich komfortabler ist es, die gewünschte Rufnummer aus den Adressbüchern zu
suchen und die Wahl automatisch zu starten.
a) Geben Sie einen Namen oder einen Teil des Namens in das Eingabefeld der
Anrufsteuerung ein.
b) Drücken Sie die Eingabetaste, um die Suche zu starten bzw. klicken Sie auf .
Der Aktionsdialog öffnet sich.
c) Das Suchergebnis wird direkt im Fenster angezeigt. Sind zu einem Kontakt mehrere
Rufnummern hinterlegt, blättern Sie mit den Pfeiltasten Ihrer PC-Tastatur nach oben
und unten.
d) Enthält das Suchergebnis mehr als einen Kontakt zu dem eingegebenen Suchbegriff,
können Sie
mit den Pfeiltasten so lange blättern, bis Sie das gewünschte Suchergebnis erreichen
oder
auf die als Link angelegte Zahl neben dem XPhone Entry Eingabefeld klicken, das die
Zahl der insgesamt gefundenen Kontakte anzeigt. Sie gelangen direkt in den
Suchdialog, in dem alle Treffer aufgelistet werden.
e) Wählen Sie aus dem Suchergebnis die gewünschte Rufnummer aus und starten Sie die
Wahl durch Klick auf die Rufnummer oder .
f) Um den Suchbegriff aus dem Eingabefeld zu entfernen, klicken Sie auf . Sie
können zum Ansteuern dieser Taste auch die Cursortasten auf Ihrer PC-Tastatur
verwenden.

3.2 Rufannahme
3. Telefonieren mit XPhone Entry 9
Haben Sie die Funktion Anrufer-Popup aktiviert (siehe Kapitel Anruferidentifizierung),
öffnet sich bei eingehendem Anruf automatisch die Kompaktansicht. Sie können das
Gespräch über beginnen. Dies ist z.B. praktisch, wenn Sie ein
Headset einsetzen.
Tipp: Das Anrufer-Popup empfiehlt sich als Standardanzeige bei eingehenden und
ausgehenden Anrufen, da über diese Ansicht vor und während eines Gesprächs alle
Telefonfunktionen kontextabhängig zur Verfügung gestellt werden.
3.3 Gespräch beenden / trennen
Um ein Gespräch zu beenden, klicken Sie einfach in der Kompaktansicht
oder gehen mit den Pfeiltasten auf und bestätigen mit der Eingabetaste.
3.4 Gespräche weiterleiten / übergeben
Während eines aktiven Gesprächs können Sie den Anrufer jederzeit an einem weiteren
Teilnehmer übergeben bzw. verbinden.
a) Geben Sie in das graue Eingabefeld die Rufnummer oder den Namen bzw. einen
Namensteil des gewünschten Gesprächspartners ein und starten Sie die Suchfunktion
(siehe Kapitel Kontaktsuche Siehe "Kontaktsuche aus der Anrufsteuerung").
b) Wählen Sie nun die Rufnummer aus, um sie in das Eingabefeld zu übernehmen.
Selbstverständlich können Sie auch externe Rufnummern auswählen.
c) Die Anwahl startet erst durch Klick auf bzw. Drücken der
Eingabetaste.
d) Während Sie wählen bzw. verbinden, wird der erste Teilnehmer gehalten.
e) Alternativ können Sie den Teilnehmer weiterleiten, ohne zuvor in Rückfrage mit dem
Kollegen zu gehen.

10 3. Telefonieren mit XPhone Entry
3.5 Rückfragen und Makeln
Über die gleiche Funktion lässt sich auch eine Rückfrage starten bzw. zwischen
Teilnehmern makeln.
a) Geben Sie in das graue Eingabefeld die Rufnummer oder den Namen bzw. einen
Namensteil des gewünschten Gesprächspartners ein und starten Sie die Suchfunktion
(siehe Kapitel Kontaktsuche Siehe "Kontaktsuche aus der Anrufsteuerung").
b) Wählen Sie nun die Rufnummer aus, um Sie in das Eingabefeld zu übernehmen.
c) Die Anwahl startet erst durch Klick auf oder Drücken der Eingabetaste.
d) Während Sie in Rückfrage gehen, wird der erste Teilnehmer gehalten.
e) Sobald der neue Gesprächspartner den Anruf annimmt, können Sie zwischen den
Teilnehmern makeln.

4 Anruferidentifizierung
4.1 Anrufer beim Telefonklingeln erkennen
4. Anruferidentifizierung 11
Sobald das Telefon klingelt, identifiziert XPhone Entry den Anrufer anhand der
übertragenen Rufnummer. Voraussetzung dafür ist, dass bereits ein Adressbucheintrag
zu diesem Kontakt vorhanden ist und dieses Adressbuch mit XPhone Entry verknüpft
wurde. Der Vorteil ist, dass diese Informationen bereits vor Gesprächsbeginn bereit
stehen und Sie sich damit schon vor Rufannahme optimal auf den Gesprächspartner
einstellen können. Sie haben verschiedene Möglichkeiten, Informationen zum
Gesprächspartner anzeigen zu lassen.
Öffnen Sie Extras -> Optionen.
Sie können nun die Art der Anruferidentifizierung und die Bedingungen dafür
einstellen.Es gibt verschiedene Varianten, die Sie auch miteinander kombinieren
können.
4.2 Anruferidentifizierung über Popup
a) Öffnen Sie Extras -> Optionen und wählen Sie Anrufer-Popup.
b) Stellen Sie ein, wann und unter welchen Bedingungen die Anruferidentifizierung über
das Anrufer-Popup erfolgen soll.
Tipp: Das Anrufer-Popup entspricht der Kompaktansicht und empfiehlt sich daher als
Standard-Einstellung für die Anruferidentifizierung, da Sie so schon vor
Gesprächsbeginn automatisch Zugriff auf alle verfügbaren Telefonfunktionen haben.
4.3 Kontaktdatensatz automatisch öffnen
a) Öffnen Sie Extras -> Optionen und wählen Sie Anrufer-Popup.
b) Stellen Sie ein, wann und unter welchen Bedingungen sich der Kontaktdatensatz öffnen
soll.
Tipp: XPhone Entry greift stets auf den Originaldatenbankeintrag zu. Änderungen, die
Sie in dieser Ansicht vornehmen, werden in der Originaldatenquelle gespeichert.

12 5. Journale
5 Journale
5.1 Gespräche erfassen
XPhone Entry erfasst sämtliche Gespräche in Journalordnern. Links neben jedem
Gesprächseintrag sehen Sie ein Pfeilsymbol, das Ihnen anzeigt, ob es sich um einen
kommendes oder um ein gehendes Gespräch gehandelt hat (siehe auch ShortGuide).
5.2 Journal Erledigt
Gespräche, bei denen entweder der Anrufer Sie erreicht hat, oder Sie Ihren
Gesprächspartner erreichen konnten, werden als erfolgreich gewertet. Erfolgreiche
Telefonate werden im Ordner Erledigt gespeichert und sind mit einem grünen Pfeil
gekennzeichnet.
5.3 Journal Unerledigt
Erreichen Sie Ihren gewünschten Gesprächspartner nicht, wird der Anruf im Journal
Unerledigt abgelegt und ist mit einem roten Pfeil gekennzeichnet.
5.4 Anrufe in Abwesenheit
Anrufe, die während Ihrer Abwesenheit eingehen, werden im Journal In Abwesenheit
abgelegt und als gekennzeichnet. Sie sehen ebenfalls, ob
und von welchem Kollegen der Anruf übernommen wurde (siehe auch ShortGuide).
5.5 Aus Journalen wählen
Durch Doppelklick auf den Journaleintrag können Sie sofort den Rückruf starten.
Erreichen Sie den gewünschten Gesprächspartner nicht unter der im Journal hinterlegten
Rufnummer, können Sie über das Kontextmenü auch Alternative Rufnummern aufrufen.
Voraussetzung ist, dass diese Rufnummern ebenfalls im Kontaktdatensatz hinterlegt
wurden.
5.6 Papierkorb
XPhone Entry erkennt automatisch, wenn Sie mehrere vergebliche Anrufversuche beim
gleichen Teilnehmer starten. Im Journal Unerledigt wird dennoch nur ein Eintrag erstellt,
um das Journal nicht unnötig mit Daten zu füllen. Die weiteren Einträge werden
automatisch in den Ordner Papierkorb verschoben.
XPhone Entry speichert Anrufeinträge standardmäßig 14 Tage, bevor sie in den Ordner
Papierkorb verschoben werden. Sie können selbst festlegen, wie lange die Anrufeinträge
gespeichert werden.

a) Öffnen Sie den Menüpunkt Extras -> Optionen.
b) Wählen Sie Anrufjournale
5. Journale 13
c) Legen Sie fest, wann die Journaleinträge in den Ordner Papierkorb verschoben werden
sollen.
Tipp: Leeren Sie Ihre Journale regelmäßig, damit der Betrieb von XPhone Entry nicht
durch Datenballast beeinträchtigt wird. Möchten Sie Einträge länger aufbewahren,
drucken Sie das Journal entweder aus (siehe Kapitel Journale ausdrucken) oder
archivieren es (siehe Kapitel Journale archivieren) Achtung: Diese Funktionen sind
nicht verfügbar in XPhone Entry.
5.7 Kompaktjournal
Auch aus der Kompaktansicht ist der Zugriff auf die Journalfunktion möglich. XPhone
Entry bietet aus dieser Ansicht ein Kompaktjournal an, das die letzten 20 Gespräche
unabhängig von ihrem Status anzeigt. Durch Auswahl eines Journaleintrags wird die
zugehörige Rufnummer in das Eingabefeld übernommen und Sie können die Anwahl
starten.

14 6. Persönliches Adressbuch
6 Persönliches Adressbuch
XPhone Entry installiert ein persönliches Adressbuch, wenn dies beim Setup im
Assistenten gewählt wurde. Dahinter verbirgt sich eine Microsoft Access Datenbank mit
festen Feldnamen. Dieses persönliche Adressbuch kann sofort und ohne weitere
Einstellungen verwendet werden.
6.1 Kontakte im XPhone Entry Adressbuch suchen
XPhone Entry erlaubt die Suche nach Firmennamen, Nachnamen und Vornamen.
a) Geben Sie Ihr(e) Suchbegriff(e) in das Eingabefeld ein. Mehrere Suchbegriffe werden
durch die Eingabe eines Kommas (,) getrennt. Ein Leerschritt nach dem Komma ist nicht
erforderlich.
b) Wenn Sie ein Suchkriterium, z.B. Firma, überspringen wollen, geben Sie stattdessen ein
Komma ein. Bsp.: ,Mustermann,Peter.
c) Starten Sie jetzt die Suche durch Klick auf Suche starten oder Drücken der Eingabetaste.
6.2 Kontakte in Kurzwahlliste übernehmen
a) Markieren Sie einen Adressbucheintrag im Suchergebnis.
b) Öffnen Sie das Kontextmenü und wählen Sie Weitere Funktionen.
c) Wählen Sie in Favoriten übernehmen. Sind mehrere Telefonnummern zu dem Kontakt
hinterlegt, wählen Sie den gewünschten Rufnummerntyp, z.B. Dienst, aus. Bestätigen
Sie Ihre Auswahl.
d) Wählen Sie nun aus, in welchen Zielordner die Rufnummer kopiert werden soll. Per
Default wird der Ordner Favoriten vorgeschlagen.
6.3 Anruflisten erstellen
Im Journalordner Unerledigt können Sie sich Anruflisten zusammen stellen:
a) Markieren Sie ein oder mehrere Suchergebnisse
b) Ziehen Sie Ihre Auswahl per Drag & Drop in das Journal Unerledigt. Sobald Sie den Anruf
ausgeführt haben, verschiebt sich der Eintrag automatisch in den Ordner Erledigt, so
dass Sie immer im Blick haben, welche Anrufe noch zu erledigen sind.

6.4 Adressbucheinträge neu anlegen
6. Persönliches Adressbuch 15
Sie können aus einem Anruf oder Journaleintrag einen neuen Adressbucheintrag
anlegen, wenn der Kontakt noch nicht hinterlegt ist. Dieser wird automatisch in der
Originaldatenquelle gespeichert.
a) Markieren Sie den Journaleintrag oder klicken Sie auf und
wählen Sie das gewünschte Adressbuch aus der Dropdownliste aus.
b) Die XPhone Entry Eingabemaske öffnet sich. Geben Sie die erforderlichen Kontaktdaten
ein. Die Rufnummer ist bereits vorbelegt.
c) Sobald Sie den neuen Adressbucheintrag gespeichert haben, ist er in der
Originaldatenquelle abgelegt.
6.5 Neue Rufnummer übernehmen
Sie können eine neue Rufnummer direkt aus einem Anruf oder Journaleintrag in einen
bereits vorhandenen Adressbucheintrag übernehmen.
a) Markieren Sie den Journaleintrag und öffnen Sie das Kontextmenü mit der rechten
Maustaste.
b) Klicken Sie auf Rufnummer zuordnen. Der Aktionsdialog öffnet sich. Geben Sie den
gesuchten Namen in das Eingabefeld Suchbegriff ein.
c) Klicken Sie auf Suche starten, um den gewünschten Adressbucheintrag aufzurufen.
Sämtliche Rufnummern zu dem Eintrag werden angezeigt.
d) Legen Sie fest, ob Sie eine vorhandene Nummer ersetzen oder den Eintrag um eine
weitere Nummer ergänzen möchten.

16 7. Favoriten
7 Favoriten
7.1 Favoriten aufrufen
Häufig gewählte Rufnummern können Sie in der Favoritenliste (früher: Kurzwahlliste)
ablegen, die Sie direkt aus der Kompaktansicht erreichen.
Klicken Sie auf bzw. wählen Sie die Funktion mit den Pfeiltasten aus und
bestätigen Sie mit der Eingabetaste.
Wählen Sie die gewünschte Rufnummer und starten Sie die Wahl.
7.2 Rufnummern aus Kontakten übernehmen
a) Markieren Sie einen Adressbucheintrag im Suchergebnis (siehe Kapitel
Adressbucheinträge suchen).
b) Öffnen Sie das Kontextmenü und wählen Sie Weitere Funktionen.
c) Wählen Sie in Favoriten übernehmen. Sind mehrere Telefonnummern zu dem Kontakt
hinterlegt, wählen Sie den gewünschten Rufnummerntyp aus und bestätigen Sie Ihre
Auswahl.
d) Wählen Sie nun aus, in welchen Zielordner die Rufnummer kopiert werden soll.
Standardmäßig wird der Ordner Favoriten vorgeschlagen.
7.3 Rufnummern manuell in Favoriten einfügen
a) Öffnen Sie den Menüpunkt Extras und klicken Sie auf Favoriten.
b) Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu. Das Fenster Neuer Favorit öffnet sich.
c) Aktivieren Sie Kurzwahlziel.
d) Tragen Sie einen Namen für den neuen Kurzwahleintrag in das Eingabefeld Name ein.
e) Geben Sie die Rufnummer in das Eingabefeld Rufnummer ein.
f) Bestätigen Sie mit OK.
7.4 Favoriten einrichten
Sie können mehrere Ordner in Ihrer Kurzwahlliste anlegen.
a) Öffnen Sie den Menüpunkt Extras.
b) Klicken Sie auf Favoriten.

c) Klicken Sie auf Neu. Das Fenster Neuer Favorit öffnet sich.
d) Aktivieren Sie Ordner.
e) Tragen Sie einen Namen für den neuen Ordner ein und bestätigen Sie mit OK.
7. Favoriten 17

18 8. Hilfe
8 Hilfe
Die Bedienung von XPhone Entry ist intuitiv und so einfach wie möglich gehalten – falls
Sie aber doch einmal eine Hilfestellung für eine bestimmte Aktion benötigen, unterstützt
Sie die Online-Hilfe. Querverweise zu verwandten Themen und weiterführenden
Informationen sind als Hyperlink angelegt, so dass Sie per Mausklick direkt aus dem Text
dort hin springen können. Erläuterungen, praktische Tipps, Hinweise, Warnungen und
Beispiele sind durch farbige Symbole markiert.
Themensuche im Inhalt
a) Öffnen Sie den Menüpunkt ?. und wählen Sie Inhalt.
b) Ein zweigeteiltes Fenster öffnet sich. In der linken Ansicht sehen Sie das gesamte
Inhaltsverzeichnis.
c) Wählen Sie das Kapitel zu Ihrem Suchthema aus.
d) Der Kapitelinhalt wird in der rechten Ansicht angezeigt.
e) Benutzen Sie die Pfeiltasten, um in der Hilfe zu blättern.
Themensuche im Index
Über die Indexfunktion haben Sie die Möglichkeit, einzelne Suchbegriffe einzugeben und
die dazugehörigen Einträge aufzurufen.
a) Öffnen Sie den Menüpunkt ?.und wählen Sie Index.
b) Ein zweigeteiltes Fenster öffnet sich. In der linken Ansicht sehen Sie den alphabetisch
geordneten Index.
c) Tragen Sie Ihren Suchbegriff in das Eingabefeld ein.
d) Bestätigen Sie über die Eingabetaste. Die Erläuterung zu Ihrem Suchbegriff wird im
rechten Fenster angezeigt.
Direkthilfe
Die Direkthilfe ist eine kontextsensitive Funktion, die Ihnen Erläuterungen zu den
einzelnen Bereichen des XPhone Entry Fensters anzeigt.
a) Öffnen Sie den Menüpunkt ?.
b) Wählen Sie Direkthilfe aus.
c) Am Mauszeiger erscheint nun ein Fragezeichen. Gehen Sie in Ihrem XPhone Entry Fenster
auf den Bereich, zu dem Sie Informationen benötigen.
d) Klicken Sie auf diesen Bereich. In einem Tooltipp wird nun die Erläuterung angezeigt.

9 Anhang
9. Anhang 19

XPhone Entry / XPhone Standard ShortGuide
Wichtiger Hinweis: in Kursivdruck beschriebene Funktionen sind ausschließlich in XPhone Standard verfügbar!
Anrufjournale
Anrufsteuerung
Klick auf Journaleintrag: Wählen
Kontextmenü: Alternative Rufnummern
Persönliches Adressbuch durchsuchen /
Alle Adressbücher gleichzeitig durchsuchen
Suche starten /
Suchkriterien frei wählen oder Volltextsuche
Klick auf Suchergebnis: Wählen
Kompaktansicht: Suchbegriff eingeben und Suche
starten. Anzahl Suchergebnisse wird angezeigt
(siehe auch Tastenkombinationen)
Symbole in Anrufjournalen
Gehender Anruf - erledigt
Gehender Anruf – Gesprächspartner nicht da
Kommender Anruf - erledigt
Kommender Anruf - unerledigt
wird in Abwesenheitsjournal verschoben
Kommender Anruf – klopft an
Anruf in Abwesenheit - übernommen
Anruf in Abwesenheit – nicht übernommen
Weitergeleiteter Anruf – nicht angenommen
Aktives Gespräch
Gespräch wird gehalten
Telefon klingelt
Hilfreiche Tastenkombinationen
Ansicht wechseln
F11: ruft Kompaktansicht auf
Shift + F11: ruft Vollansicht auf
Tastenkombinationen für Kompaktansicht
Pfeiltasten rechts / links: Blättern zwischen
Telefonfunktionen
Pfeiltasten oben / unten: Blättern zwischen
Suchergebnissen
Shift + Pfeiltaste unten: Kompaktjournal öffnen
Entf: Setzt Eingabefeld zurück
Hotkeys für Zugriff aus Drittanwendungen
(Konfiguration: Extras Optionen Systemweite
Tastenkombinationen). Mögliche Hotkeys sind:
Wählen
Anruf annehmen
Trennen
Kontakt suchen

XPhone Entry / XPhone Standard ShortGuide
Wichtiger Hinweis: in Kursivdruck beschriebene Funktionen sind ausschließlich in XPhone Standard verfügbar!
Telefonfunktionen / Weitere Funktionen
Telefonfunktionen
Anruf annehmen / Wählen / Anklopfer annehmen
Trennen / Auflegen
Anruf vorbereiten
Rückfrage einleiten / Anruf übergeben
Weiterleiten
Zu Teilnehmer wechseln (Makeln)
Verbindung halten
Konferenzaufbau / Teilnehmer hinzufügen
Teilnehmer aus Konferenz entfernen
Konferenz beenden
Erweiterte Funktionen
Weitere Funktionen anzeigen
E-Mail Anrufnotiz schreiben
Aktionen starten, z.B. Messaging Funktionen
Bei umgeleitetem Anruf: Kalender des
ursprünglich gerufenen Teilnehmers öffnen
Kontakt öffnen
Kontaktsuche starten
Setzt Eingabefeld zurück
Daten in Zwischenablage kopieren
Favoritenordner öffnen (Kurzwahl)
Anrufumleitung / Anrufschutz setzen
Weitere Details zum Anrufer verfügbar
Informationen einblenden
Informationen ausblenden
Leitungszustand
Kommender Anruf vor Annahme
Aktives Gespräch
Gehender Anruf vor Annahme
Teilnehmer gehalten
Umgeleiteter Anruf
Bei Anrufumleitung: Zeigt ursprünglich
gerufenen Teilnehmer an
Weitere Gesprächspartner suchen (für
Rückfrage, Konferenz)
Öffnet Kompaktjournal (letzte 20 Anrufe)
Rückfrage / Makeln: zeigt wartenden
Teilnehmer
©C4B Com For Business AG. All rights reserved. Stand 9/2007